Jenis-jenis Sistem Bisnis dan Penting bagi Perusahaan

Mengelola perusahaan tanpa sistem bisnis yang terstruktur dapat menimbulkan masalah operasional bisnis. Tanpa sistem yang efektif, perusahaan akan menjalani kegiatan bisnis dengan cara yang kurang efisien yang rentan terhadap berbagai kesalahan yang merugikan. Anda bisa menggunakan jenis sistem bisnis yang tepat untuk mengoptimalkan produktivitas, mengurangi rasio biaya operasional, serta meningkatkan kualitas layanan.

Penerapan sistem bisnis canggih juga dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan teknologi dan kebutuhan pasar, sehingga bisnis bisa menjaga daya saing mereka di industri.

Pada artikel ini akan dibahas mengenai apa itu sistem bisnis secara lengkap, agar Anda bisa lebih memahami betapa pentingnya sistem ini untuk membantu keberlangsungan aktivitas bisnis perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Sistem bisnis menggabungkan berbagai fungsi dan teknologi dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang lebih efisien dan efektif, mencakup manajemen keuangan, produksi, dan pemasaran.
• Jenis sistem bisnis yang umum meliputi ERP, CRM, SCM, manajemen keuangan, dan HRM, yang masing-masing mengoptimalkan aspek operasional spesifik dalam perusahaan.
• Pentingnya sistem bisnis adalah untuk mengintegrasikan proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pengambilan keputusan lebih cepat serta adaptasi terhadap perubahan pasar.
• ScaleOcean ERP adalah solusi bisnis terintegrasi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung keputusan bisnis yang lebih cerdas dengan fitur yang mudah disesuaikan.

Coba Demo Gratis

Apa itu Sistem Bisnis?

Sistem bisnis adalah kumpulan prosedur, prinsip, dan praktik yang terorganisir dan saling bergantung. Sistem ini dirancang secara spesifik untuk mencapai tujuan bisnis tertentu, seperti peningkatan produktivitas dan kepuasan pelanggan.

Tujuan utamanya adalah untuk menciptakan alur kerja yang efisien dan menyederhanakan tugas-tugas yang kompleks. Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola operasional bisnis sehari-hari secara lebih konsisten dan optimal di setiap aspeknya, termasuk dalam kegiatan jual-beli umum yang sering disebut apa itu general trading.

Untuk mencapai hal ini, banyak perusahaan modern mengandalkan integrated management system. Sistem terpadu seperti ini memastikan semua area, mulai dari rantai pasokan hingga keuangan, dapat bekerja secara selaras dan terkoordinasi.

Data dari sistem terintegrasi tersebut kemudian dapat disajikan kepada manajemen melalui sistem informasi eksekutif. Ini memberikan para pemimpin pandangan menyeluruh untuk memantau kinerja dan membuat keputusan strategis yang lebih baik.

Jenis Sistem Bisnis

Jenis jenis sistem bisnis yang umum digunakan dalam perusahaan dirancang untuk mengelola aspek-aspek spesifik dari operasi bisnis. Berikut adalah beberapa jenis sistem perusahaan yang umum.

1. Sistem Manajemen Rantai Pasokan (SCM)

SCM (Supply Chain Management) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola aliran barang, informasi, dan uang dari pemasok ke pelanggan akhir. SCM mencakup perencanaan, pengadaan bahan baku, produksi, logistik, dan pengiriman produk.

Dengan sistem SCM yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan aliran rantai pasokan mereka, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kecepatan pengiriman.

2. Sistem Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah platform terpadu yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, produksi, sumber daya manusia, dan rantai pasokan, ke dalam satu sistem yang komprehensif.

Jika perusahaan tidak menggunakan sistem yang terintegrasi dengan ERP, perusahaan kerap mengalami kendala mengelola berbagai proses bisnis. Hal tersebut disebabkan karena tidak semua proses menggunakan software yang sama, sehingga dapat menyebabkan human error dan kinerja sistem bisnis yang kurang optimal.

Anda bisa menggunakan rekomendasi software ERP bisnis terbaik ScaleOcean yang dapat membantu perusahaan dapat mengelola data secara terpusat. Hal ini bisa memfasilitasi aliran informasi yang optimal serta memastikan koordinasi antar departemen yang lebih baik.

Untuk melihat langsung bagaimana ERP dapat mempercepat kegiatan bisnis, Anda dapat mencoba demo dengan sistem bisnis ScaleOcean secara gratis. Setelah itu, Anda dapat mempelajari fitur-fiturnya dan menentukan bagaimana software ini dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

3. Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem yang fokus pada pengelolaan data customer dan data prospected leads. CRM juga bisa diakses dengan sistem informasi berbasis web sehingga dapat mengakses data pelanggan dari berbagai perangkat, meningkatkan fleksibilitas dalam mengelola dan memanfaatkan informasi pelanggan untuk strategi pemasaran yang lebih efektif.

Sistem ini dapat membantu pengelolaan data pelanggan, melacak aktivitas penjualan, serta meningkatkan layanan pelanggan dengan berbagai akses sistem, seperti cloud, web, bahkan mobile ERP. Akibatnya, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan mereka dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

4. Sistem Informasi Manajemen (MIS)

SIM menjadi jenis sistem bisnis yang dirancang untuk menyediakan informais relevan dan terorganisir untuk mendukung pengambilan keputusan di tingkat manajerial. Sistem ini akan mengumpulkan data dari berbagai sumber di dalam perusahaan, kemudian mengolahnya menjadi laporan yang mudah dipahami, serta menyajikannya ke dalam berbagai bentuk file untuk merumuskan strategi dan kebijakan bisnis.

Penggunaan sistem informasi manajemen ini sangat berguna dalam memantau kinerja, merencanakan masa depan, dan mengidentifikasi peluang atau masalah yang perlu diatasi.

5. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

TPS adalah sistem yang dibuat untuk mengotomatisasi transaksi rutin di perusahaan, seperti penjualan, pembelian, dan pembayaran. Sistem ini akan memastikan transaksi dilakukan secara akurat dan efisien, serta akan mencatatnya untuk referensi dan pelaporan.

Selain itu, sistem dapat diakses melalui berbagai jenis, baik cloud, web, dan mobile ERP, sehingga memudahkan pemantauan proses dimana saja. Sistem juga membantu mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional dengan menyediakan data transaksi yang dapat langsung digunakan dalam proses pengambilan keputusan bisnis.

6. Sistem Manajemen Keuangan

Sistem manajemen keuangan dirancang untuk mengelola aspek keuangan perusahaan, termasuk akuntansi, penggajian, perencanaan anggaran, dan pelaporan keuangan.

Anda bisa mengintegrasikan jenis ini dengan software pengolah data yang dapat membantu perusahaan mengelola seluruh informasi bisnis, terutama memantau aliran kas, memastikan perusahaan mematuhi regulasi keuangan yang berlaku. Selain itu, sistem ini dapat membantu membuat keputusan finansial yang lebih bijak berdasarkan data yang akurat.

7. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)

HRM (Human Resource Management) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh kegiatan karyawan dalam perusahaan. Kegiatan tersebut meliputi perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, hingga penggajian dan manajemen tunjangan.

Software HRIS Indonesia membantu dalam mengotomatisasi proses HR, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa perusahaan taat terhadap peraturan ketenagakerjaan.

Baca juga: 9 ERP Trend untuk Tahun 2025 dan Prediksi Trendnya

Mengapa Sistem Bisnis itu Penting?

Sistem bisnis seperti software ERP terintegrasi sangat penting bagi perusahaan karena dapat memperlancar kegiatan operasional bisnis dengan cara yang efisien.

Pertama, sistem bisnis memudahkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai proses dan fungsi ke dalam satu platform terpadu. Lebih lanjut, integrasi ini meningkatkan koordinasi antar departemen dan memastikan bahwa setiap divisi perusahaan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama.

Kedua, sistem ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dengan menyediakan data akurat. Manajemen dapat menanggapi perubahan pasar dan peluang, dengan melakukan analisis kinerja, menemukan masalah, dan bertindak berdasarkan informasi ini, yang pada akhirnya berdampak pada ROI yang lebih baik.

Selain itu, dengan mengotomatisasi tugas rutin, sistem perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu dan sumber daya, dan mengurangi biaya. Sistem ini juga menjaga konsistensi proses dan standar kualitas, serta meminimalkan risiko terjadinya kesalahan.

Terakhir, sistem bisnis mendukung pertumbuhan perusahaan dengan memfasilitasi skalabilitas dan memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan teknologi. Secara keseluruhan, sistem bisnis adalah faktor pendukung untuk menciptakan operasional bisnis yang efisien.

Selain itu, sistem ini juga membantu pengambilan keputusan dan mendukung perusahaan untuk berkembang dalam jangka panjang. Untuk memastikan implementasi sistem yang efektif dan efisien, peran software ERP consultant menjadi peran penting dalam membantu merancang solusi yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan tantangan spesifik perusahaan.

Masalah yang Muncul Jika Tidak Pakai Sistem Bisnis

Tanpa penggunaan sistem perusahaan, bisnis bisa mengalami ketidakefisienan operasional karena kurangnya integrasi, duplikasi tugas, miskomunikasi, dan penggunaan sumber daya yang tidak optimal. Oleh sebab itu, bisnis dapat mengeluarkan lebih banyak biaya dan merespon perubahan basar secara lebih lambat.

Pengambilan keputusan juga menjadi lebih lambat dan sulit karena data data belum diperbarui. Pihak manajemen mungkin kesulitan melihat gambaran kinerja perusahaan, menemukan masalah, atau merespons perubahan. Akibatnya, perusahaan dapat kehilangan peluang bisnis.

Selain itu, fluktuasi kualitas produk atau layanan dan peningkatan risiko kesalahan manual dapat menyebabkan penurunan reputasi dan kerugian finansial proses bisnis dalam di perusahaan.

Terakhir, tanpa menggunakan sistem yang baik, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk berkembang. Ketidakmampuan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan pasar dan teknologi membuat mereka tertinggal dari pesaing, yang menghambat keberlanjutan bisnis.

Cara Implementasi Sistem Bisnis

Untuk melancarkan keberlangsungan bisnis, penggunaan sistem operasional dapat adalah cara yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimplementasikan sistem bisnis.

1. Analisis Kebutuhan

Tahap pertama yang dilakukan adalah menganalisis kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan harus mengidentifikasi proses bisnis yang perlu diotomatisasi dan distandarisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Proses ini juga melibatkan pengumpulan data dari berbagai departemen di perusahaan agar dapat memahami alur kerja, masalah yang ada, serta area yang membutuhkan perbaikan. Hasil dari analisis ini bisa Anda jadikan dasar untuk perancangan sistem sehingga dapat memenuhi tujuan bisnis.

2. Pemilihan Teknologi

Setelah analisis dilakukan, penting juga untuk memilih teknologi dan sistem yang sesuai. Anda bisa memilih software dan hardware yang dapat mendukung sistem bisnis yang diinginkan.

Pemilihan teknologi harus didasarkan pada kebutuhan spesifik perusahaan, skalabilitas, anggaran, serta kemampuan untuk mengintegrasikan sistem baru dengan yang sudah ada. Teknologi yang tepat akan memastikan sistem berjalan dengan lancar dan dapat memenuhi ekspektasi bisnis dalam jangka panjang.

Selain itu, Anda juga bisa memertimbangkan faktor seperti fungsionalitas, seperti kemampuan aplikasi business intelligence dan integrasi dengan sistem yang sudah ada, fleksibilitas untuk penyesuaian di masa depan, serta dukungan dari vendor. Evaluasi berbagai pilihan melalui demo atau uji coba untuk memastikan bahwa sistem yang dipilih akan mendukung operasi perusahaan secara efektif.

3. Persiapkan Infrastruktur Teknologi

Sebelum implementasi, pastikan bahwa infrastruktur teknologi yang ada pada bisnis mendukung sistem baru. Hal ini mencakup perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan keamanan data. Jika diperlukan, lakukan pembaruan sistem untuk mencegah terjadinya gangguan selama implementasi.

Salah satu solusi yang dapat mempermudah proses ini adalah software ERP berbasis web, yang memungkinkan integrasi lebih mudah dengan infrastruktur yang ada. Jika diperlukan, lakukan pembaruan sistem untuk mencegah terjadinya gangguan selama implementasi. Persiapan ini bertujuan agar sistem dapat berjalan lancar tanpa hambatan teknis yang dapat mengganggu operasional.

4. Libatkan Pemangku Kepentingan

Keterlibatan pemangku kepentingan berperan penting dalam proses implementasi. Dari manajemen hingga tim operasional, setiap pihak harus melibatkan diri dan mendukung perubahan yang akan dilakukan.

Komunikasi yang jelas tentang keuntungan dan efek aplikasi bisnis online ini akan membantu mengurangi penolakan dari berbagai pihak. Libatkan mereka dalam pengambilan keputusan untuk memastikan sistem memenuhi kebutuhan semua pihak.

5. Lakukan Pelatihan Karyawan

Pelatihan adalah sebuah langkah untuk memastikan bahwa karyawan dapat menggunakan sistem baru dengan efektif. Sediakan pelatihan yang sesuai dengan peran masing-masing dan menyeluruh.

Pelatihan ini dapat mencakup sesi langsung, modul e-learning, atau panduan tertulis. Dengan pelatihan yang baik, karyawan bisa memahami cara menggunakan sistem baru, mengurangi human error, dan mempercepat proses perubahan sistem.

6. Uji Sistem Secara Bertahap

Sebelum digunakan secara menyeluruh, lakukan uji sistem dalam skala kecil untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik dan sesuai harapan. Uji coba ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah potensial sebelum sistem diterapkan secara luas.

Melalui pengujian, perusahaan juga dapat menilai dampak sistem baru terhadap kegiatan operasional sehari-hari dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

7. Implementasi Bertahap

Mulai lakukan implementasi secara bertahap, dengan menerapkan sistem pada satu atau beberapa departemen terlebih dahulu. Dengan demikian, bisnis dapat mengelola perubahan dengan lebih baik dan mengurangi risiko gangguan besar.

Pengalaman dari tahap awal implementasi dapat digunakan untuk memperbaiki prosedur sebelum didistribusikan ke departemen lain atau seluruh perusahaan.

8. Pantau dan Evaluasi Kinerja

Setelah sistem diimplementasikan, lakukan evaluasi rutin untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Perbarui sistem secara berkala berdasarkan feedback pengguna dan pemangku kepentingan.

Anda bisa menggunakan cloud computing yang dapat dimanfaatkan dalam aplikasi perusahaan untuk membantu pemantauan secara berkala di mana saja, sehingga perusahaan dapat melihat apakah sistem benar-benar memberikan manfaat yang diharapkan. Selain itu, pemantauan juga membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

9. Lakukan Penyesuaian Jika Diperlukan

Fleksibilitas dalam menghadapi perubahan adalah kunci keberhasilan jangka panjang dari sistem bisnis Berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik, lakukan penyesuaian atau pembaruan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem.

Penyesuaian ini dapat berupa perubahan kecil atau perubahan besar, tergantung pada kebutuhan perusahaan dan perkembangan teknologi yang ada. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menyesuaikan sistem ERP sesuai kebutuhan, Anda dapat mengeksplorasi beberapa pertanyaan mengenai ERP yang sering diajukan untuk membantu mengatasi tantangan dan memaksimalkan penerapan ERP.

Kesimpulan

Penerapan sistem perusahaan yang tepat merupakan investasi penting agar perusahaan Anda dapat beroperasi dengan efisien dan menigkatkan keunggulan kompetitif di pasar. Dengan berbagai jenis sistem bisnis yang tersedia, setiap perusahaan memiliki peluang untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional mereka.

Anda bisa menggunakan software ScaleOcean sebagai sistem bisnis canggih yang dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai fungsi, sehingga perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan pasar. Melalui pemanfaatan sistem yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan membuat keputusan yang lebih tepat. Lakukan demo gratisnya sekarang!