Dokumen Logistik: Arti, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

Mengelola dokumen logistik yang berantakan sering kali menjadi kendala terbesar dalam pengiriman barang. Baik itu pengiriman domestik maupun internasional, kesalahan kecil pada dokumen bisa memicu penundaan besar, biaya tak terduga, bahkan masalah hukum.

Dengan banyaknya dokumen yang terlibat, seperti faktur, surat jalan, dan bill of lading, perusahaan sering kesulitan menyimpan, melacak, dan mengelola informasi secara efisien. Hal ini tidak hanya menambah beban operasional, tetapi juga berisiko mengganggu kelancaran seluruh rantai pasok.

Untuk mengatasi tantangan ini, langkah pertama yang penting adalah memahami dan mengenali berbagai jenis dokumen logistik serta fungsinya. Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat menyusun strategi manajemen yang lebih baik untuk menghindari kendala.

Artikel ini akan menjelaskan tentang dokumen logistik beserta jenisnya untuk proses pengiriman dan distribusi barang, serta bagaimana digitalisasi dan manajemen dokumen dapat menjadi solusi untuk masalah tersebut.

Key Takeaways

• Dokumen logistik adalah dokumen penting untuk mencatat, mengatur pergerakan barang dalam rantai pasokan, meliputi faktur, bill of lading, dan sertifikat asuransi.
• Beberapa jenis dokumen logistik yang umum digunakan antara lain Surat Perintah Muat (SPM), Release Order (RO), Surat Jalan, Bill of Lading (B/L), atau Air Waybill.
• Fungsi dokumen logistik mencakup bukti transaksi, instruksi pergerakan barang, hingga acuan pengurusan bea cukai.
• ScaleOcean, software freight forwarding terbaik untuk mengotomatisasi serta melacak dokumen logistik dalam satu sistem terpusat secara real-time.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Dokumen Logistik?

Dokumen logistik adalah berbagai jenis surat dan dokumen yang dibutuhkan untuk mendukung seluruh proses pengiriman dan distribusi barang. Dokumen ini digunakan baik itu untuk pengiriman dalam negeri maupun untuk ekspor impor. Beberapa contohnya meliputi faktur, surat jalan, packing list, hingga bukti pengiriman.

Dokumen logistik diperlukan untuk menjaga kelancaran proses pengiriman dan distribusi barang. Dengan adanya dokumen pengiriman barang yang lengkap dan terorganisir, proses shipping dapat berjalan sesuai rencana. Selain itu, juga diperlukan untuk pelacakan barang, kontrol kualitas, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku di berbagai negara.

Jenis Dokumen Logistik

Dalam pengiriman barang, terdapat beberapa jenis dokumen logistik seperti SPM, RO, hingga PEB yang diperlukan untuk mencatat, memantau, bahkan melacak pengiriman barang, seperti jenis-jenis waybill dalam logistik.

Berikut adalah pejelasan mengenai contoh dokumen logistik yang sering digunakan:

1. Surat Perintah Muat (SPM)

SPM adalah dokumen pengiriman yang dikeluarkan oleh perusahaan pengiriman untuk memberikan instruksi mengenai pengiriman barang.

Dokumen ini berisi informasi untuk memulai proses pengiriman dari pengirim ke pihak logistik. SPM memastikan pengirim dan pihak logistik memiliki pemahaman yang sama tentang instruksi pengiriman sebelum barang dimuat ke kendaraan.

2. Release Order (RO)

Release Order diterbitkan oleh supplier untuk memberikan izin pelepasan kontainer kepada pelanggan. Dokumen pengiriman ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang siap untuk diambil atau dikirim oleh pihak yang berwenang. Pihak logistik memerlukan RO sebagai otorisasi resmi untuk mengambil barang dari gudang atau pabrik.

3. Surat Jalan

Surat Jalan mencatat informasi detail mengenai pengiriman barang, seperti alamat tujuan, penerima, dan rincian barang. Dokumen ini juga mencantumkan data lainnya untuk memastikan pengiriman yang tepat. Pengemudi membawa Surat Jalan sebagai panduan rute dan bukti pengiriman yang harus ditandatangani oleh penerima.

4. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading adalah dokumen yang berfungsi sebagai tanda terima barang dan bukti kepemilikan. Dalam situasi tertentu, letter of indemnity mungkin berguna jika original Bill of Lading tidak tersedia.

Dokumen transportasi ini juga berfungsi sebagai kontrak antara pengirim dan pengangkut. B/L memungkinkan penerima mengambil barang di pelabuhan tujuan setelah dokumen ini diserahkan.

5. Air Waybill

Air Waybill adalah dokumen transportasi untuk pengiriman barang melalui jalur udara. Dokumen ini mencatat informasi penting mengenai pengiriman serta status barang yang akan via pesawat terbang. Maskapai penerbangan menggunakan Air Waybill untuk melacak dan mengelola kargo udara dari bandara asal hingga bandara tujuan.

6. Packing List

Packing List adalah dokumen yang merinci semua barang yang dikemas dalam paket pengiriman. Dokumen pengiriman packing list berfungsi untuk memastikan kesesuaian antara barang yang dikirim dan yang tercantum dalam dokumen pengiriman.

Petugas bea cukai menggunakan packing list untuk memverifikasi isi paket saat pemeriksaan barang.

7. Lisensi Ekspor Impor

Lisensi Ekspor Impor adalah dokumen yang bertujuan untuk melakukan pengiriman barang antarnegara. Dokumen ini memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan hukum internasional dalam perdagangan barang. Eksportir harus memiliki lisensi ekspor yang valid untuk mengirimkan produk tertentu ke negara lain agar tidak menghadapi denda atau pembatasan.

8. Equipment Interchange Receipt (EIR)

EIR adalah dokumen transportasi yang mencatat kondisi kontainer saat diterima dan dikembalikan. Dokumen ini penting untuk melacak kondisi barang, mengidentifikasi standar bagging dan memastikan bahwa kontainer tidak rusak selama proses pengiriman.

EIR menjadi bukti jika terjadi kerusakan pada kontainer selama perjalanan, membantu menentukan siapa yang bertanggung jawab atas perbaikan.

9. Faktur

Faktur adalah dokumen pengiriman yang berfungsi sebagai bukti transaksi jual beli barang. Dokumen ini mencantumkan rincian transaksi seperti harga barang, jumlah, dan informasi terkait pembayaran. Faktur digunakan oleh bea cukai untuk menilai pajak dan bea masuk yang harus dibayarkan.

10. Shipping Instruction (SI)

Shipping Instruction berisi instruksi pengiriman barang kepada pihak pengirim. Dikutip Maersk, dokumen pengiriman ini berisi rincian kargo yang akan dikirim yang nantinya juga digunakan oleh pengangkut untuk membuat Bill of Lading. SI memastikan semua pihak, mulai dari pengirim hingga perusahaan pelayaran, memiliki panduan yang jelas dan terperinci untuk penanganan kargo.

11. Purchase Order (PO)

Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk mengotorisasi pembelian barang atau jasa dari luar negeri. PO menjadi dokumen awal yang formal, memastikan bahwa pesanan tercatat secara resmi. Dalam proses ekspor-impor, PO menjadi dasar bagi eksportir untuk menyiapkan barang dan dokumen lain yang diperlukan.

12. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) merupakan dokumen yang diberitahukan kepada otoritas bea cukai dalam pelaksanaan ekspor. Dokumen ini wajib diajukan oleh eksportir untuk mendapatkan persetujuan dari bea cukai sebelum barang dikirim keluar dari negara asal. PEB memastikan bahwa semua barang ekspor telah memenuhi regulasi dan persyaratan hukum yang berlaku.

Baca juga: Arti Logistik, Ruang Lingkup, Peran, dan Contohnya

Apa Fungsi Dokumen Logistik?

Dokumen logistik berperan tidak hanya sebagai alat administratif, tetapi juga sebagai elemen kunci dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi, pengelolaan risiko, dan menjaga transparansi di seluruh proses logistik.

Untuk lebih detail, berikut beberapa fungsi dokumen logistik:

1. Sebagai Bukti Transaksi

Sebagai bukti sah pengiriman barang, dokumen seperti surat jalan dan faktur memberikan kepastian bahwa barang telah sampai di tangan penerima. Dengan bukti ini, perusahaan dapat menghindari sengketa mengenai status pengiriman dan memastikan kelancaran pembayaran.

2. Panduan Pergerakan Barang

Dokumen logistik memberikan instruksi yang jelas mengenai pergerakan barang, mulai dari penerimaan hingga pengiriman. Dengan adanya informasi yang tercatat dalam dokumen, pihak terkait dapat mengetahui posisi barang dan memastikan kelancaran proses distribusi.

3. Acuan Pengurusan Kepabeanan dan Bea Cukai

Dokumen logistik juga digunakan untuk memfasilitasi pengurusan kepabeanan dan bea cukai, memastikan bahwa barang yang masuk atau keluar negara mematuhi peraturan yang berlaku.

Dalam konteks kepabeanan, notul juga bisa muncul sebagai dokumen koreksi bila ditemukan ketidaksesuaian data impor. Dokumen seperti invoice, packing list, dan bill of lading diperlukan untuk proses ini.

Selain itu, PPJK (Penyelenggara Pengangkutan Jasa Kepabeanan) berperan penting dalam mengelola dan memastikan kelancaran proses kepabeanan, serta mematuhi prosedur yang ditetapkan oleh otoritas bea cukai.

4. Pelacakan dan Penelusuran Barang (Tracking and Tracing)

Dengan dokumen yang tepat, pelacakan barang dapat dilakukan dengan mudah. Chain of custody memastikan bahwa setiap perpindahan barang tercatat secara akurat. Sistem pelacakan memungkinkan pihak terkait untuk mengawasi pergerakan barang secara real-time, memberikan informasi yang jelas mengenai lokasi dan status pengiriman barang.

Penting untuk memahami perbedaan delivery order dan delivery note, karena keduanya memiliki fungsi yang berbeda dalam proses pengiriman. Delivery order digunakan untuk instruksi pengiriman barang, sementara delivery note berfungsi sebagai bukti penerimaan barang oleh penerima.

5. Meminimalisir Risiko

Dokumen logistik membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan pengiriman, seperti kerusakan atau kehilangan barang. Dokumen asuransi dan klaim menjadi alat penting dalam memitigasi potensi kerugian, menjaga kelancaran operasional bisnis.

Digitalisasi dan Manajemen Dokumen Logistik

Digitalisasi dokumen logistik adalah strategi penggunaan teknologi untuk mengelola, menyimpan, dan mentransfer dokumen terkait pengiriman dan distribusi barang dalam format elektronik.

Jika proses sebelumnya menggunakan cara manual, misalnya mengisi formulir pengiriman barang secara fisik, maka dokumen logistik memerlukan pencetakan dan penyimpanan fisik yang memakan ruang, waktu, dan biaya.

Dengan adanya digitalisasi, dokumen seperti bill of lading, packing list, dan commercial invoice dapat dikelola secara efisien menggunakan sistem elektronik. Salah satu teknologi yang dapat digunakan adalah cloud storage. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menyimpan dan mengakses dokumen secara online.

Keunggulan cloud storage adalah memudahkan akses di mana saja oleh pihak yang memiliki akses, tanpa tergantung pada lokasi fisik penyimpanan. Misalnya, seorang manajer gudang bisa memverifikasi status pengiriman barang hanya dengan beberapa klik, tanpa perlu mencari dokumen fisik.

Selain itu, Electronic Data Interchange (EDI) adalah sistem yang memungkinkan pertukaran data antar perusahaan secara langsung dan otomatis tanpa keterlibatan manusia.

Sebagai contoh, dokumen pengiriman seperti shipping instruction yang dikirim melalui EDI bisa langsung terintegrasi dengan sistem ERP perusahaan untuk mengurangi keterlambatan pengiriman dan meningkatkan akurasi.

Digitalisasi dibutuhkan perusahaan sebagai salah satu strategi untuk mengurangi biaya operasional yang tinggi terkait penyimpanan fisik dan pengelolaan manual. Selain itu, proses yang lebih cepat, akurat, dan transparan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik serta pengawasan yang lebih efektif terhadap seluruh rantai pasokan.

Untuk membantu perusahaan mengadopsi digitalisasi, ScaleOcean hadir sebagai software freight forwarding terbaik yang mampu mengotomatisasi dan melacak dokumen logistik dalam satu sistem terpusat secara real-time. Dengan platform ini, perusahaan dapat mengurangi kompleksitas operasional, meningkatkan efisiensi, dan fokus pada pengambilan keputusan strategis.

Freight Forwarding Software Permudah Kelola Dokumen Logistik

Penggunaan freight forwarding software yang dengan modul document control and management dapat mengotomatisasi dan mempermudah pengelolaan dokumen, membantu Anda meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Berikut ini cara kerja sistem dalam mendukung manajemen dokumen logistik yang lebih efektif.

1. Automated Document Generation

Fitur ini membantu Anda untuk menghasilkan dokumen-dokumen logistik secara otomatis. Sistem dapat menggunakan delivery order template atau template dokumen lain yang relevan.

Dengan memasukkan data pengiriman sekali saja, sistem dapat menghasilkan semua keperluan dokumen seperti house bill of lading, faktur, dan deklarasi bea cukai. Automasi ini tidak hanya mempercepat proses persiapan pengiriman barang tetapi juga memastikan penyampaian informasi yang selalu konsisten di seluruh dokumen.

Selain itu, sistem dapat menghasilkan ASN (Advanced Shipping Notice) secara otomatis. Hal ini memudahkan pembagian informasi terkait pengiriman barang secara lebih cepat, akurat, dan terorganisir.

2. Centralized Document Storage

Sistem ini juga mampu menyimpan semua dokumen ekspor impor dalam database terpusat serta dapat terakses oleh semua pihak yang terlibat dari mana saja dan kapan saja. Langkah ini tidak hanya memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen, tetapi juga meningkatkan keamanan dan pengawasan pada dokumen yang bersifat sensitif dan penting.

3. Document Tracking and Updates

Document control and management juga punya fitur yang memungkinkan Anda untuk memonitor status terkini dari setiap dokumen logistik. Anda dapat melihat kapan dokumen terakhir ter-update, siapa yang mengakses dokumen, dan apa perubahan yang telah terjadi. Hal ini membantu memastikan semua pihak yang terlibat selalu mendapatkan informasi terbaru.

4. Integration with Customs Clearance System

Integrasi dengan sistem custom clearance mendukung proses impor dan ekspor barang agar berjalan lebih efisien. Dengan ini, pengiriman data bisa dilakukan secara elektronik, clearance berjalan lebih lancar dan risiko penahanan barang bisa diminimalisir. Jadi, perusahaan logistik bisa mematuhi peraturan dan undang-undang internasional saat melakukan proses pengiriman barang lintas negara.

Baca juga: Berikut 12 Alur Proses Impor Barang ke Luar Negeri

ScaleOcean, Freight Forwarding Software Terbaik

Software Freight Forwarding ScaleOcean adalah solusi yang dirancang sebagai solusi komprehensif untuk mengotomatisasi proses bisnis dan manajemen data, sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional.

Platformnya memungkinkan visibilitas penuh terhadap alur pengiriman dan menghilangkan banyak tugas manual, yang sering menjadi sumber kesalahan dan keterlambatan. Dengan demikian, ScaleOcean membantu Anda fokus pada pengambilan keputusan strategis.

Berikut adalah fitur-fitur utama ScaleOcean:

• Pembuatan Dokumen Otomatis: Dengan memasukkan data pengiriman sekali, sistem akan secara otomatis membuat dokumen penting, seperti Bill of Lading. Semua file juga tersimpan dalam sistem terpusat untuk memudahkan akses dan pengelolaan.
• Notifikasi Otomatis: Setiap kali ada pembaruan dokumen atau status pengiriman, sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis kepada semua pihak terkait, memastikan komunikasi tetap efisien dan transparan. Notifikasi ini juga mencakup pemberitahuan seperti arrival notice.
• Analisis Biaya dan Pelaporan: ScaleOcean menyediakan fitur analitik yang komprehensif untuk membantu perusahaan menghasilkan laporan mendalam mengenai biaya pengiriman, termasuk freight cost, biaya bea cukai, dan biaya tambahan lainnya.
• Manajemen Vendor: Sistem ini menggunakan algoritma canggih untuk menganalisis dan merekomendasikan vendor logistik yang paling sesuai, berdasarkan kriteria seperti tarif, reputasi, dan kapabilitas pengiriman.

Tingkat efisiensi dan transparansi yang ditawarkan ScaleOcean menjadikannya solusi ideal untuk bisnis yang berfokus pada pengiriman global. Dengan mengintegrasikan semua fungsi penting dalam satu platform, software ini membantu perusahaan mengurangi kompleksitas operasional, membuat seluruh proses logistik menjadi lebih mudah.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Kesimpulan

Dokumen logistik punya peran penting dalam memastikan kelancaran proses pengiriman dan distribusi barang, baik untuk pengiriman domestik maupun internasional. Memahami perbedaan delivery note dan delivery order, serta jenis-jenis dokumen lain seperti bill of lading, packing list, diperlukan untuk mencatat, memantau, dan memastikan barang sampai tujuan dengan aman.

Dokumen seperti MAWB dan HAWB yang rawan menimbulkan kebingungan atau salah dalah penggunaannya, dapat dibuat, dilacak, dan dilaporkan secara benar dan akurat dengan bantuan sistem manajemen logistik yang terintegrasi.

Dengan memanfaatkan ScaleOcean, Anda juga tidak hanya dapat mengoptimalkan proses pengiriman barang, tetapi sekaligus meningkatkan efisiensi dan akurasi operasional secara keseluruhan. Peningkatan ini bermanfaat bagi berbagai model bisnis 3PL, termasuk contract logistic.

Jangan biarkan kompleksitas dokumen logistik menghambat pertumbuhan bisnis. Gunakan freight forwarding software ScaleOcean untuk mengintegrasikan, mengotomatisasi, dan memperbarui seluruh proses logistik Anda. Cari tahu lebih lanjut cara kerja sistem ini dengan coba demo gratis sekarang juga!