Apa itu Manajemen Logistik, Fungsi, Tujuan, dan Contohnya

Bayangkan jika satu kesalahan kecil dalam proses logistik dapat memicu keterlambatan pengiriman dan mengurangi kepercayaan pelanggan. Manajemen logistik menjadi elemen penting dalam supply chain management dan 3PL, berperan memastikan pengiriman barang berjalan efektif dan efisien.

Penerapan manajemen logistik yang tepat tidak hanya membantu 3PL memberikan layanan unggul kepada klien, tetapi juga meningkatkan daya saing di pasar yang kompetitif. Dengan strategi yang optimal, siklus logistik dapat berjalan lancar, efisien, dan berfokus pada kepuasan pelanggan.

Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan manajemen logistik dan bagaimana contoh penerapannya? Artikel ini akan membahas definisi, komponen, serta contoh manajemen logistik relevan bagi berbagai jenis bisnis.

Key Takeaways

• Manajemen logistik adalah upaya mengoptimalkan seluruh proses logistik yang mencakup perencanaan dan pengendalian aliran barang, informasi, dan dana dari titik asal ke titik tujuan.
• Aspek penting manajemen logistik mencakup pengadaan, penyimpanan, transportasi, distribusi, informasi, dan keuangan.
• Tujuan manajemen logistik adalah meningkatkan kepuasan klien dan mengoptimalkan biaya, meningkatkan visibilitas, serta menjaga kontrol dalam proses pengiriman barang.
• ScaleOcean menyediakan solusi logistik terintegrasi dengan fitur real-time tracking, automated documentation, dan vendor management untuk meningkatkan operasional logistik perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Manajemen Logistik

Manajemen logistik adalah proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian aliran barang, informasi, dan dana secara efisien dari titik awal hingga titik akhir. Proses ini mencakup pengadaan, penyimpanan, transportasi, dan distribusi untuk memastikan produk atau layanan sampai tepat waktu, dalam kondisi baik, dan dengan biaya minimal.

Aspek green logistics, seperti penggunaan kendaraan listrik atau rute yang efisien, kini menjadi fokus utama untuk mengurangi dampak lingkungan. Perencanaan logistik yang matang sangat penting agar seluruh siklus logistik dapat berjalan lancar dan terkoordinasi dengan baik.

Cakupan manajemen logistik ini juga berkaitan dengan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan. Lakukan komunikasi yang efektif dan berikan transparansi pada setiap tahapan pengiriman. Laporkan status pergerakan barang secara berkala dan bersifat terbuka jika terjadi masalah dalam pengiriman dengan tetap memberikan solusi terbaik yang menguntungkan kedua pihak.

Manajemen logistik ini juga mencakup adanya kepatuhan regulasi dan standar industri yang berlaku dalam setiap shipping yang dilakukan. Melakukan audit dan penilaian berkala untuk memastikan vendor logistik memenuhi persyaratan kepatuhan adalah salah satu cara yang bisa Anda lakukan.

Selain itu, pengelolaan fasilitas logistik seperti gudang dan pusat distribusi juga menjadi bagian penting dalam manajemen logistik agar penyimpanan dan distribusi logistik dapat berjalan optimal.

Dengan memahami secara menyeluruh apa itu manajemen logistik dan penerapannya, Anda dapat menawarkan nilai tambah untuk klien yang membedakan Anda dengan kompetitor lainnya, serta memastikan jenis jenis layanan logistik dan pengiriman berjalan dengan efisien untuk mencapai kepuasan pelanggan.

Baca juga: Contoh Teknologi Transportasi dalam Manajemen Logistik

2. Fungsi Manajemen Logistik

Fungsi manajemen logistik mencakup pengadaan, pengelolaan persediaan, pergudangan, transportasi, distribusi, serta perencanaan dan koordinasi seluruh proses. Logistics service provider berperan penting dalam memastikan kelancaran operasional rantai pasokan. Berikut beberapa fungsi manajemen logistik dalam perusahaan:

a. Perencanaan

Perencanaan merupakan fondasi utama dalam manajemen logistik yang mengarahkan seluruh aktivitas mulai dari pengadaan hingga distribusi. Fungsi ini meliputi penentuan kebutuhan material, kapasitas penyimpanan, jadwal pengiriman, dan alokasi sumber daya secara optimal.

b. Pengadaan

Fungsi manajemen logistik selanjutnya bertanggung jawab untuk memastikan bahwa bahan baku atau produk tersedia dengan harga dan kualitas yang kompetitif. Pengadaan yang efektif membantu produksi berjalan lancar, mencegah penundaan karena stok kekurangan, dan memperkuat hubungan dengan pemasok yang kuat dalam pengelolaan rantai pasokan.

c. Penyimpanan

Pengelolaan penyimpanan berkaitan dengan manajemen inventaris yang efisien untuk memastikan ketersediaan barang, baik bahan baku maupun produk jadi, di fasilitas yang tepat. Fungsi manajemen logistik ini mencakup pengaturan ruang gudang secara optimal, pemantauan stok secara real-time, dan pengendalian risiko kerusakan atau kehilangan barang, guna menjaga efisiensi operasional.

d. Transportasi

Fungsi transportasi termasuk mengelola pemilihan moda transportasi yang tepat, perencanaan rute yang efisien, dan pengendalian biaya transportasi. Dalam konteks global, strategi transhipment juga sering digunakan untuk mendukung efektivitas distribusi lintas wilayah.

Pengelolaan yang baik memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik, dengan mempertimbangkan biaya dan kecepatan, serta mengoptimalkan pemilihan rute untuk mengurangi waktu dan biaya pengiriman. Proses pick-up juga merupakan bagian penting dalam transportasi karena melibatkan pengambilan barang dari lokasi pengirim sebelum barang dikirim ke tujuan akhir.

e. Distribusi

Distribusi logistik bertanggung jawab untuk mengatur jalur pengiriman produk agar sampai ke lokasi tujuan dan tangan pengguna akhir dengan tepat waktu dan hemat biaya. Fungsi ini memastikan barang dikirim sesuai permintaan pelanggan, dalam kondisi terbaik, dan memaksimalkan efisiensi saluran distribusi, yang penting untuk menjaga kelancaran rantai pasokan.

f. Pengendalian

Pengendalian dalam manajemen logistik berfungsi untuk memonitor dan mengevaluasi seluruh proses mulai dari pengadaan hingga distribusi. Aktivitas ini memastikan setiap tahap berjalan sesuai dengan rencana, standar kualitas, dan anggaran yang telah ditetapkan. Melalui pengendalian, perusahaan dapat mendeteksi penyimpangan atau hambatan secara dini dan mengambil tindakan korektif tepat waktu.

g. Informasi

Dalam logistik, aliran data yang berkaitan dengan pengiriman dan pelacakan barang diatur oleh manajemen informasi. Pengelolaan informasi yang akurat dan terkini memungkinkan visibilitas dalam rantai pasokan, yang memungkinkan keputusan yang lebih cepat dan tepat, serta meningkatkan koordinasi antar pihak yang terlibat dalam pengelolaan stok dan distribusi.

h. Keuangan

Terakhir, fungsi keuangan dalam manajemen logistik mencakup pengelolaan biaya yang terkait dengan pengadaan, penyimpanan, transportasi, dan distribusi barang. Akuntansi logistik menjadi bagian penting untuk mengelola pengeluaran dan pendapatan dalam proses logistik.

Mengelola biaya dengan benar akan mengurangi pemborosan sumber daya, meningkatkan profitabilitas perusahaan, dan memastikan bahwa operasi logistik berjalan sesuai anggaran dan dengan biaya yang optimal.

Untuk mendukung setiap fungsi manajemen logistik di atas, software logistik ScaleOcean menyediakan solusi logistik terintegrasi dengan fitur real-time tracking, automated documentation, dan vendor management.

Teknologi ini membantu perusahaan memantau pengiriman secara akurat, mempercepat proses administrasi, serta mengelola hubungan dengan pemasok secara lebih efektif, sehingga operasional logistik menjadi lebih efisien, transparan, dan berdaya saing tinggi.

3. Tujuan Manajemen Logistik

Manajemen logistik bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memastikan pengiriman tepat waktu. Dengan memahami komponen-komponennya, perusahaan dapat merencanakan strategi yang lebih efektif. Berikut ini adalah beberapa tujuan utama manajemen logistik yang mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis.

a. Ketepatan Waktu Pengiriman

Salah satu tujuan utama manajemen logistik adalah memastikan barang sampai tepat waktu. Ketepatan waktu pengiriman menjadi faktor kunci dalam memenuhi harapan konsumen dan menjaga kelancaran rantai pasok. Kecepatan dan ketepatan ini berperan dalam membangun reputasi yang baik dan memuaskan pelanggan.

b. Meningkatkan Kepuasan Klien

Manajemen logistik bertujuan untuk meningkatkan kepuasan klien dengan menyediakan layanan yang handal dan transparan. Dengan pengiriman yang tepat waktu dan sesuai spesifikasi, 3PL dapat membangun kepercayaan dan loyalitas pelanggan, menciptakan hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

c. Visibilitas dan Kontrol Pengiriman

Tujuan lainnya adalah meningkatkan visibilitas dan kontrol dalam pengiriman barang. Dengan teknologi informasi canggih, bisnis logistik dapat melakukan tracking container secara real-time, memberikan laporan akurat kepada klien. Hal ini sangat penting bagi e-commerce yang mengandalkan e-logistik untuk menjalankan operasi mereka.

d. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Manajemen logistik yang efisien bertujuan untuk meningkatkan operasional secara keseluruhan. 3PL berfokus pada adopsi teknologi baru, perbaikan proses, dan pengembangan staf. Dengan efisiensi yang lebih tinggi, perusahaan logistik dapat memberikan layanan lebih cepat dan lebih baik kepada klien, meningkatkan daya saing mereka.

e. Optimasi Biaya Logistik

Tujuan utama lainnya adalah optimasi biaya logistik. Dengan perbaikan proses dan penggunaan teknologi yang efisien, 3PL dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan margin keuntungan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan layanan yang lebih kompetitif tanpa mengorbankan kualitas.

4. Komponen Penting dalam Manajemen Logistik

Manajemen logistik melibatkan beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan. Masing-masing komponen ini memiliki peran spesifik dan kontribusi yang penting dalam operasional logistik 3PL. Komponen tersebut yaitu:

a. Manajemen Transportasi Logistik

Salah satu tugas utama 3PL adalah mengatur transportasi untuk pengiriman barang dalam bentuk FCL, LCL, FTL, LTL atau milk run. Artinya, Anda harus melakukan analisis menyeluruh sehingga dapat memilih mana vendor yang paling sesuai berdasarkan kebutuhan pengiriman, apakah itu truk penuh, kontainer penuh, atau muatan parsial.

Selain itu, 3PL juga perlu mengatur jadwal pengambilan dan pengantaran, memastikan barang dikirim dan diterima sesuai harapan pelanggan. Dengan dukungan transportation management system, proses ini dapat berjalan lebih lancar, memastikan kepuasan pelanggan melalui pengiriman yang tepat waktu dan terorganisir.

b. Koordinasi dengan Vendor

Koordinasi dengan vendor adalah salah satu komponen penting dalam manajemen logistik. Proses ini melibatkan negosiasi kontrak, pemantauan kinerja vendor, dan penanganan masalah yang mungkin terjadi selama proses pengiriman. Negosiasi ini berarti 3PL dan vendor logistik harus mencapai kesepakatan tarif, syarat, dan ketentuan kerja sama yang sesuai dengan kebutuhan pengiriman klien.

Jika terdapat masalah selama proses pengiriman, seperti keterlambatan atau kerusakan barang, 3PL menjadi penengah untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan vendor.

c. Manajemen Hubungan Klien

Menjaga hubungan baik dengan klien perlu pemahaman mendalam terhadap kebutuhan mereka. Artinya, 3PL harus proaktif menawarkan solusi logistik yang sesuai dengan harapan. Ini dapat berupa rencana jadwal pengiriman yang paling efektif, atau penawaran layanan tambahan yang relevan.

Dengan membangun hubungan yang kuat tersebut, kepuasan dan loyalitas klien pun dapat meningkat. Pastikan juga untuk selalu bersikap terbuka dan transparan terkait informasi terbaru mengenai status pengiriman.

d. Pembuatan Dokumen Ekspor Impor

Proses ini melibatkan penyusunan berbagai dokumen penting seperti bill of lading, invoice, certificate of origin, packing list, dan surat pemberitahuan ekspor atau impor. 3PL bertanggung jawab untuk menyiapkan semua dokumen ini dan memastikan telah sesuai dengan peraturan internasional serta persyaratan negara tujuan. Bahkan dalam cakupan lebih luas, Anda juga perlu mengurus proses pengajuan dokumen ke berbagai otoritas terkait.

e. Pemenuhan Regulasi Bea Cukai

Pada bagian ini, Anda harus mengisi dan mengajukan dokumen bea cukai yang dibutuhkan, seperti deklarasi custom clearance serta mengurus pembayaran bea dan pajak impor yang diperlukan. Anda juga menangani prosedur pemeriksaan fisik barang jika diperlukan oleh otoritas bea cukai.

Termasuk penyusunan ulang barang, penandaan khusus, atau pengambilan sampel untuk uji lab. Anda harus memastikan bahwa semua persyaratan pemeriksaan dipenuhi dengan benar dan cepat, sehingga proses bea cukai berjalan lancar.

Untuk mengelola setiap komponen dengan mudah, penerapan 3PL software adalah solusi yang bisa Anda lakukan. Di mana sistem mampu mengelola setiap tahapan dan manajemen logistik secara menyeluruh, dengan kemampuan integrasi dan otomatisasinya. Dengan begitu, manajemen logistik dapat dipastikan dapat optimal sehingga Anda dapat memberikan layanan logistik yang maksimal kepada pelanggan.

f. Penanganan Pengaduan dan Klaim

Penanganan pengaduan dan klaim adalah aspek dari manajemen dan administrasi logistik yang bertujuan untuk menjaga kepuasan pelanggan dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien.

Perusahaan 3PL harus memiliki sistem yang efektif untuk menerima, mencatat, dan menangani pengaduan pelanggan terkait keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau ketidaksesuaian pesanan. Proses klaim asuransi juga harus dikelola dengan baik dan diproses tepat waktu.

g. Pelaporan Kinerja Logistik

Anda juga harus memastikan kinerja logistik dilaporkan dengan baik untuk mengukur efisiensi dan efektivitasnya. Perusahaan 3PL perlu menghasilkan laporan yang komprehensif dari berbagai aspek seperti waktu pengiriman, tingkat retur barang, freight margin profit, dan kepuasan pelanggan.

Pastikan laporan harus disusun secara rutin dan dianalisis lebih lanjut untuk mengidentifikasi apa saja yang harus diperbaiki untuk mengoptimalkan proses logistik.

5. Contoh Manajemen Logistik di 3PL

Contoh manajemen logistik tidak bisa diidentifikasi pada satu tahapan bisnis saja karena mencakup proses menyeluruh dari awal hingga akhir. Untuk lebih jelasnya perhatikan skenario berikut ini. Misalkan sebuah perusahaan yang memproduksi kopi akan mengirimkan produknya ke Amerika Serikat. Nah, untuk memastikan pengiriman berjalan lancar dan efisien, mereka memanfaatkan jasa 3PL.

Dalam tahap awal, 3PL akan membantu perusahaan dalam pemilihan vendor logistik dengan jenis pengiriman yang paling sesuai. Setelah proses ini selesai, 3PL akan mengatur semua dokumen yang diperlukan, seperti dokumen bill of lading, certificate of origin, serta surat-surat lain yang berkaitan dengan bongkar muat barang. Tujuannya memastikan semua regulasi dan persyaratan internasional sudah terpenuhi.

Tujuannya memastikan semua regulasi dan persyaratan internasional sudah terpenuhi. Selain itu, mereka juga akan membantu dalam menghitung muatan kontainer agar pemanfaatan ruang optimal dan biaya pengiriman bisa ditekan.

Selama proses pengiriman, pengertian 3PL berfungsi untuk menyediakan layanan pelacakan real-time agar perusahaan pelayaran dan klien dapat memantau status pergerakan barang setiap saat.

Di negara tujuan, 3PL juga mengurus proses bea cukai. Seperti mengatur dokumen yang diperlukan, membayar pajak dan bea masuk, serta berkoordinasi dengan pihak bea cukai setempat agar dipastikan barang dapat masuk dan dikirimkan ke penerima akhir.

Setelah proses bea cukai selesai, 3PL mengatur pengiriman barang dari pelabuhan atau bandara ke gudang atau tujuan akhir. Jika ada pihak consignee, maka mereka akan berkoordinasi dengan consignee untuk mengatur waktu pengiriman yang sesuai dan memastikan port of discharge siap menerima barang.

Di sini, 3PL harus secara berkala memantau status pengiriman dan memberikan informasi real-time kepada consignee serta shipper, sehingga semua pihak selalu mengetahui posisi barang.

Contoh manajemen logistik di atas menunjukkan bahwa setiap prosesnya saling berkaitan dan penggunaan jasa 3PL membantu perusahaan agar dapat fokus pada inti bisnis. Anda bisa menggunakan aplikasi logistik untuk memastikan  seluruh proses pengiriman berjalan lancar dan lebih efisien, mulai dari bea cukai hingga barang tiba di tujuan akhir.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

6. Strategi Tingkatkan Efisiensi Manajemen & Administrasi Logistik

Sebagai aspek penting bagi 3PL, maka diperlukan strategi efektif untuk memastikan manajemen dan pengiriman logistik berjalan dengan lancar. Dengan strategi berikut ini, dipastikan kedua aspek tersebut akan berjalan lebih lancar.

a. Penggunaan Software Logistik

Software logistik sangat penting untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan manajemen logistik serta product handling. Perusahaan dapat mengotomatisasi berbagai proses, seperti pengelolaan persediaan, pelacakan pengiriman, pengaturan rute, dan pengelolaan biaya transportasi, dengan menggunakan sistem manajemen logistik (LMS).

Software ini memungkinkan pemantauan real-time yang memberikan gambaran menyeluruh tentang rantai pasokan secara keseluruhan. Software logistik yang tepat dapat menurunkan biaya operasional, meningkatkan pengelolaan stok, dan mempercepat proses pengiriman barang karena teknologi ini mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan akurasi data.

b. Meningkatkan Kerja Sama dengan Mitra Logistik

Sebagai 3PL logistik, Anda perlu melakukan koordinasi yang baik dengan berbagai mitra.  Mulai dari pemasok, penyedia jasa transportasi, dan perusahaan pihak ketiga lainnya untuk kelancaran operasional. Koordinasi ini juga berkaitan dengan menjaga komunikasi yang baik.

Kolaborasi yang kuat memungkinkan proses kerja antar perusahaan juga lebih efisien, sehingga pengiriman dapat dilakukan tepat waktu. Jika terjadi perubahan dalam permintaan pasar atau kendala operasional pun, Anda bisa lebih mudah beradaptasi.

c. Pelatihan dan Pengembangan SDM

Pelatihan rutin untuk karyawan, terutama dalam penggunaan teknologi dan software logistik juga meningkatkan keterampilan dan produktivitas. SDM yang terlatih akan lebih mampu menyelesaikan masalah logistik maupun dalam operasional sehari-hari.

Selain itu, diperlukan juga pengembangan kompetensi SDM yang memungkinkan perusahaan beradaptasi lebih baik terhadap perubahan industri dan mengoptimalkan efisiensi di berbagai aspek manajemen logistik.

d. Pengukuran Kinerja dengan KPI

Menggunakan key performance indicators (KPI) dalam pengukuran kinerja logistik adalah strategi yang efektif untuk memantau dan mengevaluasi efisiensi operasional. KPI ini bisa berupa tingkat ketepatan pengiriman, biaya per pengiriman, waktu pengelolaan inventaris, dan waktu respons pelanggan.

Dengan menerapkan KPI yang relevan, perusahaan dapat membuat keputusan yang didasarkan pada data dan strategi atau upaya untuk meningkatkan efisiensi serta layanan kepada pelanggan.

7. Modul Scaleocean Membantu Permudah Manajemen Logistik Anda

ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi manajemen dan administrasi logistik. Sebagai software logistik yang telah dipercaya oleh ratusan klien di Indonesia, sistem ini menawarkan all-in-one solution untuk kebutuhan logistik Anda.

ScaleOcean menyediakan sesi konsultasi dan demo gratis yang bisa Anda coba untuk tahu lebih lanjut bagaimana sistem ini bekerja. Dengan memanfaatkan kesempatan ini, Anda jadi tahu secara langsung manfaat dari implementasi sistem tersebut.

Beberapa fitur unggulan yang dimiliki untuk tingkatkan efisiensi manajemen dan administrasi logistik di antaranya:

• Integrated shipment management: Memungkinkan pengelolaan seluruh alur pengiriman dari booking hingga delivery dalam satu platform terintegrasi​.

• Real time tracking:  Memberikan visibilitas secara real-time terhadap status pengiriman, sehingga Anda bisa memantau lokasi barang dan memberikan update kepada pelanggan secara cepat​.

• Automated documentation: Mengotomatisasi pembuatan dokumen seperti bill of lading, invoice, dan packing list. Proses ini memastikan pengelolaan dokumen lebih cepat, lebih akurat, dan meminimalisir human error​.
• Vendor & contract management: Memudahkan Anda mengelola kontrak dan vendor, memastikan penawaran terbaik selalu digunakan serta memonitor kinerja berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan​.

8. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, kita jadi tahu apa itu pengertian logistik dan manfaatnya bagi bisnis logistik khususnya pihak 3PL. Dengan memastikan setiap aspek dalam logistik berlangsung optimal, maka perusahaan tidak hanya mencapai efisiensi pada operasional tapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan yang Anda berikan.

Untuk mencapai ini, Anda  bisa menggunakan aplikasi dan teknologi canggih fitur software logistik yang optimal, serta memperhatikan kualitas vendor yang dipilih, menjaga hubungan dengan klien, serta memberikan laporan berkala terhadap status barang yang dikirim.

Contoh manajemen logistik yang diberikan di atas juga menunjukkan bahwa cakupan pengelolaan ini cukup luas, tidak bisa didefinisikan pada satu proses saja. Setiap komponen saling berhubungan untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan efektivitas operasional dalam proses pengiriman, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis logistik.

Untuk membantu mengoptimalkan setiap proses tersebut, Anda dapat mencoba demo gratis software logistik ScaleOcean dan melihat langsung manfaatnya bagi operasional perusahaan.

Contoh manajemen logistik yang diberikan di atas juga menunjukkan bahwa cakupan pengelolaan ini cukup luas, tidak bisa didefinisikan pada satu proses saja. Setiap komponen-komponen tersebut saling berhubungan untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan efektivitas operasional dalam proses pengiriman, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi bisnis logistik.