Tender: Pengertian, Fungsi, Syarat, dan Jenis-jenisnya

Dalam pengadaan, tender menjadi salah satu elemen penting dalam perusahaan yang merupakan proses untuk memilih penyedia barang atau jasa melalui tahapan terstruktur dan kompetitif. Sehingga pengelolaan tender pada procurement management menjadi aspek penting dalam menyukseskan sebuah proyek di bisnis Anda.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas apa itu tender, serta jenis dan bagaimana tahapan dan langkah yang perlu dilakukan dalam menerapkan tender di proyek Anda. Pemahaman mengenai tender secara mendalam ini dapat membantu dalam memastikan kelancaran pengadaan dan efisiensi sumber daya di bisnis Anda. Mari simak penjelasan berikut!

1. Apa itu Tender?

Tender adalah sebuah tawaran resmi dan terstruktur yang disusun oleh perusahaan untuk mendapatkan penawaran dari pemasok, kontraktor, dan penyedia jasa terbaik bagi sebuah proyek tertentu. Setelah mendapatkan penawaran, perusahaan akan melakukan evaluasi sesuai dengan kriteria tertentu.

Proses tersebt berupa suatu panggilan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi dalam mengundang calon penyedia barang atau jasa untuk mengajukan berbagai penawaran. Hal ini menjadi langkah kunci dalam menciptakan lingkungan kompetitif di antara para pelaku bisnis yang berpotensi memenuhi kebutuhan organisasi atau perusahaan.

Hal ini tidak hanya menjadi proses formalitas semata, tetapi juga menjadi peran strategis dalam pengelolaan pengadaan, sehingga perusahaan dapat menganalisis dan membandingkan penawaran dari berbagai penyedia yang diambil berdasarkan beberapa aspek, seperti kualitas, harga, dan kepatuhan terhadap persyaratan teknis yang diberikan.

2. Fungsi Proses Tender

Proses tender vendor memiliki berbagai fungsi penting untuk kesuksesan proyek. Melalui pendekatan terstruktur, pemilik proyek dapat memperoleh harga yang kompetitif, memastikan kualitas yang sesuai, dan meningkatkan transparansi. Selain itu, proses ini juga meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko kesalahan. Berikut penjelasannya:

a. Untuk Mendapatkan Harga yang Lebih Kompetitf

Proses ini memungkinkan perusahaan atau pemilik proyek untuk membandingkan berbagai penawaran dari penyedia. Dengan mengundang banyak peserta, peluang untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif dan sesuai anggaran proyek meningkat, memastikan nilai terbaik untuk investasi.

b. Memastikan Kualitas yang Sesuai

Dengan membuka kesempatan bagi penyedia untuk menunjukkan kapabilitas mereka, proses seleksi ini membantu memastikan bahwa kualitas yang ditawarkan memenuhi standar yang diinginkan. Penilaian cermat terhadap proposal juga memastikan kesesuaian dengan spesifikasi proyek.

c. Meningkatkan Transparansi

Melalui tender, setiap pihak dapat mengetahui kriteria evaluasi yang digunakan dalam pemilihan penyedia. Hal ini mendorong transparansi, meminimalkan potensi kecurangan, dan memastikan keputusan yang diambil berdasarkan penilaian objektif yang adil.

d. Meningkatkan Efisiensi

Tender yang terstruktur mempercepat proses pemilihan penyedia. Dengan menetapkan kriteria yang jelas, waktu yang dibutuhkan untuk negosiasi atau pencarian vendor yang tepat dapat dipersingkat, memungkinkan pemilik proyek untuk fokus pada hal-hal lain yang lebih strategis.

e. Meminimalisir Risiko Kesalahan

Dengan prosedur yang sistematis, kesalahan dalam memilih penyedia dapat diminimalkan. Evaluasi berdasarkan kriteria yang jelas dan objektif mengurangi potensi kesalahan yang mungkin terjadi jika pemilihan dilakukan tanpa prosedur yang terstruktur dan transparan.

3. Tahapan dalam Proses Tender

Proses tender dalam procurement management adalah serangkaian langkah terstukrut yang setiap langkahnya memiliki peranan masing-masing dalam memastikan bahwa perusahaan atau organisasi memperoleh vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria yang telah ditetapkan. Berikut adalah tahapan yang harus dilakukan dalam proses tendering dalam bisnis:

a. Penentuan Kebutuhan

Tahapan pertama yang harus dilakukan dalam proses tender adalah penentuan kebutuhan perusahaan atau organisasi dengan cermat, serta mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan agar dapat merencanakan dan melaksanakan pengadaan dengan efektif. Hal ini melibatkan keterlibatan pihak-pihak yang terkait dan pemahaman yang mendalam mengenai spesifikasi dan kriteria yang dibutuhkan.

Proses penentuan kebutuhan ini mencakup pembuatan dokumen yang jelas dan terperinci, seperti Terms of Reference (TOR) atau Request for Proposal (RFP) yang menjadi pedoman bagi vendor yang berpotensi untuk memahami ekspektasi perusahaan atau organisasi dan menyusun penawaran yang sesuai.

b. Perencanaan Tender

Langkah selanjutnya adalah perancaaan tender, dimana perusahaan atau organisasi merinci langkah-langkah yng akan diambil selama proses tendering. Tahapan ini mencakup pemilihan jenis tender yang akan digunakan, penetapan jadwal, dan alokasi anggaran yang diperlukan. Perencanaan ini juga melibatkan identifikasi dan penilaian risiko yang mungkin timbul selama proses tendering serta bagaimana strategi untuk mengelolanya.

Selain itu, tahapan ini juga harus mempertimbangkan komunikasi internal dan eksternal, seperti komunikasi antara berbagai pihak yang terlibat. Termasuk tim pengadaan dan vendor potensial yang menjadi faktor penting untuk kelancaran proses. Relasi yang baik antar pihak terkait dapat membantu mengidentifikasi potensi konflik atau hambatan sejak dini.

c. Pengumuman Tender

Pengumuman tender adalah langkah selanjutnya dimana perusahaan secara resmi mengumumkan kebutuhannya dan mengundang para vendor untuk mengajukan penawaran. Proses ini melibatkan penentuan media atau platform yang akan digunakan untuk mengumumkan tender, seperti situs web resmi perusahaan atau portal dari aplikasi e-procurement.

Pengumuman tender artinya perusahaan harus mencakup informasi rinci terkait proyek atau pengadaan yang akan dilakukan, termasuk batas waktu pengajuan penawaran, persyaratan kualifikasi, dan informasi kontrak untuk pertanyaan lebih lanjut. Pengumuman ini memberikan transparansi dan memberikan peluang setara bagi semua pihak yang berminat untuk berpartisipasi dalam proses tendering ini.

d. Pengumpulan Dokumen Penawaran

Setelah pendaftaran dilakukan, vendor yang memenuhi persyaratan selanjutnya diundang untuk mengumpulkan dan menyusun dokumen tender yang dimiliki. Tahapan ini melibatkan penyusunan proposal atau penawaran yang terperinci mengenai bagaimana vendor dapat memenuhi kebutuhan dan spesifikasi yang ditetapkan dalam dokumen tender.

e. Evaluasi dan Pemilihan Vendor

Tahapan evaluasi dan pemilihan vendor melibatkan penilaian mendalam mengenai dokumen-dokumen tender yang diajukan vendor, dengan begitu perusahaan atau organisasi akan menggunakan kriteria yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan untuk mengevaluasi dan membandingkan penawaran yang diterima.

Setelah itu, perusahaan dapat memilih vendor dengan mempertimbangkan kualitas, harga, dan kepatuhan terhadap persyaratan teknis dan faktor lain yang relevan. Hasil evaluasi tersebut dapat kemudian digunakan untuk menentukan penyedian yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.

f. Negosiasi dengan Vendor

Setelah melakukan tahapan evaluasi penawaran dengan calon vendor, tim procurement dapat memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan vendor melalui pertemuan aanwijzing untuk memberikan penawaran terbaik atau yang dianggap paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Negosiasi disini dapat mencakup berbagai aspek, seperti harga, jangka waktu pelaksanaan, kualitas, dan persyaratan kontrak lainnya. Tahapan ini dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak dan memastikan bahwa kontrak yang akan ditandatangani merefleksikan kebutuhan perusahaan serta standar kualitas yang diinginkan.

f. Penandatanganan Kontrak

Setelah pemilihan vendor, tahap penandatanganan kontrak menjadi langkah kunci untuk memulai kolaborasi resmi antara organisasi dan penyedia yang dipilih. Kontrak akan memuat seluruh ketentuan, kewajiban, dan hak kedua belah pihak, termasuk jadwal pelaksanaan, biaya, dan spesifikasi proyek. Penandatanganan kontrak juga mencakup mekanisme penyelesaian sengketa, persyaratan pembayaran, dan aspek hukum lainnya yang perlu diatur secara resmi.

g. Pelaksanaan Proyek

Setelah semua proses telah dilakukan, pelaksanaan proyek menjadi tahap akhir dalam proses tendering dimana proyek atau pengadaan sebenarnya dilaksanakan berdasarkan kontrak yang telah ditandatangani. Perusahaan atau organisasi perlu memastikan bahwa komunikasi harus terus berlanjut dengan vendor selama pelaksanaan proyek sehingga dapat mengelola perubahan atau tantangan yang mungkin muncul.

4. Syarat dan Ketentuan dalam Tender Proyek

Dalam menjalankan tender proyek, tentu baik vendor atau pemasok dan perusahaan perlu memenuhi sejumlah syarat dan ketentuan. Hal ini diperlukan agar procurement management secara menyeluruh dapat berjalan lancar. Beberapa syarat dan ketentuan tersebut yaitu:

a. Transparansi Proses

Dari penjelasan apa itu tender proyek, kita bisa simpulkan transparansi adalah syarat mutlak yang diperlukan agar semua pihak berkepentingan mendapatkan informasi yang sama dan lengkap tentang proses tender. Hal ini melibatkan pengumuman yang terbuka, akses yang setara ke dokumen tender, dan komunikasi yang jelas tentang kriteria dan proses pengambilan keputusan. Transparansi ini penting untuk membangun kepercayaan di antara peserta tender, mencegah praktik korupsi, serta agar semua peserta mempunyai kesempatan yang sama untuk bersaing.

b. Sistem Evaluasi yang Adil

Sistem evaluasi yang adil adalah syarat penting lainnya untuk menentukan pemenang tender secara objektif. Cara pencarian supplier atau vendor harus didasarkan pada kriteria yang jelas dan terukur, seperti kualitas, harga, kemampuan teknis, dan rekam jejak. Penting untuk menetapkan sistem penilaian yang transparan dan konsisten, serta melakukan evaluasi oleh tim yang kompeten dan tidak memiliki konflik kepentingan dengan peserta tender.

c. Kelengkapan Dokumen

Dokumen yang dimaksud mencakup proposal teknis, penawaran harga, bukti kualifikasi, serta dokumen pendukung lainnya yang diperlukan sesuai dengan persyaratan tender. Dokumen ini harus disusun dengan teliti dan detail, supaya semua informasi yang diperlukan untuk evaluasi bisa didapatkan perusahaan dengan mudah. Kelengkapan dokumen tidak hanya memudahkan proses evaluasi tetapi juga mencerminkan profesionalitas dan kemampuan vendor.

d. Penawaran yang Kompetitif

Peserta harus memberikan penawaran yang tidak hanya menarik dari segi harga tetapi juga menawarkan nilai tambah, seperti kualitas, inovasi, atau efisiensi. Penawaran ini juga harus bersifat realistis dan sesuai budget serta ruang lingkup proyek yang akan dilaksanakan perusahaan. Harga yang terlalu rendah atau tidak realistis justru dapat menimbulkan kecurigaan pada kemampuan vendor dalam menyelesaikan proyek dengan sukses.

e. Kepatuhan terhadap Peraturan Tender

Kepatuhan terhadap peraturan tender adalah prinsip dasar yang tidak boleh diabaikan. Hal ini mencakup semua aturan, regulasi, dan prosedur yang ditetapkan dalam dokumen tender. Vendor atau pemasok harus memastikan bahwa mereka paham dan patuh terhadap semua syarat hukum, etika, dan administratif yang berlaku. Kepatuhan ini tidak hanya penting untuk memenuhi aspek legal tetapi juga untuk menunjukkan integritas dan kredibilitas peserta tender.

Baca juga: 16 Cara dan Tips Penting Memenangkan Tender Proyek

5. Jenis-Jenis Tender

Dalam pengelolaan procurement management, berbagai jenis tender digunakan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara efektif. Setiap jenis tender menawarkan pendekatan yang berbeda dalam seleksi penyedia, memungkinkan Anda untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik proyek atau bisnis. Berikut jenis-jenis tender yang dapat  digunakan dalam proyek bisnis Anda,

a. Open Tender

Jenis yang pertama dalam tender adalah open tender atau tender terbuka, yang merupakan jenis yang memberikan kesempatan partisipasi secara terbuka untuk semua pihak yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Open tender artinya sebuah proses transparan, dimana pengumuman tender diumumkan secara luas dan terbuka untuk siapa saja yang berminat.

Keuntungan utama dari open tender ini adalah peningkatan persaingan yang tinggi, sehingga banyak vendor yang dapat mengajukan penawaran. Hal ini dapat mendorong harga yang bersaing dan memberikan peluang kepada vendor yang lebih kecil untuk berpartisipasi dalam proyek yang tersedia. Open tender ini menggambarkan pendekatan yang inklusif dan terbuka, dan menciotakan kesempatan luas bagi penyedian untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan.

b. Restricted Tender

Berbeda dengan jenis tender sebelumnya, closed tender artinya jenis yang membatasi partisipasi hanya untuk vendor yang diundang oleh perusahaan atau organisasi pengadaan. Undangan tersebut diberikan berdasarkan kriteris tertentu, seperti rekam jejak, kualifikasi teknis, atau kapasitas finansial, sehingga jenis ini biasa digunakan untuk proyek-proyek yang memerlukan tingkat keahlian atau keamanan tertentu dimana hanya vendor yang sudah terverifikasi yang dapat mengajukan penawaran.

Keunggulan closed tender adalah kontrol yang lebih besar yang dimiliki organisasi terhadap pada vendor, dan memungkinkan pengadaan sumber daya yang lebih tepat dan sesuai dengan kebutuhan proyek. Akan tetapi, jenis ini juga dapat mengurangi tingkat persaingan, sehingga organisasi harus memastikan bahwa undangan diberikan secara adil dan transparan.

c. Negotiated Tender

Negotiated tender adalah jenis proses pengadaan di mana organisasi memilih penyedia tertentu dan melakukan negosiasi langsung mengenai harga dan ketentuan kontrak. Hal ini sering digunakan dalam situasi mendesak atau saat perusahaan sudah memiliki hubungan jangka panjang dengan penyedia tertentu yang dianggap dapat memenuhi kebutuhan proyek.

Keuntungan dari jenis tender ini adalah fleksibilitas dalam menyesuaikan harga dan syarat kontrak sesuai dengan kebutuhan proyek yang spesifik. Selain itu, prosesnya dapat lebih cepat dibandingkan dengan metode tender lainnya, karena tidak melibatkan proses seleksi terbuka, sehingga pengadaan dapat lebih efisien dan tepat waktu.

d. Two-Stage Tender

Jenis selanjutnya adalah two-stage tender yang merupakan jenis yang melibatkan dua tahap proses, tahapan pertama disebut tender pra-kualifikasi yaitu tahapan yang digunakan untuk memilih sejumlah penyedia berdasarkan kriteria kualifikasi tertentu, dan tahap kedua melibatkan pengajuan penawaran dari penyedia yang telah lolos pra-kualifikasi.

Jenis ini biasanya digunakan untuk proyek-proyek yang kompleks dan inovatif, dimana perusahaan atau organisasi juga ingin memastikan bahwa penyedia memiliki pemahaman mendalam mengenai kebutuhan proyek sebelum mengajukan penawaran formal. Keunggulan dari two-stage tender adalah fleksibilitasnya dalam memfasilitasi kolaborasi lebih awal antara organisasi dan vendor, sehingga memungkinkan vendor untuk memberikan inputnya sejak awal dan menghasilkan penawaran yang lebihbaik sesuai dengan kebutuhan proyek.

e. E-Tender

Jenis e-tender artinya tendering elektronik yang mengacu pada penggunaan platform digital untuk mengelola seluruh proses tender. Dengan menggunakan jenis ini, perusahaan atau organisasi dapat mengumumkan, mengelola, dan mengevaluasi penawaran secara online, sehingga dapat mempercepat proses pengadaan dengan mengurangi keterlambatan dan kesalahan yang mungkin terjadi.

Keuntungan e-tendering ini adalah vendor dapat lebih mudah untuk mengakses informasi mengenai proses poyek, mengajukan penawaran secara online, dan mengikuti proses evaluasi dengan lebih terstruktur. Tetapi, perusahaan perlu memastikan bahwa platform yang digunakan aman dan dapat diandalkan sehingga dapat menjaga keamanan informasi dan kebijakan privasi dalam pelaksanaan e-tendering.

Baca juga: Penerapan E Procurement untuk Transparansi Pengadaan

7. Kesimpulan

Dari penjelasan sebelumnya mengenai apa itu tender, tahapan, serta jenisnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa tender dalam procurement management menjadi suatu mekanisme vital yang membentuk dasar bagi pemilihan penyedia barang atau jasa melalui proses kompetitif. Tender ini memiliki tahapan dan jenis yang masing-masing memiliki peran dan kriteria yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.

Dengan demikian, pemahaman mendalam tentang tender, tahap-tahapnya, dan jenis-jenisnya menjadi kunci dalam kesuksesan pengelolaan pengadaan. Organisasi atau perusahaan yang menerapkan proses tendering dengan baik dapat memastikan bahwa pemilihan penyedia dilakukan secara adil, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan proyek atau bisnisnya.