Waybill: Definisi, Manfaat, serta Fungsinya dalam Logistik

Pengiriman barang yang kompleks dapat dilakukan dengan cepat dan lancar berkat peran penting dokumen dalam bisnis logistik. Salah satu dokumen yang memiliki peran besar adalah waybill atau nota pengiriman barang.

Waybill berfungsi sebagai dokumen pengiriman yang mencatat semua informasi penting tentang barang, mulai dari pengirim, penerima, hingga rute dan tujuan pengiriman.

Tanpa nota pengiriman barang, pengiriman barang antar negara atau kota besar akan menjadi lebih sulit untuk dilacak dan dikelola. Selain itu, dokumen ini juga memiliki manfaat penting dalam proses bea cukai dan transaksi pengiriman.

Artikel ini akan menjelaskan lebih lanjut tentang apa itu waybill, manfaatnya, dan bagaimana fungsinya dalam dunia logistik yang semakin berkembang.

Key Takeaways

• Waybill adalah dokumen pengiriman yang mengidentifikasi pengirim, penerima, asal, tujuan, dan deskripsi barang, tetapi tidak berfungsi sebagai bukti kepemilikan atau jaminan.
• Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penerimaan barang, kontrak pengiriman, dokumen pelacakan, dan dokumen identifikasi barang.
• Anda bisa menyusun dokumen waybill dan dokumen logistik lainnya secara otomatis dan sinkron real-time dengan software logistik ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Waybill?

Waybill adalah dokumen transportasi yang berfungsi sebagai tanda terima pengiriman barang oleh pihak pengangkut. Dokumen yang tidak dapat dinegosiasikan ini mencatat rincian lengkap barang yang dikirim, termasuk nama pengirim dan penerima, detail barang, titik asal, rute, hingga tujuan pengiriman.

Waybill tidak hanya menjadi bukti kontrak antara pengirim dan pengangkut, tetapi juga memungkinkan pelacakan pengiriman secara efisien sepanjang perjalanan.

Meskipun sangat penting untuk identifikasi dan kelancaran logistik, perlu diingat bahwa waybill tidak berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang, berbeda dengan dokumen seperti bill of lading atau telex release yang memberikan hak kepemilikan.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Manfaat dan Fungsi Waybill

Waybill berfungsi sebagai bukti pengiriman dan kontrak antara pengirim dan penerima, memastikan bahwa barang dikirim sesuai kesepakatan dan memudahkan pelacakan pengiriman. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai manfaat dan fungsi nota pengiriman barang.

a. Bukti Penerimaan Barang

Nota pengiriman barang berfungsi sebagai tanda bukti bahwa barang telah diterima oleh pihak pengangkut untuk dikirim ke tujuan. Sebagai bukti resmi, waybill memastikan bahwa pengirim telah menyerahkan barang kepada carrier dan penerima akan mendapatkan barang sesuai dengan rincian yang tercantum dalam dokumen.

b. Kontrak Pengiriman

Waybill juga berfungsi sebagai kontrak antara pengirim dan penerima, mengatur tanggung jawab masing-masing pihak dalam pengiriman barang.

Dengan mencantumkan syarat dan ketentuan pengiriman, waybill memberikan dasar hukum untuk kedua belah pihak jika terjadi masalah atau klaim selama proses pengiriman. Hal ini penting untuk memastikan status shipping dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan operasional.

c. Dokumen Pelacakan

Sebagai dokumen pengiriman, waybill mencatat informasi tentang rute, titik asal, dan tujuan barang. Chain of custody adalah sistem yang mendokumentasikan setiap peralihan barang, memungkinkan pengirim dan penerima untuk melacak status pengiriman barang secara real-time, memberikan kejelasan kapan barang akan sampai dan apakah ada penundaan selama perjalanan.

d. Dokumen Identifikasi Barang

Nota pengiriman juga berperan sebagai dokumen yang memudahkan identifikasi barang selama pengiriman. Dengan mencantumkan deskripsi barang, jumlah, dan informasi pengirim serta penerima, waybill memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan yang tercatat dan dapat dikenali sepanjang proses pengiriman.

3. Jenis-Jenis Waybill

Terdapat beberapa jenis nota pengiriman yang disesuaikan dengan cara pengiriman, yaitu nota pengiriman barang melalui udara, laut, dan darat. Setiap jenis waybill memiliki fungsi khusus untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan.

a. Waybill Udara (Air Waybill)

Waybill udara, atau Air Waybill (AWB), digunakan dalam pengiriman barang melalui jalur udara. Dokumen ini yang mencakup beberapa tipe utama seperti MAWB dan HAWB yang memiliki peran berbeda dalam proses pengiriman udara.

AWB diterbitkan oleh maskapai penerbangan dan mencantumkan informasi tentang pengirim, penerima, serta rincian penerbangan. AWB berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh maskapai untuk diangkut dan juga sebagai kontrak pengiriman barang.

b. Waybill Laut (Sea Waybill)

Waybill laut, atau sea waybill, digunakan dalam pengiriman barang melalui jalur laut. Dokumen ini diterbitkan oleh perusahaan pelayaran dan mencakup rincian barang, pengirim, penerima, dan rute pengiriman.

Sea waybill bertindak sebagai bukti bahwa barang telah diterima untuk pengiriman dan tidak memerlukan dokumen fisik untuk penyerahan barang di pelabuhan tujuan. Dalam alur bongkar muat di pelabuhan, dokumen ini mempermudah proses penerimaan dan distribusi barang, memungkinkan pengelolaan pengiriman yang lebih efisien tanpa hambatan administratif.

c. Waybill Darat (Land Waybill)

Waybill darat, atau land waybill, digunakan dalam pengiriman barang menggunakan transportasi darat, seperti truk atau kereta api. Proses pengiriman barang yang melibatkan beberapa pihak dan jalur sering kali memerlukan dokumen pengangkutan yang lebih spesifik selain waybill, seperti house bill of lading untuk memudahkan koordinasi antar pihak terkait.

Dokumen ini mencakup informasi mengenai pengirim, penerima, serta rute pengiriman yang digunakan. Land waybill memastikan pengiriman barang dari titik asal ke tujuan akhir melalui jalur darat sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang dan Prosedur Buatnya

4. Informasi yang Ada Pada Waybill Number

Dalam lingkup logistik, nota pengiriman berfungsi untuk mempermudah pelacakan barang, menjamin bahwa barang dikelola dengan baik sepanjang proses pengiriman, serta memfasilitasi kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Seperti halnya bill of lading yang kerap digunakan untuk pengiriman laut bersifat negotiable. Terdapat beberapa informasi penting yang harus tercantum dalam waybill number, diantaranya:

a. Informasi Pengirim dan Penerima

Waybill mencantumkan data lengkap tentang pengirim dan penerima barang, seperti nama, alamat, dan informasi kontak. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa barang sampai ke alamat yang benar dan diterima oleh pihak yang berwenang, sehingga menghindari kesalahan dalam pengiriman.

b. Rincian Barang yang Dikirim

Dokumen ini berisi deskripsi rinci tentang barang yang dikirim, termasuk jenis, jumlah, dan berat barang. Deskripsi tersebut membantu dalam proses bea cukai, memverifikasi kesesuaian barang dengan dokumen pengiriman, dan memastikan barang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

c. Informasi Pengiriman dan Rute

Nota pengiriman barang mencatat informasi terkait rute pengiriman, seperti moda transportasi yang digunakan, pelabuhan muat, dan pelabuhan tujuan. Detail ini memudahkan pelacakan status pengiriman barang dan memudahkan pengelolaan logistik selama perjalanan, serta membantu dalam pengecekan di titik transit.

Proses ini seringkali melibatkan freight forwarding, yang memastikan pengaturan transportasi barang dilakukan dengan efisien dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

d. Ketentuan dan Syarat Pengiriman

Waybill mencakup ketentuan dan syarat yang mengatur pengiriman barang, seperti tanggung jawab pihak pengirim dan penerima. Hal ini memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengiriman memahami hak, kewajiban, dan kewenangan mereka, serta setuju pada peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya.

e. Dokumen Pendukung dan Pembayaran

Dokumen pengiriman ini juga mencantumkan informasi mengenai dokumen pendukung yang diperlukan untuk pengiriman, seperti faktur, packing list, dan sertifikat asal. Selain itu, mencakup rincian pembayaran biaya pengiriman, apakah dibayar sebelumnya (prepaid) atau dibayar saat barang diterima (collect).

Hal tersebut dapat mencegah adanya kesalahan selama proses pengiriman. Juga penting untuk memperhatikan asuransi pengiriman barang, yang memberikan perlindungan terhadap risiko kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.

5. Cara Kerja Waybill Number

Untuk memahami cara kerja waybill number, berikut adalah langkah-langkah penting dalam proses pengiriman barang, yang memastikan bahwa setiap pengiriman tercatat dengan jelas dan dapat dilacak secara efisien.

a. Proses Pembuatan Nomor Waybill Unik

Saat pengiriman barang didaftarkan, sistem logistik otomatis menghasilkan waybill number yang unik. Nomor ini terhubung langsung dengan informasi mengenai pengiriman, seperti nama pengirim, alamat tujuan, jenis barang, dan layanan logistik yang digunakan. Dengan adanya nomor unik ini, setiap pengiriman dapat diidentifikasi dengan mudah.

b. Pencatatan Nomor Waybill dalam Sistem

Waybill number kemudian dicatat dalam sistem digital perusahaan logistik. Hal ini memudahkan semua pihak yang terlibat dalam pengiriman untuk melacak barang mulai dari saat barang diterima hingga sampai di tujuan. Sistem ini juga memastikan data pengiriman tercatat dengan rapi dan mudah diakses kapan saja.

Dengan menggunakan software logistik ScaleOcean, pencatatan nomor waybill dan data pengiriman lainnya dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melacak status barang secara real-time, mempercepat proses komunikasi antar pihak terkait, serta menjaga akurasi data pengiriman.

c. Pelacakan Lokasi Barang Secara Real-Time

Nomor nota pengiriman digunakan untuk melacak lokasi barang secara real-time melalui situs web atau aplikasi penyedia jasa logistik. Pengirim dan penerima hanya perlu memasukkan nomor tersebut untuk mendapatkan status terkini pengiriman. Dengan cara ini, pelanggan bisa memantau perjalanan barang secara langsung dan menghindari ketidakpastian.

d. Konfirmasi Selesainya Pengiriman

Setelah barang tiba di tujuan, nomor nota pengiriman berfungsi sebagai dokumen resmi yang mengonfirmasi bahwa pengiriman telah selesai. Nomor ini menjadi bukti bahwa barang telah diterima oleh penerima sesuai dengan yang tertera pada dokumen pengiriman. Dengan begitu, kedua pihak dapat memastikan bahwa transaksi telah selesai dengan lancar.

6. Kesimpulan

Waybill merupakan dokumen logistik penting dalam logistik yang berfungsi untuk mengidentifikasi dan melacak pengiriman barang, serta memastikan proses pengiriman berjalan lancar dan sesuai dengan kesepakatan.

Dokumen ini mencakup informasi lengkap tentang pengirim, penerima, barang yang dikirim, rute pengiriman, serta syarat dan ketentuan pengiriman. Dengan adanya nomor waybill, pengiriman dapat dipantau secara real-time, memberikan kepastian kepada pengirim dan penerima mengenai status pengiriman.

Selain itu, nota pengiriman barang juga memudahkan pelacakan dan penyelesaian pembayaran, serta pengelolaan dokumen pendukung. Dengan menggunakan sistem logistik yang tepat, seperti software ScaleOcean, proses pembuatan dan pelacakan waybill dapat dilakukan secara otomatis, efisien, dan terintegrasi dengan proses pengiriman lainnya.