Apa itu ERP Berbasis Cloud, Manfaat, serta Cara Kerjanya

Apakah Anda tahu bahwa sistem ERP terdiri dari beberapa jenis? Salah satunya berbasis cloud. Cloud based ERP dijalankan dalam server berbasis awan sehingga dapat diakses secara real-time dengan koneksi internet. Teknologi ini kini menjadi solusi yang banyak diandalkan oleh berbagai sektor bisnis.

Jika Anda menggunakan server lokal, diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan dan update secara berkala. Terlebih, ketika bisnis Anda terus tumbuh dan semakin kompleks, server lokal dapat memperlambat pengambilan keputusan dan bahkan meningkatkan risiko kesalahan data.

Inilah sebabnya beralih ke cloud ERP adalah langkah yang tepat. Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut apa itu ERP cloud, perbedaannya dengan sistem on-premise, cara kerjanya, serta mengapa ERP jenis ini adalah pilihan tepat untuk mengoptimalkan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Cloud ERP adalah sistem ERP berbasis internet yang memungkinkan akses real-time dari mana saja tanpa perlu infrastruktur fisik perusahaan.
• Manfaat Cloud ERP adalah aksesibilitas tinggi, efisiensi biaya, fleksibilitas, dan integrasi data lintas departemen secara otomatis.
• Cloud ERP ScaleOcean adalah aplikasi ERP terbaik dengan fitur scalable, unlimited user, keamanan tinggi, dan dukungan penuh untuk optimalkan operasional bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Cloud ERP?

Cloud ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang di-hosting oleh vendor di infrastruktur cloud mereka. Pengguna mengaksesnya lewat internet untuk mengelola berbagai proses bisnis terintegrasi, mulai dari inventaris hingga keuangan, dengan keuntungan utama seperti skalabilitas fleksibel, biaya investasi awal yang rendah, dan kemudahan akses jarak jauh.

Penerapannya pun juga cukup sederhana. Anda hanya perlu berlanggan sistem berbasis awan ke Software ERP terbaik terpercaya. Dengan ini, perawatan dan pembaruan sistem juga jauh lebih mudah karena seluruh infrastruktur dan perangkat lunak dikelola oleh penyedia layanan cloud.

2. Cara Kerja Cloud ERP

Berbeda dengan sistem tradisional yang rumit, cara kerja cloud ERP sebenarnya cukup sederhana dan berpusat pada kemudahan akses. Sistem ini mengubah cara perusahaan mengelola data dan operasionalnya dengan memanfaatkan kekuatan internet dan infrastruktur cloud. Berikut adalah tiga pilar utama cara kerja cloud ERP:

a. Akses Melalui Internet

Pilar utama dari sistem ERP berbasis cloud adalah aksesibilitasnya yang mudah. Anda dan tim Anda dapat mengakses seluruh perangkat lunak ERP hanya dengan menggunakan peramban web standar seperti Chrome atau Firefox.

Ini berarti Anda tidak perlu lagi melakukan instalasi perangkat lunak yang rumit di setiap komputer atau server lokal. Selama ada koneksi internet, Anda bisa langsung masuk dan mulai bekerja dari mana saja dan kapan saja.

b. Platform Cloud Milik Vendor

Semua perangkat lunak dan data bisnis Anda disimpan secara aman di server milik penyedia layanan cloud. Mereka bertanggung jawab penuh atas pengelolaan, keamanan, dan pemeliharaan seluruh infrastruktur fisik tersebut.

Dengan model ini, Anda tidak perlu lagi berinvestasi atau mengelola server sendiri. Beban kerja tim IT Anda akan berkurang drastis, sehingga mereka bisa lebih fokus pada inovasi strategis untuk perusahaan.

c. Integrasi Proses Bisnis

Inti dari cara kerja cloud ERP adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis. Sistem ini mengotomatiskan dan menyatukan fungsi-fungsi seperti akuntansi, manajemen pesanan, dan rantai pasokan.

Semua data dari berbagai departemen tersebut mengalir ke dalam satu sumber data tunggal yang terpusat. Hal ini menghilangkan silo informasi, memastikan konsistensi data, dan mempercepat pengambilan keputusan di seluruh organisasi.

3. Manfaat Cloud ERP

Penerapan ERP berbasis cloud memberikan manfaat signifikan dalam meningkatkan dan mempercepat praktik keuangan serta akuntansi perusahaan. Selain itu, solusi ini juga membantu meningkatkan efisiensi operasional di seluruh organisasi, bahkan mencakup mitra dan jaringan bisnis terkait.

Berikut manfaat lain dari cloud ERP untuk bisnis Anda:

a. Skalabilitas dan Fleksibilitas yang Tinggi

Software ERP cloud memungkinkan penyesuaian kapasitas sesuai kebutuhan bisnis. Apabila perusahaan memerlukan tambahan storage atau peningkatan spesifikasi server, hal tersebut dapat dilakukan dengan cepat melalui permintaan ke vendor.

Saat bisnis berkembang dan membuka cabang baru, sistem ERP jenis ini tetap bisa digunakan tanpa harus membeli server atau aplikasi baru. Sebab, sistem ini hanya memerlukan penyesuaian fungsi. Sistem cloud juga meminimalkan terjadinya downtime, karena semua proses pemeliharaan dapat dilakukan secara remote oleh tim IT.

ERP cloud memungkinkan juga perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan, baik dari sisi tren pasar maupun kebutuhan internal. Misalnya, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan produk sesuai dengan preferensi konsumen yang dinamis.

b. Aksesibilitas Tinggi

Jenis sistem ERP berbasis cloud memungkinkan pengguna mengakses sistem ERP dari mana saja dan kapan saja selama terhubung ke internet. Hal ini sangat bermanfaat bagi bisnis dengan tim yang tersebar secara geografis atau yang membutuhkan fleksibilitas kerja jarak jauh.

c. Pengurangan Biaya

Dibandingkan dengan sistem on-premise, ERP berbasis cloud lebih hemat biaya karena tidak memerlukan pemeliharaan server fisik. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan anggaran untuk listrik, server, dan tim IT khusus untuk perawatan infrastruktur.

Semua kebutuhan tersebut sudah ditangani oleh vendor ERP, sehingga biaya pengoperasian lebih rendah hingga 30%. Dengan memilih software ERP yang tepat, implementasi jenis sistem ini menjadi lebih efisien dan praktis untuk digunakan.

d. Efisiensi Operasional

Jenis ini juga dilengkapi dengan cloud computing yang memungkinkan otomatisasi berbagai proses bisnis seperti rekonsiliasi bank, pencatatan jurnal penutup, integrasi sistem antar departemen, dan alur kerja otomatis. Dengan kemampuan ini, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual, menghindari kesalahan, dan mempercepat seluruh operasional.

e. Pembaruan Otomatis

Dalam sistem ERP berbasis cloud, pembaruan perangkat lunak dan penambahan fitur baru secara otomatis dilakukan oleh penyedia layanan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk selalu menggunakan versi terbaru tanpa harus repot mengelola pembaruan atau memperhatikan masalah kompatibilitas perangkat keras.

Proses pembaruan yang otomatis ini juga mengurangi potensi gangguan pada operasional perusahaan, menjadikan sistem ERP cloud lebih efisien dan tanpa hambatan.

f. Keamanan Data

Keamanan data adalah salah satu aspek paling kritis dalam pengelolaan informasi bisnis. Perangkat cloud based biasanya dilengkapi dengan protokol keamanan yang canggih, termasuk enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan pemantauan berkelanjutan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan.

Penyedia layanan cloud juga sering memiliki pusat data dengan standar keamanan tinggi. Selain itu, backup data yang rutin dilakukan membantu mengurangi risiko kehilangan data akibat bencana atau kerusakan perangkat.

g. Integrasi dengan Sistem Lain

Cloud ERP juga dirancang untuk mudah diintegrasikan dengan berbagai aplikasi yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk tetap menggunakan alur kerja yang sudah ada tanpa harus menyesuaikan ulang.

Di dalamnya, tersedia berbagai modul yang mendukung kolaborasi antar departemen, memfasilitasi komunikasi dan berbagi informasi secara real-time melalui satu sistem terpusat.

4. Perbedaan Cloud ERP System vs ERP On-Premise

Ketika memutuskan untuk mengadopsi sistem ERP, perusahaan sering dihadapkan pada pilihan antara Cloud ERP dan software ERP on-premise. Masing-masing jenis sistem ini memiliki kelebihan dan tantangan yang perlu dipertimbangkan, tergantung pada kebutuhan dan sumber daya perusahaan. Silahkan perhatikan hal berikut :

a. Lokasi

Pertama dari aspek lokasi, cloud ERP dijalankan sepenuhnya di server cloud yang dikelola oleh penyedia layanan, memungkinkan akses global kapan saja. Sebaliknya, ERP tradisional diinstal pada server internal perusahaan dan hanya dapat diakses melalui jaringan internal, yang membatasi fleksibilitas dan mobilitas.

b. Akses

Salah satu keunggulan Cloud ERP adalah kemampuan untuk diakses dari mana saja selama ada koneksi internet, memberikan kebebasan kepada karyawan untuk bekerja secara remote. Sebaliknya, ERP tradisional mengharuskan pengguna mengaksesnya hanya melalui koneksi jaringan lokal atau VPN perusahaan, yang bisa lebih terbatas dan kurang fleksibel.

c. Biaya

Cloud ERP biasanya menawarkan biaya awal yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi perangkat keras yang besar. Sistem ini berbasis langganan, yang membuat biaya operasional lebih terjangkau dan mudah diprediksi. Di sisi lain, ERP tradisional membutuhkan biaya tinggi untuk pengadaan perangkat keras, lisensi perangkat lunak, serta biaya pembaruan dan pemeliharaan yang berkelanjutan.

d. Skalabilitas

Cloud ERP menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam hal skalabilitas. Anda dapat dengan mudah menambah kapasitas dan fitur sesuai dengan pertumbuhan bisnis tanpa perlu investasi besar. Sebaliknya, ERP tradisional memerlukan pembelian perangkat keras dan lisensi tambahan untuk meningkatkan kapasitas, yang bisa menjadi proses yang memakan waktu dan mahal.

e. Pemeliharaan

Pemeliharaan dan pembaruan sistem cloud ERP biasanya ditangani oleh penyedia layanan, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan teknis. Ini memungkinkan perusahaan fokus pada operasional tanpa harus mengalokasikan sumber daya untuk pemeliharaan.

Berbeda dengan itu, ERP tradisional memerlukan tim internal untuk menangani pembaruan sistem, pemeliharaan perangkat keras, dan manajemen perangkat lunak, yang dapat menambah beban operasional.

5. Contoh Penerapan ERP Berbasis Cloud

Melalui cloud, setiap modul software ERP saling terhubung, sehingga data antar departemen dapat terdistribusi secara otomatis dan real-time. Cloud ERP menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis yang ingin mengelola dan mengoptimalkan operasi mereka secara efisien. Berikut adalah contoh penerapan Cloud ERP dalam berbagai aspek bisnis:

a. Manajemen Keuangan

Cloud ERP memudahkan pengelolaan keuangan dengan menyediakan alat untuk mengelola anggaran, pelaporan keuangan, dan pencatatan transaksi secara real-time. Sistem ini memungkinkan tim keuangan untuk memantau arus kas, membuat laporan keuangan yang akurat, serta mengelola pajak dan kepatuhan dengan lebih efisien.

b. Manajemen Rantai Pasokan

Dengan cloud ERP, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas dalam manajemen rantai pasokan. Sistem ini membantu mengoptimalkan pengadaan bahan baku, pengelolaan inventaris, serta pengiriman barang, yang semuanya terhubung dalam satu platform.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan mendeteksi kekurangan stok pada suatu bahan baku, sistem akan otomatis memberi tahu tim pengadaan untuk melakukan pembelian tepat waktu, sehingga menghindari gangguan dalam proses produksi.

c. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Cloud ERP mendukung manajemen hubungan pelanggan dengan mengintegrasikan data pelanggan di seluruh departemen. Sistem ini memungkinkan tim penjualan dan layanan pelanggan untuk mengakses informasi pelanggan secara langsung, memberikan pelayanan yang lebih responsif dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Misalnya, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih personal dengan menggunakan data interaksi sebelumnya untuk menangani keluhan atau pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat.

d. Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)

Dalam pengelolaan sumber daya manusia, cloud ERP menawarkan solusi yang lebih terintegrasi untuk mengelola data karyawan, absensi, penggajian, dan pengembangan karier.

Sistem ini memudahkan HR dalam memonitor kinerja karyawan, menghitung gaji, serta memfasilitasi pelatihan dan evaluasi. Dengan sistem yang terhubung, perusahaan dapat dengan mudah menjaga kepatuhan terhadap peraturan tenaga kerja dan memastikan pengelolaan SDM yang lebih efektif.

e. Manajemen Proyek

Cloud ERP juga berfungsi sebagai alat yang efektif untuk merencanakan dan melaksanakan proyek bisnis. Sistem ini memberikan visibilitas penuh atas anggaran, sumber daya, dan timeline proyek. Misalnya, manajer proyek dapat memantau progres pekerjaan secara real-time dan menyesuaikan alokasi sumber daya jika diperlukan, memastikan proyek tetap pada jalurnya dan selesai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

6. Jenis-jenis Cloud ERP

Secara umum, sistem berbasis cloud terbagi menjadi tiga jenis utama. Setiap
jenisnya menawarkan keunggulan tersendiri serta cara kerja yang berbeda, sehingga penting bagi perusahaan untuk memilih jenis yang paling sesuai. Berikut jenis-jenis ERP berbasis cloud:

a. Private Cloud

Private cloud menyediakan infrastruktur yang dikelola secara pribadi. Dengan model ini, perusahaan memiliki kontrol penuh dan keamanan tinggi karena sumber daya tidak dibagi dengan pengguna lain. Private cloud ideal untuk perusahaan dengan kebutuhan keamanan tinggi, regulasi ketat, atau integrasi sistem yang kompleks.

b. Public Cloud

Public cloud menawarkan layanan ERP dengan infrastruktur yang dikelola oleh penyedia layanan. Sumber dayanya digunakan bersama oleh berbagai pengguna, sehingga biaya layanan lebih rendah karena hanya membayar sesuai penggunaan. Model ini cocok bagi perusahaan yang mencari efisiensi biaya dan kemudahan akses.

c. Hybrid Cloud

Hybrid cloud mengombinasikan keunggulan private dan public cloud. Jenis ERP cloud ini memberikan fleksibilitas dan skalabilitas software ERP dari public cloud, sementara tetap menawarkan tingkat keamanan dan kontrol tinggi dari private cloud. Hybrid cloud ideal bagi perusahaan yang membutuhkan keseimbangan antara keamanan data, kontrol, dan efisiensi biaya.

7. Layanan dalam ERP berbasis Cloud

Terdapat tiga model layanan utama sistem berbasis cloud yang sering digunakan. Masing-masing layanan menawarkan solusi berbeda sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari infrastruktur hingga pengembangan aplikasi. Berikut penjelasan selengkapnya.

a. Infrastructure as A Service (IaaS)

IaaS menyediakan infrastruktur komputasi dasar seperti server virtual, penyimpanan, dan jaringan melalui internet. Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya TI sesuai permintaan tanpa harus membeli dan mengelola hardware fisik.

Fleksibilitas IaaS memungkinkan perusahaan mengelola aplikasi, data, dan runtime, sementara vendor menangani aspek infrastruktur seperti server dan jaringan. Layanan ini cocok untuk bisnis yang ingin mengelola aplikasi secara mandiri tanpa harus menginvestasikan sumber daya untuk mengelola fisik server dan data center.

b. Platform as A Service (PaaS)

PaaS menyediakan platform komprehensif untuk mendukung pengembangan, pengujian, penerapan, dan pembaruan aplikasi ERP. Layanan ini tidak hanya menyediakan infrastruktur seperti pada IaaS, tetapi juga alat dan layanan yang diperlukan untuk mempercepat proses pengembangan dan implementasi aplikasi.

PaaS sangat ideal bagi perusahaan yang ingin fokus pada inovasi tanpa khawatir mengenai pengelolaan infrastruktur. Dengan PaaS, pengembang dapat mengembangkan aplikasi tanpa harus memikirkan sistem operasional dan middleware, sehingga lebih efisien dalam hal waktu dan sumber daya.

c. Software as A Service (SaaS)

SaaS memungkinkan perusahaan menggunakan aplikasi ERP yang dihosting di cloud tanpa perlu menginstal atau menjalankannya di server internal. Layanan ini menawarkan kemudahan dalam penerapan, aksesibilitas yang tinggi, serta rasio biaya operasional yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi tradisional.

SaaS sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan solusi ERP yang cepat dan efisien, dengan investasi awal yang minimal. Selain itu, SaaS juga mengurangi beban kerja tim IT karena pemeliharaan, pembaruan, dan pengelolaan skala infrastruktur sepenuhnya ditangani oleh penyedia layanan ERP cloud.

8. Kekurangan ERP berbasis Cloud

Meskipun memiliki banyak keunggulan, ERP berbasis cloud juga memiliki kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa kelemahan utama dari penggunaan sistem tersebut yang penting untuk diketahui.

a. Kontemplasi Biaya

Biaya untuk implementasi ERP berbasis cloud biasanya lebih tinggi dibandingkan solusi on-premise. Hal ini disebabkan oleh teknologi canggih yang digunakan serta kemampuan lebih unggul, termasuk dukungan dari tim vendor 24/7, yang membuat harga investasi lebih besar dibandingkan dengan solusi lokal.

b. Proses Implementasi yang Lama

Proses implementasi ERP berbasis cloud, terutama yang bersifat custom, memerlukan waktu lebih lama. Semakin kompleks fitur yang dibutuhkan, semakin panjang waktu implementasi. Untuk sistem ERP siap pakai dengan fitur minimal, biasanya dibutuhkan waktu sekitar 6 bulan hingga sepenuhnya beroperasi.

Hal ini berbeda dengan penggunaan jenis sistem lain seperti hybrid ERP, di mana proses implementasi dapat lebih fleksibel dan lebih cepat, karena menggabungkan kelebihan kedua model cloud dan on-premise.

c. Kurangnya Kepemilikan Sistem

Karena pembaruan sistem ERP dikelola oleh vendor, perusahaan memiliki kontrol terbatas terhadap perubahan. Pembaruan yang tidak sesuai kebutuhan bisa menimbulkan ketidaknyamanan bagi beberapa karyawan, sehingga menurunkan produktivitas dan mengurangi rasa kepemilikan terhadap sistem tersebut.

d. Masalah Konektivitas

Cloud ERP memerlukan koneksi internet stabil dan cepat. Di daerah yang memiliki masalah konektivitas, akses ke aplikasi ERP dapat terhambat, yang berpotensi mengganggu operasi bisnis. Tanpa akses internet, sistem tidak dapat diakses, sehingga bisnis tidak dapat berjalan dengan lancar.

Sebagai alternatif, jenis ERP open source software dapat diimplementasikan pada sistem lokal yang memungkinkan perusahaan untuk tetap mengontrol operasional mereka tanpa bergantung sepenuhnya pada koneksi internet yang stabil.

9. Optimalkan Bisnis Anda dengan Cloud ERP ScaleOcean

ScaleOcean adalah cloud ERP Indonesia terbaik yang dapat mengoptimalkan bisnis Anda karena mudah diakses, unlimited user, serta fleksibel dan scalable sesuai kebutuhan bisnis Anda. Sistem ini juga menghadirkan demo gratis yang bisa Anda manfaatkan untuk mempelajari cara kerjanya secara lebih detail.

Berbeda dengan sistem lainnya di pasaran, software ERP berbasis awan ScaleOcean dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis. Baik bisnis sedang berkembang hingga perusahaan besar, dapat mengoptimalkan operasionalnya bersama sistem ERP ScaleOcean.

Fitur-fitur unggulan dari cloud ERP ScaleOcean meliputi:

• Accounting management: Memudahkan Anda dalam mengintegrasikan transaksi keuangan dalam satu sistem, mulai dari arus kas, pendapatan, hingga pengeluaran.
• Sales management: Memudahkan Anda untuk memantau adanya prospek dan peluang penjualan.
• Purchasing management: Mempercepat bisnis dalam proses pembelian ketika stok sudah mencapai titik reorder point.
• Inventory management: Memantau stok secara real-time untuk mengelola permintaan dan pasokan dengan lebih baik.
• Budget management: Memudahkan proses pembuatan, pemantauan, dan penyesuaian rancangan anggaran biaya (RAB).
• Online CRM: Mengumpulkan data pelanggan untuk personalisasi layanan dan penawaran. Pastikan strategi pemasaran sesuai referensi customer.

Cloud ERP system ScaleOcean juga memiliki tingkat keamanan yang tinggi, dengan dilengkapi proses enkripsi data, autentikasi pengguna, dan pencadangan.

10. Kesimpulan

Cloud ERP adalah solusi modern yang efisien, fleksibel, dan terjangkau untuk mengelola berbagai industri dan skala bisnis. Dengan sistem terpusat yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun, sistem ini menjadi pilihan yang ideal untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda secara maksimal.

Sebagai vendor ERP berbasis awan Indonesia terbaik, ScaleOcean menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Implementasikan ScaleOcean ERP sekarang juga. Dapatkan demo gratis untuk mempelajari cara kerja sistem ini dan optimalkan operasional bisnis Anda dengan solusi terbaik.