Bayangkan jika proses pengadaan di perusahaan Anda selalu terlambat, anggaran sering membengkak, dan koordinasi dengan vendor berantakan. Akibatnya, bukan hanya operasional yang terganggu, tapi juga potensi kerugian finansial yang semakin besar.
Inilah realita yang masih dialami banyak bisnis ketika mengandalkan cara manual dalam mengelola pengadaan barang dan jasa. E-procurement software hadir sebagai solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
Dengan sistem yang mampu mengotomatisasi alur pengadaan dari awal hingga akhir, perusahaan dapat mencapai efisiensi, transparansi, dan kontrol yang jauh lebih baik. Namun, memilih aplikasi e-procurement tidak bisa dilakukan secara asal, karena setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda.
Melalui artikel ini, kami akan membantu Anda menemukan rekomendasi 16 software e-procurement terbaik di Indonesia. Mulai dari solusi lokal hingga global, dari yang cocok untuk UKM hingga perusahaan besar, semuanya dirangkum agar Anda bisa memilih aplikasi procurement yang paling sesuai untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.
Key Takeaways- Aplikasi e-procurement adalah sistem digital yang mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran.
- Aplikasi e-procurement bermanfaat untuk mengelola permintaan pembelian, vendor, e-tendering, kontrak, pembuatan PO, serta penerimaan dan pembayaran secara otomatis.
- Contoh aplikasi procurement terbaik di Indonesia yaitu ScaleOcean, Oracle, SAP Ariba, Microsoft Dynamics, dan Procurify.
- ScaleOcean, hadirkan solusi all-in-one untuk otomatisasi alur pengadaan, meningkatkan efisiensi waktu, transparansi transaksi, dan penghematan biaya.
Apa itu Aplikasi e-Procurement?
E-procurement software adalah perangkat lunak untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Sistem ini mengotomatisasi permintaan pembelian, pemilihan vendor, hingga pembayaran, bertujuan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol dalam proses pengadaan di organisasi.
Sistem ini dilengkapi dengan fitur-fitur seperti manajemen vendor, permintaan pembelian, evaluasi penawaran, pembuatan pesanan, hingga pengelolaan kontrak. Dengan mengotomatisasi berbagai tugas manual, aplikasi procurement membantu mengurangi beban kerja dan memastikan proses pengadaan berjalan lebih cepat dan terkontrol.
16 Rekomendasi Software e-Procurement Terbaik untuk Pengadaan Bisnis
Setelah mengetahui definisi dan jenis-jenis aplikasi e-procurement, waktunya Anda mencari aplikasi pengadaan barang dan jasa di Indonesia yang cocok untuk bisnis Anda. Sebagai panduan Anda, kami telah merangkum informasi tentang beberapa software dengan rating dan popularitis tertinggi di Indonesia.
Berikut ini 16 contoh e-procurement software terbaik yang dapat diterapkan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia yang bisa Anda pertimbangkan. Di antaranya ScaleOcean, Oracle, Microsoft Dynamics, SAP, dan Coupa.
1. Software e-Procurement ScaleOcean
Aplikasi e-procurement ScaleOcean adalah solusi untuk untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara efisien dan terintegrasi. Procurement software ini membantu perusahaan mengontrol biaya, mengelola inventaris, dan meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatiskan alur pengadaan bisnis.
Untuk memudahkan Anda memahami cara kerja dan apa saja fitur yang tersedia dalam modul aplikasi e-procurement mereka, ScaleOcean juga menyediakan kesempatan untuk sesi demo gratis.
Berikut ini beberapa fitur purchasing software dari ScaleOcean:
- Automated purchase order management: menawarkan kemudahan pembuatan dan pengelolaan PO. Jadi, proses pembelian menjadi lebih cepat dan efisien.
- Vendor performance management: memantau dan mengevaluasi kinerja vendor. Sehingga perusahaan dapat memilih supplier berdasarkan data historis dan performa terkini.
- Budget control & cost monitoring: memantau pengeluaran pengadaan dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Real-time procurement tracking: memungkinkan pelacakan status pesanan pembelian secara langsung, sehingga penundaan atau masalah pengadaan dapat diminimalisir.
- Inventory management: membantu Anda tahu level stok terkini sehingga perencanaan pembelian tidak mengakibatkan kelebihan atau kekurangan persediaan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Dengan mengimplementasikan software procurement ini, proses pengadaan Anda akan berjalan lebih efisien, transparan, dan terkontrol. Jadi, aplikasi procurement tidak hanya mempermudah pengelolaan proses pengadaan, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif dan mendukung strategi bisnis jangka panjang.
2. Software Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud adalah contoh aplikasi e-procurement yang dirancang untuk mempermudah dan mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa dalam perusahaan. Dengan solusi berbasis cloud ini, bisnis dapat mengelola vendor, pesanan pembelian, serta kontrak secara lebih efisien, sekaligus meningkatkan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran.
Fitur Utama:
- Manajemen vendor terpusat dalam satu platform.
- Pemrosesan pesanan otomatis secara real-time.
- Analisis pengeluaran berbasis data mendalam.
- Pelacakan kontrak dari awal hingga selesai.
- Pemantauan kepatuhan terhadap peraturan procurement.
Cocok untuk: Perusahaan besar dengan lebih dari 10.000 karyawan serta berbagai industri seperti transportasi, pemerintahan, konstruksi, telekomunikasi, dan pendidikan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Aplikasi e-Procurement SAP Ariba
SAP Ariba adalah aplikasi procurement terkemuka yang membantu bisnis mengotomatisasi dan mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari sourcing hingga pembayaran. Dengan e-procurement software berbasis cloud ini, perusahaan dapat bekerja sama dengan vendor, melakukan negosiasi, dan melacak setiap transaksi dengan lebih mudah.
Fitur utama:
- Manajemen pengadaan end-to-end berbasis cloud.
- Pelacakan dan analisis pengeluaran real-time.
- Fitur e-sourcing dan e-contract terintegrasi.
- Pemantauan kepatuhan dan risiko vendor.
- Otomasi invoicing dan pembayaran.
Cocok untuk: Perusahaan besar dan organisasi global di berbagai industri, termasuk manufaktur, otomotif, farmasi, kimia, barang konsumen, dan jasa.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Software e-Procurement Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics 365 adalah contoh aplikasi e-procurement yang menggabungkan berbagai alat bisnis, termasuk pengelolaan pengadaan, ke dalam satu platform terintegrasi. Contoh e-procurement berbasis cloud ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola vendor, mengotomatisasi pembelian, dan melacak pengeluaran secara real-time.
Fitur utama:
- Integrasi dengan ekosistem Microsoft (Office, Teams, dll.).
- Pelacakan pengeluaran dan manajemen anggaran otomatis.
- Manajemen vendor dan kontrak terpusat.
- Otomasi pengadaan dan invoicing elektronik.
- Analitik real-time untuk pengambilan keputusan cepat.
Cocok untuk: Perusahaan dari semua ukuran, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan besar dan umumnya diterapkan pada organisasi yang sudah menggunakan Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Sistem e Procurement Coupa
Coupa Procurement adalah software pengadaan barang berbasis cloud yang dirancang untuk mengotomatiskan dan mengelola seluruh siklus pengadaan perusahaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran. Dengan Coupa, bisnis dapat memantau pengeluaran, mengelola vendor, dan memastikan kepatuhan dengan kebijakan pengadaan.
Fitur utama:
- Pelacakan pengeluaran real-time berbasis cloud
- Otomasi permintaan dan persetujuan pembelian
- Manajemen vendor dan kontrak terintegrasi
- Pelaporan dan analitik pengadaan berbasis data
- Kepatuhan pengadaan dengan audit terperinci
Cocok untuk: Berbagai jenis perusahaan dan industri, mulai dari manufaktur, otomotif, farmasi, kimia, barang konsumen, dan jasa.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Aplikasi e-Procurement Bridgenr
Bridgenr E-Procurement adalah contoh e procurement berbasis AI yang membantu perusahaan mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa. Dengan kemampuan analitik canggih dan fitur otomatisasi end-to-end, e procurement Indonesia ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan penghematan biaya dalam pengelolaan rantai pasok, mulai dari pemilihan pemasok hingga manajemen kontrak.
Fitur utama:
- Rekomendasi pemasok terbaik berdasarkan performa
- Pembuatan pesanan pembelian otomatis
- Analisis harga dinamis untuk negosiasi optimal
- Otomatisasi pemrosesan faktur dan laporan
- Pemantauan kepatuhan kontrak berbasis AI
Cocok untuk: Berbagai jenis perusahaan dan industri, mulai dari manufaktur, otomotif, farmasi, kimia, barang konsumen, dan jasa.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Software e-Procurement JAGGAER
JAGGAER adalah salah satu e auction software procurement terkemuka yang membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara efisien. Dengan solusi berbasis cloud, contoh e-procurement ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan proses procurement, meningkatkan visibilitas pengeluaran, dan memperkuat hubungan dengan vendor.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing dan pengadaan berbasis cloud.
- Otomasi proses pembelian dan pembayaran.
- Pelacakan kontrak dan manajemen vendor.
- Analitik pengeluaran real-time dan pelaporan.
- Kepatuhan procurement yang dapat disesuaikan.
Cocok untuk: Perusahaan besar yang beroperasi di berbagai industri seperti pendidikan tinggi, manufaktur, sektor publik, energi, layanan keuangan, serta transportasi dan logistik.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Aplikasi e-Procurement Procurify
Procurify adalah aplikasi pengadaan barang dan jasa berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan barang dan jasa secara lebih terorganisir dan transparan.
Dengan antarmuka yang user-friendly, contoh aplikasi e-procurement ini memungkinkan bisnis memantau permintaan pembelian, mengelola vendor, dan melacak pengeluaran secara real-time. e-procurement software ini sangat cocok untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan mengurangi kesalahan manual.
Fitur utama:
- Manajemen pengadaan terpusat berbasis cloud.
- Pelacakan pengeluaran real-time dan laporan otomatis.
- Persetujuan pembelian multi-tahap.
- Manajemen vendor dan kontrak terintegrasi.
- Notifikasi otomatis untuk persetujuan dan pembelian.
Cocok untuk: Bisnis menengah hingga perusahaan besar, biasanya dengan 50 hingga 10.000 karyawan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Software e-Procurement GEP Smart
GEP Smart adalah software pengadaan barang dan jasa berbasis cloud yang menawarkan solusi komprehensif untuk mengelola seluruh siklus pengadaan barang dan jasa. Dari sourcing hingga pembayaran, contoh e-procurement ini membantu bisnis memantau pengeluaran, mengelola vendor, dan mempercepat proses pengadaan dengan visibilitas penuh dan kontrol yang lebih baik.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing dan vendor terintegrasi.
- Otomasi permintaan pembelian dan pesanan.
- Analitik pengadaan berbasis data real-time.
- Manajemen kontrak dan pelacakan pembayaran.
- Kepatuhan pengadaan dengan audit otomatis.
Cocok untuk: Perusahaan menengah dan perusahaan dengan pertumbuhan tinggi yang ingin mengoptimalkan proses pengadaan langsung dan tidak langsung mereka
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Aplikasi e-Procurement Precoro
Precoro adalah contoh e procurement berbasis cloud yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses pengadaan di perusahaan. Dengan procurement software Precoro, bisnis dapat dengan mudah mengelola permintaan pembelian, memantau pengeluaran, dan memastikan transparansi dalam seluruh siklus procurement.
Fitur utama:
- Permintaan dan persetujuan pembelian otomatis.
- Manajemen vendor dan inventaris terintegrasi.
- Pelacakan pengeluaran real-time dengan laporan.
- Otomasi pembuatan pesanan pembelian.
- Notifikasi persetujuan pembelian multi-level.
Cocok untuk: Usaha kecil menengah (UKM), perusahaan yang berkembang pesat, dan perusahaan di berbagai sektor
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
11. Software e-Procurement ProcurePort
ProcurePort adalah contoh aplikasi e-procurement berbasis cloud yang menawarkan solusi lengkap untuk mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari sourcing hingga pembayaran. Dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan visibilitas dalam pengadaan, software procurement ProcurePort memfasilitasi perusahaan dalam mengelola vendor, mengotomatisasi pesanan, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing dan tender elektronik.
- Otomasi proses permintaan dan pesanan pembelian.
- Analitik pengeluaran dengan pelaporan real-time.
- Manajemen vendor dan kontrak berbasis cloud.
- Fitur e-auction untuk pengadaan kompetitif.
Cocok untuk: Usaha kecil hingga menengah (UKM) hingga perusahaan besar di berbagai industri seperti manufaktur, ritel, layanan, dan makanan & minuman
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
12. Sistem e Procurement Ivalua
Ivalua adalah aplikasi pengadaan barang dan jasa yang menyediakan solusi komprehensif untuk mengelola seluruh proses pengadaan secara end-to-end. Dari sourcing hingga pembayaran, Ivalua membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kepatuhan dalam pengelolaan vendor serta pengeluaran.
Fitur utama:
- Manajemen vendor terpusat dan pelacakan kontrak.
- Sourcing strategis dengan analitik pengadaan real-time.
- Otomasi proses pembelian dan pembayaran.
- Alat evaluasi kinerja pemasok yang terintegrasi.
- Analisis dan pelaporan pengeluaran berbasis data.
Cocok untuk: Perusahaan besar dan global dengan kebutuhan pengadaan yang kompleks dan terdesentralisasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
13. SynerTrade e-Procurement Software
SynerTrade adalah software procurement yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pengadaan secara menyeluruh. Mulai dari sourcing, manajemen vendor, hingga pelacakan pengeluaran, SynerTrade menyediakan alat yang efektif untuk mengotomatisasi dan mengontrol alur procurement.
Fitur utama:
- Manajemen pengadaan dan vendor berbasis cloud.
- Pelacakan pengeluaran real-time dan laporan otomatis.
- Sourcing strategis dengan alat e-auction.
- Otomasi proses pembelian dan persetujuan.
- Alat analitik untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Cocok untuk: Perusahaan besar dan multinasional dari berbagai industri, termasuk teknologi informasi dan layanan, manufaktur, keuangan, farmasi, dan TV & Media.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
14. Software e-Procurement Zycus
Zycus Procurement adalah aplikasi pengadaan barang dan jasa yang dirancang untuk mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan, dari sourcing hingga pembayaran. Dengan fokus pada efisiensi dan visibilitas pengeluaran, software procurement Zycus membantu bisnis mengelola vendor, mempercepat proses persetujuan, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan procurement.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing dan vendor terintegrasi.
- Otomasi proses pembelian dan pembayaran.
- Analitik pengeluaran dengan laporan real-time.
- Evaluasi dan kinerja pemasok otomatis.
- Sistem persetujuan pembelian multi-tahap.
Cocok untuk: Perusahaan berkembang hingga korporasi global, serta melayani beragam industri seperti elektronik, otomotif, layanan perbankan, farmasi, dan ritel.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
15. Accurate Procurement Software
Accurate adalah software akuntansi yang juga menyediakan fitur procurement untuk memudahkan pengelolaan pengadaan barang dan jasa. Dirancang untuk bisnis skala kecil hingga menengah, e procurement Indonesia tersebut menawarkan solusi lengkap dari manajemen inventaris, pembelian, hingga pembayaran.
Fitur utama:
- Manajemen inventaris dan pengadaan otomatis.
- Pelacakan real-time untuk pengeluaran dan stok.
- Integrasi akuntansi dengan pengadaan barang.
- Laporan keuangan dan pembelian otomatis.
- Persetujuan pembelian multi-level.
Cocok untuk: Perusahaan berkembang hingga korporasi global, serta melayani beragam industri seperti elektronik, otomotif, layanan perbankan, farmasi, dan ritel.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
16. Aplikasi Pengadaan Bonfire
Bonfire adalah aplikasi pengadaan elektronik berbasis cloud yang dirancang untuk mempermudah proses sourcing dan pengadaan secara transparan dan terorganisir.
Software procurement Bonfire menawarkan solusi komprehensif untuk bisnis dan organisasi sektor publik, dengan fitur yang memungkinkan manajemen vendor, evaluasi penawaran, dan pelacakan kontrak secara efisien. Cocok untuk perusahaan yang menginginkan visibilitas penuh dan kendali atas pengadaan, e-procurement software Bonfire memberikan proses yang lebih cepat dan otomatis.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing dan tender elektronik terintegrasi.
- Evaluasi penawaran otomatis dengan skor.
- Manajemen vendor dan kontrak berbasis cloud.
- Pelacakan dan pelaporan pengeluaran secara real-time.
- Sistem persetujuan pengadaan multi-tahap.
Cocok untuk: Perusahaan besar dan global dengan kebutuhan pengadaan yang kompleks dan terdesentralisasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Baca juga: 5 Jenis Software Purchasing untuk Pembelian Digital
Apa Saja Fitur Utama Aplikasi e-Procurement?
Ada beberapa fitur yang menjadi standar aplikasi e procurement. Fitur-fitur ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi, meminimalkan kesalahan manual, serta memastikan proses pengadaan berjalan lebih transparan dan terintegrasi.
Berikut adalah beberapa fitur utama yang perlu Anda ketahui sebelum memilih aplikasi e-procurement:
1. Manajemen Vendor
E procurement software menyediakan sistem terpusat untuk menyimpan dan mengelola data vendor. Dengan begitu, perusahaan dapat lebih mudah melakukan pencarian, penilaian, hingga evaluasi performa supplier berdasarkan data historis yang terdokumentasi.
2. E-Tendering
Proses tender dapat dilakukan sepenuhnya secara online, mulai dari pembuatan dokumen, publikasi, hingga penutupan tender. Hal ini meningkatkan transparansi, mempermudah monitoring, serta memastikan pemilihan vendor lebih objektif.
3. Automasi Permintaan Pengadaan
Fitur ini memungkinkan setiap departemen membuat permintaan pengadaan secara otomatis dan terdokumentasi. Proses yang sebelumnya memakan waktu kini dapat berjalan lebih cepat sekaligus mengurangi risiko miskomunikasi antar tim.
4. Manajemen Kontrak
Dengan fitur manajemen kontrak pada e auction software procurement, semua dokumen kontrak dapat dibuat, disimpan, dan dikelola secara aman dalam satu sistem. Hal ini membantu perusahaan meminimalisir risiko kehilangan dokumen sekaligus mempermudah akses ketika dibutuhkan.
5. Integrasi dengan Sistem Lainnya
Salah satu keunggulan utama aplikasi e-procurement adalah mampu diintegrasikan dengan sistem lain, seperti ERP dan software akuntansi. Integrasi ini memastikan data pengadaan dan keuangan berjalan selaras sehingga manajemen perusahaan bisa lebih optimal.
Apa Saja Jenis-jenis Software Procurement?
Procurement software adalah salah satu jenis solusi digital procurement yang banyak dicari dan digunakan. Namun, selain e-procurement, terdapat berbagai jenis software procurement lainnya yang digunakan pebisnis untuk mengoptimalkan proses pengadaan mereka. Dalam konteks ini, e-procurement di Indonesia juga semakin berkembang, seiring dengan kebutuhan perusahaan untuk mengadopsi solusi digital dalam pengadaan.
Berikut adalah beberapa jenis software procurement yang banyak digunakan di berbagai industri.
- E-Procurement: E-Procurement adalah software yang mengelola pengadaan barang dan jasa secara online. Aplikasi e-procurement memungkinkan proses pembelian, manajemen vendor, dan pembayaran dilakukan secara otomatis. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengelolaan pengadaan.
- Spend Analysis Software: Software e-procurement membantu bisnis menganalisis pengeluaran mereka. Dengan memanfaatkan data historis pengadaan, bisnis dapat mengidentifikasi peluang penghematan, mengurangi biaya pengadaan, dan membuat keputusan yang lebih strategis terkait anggaran.
- Supplier Relationship Management (SRM) Software: Menurut data Procurement Tactics, sebanyak 71% perusahaan membutuhkan paling tidak 51 supplier untuk optimalkan pengadaan mereka. Dengan SRM, Anda bisa memantau dan mengelola hubungan bisnis dengan 51 atau lebih supplier dengan mudah.
- Contract Management Software: Software procurement dirancang untuk mengelola siklus hidup kontrak, mulai dari pembuatan, penyimpanan, hingga pembaruan kontrak. Ini membantu mengurangi risiko kesalahan dan memastikan kepatuhan terhadap perjanjian yang telah disepakati.
Baca juga: 6 Tahapan Implementasi E Procurement di Perusahaan
Apa Manfaat Software e-Procurement bagi Bisnis?
Penerapan software e-purchasing memberikan banyak manfaat, seperti mempercepat proses pengadaan barang dan jasa serta meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Namun, keuntungan yang akan Anda dapatkan dari penggunaan sistem e-procurement tidak berhenti sampai disitu.
Berikut ini beberapa manfaat spesifik dari penggunaan e-procurement software:
- Mengefisiensikan Waktu dan Biaya: Berdasarkan data Veridion, sebanyak 67% perusahaan percaya bahwa pengabaian terhadap kebijakan procurement menjadi alasan utama munculnya pengeluaran tak terduga untuk pengadaan. Dengan bantuan sistem e-procurement, Anda bisa menganalisa dan memprediksi kebutuhan berdasarkan data historis sehingga meminimalisir pembelian tidak perlu atau kekurangan stok.
- Meningkatkan Transparansi Transaksi Pembelian: Melalui sistem e-procurement, perusahaan dapat memantau semua detail transaksi, mulai dari penawaran harga hingga spesifikasi barang dan proses pengiriman. Dengan transparansi yang terjamin, risiko penyelewengan dapat ditekan, sekaligus memastikan kelancaran pengadaan.
- Menghemat Biaya Transaksi: Penggunaan sistem e-procurement terbukti secara signifikan menghemat biaya transaksi, terutama dalam pengadaan skala besar. Studi dari Zipdo menunjukkan bahwa digitalisasi proses procurement dapat menurunkan biaya transaksi hingga 80%, dengan biaya pemrosesan yang sebelumnya mencapai US$75 per transaksi turun menjadi sekitar US$15–16 menggunakan e-procurement.
- Memudahkan Proses Pembelian (Lebih Fleksibel): ERP software procurement memungkinkan bisnis untuk mengakses data pemasok dari berbagai lokasi tanpa terbatas oleh jarak dan waktu. Dengan fitur seleksi supplier barang yang lebih mudah, perusahaan dapat membandingkan penawaran dan memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi harga, kualitas, maupun waktu pengiriman.
- Memperkuat Hubungan antara Perusahaan dan Pemasok: Aplikasi e-procurement memiliki fitur built-in message yang memungkinkan komunikasi langsung dengan supplier untuk negosiasi harga dan kontrak. Dengan sistem otomatis ini, Anda bisa melakukan negosiasi harga dan kontrak dengan lebih mudah dan cepat, tanpa perlu bolak-balik email atau panggilan telepon.
- Mendukung Kepatuhan terhadap Regulasi (Compliance): E-procurement software dapat memastikan semua proses pengadaan sesuai kebijakan perusahaan dan regulasi. Sistem ini mengotomatiskan audit dan dokumentasi, sehingga meminimalkan risiko kecurangan, kesalahan, dan sanksi hukum.
Tips Memilih Aplikasi E-Procurement yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih aplikasi e-procurement di Indonesia yang tepat untuk bisnis Anda bukanlah tugas yang mudah. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan pengadaan yang berbeda, dan solusi e-procurement software yang tepat dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional serta mengurangi biaya.
Agar tidak salah langkah dalam memilih, ada beberapa tips yang bisa Anda terapkan saat menentukan aplikasi e-procurement yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut adalah strategi praktikal yang dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
1. Kenali Kebutuhan Bisnis Anda
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah memahami dengan jelas apa yang bisnis Anda butuhkan. Apakah perusahaan Anda membutuhkan sistem pengadaan yang mengelola vendor, kontrak, atau analisis pengeluaran?
Pastikan Anda memiliki daftar prioritas sebelum memilih software e-procurement di Indonesia. Jangan tergoda oleh fitur canggih software procurement yang sebenarnya tidak dibutuhkan bisnis Anda, fokus pada apa yang benar-benar penting.
2. Pilih Aplikasi yang Mudah Digunakan
Tidak semua orang di perusahaan adalah ahli teknologi. Pilih e procurement software yang memiliki antarmuka yang user-friendly dan mudah dipelajari. Dengan begitu, tim Anda dapat langsung menggunakan aplikasi tersebut tanpa memerlukan waktu pelatihan yang panjang. Aplikasi yang mudah digunakan akan meningkatkan adopsi internal dan mempercepat alur kerja.
3. Pertimbangkan Skalabilitas Bisnis
Bisnis Anda akan berkembang seiring waktu, jadi pastikan aplikasi e-procurement yang Anda pilih dapat menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis tersebut. Pilih solusi yang dapat dengan mudah ditingkatkan fiturnya sesuai dengan kebutuhan bisnis di masa depan, tanpa harus berganti platform setiap beberapa tahun sekali.
4. Perhatikan Kemampuan Integrasi
Software ERP untuk procurement harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah digunakan di perusahaan, seperti software akuntansi atau ERP. Hal ini akan membantu Anda mengelola proses pengadaan dengan lebih lancar dan mencegah terjadinya duplikasi data atau kesalahan yang disebabkan oleh proses manual.
5. Evaluasi Dukungan Pelanggan
Jangan lupakan faktor penting ini! Dukungan teknis yang baik adalah kunci agar Anda tidak terjebak ketika menemui masalah teknis. Pastikan penyedia aplikasi e-procurement menawarkan layanan dukungan yang cepat dan responsif, baik melalui telepon, email, maupun live chat.
6. Cek Ulasan dan Rekomendasi
Sebelum membuat keputusan, pastikan Anda mencari ulasan dari pengguna lain yang telah menggunakan aplikasi e-procurement tersebut. Ulasan bisa memberi gambaran yang lebih jelas tentang kelebihan dan kekurangan dari masing-masing software procurement. Juga, jangan ragu meminta rekomendasi dari kolega bisnis yang memiliki pengalaman serupa.
Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat lebih yakin dalam memilih aplikasi e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Ingat, keputusan yang bijak akan membantu mengoptimalkan pengadaan dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda di masa depan!
Kesimpulan
Procurement software adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh alur pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Teknologi ini membantu perusahaan mengotomatiskan alur kerja pengadaan mereka, menjadikannya lebih efisien, transparan, dan terintegrasi dibandingkan proses manual.
Penggunaan e-Procurement telah terbukti mampu mengoptimalkan proses pengadaan di berbagai industri. Banyak perusahaan mulai beralih ke solusi ini untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Meskipun transisi ke sistem baru punya tantangan, kunci suksesnya adalah strategi implementasi yang tepat dan pelatihan yang memadai.
Seiring dengan kemajuan teknologi, e-Procurement akan terus berkembang, menawarkan solusi yang semakin inovatif dan efektif. Jika Anda tertarik untuk merasakan manfaatnya secara langsung, coba demo gratis software e-procurement ScaleOcean untuk melihat bagaimana platform kami bisa membantu mengoptimalkan pengadaan Anda.
FAQ:
1. Apakah procurement sama dengan purchasing?
Procurement dan purchasing sering digunakan secara bergantian, namun ada perbedaan. Procurement adalah proses yang lebih luas, mencakup perencanaan dan pengelolaan pengadaan, termasuk negosiasi kontrak dan hubungan dengan pemasok. Sedangkan purchasing lebih berfokus pada proses pembelian barang atau jasa secara langsung.
2. Apa tiga jenis pengadaan utama?
Tiga jenis pengadaan utama meliputi pengadaan langsung (direct procurement), pengadaan tidak langsung (indirect procurement), dan pengadaan berdasarkan kontrak jangka panjang. Masing-masing jenis pengadaan memiliki prosedur dan tujuan yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Mengapa e-procurement penting dalam proses pengadaan modern?
E-procurement mengurangi biaya administratif, meminimalkan kesalahan, dan memberikan wawasan tentang pola pengeluaran. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik serta membuat keputusan pembelian yang lebih strategis, sehingga meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan.
4. Apa saja aplikasi pengadaan?
Aplikasi pengadaan meliputi sumber, manajemen pemasok, manajemen hubungan pemasok, pengadaan untuk membayar, analisis pengeluaran, manajemen siklus hidup kontrak sisi beli, orkestrasi pengeluaran, dan aplikasi pengadaan lainnya. Semua aplikasi ini mengubah pengalaman pembelian bagi organisasi dengan meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan.
5. Dokumen pengadaan barang apa saja?
1. Surat Pesanan: Dokumen yang berisi detail pesanan barang atau jasa yang telah disepakati oleh penyedia dan pembeli.
2. Surat Hasil Pemeriksaan Barang/Jasa (Preview BAST): Dokumen yang digunakan untuk memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan kesepakatan.
3. Berita Acara Serah Terima (BAST): Dokumen yang mencatat serah terima barang atau jasa antara penyedia dan pembeli.
.png){kind=small}
 PTE LTD..png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
