Sistem ERP: Pengertian, Manfaat, Cara Kerja, serta Contoh

Apakah tim penjualan Anda sering kehabisan stok barang karena data gudang tidak update, sementara tim keuangan kesulitan membuat laporan laba rugi yang akurat? Masalah data yang terpisah-pisah ini adalah penghambat utama bagi banyak bisnis di Indonesia yang ingin bertumbuh. Di sinilah sistem ERP memegang peranan krusial sebagai solusi all-in-one.

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) pada dasarnya bekerja sebagai satu “otak” terpusat yang menghubungkan semua departemen di perusahaan Anda. Data dari penjualan, inventaris, akuntansi, hingga SDM disatukan dalam satu platform yang sama. Ini menghilangkan pekerjaan manual yang berulang dan memastikan semua orang bekerja dengan data yang sinkron.

Dengan mengadopsi platform terintegrasi, perusahaan dapat bergerak lebih lincah dan membuat keputusan berdasarkan data yang valid, yang merupakan inti dari keberhasilan transformasi digital. Artikel ini akan membahas tuntas mulai dari definisi, manfaat, cara kerja, hingga jenis-jenis ERP sistem yang perlu Anda ketahui.

Key Takeaways

• Sistem ERP adalah perangkat lunak terintegrasi yang mengelola seluruh proses bisnis inti perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan visibilitas.
• Manfaat utama dari ERP bagi bisnis mencakup peningkatan efisiensi operasional, pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan data, serta penghematan biaya operasional.
• Sistem ERP ScaleOcean adalah solusi teknologi bisnis terintegrasi yang meningkatkan efisiensi, visibilitas, dan daya saing bisnis Anda di era digital.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)?

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perangkat lunak terintegrasi yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengotomatiskan segala proses dalam perusahaan. Tujuan ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi dan mendukung pengambilan keputusan lebih strategis.

Sebuah ERP system bekerja dengan menyatukan berbagai fungsi, seperti keuangan, SDM, dan rantai pasokan, ke dalam satu basis data terpusat. Hal ini secara efektif menghilangkan silo informasi antar departemen dan menciptakan satu sumber kebenaran bagi seluruh perusahaan.

Berdasarkan riset Next Move Strategy Consulting, valuasi pasar ERP akan mencapai valuasi $199.59 miliar pada tahun 2030. Hal ini dikarenakan penerapan sistem yang semakin menyebar. tidak terbatas hanya pada perusahaan tradisional, tetapi juga pemerintah-pemerintah di dunia.

2. Bagaiman Cara Kerja Sistem ERP?

ERP sistem bekerja dengan mengonsolidasikan semua data operasional, mulai dari sales hingga akuntansi, ke dalam satu basis data terpusat. Mekanisme ini secara efektif memastikan semua departemen mengakses data yang sama dan konsisten secara real–time.

Modul-modul fungsional di dalamnya saling terintegrasi, di mana pembaruan pada satu modul otomatis memicu penyesuaian di modul terkait. Integrasi ini mengotomatisasi proses bisnis yang kompleks dan menghasilkan laporan komprehensif untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Beberapa dari modul yang dimaksud berupa:

• Manajemen Keuangan dan Akuntansi: Otomatisasi perhitungan dan pemantauan transaksi, serta juga penyusunan laporan keuangan.
• Manajemen Rantai Pasokan (SCM): Perencanaan dan optimasi rantai pasokan, dari pemilihan vendor hingga penerimaan di gudang.
• Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM): Mengelola data karyawan seperti pencapaian KPI, absensi, lembur, gaji, dan cuti.
• Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM): Memantau dan menjaga hubungan dengan masing-masing klien atau konsumen.
• Manajemen Produksi: Mengendalikan proses produksi dari penjadwalan hingga penyelesaian setiap proyek.
• Manajemen Inventaris dan Gudang (WMS): Memastikan ketersediaan barang, serta mencegah adanya overstocking dan understocking.
• Manajemen Penjualan dan Distribusi: Mengelola segala pesanan yang masuk dan menyusun pengiriman barang ke pelanggan.

3. Apa saja Manfaat Sistem ERP?

Konsep dasar kerja ERP berpusat pada beberapa pilar utama. Sistem ini dirancang untuk meruntuhkan tembok pemisah antar departemen dan menciptakan satu alur kerja yang harmonis. Berikut adalah penjelasan konsep-konsep ERP product secara lebih rinci:

a. Integrasi Proses Bisnis

Salah satu keunggulan sistem ERP adalah dapat mengintegrasikan proses bisnis di lintas departemen. Adanya Integrasi ERP, membuat setiap informasi dapat dibagikan dengan lancar, mengurangi redundansi, dan mempercepat pengambilan keputusan.

b. Penyederhanaan Proses

Software ERP dapat mengotomatisasi dan menstandarisasi proses bisnis yang kompleks. Ini akan membantu perusahaan dalam mengurangi human error, mempercepat alur kerja, dan meminimalkan waktu untuk tugas administratif.

c. Database Terpusat

Selain itu, ciri-ciri sistem ERP adalah memiliki database terpusat yang menyimpan semua data operasional dan transaksional dari seluruh departemen. Dengan database terpusat, akses ke informasi menjadi lebih cepat dan data yang diterima pun konsisten.

d. Pengelolaan Sumber Daya

Konsep dasar ERP juga dapat memantau dan mengelola sumber daya, mulai dari anggaran, tenaga kerja, bahan baku, hingga kapasitas produksi secara terkoordinasi. Ini akan membantu perusahaan dalam menekan pemborosan dan memaksimalkan pemanfaatan aset.

e. Fleksibilitas dan Skalabilitas

ERP system juga dirancang agar mudah dikonfigurasi dan dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis yang berubah. Ini membuat sistem dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan, baik dari penggunaan, proses, dan fitur yang dibutuhkan.

f. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Konsep berikutnya adalah ERP dapat mengotomatisasi tugas ruting dan menyediakan alur kerja yang lebih jelas dan terstruktur, sehingga karyawan dapat fokus pada aktivitas bernilai tambah. Ini membuat proses kerja menjadi lebih cepat, akurat, dan produktif.

g. Meningkatkan Pengambilan Keputusan

Sistem ERP juga dapat memberikan data real-time dan laporan analitik, sehingga membantu perusahaan dalam mengambil keputusan berbasis data yang akurat. Ini akan mempercepat respon terhadap tantangan bisnis dan mendukung strategi perusahaan jangka panjang.

h. Meningkatkan Kolaborasi

Salah satu dampak penerapan ERP juga dapat mendorong keterbukaan informasi antar departemen, sehingga kerja sama tim akan lebih baik dan dapat menghindari miskomunikasi. Tim dari berbagai divisi dapat mengakses data yang sama dengan tujuan yang sama.

i. Mengurangi Biaya

Otomatisasi sistem ERP dapat melakukan konsolidasi data dan efisiensi operasional, sehingga membantu perusahaan dalam menekan berbagai biaya. Termasuk di antaranya biaya input data manual, penyimpanan dokumen, hingga biaya kesalahan akibat informasi tidak akurat.

j. Beroperasi Secara Real-Time

Mampu beroperasi secara real-time adalah salah satu ciri khas lain dari penggunaan ERP terintegrasi. Artinya, setiap transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem akan segera tersedia untuk diakses dan dianalisis oleh pengguna lain.

ScaleOcean bisa menyediakan solusi sistem ERP terbaik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda bisa berkonsultasi langsung dengan tim ahli kami atau mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana ERP dapat mengubah operasional bisnis Anda.

4. Apa Saja Jenis-jenis ERP System?

Ketika memilih ERP, salah satu pertimbangan penting adalah tipe implementasinya. Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga memahami berbagai jenis ERP berdasarkan cara implementasinya akan membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai.

Secara garis besar, ERP systemterbagi ke dalam tiga jenis: on-premise, cloud, dan hybrid. Berikut penjelasan serta plus-minus dari masing-masing tipe ERP tersebut:

a. On-Premise ERP

Jenis pertama ERP adalah on-premise ERP yang diinstal langsung di server perusahaan dan dikelola oleh tim internal. Keuntungannya adalah Anda akan memiliki kendali sepenuhnya atas data dan keamanan perusahaan Anda.

Namun, biaya implementasi awal yang tinggi dan kebutuhan perawatan infrastruktur sendiri dapat menjadi tantangan besar. Jika perusahaan Anda memiliki sumber daya IT yang kuat, tipe ini bisa menjadi pilihan yang tepat.

b. Open Source ERP

Open source ERP adalah jenis di mana source code-nya tersedia secara bebas bagi publik. Keuntungan utamanya adalah biaya lisensi awal minim dan fleksibilitas tinggi untuk kustomisasi mendalam sesuai kebutuhan unik bisnis. Meski fleksibel, hasil maksimal dari penggunaan jenis ini hanya dapat dilihat bila perusahaan memiliki tim sistem yang mahir.

c. Cloud ERP

Jenis ketiga ERP adalah cloud ERP system, yaitu ERP system yang dapat diakses melalui internet, sehingga tidak membutuhkan infrastruktur fisik yang kompleks. Kelebihannya adalah fleksibilitas dan biaya awal yang lebih rendah, serta kemudahan dalam pembaruan sistem.

Namun, ada perusahaan yang mungkin merasa cemas terkait keamanan data mereka ketika disimpan di server milik pihak ketiga. Jika bisnis Anda mencari solusi yang scalable dan hemat biaya, cloud ERP bisa jadi jawabannya.

d. Hybrid ERP

Jenis ketiga ERP adalah hybrid ERP yang menggabungkan elemen on-premise dan cloud, memungkinkan perusahaan memanfaatkan kelebihan kedua tipe. Sebagai contoh, data sensitif disimpan di server lokal, sementara sistem lain beroperasi di cloud.

Setelah mengetahui berbagai jenis ERP, menentukan vendor ERP yang tepat menjadi langkah penting. Contoh sistem ERP yang banyak digunakan pebisnis yaitu ScaleOcean, SAP, Oracle NetSuite, dan Microsoft Dynamics. Apabila Anda ingin mengetahui opsi ERP yang lain, cek artikel kami tentang rekomendasi software ERP terbaik di Indonesia sebagai referensi.

5. Contoh Penerapan Sistem ERP di Berbagai Industri

Setiap industri memiliki kebutuhan unik, dan sistem ERP membantu memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara yang efisien dan spesifik. Pada bagian ini, kami akan memberikan contoh penggunaan ERP pada beberapa sektor industri. Namun, perlu diingat bahwa implementasi ERP system tidak terbatas pada sektor industri yang kami sebutkan juga.

Berikut adalah penjelasan lebih detail tentang contoh penerapan ERP di berbagai sektor industri:

a. Sistem ERP untuk Industri Manufaktur

Di industri manufaktur, proses produksi sering kali melibatkan banyak langkah yang harus dikelola dengan presisi. Modul ERP dapat membantu manajer produksi dalam mengintegrasikan pengelolaan bahan baku, penjadwalan produksi, hingga pengaturan pengiriman akhir. Keuntungan ERP di sini adalah pengurangan limbah bahan dan optimalisasi waktu produksi.

Bahkan, hingga kini, perusahaan manufaktur masih menjadi top user dari ERP system, mencangkup hampir 34% dari total keseluruhan pengguna sistem ini dari berbagai industri, menurut data Tech Report.

b. ERP System untuk Industri Retail

Bagi bisnis retail, salah satu tantangan terbesar adalah mengelola inventaris di berbagai lokasi sekaligus menjaga kepuasan pelanggan. Menerapkan ERP system pada sistem bisnis retail membantu retailer untuk memantau stok barang secara real-time, memastikan bahwa produk yang diminati pelanggan selalu tersedia.

Perusahaan yang menggunakan ERP, seperti industri retail ini akan dengan cepat melakukan replenishment otomatis saat stok mendekati batas minimum, mengurangi risiko kehabisan barang atau overstocking.

c. Sistem ERP untuk Industri Kesehatan

Peran ERP di Indonesia juga penting diterapkan di seluruh sektor bisnis, terutama industri kesehatan. Sistm ini tidak hanya membantu rumah sakit mengelola persediaan obat, tetapi juga memudahkan koordinasi jadwal perawatan pasien dan administrasi keuangan.

Bayangkan, rumah sakit dengan sistem ERP dapat mengintegrasikan informasi pasien dari berbagai departemen, sehingga meminimalisasi risiko kesalahan diagnosis atau pengobatan. Selain itu, pengelolaan inventaris obat dan alat kesehatan juga lebih efisien, menghindari pemborosan dan kekurangan stok.

d. ERP System untuk Industri Konstruksi

Proyek konstruksi biasanya melibatkan banyak sumber daya, seperti material, tenaga kerja, dan peralatan, yang semuanya perlu dikelola dengan cermat agar proyek selesai tepat waktu. Dengan ERP, kontraktor dapat mengontrol anggaran, jadwal, dan aliran material dalam satu sistem.

Misalnya, ERP system membantu mengurangi penundaan proyek karena masalah logistik atau pengelolaan anggaran yang tidak tepat, memungkinkan penyelesaian proyek yang lebih efisien dan menghemat biaya.

e. Sistem ERP untuk Industri Logistik

Manfaat ERP program dalam logistik membantu memantau pergerakan armada, mengelola inventaris gudang, dan melacak pengiriman secara real-time. Manfaatnya adalah transparansi yang lebih baik dalam pengiriman barang, sehingga perusahaan dapat memastikan pengiriman tepat waktu dan meminimalisir kerugian akibat keterlambatan.

Contoh nyatanya adalah kemampuan ERP system untuk memberikan informasi pengiriman langsung kepada pelanggan, sehingga meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.

6. ScaleOcean: Rekomendasi Sistem ERP Terbaik untuk Setiap Kebutuhan Bisnis

Sistem ERP ScaleOcean adalah solusi yang dirancang untuk mengefisiensikan berbagai proses bisnis, mulai dari manajemen keuangan hingga operasional spesifik industri seperti manufaktur dan retail. Dengan modul kustomisasi dan konfigurasi, ERP mengintegrasikan seluruh departemen, cabang, entitas anak perusahaan Anda dalam satu platform.

Untuk membantu Anda memahami bagaimana sistem ini dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda, ScaleOcean menyediakan layanan konsultasi dengan tim ahli mereka. Anda juga bisa mencoba demo gratis yang memungkinkan eksplorasi mendalam sebelum memutuskan implementasi.

Teknologi AI yang terintegrasi dalam ScaleOcean ERP memberikan keunggulan tambahan, seperti analisis data real-time, prediksi permintaan, dan automasi proses. Dengan ini, Anda dapat mengambil keputusan strategis berdasarkan wawasan yang lebih akurat dan mendalam.

Keunggulan lain termasuk infrastruktur yang scalable mengikuti perkembangan bisnis Anda, jumlah pengguna tanpa batas dan tanpa biaya tambahan, keamanan data terjamin, serta fleksibilitas implementasi baik secara lokal maupun berbasis cloud.

Berikut ini beberapa modul utama yang tersedia di dalam ERP system ScaleOcean:

• Accounting Management: Modul ini mengelola transaksi keuangan seperti pencatatan jurnal, laporan keuangan, dan rekonsiliasi bank secara otomatis.
• Sales Management: Mengelola seluruh proses penjualan, mulai dari pembuatan penawaran hingga faktur.
• Purchasing Management: Membantu mengoptimalkan proses pembelian dengan fitur seperti pengajuan pembelian, pemilihan vendor, hingga penerimaan barang.
• Inventory Management: Mengatur stok barang dengan akurat, modul ini memberikan visibilitas penuh atas persediaan.
• Budget Management: Memungkinkan perencanaan dan pemantauan anggaran secara real-time, memastikan setiap pengeluaran sesuai rencana dan menghindari pemborosan.
• Online CRM: Mengelola interaksi pelanggan dari prospek hingga program loyalitas. Dengan data terpusat, Anda dapat memberikan layanan personal, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mendorong penjualan berulang.

Baca juga: Ini 12 Studi Kasus Penerapan ERP yang Sukses di Perusahaan

7. Kesimpulan

Penerapan sistem ERP kini menjadi kebutuhan mendesak bagi pelaku bisnis di Indonesia, terlepas dari jenis industrinya. ERP membantu mengintegrasikan seluruh aspek operasional perusahaan, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan visibilitas real-time yang sangat dibutuhkan dalam menghadapi persaingan pasar.

Apakah Anda kini tertarik untuk menggunakan ERP system? Tapi Anda khawatir prosesnya akan rumit dan bingung harus mulai dari mana? Jangan khawatir, ERP system ScaleOcean menawarkan jasa demo dan konsultasi gratis untuk membantu menjelaskan lebih lanjut spesifikasi sistem dan roadmap proses implementasi dari awal hingga akhir.