Panduan Tahapan Utama dalam Penawaran Tender Proyek

Pengelolaan surat penawaran tender yang dilakukan secara manual dapat menimbulkan masalah, seperti kesalahan perhitungan biaya, ketidakkonsistenan format, dan proses yang lambat. Masalah ini tentunya mengurangi efisiensi dan akurasi, yang pada akhirnya bisa merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan konstruksi untuk memastikan surat penawaran dibuat dengan akurat dan sesuai standar yang berlaku. Lalu, bagaimana cara membuat surat penawaran yang tepat dan contoh penawaran tender yang bisa dijadikan referensi?

Di artikel ini, kami sajikan informasi agar Anda bisa meningkatkan efisiensi dan akurasi pembuatan surat penawaran pekerjaan proyek. Dengan langkah-langkah yang tepat, perusahaan dapat menghindari masalah yang sering muncul dan memastikan setiap proyek berjalan lebih lancar. Simak sampai akhir!

Key Takeaways

• Penawaran tender adalah dokumen resmi yang berisi rincian harga, spesifikasi teknis, dan informasi terkait yang diajukan perusahaan kepada klien.
• Penawaran tender berfungsi untuk memberikan rincian harga dan spesifikasi teknis, bukti kesanggupan perusahaan, serta sarana mengikuti proses tender.
• Software manajemen konstruksi ScaleOcean dapat membantu dalam menyusun sebuah penawaran proyek yang optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Penawaran Tender

Penawaran tender adalah dokumen resmi yang diajukan oleh pelaku usaha (penawar) kepada pemberi kerja, yang berfungsi sebagai respons terhadap undangan atau pengumuman tender. Dokumen ini menyertakan rincian harga, aspek teknis, serta informasi lainnya yang menunjukkan kesanggupan perusahaan dalam menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh pemberi kerja.

Penawaran tender juga mencakup komitmen perusahaan untuk memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen tender. Dengan menyertakan informasi yang relevan dan lengkap, penawar dapat menunjukkan kapabilitas dan kualifikasi mereka untuk melaksanakan proyek sesuai dengan standar yang diinginkan oleh pemberi kerja.

Baca juga: Apa itu PHO dalam Proyek dan Bedanya dengan FHO?

2. Fungsi Penawaran Tender

Fungsi penawaran tender sangat penting, terutama sebagai alat komunikasi antara penyedia jasa dan calon klien. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari dokumen penawaran tersebut:

a. Menyediakan Rincian Harga dan Teknis

Penawaran tender bertujuan untuk memberikan rincian harga dan spesifikasi teknis yang jelas mengenai barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ini membantu pemberi kerja untuk menilai apakah penawaran tersebut sesuai dengan anggaran dan kebutuhan teknis mereka.

b. Sebagai Bukti Kesanggupan Perusahaan

Penawaran tender juga berfungsi sebagai bukti kesanggupan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pemberi kerja. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kemampuan dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek sesuai dengan standar yang diharapkan.

c. Mengikuti Proses Tender Pengadaan Barang/Jasa

Tujuan lain dari penawaran tender adalah untuk mengikuti proses tender pengadaan barang atau jasa, baik di sektor publik maupun swasta. Proses ini memungkinkan perusahaan berkompetisi untuk mendapatkan kontrak dan memperluas peluang bisnis mereka, sambil mendorong vendor untuk memberikan penawaran terbaik dalam hal harga dan kualitas.

3. Komponen dalam Penawaran Tender

Dalam surat penawaran tender, ada beberapa informasi penting yang harus dicantumkan untuk memberikan gambaran jelas kepada pemberi kerja. Berikut adalah komponen-komponen utama dalam surat penawaran tender:

a. Rincian Harga

Rincian harga mencakup estimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, mulai dari biaya bahan, tenaga kerja, hingga biaya operasional lainnya. Komponen ini membantu pemberi kerja memahami anggaran yang dibutuhkan dan memastikan penawaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

b. Aspek Teknis

Aspek teknis menjelaskan secara rinci bagaimana proyek akan dilaksanakan, termasuk spesifikasi teknis dan metode yang digunakan. Penjelasan ini memberikan gambaran tentang kapasitas perusahaan untuk memenuhi kebutuhan teknis proyek sesuai dengan standar yang diinginkan oleh pemberi kerja.

c. Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan mencakup dokumen legalitas seperti akta pendirian, NPWP, dan izin usaha yang dibutuhkan untuk menunjukkan bahwa perusahaan tersebut sah secara hukum dan memenuhi persyaratan administrasi. Data ini memperkuat kredibilitas perusahaan dalam mengikuti tender dan menjalankan proyek.

d. Komitmen

Komitmen menunjukkan kesanggupan penawar untuk memenuhi semua ketentuan dan persyaratan yang tercantum dalam dokumen tender. Pernyataan ini menunjukkan tanggung jawab perusahaan dalam menyelesaikan proyek sesuai jadwal, anggaran, dan kualitas yang telah disepakati.

Baca juga: Cara Buat Laporan Progress Proyek Pekerjaan dan Contohnya

4. Tahapan Penawaran Tender

Proses penawaran tender merupakan rangkaian tahapan yang penting dalam pengadaan barang dan jasa, baik untuk sektor publik maupun swasta. Setiap tahapan memiliki peran yang sangat krusial untuk memastikan bahwa proses pengadaan berjalan transparan, kompetitif, dan memenuhi standar yang ditetapkan. Berikut adalah tahapan penawaran tender yang perlu dipahami dengan lebih detail:

a. Pengumuman Tender

Pemilik proyek atau pengadaan mengumumkan kebutuhan barang atau jasa yang akan ditenderkan melalui berbagai media, seperti media cetak, elektronik, atau platform online. Pengumuman ini berisi informasi penting terkait dengan ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, kriteria kualifikasi, jadwal pelaksanaan, metode evaluasi, serta batas waktu pengajuan penawaran.

Selain itu, pengumuman tender juga menyebutkan aturan terkait dengan prosedur yang harus diikuti, baik untuk pengajuan penawaran maupun pengajuan dokumen. Ini merupakan langkah pertama yang menentukan bagaimana seluruh proses tender akan berjalan dan memberikan informasi transparan kepada semua pihak yang tertarik untuk berpartisipasi.

b. Pendaftaran Penawar

Penawar yang memenuhi kualifikasi dalam pengumuman tender wajib mendaftar sebagai peserta dengan mengisi formulir dan melengkapi dokumen pendukung seperti surat izin usaha, sertifikat kompetensi, serta daftar pengalaman. Proses ini menjamin hanya perusahaan yang layak mengikuti tender.

Proses pendaftaran ini juga menjadi kesempatan bagi pemilik proyek untuk memverifikasi bahwa penawar memiliki kemampuan dan pengalaman yang cukup untuk menangani proyek yang ditawarkan. Penawar yang berhasil mendaftar akan menerima dokumen tender yang lebih detail yang akan digunakan untuk penyusunan penawaran.

c. Pembuatan Dokumen Penawaran

Penawar yang telah mendaftar kemudian menyusun dokumen penawaran yang mencakup rincian harga atau biaya, metodologi pelaksanaan proyek, jaminan kualitas, dan jaminan pelaksanaan. Dokumen penawaran ini harus disusun sesuai dengan format yang telah ditetapkan dalam dokumen tender.

Selain itu, penawar juga harus menyertakan dokumen pendukung lainnya yang menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan yang ditetapkan, termasuk jadwal pelaksanaan dan strategi pengelolaan risiko.

Proses pembuatan dokumen penawaran ini membutuhkan perhatian pada detail agar dapat menyampaikan kemampuan perusahaan dalam menangani proyek dengan efektif dan sesuai dengan kebutuhan klien. Selain itu, penawar juga harus memastikan bahwa harga yang ditawarkan kompetitif dan sesuai dengan anggaran yang disediakan oleh pemberi kerja.

d. Pengajuan Dokumen Penawaran

Dokumen penawaran yang telah disiapkan harus diajukan sebelum batas waktu yang telah ditetapkan. Penawar perlu memastikan bahwa dokumen tersebut telah disegel dan ditandatangani oleh perwakilan yang berwenang, sebagai bentuk keseriusan dan komitmen terhadap penawaran yang diberikan. Penawaran yang terlambat biasanya akan dibatalkan atau tidak dipertimbangkan.

Dokumen penawaran ini harus diserahkan ke lokasi yang ditunjuk oleh pemilik proyek atau pengadaan, baik itu secara fisik ataupun melalui platform online, sesuai dengan instruksi dalam pengumuman tender. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua penawaran diterima dan diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

e. Pembukaan Dokumen Penawaran

Setelah dokumen penawaran diterima, pemilik proyek akan membuka dan membacakan nama penawar, harga, dan informasi penting lainnya secara terbuka di hadapan para penawar atau perwakilannya.

Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua penawaran diterima dengan adil dan transparan, tanpa adanya pengaruh eksternal. Pembukaan dokumen juga memberi kesempatan kepada semua pihak untuk mengetahui hasil penawaran dan memberikan kesempatan untuk verifikasi lebih lanjut jika diperlukan.

f. Evaluasi Dokumen Penawaran

Setelah dokumen penawaran dibuka, pemilik proyek akan mengevaluasi setiap penawaran berdasarkan metode yang telah ditetapkan, seperti harga terendah, nilai teknis tertinggi, atau kombinasi keduanya, dengan mempertimbangkan biaya, kualitas, dan kemampuan penyelesaian sesuai spesifikasi.

Evaluasi ini bertujuan untuk memilih penawar yang tidak hanya menawarkan harga terbaik, tetapi juga memiliki kapasitas teknis yang cukup untuk memenuhi persyaratan proyek. Proses evaluasi harus dilakukan secara objektif dan transparan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil menguntungkan bagi kedua belah pihak.

7. Penetapan Pemenang Tender

Setelah evaluasi selesai, pemilik proyek akan menetapkan pemenang tender yang memenuhi kriteria dan memiliki nilai evaluasi tertinggi dari segi harga dan teknis. Nama pemenang diumumkan secara publik dan diberitahukan langsung kepada pihak terkait.

Keputusan ini menandakan bahwa proyek dapat dilanjutkan ke tahap kontrak dan pelaksanaan. Pemenang tender akan diberikan kesempatan untuk menandatangani kontrak yang mencakup semua ketentuan yang telah disepakati selama proses tender.

8. Penandatanganan Kontrak

Setelah pemenang tender diumumkan, langkah terakhir adalah penandatanganan kontrak antara pemilik proyek dan pemenang tender. Kontrak ini adalah dokumen hukum yang mengikat kedua belah pihak untuk melaksanakan proyek sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati.

Kontrak mencakup rincian mengenai ruang lingkup pekerjaan, biaya, jadwal pelaksanaan, jaminan kualitas, serta hak dan kewajiban kedua belah pihak. Penandatanganan kontrak juga menandai dimulainya proyek, dan menjadi dasar untuk pelaksanaan pekerjaan secara resmi sesuai dengan ketentuan yang ada.

5. Cara Membuat Penawaran Tender Proyek

Cara membuat penawaran tender proyek harus melalui beberapa tahapan agar surat penawaran tersebut komprehensif, realistis, dan menarik bagi klien. Berikut ini langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam membuat penawaran proyek.

a. Pengumpulan Informasi Proyek

Langkah pertama cara membuat penawaran proyek adalah mengumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang proyek konstruksi yang ingin dituju. Hal ini meliputi lingkup pekerjaan, tujuan proyek, kebutuhan klien, batasan waktu, dan sumber daya yang tersedia.

Pengumpulan informasi ini dapat dilakukan melalui pertemuan dengan klien, survei lokasi, analisis dokumen proyek, dan riset pasar. Informasi yang akurat dan lengkap akan membantu Anda punya peluang yang besar untuk diterima oleh klien karena paham betul apa yang dibutuhkan klien.

b. Perencanaan Pelaksanaan Proyek

Setelah mengumpulkan informasi yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah merancang pelaksanaan proyek. Termasuk menentukan metodologi, teknologi yang akan digunakan, jadwal kerja, dan pembagian tugas tim.

Setiap tahapan proyek juga harus mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya, namun juga tidak melupakan kualitas hasil kerja nantinya. Pastikan perencanaan dilakukan dengan matang sehingga mampu meningkatkan kepercayaan klien.

Untuk itu, menggunakan vendor aplikasi kontraktor dapat sangat membantu dalam merencanakan dan mengelola proyek dengan lebih efektif. Aplikasi ini memudahkan dalam memantau anggaran, mengatur jadwal, serta memastikan kualitas tetap terjaga, sehingga klien merasa lebih percaya dan proyek dapat diselesaikan dengan sukses.

c. Penghitungan Biaya Proyek

Penghitungan biaya merupakan tahap yang penting dalam cara membuat penawaran proyek. Hal ini melibatkan estimasi sumber daya proyek, seperti biaya bahan, tenaga kerja, peralatan, dan biaya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Penghitungan biaya harus dilakukan dengan cermat agar terhindar dari kerugian atau penawaran harga yang terlalu tinggi. Transparansi dalam penghitungan biaya juga penting untuk membuat klien semakin percaya dengan Anda.

Dengan menggunakan aplikasi RAB bangunan, Anda dapat memastikan bahwa setiap komponen biaya dihitung secara akurat. Selain itu, aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menyajikan informasi biaya secara jelas, memberi klien gambaran yang lebih transparan tentang alokasi anggaran, dan memperkuat keyakinan mereka terhadap penawaran harga yang diajukan.

d. Penyusunan Penawaran

Setelah mengumpulkan informasi, menyusun rencana pelaksanaan, dan menghitung biaya proyek, perusahaan konstruksi dapat menyusun penawaran yang detail dan jelas. Surat penawaran tender harus mencakup semua aspek yang telah direncanakan, serta menyertakan profil perusahaan, pengalaman pada proyek serupa, dan nilai tambah yang ditawarkan.

Untuk mempermudah penyusunan surat penawaran yang lebih cepat dan akurat, software konstruksi ScaleOcean menawarkan solusi yang tepat bagi perusahaan konstruksi di Indonesia. Dengan fitur otomatisasi yang canggih, perusahaan dapat mengelola data proyek, menghitung anggaran, dan menghasilkan surat penawaran dalam format yang lebih profesional dan efisien.

e. Review dan Pengajuan

Sebelum dokumen penawaran proyek diajukan kepada klien, penting untuk melakukan review menyeluruh terhadap dokumen penawaran. Mengapa demikian? Untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan dalam surat penawaran.

Review dapat dilakukan oleh tim internal atau mentor eksternal yang berpengalaman. Setelah penawaran dianggap sempurna, langkah selanjutnya adalah pengajuan kepada klien sesuai dengan prosedur yang diminta.

f. Presentasi dan Negosiasi

Setelah diajukan, langkah selanjutnya adalah presentasi kepada klien untuk menjelaskan rincian penawaran serta menjawab pertanyaan. Hal ini memberi perusahaan konstruksi kesempatan untuk menunjukkan kemampuannya dan meyakinkan klien mengenai komitmen dalam menyelesaikan proyek.

Selain itu, sering kali terjadi negosiasi terkait beberapa aspek, seperti harga, jadwal, atau lingkup pekerjaan. Keterampilan negosiasi yang baik sangat penting untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

6. Contoh Penawaran Tender

Sebagai dokumen resmi yang digunakan perusahaan untuk mengajukan penawaran jasa atau produk kepada calon klien, surat penawaran tersebut berisi informasi lengkap tentang proyek yang ditawarkan. Hal tersebut mencakup identitas perusahaan, deskripsi proyek, biaya yang diperlukan, serta waktu pelaksanaan. Berikut terlampir contoh surat penawaran tender proyek:

Contoh surat penawaran harga kontraktor tersebut ditujukan untuk memberikan gambaran jelas tentang apa yang akan dilakukan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh klien. Dokumen penawaran yang baik harus dibuat secara profesional dan terstruktur.

Bahkan, dokumen penawaran juga harus mencerminkan kompetensi vendor proyek, agar dapat meningkatkan peluang memenangkan penawaran proyek. Dengan surat penawaran tender proyek juga memudahkan klien dalam mengevaluasi penawaran secara lebih transparan.

7. Tips Membuat Penawaran Tender Proyek

Untuk membuat penawaran tender proyek yang baik, Anda perlu menerapkan pendekatan yang terstruktur agar informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Beberapa hal penting perlu diperhatikan untuk memastikan penawaran Anda dapat memberikan kesan profesional dan memenuhi ekspektasi klien.

Berikut adalah tips-tips yang perlu diterapkan dalam menyusun penawaran tender proyek:

• Sesuaikan Isi Surat Sesuai Kebutuhan Klien: Sesuaikan isi surat penawaran dengan jenis proyek dan kebutuhan spesifik klien. Ini menunjukkan bahwa Anda telah memahami betul apa yang mereka perlukan dan tidak hanya mengirimkan tawaran generik.
• Kelengkapan dan Kejelasan Informasi: Pastikan semua detail mengenai proyek dan penawaran Anda tersaji secara lengkap dan akurat. Hindari informasi yang ambigu atau tidak jelas agar klien mendapatkan gambaran yang utuh.
• Penggunaan Bahasa Resmi dan Profesional: Gunakan bahasa yang formal, ringkas, dan profesional. Tata bahasa yang baik dan pilihan kata yang tepat akan menciptakan kesan yang meyakinkan dan terpercaya.
• Tampilan dan Format yang Rapi: Susun surat dengan format yang rapi dan mudah dibaca. Penataan yang terstruktur dan bersih akan memudahkan klien untuk mencerna informasi dan memberikan nilai lebih pada profesionalisme Anda.
• Penyertaan Dokumen Pendukung: Sertakan lampiran dokumen yang relevan, seperti profil perusahaan, portofolio proyek yang sudah dikerjakan, atau sertifikat lain yang bisa memperkuat kredibilitas Anda. Dokumen pendukung ini akan menjadi bukti nyata dari kompetensi dan pengalaman Anda.

8. Kesimpulan

Surat penawaran proyek adalah dokumen penting untuk meningkatkan peluang memenangkan tender atau proyek. Cara membuat surat tersebut dengan mencakup informasi secara jelas dan terstruktur, mulai dari deskripsi proyek, harga, hingga syarat kerja sama. Dengan informasi akurat, surat penawaran akan memperlihatkan kemampuan perusahaan Anda dalam menjalankan proyek.

Untuk itu, perusahaan konstruksi membutuhkan Software Konstruksi ScaleOcean sebagai solusi terbaik untuk mengelola dokumen penawaran proyek maupun dokumen penting lainnya dengan lebih efisien. Oleh karena itu, segera hubungi tim kami dan coba demo gratis untuk dukung pengelolaan timeline dan pengawasan biaya secara real-time bersama ScaleOcean!