Arrival Notice: Arti, Fungsi, dan Komponennya

Dalam bisnis logistik dan pengiriman internasional, dokumentasi yang rinci diperlukan untuk menciptakan transaksi yang lancar dan efisien antara semua pihak yang terlibat. Salah satu dokumen yang berperan penting dalam proses ini adalah notice of arrival, yang membantu menginformasikan pihak terkait tentang kedatangan barang dan mengatur langkah selanjutnya.

Pentingnya notice of arrival tidak hanya terletak pada pemberitahuan kedatangan barang, tetapi juga pada kemampuannya untuk memfasilitasi proses administratif dan pengaturan pengiriman lebih lanjut. Dengan memahami dokumen ini, semua pihak yang terlibat dapat memastikan bahwa prosedur pengiriman berjalan sesuai dengan jadwal dan tanpa kendala.

Oleh karena itu, memahami fungsi dan format umum dari dokumen NOA sangat penting bagi semua pihak yang terlibat dalam bisnis logistik. Mulai dari pengirim, perusahaan pengiriman, hingga penerima barang. Dalam artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut aspek-aspek tersebut bahkan dengan skenario yang lebih memudahkan Anda untuk memahaminya.

Key Takeaways

• Arrival notice adalah dokumen dari pengangkut (misalnya, freight forwarder atau pelayaran) yang berisi perkiraan waktu dan tanggal kedatangan kargo kepada penerima.
• Fungsi utamanya adalah memberi informasi penting kepada penerima agar dapat mempersiapkan proses penerimaan barang, bea cukai, dan pengiriman lanjutan secara tepat waktu.
• Informasi dalam arrival notice meliputi detail pengiriman seperti nomor Bill of Lading, detail kapal atau penerbangan, perkiraan waktu kedatangan, dan rincian kargo.
• Otomatiskan arrival notice serta tiingkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi dengan Software freight forwarding ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

Pengertian Arrival Notice

Arrival notice atau pemberitahuan kedatangan adalah surat yang diterbitkan oleh pihak pengangkut kepada penerima atau pihak terkait lainnya seperti notify party, untuk menginformasikan waktu kedatangan barang di lokasi tujuan. Dokumen ini memuat informasi penting seperti perkiraan tanggal tiba, detail deskripsi barang, serta petunjuk terkait proses pengiriman atau pengambilan barang setelah tiba.

Arrival notice juga berperan penting dalam membantu penerima kiriman untuk mempersiapkan kedatangan barang secara efektif. Dokumen ini memudahkan pengaturan logistik lanjutan, proses kepabeanan, serta koordinasi pengambilan kargo, sehingga keseluruhan proses impor barang dapat berjalan lebih lancar.

Mengapa Arrival Notice Penting dalam Pengiriman?

Arrival notice diperlukan untuk memberitahukan bahwa kargo akan segera tiba di tujuan, sehingga consignee dapat segera mengatur proses pengambilan atau pengiriman barang. Dengan informasi ini, pengiriman kargo dapat dilakukan dengan lebih efisien dan tepat waktu.

Lalu, arrival notice dapat memperlancar alur impor, memastikan penerima barang siap mengurus dokumen dan prosedur yang diperlukan begitu kargo tiba. Pemberitahuan tepat waktu juga mencegah biaya tambahan seperti penyimpanan (demurrage) yang dapat muncul jika kargo tidak segera diambil.

Selain itu, arrival notice memudahkan seluruh pihak dalam rantai pasok untuk mencegah keterlambatan. Informasi ini memperlancar proses bea cukai dan administrasi lainnya. Jika tidak segera ditindaklanjuti, keterlambatan bisa memicu biaya tambahan, seperti sewa gudang.

Untuk menghindari hal ini, Anda dapat mengotomatisasi arrival notice dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas komunikasi dengan Software freight forwarding ScaleOcean. Dengan solusi ini, pengelolaan pengiriman menjadi lebih terstruktur dan tepat waktu, mengurangi risiko keterlambatan, dan meningkatkan kinerja operasional secara keseluruhan

Informasi Umum dalam Arrival Notice

Surat konfirmasi kedatangan barang memuat informasi penting yang membantu penerima kargo mempersiapkan proses lanjutan dari logistik. Informasi tersebut di antaranya nama kapal atau nomor penerbangan, ETA dan ETD, deskripsi barang, hingga informasi carrier atau pihak ketiga lainnya.

Berikut rincian informasi umum yang perlu ada dalam arrival notice:

• Nama kapal atau shipping order: Digunakan untuk mengidentifikasi moda transportasi yang membawa kargo.
• Tanggal kedatangan perkiraan (ETA): Memberikan gambaran waktu untuk persiapan pengambilan atau proses bea cukai.
• Nomor kontainer atau pengidentifikasi kargo: Membantu pelacakan fisik terhadap posisi dan status barang.
• Deskripsi barang: Menyebutkan jenis atau isi kargo yang dikirimkan untuk memastikan kesesuaian data.
• Jumlah barang yang dikirim: Menunjukkan kuantitas total agar sesuai dengan dokumen pengiriman lainnya.
• Informasi kontak pengangkut atau agen: Memudahkan komunikasi jika ada perubahan atau keterlambatan dalam pengiriman.

Perbedaan Arrival Notice dengan Bill of Lading

Notice of arrival (NOA) dan bill of lading (B/L) adalah dokumen penting dalam bisnis logistik dan proses ekspor impor, yang memiliki fungsi dan tujuan berbeda. NOA, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, merupakan dokumen pemberitahuan yang diberikan kepada penerima (consignee) saat ada kedatangan barang di pelabuhan tujuan. Dokumen ini diperlukan untuk koordinasi logistik, menyiapkan dokumen yang diperlukan, dan untuk tahu biaya yang perlu dibayarkan agar barang dapat diambil dari pelabuhan.

Sedangkan bill of lading (B/L) adalah dokumen pengiriman yang berfungsi sebagai tanda terima barang oleh perusahaan pengiriman dan sebagai kontrak pengangkutan antara pengirim (shipper) dan perusahaan pengiriman. Untuk angkutan laut, B/L adalah dokumen utama, sementara untuk angkutan udara, dokumen yang setara adalah MAWB dan HAWB.

Dokumen ini mencakup detail lengkap tentang barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan tujuan barang. Jadi, secara keseluruhan, B/L adalah inti dari transaksi pengiriman, sementara NOA lebih berfokus pada logistik dan persiapan penerima untuk kedatangan barang.

Apa yang Perlu Disiapkan Setelah Menerima Arrival Notice?

Setelah menerima arrival notice, pihak penerima harus memeriksa kembali isi dokumen ekspor impor tersebut secara menyeluruh. Pastikan semua informasi, seperti jadwal kedatangan dan detail kargo, telah sesuai dengan dokumen pengiriman lainnya. Ketelitian dalam tahap ini membantu menghindari masalah saat proses pengambilan barang.

Selanjutnya, siapkan dokumen yang dibutuhkan untuk proses kepabeanan dan pembayaran biaya seperti pajak impor atau bea masuk. Penerima juga disarankan untuk bekerja sama dengan broker kepabeanan atau freight forwarder agar proses pelepasan dan pengiriman kargo berjalan lancar. Koordinasi yang baik dapat mempercepat waktu distribusi dan menghindari biaya tambahan akibat keterlambatan.

Risiko Jika Arrival Notice Tidak Ditindaklanjuti

Mengabaikan surat kedatangan barang dapat berdampak serius terhadap proses logistik secara keseluruhan. Tanpa adanya konfirmasi atau tindak lanjut tepat waktu, barang berisiko tertahan di pelabuhan penerima barang dan tidak dapat segera diproses. Hal ini bisa memicu biaya tambahan seperti demurrage dan storage fee yang semakin besar seiring lamanya waktu penahanan.

Selain kerugian finansial, keterlambatan dalam pengambilan barang juga bisa mengganggu rantai pasok dan menghambat distribusi ke pelanggan akhir. Dalam hal ini, advanced shipping notice juga berperan penting untuk memberikan informasi terkait status kedatangan barang secara lebih cepat dan akurat.

Jika arrival notice dan ASN tidak ditindaklanjuti, situasi ini bisa merusak reputasi perusahaan dan hubungan bisnis dengan mitra dagang. Oleh karena itu, arrival notice dan ASN perlu ditindaklanjuti sesegera mungkin begitu diterima.

Bagian ini bertujuan untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam pengiriman dan pengambilan barang mengetahui dan memahami persyaratan khusus yang bisa jadi mempengaruhi proses tersebut.

Dari skenario di atas bisa disimpulkan bahwa fungsi notice of arrival adalah untuk memberikan informasi rinci tentang kedatangan pengiriman kepada penerima, termasuk waktu kedatangan, detail kontainer, dan persyaratan dokumen.

Selain itu, NOA juga mempermudah koordinasi antara berbagai pihak yang terlibat dalam proses impor, seperti agen pengiriman, broker bea cukai, dan perusahaan transportasi logistik darat untuk memastikan proses pengambilan barang berjalan lancar dan efisien.

Permudah Proses Arrival Notice dengan Software Freight Forwarding ScaleOcean

Mengelola arrival notice secara manual dapat memicu berbagai kendala. Mulai dari keterlambatan, miskomunikasi, hingga biaya tambahan akibat dokumen yang tidak segera ditindaklanjuti. ScaleOcean freight forwarding software hadir sebagai solusi terpadu untuk membantu perusahaan logistik menangani seluruh proses pengiriman secara efisien, termasuk pemberitahuan kedatangan barang.

Dengan sistem yang saling terintegrasi, setiap arrival notice langsung terhubung dengan status pengiriman, sehingga koordinasi antar divisi menjadi lebih cepat dan akurat. ScaleOcean juga menyediakan demo gratis yang bisa Anda gunakan untuk melihat bagaimana sistem ini menyederhanakan alur pengelolaan dokumen logistik dari awal hingga akhir.

Dalam demo ini, Anda bisa mencoba langsung fitur-fitur penting yang berkaitan seperti:

• Auto-notification & reminders: Kirim notifikasi otomatis ke consignee saat arrival notice diterbitkan.
• Centralized document management: Simpan dan akses dokumen seperti shipping instruction, bill of lading, dan NOA dalam satu dashboard.
• Real-time cargo tracking: Pantau posisi kargo dan estimasi kedatangan langsung dari sistem.
• Integrated customs clearance workflow: Hubungkan arrival notice dengan proses bea cukai untuk menghindari keterlambatan.
• Multi-party coordination tools: Permudah komunikasi antara shipper, forwarder, dan consignee tanpa bergantung pada email manual.

Kesimpulan

Dengan informasi yang lengkap dan akurat, notice of arrival membantu berbagai pihak mempersiapkan proses bea cukai, pengambilan barang, hingga koordinasi antar divisi dengan mudah. Jika tidak ditindaklanjuti dengan tepat waktu, tidak hanya berdampak dengan adanya biaya tambahan, tapi juga terganggunya rantai pasok perusahaan.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan logistik dan freight forwarder kini bisa memanfaatkan ScaleOcean Freight Forwarding Software. Sistem ini dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses pengelolaan dokumen, termasuk arrival notice, agar lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Anda bisa langsung coba demo gratis dari ScaleOcean untuk merasakan bagaimana automasi ini dapat mendukung operasional logistik Anda lebih efisien dan bebas hambatan.