Apa itu Penawaran Tender, Tahapan, dan Contohnya?

Penawaran tender adalah proses penting bagi perusahaan yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan proyek, baik itu pemerintah atau swasta. Namun, banyak perusahaan yang mengalami kesulitan dalam menyusun penawaran yang tepat, termasuk masalah dalam pemilihan vendor, harga, dan persyaratan teknis yang perlu dipenuhi.

Memahami proses penawaran tender sangat penting agar perusahaan dapat menyusun proposal yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan harapan pemilik proyek. Dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan peluang untuk memenangkan tender dan menjalin hubungan jangka panjang dengan klien.

Di artikel ini, Anda dapat memanfaatkan informasi tentang pengertian, contoh dokumen penawaran tender, dan tahapan utama dalam penawaran tender untuk memastikan proses penyusunan proposal yang efektif, efisien, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Simak sampai akhir!

Key Takeaways

• Penawaran tender adalah proses resmi yang digunakan untuk memilih pemasok atau kontraktor terbaik berdasarkan penilaian proposal yang diajukan.
• Tujuan penawaran tender: Meningkatkan transparansi, mendorong persaingan, harga lebih kompetitif, mencegah monopoli.
• Tahapan penawaran tender: Pengumuman, pendaftaran, penyusunan dokumen, pembukaan, evaluasi, klarifikasi, negosiasi, dan penandatanganan kontrak.
• Software manajemen pengadaan ScaleOcean dapat membantu dalam menyusun sebuah penawaran proyek yang optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Penawaran Tender?

Penawaran tender adalah proposal untuk membeli saham perusahaan dengan harga lebih tinggi atau tawaran untuk menyediakan barang/jasa dalam pengadaan pemerintah atau swasta. Proses ini memastikan transparansi, efisiensi, serta persaingan yang sehat di antara para peserta agar proyek berjalan sesuai kebutuhan dan standar yang ditetapkan.

Dalam praktiknya, penawaran tender melibatkan beberapa tahap, mulai dari pengumuman, pengajuan dokumen, hingga evaluasi penawaran. Setiap peserta wajib memenuhi persyaratan administratif, teknis, dan finansial yang telah ditentukan. Dengan demikian, proses seleksi dapat dilakukan secara objektif dan profesional.

Selain itu, penawaran tender juga berfungsi sebagai mekanisme kontrol kualitas dan harga. Melalui kompetisi terbuka, perusahaan dapat memperoleh penawaran terbaik tanpa mengorbankan mutu hasil pekerjaan. Oleh karena itu, tender menjadi bagian penting dalam manajemen pengadaan modern.

Di kutip dari Four BT, dalam industri konstruksi, tingkat keberhasilan tender rata-rata adalah sekitar 25%. Namun dapat meningkat secara signifikan melalui perencanaan biaya yang lebih baik dan strategi penawaran yang lebih efisien. Dengan strategi penawaran yang terstruktur, peluang memenangkan kontrak menjadi lebih besar dan lebih menguntungkan.

2. Tujuan Dilakukannya Penawaran Tender

Melakukan penawaran tender bukanlah sekadar formalitas, melainkan langkah strategis dengan tujuan jelas. Proses ini dirancang untuk memastikan pengadaan berjalan efisien, adil, dan menguntungkan perusahaan dalam jangka panjang. Berikut adalah tujuan utama mengapa perusahaan atau lembaga melakukan penawaran tender:

• Meningkatkan Transparansi Pengadaan Barang dan Jasa: Proses terbuka memastikan adanya akuntabilitas.
• Mendorong Persaingan Sehat: Mengundang banyak vendor bersaing, yang mendorong kualitas penawaran dan inovasi.
• Memperoleh Harga Kompetitif: Adanya kemudahan perbandingan penawaran memberikan perusahaan wawasan untuk memilih harga paling kompetitif.
• Mencegah terjadinya Praktik Monopoli: Membuka kesempatan bagi banyak vendor dan mencegah dominasi satu pihak dalam pengadaan.

3. Tahapan Penawaran Tender

Proses penawaran tender adalah rangkaian yang penting dalam pengadaan barang dan jasa, baik untuk sektor publik maupun swasta. Setiap tahapan memiliki peran vital untuk memastikan pengadaan berjalan dengan transparansi dan kompetisi yang sehat. Berikut adalah tahapan proyek kontruksi dari penawaran hingga persetujuan kontrak:

a. Pengumuman Tender

Pengumuman tender dilakukan oleh pemilik proyek untuk menginformasikan kebutuhan barang atau jasa yang akan ditenderkan. Informasi ini mencakup ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, kriteria, jadwal, serta metode evaluasi dan batas waktu pengajuan. Selain itu, pengumuman juga menginformasikan prosedur pengajuan.

b. Pendaftaran Penawar

Setelah pengumuman, penawar yang memenuhi kualifikasi diminta untuk mendaftar dengan mengisi formulir dan melengkapi dokumen penting. Proses ini memastikan hanya penawar yang layak yang mengikuti tender dan memungkinkan pemilik proyek memverifikasi kemampuan dan pengalaman mereka.

c. Pembuatan Dokumen Penawaran Tender

Penawar yang terdaftar harus menyusun dokumen penawaran yang mencakup harga, metodologi pelaksanaan, serta jaminan kualitas dan pelaksanaan. Penyusunan contoh dokumen penawaran tender harus sesuai dengan format yang ditentukan dan menyertakan dokumen pendukung seperti jadwal dan strategi pengelolaan risiko.

Selain dokumen penawaran standar, penawar juga diminta menyertakan dokumen request for proposal. RFP ini menjabarkan secara rinci kebutuhan proyek, lingkup pekerjaan, dan kriteria evaluasi. Dengan RFP, pemilik proyek dapat menilai solusi dan kemampuan vendor secara lebih terstruktur sebelum menentukan pemenang tender.

d. Pengajuan Dokumen Penawaran Tender

Dokumen penawaran yang telah disiapkan harus diajukan tepat waktu dan dalam keadaan disegel serta ditandatangani oleh perwakilan yang berwenang. Penawar harus menyerahkan contoh dokumen penawaran tender sesuai instruksi di pengumuman tender, baik secara fisik atau melalui platform online yang ditentukan.

Dalam tahap ini, tugas admin tender berfokus pada memastikan seluruh dokumen penawaran telah lengkap, valid, dan sesuai format yang dipersyaratkan. Admin juga bertanggung jawab memverifikasi keaslian data, memantau tenggat waktu pengajuan, serta memastikan dokumen tersampaikan tepat waktu melalui sistem yang digunakan.

e. Pembukaan Dokumen Penawaran Tender

Setelah contoh dokumen penawaran tender diterima, pemilik proyek akan membuka dan membacakan hasil penawaran, seperti harga dan nama penawar, secara terbuka. Proses ini memastikan bahwa semua penawaran diproses secara adil dan transparan, serta memberikan kesempatan untuk verifikasi lebih lanjut jika diperlukan.

f. Evaluasi Dokumen Penawaran

Pemilik proyek akan mengevaluasi setiap penawaran berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti harga dan nilai teknis. Proses evaluasi harus objektif, memastikan bahwa penawar yang terpilih memiliki kapasitas untuk memenuhi persyaratan proyek, dengan mempertimbangkan biaya dan kualitas.

g. Penetapan Pemenang Tender

Setelah evaluasi, pemilik proyek akan memilih pemenang tender yang memenuhi kriteria harga dan teknis terbaik. Nama pemenang diumumkan secara publik dan dikomunikasikan langsung kepada pihak terkait, menandai bahwa proyek dapat dilanjutkan ke tahap kontrak.

Setelah pemenang tender ditetapkan, penting bagi perusahaan untuk memperbarui approved vendor list. Dengan memasukkan vendor yang lolos evaluasi ke daftar ini, perusahaan dapat memastikan bahwa semua proyek berikutnya hanya bekerja sama dengan pemasok terpercaya, menjaga kualitas, kepatuhan, dan efisiensi pengadaan.

h. Penandatanganan Kontrak

Langkah terakhir adalah penandatanganan kontrak antara pemilik proyek dan pemenang tender. Kontrak ini mengikat kedua pihak untuk melaksanakan proyek sesuai dengan syarat yang telah disepakati, mencakup rincian pekerjaan, biaya, jadwal, serta kewajiban masing-masing pihak.

Agar pengelolaan proses tender lebih transparan dan terorganisir, Anda dapat memanfaatkan aplikasi tender proyek. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan memantau status tender, mengelola dokumen, dan berkoordinasi dengan pihak terkait secara real-time, sehingga meningkatkan efisiensi dan kepatuhan dalam pengadaan.

Baca juga: 8 Tugas Admin Tender dalam Proses Pengadaan di Perusahaan

4. Apa Saja Komponen Penawaran Tender?

Dokumen penawaran tender biasanya mencakup surat penawaran, rincian teknis, dan harga yang diajukan, serta dokumen pendukung lainnya seperti data perusahaan, surat pernyataan integritas, dan dokumen legalitas. Semua komponen ini disusun sesuai dengan petunjuk yang tercantum dalam dokumen tender yang dikeluarkan oleh pemilik proyek.

Berikut adalah komponen umum dalam dokumen penawaran tender:

a. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah dokumen resmi yang menyatakan niat perusahaan untuk mengikuti tender dan komitmen untuk melaksanakan pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan. Contoh dokumen penawaran tender ini menunjukkan keseriusan perusahaan dalam mengikuti tender yang diumumkan.

b. Penawaran Teknis

Penawaran teknis berisi rincian mengenai metodologi, jadwal, personel, peralatan, serta spesifikasi teknis yang akan digunakan untuk melaksanakan proyek. Bagian ini memberikan gambaran tentang bagaimana perusahaan akan memenuhi kebutuhan proyek secara praktis dan efisien.

c. Penawaran Harga

Penawaran harga merinci biaya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, termasuk jumlah total dan pajak pertambahan nilai (PPN). Penawaran ini memberikan transparansi terkait dengan alokasi anggaran dan memastikan kesesuaian dengan anggaran yang ditetapkan oleh pemilik proyek.

d. Dokumen Kualifikasi

Dokumen kualifikasi diperlukan untuk memastikan bahwa perusahaan calon peserta tender memenuhi persyaratan hukum dan administratif yang ditetapkan. Keberadaan dokumen ini membantu panitia tender menilai kelayakan perusahaan sebelum melanjutkan ke tahap evaluasi teknis dan finansial.

Dilansir dari urusizin.co.id, dokumen kualifikasi dalam penawaran tender meliputi berbagai dokumen legal dan administratif, seperti NIB, SIUP, akta pendirian, serta laporan keuangan yang diaudit. Kelengkapan dokumen ini memastikan perusahaan sah mengikuti proses tender dan meminimalkan risiko penolakan karena masalah legal atau administratif.

e. Surat Pernyataan

Surat pernyataan berisi komitmen dari pimpinan perusahaan mengenai kesanggupan dan integritas dalam mengikuti tender. Surat ini juga mencakup pernyataan tidak akan mengajukan keberatan atau sanksi, serta memastikan perusahaan akan memenuhi kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

5. Contoh Dokumen Penawaran Tender

Dokumen penawaran tender terdiri dari beberapa bagian utama yang mencakup aspek administrasi, teknis, dan harga. Isinya dapat berbeda-beda tergantung jenis proyek, seperti jasa konstruksi, pengadaan barang, atau konsultansi.

Berikut adalah contoh dokumen penawaran tender yang umum digunakan:

Contoh surat penawaran harga kontraktor tersebut ditujukan untuk memberikan gambaran jelas tentang apa yang akan dilakukan dan berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh klien. Dokumen penawaran yang baik harus dibuat secara profesional dan terstruktur.

Bahkan, dokumen penawaran juga harus mencerminkan kompetensi vendor proyek, agar dapat meningkatkan peluang memenangkan penawaran proyek. Dengan surat penawaran tender proyek juga memudahkan klien dalam mengevaluasi penawaran secara lebih transparan.

6. Cara Membuat Penawaran Tender Proyek

Menyusun penawaran tender proyek yang komprehensif memerlukan perhatian pada detail dan tahapan yang sistematis. Setiap langkah dalam proses ini bertujuan untuk membuat penawaran yang tidak hanya memenuhi persyaratan klien tetapi juga meningkatkan peluang untuk memenangkan tender.

Untuk lebih detail, berikut cara membuat penawaran tender proyek:

a. Pengumpulan Informasi Proyek

Langkah pertama dalam membuat penawaran adalah mengumpulkan informasi tentang proyek konstruksi yang dituju. Ini mencakup lingkup pekerjaan, tujuan proyek, kebutuhan klien, batasan waktu, dan sumber daya yang tersedia. Riset ini dapat dilakukan melalui pertemuan, survei lokasi, dan analisis dokumen proyek.

b. Perencanaan Pelaksanaan Proyek

Setelah informasi dikumpulkan, langkah berikutnya adalah merancang rencana pelaksanaan proyek. Ini termasuk pemilihan metodologi, teknologi yang digunakan, serta penjadwalan dan pembagian tugas. Rencana yang efisien akan meningkatkan kepercayaan klien dan memastikan kualitas kerja tetap terjaga.

c. Penghitungan Biaya Proyek

Penghitungan biaya adalah tahap krusial dalam menyusun penawaran. Estimasi biaya harus mencakup bahan, tenaga kerja, peralatan, serta biaya tambahan lainnya. Dengan menggunakan aplikasi RAB bangunan, penghitungan biaya dapat dilakukan lebih akurat dan efisien, menghindari kesalahan harga dan memperkuat kepercayaan klien terhadap penawaran yang diajukan.

d. Penyusunan Penawaran Tender

Setelah informasi dan perencanaan selesai, langkah selanjutnya adalah menyusun penawaran. Surat penawaran tender harus mencakup semua aspek yang telah direncanakan, termasuk profil perusahaan, pengalaman terkait proyek serupa, serta nilai tambah yang ditawarkan untuk meyakinkan klien.

e. Review dan Pengajuan

Sebelum mengajukan penawaran, penting untuk melakukan review menyeluruh guna memastikan tidak ada kesalahan. Review ini dapat dilakukan oleh tim internal atau mentor eksternal yang berpengalaman. Setelah penawaran dinilai sempurna, langkah berikutnya adalah pengajuan kepada klien sesuai prosedur.

f. Presentasi dan Negosiasi

Setelah pengajuan, perusahaan harus mempersiapkan presentasi untuk menjelaskan rincian penawaran kepada klien. Selama presentasi, keterampilan negosiasi sangat diperlukan untuk menyepakati harga, jadwal, atau lingkup pekerjaan yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Dengan menggunakan software purchasing ScaleOcean, tim dapat memantau dan mengelola setiap tahap dalam penyusunan penawaran tender. Aplikasi ini mengoptimalkan pengelolaan dokumen, perhitungan biaya, dan penjadwalan, meningkatkan efektivitas dan peluang keberhasilan dalam memenangkan tender.

7. Tips Membuat Penawaran Tender Proyek yang Efektif

Untuk membuat penawaran tender proyek yang baik, Anda perlu menerapkan pendekatan yang terstruktur agar informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Beberapa hal penting perlu diperhatikan untuk memastikan penawaran Anda dapat memberikan kesan profesional dan memenuhi ekspektasi klien.

Berikut adalah tips dalam menyusun penawaran tender proyek:

• Sesuaikan Isi Surat Sesuai Kebutuhan Klien: Sesuaikan isi surat penawaran dengan jenis proyek dan kebutuhan spesifik klien. Ini menunjukkan bahwa Anda telah memahami betul apa yang mereka perlukan dan tidak hanya mengirimkan tawaran generik.
• Kelengkapan dan Kejelasan Informasi: Pastikan semua detail mengenai proyek dan penawaran Anda tersaji secara lengkap dan akurat. Hindari informasi yang ambigu atau tidak jelas agar klien mendapatkan gambaran yang utuh.
• Penggunaan Bahasa Resmi dan Profesional: Gunakan bahasa yang formal, ringkas, dan profesional. Tata bahasa yang baik dan pilihan kata yang tepat akan menciptakan kesan yang meyakinkan dan terpercaya.
• Tampilan dan Format yang Rapi: Susun surat dengan format yang rapi dan mudah dibaca. Penataan yang terstruktur dan bersih akan memudahkan klien untuk mencerna informasi dan memberikan nilai lebih pada profesionalisme Anda.
• Penyertaan Dokumen Pendukung: Sertakan lampiran dokumen yang relevan, seperti profil perusahaan, portofolio proyek yang sudah dikerjakan, atau sertifikat lain yang bisa memperkuat kredibilitas Anda. Dokumen pendukung ini akan menjadi bukti nyata dari kompetensi dan pengalaman Anda.

8. Kesimpulan

Surat penawaran proyek adalah dokumen penting untuk meningkatkan peluang memenangkan tender atau proyek. Cara membuat surat tersebut dengan mencakup informasi secara jelas dan terstruktur, mulai dari deskripsi proyek, harga, hingga syarat kerja sama.

Untuk itu, perusahaan membutuhkan Software purchasing ScaleOcean sebagai solusi terbaik untuk mengelola dokumen penawaran proyek maupun dokumen penting lainnya dengan lebih efisien. Oleh karena itu, segera hubungi tim kami dan coba demo gratis untuk dukung pengelolaan timeline dan pengawasan biaya secara real-time bersama ScaleOcean!