Apa itu Enterprise System serta Manfaatnya bagi Bisnis

Ketika setiap departemen beroperasi dengan prosesnya tersendiri, informasi penting menjadi terisolasi dan memperlambat pengambilan keputusan strategis. Inilah tantangan skala besar yang dirancang untuk dipecahkan oleh sebuah enterprise system.

Sistem ini pada dasarnya bekerja sebagai tulang punggung digital yang menyatukan seluruh bagian perusahaan Anda. Ia mengintegrasikan semua fungsi bisnis utama, mulai dari akuntansi, SDM, rantai pasokan, hingga manajemen pelanggan, ke dalam satu sistem terpusat.

Dengan sistem yang terpadu, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan pasar. Artikel ini akan membahas jelas apa itu enterprise system, cara kerjanya, serta berbagai manfaatnya dalam mendorong pertumbuhan bisnis skala besar.

1. Apa itu Enterprise Systems?

Enterprise system atau sistem enterprise adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang mengelola sumber daya dan aktivitas perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Contoh paling umum dari sistem tersebut adalah software enterprise resource planning (ERP).

Fungsi utama sistem enterprise ini adalah memastikan semua departemen mengakses informasi yang sama secara real-time.Hal ini menyederhanakan alur kerja, meningkatkan kolaborasi, dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya. Secara keseluruhan, sistem informasi bisnis ini berfungsi sebagai platform pengelolaan data yang canggih.

2. Apa Fungsi dari Enterprise Software? 

Enterprise software memiliki berbagai fungsi penting yang membantu perusahaan menjalankan aktivitas operasionalnya dengan lebih optimal dan efektif. Berikut adalah penjelasan mengenai beberapa fungsi utama dari enterprise systems.

a. Kelola Data dan Informasi Secara Terpusat

Fungsi enterprise software adalah untuk pengelolaan data dan informasi secara terpusat, di mana data dapat terintegrasi dan mudah diakses oleh seluruh departemen. Hal ini dapat menyederhanakan pengelolaan informasi, dan memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu dan tenaga dalam proses pembaruan data.

b. Peningkatan Produktivitas

Penerapan sistem enterprise berfungsi mengotomatiskan berbagai tugas administratif dan operasional, serta membantu meningkatkan produktivitas. Anda bisa mengintegrasikan sistem business intelligence untuk memanfaatkan data yang terhimpun dalam sistem ERP.

Hal ini dapat membantu perusahaan dalam memperoleh gambaran real-time tentang kinerja operasional, keuangan, dan pasar, yang membantu meminimalkan risiko dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Dengan begitu, penggunaan sistem enterprise dapat mengoptimalkan proses bisnis dengan produktivitas tinggi.

c. Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Enterprise software memungkinkan perusahaan untuk mengakses data terkini dan komprehensif real–time, serta memberikan dasar kuat untuk pengambilan keputusan. Hal ini memudahkan perusahaan dalam menganalisis tren, mengidentifikasi peluang, dan mengevaluasi kinerja secara lebih tepat.

d. Standarisasi Proses Bisnis

Jenis sistem bisnis ini memfasilitasi implementasi praktik terbaik dan prosedur standar di seluruh departemen. Jadi, setiap unit bisnis mengikuti pedoman secara konsisten. Standarisasi ini tidak hanya membantu mempertahankan kualitas dan konsistensi output, tetapi juga memudahkan integrasi operasional baru dan pelatihan karyawan.

e. Mendukung Mobilitas Perusahaan

Dalam era digital saat ini, masyarakat ingin mengakses informasi dan melakukan transaksi bisnis dari lokasi mana pun dan kapan pun. Enterprise information system adalah solusi yang menawarkan versi mobile dan cloud–based sehingga memungkinkan karyawan untuk tetap produktif bahkan ketika berada di luar kantor.

Langkah ini tidak hanya meningkatkan fleksibilitas kerja tetapi juga memastikan keputusan bisnis dapat dibuat dengan cepat, tidak peduli dimana lokasi para stakeholder.

f. Mendukung Pertumbuhan & Perubahan Bisnis

Fleksibilitas dan skalabilitas ERP mampu menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan pertumbuhan bisnis tanpa memerlukan update sistem secara keseluruhan. Artinya, dengan ini perusahaan bisa menambah modul baru, memperluas pasar baru, atau menyesuaikan proses bisnis dengan meminimalkan gangguan pada operasional sehari-hari.

3. Apa Manfaat dari Enterprise System?

Penerapan enterprise system merupakan solusi bagi perusahaan untuk merampingkan operasional, meningkatkan efisiensi, dan memperoleh kontrol yang lebih baik. Dengan mengintegrasikan seluruh proses bisnis, Anda dapat merasakan berbagai manfaat signifikan. Berikut adalah lima manfaat utama dari sistem enterprise:

a. Meningkatkan Efisiensi

Sebuah sistem enterprise mengotomatisasi banyak tugas rutin dan mengurangi kebutuhan pengelolaan data manual antar departemen. Hal ini secara langsung dapat menghemat waktu dan tenaga kerja yang berharga.

Dengan proses bisnis yang berjalan lebih cepat dan efisien, potensi kesalahan akibat human error juga dapat berkurang. Tim Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis yang memberikan nilai tambah lebih besar.

b. Meningkatkan Akurasi Data

Sistem yang terintegrasi memastikan bahwa data yang digunakan di seluruh departemen selalu konsisten, akurat, dan terkini. Hal ini menghilangkan masalah ketidaksesuaian data antar bagian yang sering terjadi pada sistem manual.

Dengan aplikasi pengolah data yang andal, Anda memiliki fondasi yang kuat untuk analisis dan perencanaan. Keputusan bisnis yang Anda ambil pun menjadi lebih baik karena didasarkan pada data yang valid dan relevan.

c. Data Operasional Terpusat

Sistem manejemen perusahaan ini memungkinkan data dari berbagai departemen, seperti penjualan dan produksi, untuk diakses dan digunakan bersama. Aliran informasi yang lancar ini menciptakan kerja sama tim yang jauh lebih terkoordinasi dikarenakan adanya implementasi management system yang optimal.

d. Mengurangi Biaya Operasional

Otomatisasi proses bisnis melalui enterprise system membantu menekan biaya administrasi dan operasional secara signifikan. Dengan integrasi data yang baik, perusahaan dapat menghindari pembelian barang berlebih, mengurangi biaya penyimpanan inventaris, serta meminimalkan pemborosan sumber daya.

e. Memperkuat Keamanan Data

Menyimpan semua data penting perusahaan dalam satu platform terpusat juga memungkinkan kontrol keamanan yang lebih kuat. Anda dapat mengelola siapa saja yang berhak mengakses informasi sensitif.

Sistem modern menyediakan berbagai fitur keamanan seperti firewall dan pembatasan akses berbasis peran. Hal ini sangat penting untuk melindungi data berharga perusahaan Anda dari potensi pelanggaran atau akses tidak sah.

4. Bagaimana Cara Kerja Enterprise System?

Inti dari sebuah sistem ERP adalah database terpusat yang menjadi satu-satunya sumber kebenaran data. Setiap departemen, mulai dari penjualan hingga keuangan, memasukkan dan mengakses informasi dari sumber yang sama.

Sistem ini bekerja dengan mengintegrasikan alur kerja antar departemen secara otomatis. Ketika satu proses selesai di satu bagian, sistem akan secara otomatis memicu tindakan atau memberikan notifikasi ke bagian terkait berikutnya.

Sebagai contoh, saat tim penjualan memasukkan pesanan baru, informasinya langsung tersedia bagi tim gudang untuk menyiapkan barang. Secara bersamaan, tim keuangan dapat melihat data yang sama untuk segera memproses faktur.

Alur kerja yang terhubung ini menghilangkan kebutuhan entri data manual yang berulang. Hasilnya adalah proses bisnis yang lebih cepat, akurat, dan transparan di seluruh organisasi.

5. Jenis-jenis Enterprise Software 

Enterprise systems merupakan solusi teknologi yang untuk mengintegrasikan dan mengoptimalkan operasi bisnis dalam suatu organisasi. Sistem ini mencakup berbagai jenis yang memiliki fungsi spesifik, mulai dari mengelola sumber daya manusia hingga mengawasi siklus hidup produk. Berikut adalah beberapa jenisnya:

a. ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP adalah sistem yang dirancang untuk mengelola proses internal perusahaan, termasuk keuangan, inventaris, dan sumber daya manusia. Dengan ERP, data dari berbagai departemen dapat terintegrasi secara real-time, sehingga mempermudah analisis, pelaporan, dan pengambilan keputusan strategis.

Penerapan jenis enterprise system berikut semakin lama menjadi suatu hal yang umum. Menurut hasil laporan Mordor Intelligence, industri cloud ERP diproyeksikan akan bertumbuh dari $USD 47.25 miliar menjadi $USD 117.03 miliar dari tahun 2025 hingga 2030, di mana penerapan bertumbuh pada setiap sektor di setiap benua di dunia.

b. CRM (Customer Relationship Management)

CRM fokus pada pengelolaan hubungan dengan pelanggan serta strategi pemasaran. Sistem ini memungkinkan perusahaan melacak interaksi pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan. Oleh karena itu, dengan CRM, strategi pemasaran dapat lebih terarah, serta meningkatkan loyalitas pelanggan.

c. SCM (Supply Chain Management)

SCM membantu perusahaan dalam mengelola rantai pasok secara efisien, mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi produk ke konsumen akhir. Sistem ini membantu kelancaran proses logistik dengan mengurangi pemborosan dan meningkatkan kerja sama antara pemasok, produsen, dan distributor.

d. Human Resource Management

Kemudian, terdapat human resource management (HRM) Systems membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia secara efektif. Sistem ini mencakup rekrutmen, pelatihan, penggajian, dan evaluasi kinerja karyawan. Selain itu, HRM juga memfasilitasi pengelolaan data karyawan dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

e. Enterprise Performance Management

EPM Systems fokus pada pengukuran dan peningkatan kinerja suatu perusahaan. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data, merencanakan strategi, dan memantau pencapaian tujuan bisnis. Selain itu, EPM juga membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data.

f. Product Lifecycle Management

Sementara itu, jenis software ERP ini mendukung pengelolaan siklus hidup produk dari awal hingga akhir. Sistem ini mencakup desain, pengembangan, produksi, dan pensiun produk. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi waktu peluncuran produk dan meningkatkan kualitasnya.

g. Enterprise Content Management

Enterprise content management (ECM) systems dirancang untuk mengelola dokumen dan informasi dalam bisnis. Sistem ini mencakup penyimpanan, pengambilan, dan distribusi konten secara efisien. Selain itu, ECM juga memastikan keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi.

h. Business Process Management

Terakhir, terdapat juga business process management (BPM) systems yang berfokus pada otomatisasi dan optimasi proses bisnis. Dengan menggunakan BPM, perusahaan dapat mengidentifikasi bottleneck, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi biaya. Selain itu, sistem ini memungkinkan adaptasi cepat terhadap perubahan pasar atau regulasi.

6. Karakteristik Enterprise System

Enterprise system memiliki karakteristik unik yang harus dimiliki oleh sistem ERP terbaik. Pemahaman mendalam tentang karakteristik ini sangat penting untuk mengoptimalkan implementasi dan mendukung kelancaran operasional perusahaan dalam jangka panjang. Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini:

a. Menyajikan Modul yang Banyak

Enterprise software menawarkan berbagai modul yang dirancang untuk mendukung fungsi bisnis yang berbeda. Modul-modul ini mencakup keuangan, sumber daya manusia, dan manajemen rantai pasok. Selain itu, setiap modul dapat diintegrasikan secara seamless.

b. Central Database

Selain itu, sistem ini menggunakan basis data terpusat yang menyimpan semua informasi bisnis secara terintegrasi. Central database memungkinkan akses data yang konsisten dan real-time. Selain itu, hal ini juga mengurangi duplikasi data. Dengan begitu, organisasi dapat meningkatkan akurasi dan keandalan informasi.

c. Database yang Fleksibel dan Terbuka

Enterprise software memiliki database yang fleksibel dan terbuka untuk adaptasi dengan kebutuhan bisnis. Sistem ini mendukung integrasi dengan aplikasi analisis data dan mudah dikustomisasi. Selain itu, database yang terbuka memungkinkan skalabilitas. Dengan demikian, perusahaan dapat menyesuaikan sistem seiring pertumbuhan bisnis mereka.

d. Penyajian Informasi Otomatis sesuai Kebutuhan

Sistem ini mampu menyajikan informasi secara otomatis berdasarkan kebutuhan pengguna. Sistem ERP memungkinkan pelaporan dan analisis data yang cepat dan akurat. Selain itu, informasi yang relevan dapat diakses kapan saja. Dengan begitu, pengambilan keputusan menjadi lebih efektif dan berbasis data.

7. Contoh Implementasi Enterprise Software

Sistem enterprise memberikan banyak manfaat bagi berbagai jenis industri. Setiap sektor menggunakan hal ini sesuai dengan kebutuhan operasionalnya, mulai dari mengelola produksi hingga membangun hubungan pelanggan dan mengatur logistik seperti yang dijelaskan di bawah ini:

a. Industri Manufaktur

Di sektor manufaktur, ERP akan mengelola proses produksi dan rantai pasok. Sistem ini memudahkan perusahaan untuk merencanakan kebutuhan bahan baku, mengatur jadwal produksi, dan memantau persediaan secara langsung. ERP melancarkan proses produksi, mengurangi risiko keterlambatan, dan memastikan pengiriman produk tepat waktu.

b. Industri Retail

Dalam industri retail, CRM hadir untuk meningkatkan loyalitas pelanggan dengan menyediakan pengalaman belanja yang personal. Sistem ini memantau data pembelian, preferensi, dan interaksi pelanggan. Dengan informasi tersebut, perusahaan dapat merancang promosi yang relevan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendorong pembelian ulang.

c. Industri Logistik

Pada industri logistik, SCM berperan penting dalam memastikan pengiriman barang yang efisien. Sistem ini membantu mengelola rantai pasok dengan lebih efisien, mulai dari pengaturan transportasi hingga memantau barang secara real-time. Penggunaan SCM dapat membantu mempercepat pengiriman dan memastikan barang tiba tepat waktu.

8. Rekomendasi Enterprise System Terbaik: Software ERP ScaleOcean

Agar potensi perusahaan Anda untuk berkembang lebih maksimal, ScaleOcean dapat membantu bisnis Anda dengan solusi ERP terintegrasi. Dengan berbagai fitur unggulan, ScaleOcean memastikan semua proses bisnis Anda dapat berjalan efisien, terotomasi, dan terhubung dalam satu platform.

ScaleOcean juga menyediakan dukungan pelanggan secara menyeluruh, mulai dari konsultasi dengan tim profesional, demo gratis, hingga layanan after sales yang dapat mengoptimalkan penerapan enterprise software di perusahaan Anda. Fitur unggulan ScaleOcean meliputi:

• Otomasi Proses Keuangan, Inventaris, dan SDM: Memastikan tugas-tugas operasional Anda berjalan otomatis dan minim kesalahan manual, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang lebih strategis.
• Analisis Data Real-Time: Memberikan data yang terbarukan dan akurat untuk mendukung Anda dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan berbasis informasi.
• Integrasi dengan Aplikasi Pihak Ketiga: Mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan kemudahan integrasi dengan berbagai aplikasi lain yang Anda gunakan.
• Dashboard Intuitif: Membantu Anda mengakses informasi penting dengan cepat melalui antarmuka yang mudah digunakan.

Baca juga: Custom ERP Software: Definisi, Keuntungan, dan Contohnya

9. Kesimpulan

Enterprise systems adalah solusi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek bisnis yang kompleks. Sistem ini memungkinkan integrasi data dan proses di seluruh bagian perusahaan, sehingga mempermudah pengambilan keputusan yang lebih tepat dan efisien.

Walaupun implementasi enterprise systems membutuhkan investasi waktu, sumber daya, dan komitmen oleh perusahaan, manfaatnya sangat signifikan. Sistem ini tidak hanya membantu mengatasi tantangan operasional, tetapi juga mendukung pertumbuhan jangka panjang perusahaan.

Salah satu contoh penyedia sistem enterprise di Indonesia adalah ScaleOcean, lebih tepatnya penyedia ERP canggih. Perangkat lunak yang ditawarkannya telah diterapkan oleh bisnis-bisnis MNC dikarenakan ribuan jumlah fitur dan modul yang tersedia, beserta juga kemudahaan uji coba sistem melalui demo gratis.