Seiring berkembangnya perdagangan internasional, maka semakin kompleks juga proses operasional logistik internasional. Untuk membantu dalam proses verifikasi pengiriman dan penyerahan barang, terdapat sebuah dokumen yang sering digunakan, yakni Bill of Lading. Selain dari itu, terdapat juga dokumen yang dapat meningkatkan kinerja proses penyerahan barang ke consignee atau penerima yaitu telex release.
Telex release adalah sebuah dokumen digital yang diberikan sebagai bukti penyerahan barang kepada pihak penerima ketika telah tiba di lokasi penyerahan. Hal ini memiliki keserupaan dengan express release, tetapi tidak sepenuhnya sama. Simak lebih lanjut artikel berikut untuk mempelajari tentang dokumen tersebut dan perbedaannya dengan dokumen-dokumen lain dalam logistik internasional!
Key Takeaways- Telex release adalah metode penerimaan barang tanpa memerlukan Bill of Lading.
- Fungsi telex release: Mempercepat proses pengambilan barang, mengurangi biaya pengiriman, meningkatkan kepercayaan semua pihak.
- Software freight forwarding ScaleOcean adalah sistem terbaik yang dapat diimplementasi oleh perusahaan untuk mengoptimalkan penyusun dokumen logistik.
1. Apa itu Telex Release?
Telex release adalah sebuah cara untuk menyerahkan barang-barang pengiriman kepada consignee tanpa memerlukan Bill of Lading asli. Hal ini biasa dilakukan dengan penyertaan dokumen digital yang menyatakan bahwa segala barang pengiriman dapat dilepaskan kepada importir.
Dengan melakukan penyerahan dokumen ekspor impor tersebut, proses pembongkaran muatan barang kepada pihak penerima dapat berlangsung dengan lebih cepat. Penggunaan dokumen telex cenderung dilakukan bila ada terjadinya keterlambatan pengiriman barang untuk memungkinkan consignee untuk menerima barangnya sesuai dengan jadwal.
Baca juga: Pahami Apa itu Manajemen Logistik, Tujuan dan Contohnya
2. Fungsi Telex Release
Telex release tidak hanya dapat digunakan pada situasi tertentu, tetapi juga dapat digunakan apabila adanya tingkat kepercayaan yang tinggi antara pengirim atau eksportir dengan mitra logistik. Hal ini dikarenakan penerapan dokumen tersebut dapat memberikan beberapa kelebihan bagi setiap pihak yang terlibat, yakni kelebihannya adalah sebagai berikut:
a. Mempercepat Proses Pengambilan Barang
Seperti yang telah dinyatakan, importir dapat mengambil barang dengan lebih cepat bila adanya dokumen yang menyertakan bahwa barang sudah dapat dilepas dan diterima. Tanpa diperlukannya bill of lading fisik, sang penerima tidak perlu menunggu dokumen fisik dari pihak pengirim.
b. Mengurangi Biaya Pengiriman
Karena tidak memerlukan dokumen fisik, maka biaya yang biasanya diperlukan untuk melakukan pengiriman dokumen B/L dapat dihanguskan. Hal ini tidak hanya membantu kinerja keuangan perusahaan, tetapi juga membantu proses administrasi dan pengelolaan akuntansi bisnis.
c. Meningkatkan Kepercayaan Semua Pihak
Ketika sang pihak eksportir meminta penyertaan dokumen telex release kepada penyedia jasa pelayanan, hal tersebut menjadi pertanda adanya rasa kepercayaan antar kedua pihak. Tidak hanya itu, dengan adanya proses pengiriman dan pembongkaran yang sesuai waktu yang ditetapkan dan lebih cepat, kepercayaan importir pada mitra logistik dan pengirim juga meningkat, sehingga berpotensi meningkatkan kinerja operasional suatu siklus logistik.
3. Cara Kerja Telex Release
Tahapan-tahapan awal penyertaan dokumen tersebut tidak berbeda dengan proses pengiriman internasional pada umumnya, yakni penyusunan dan pengemasan barang-barang yang telah dikirim oleh eksportir ke pelabuhan. Ketika hal tersebut telah dilakukan, maka bill of lading fisik kepada mitra logistik.
Apabila pengirim memberikan perintah untuk menyertakan telex release kepada mitra, maka segala isi B/L akan disusun dalam bentuk digital kepada penerima untuk menyatakan bahwa barang-barang dapat diterima dengan segera. Dan ketika barangnya telah sampai di lokasi yang telah ditentukan, importir hanya perlu memberitahukan adanya telex release untuk menerima barang secara langsung tanpa memerlukan adanya B/L fisik.
4. Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Telex Release
Dokumen tersebut cenderung digunakan pada situasi di mana munculnya sebuah kendala pada pihak pengirim, sehingga menyebabkan gangguan pada proses pengiriman secara keseluruhan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, pihak eksportir akan meminta telex release pada carrier untuk mempercepat proses penerimaan oleh importir agar pengerjaan dilaksanakan sesuai dengan tenggat waktu yang disetujui.
Selain sebagai alat pencegahan masalah, dokumen tersebut, seperti express release, dapat digunakan apabila adanya kepercayaan antara semua pihak yang terlibat tinggi. Hal ini dikarenakan dokumen telex dapat memunculkan risiko keamanan karena tidak lebih aman dibandingkan dengan bill of lading fisik. Selain itu, apabila dokumen tersebut telah disertakan, tetapi pengiriman masih terlambat, maka ada kemungkinan munculnya biaya tambahan.
5. Perbedaan Telex dan Bill of Lading
Bill of Lading adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam proses logistik sebagai alat verifikasi pemindahan barang dari pihak pengirim ke mitra logistik untuk dikirim, serta juga sebagai bukti yang digunakan oleh penerima di pelabuhan tujuan untuk melakukan proses bongkar muat barang kiriman. Berdasarkan penjelasan-penjelasan sebelumnya, dapat dinyatakan bahwa penggunaan B/L fisik sangat formal.
Penggunaan B/L fisik, atau lebih tepatnya Original Bill of Lading (OBL) pada keseluruhan siklus logistik cenderung digunakan saat baru mulainya kerja sama antara pengirim dan mitra logistik, sehingga menginginkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Ketika hubungan telah terjalin berulang kali, maka kemungkinan terjadinya permintaan telex release kepada penyedia jasa logistik akan meningkatkan karena adanya kepercayaan.
6. Perbedaan Telex Release dan Express Release
Apabila dianggap bahwa Bill of Lading merupakan satu tahapan di bawah telex release, maka dapat dianggap juga bahwa express release merupakan tahapan selanjutnya. Berbeda dengan dokumen telex yang meliputi pembuatan dan penyerahan OBL kepada mitra logistik, express release tidak membutuhkannya sama sekali.
Metode pengiriman tersebut hanya bergantungan dengan informasi barang dan identitas pihak pengirim dan penerima, sehingga menghilangkan waktu yang diperlukan untuk menyusun dokumen-dokumen. Hal ini cenderung hanya dilakukan apabila semua pihak yang terlibat memiliki tingkat kepercayaan yang sangat tinggi dan telah bekerja sama untuk waktu yang relatif lama.
Baca juga: Pahami Arti Logistik dan Strategi Pengelolaan Bisnisnya
7. Otomatisasi Proses Telex Release dengan Software Freight ScaleOcean
Penyusunan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam operasi logistik internasional merupakan sebuah hal yang penting untuk memastikan berjalan lancarnya pengiriman. Apabila tidak dilakukan dengan benar, hal tersebut tidak hanya akan menghambat kinerja siklus logistik, tetapi juga memungkinkan kesenjangan dengan pemerintah setempat. Diperlukan penerapan sebuah alat untuk membantu mengoptimalkan proses tersebut.
Software freight forwarding ScaleOcean adalah sistem logistik terbaik yang dapat diterapkan oleh bisnis-bisnis jasa pengiriman, baik lokal maupun internasional. Aplikasinya dapat melakukan pemantauan barang di gudang, serta menyusun segala dokumen yang diperlukan seperti Bill of Lading dan Waybill.
ScaleOcean juga menawarkan banyak jumlah fitur dan modul pada setiap sistemnya, sehingga dapat memenuhi segala kebutuhan perusahaan. Software freight forwarding-nya disusun dari praktik bisnis dan industri terbaik di dunia yang memaksimalkan kinerja operasional bisnis dari segi apapun.
Anda dapat melakukan uji coba terlebih dahulu melalui demo gratis untuk mengetahui kecocokan sistemnya dengan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa fitur utama software logistiknya:
- Pelacakan Pengiriman: Fitur ini menyediakan kemampuan untuk memantau pengiriman secara langsung dengan menggunakan nomor pelacakan unik untuk setiap paket. Pengguna dapat dengan mudah melihat posisi barang, status perjalanannya, perkiraan waktu tiba, serta menerima update secara real-time jika terjadi perubahan selama proses pengiriman.
- Pilihan Metode Pengiriman LCL, FCL, FTL, dan LTL: Sistem ini menawarkan berbagai opsi pengiriman yang disesuaikan dengan kapasitas dan volume kargo, seperti Less than Container Load (LCL), Full Container Load (FCL), Full Truck Load (FTL), dan Less than Truck Load (LTL). Pengguna dapat memilih metode yang paling sesuai untuk kebutuhan pengiriman dan ukuran barang, sehingga membantu penghematan biaya transportasi.
- Pengelolaan Impor dan Ekspor: Fitur ini memudahkan proses manajemen pengiriman internasional, baik untuk impor maupun ekspor. Sistem membantu dalam pengurusan dokumen, perizinan, serta memastikan pemenuhan aturan dan regulasi yang berlaku di negara-negara terkait, sehingga memastikan kepatuhan penuh selama pengiriman lintas negara.
- Pengurusan Bea Cukai: Menyediakan fasilitas untuk menyiapkan semua dokumen kepabeanan yang diperlukan dan mengirimkannya secara terintegrasi kepada otoritas bea cukai. Fitur ini juga mempermudah perhitungan pajak, bea masuk, dan tarif terkait lainnya secara akurat dan efisien.
- Perhitungan Margin Keuntungan: Fitur ini membantu perusahaan menghitung margin laba dari setiap pengiriman secara otomatis. Sistem membandingkan pendapatan dari faktur pelanggan dengan biaya yang harus dibayarkan kepada vendor, sehingga semua biaya dan penghasilan tercatat dengan rapi untuk analisis profitabilitas yang tepat.
Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025
8. Kesimpulan
Telex release merupakan suatu metode pengiriman yang penting dipertimbangkan oleh bisnis-bisnis di dunia. Dengan adanya hal tersebut, proses pembongkaran akan menjadi lebih mudah dan cepat. Untuk menjamin penyusunan dokumen yang lebih teratur, perusahaan cenderung menerapkan software freight forwarding.
Software freight forwarding ScaleOcean adalah sistem logistik yang dapat diimplementasi oleh perusahaan. Dengan testimoni dari mitra-mitra logistik internasional, kesuksesan implementasi sistemnya menjadi suatu hal yang terjamin. Maka dari itu, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan optimalkan proses pengiriman dan bongkar muat bisnis logistik Anda!
FAQ:
1. Apa itu Bill of Lading (B/L) dan apa fungsinya dalam pengiriman internasional?
Bill of Lading (B/L) adalah dokumen yang sangat penting dalam pengiriman internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti kontrak pengangkutan antara pengirim dan carrier, bukti penerimaan barang oleh carrier untuk dikirim, serta sebagai dokumen kepemilikan barang yang dapat dipindahtangankan.
2. Apa itu Telex Release dan kapan sebaiknya digunakan?
Telex Release adalah metode pengiriman barang yang memungkinkan barang untuk dilepaskan kepada penerima tanpa memerlukan dokumen B/L fisik. Dalam proses ini, pengirim menyerahkan B/L asli kepada carrier di pelabuhan asal, dan kemudian carrier mengirimkan instruksi elektronik ke pelabuhan tujuan untuk memberi izin bahwa barang dapat diambil tanpa adanya B/L fisik.
3. Apa perbedaan antara Telex Release dan Express Release?
Telex Release dan Express Release adalah dua metode yang digunakan untuk mempercepat proses pengambilan barang di pelabuhan tanpa memerlukan dokumen B/L fisik. Namun, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.
Pada metode Telex Release, pengirim tetap harus menyerahkan B/L asli kepada pihak pengangkut (carrier) di pelabuhan asal. Setelah itu, carrier akan mengirimkan instruksi elektronik ke pelabuhan tujuan, yang memberikan izin untuk pengambilan barang.
Di sisi lain, Express Release memungkinkan barang diambil tanpa adanya dokumen B/L fisik. Penerima cukup menggunakan data elektronik yang berisi informasi mengenai barang serta identitas pengirim dan penerima.
Meskipun lebih cepat, Express Release memiliki risiko yang lebih tinggi karena tidak adanya dokumen fisik yang dapat mengonfirmasi kepemilikan barang. Sementara itu, Telex Release dianggap lebih aman karena B/L asli tetap berada di pelabuhan asal.
.png){kind=small}
 PTE LTD..png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
