Apa itu Tender? Ini Pengertian, Fungsi, Syarat, dan Jenisnya

Bagi perusahaan yang menginginkan kelancaran dalam proses pengadaan, proses tender seringkali menjadi tantangan. Banyak bisnis kesulitan memilih penyedia yang sesuai karena kurangnya transparansi, harga yang tidak kompetitif, atau kualitas yang tidak sesuai harapan.

Kesalahan dalam memilih penyedia dapat memperlambat proses pengadaan dan menambah biaya tersembunyi. Untuk mencegah hal tersebut, pahami dengan baik apa itu tender, sehingga perusahaan dapat memilih pemasok yang menawarkan harga kompetitif dan kualitas sesuai standar.

Artikel ini akan memberikan pemahaman tentang tender, fungsinya, syarat-syarat yang harus dipenuhi, dan jenis-jenis tender yang dapat membantu melancarkan proses pengadaan barang atau jasa. Dengan informasi ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam memilih penyedia layanan.

1. Apa itu Tender?

Tender adalah proses seleksi terbuka yang digunakan untuk memilih penyedia barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dengan mengundang penawaran dari berbagai pihak yang memenuhi syarat. Proses ini biasanya diatur oleh regulasi yang ketat agar prosesnya berjalan denga adil dan transparan, terutama pada proyek-proyek pemerintah.

Tujuan dari tender adalah untuk mendapatkan penawaran yang paling kompetitif, baik dari segi harga, kesesuaian, maupun kualitas. Proses ini umumnya diterapkan oleh sektor swasta dan pemerintah. Selama seleksi tender, setiap penawaran dievaluasi dengan hati-hati agar mereka dipastikan memenuhi semua persyaratan teknis dan anggaran yang telah ditetapkan.

Setelah semua penawaran diterima, penyelenggara tender akan menilai setiap proposal berdasarkan kriteria yang relevan. Penilaian ini tidak hanya melibatkan harga, tetapi juga mempertimbangkan kualitas, kemampuan teknis, dan keandalan penyedia barang atau jasa tersebut.

2. Apa Tujuan Tender?

Tender berfungsi untuk membantu perusahaan mendapatkan penawaran terbaik, baik dari segi harga, kualitas, maupun kesesuaian, dengan regulasi yang memastikan transparansi, keadilan, dan efisiensi, terutama dalam pengadaan yang melibatkan pemerintah.

Untuk lebih memahami fungsi dan tujuan ini dalam suatu proyek, penting untuk merujuk pada Perpres Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Berdasarkan peraturan ini, berikut adalah tujuan utama dari proses proyek:

• Mendorong Peran Pelaku Usaha Nasional: Tender membantu mendorong peran pelaku usaha berskala nasional untuk berkompetisi, sehingga mereka mendapatkan proyek yang sesuai dengan kapabilitas mereka.
• Mendukung Pengembangan Bisnis Mikro dan Kecil: Tender memberikan peluang kepada usaha mikro dan kecil untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa. Hal ini membantu mereka dalam mengembangkan usahanya melalui akses proyek besar.
• Menunjang Pemakaian Produk Lokal: Mendukung pemakaian produk lokal atau dalam negeri agar pengadaan barang/jasa meningkatkan kinerja ekonomi domestik dan memperkuat industri lokal.
• Membangkitkan Kerja Sama dalam Industri Kreatif: Proses ini dapat membuka peluang kerja sama dalam industri kreatif yang mendorong inovasi dan kolaborasi antara penyedia barang/jasa dan klien.
• Menghasilkan Pengadaan dengan Uang Negara: Bertujuan untuk menghasilkan barang/jasa yang dibiayai dengan uang negara, memastikan bahwa anggaran publik digunakan secara transparan dan efisien.
• Membangun Pengadaan Berkelanjutan: Proses proyek berperan penting dalam pengadaan yang berkelanjutan untuk memudahkan perusahaan dalam memilih produk atau jasa yang ramah lingkungan, serta mendukung tujuan keberlanjutan jangka panjang.
• Akselerasi Pemerataan Ekonomi: Melalui proses ini, kesempatan untuk meratakan ekonomi dan memperluas usaha dapat dipercepat dengan memberikan peluang bagi berbagai skala usaha untuk ikut serta dalam pengadaan proyek.

3. Tahapan dalam Proses Tender

Proses tender dimulai dengan beberapa tahapan sistematis, mulai dari persiapan dokumen hingga pelaksanaan kontrak. Tahapan-tahapan ini melibatkan berbagai pihak dan bertujuan untuk memastikan transparansi, keadilan, dan efisiensi dalam pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa tahapan dalam proses:

a. Persiapan Dokumen Tender

Pemberi kerja harus menyusun dokumen proyek yang mencakup informasi seperti kebutuhan, spesifikasi, persyaratan, dan kriteria penilaian. Dokumen ini harus disusun secara jelas dan lengkap agar peserta proyek dapat memahaminya dengan mudah dan cepat.

b. Pengumuman Tender

Proyek kemudian diumumkan melalui media yang telah disepakati, mencantumkan informasi penting seperti nama pemberi kerja, ruang lingkup pekerjaan, serta batas waktu pengajuan penawaran. Pengumuman ini juga memberikan detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan dan persyaratan untuk peserta.

c. Pendaftaran dan Pengunduhan Dokumen

Setelah pengumuman, vendor yang tertarik dapat mendaftar dan mengunduh dokumen proyek. Dokumen ini berisi informasi detail yang perlu dipahami sebelum mengajukan penawaran, termasuk spesifikasi teknis dan ketentuan lainnya.

d. Penjelasan Tender (Aanwijzing)

Pada tahap ini, penyelenggara mengadakan sesi tanya jawab dengan peserta untuk menjelaskan persyaratan proyek tersebut lebih lanjut dan memberikan kesempatan untuk klarifikasi. Proses ini penting sebab semua pihak harus memiliki pemahaman yang sama tentang tender yang diajukan.

e. Penerimaan Penawaran

Setelah pengumuman tender, perusahaan mulai menerima penawaran dari penyedia yang memenuhi syarat. Selanjutnya, semua penawaran harus mengikuti format yang telah ditentukan agar proses validasi dapat dilakukan secara tepat. Selain itu, penawaran tersebut mencakup aspek administrasi, teknis, serta rincian harga sehingga dapat dievaluasi secara menyeluruh.

f. Evaluasi Penawaran

Panitia akan mengevaluasi proposal berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan setelah penawarannya diterima. Kriteria tersebut meliputi harga, kualitas, pengalaman, dan kelayakan teknis. Proses evaluasi ini dilakukan agar perusahaan memilih penyedia yang paling memenuhi syarat.

g. Pengumuman Pemenang

Setelah evaluasi selesai, penyelenggara akan mengumumkan pemenang yang paling memenuhi syarat. Pengumuman ini merupakan langkah penting dalam proses pengadaan, karena memastikan bahwa pemilihan penyedia dilakukan dengan transparansi dan keadilan.

h. Penandatanganan Kontrak

Tahap akhir dalam proses ini adalah penandatanganan kontrak antara pemberi proyek dan vendor terpilih. Pada tahap ini, kontrak mengatur seluruh syarat yang disepakati. Selain itu, kontrak menjadi dasar hukum kerja sama. Dengan demikian, proses ini menandai dimulainya pelaksanaan pengadaan.

i. Pelaksanaan Kontrak

Setelah kontrak ditandatangani, vendor mulai melaksanakan kewajibannya sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak. Selama pelaksanaan, perusahaan harus secara rutin memantau kinerja vendor untuk memastikan kualitas dan tenggat waktu dipenuhi.

j. Penyelesaian Proyek

Penyedia jasa harus menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan ketentuan kontrak, termasuk melakukan uji coba atau pengujian jika diperlukan. Jika ada kekurangan atau kesalahan pada pekerjaan, penyedia jasa bertanggung jawab untuk melakukan perbaikan sesuai kesepakatan dalam kontrak. Pembayaran dilakukan setelah pekerjaan selesai sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

4. Syarat dan Ketentuan dalam Tender

Dalam menjalankan proses berikut, tentu baik vendor atau pemasok dan perusahaan perlu memenuhi sejumlah syarat dan ketentuan. Hal ini diperlukan agar procurement management secara menyeluruh dapat berjalan lancar. Beberapa syarat dan ketentuan tersebut yaitu:

a. Memenuhi Persyaratan Legalitas Perusahaan

Proyek mengharuskan perusahaan menunjukkan bukti legalitas, seperti SIUP, NPWP, dan TDP. Dengan demikian, perusahaan dapat dipastikan memenuhi standar hukum yang berlaku. Selain itu, hal ini juga mendukung proses pengadaan agar berjalan tertib dan transparan.

b. Melakukan Riset Kemampuan Perusahaan

Perusahaan atau vendor perlu melakukan riset terkait penyelenggara dan proyek yang ditenderkan. Dengan demikian, vendor dapat memastikan kemampuannya sesuai dengan kebutuhan proyek. Selain itu, riset ini membantu menilai kesesuaian klasifikasi dan skala pekerjaan.

c. Memenuhi Ketentuan Penawaran yang Diberikan

Syarat penting ialah memastikan bahwa penawaran yang diajukan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan penyelenggara. Vendor harus memastikan penawaran harga dan layanan sesuai dengan persyaratan, sehingga proyek dapat dilaksanakan sesuai kesepakatan yang telah ditetapkan.

d. Menyesuaikan Penawaran dengan Kesepakatan

Penyelenggara ini akan memberikan harga atau layanan sesuai dengan regulasi yang ada. Vendor harus menyesuaikan penawaran mereka agar sesuai dengan anggaran yang disepakati tanpa mengorbankan kualitas atau melanggar ketentuan hukum yang berlaku.

e. Ketelitian dalam Penyusunan Dokumen

Kesalahan dalam dokumen tender offer dapat berakibat fatal. Oleh karena itu, peserta harus memastikan bahwa setiap dokumen yang diajukan jelas dan sesuai dengan deskripsi yang diminta. Ketelitian dalam menyiapkan dokumen sangat penting untuk menghindari kesalahan yang dapat merugikan pihak-pihak terkait.

f. Mencari Informasi Pengadaan

Mencari informasi terkait pengadaan sangat penting, terutama melalui portal e-procurement atau instansi terkait. Informasi yang akurat dan lengkap membantu peserta dalam menyusun tender offer yang tepat dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, meningkatkan peluang untuk memenangkan.

g. Kesesuaian Barang atau Jasa dengan Dokumen Tender

Kesesuaian barang atau jasa dengan spesifikasi dalam dokumen tender sangat penting. Oleh karena itu, peserta perlu memastikan hal tersebut sejak awal. Dengan demikian, peluang untuk memenuhi harapan penyelenggara dan memenangkan tender akan semakin besar.

Dalam konteks ini, peran admin tender sangat penting untuk memastikan seluruh proses berjalan sesuai regulasi. Admin tender bertanggung jawab memverifikasi kepatuhan terhadap dokumen, memantau kesesuaian administratif, serta menjamin setiap langkah tender dilakukan transparan dan sesuai dengan standar hukum yang berlaku.

5. Apa Saja Dokumen yang Diperlukan dalam Penawaran Tender?

Dokumen penawaran tender umumnya berisi surat penawaran, rincian teknis, dan harga yang diajukan, serta dokumen pendukung lainnya, seperti data perusahaan, surat pernyataan integritas, dan dokumen legalitas. Berikut ini adalah penjelasan lebih lanjut mengenai komponen yang ada dalam dokumen penawaran tender:

a. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah okumen resmi yang menyatakan niat perusahaan untuk mengikuti tender sekaligus komitmen menjalankan pekerjaan sesuai persyaratan. Dengan demikian, dokumen ini mencerminkan keseriusan perusahaan. Selain itu, surat penawaran juga menjadi dasar penilaian awal dalam proses seleksi.

b. Penawaran Teknis dan Rencana Kerja

Penawaran teknis memuat metodologi, jadwal, personel, peralatan, dan spesifikasi teknis. Dengan demikian, bagian ini memberi gambaran pelaksanaan proyek. Selain itu, menunjukkan efisiensi rencana kerja perusahaan.

Sedangkan, rencana kerja menjelaskan langkah-langkah yang akan diambil untuk menyelesaikan proyek secara detail. Ini mencakup alur kerja, langkah operasional, serta penjadwalan yang memastikan proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.

c. Penawaran Harga

Penawaran harga merinci biaya proyek, termasuk total dan PPN. Dengan demikian, alokasi anggaran menjadi jelas. Selain itu, harga dapat disesuaikan dengan anggaran proyek sehingga transparansi tetap terjaga.

d. Dokumen Kualifikasi dan Sertifikasi

Dokumen kualifikasi memastikan bahwa perusahaan yang mengikuti tender memenuhi persyaratan hukum dan administratif yang berlaku. Dengan dokumen ini, panitia tender dapat menilai kelayakan perusahaan sebelum melanjutkan ke tahap evaluasi teknis dan finansial, memastikan semua persyaratan legal dan administratif dipenuhi.

e. Surat Pernyataan dan Jaminan Bank

Surat pernyataan berisi komitmen perusahaan terkait kesanggupan dan integritas dalam mengikuti tender. Dokumen ini juga mencakup pernyataan untuk tidak mengajukan keberatan atau sanksi, serta memastikan

Jaminan bank, di sisi lain, memastikan bahwa perusahaan akan menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Jaminan ini memberikan keyakinan kepada pihak terkait bahwa proyek akan dikerjakan dengan baik dan memenuhi semua persyaratan yang tercantum dalam perjanjian tender.

Menurut Four BT, dalam industri konstruksi, tingkat keberhasilan tender rata-rata adalah sekitar 25%. Namun, dengan perencanaan biaya yang lebih matang dan strategi penawaran yang efisien, angka tersebut dapat meningkat secara signifikan. Strategi penawaran yang terstruktur akan meningkatkan peluang perusahaan untuk memenangkan kontrak dan memperoleh hasil yang lebih menguntungkan.

6. Jenis-Jenis Tender

Tender dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan metode yang digunakan, seperti terbuka, terbatas, negosiasi, dan cepat. Berikut beberapa jenis yang digunakan dalam bisnis:

a. Open Tender (Tender Terbuka)

Open tender adalah sistem lelang yang mengundang semua vendor yang memenuhi syarat. Dengan demikian, prosesnya terbuka dan transparan. Selain itu, persaingan menjadi lebih luas, termasuk bagi vendor skala kecil.

b. Restricted Tender (Tender Tertutup)

Berbeda dengan open, restricted tender membatasi partisipasi hanya untuk vendor yang diundang. Undangan ini diberikan berdasarkan kriteria tertentu, seperti rekam jejak atau kualifikasi teknis. Keuntungannya adalah kontrol yang lebih besar terhadap vendor yang terlibat, meski dapat mengurangi tingkat persaingan.

c. Negotiated Tender (Tender Negosiasi)

Pada negotiated tender, organisasi memilih penyedia tertentu dan melakukan negosiasi langsung mengenai harga dan ketentuan kontrak. Sistem lelang proyek ini biasanya digunakan untuk situasi mendesak atau ketika perusahaan telah memiliki hubungan panjang dengan penyedia, memungkinkan proses yang lebih fleksibel dan efisien.

d. Two-Stage Tender

Two-stage tender terdiri dari tahap pra-kualifikasi dan pengajuan penawaran. Dengan demikian, metode ini cocok untuk proyek kompleks. Selain itu, kolaborasi dapat dimulai lebih awal sehingga pemahaman kebutuhan menjadi lebih mendalam.

e. Selective Tender (Tender Selektif)

Tender selektif adalah proses pengadaan di mana hanya perusahaan dengan kualifikasi tertentu yang dipilih untuk mengikuti proses tender. Sistem lelang proyek ini bertujuan untuk memastikan bahwa penyedia barang atau jasa yang berpartisipasi memiliki kapasitas dan kompetensi yang memadai untuk memenuhi kebutuhan proyek.

f. Tender Undangan (Invitational Tender)

Pada invitational/invited tender, hanya vendor yang diundang langsung oleh pemilik proyek yang dapat mengajukan penawaran. Biasanya, penawaran tender proyek ini digunakan untuk proyek dengan spesifikasi khusus, memungkinkan pemilik proyek untuk bekerja dengan kontraktor yang sudah memiliki hubungan dan rekam jejak yang baik.

g. International Open Tender

International open tender adalah pelelangan terbuka bagi vendor internasional. Dengan demikian, metode ini cocok untuk proyek besar atau pendanaan global. Selain itu, pemilik proyek dapat memperoleh penawaran yang lebih kompetitif dari berbagai negara.

h. E-Tendering

E-tendering menggunakan platform digital untuk mengelola proses pelelangan. Dengan metode ini, pengumuman, pengajuan, dan evaluasi penawaran dilakukan secara elektronik, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya administrasi, dan memperluas partisipasi kontraktor dari berbagai lokasi.

Berbagai jenis tender memiliki karakteristik yang berbeda, dan untuk mempermudah pengelolaan, aplikasi tender adalah solusi yang ideal. Aplikasi ini mendukung seluruh proses, mulai dari pengumuman hingga evaluasi, dengan memanfaatkan teknologi untuk mempercepat dan menyederhanakan alur kerja pengadaan, memastikan efisiensi dan transparansi.

7. Kesalahan Umum dalam Proses Tender

Dalam proses tender, baik penyelenggara maupun peserta dapat membuat kesalahan yang menghambat kelancaran dan hasil yang optimal. Beberapa kesalahan ini perlu dihindari agar proses tender berjalan efektif, transparan, dan sesuai dengan ketentuan yang ada. Berikut ini adalah kesalahan yang sering terjadi baik dari penyelenggara maupun peserta.

a. Kesalahan Penyelenggara Tender

Penyelenggara tender yang kurang cermat dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan peserta dan menghambat proses tender. Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering terjadi:

• Dokumen Tidak Sesuai Regulasi: Dokumen tender yang mengacu pada peraturan yang sudah usang atau tidak diperbarui dapat membingungkan peserta dan mengarah pada ketidaksesuaian dalam proses seleksi.
• Spesifikasi yang Tidak Jelas: Spesifikasi teknis yang ambigu atau tidak proporsional membuat peserta kesulitan memahami persyaratan yang harus dipenuhi, yang dapat menyebabkan penawaran yang tidak sesuai.
• Ketentuan Kontrak Tidak Melindungi: Kontrak yang disusun tanpa memperhatikan kepentingan negara atau ketentuan yang jelas dapat merugikan kedua belah pihak dan mempengaruhi kelancaran proyek.
• Tindak Pidana Korupsi, Kolusi, atau Nepotisme (KKN): Tuduhan atau adanya dugaan KKN dalam proses tender dapat merusak integritasnya, merugikan peserta yang memenuhi persyaratan, dan menciptakan ketidakadilan.

b. Kesalahan Peserta Tender

Kesalahan yang dilakukan peserta tender juga dapat berdampak signifikan pada hasil yang diterima. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi:

• Tidak Memahami Dokumen Tender: Peserta yang tidak membaca dan menganalisis dokumen tender dengan mendalam, seperti KAK dan spesifikasi, berisiko mengajukan penawaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau persyaratan.
• Kesalahan Administratif: Kesalahan administratif, seperti tidak menandatangani dokumen penting atau mengirimkan dokumen yang tidak lengkap (NIB, NPWP, SPT), dapat langsung mendiskualifikasi penawaran peserta.
• Penawaran Harga Tidak Kompetitif: Menawarkan harga yang terlalu tinggi atau rendah tanpa rincian yang jelas dapat mengurangi daya saing peserta. Harga yang tidak sesuai dengan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) juga dapat merugikan peserta.
• Dokumen yang Tidak Konsisten: Ketidakcocokan informasi antara dokumen yang diserahkan dapat menimbulkan keraguan terhadap integritas dan kemampuan peserta untuk menjalankan proyek sesuai dengan ketentuan yang ada.
• Tidak Memenuhi Syarat Teknis atau Sertifikasi: Peserta yang tidak menyertakan sertifikasi wajib, seperti ISO atau TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri), berisiko disingkirkan dari proses seleksi tender.
• Kurang Pengalaman: Peserta yang tidak memiliki pengalaman yang relevan dengan proyek besar atau kompleks dapat dianggap tidak memenuhi syarat, yang mempengaruhi kelayakan penawaran mereka.
• Mengabaikan Batas Waktu: Pengajuan yang terlambat dapat menyebabkan diskwalifikasi, bahkan jika seluruh dokumen sudah lengkap dan sesuai dengan persyaratan.

8. Kesimpulan

Tender adalah proses seleksi yang dilakukan oleh instansi pemerintah atau perusahaan untuk memilih penyedia barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dengan harga dan kualitas terbaik. Proses ini diatur oleh Peraturan Presiden No. 12 Tahun 2021, mencakup berbagai jenis tender seperti terbuka, cepat, penunjukan langsung, dan e-purchasing.

Tujuan tender adalah untuk mendapatkan penawaran terbaik dengan harga dan kualitas yang sesuai. Syarat mengikuti tender meliputi legalitas dan kesesuaian dokumen. Untuk mempermudah pengelolaan tender, ScaleOcean menawarkan software purchasing terintegrasi yang meningkatkan efisiensi perencanaan, pengawasan, dan pelaporan, lengkap dengan demo gratis.