Packing List: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Formatnya

Dalam bisnis logistik, satu kesalahan kecil dalam dokumen bisa menyebabkan masalah besar. Bayangkan, pengiriman barang Anda tertunda karena data yang tidak cocok, atau Anda harus berhadapan dengan denda dari Bea Cukai. Salah satu penyebab utamanya adalah tidak adanya atau tidak akuratnya packing list.

Tanpa dokumen ini, risiko kesalahan seperti perbedaan jumlah barang dan keterlambatan pengiriman meningkat drastis, menghambat seluruh operasional. Oleh karena itu, packing list berperan penting sebagai jembatan informasi yang akurat, mencegah miskomunikasi, dan memastikan transparansi.

Dokumen ini berperan penting dalam memastikan semua pihak yang terlibat dapat memahami rincian barang yang dikirim tanpa perlu membuka kemasan secara fisik. Memahami packing list lebih dari sekadar kepatuhan administratif. Ini adalah cara untuk mengoptimalkan logistik, meminimalkan kesalahan, dan membangun kepercayaan pelanggan.

Artikel ini membahas pengertian packing list, perbedaannya dengan bill of lading, peran pentingnya dalam kelancaran operasional logistik, serta contoh packing list pengiriman barang.

Key Takeaways

• Packing list adalah dokumen yang memuat rincian lengkap isi kiriman atau kargo, termasuk jenis barang, jumlah, berat, dimensi, dan informasi terkait lainnya.
• Cara membuat packing list dilakukan dengan mencatat detail barang secara lengkap, mulai dari identifikasi, jumlah, spesifikasi fisik, hingga pemeriksaan ulang sebelum dicetak dan dilampirkan.
• Perbedaan utama antara packing list dan bill of lading terletak pada tujuan penggunaannya, dengan packing list merinci barang yang dikirim, sementara B/L mengatur kepemilikan barang.
• ScaleOcean Logistics Software dapat membantu pembuatan daftar kemas lebih cepat, akurat, dan terhubung langsung dengan seluruh dokumentasi pengiriman.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Packing List?

Packing list atau daftar kemas adalah dokumen yang merinci setiap barang dalam pengiriman barang. Dokumen ini memuat informasi detail seperti nama dan alamat pengirim serta penerima, deskripsi barang, jumlah, berat bersih, dan berat kotor.

Meskipun tidak mencantumkan harga, packing list sangat penting untuk memudahkan pemeriksaan dan manajemen inventaris, mirip dengan surat jalan untuk pengiriman domestik.

Dokumen ini juga membantu proses verifikasi oleh penerima maupun otoritas bea cukai, karena memberikan gambaran yang jelas tentang isi pengiriman. Fungsi ini sangat krusial dalam kegiatan ekspor-impor, karena mempercepat pemeriksaan, menghindari kesalahan, dan memastikan kelancaran logistik.

Baca juga: Apa Saja Dokumen Ekspor Impor yang Perlu Disiapkan?

2. Apa Fungsi Utama Packing List dalam Proses Logistik?

Menurut situs  International Trade Administration (ITA), packing list memuat rincian seperti berat, ukuran, dan daftar lengkap barang dalam setiap paket, yang digunakan oleh freight forwarders serta petugas bea cukai untuk memeriksa isi kiriman secara efisien.

Secara garis besar, dokumen ini juga mencatat kondisi, jumlah, dan spesifikasi khusus barang yang akan dikirim, dengan fungsi lebih detail yang akan dibahas selanjutnya.

a. Mempermudah Verifikasi Penerimaan Barang

Ketika barang tiba di lokasi tujuan, pihak consignee menggunakan dokumen daftar barang untuk memverifikasi isi paket. Dengan daftar yang terperinci tentang barang yang seharusnya ada dalam pengiriman, mereka dapat dengan mudah memastikan semua barang yang dikirimkan telah diterima.

Penggunaan dokumen ini tentunya membantu meminimalisir adanya kesalahan dalam proses penerimaan barang, serta meningkatkan penanganan yang lebih efisien.

b. Meningkatkan Ketepatan Pengiriman Barang

Packing list berisi rincian yang jelas tentang isi fisik barang yang dikirim, termasuk jumlah, jenis, berat, dan dimensi. Dengan informasi tersebut, Anda dapat memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan yang diminta pelanggan.

Sehingga bisa mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman, seperti kekurangan atau kelebihan barang, yang dapat mengganggu proses logistik dan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan.

c. Mempermudah Pelacakan Barang

Informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut juga mendukung pelacakan barang selama perjalanan dari port of loading hingga tujuan akhir. Dengan mengetahui nomor urut atau nomor seri barang, pihak terkait dapat melacak lokasi dan status pengiriman barang secara lebih akurat.

Jadi, ketika nantinya terjadi masalah atau keterlambatan dalam pengiriman, pihak bisnis logistik bisa segera mencari solusinya.

d. Mendukung Kelancaran Proses Bea Cukai

Saat barang memasuki proses bea cukai, packing list adalah dokumen administrasi logistik yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan administratif dan peraturan perdagangan internasional.

Detail terkait barang pada dokumen ini membantu pihak bea cukai menentukan klasifikasi tarif yang tepat dan memastikan proses pengiriman telah sesuai dengan persyaratan impor dan ekspor yang berlaku.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

3. Apa Saja Komponen dalam Packing List?

Packing list tidak hanya memuat daftar barang, tetapi juga mencakup informasi penting yang dibutuhkan untuk verifikasi, penghitungan, dan pelacakan selama proses pengiriman.

Setiap komponen yang tercantum dalam dokumen ini juga menjadi acuan informasi dalam formulir pengiriman barang nantinya. Dengan demikian, dapat membantu setiap pihak mulai dari pengirim, pihak logistik, hingga penerima, memiliki pemahaman yang sama tentang isi kiriman.

Berikut adalah komponen utama dalam sebuah packing list:

• Informasi Pengirim (Seller/Shipper): Nama lengkap, alamat, dan kontak dari penjual atau pihak yang mengirim barang.
• Informasi Pembeli (Buyer): Nama lengkap, alamat, dan kontak dari penerima atau pembeli barang.
• Deskripsi barang: Menjelaskan jenis atau nama barang yang dikirim, termasuk karakteristiknya agar tidak tertukar dengan item lain.
• Alamat Pengiriman (Consignee/Delivery Address): Lokasi tujuan pengiriman barang jika berbeda dari alamat pembeli.
• Nomor bagian (part number): Digunakan untuk mengidentifikasi item tertentu secara unik, terutama dalam industri manufaktur atau teknik.
• Jumlah barang: Menunjukkan berapa banyak unit dari masing-masing item yang dikirim dalam paket tersebut.
• Berat barang: Mencakup berat kotor dan/atau berat bersih barang, yang dibutuhkan untuk keperluan logistik dan perhitungan biaya kirim.
• Ukuran barang: Biasanya mencantumkan dimensi barang seperti panjang, lebar, dan tinggi, untuk mendukung proses penyusunan dan pengemasan.
• Jenis kemasan: Menjelaskan bagaimana barang dikemas. Misalnya dalam karton, palet, drum, atau karung, untuk memudahkan penanganan.
• Shipping marks: Berisi label, kode, atau simbol tertentu yang membantu identifikasi dan penanganan saat pengiriman.

4. Contoh Packing List

Perhatikan contoh berikut ini untuk mengetahui lebih lanjut contoh packing list ekspor untuk pengiriman barang. Misalkan PT Elektronika Canggih perusahaan manufaktur elektronik di Indonesia sedang mempersiapkan pengiriman ekspor ke perusahaan distribusi di Jerman.

Untuk hal ini, mereka perlu memastikan semua dokumen pengiriman termasuk daftar kemasan sudah lengkap dan akurat. Berikut contoh packing list ekspor.

Dari contoh packing list ekspor di atas, bisnis logistik bisa membuat beberapa keputusan yang berkaitan langsung dengan dokumen tersebut. Informasi di dalam dokumen ini bisa dijadikan acuan untuk membuat semua dokumen ekspor, termasuk commercial invoice, bill of lading, dan certificate of origin. Cara ini mengurangi risiko penolakan atau penundaan oleh pihak bea cukai.

Berdasarkan berat dan volume total, freight forwarder dapat memilih metode pengangkutan yang paling efisien, baik melalui udara maupun laut. Informasi ini juga membantu dalam negosiasi dengan penyedia layanan logistik untuk mendapatkan tarif yang lebih kompetitif.

Tidak hanya itu, menyebutkan tanggal pengiriman yang jelas membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengkoordinasikan pengiriman sehingga dokumen dapat disiapkan dan diserahkan tepat waktu kepada pihak bea cukai.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

5. Bagaimana Cara Membuat Packing List?

Cara membuat packing list harus dilakukan secara sistematis dan butuh ketelitian. Ini dikarenakan fungsinya sebagai pendukung pembuatan dokumen-dokumen lainnya serta untuk mempermudah proses custom clearance. Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan daftar barang.

• Identifikasi Barang: Periksa pesanan secara menyeluruh dan catat semua item yang akan dikirim.
• Buat Format Dokumen: Siapkan format packing list dengan kolom nama barang, jumlah, berat, dimensi, nomor seri, dan keterangan tambahan.
• Isi Detail Barang: Cantumkan nama, deskripsi, merek, model, atau nomor referensi untuk setiap item secara lengkap dan jelas.
• Tuliskan Jumlah dan Spesifikasi Fisik: Lengkapi dengan jumlah, berat, dan dimensi barang. Berikan nomor urut untuk memudahkan pelacakan dan verifikasi.
• Lakukan Pemeriksaan Ulang: Pastikan semua data sudah benar dan sesuai dengan pesanan atau daftar barang.
• Cetak dan Lampirkan Dokumen: Setelah selesai, cetak packing list dan tempelkan pada paket agar mudah diakses oleh penerima saat pengiriman tiba

Dengan mengikuti langkah tersebut, Anda akan punya dokumen yang lengkap dan akurat untuk setiap pengiriman barang. Ini akan membantu memastikan transparansi, akurasi, dan efisiensi dalam proses logistik.

Untuk perusahaan yang menangani banyak pengiriman dan dokumen logistik setiap harinya, penggunaan sistem digital seperti ScaleOcean Logistics ERP dapat membantu Anda untuk menciptakan daftar kemas dengan cepat dan akurat.

Sistem ini dapat menjamin daftar kemas yang digunakan sesuai untuk kebutuhan dokumentasi lainnya, termasuk custom clearance. Tidak hanya meningkatkan efisiensi, penggunaan ERP juga memberikan visibilitas penuh terhadap seluruh proses pengiriman Anda.

6. Apa Perbedaan Packing List dengan Bill of Lading?

Perbedaan utama antara bill of lading dan packing list adalah tujuan penggunaannya. Packing list lebih fokus pada rincian fisik barang yang dikirim, sementara bill of lading adalah dokumen kontrak pengiriman.

Packing list memberikan rincian seperti nama barang, jumlah, berat, dimensi, dan nilainya. Oleh karena itu, dokumen ini seringkali diperlukan untuk memenuhi persyaratan dalam pembuatan Bill of Lading (B/L).

Selain itu, dokumen pelengkap waybill seperti surat jalan dan dokumen pengangkutan turut mendukung proses administrasi dan pelacakan barang, sehingga memastikan keseluruhan pengiriman dapat terlaksana sesuai jadwal.

Bill of lading juga memiliki peran penting untuk mengatur kepemilikan terhadap barang selama pengiriman. Artinya, dokumen ini sering digunakan sebagai bentuk konfirmasi bahwa barang telah diterima oleh operator angkutan. Dalam aktivitas perdagangan internasional, B/L juga berfungsi sebagai pendukung proses transaksi pembayaran antara penjual dan pembeli.

Namun, dalam kasus tertentu di mana dokumen pengiriman utama belum lengkap atau ada instruksi khusus, letter of indemnity mungkin diperlukan untuk memberikan jaminan tambahan.

7. Kesimpulan

Packing list adalah dokumen logistik penting yang memuat rincian detail barang kiriman, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasi produk. Dokumen ini berperan dalam mempermudah proses verifikasi, pencatatan stok, hingga kelancaran custom clearance dalam proses ekspor-impor, memastikan kelancaran pengiriman antarnegara dan kepatuhan terhadap peraturan bea cukai.

Cara membuat packing list yang benar dimulai dari identifikasi barang, pencatatan jumlah dan spesifikasi fisik secara lengkap, hingga pemeriksaan ulang sebelum dicetak dan dilampirkan ke paket. Prosedur ini perlu dilakukan secara sistematis agar akurasi dan efisiensi pengiriman tetap terjaga.

Jika Anda ingin proses ini berjalan lebih cepat dan akurat, coba sistem otomatisasi dokumen logistik dari ScaleOcean. Anda dapat mencoba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem kami dapat membantu melancarkan operasional bisnis logistik Anda.