Secara umum, terdapat beberapa jenis sistem ERP, salah satunya adalah yang berbasis cloud. Cloud-based ERP beroperasi dalam server awan sehingga bisa diakses secara real-time selama ada koneksi internet. Solusi ini pun semakin banyak dipilih oleh berbagai sektor bisnis karena fleksibilitas dan kemudahannya.
Berbeda dengan server lokal yang memerlukan biaya tinggi untuk pemeliharaan dan pembaruan rutin, sistem ERP jenis ini bisa menjadi beban. Apalagi saat bisnis sedang berkembang dan proses yang semakin kompleks. Hal ini dapat menghambat pengambilan keputusan serta meningkatkan risiko kesalahan data.
Oleh karena itu, beralih ke cloud ERP adalah pilihan yang tepat. Di artikel ini, kami akan membahas lebih lanjut tentang apa itu ERP cloud, perbedaannya dengan sistem on-premise, cara kerjanya, serta mengapa ERP cloud bisa menjadi solusi untuk meningkatkan kinerja bisnis Anda.
Key Takeaways- Cloud ERP adalah sistem ERP berbasis cloud, yang memungkinkan akses kapan saja dan di mana saja melalui koneksi internet sehingga memudahkan operasional bisnis.
- Manfaat Cloud ERP meliputi penghematan biaya dengan mengurangi investasi hardware, otomatisasi proses, meningkatkan keamanan data, dan pengambilan keputusan cepat melalui informasi real-time.
- Cloud ERP ScaleOcean, aplikasi ERP terbaik dengan fitur scalable, unlimited user, keamanan tinggi, dan dukungan penuh untuk optimalkan operasional bisnis Anda.
1. Apa itu Cloud ERP?
Cloud ERP adalah sistem manajemen yang berjalan di cloud computing, memungkinkan akses real-time ke data operasional seperti keuangan, SDM, dan inventaris. Tanpa server lokal, sistem ini akan mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis dalam satu platform sehingga meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya infrastruktur IT.
Keuntungan utama Cloud ERP adalah skalabilitas yang mudah. Perusahaan bisa menyesuaikan kapasitas sistem dengan kebutuhannya tanpa khawatir terkait infrastruktur fisik atau biaya pemeliharaan server yang mahal. Hal ini pun memberikan fleksibilitas dalam pertumbuhan bisnis.
Selain itu, Cloud ERP bisa mengurangi risiko kesalahan manusia yang sering terjadi dalam pengolahan data manual. Dengan otomatisasi, sistem ini akan meningkatkan akurasi, konsistensi dalam proses bisnis, dan meningkatkan produktivitas operasional secara bersamaan.
Bahkan, menurut hasil penelitian Fortune Business Insights, industri cloud ERP software akan mengalami pertumbuhan drastis dari tahun 2024 hingga 2032, dengan CAGR berada di kisaran 15.5%. Angka tersebut menunjukkan semakin banyaknya perusahaan yang beralih ke solusi cloud ERP untuk mendukung operasi mereka, mengingat keuntungan jangka panjang yang ditawarkan.
2. Bagaimana Cara Kerja Cloud ERP?
Cara kerja cloud ERP adalah dengan menyimpan data perusahaan di server cloud yang dikelola penyedia layanan, bukan di server fisik kantor. Sistem ini akan mengintegrasikan semua departemen, seperti keuangan, SDM, dan inventaris, dalam satu platform terpusat yang bisa diakses secara real-time melalui internet dari berbagai perangkat.
Untuk lebih mudah memahaminya, cara kerja cloud ERP adalah sebagai berikut:
- Penyimpanan Berbasis Cloud: Data dan aplikasi akan tersimpan di pusat data penyedia layanan sehingga memastikan akses mudah dan pembaruan otomatis.
- Integrasi Data Terpusat: Semua departemen berbagi satu database. Jadi, saat satu departemen memasukkan data, maka departemen lain bisa langsung melihat pembaruan secara real-time.
- Aksesibilitas Internet: Pengguna bisa mengakses sistem ERP kapan saja dan di mana saja melalui browser atau aplikasi sehingga memberi fleksibilitas yang tinggi.
- Otomatisasi Proses: Sistem web-based ERP system ini juga akan mengotomatiskan tugas rutin seperti pemrosesan pesanan dan pelaporan untuk meningkatkan efisiensi bisnis.
- Keamanan dan Pemeliharaan: Penyedia layanan cloud mengelola pemeliharaan, keamanan data, dan pembaruan perangkat lunak, sehingga perusahaan tidak perlu lagi khawatir tentang infrastruktur IT.
Dengan cara kerja di atas, perusahaan yang memilih software ERP terbaik dapat memaksimalkan efisiensi operasional mereka melalui sistem yang terintegrasi dan mudah diakses, tanpa perlu khawatir tentang pengelolaan infrastruktur IT yang rumit.
3. Apa saja Manfaat Cloud ERP?
Cloud ERP memberikan manfaat untuk bisnis, seperti penghematan biaya dengan mengurangi investasi pada hardware dan pemeliharaan. Sistem ini juga meningkatkan efisiensi operasional lewat otomatisasi, menjaga keamanan data dengan standar tinggi, dan memudahkan pengambilan keputusan karena akses informasi yang tersedia secara real-time.
Secara lebih rinci, manfaat cloud ERPÂ software untuk bisnis adalah:
a. Skalabilitas dan Fleksibilitas yang Tinggi
Pertama, Cloud ERP memberikan kemudahan dalam menyesuaikan kapasitas sesuai kebutuhan bisnis. Ketika perusahaan perlu menambah storage atau spesifikasi server, hal ini dapat dilakukan dengan mudah melalui permintaan ke vendor, tanpa harus membeli server atau aplikasi baru lagi. Selain itu, proses pemeliharaan pun bisa dilakukan secara remote oleh tim IT.
b. Kecepatan Implementasi
Implementasi ERP berbasis cloud jauh lebih cepat dibandingkan dengan sistem on-premise karena tidak memerlukan pengadaan server fisik. Akses melalui browser akan memudahkan proses konfigurasi dan migrasi data awal, yang memungkinkan software siap digunakan lebih cepat tanpa perlu lagi menunggu pengaturan infrastruktur yang lama.
c. Kustomisasi
Selain itu, Sistem ERP berbasis cloud modern memungkinkan kustomisasi fleksibel pada alur kerja dan laporan tanpa mengubah kode inti. Hal ini memastikan sistem dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan. Keuntungannya, pembaruan fitur dan keamanan akan otomatis dilakukan oleh vendor, tanpa harus mengganggu kustomisasi yang sudah ada.
d. Aksesibilitas Tinggi
Dengan ERP berbasis cloud, pengguna dapat mengakses sistem kapan saja dan di mana saja asalkan terhubung ke internet. Hal ini sangat berguna bagi bisnis dengan tim yang tersebar atau yang memerlukan fleksibilitas kerja jarak jauh, memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat, bahkan saat berada di luar kantor.
Penggunaan mobile ERP software juga akan semakin mempermudah akses ini. Sebab, sistem akan menghubungkan tim dan mengelola operasional bisnis secara efisien dengan hanya melalui perangkat mobile, tanpa adanya batasan lokasi atau waktu.
e. Pengurangan Biaya
Manfaat lain cloud ERP adalah biaya yang lebih hemat dibandingkan sistem on-premise karena tidak membutuhkan pemeliharaan server fisik. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk listrik, server, dan tim IT. Vendor ERP mengelola semua kebutuhan tersebut, mengurangi biaya pengoperasian hingga 30%, serta mempermudah implementasi sistem ini.
f. Efisiensi Operasional
Berikutnya, cloud ERP menggunakan cloud computing untuk mengotomatiskan proses bisnis seperti rekonsiliasi bank, pencatatan jurnal penutup, dan integrasi antar departemen. Sistem ini mengurangi ketergantungan pada proses manual, mempercepat operasional, dan meningkatkan efisiensi di seluruh perusahaan.
g. Pembaruan Otomatis
Tidak hanya itu saja, dalam sistem ERP berbasis cloud, pembaruan perangkat lunak dan fitur baru akan dilakukan secara otomatis oleh para penyedia layanan. Hal ini memastikan perusahaan selalu menggunakan versi terbaru tanpa perlu khawatir tentang pembaruan atau masalah kompatibilitas perangkat keras, menjamin sistem tetap adaptif dan up-to-date.
Dengan menggunakan SaaS ERP, perusahaan dapat memanfaatkan pembaruan sistem yang cepat dan mudah tanpa gangguan, memastikan solusi ERP mereka tetap relevan dan berfungsi optimal dalam mendukung kebutuhan bisnis yang berkembang.
h. Keamanan Data
Keamanan data pun menjadi aspek utama dalam Cloud ERP. Dengan protokol keamanan canggih seperti enkripsi data dan otentikasi multi-faktor, sistem ini memastikan data terlindungi. Penyedia layanan juga memiliki pusat data dengan standar tinggi dan melakukan backup rutin untuk meminimalkan risiko kehilangan data akibat bencana.
Selain itu, firewall adalah salah satu lapisan perlindungan penting dalam Cloud ERP. Sistem ini berfungsi untuk mengawasi dan mengontrol lalu lintas data yang masuk dan keluar dari jaringan, melindungi data perusahaan dari ancaman cyber yang berpotensi merusak integritas sistem.
i. Integrasi dengan Sistem Lain
Terakhir, cloud ERP dirancang untuk mudah terintegrasi dengan aplikasi yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memungkinkan alur kerja yang sudah ada tetap digunakan tanpa perubahan besar. Selain itu, modul-modul ERP mendukung kolaborasi antar departemen, memudahkan komunikasi dan berbagi informasi secara real-time.
4. Perbedaan Cloud ERP System vs ERP On-Premise
Perbedaan utama Cloud ERP dan On-Premise ERP terletak pada lokasi penyimpanan data, biaya, dan kontrol sistem. Cloud ERP di-host di server vendor, diakses melalui internet dengan model langganan, dan lebih cepat diimplementasikan. Sementara software ERP on-premise di-install di server lokal sehingga memberikan kontrol penuh terhadap data, namun membutuhkan investasi infrastruktur yang lebih besar.
Untuk lebih mudah memahaminya, berikut perbedaan antara Cloud ERP System dan ERP On-Premise:
a. Lokasi
Perbedaan pertama terletak pada lokasi. Cloud ERP dijalankan sepenuhnya di server yang dikelola oleh penyedia layanan sehingga akses global bisa berjalan kapan saja. Sementara ERP On-Premise perlu diinstal pada server internal perusahaan dan hanya dapat diakses melalui jaringan lokal, yang membatasi fleksibilitas dan mobilitas.
b. Akses
Keunggulan Cloud ERP adalah kemampuannya untuk diakses dari mana saja selama ada koneksi internet, memungkinkan karyawan bekerja secara remote. Di sisi lain, ERP On-Premise mengharuskan pengguna untuk mengaksesnya melalui jaringan internal perusahaan sehingga prosesnya lebih terbatas dan kurang fleksibel.
c. Biaya
Biasanya, cloud ERP akan menawarkan biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar pada perangkat keras. Dengan model langganan, biaya operasionalnya juga lebih terjangkau dan mudah diprediksi. Sedangkan ERP On-Premise akan membutuhkan biaya tinggi untuk pengadaan perangkat keras, lisensi, dan pemeliharaan.
d. Skalabilitas
Berikutnya, cloud ERP juga memberikan fleksibilitas lebih dalam hal skalabilitas. Anda dapat menambah kapasitas dan fitur sesuai kebutuhan bisnis tanpa investasi besar. Berbeda dengan ERP On-Premise yang memerlukan pembelian perangkat keras dan lisensi tambahan, yang membuat proses skalabilitas bisa lebih memakan waktu dan biaya.
e. Pemeliharaan
Untuk pemeliharaan, cloud ERP biasanya dikelola oleh penyedia layanan sehingga perusahaan tidak perlu mengkhawatirkan lagi tentang pembaruan atau pemeliharaan teknis. Hal ini memungkinkan perusahaan fokus pada operasional. Sebaliknya, ERP On-Premise membutuhkan tim internal untuk menangani pembaruan dan pemeliharaan, menambah beban operasional.
Agar lebih tergambarkan, berikut adalah tabel perbedaan Cloud ERP System dan ERP On-Premise:
| Perbedaan | Cloud ERP | On-Premise ERP |
|---|---|---|
| Lokasi | Server berada di pihak penyedia layanan. | Infrastruktur internal perusahaan. |
| Akses | Dapat diakses dari mana dan perangkat apa saja. | Terbatas pada jaringan dan perangkat tertentu. |
| Biaya | Biaya awal lebih rendah, cocok untuk bisnis yang sedang berkembang. | Biaya awal lebih tinggi, namun berpotensi lebih rendah pada jangka panjang. |
| Skalabilitas | Fleksibel, dapat dikustomisasi berdasarkan kebutuhan dan pertumbuhan. | Fleksibel, namun proses pembaruan cenderung lebih memakan waktu dan mahal. |
| Pemeliharaan | Dilakukan oleh penyedia. | Membutuhkan tim IT yang mahir. |
5. Contoh Fungsi ERP Berbasis Cloud
Cloud ERP menghubungkan setiap modul perangkat lunak, yang memungkinkan distribusi data antar departemen secara otomatis dan real-time. Sistem ini memberikan berbagai manfaat bagi bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi operasional. Berikut adalah contoh penerapan Cloud ERP dalam berbagai aspek bisnis:
a. Manajemen Keuangan
Pertama-tama, cloud ERP bisa menyederhanakan pengelolaan keuangan dengan alat untuk memantau anggaran, pelaporan keuangan, dan transaksi secara real-time. Tim keuangan akan dengan mudah mengelola arus kas, menyusun laporan yang akurat, dan mengatur pajak serta kepatuhan dengan lebih efisien.
b. Manajemen Rantai Pasokan
Cloud ERP juga bisa meningkatkan visibilitas dalam manajemen rantai pasokan, mengoptimalkan pengadaan bahan baku, pengelolaan inventaris, dan pengiriman barang dalam satu platform. Misalnya, saat stok bahan baku menipis, sistem akan secara otomatis memberi tahu tim pengadaan untuk melakukan pembelian tepat waktu, mencegah gangguan produksi.
c. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
Tidak hanya itu saja, cloud ERP mendukung manajemen hubungan pelanggan dengan mengintegrasikan data pelanggan antar departemen. Sistem ini membantu tim penjualan dan layanan pelanggan untuk mengakses informasi secara langsung, memberikan layanan lebih responsif, dan meningkatkan kepuasan pelanggan, termasuk dengan menanggapi keluhan lebih cepat.
d. Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)
Cloud ERP pun menawarkan solusi terintegrasi untuk pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, dan pengembangan karier. HR bisa dengan mudah memonitor kinerja, menghitung gaji, serta memfasilitasi pelatihan dan evaluasi. Sistem ini juga memastikan perusahaan mematuhi peraturan tenaga kerja dengan lebih efektif.
e. Manajemen Proyek
Cloud ERP juga berfungsi sebagai alat yang efektif untuk merencanakan dan menjalankan proyek. Sistem ini memberi visibilitas penuh terhadap anggaran, sumber daya, dan timeline proyek. Nantinya, manajer proyek bisa memantau progres secara real-time dan menyesuaikan alokasi sumber daya jika dibutuhkan sehingga memastikan kelancaran proyek.
6. Optimalkan Bisnis Anda dengan Cloud ERP ScaleOcean
ScaleOcean adalah cloud ERP Indonesia terbaik untuk bisnis yang ingin mengakses data operasional secara real-time melalui internet, tanpa memerlukan server lokal. Dengan sistem berbasis cloud, perusahaan dapat mengelola berbagai fungsi bisnis penting seperti keuangan, SDM, inventaris, dan rantai pasok dengan mudah dan efisien, kapan saja dan di mana saja.
Tidak hanya memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan data, ScaleOcean juga memungkinkan kolaborasi antar departemen yang lebih lancar, meningkatkan transparansi, dan mempercepat pengambilan keputusan. ERP ScaleOcean membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat dalam lingkungan bisnis yang terus berubah dan proses bisnis yang kompleks.
ScaleOcean ERP dirancang dengan praktik terbaik industri, memberikan Anda kontrol penuh atas operasional bisnis dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat. Selain itu, Anda juga dapat memanfaatkan layanan konsultasi dan uji coba gratis untuk memahami lebih dalam bagaimana sistem ini dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda.
Berikut fitur-fitur cloud ERP software ScaleOcean:
- Accounting management: Memudahkan Anda dalam mengintegrasikan transaksi keuangan dalam satu sistem, mulai dari arus kas, pendapatan, hingga pengeluaran.
- Sales management: Memudahkan Anda untuk memantau adanya prospek dan peluang penjualan.
- Purchasing management: Mempercepat bisnis dalam proses pembelian ketika stok sudah mencapai titik reorder point.
- Inventory management: Memantau stok secara real-time untuk mengelola permintaan dan pasokan dengan lebih baik.
- Budget management: Memudahkan proses pembuatan, pemantauan, dan penyesuaian rancangan anggaran biaya (RAB).
- Online CRM: Mengumpulkan data pelanggan untuk personalisasi layanan dan penawaran.
Baca juga: Ini 12 Studi Kasus Penerapan ERP yang Sukses di Perusahaan
7. Kesimpulan
Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang berjalan di platform cloud, memungkinkan akses kapan saja dan di mana saja via internet. Berbeda dengan sistem on-premise yang terpasang di server lokal kantor, Cloud ERP bisa dikelola dan dihosting oleh penyedia layanan di pusat data secara aman.
Sebagai vendor ERP berbasis awan terbaik di Indonesia, ScaleOcean menawarkan berbagai fitur unggulan yang memenuhi berbagai kebutuhan bisnis. Implementasikan ScaleOcean ERP sekarang juga dan dapatkan demo gratis untuk melihat secara langsung cara kerja sistem ini, sehingga operasional bisnis Anda bisa lebih optimal.
FAQ:
1. Apa itu cloud ERP?
Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang berjalan di platform komputasi awan (cloud) dan dapat diakses melalui internet. Berbeda dari ERP tradisional yang diinstal di server lokal, sistem ini menawarkan keunggulan aksesibilitas, skalabilitas, dan biaya pemeliharaan yang lebih rendah.
2. Apa yang dimaksud dengan cloud ERP?
Cloud ERP adalah perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan yang dapat diakses melalui internet. Sebagai “otak” atau tulang punggung TI perusahaan, perangkat lunak cloud ERP menyediakan fungsionalitas canggih untuk mengelola semua proses inti dalam suatu organisasi.
3. Apa perbedaan antara ERP dan ERP cloud?
Perbedaan utamanya adalah lokasi hosting. Cloud ERP, atau SaaS ERP, di-hosting di platform cloud penyedia Anda dan dikelola oleh tim TI mereka. Sebaliknya, ERP lokal (on-premise) diinstal di perangkat keras dan server milik perusahaan sendiri, serta dikelola oleh tim TI internal.
.png){kind=small}