Apa itu Strategic Sourcing dan Mengapa Penting dalam Bisnis?

Proses pengadaan barang merupakan suatu hal yang penting bagi perusahaan di industri apapun, dari industri manufaktur hingga otomotif. Maka dari itu, optimasi proses tersebut merupakan hal yang penting juga untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan menerapkan strategic sourcing.

Pada era digital ini, perusahaan cenderung menggunakan sistem seperti aplikasi E-Procurement untuk membantu meningkatkan tingkat keberhasilan proses pengadaan, termasuk juga procurement strategic sourcing. Pengadaan yang strategis lebih berfokus pada jangka panjang perusahaan dibandingkan dengan proses pengadaan tradisional.

Dengan adanya penerapan strategic sourcing, perusahaan dapat menjamin suatu proses pengadaan yang efektif dan efisien. Hal tersebut juga dapat membantu bisnis mencapai tujuan jangkanya dengan adanya kualitas dan ketersediaan barang kebutuhan yang konsisten dari awal hingga akhir.

Key Takeaways

• Strategic sourcing adalah proses pengadaan yang dilakukan secara strategis untuk memenuhi kebutuhan barang perusahaan.
• Beberapa manfaat penerapan strategic sourcing: Menurunkan biaya, mengurangi risiko kendala, ketersediaan barang berkualitas, meningkatkan efisiensi operasional, hubungan dengan vendor baik.
• Tantangan implementasi strategic sourcing meliputi resistensi terhadap perubahan, keterbatasan data, kompleksitas rantai pasokan global, kepatuhan pada regulasi.
• Salah satu strategi paling optimal untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut adalah dengan menerapkan software purchasing ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Strategic Sourcing

Strategic sourcing adalah pendekatan sistematis dalam pengadaan barang dan jasa yang bertujuan untuk mengoptimalkan biaya, kualitas, dan efisiensi. Proses ini melibatkan analisis kebutuhan perusahaan, evaluasi pasar, serta pembangunan hubungan jangka panjang dengan pemasok yang tepat untuk mencapai keunggulan kompetitif.

Berbeda dengan pembelian taktis yang reaktif, strategic sourcing bersifat proaktif, terencana, dan komprehensif. Pendekatan ini fokus pada pencapaian nilai total (total value) yang lebih besar, bukan hanya harga terendah. Ini melibatkan analisis yang lebih dalam terhadap harga, kualitas, dan keandalan vendor untuk memastikan solusi jangka panjang.

Metode pengadaan ini melibatkan tahapan-tahapan seperti analisis total pengeluaran, riset pasar dan supplier, negosiasi dan pemantauan periodik kinerja pemasok. Perusahaan juga cenderung menyusun sebuah vendor list terlebih dahulu setelah ditetapkannya kriteria atau persyaratan yang harus dipenuhi vendor barang pengadaan.

2. Tujuan dan Manfaat Strategic Sourcing

Strategic sourcing menawarkan berbagai manfaat penting yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses pengadaan jangka panjang. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penerapan strategic sourcing:

a. Pengurangan Biaya Operasional

Strategic sourcing membantu mengurangi biaya pengadaan secara keseluruhan melalui negosiasi yang lebih baik dan efisiensi operasional. Meskipun biaya awal mungkin lebih tinggi, proses yang terkelola dengan baik akan menurunkan pengeluaran dalam jangka panjang, memberikan penghematan yang signifikan bagi perusahaan.

b. Peningkatan Standar Kualitas

Melalui strategic sourcing, perusahaan dapat memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Memilih pemasok yang dapat diandalkan berdampak langsung pada kualitas produk akhir, meningkatkan kepuasan pelanggan dan keunggulan kompetitif perusahaan.

c. Efisiensi Proses Pengadaan

Strategic sourcing mempercepat proses procurement dengan mengurangi duplikasi upaya dan meningkatkan penggunaan waktu serta sumber daya. Efisiensi operasional yang tercipta mengarah pada pengurangan biaya dan meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.

d. Mempererat Hubungan dengan Vendor

Strategic sourcing membangun kemitraan yang lebih kuat dan saling menguntungkan dengan vendor. Kerjasama berulang dengan pemasok meningkatkan kondisi pengadaan, seperti harga yang lebih kompetitif dan layanan yang lebih responsif, memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan.

e. Visibilitas dan Transparansi yang Lebih Baik

Dengan strategic sourcing, perusahaan mendapatkan pandangan yang lebih menyeluruh terhadap pengeluaran dan pasar. Ini memungkinkan pemantauan yang lebih efektif terhadap kinerja pemasok, mempermudah evaluasi dan perencanaan untuk keputusan pengadaan yang lebih baik.

f. Pengelolaan dan Mitigasi Risiko

Strategic sourcing membantu mengurangi risiko ketergantungan pada pemasok tunggal atau gangguan pasokan lainnya. Melalui pemilihan pemasok yang lebih beragam dan andal, perusahaan dapat mengurangi potensi gangguan dalam rantai pasokan, menjaga kelancaran operasional bisnis.

3. Tahapan dalam Proses Strategic Sourcing

Tahapan-tahapan yang terlibat dalam proses strategic sourcing perlu dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan masing-masing perusahaan untuk mencapai hasil pengadaan yang lebih optimal. Akan tetapi, terdapat beberapa tahapan umum yang seringkali terlibat, yakni adalah sebagai berikut:

a. Identifikasi Kebutuhan Organisasi

Langkah pertama dalam strategic sourcing adalah pemetaan kebutuhan perusahaan. Perusahaan harus membuat daftar barang atau jasa yang benar-benar diperlukan, mulai dari bahan baku, peralatan, hingga layanan pendukung. Hal ini akan membantu tim procurement fokus pada kebutuhan yang memberikan nilai strategis bagi perusahaan.

Selain itu, langkah ini juga memperhitungkan kuantitas dan frekuensi pemakaian barang atau jasa tersebut. Informasi ini akan berguna dalam perhitungan volume pembelian yang dapat memengaruhi negosiasi harga atau memperoleh diskon dari pemasok, sehingga lebih efisien.

b. Riset Pasar dan Analisis Vendor

Tahapan berikutnya adalah melakukan riset pasar untuk mengumpulkan informasi tentang berbagai vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Proses ini melibatkan pengumpulan data dari berbagai sumber, seperti website resmi, marketplace B2B, atau rekomendasi dari rekan bisnis.

Setelah memperoleh informasi vendor, lakukan analisis untuk menilai reputasi, pengalaman, kapasitas produksi, serta stabilitas finansial vendor. Ini memastikan perusahaan memilih pemasok yang dapat diandalkan, serta memenuhi standar kualitas dan regulasi yang relevan.

c. Permintaan Penawaran (RFP)

Setelah kebutuhan dan vendor potensial teridentifikasi, tahap selanjutnya adalah menyusun dokumen Request for Proposal (RFP). RFP berisi deskripsi rinci tentang spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, volume, jadwal pengiriman, serta kriteria penilaian penawaran.

Dokumen ini kemudian dikirimkan kepada vendor-vendor yang telah dipilih, dengan tenggat waktu yang cukup bagi mereka untuk menyiapkan penawaran lengkap. Proses ini memastikan perusahaan menerima penawaran yang jelas dan sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

d. Evaluasi Penawaran dan Negosiasi

Setelah menerima penawaran, perusahaan harus melakukan evaluasi secara menyeluruh. Proses ini melibatkan perbandingan harga, jadwal penyelesaian, biaya tambahan, serta kebijakan retur atau kompensasi yang ditawarkan oleh masing-masing vendor.

Selain itu, perusahaan juga harus menghitung Total Cost of Ownership (TCO) untuk menentukan biaya jangka panjang yang terkait dengan pemeliharaan dan pelatihan. Berdasarkan analisis ini, perusahaan akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.

e. Seleksi dan Penetapan Kontrak

Pada tahap seleksi vendor, perusahaan menilai pemasok berdasarkan kualitas produk, harga bersaing, serta ketepatan waktu pengiriman. Evaluasi juga mencakup layanan tambahan seperti dukungan purna jual agar kerja sama berjalan efisien dan saling menguntungkan.

Setelah vendor ditetapkan, kontrak disusun dengan mencantumkan detail spesifikasi, harga, jadwal pembayaran, serta durasi kerja sama. Kejelasan kontrak penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan komitmen terpenuhi sesuai kesepakatan.

f. Implementasi dan Pengawasan (Monitoring)

Tahap implementasi dimulai setelah kontrak ditandatangani, meliputi pemesanan dan pengiriman sesuai jadwal yang telah disepakati. Tim logistik perlu memantau agar proses berjalan lancar dan risiko keterlambatan dapat diminimalkan.

Ketika barang atau jasa diterima, perusahaan wajib memeriksa kesesuaian dengan spesifikasi kontrak. Pengawasan ini memastikan kualitas terjaga dan hasil pengadaan memenuhi tujuan operasional perusahaan secara optimal.

4. Tantangan dalam Implementasi Strategic Sourcing

Proses penerapan strategic sourcing ke dalam perusahaan bukan merupakan sebuah hal yang dapat dilakukan secara langsung. Hal ini dikarenakan adanya beberapa tantangan yang menghambat terjadinya atau berjalan suksesnya implementasi. Berikut adalah beberapa dari tantangan tersebut:

a. Ketidakpastian Harga Bahan Baku

e. Kepatuhan terhadap Regulasi

Strategic sourcing harus selalu mengikuti berbagai peraturan dan hukum yang berlaku, baik di tingkat lokal maupun internasional. Ketidakpatuhan terhadap regulasi dapat menyebabkan denda, merusak reputasi, dan mengganggu rantai pasok. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa semua proses pengadaan memenuhi standar hukum dan etika yang relevan di setiap wilayah operasinya.

5. Tips Mengelola Vendor dengan Strategic Sourcing

Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat, perusahaan dapat memilih pemasok yang tidak hanya menawarkan harga terbaik, tetapi juga kualitas yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam proses strategic sourcing:

a. Manfaatkan Relasi dan Saran Bisnis

Mencari vendor berkualitas dapat dilakukan dengan memanfaatkan jaringan bisnis yang ada. Periksa rekomendasi dari rekan bisnis, asosiasi industri, atau komunitas UKM. Pengalaman langsung sering kali lebih dapat dipercaya dibandingkan hanya mengandalkan profil online, memberikan insight yang lebih realistis mengenai kualitas dan keandalan vendor.

b. Perhatikan Ketersediaan Pasokan Bahan Baku

Vendor yang bergantung pada bahan baku impor dapat menghadapi fluktuasi biaya dan waktu pengiriman yang tak terduga. Pastikan untuk menanyakan asal-usul bahan baku yang digunakan oleh vendor, serta bagaimana mereka menangani potensi perubahan biaya yang disebabkan oleh nilai tukar atau regulasi bea cukai.

c. Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Memberikan pelatihan secara berkala kepada tim sourcing adalah langkah krusial untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka tentang tren terbaru dalam industri serta strategi sourcing. Melalui investasi pada pengembangan sumber daya manusia ini, tim dapat membuat keputusan yang lebih baik dan beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar.

d. Lakukan Kunjungan ke Tempat Produksi Jika Memungkinkan

Untuk produk yang kompleks atau dalam skala besar, kunjungan langsung ke lokasi produksi vendor dapat memberikan gambaran nyata tentang proses dan kualitas produksi. Melalui kunjungan ini, perusahaan dapat memeriksa siklus produksi, manajemen gudang, hingga kondisi kerja yang dapat memengaruhi kualitas produk.

Menurut Intouch, kunjungan ke pemasok terutama vendor luar negeri dapat memberikan banyak manfaat strategis bagi perusahaan. Melalui interaksi langsung, perusahaan dapat memastikan kualitas produksi, memperkuat hubungan bisnis, memperjelas ekspektasi, serta meningkatkan komunikasi dan pengendalian risiko secara lebih efektif.

e. Bangun Hubungan yang Jelas dan Terbuka

Komunikasikan harapan dan ekspektasi dengan jelas kepada vendor, mulai dari spesifikasi produk hingga jadwal pengiriman dan anggaran. Dengan keterbukaan dan kejujuran di awal, hubungan yang transparan akan menciptakan kepercayaan antara kedua pihak, yang akan mendukung kerja sama jangka panjang yang sukses.

f. Terapkan Uji Coba Proyek Percobaan (Pilot Project)

Untuk proyek besar, lakukan uji coba atau order dalam jumlah kecil sebelum melakukan pemesanan dalam jumlah besar. Hal ini akan membantu mengurangi risiko kesalahan besar yang dapat terjadi dan memastikan produk atau layanan yang diberikan vendor sesuai dengan harapan perusahaan.

g. Evaluasi Kinerja Vendor secara Berkala

Karena kondisi pasar dan ekonomi selalu berubah, penting untuk secara rutin mengevaluasi kinerja vendor minimal setiap 6-12 bulan sekali. Jika ada perubahan signifikan, seperti perubahan harga bahan baku atau kebijakan pemerintah, pertimbangkan untuk melakukan proses RFP baru atau renegosiasi untuk memastikan kondisi tetap menguntungkan.

h. Maksimalkan Pemakaian Platform Digital

Memanfaatkan platform digital seperti marketplace B2B atau direktori supplier akan membantu dalam membuat daftar calon vendor yang potensial. Platform ini juga menyediakan fitur e-procurement yang memungkinkan perusahaan untuk meninjau dan berkomunikasi langsung dengan berbagai vendor, mempercepat proses pemilihan vendor.

Software purchasing seperti ScaleOcean dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi proses pengadaan secara keseluruhan dikarenakan adanya kemampuan untuk menjalankan proses secara otomatis. Sistem tersebut cenderung dapat diintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan seperti aplikasi manajemen inventaris dan manufaktur, sehingga dapat melakukan pesanan secara otomatis sesuai dengan ketersediaan barang.

Tidak hanya itu, ScaleOcean merupakan sebuah vendor software yang menyediakan jumlah pengguna yang tidak terbatas, sehingga data sistem dapat diakses oleh pihak yang berwenang tanpa memerlukan pembayaran tambahan. Sistemnya juga memiliki banyak fitur dan modul, sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis.

ScaleOcean menyediakan demo gratis agar Anda dapat mengetahui kecocokan sistemnya terlebih dahulu dengan prosedur perusahaan. Beberapa fitur utama yang terdapat dalam software purchasing-nya adalah:

• RFQ and PO Management: Membuat dan mengirimkan permintaan pembelian (RFQ) yang mencakup rincian barang, kuantitas, serta vendor. Selain itu, RFQ tersebut dapat secara otomatis diubah menjadi purchase order.
• Low Stock Notification: Notifikasi otomatis akan dikirimkan ketika stok barang mencapai batas minimum, guna mencegah terjadinya kekurangan persediaan.
• Blanket Order Management: Menyusun perjanjian pembelian jangka panjang dan mengatur pengiriman pesanan otomatis sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
• Payment Management: Mengelola invoice dan pembayaran kepada vendor untuk mencegah keterlambatan serta menjaga hubungan yang harmonis dengan pemasok.
• Order Management: Mengawasi status pesanan dan pengiriman secara real time.
• Product Management: Mengelola deskripsi, harga dan stok barang dengan pembaruan otomatis setiap kali transaksi dilakukan.

Baca juga: 16 Software E-Procurement Terbaik untuk Pengadaan Bisnis

6. Kesimpulan

Demikian isi artikel berikut tentang strategic sourcing. Dapat dinyatakan bahwa strategic sourcing memiliki peran penting dalam perusahaan untuk memastikan keberlangsungan rantai pasokan yang optimal, terutama dibandingkan dengan metode pengadaan tradisional yang fokus pada pemenuhan kebutuhan jangka pendek bisnis.

Menurut Forbes, strategic sourcing yang dilakukan melalui kolaborasi erat antara tim keuangan, pengadaan, dan rantai pasok dapat membantu perusahaan mencapai efisiensi yang signifikan. Dengan dukungan data dan teknologi canggih, perusahaan mampu menghemat biaya, meningkatkan kualitas, serta mengelola risiko secara lebih efektif.

Dengan adanya penerapan sistem purchasing ScaleOcean, Anda dapat memastikan sebuah proses pengadaan yang lancar dalam bisnis Anda. Fitur dan modulnya yang berlimpah, serta juga kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain perusahaan menjadikannya salah satu sistem terbaik untuk memaksimalkan efisiensi rantai pasokan bisnis. Maka dari itu, pelajari lebih lanjut keunggulan sistemnya dan lakukanlah demo gratis Anda sekarang!