Apa itu Integrated Management System (IMS) serta Manfaatnya

Pernahkah Anda merasa lelah mengelola berbagai sistem manajemen secara terpisah, seperti ISO 9001 untuk mutu dan ISO 14001 untuk lingkungan? Proses audit yang tumpang tindih, dokumentasi yang berlebihan, dan kebijakan yang seringkali tidak sinkron dapat menghambat efisiensi. Di sinilah konsep integrated management system (IMS) berperan penting, terutama saat diimplementasikan melalui platform ERP.

Secara sederhana, IMS adalah sebuah kerangka kerja yang menggabungkan semua aspek sistem manajemen organisasi menjadi satu kesatuan. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan proses, mengurangi duplikasi pekerjaan, dan memastikan semua standar (baik itu kualitas, lingkungan, maupun keselamatan) dikelola secara harmonis.

Dengan pendekatan yang terpadu, perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional secara menyeluruh dan lebih mudah mencapai tujuan strategis. Artikel ini akan membahas tuntas apa itu IMS, bagaimana cara kerjanya, serta manfaatnya dalam menciptakan sistem manajemen yang lebih ramping dan efektif.

Key Takeaways

• Integrated Management System (IMS) adalah pendekatan yang menggabungkan berbagai modul manajemen ke dalam satu kerangka kerja terpadu untuk menyelaraskan aspek bisnis.
• Manfaat IMS mencakup peningkatan efisiensi operasional, mengurangi biaya, mematuhi regulasi, dan peningkatan kinerja secara keseluruhan.
• Contoh sistem dalam IMS meliputi Quality Management System (QMS), Environmental Management System (EMS), dan Occupational Health and Safety Management System (OHSMS).
• ScaleOcean menyediakan solusi ERP yang mendukung custom development untuk IMS, membantu perusahaan Anda mengintegrasikan dan mengelola sistem manajemen secara optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Integrated Management System?

Integrated management system adalah kerangka kerja tunggal yang menyatukan beberapa sistem terpisah. Contohnya adalah menggabungkan standar mutu (ISO 9001) dan lingkungan (ISO 14001) menjadi satu kesatuan. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan kebijakan dan proses di seluruh organisasi.

Tujuan utama dari IMS adalah untuk mengurangi duplikasi dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari pekerjaan berulang seperti melakukan audit terpisah untuk setiap standar yang ada.

Berbagai modul manajemen dapat digabungkan dalam pendekatan terpadu ini. Ini tidak hanya terbatas pada mutu dan lingkungan, tetapi juga bisa mencakup kesehatan dan keselamatan kerja serta keamanan informasi.

Untuk mendukung kerangka kerja ini secara teknis, seringkali diperlukan system integration. Proses ini menghubungkan berbagai aplikasi perangkat lunak yang berbeda agar dapat berkomunikasi dan berbagi data secara lancar.

Dalam lingkungan manufaktur, integrasi ini bisa lebih mendalam lagi. Sebagai contoh, data operasional dari sistem SCADA dapat dihubungkan ke platform manajemen untuk pemantauan kinerja secara real-time.

2. Mengapa IMS Penting bagi Bisnis?

Menerapkan integrated management system (IMS) bukan hanya tentang menggabungkan beberapa dokumen standar menjadi satu. Lebih dari itu, pendekatan ini memberikan serangkaian manfaat strategis yang dapat mengubah cara perusahaan Anda beroperasi. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa IMS sangat penting bagi bisnis modern:

a. Efisiensi Operasional

Salah satu keuntungan terbesar dari IMS adalah kemampuannya untuk mengurangi tumpang tindih pekerjaan dan duplikasi proses. Anda tidak perlu lagi menjalankan audit atau tinjauan manajemen terpisah untuk setiap standar yang berbeda.

Dengan menyederhanakan dan menyatukan alur kerja, Anda dapat menghemat banyak waktu dan biaya. Proses yang lebih ramping ini membuat operasional perusahaan berjalan jauh lebih efisien dibandingkan jika Anda harus mengelola setiap sistem secara terpisah.

b. Peningkatan Kinerja

Sebuah integrated management system memberikan Anda pemahaman yang lebih holistik tentang seluruh operasi dan risiko bisnis. Semua departemen dapat melihat gambaran besar yang sama dan bagaimana peran mereka saling berhubungan.

Hal ini memastikan bahwa setiap bagian dari organisasi bekerja secara sinergis menuju tujuan strategis yang sama. Kolaborasi antar tim menjadi lebih kuat, dan kinerja perusahaan secara keseluruhan pun meningkat.

c. Kepatuhan yang Kuat

Mengelola kepatuhan terhadap berbagai standar seperti ISO bisa menjadi sangat rumit jika dilakukan secara terpisah. IMS menyatukan semua persyaratan dari berbagai standar tersebut ke dalam satu struktur yang harmonis.

Pendekatan terpadu ini membantu memperkuat budaya kepatuhan di seluruh organisasi. Proses untuk memenuhi dan memelihara sertifikasi standar menjadi jauh lebih sederhana dan tidak membebani.

d. Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Dengan pandangan yang lebih komprehensif terhadap seluruh proses bisnis, IMS mempertajam fokus Anda pada peluang dan risiko. Anda dapat mengidentifikasi potensi masalah secara lebih dini sebelum berkembang menjadi lebih besar.

Ini memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan yang lebih proaktif dalam manajemen risiko. Perusahaan menjadi lebih tangguh dan siap menghadapi berbagai tantangan operasional yang mungkin muncul.

Baca juga: Rekomendasi 15 Perusahaan Software House Terbaik Indonesia

3. Bagaimana Cara Kerja IMS?

Sebuah IMS bekerja dengan mengidentifikasi dan menggabungkan elemen-elemen umum dari berbagai sistem manajemen yang berbeda. Banyak standar internasional memiliki persyaratan dasar yang tumpang tindih satu sama lain.

Sebagai contoh, sistem manajemen mutu (ISO 9001), lingkungan (ISO 14001), dan K3 (ISO 45001) semuanya memerlukan hal-hal serupa. Ini termasuk penetapan kebijakan, analisis risiko, dan tinjauan manajemen secara berkala.

Alih-alih melakukan tiga audit internal yang terpisah untuk setiap standar, Anda dapat menyatukannya dalam satu proses. Satu audit internal kini bisa mencakup ketiga area tersebut sekaligus, sehingga jauh lebih hemat waktu dan sumber daya.

Dengan menyatukan titik-titik kesamaan ini, Anda menciptakan satu sistem terpadu yang lebih efisien. Proses menjadi lebih ramping, dokumentasi lebih sederhana, dan pengelolaan menjadi lebih mudah bagi seluruh tim.

4. Contoh Sistem Manajemen yang Dapat Diintegrasikan

Sebuah integrated management system (IMS) memungkinkan organisasi untuk menggabungkan berbagai standar ke dalam satu kerangka kerja yang efisien. Penting untuk memahami bahwa ini berbeda dengan perbandingan fungsional seperti perbedaan ERP, SCM dan CRM, karena IMS fokus pada penyatuan standar manajemen. Berikut adalah beberapa sistem yang paling umum diintegrasikan:

a. Sistem Manajemen Mutu (SMM/QMS)

Sistem manajemen mutu berfokus pada peningkatan kualitas produk dan layanan secara konsisten. Standar yang paling umum digunakan untuk ini adalah ISO 9001.

Dalam kerangka IMS, komponen ini memastikan bahwa kepuasan pelanggan selalu menjadi prioritas utama. Tujuannya adalah untuk menjamin seluruh proses operasional berjalan sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.

b. Sistem Manajemen Lingkungan (SML/EMS)

Sistem manajemen lingkungan bertujuan untuk mengelola dan mengurangi dampak lingkungan dari aktivitas perusahaan. Standar utamanya adalah ISO 14001, yang memberikan pedoman untuk operasional yang berkelanjutan.

Ketika diintegrasikan, sistem ini memastikan kebijakan lingkungan menjadi bagian dari proses bisnis sehari-hari. Ini membantu perusahaan mematuhi regulasi lingkungan dan mencapai tujuan keberlanjutan.

c. Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3/OHSMS)

Sistem ini dirancang untuk melindungi karyawan dengan mengurangi risiko kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. Standar internasional yang menjadi acuannya adalah ISO 45001.

Dalam IMS, komponen ini membantu perusahaan secara proaktif mengidentifikasi bahaya dan memitigasi risiko. Tujuannya adalah untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi semua orang.

d. Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS)

Sistem manajemen keamanan informasi berfokus pada perlindungan data dan informasi sensitif perusahaan. Standar yang paling dikenal untuk ini adalah ISO 27001.

Di era cloud computing saat ini, mengintegrasikan ISMS menjadi sangat krusial. Ini memastikan aset digital perusahaan terlindungi dari berbagai ancaman siber secara komprehensif.

e. Sistem Manajemen Energi (EnMS)

Sistem manajemen energi bertujuan untuk mengelola konsumsi dan efisiensi penggunaan energi. Standar yang digunakan sebagai pedoman adalah ISO 50001.

Komponen ini seringkali dikelola melalui sistem ERP modular untuk memantau penggunaan energi secara real-time. Tujuannya adalah untuk mengurangi biaya operasional dan mendukung inisiatif keberlanjutan perusahaan.

5. Manfaat Integrated Management System

Menerapkan integrated management system (IMS) memberikan manfaat strategis yang jauh melampaui sekadar perampingan proses. Dengan mengintegrasikan berbagai sistem, Anda dapat membuka potensi baru untuk efisiensi dan pertumbuhan. Berikut adalah manfaat utama IMS yang bisa Anda peroleh:

a. Peningkatan Efisiensi dan Penghematan Biaya

Dengan mengintegrasikan sistem, Anda dapat mengurangi tumpang tindih pekerjaan secara drastis. Aktivitas seperti audit, pelatihan, dan pengelolaan dokumentasi dapat dilakukan secara bersamaan untuk berbagai standar.

Pendekatan terpadu ini secara langsung menghemat waktu dan mengurangi biaya operasional. Efisiensi yang tercipta jauh lebih besar dibandingkan jika Anda harus menjalankan setiap sistem secara terpisah.

b. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Sebuah IMS membantu menyelaraskan tujuan dari berbagai departemen dan menyatukan data kinerja. Hal ini memberikan manajemen puncak pandangan yang lebih jernih dan holistik terhadap seluruh operasi.

Dengan gambaran yang lebih lengkap, para pemimpin dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis. Mereka bisa lebih mudah memahami bagaimana kinerja satu area dapat mempengaruhi area lainnya.

c. Manajemen Risiko yang Lebih Baik

IMS memungkinkan perusahaan untuk menerapkan pendekatan yang lebih proaktif dalam mengelola risiko. Anda dapat mengidentifikasi dan memitigasi potensi risiko di berbagai aspek bisnis secara terkoordinasi.

Pandangan yang komprehensif ini mempertajam fokus Anda pada peluang dan ancaman. Hasilnya, perusahaan menjadi lebih tangguh dalam menghadapi tantangan operasional, keselamatan, maupun lingkungan.

d. Peningkatan Kepatuhan

Mengelola kepatuhan terhadap berbagai standar dan regulasi menjadi jauh lebih sederhana. Integrated management system menyatukan semua persyaratan tersebut dalam satu struktur yang harmonis.

Ini mengurangi risiko sanksi atau masalah hukum akibat kelalaian dalam memenuhi standar. Melakukan software testing secara berkala juga memastikan sistem pemantauan kepatuhan Anda selalu berfungsi dengan baik.

e. Peningkatan Reputasi

Menerapkan IMS secara efektif menunjukkan komitmen perusahaan Anda terhadap kualitas, keselamatan, dan keberlanjutan. Ini adalah sinyal positif yang kuat kepada pasar dan para pemangku kepentingan.

Komitmen yang terbukti ini dapat meningkatkan citra dan reputasi perusahaan Anda secara signifikan. Hal ini juga membantu membangun kepercayaan yang lebih besar dari pelanggan, investor, dan mitra bisnis.

f. Peningkatan Keterlibatan Karyawan

Standar operasional yang jelas dan terpadu membuat karyawan lebih mudah memahami peran dan tanggung jawab mereka. Mereka tahu persis apa yang diharapkan dan bagaimana kontribusi mereka mendukung tujuan perusahaan.

Sistem yang lebih efisien juga mengurangi frustrasi akibat proses yang rumit atau tumpang tindih. Hal ini dapat memotivasi karyawan dan mendorong mereka untuk meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

6. Langkah Implementasi Integrated Management System

Proses implementasi integrated management system (IMS) adalah sebuah perjalanan terstruktur yang membutuhkan perencanaan cermat. Langkah-langkah ini dirancang untuk memastikan integrasi berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal. Berikut adalah langkah-langkah utama dalam penerapan IMS:

a. Analisis Kebutuhan

Langkah pertama adalah melakukan analisis kebutuhan secara mendalam. Anda perlu menentukan standar-standar manajemen apa saja yang relevan dan paling penting untuk operasional bisnis Anda saat ini.

Tujuan dari tahap ini adalah untuk memastikan IMS yang akan dibangun benar-benar fokus pada area yang paling memberikan dampak. Ini menjadi fondasi untuk seluruh proyek implementasi Anda.

b. Bentuk Tim

Selanjutnya, bentuklah sebuah tim proyek yang solid. Tim ini idealnya terdiri dari perwakilan berbagai departemen yang relevan untuk mengawasi proses integrasi dari awal hingga akhir.

Tim lintas fungsi ini memastikan semua perspektif dan kebutuhan departemen terwakili. Keterlibatan mereka sangat penting untuk kelancaran implementasi sistem ERP yang akan mendukung IMS.

c. Analisis Kesenjangan

Tim yang sudah terbentuk kemudian melakukan analisis kesenjangan. Mereka mengevaluasi sistem dan proses yang sudah ada saat ini, lalu membandingkannya dengan persyaratan standar yang telah dipilih.

Analisis ini akan menunjukkan di mana letak kekurangan atau “kesenjangan” yang perlu diperbaiki. Proses ini seringkali membutuhkan analisis data kinerja yang ada untuk mendapatkan gambaran yang akurat.

d. Desain Struktur

Berdasarkan hasil analisis kesenjangan, tim mulai merancang struktur IMS yang terpadu. Ini melibatkan penggabungan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi dari berbagai standar yang relevan menjadi satu kesatuan.

Tujuan utamanya adalah menciptakan satu kerangka kerja yang harmonis dan efisien. Di sinilah arsitektur enterprise system Anda mulai terbentuk secara konseptual.

e. Pelatihan Karyawan

Sebelum sistem baru diterapkan, pastikan semua karyawan mendapatkan pelatihan yang memadai. Mereka harus memahami cara kerja integrated management system yang baru dan apa peran spesifik mereka di dalamnya.

Pelatihan yang efektif akan mengurangi resistensi terhadap perubahan. Ini juga memastikan bahwa sistem akan digunakan dengan benar dan konsisten oleh seluruh tim sejak hari pertama.

f. Implementasi dan Monitoring

Setelah semua siap, proses baru mulai diterapkan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Tim proyek akan memantau dengan cermat bagaimana sistem berjalan pada tahap awal implementasi ini.

Kinerja sistem terus dipantau berdasarkan indikator yang telah ditetapkan untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Proses monitoring ini sangat krusial, terutama pada sistem vital seperti sistem ERP untuk transaksi bank.

g. Audit dan Perbaikan

Langkah terakhir adalah melakukan audit internal secara rutin terhadap IMS yang sudah berjalan. Audit ini bertujuan untuk memeriksa kepatuhan dan mengidentifikasi area yang masih bisa diperbaiki.

Temuan dari audit kemudian digunakan sebagai dasar untuk perbaikan berkelanjutan. Ini memastikan integrasi sistem ERP Anda tidak hanya berjalan, tetapi juga terus berkembang menjadi lebih baik seiring waktu.

Berdasarkan penjelasan langkah-langkah implementasi IMS ini, bisa disimpulkan bahwa memiliki platform teknologi yang tepat adalah kunci untuk menyederhanakan perjalanan ini, contohnya software ERP dari ScaleOcean. Software ERP ScaleOcean dirancang untuk menjadi fondasi yang solid bagi IMS Anda, memastikan setiap standar dapat dikelola dalam satu kerangka kerja yang terpadu.

7. Penerapan IMS dalam Berbagai Industri

IMS dapat diterapkan di berbagai sektor industri, mulai dari manufaktur, jasa, hingga pertahanan dan sektor lainnya. Oleh karena itu, IMS berfungsi untuk menyatukan berbagai sistem manajemen menjadi satu kesatuan yang terintegrasi. Misalnya, dalam sektor manufaktur, penerapan IMS memungkinkan perusahaan menggabungkan sistem manajemen mutu (ISO 9001), lingkungan (ISO 14001), serta kesehatan dan keselamatan kerja (ISO 45001) dalam satu sistem yang terpadu.

Pendekatan yang ditawarkan vendor sistem ERP bisnis untuk perusahaan dapat meningkatkan kontrol terhadap kualitas produksi, mengurangi limbah, dan sekaligus menjamin keselamatan pekerja sepanjang proses produksi. Di sektor ini, IMS juga berperan dalam mengoptimalkan efisiensi operasional, mempercepat waktu produksi, serta menurunkan biaya yang mungkin timbul akibat kesalahan atau kecelakaan kerja.

Sementara itu, di sektor jasa, IMS membantu perusahaan mengelola standar mutu layanan, kepuasan pelanggan, dan keberlanjutan lingkungan secara terpadu. Perusahaan dapat mengintegrasikan manajemen mutu (ISO 9001) dengan manajemen layanan pelanggan serta sistem standar keselamatan lingkungan, sehingga pelayanan yang diberikan menjadi konsisten dan berkualitas tinggi.

Di sisi lain, sektor pertahanan memanfaatkan IMS untuk memastikan keamanan informasi (ISO 27001) dan kepatuhan terhadap regulasi keselamatan serta lingkungan dalam satu sistem manajemen yang terintegrasi. Pendekatan ini memungkinkan organisasi mengelola risiko secara lebih efektif, melindungi data sensitif, dan memastikan operasi berjalan sesuai standar ketat yang berlaku.

IMS juga seringkali diterapkan dalam bisnis B2B di Indonesia, seperti perusahaan yang bergerak di bidang distribusi atau rantai pasokan, untuk mengelola hubungan dengan pemasok, klien, dan mitra bisnis secara lebih efisien. Dengan mengintegrasikan sistem manajemen mutu, logistik, dan pengadaan, IMS memungkinkan pengelolaan aliran barang dan informasi dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Secara keseluruhan, penerapan IMS di berbagai sektor ini memperkuat koordinasi antar departemen, mengurangi redundansi, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, seperti hal pentingnya penerapan ERP pada Sampoerna, perusahaan pun lebih mudah mencapai tujuan strategis dan siap menghadapi berbagai tantangan dalam pasar yang terus berkembang

8. Sertifikasi IMS

Sertifikasi IMS (Integrated Management System) dapat diperoleh melalui lembaga sertifikasi terakreditasi, seperti TÜV SÜD atau SCS Global Services. Dengan sertifikasi ini, Anda dapat mengonfirmasi bahwa perusahaan Anda telah berhasil menerapkan sistem manajemen terintegrasi sesuai dengan standar internasional yang berlaku.

Proses sertifikasi sendiri melibatkan evaluasi menyeluruh terhadap aspek kualitas, lingkungan, keselamatan, dan keamanan yang diterapkan dalam sistem manajemen perusahaan. Karena itu, mendapatkan sertifikasi IMS tidak hanya memberikan keunggulan kompetitif, tetapi juga meningkatkan kredibilitas perusahaan.

Selain itu, sertifikasi ini memastikan bahwa perusahaan memenuhi standar regulasi yang relevan, sehingga memberikan keyakinan kepada pelanggan dan pemangku kepentingan mengenai komitmen perusahaan Anda terhadap kualitas dan keberlanjutan.

9. Kesimpulan

Secara keseluruhan, integrated management system adalah pendekatan strategis yang membawa transformasi signifikan dalam operasi sebuah perusahaan dengan mengintegrasikan berbagai sistem manajemen ke dalam satu kerangka kerja yang efisien. Implementasi IMS yang efektif membutuhkan komitmen kuat dari manajemen puncak dan partisipasi aktif dari semua tingkatan organisasi.

Dari pengembangan dokumentasi yang komprehensif hingga pengukuran dan pemantauan kinerja, setiap langkah harus dikelola dengan cermat untuk memastikan keberhasilan implementasi. Dengan memanfaatkan teknologi, seperti penerapan software ERP, perusahaan dapat lebih mudah mengintegrasikan dan mengelola berbagai komponen sistem manajemen, mengarah pada operasi yang lebih sinergis dan berkelanjutan.

Custom development memainkan peran penting dalam proses ini dengan memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem ERP dan IMS agar lebih sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Pendekatan ini memberi fleksibilitas untuk terus menyesuaikan sistem agar tetap relevan dan dapat berkembang seiring perubahan kebutuhan bisnis, memastikan keberhasilan jangka panjang dari implementasi sistem manajemen yang terintegrasi.