12 Alur Proses Impor Barang Dari Luar Negeri Serta Syaratnya

Pengelolaan dan pengawasan pada impor barang adalah hal yang tidak bisa diabaikan oleh bisnis logistik. Bagi perusahaan forwarder freight, memahami alur proses impor barang tidak hanya penting untuk memastikan pengiriman berjalan aman dan tepat waktu, tetapi juga untuk memastikan regulasi yang berlaku telah dipatuhi sepenuhnya.

Apalagi proses impor melibatkan banyak tahapan yang memerlukan koordinasi yang baik antara berbagai pihak, mulai dari importir, eksportir, agen bea cukai, hingga vendor pelayaran. Dengan banyaknya detail yang harus dikelola, kesalahan kecil saja bisa menyebabkan penundaan di bea cukai dan bahkan biaya tambahan yang tidak diinginkan.

Dalam artikel ini akan dibahas secara detail bagaimana proses impor barang beserta syarat dan prosedurnya yang perlu diketahui. Tujuannya supaya Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada klien.

Key Takeaways

• Alur proses impor barang: penerimaan instruksi, pemilihan vendor, pengurusan dokumen, pengiriman barang dan dokumen ke consignee, koordinasi shipping line, penerimaan barang, verifikasi, pembuatan PIB, pengiriman ke consignee.
• Syarat impor barang, yaitu terdaftar sebagai importir, menyerahkan dokumen PIB, serta membayar bea masuk, cukai dan pajak impor.
• Software Logistik ScaleOcean mampu mengefisiensikan pengelolaan proses impor barang untuk bisnis Anda.

Coba Demo Gratis

Bagaimana Cara dan Alur Proses Impor Barang?

Alur impor adalah rangkaian tahapan yang harus diikuti oleh importir untuk membawa barang masuk dari luar negeri ke Indonesia. Tahapan ini mencakup berbagai tahapan, mulai dari penyusunan dokumen hingga pengeluaran barang dari area kepabeanan.

Berikut alur proses impor barang yang lengkap dan detail di Indonesia yang perlu Anda pahami secara runtut.

1. Penerimaan Instruksi Impor

Pertama, freight forwarder memulai proses impor barang dengan menerima arahan lengkap dari importir, yang mencakup informasi asal dan tujuan barang, rincian produk, serta persyaratan khusus. Instruksi ini menjadi acuan utama dalam menyesuaikan metode pengiriman yang sesuai.

2. Pemilihan Vendor Logistik

Setelah menerima instruksi, Anda perlu memilih mitra logistik yang tepat berdasarkan jenis barang, rute, dan layanan yang dibutuhkan. Selain itu, tahap ini juga mencakup diskusi mengenai tarif, kesepakatan jadwal, serta pemilihan pelabuhan dan fasilitas yang mendukung karakteristik barang secara optimal.

3. Pengurusan Dokumen Pengiriman

Untuk memastikan cara import barang berjalan lancar, Anda juga perlu menyiapkan berbagai dokumen pendukung sesuai jenis barang dan negara asalnya. Importir harus menyusun kontrak pembelian, invoice, packing list, serta dokumen pengangkutan seperti bill of lading, certificate of origin, atau air waybill.

Selain itu, kelengkapan dokumen ekspor impor barang menjadi kunci utama agar proses pengiriman tidak tertunda di bea cukai. Pastikan semua dokumen yang diminta sesuai regulasi negara asal dan tujuan, serta diverifikasi sebelum pengiriman dimulai.

4. Pengiriman Barang dari Negara Asal

Setelah dokumen pengiriman siap, maka barang bisa dikirim ke negara tujuan. Importir harus memastikan barang dikemas dan dimuat dengan benar ke dalam kontainer atau kendaraan pengangkut, serta memantau status pergerakan barang selama dalam transit. Di tahap ini, peran dan cara kerja customs broker akan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ekspor-impor, termasuk saat proses clearance di pelabuhan.

Sebelum barang dikirim, importir juga harus memperoleh izin resmi dari pemerintah Indonesia. Proses perizinan ini dapat dilakukan secara online melalui sistem OSS atau secara langsung melalui kunjungan ke kantor Bea Cukai. Izin tersebut menjadi dasar legalitas aktivitas impor yang akan dijalankan.

5. Pengiriman Dokumen ke Consignee

Saat barang dalam perjalanan, dokumen pengiriman seperti House Bill of Lading atau HBL dikirimkan oleh eksportir kepada consignee di negara tujuan. House B/L ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan akan digunakan oleh consignee untuk proses penerimaan barang. Selain itu dokumen seperti faktur dan packing list juga disertakan untuk memudahkan proses bea cukai dan penerimaan barang.

6. Koordinasi dengan Shipping Line

Importir perlu menjalin komunikasi langsung dengan shipping line untuk memperoleh rincian kedatangan kapal, seperti ETA dan ETD, serta nama vessel. Informasi tersebut penting agar persiapan penerimaan barang di pelabuhan berjalan lancar. Selain itu, koordinasi ini memastikan seluruh pihak terkait, mulai dari tim logistik hingga pengurusan dokumen.

Untuk mempermudah pengelolaan seluruh tahapan cara import barang, perusahaan dapat menggunakan aplikasi logistik terintegrasi, seperti ScaleOcean. Solusi ini membantu mengatur dokumen, jadwal kedatangan, dan koordinasi antar pihak secara real-time, sehingga proses impor lebih efisien.

7. Penerimaan dan Pembuatan Notice of Arrival

Setelah jadwal kedatangan kapal diterima dari pihak shipping line, Anda harus segera menyusun notice of arrival yang kemudian dikirim ke consignee. Dokumen ini memuat detail seperti nomor kontainer, estimasi berat, dan informasi penting lainnya. Dengan notice tersebut, consignee dapat menyiapkan proses kepabeanan dan memastikan kesiapan operasional saat barang tiba.

8. Verifikasi Data Oleh Consignee

Berikutnya, alur proses impor adalah consignee menerima notice of arrival dan memverifikasi data yang tercantum di dalamnya. Verifikasi ini diperlukan untuk memastikan semua informasi yang ada telah sesuai dengan barang yang diimpor. Jika ada perubahan yang perlu dilakukan, consignee harus menginformasikan ke pihak 3PL logistik agar dokumen dapat segera diperbaiki sebelum barang tiba di pelabuhan tujuan.

9. Pembuatan PIB dan Proses Bea Cukai

Setelah barang tiba di Indonesia, importir wajib mengajukan dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB) kepada Bea Cukai melalui Sistem Komputer Pelayanan (SKP) di kantor pabean yang mengawasi tempat tujuan akhir barang. Namun, jika barang masuk melalui zona perdagangan bebas, mekanisme kepabeanan bisa lebih sederhana dengan fasilitas khusus.

Dokumen ini diperlukan untuk menyatakan bahwa barang tersebut termasuk dalam kategori Impor untuk Dipakai, yaitu barang yang akan digunakan atau dimiliki oleh individu atau badan usaha yang berdomisili di Indonesia.

Contoh dokumen PIB ini menjadi dasar pemeriksaan, perhitungan bea masuk, dan proses persetujuan pengeluaran barang dari kawasan pabean, sehingga keakuratan dan kelengkapan informasi sangat penting untuk menjamin kelancaran seluruh tahapan.

10. Pengiriman Barang ke Lokasi Consignee

Setelah proses bea cukai selesai dan barang mendapatkan clearance, 3PL logistik mengatur pengiriman barang ke lokasi penerima. Proses pengiriman ini biasanya termasuk dalam layanan import door to door yang memberikan kemudahan pengelolaan barang hingga sampai ke alamat tujuan. Anda harus memastikan bahwa barang dikirim dengan aman dan tiba di lokasi dengan tepat waktu.

Selama proses pengiriman, 3PL logistik juga bertanggung jawab untuk memantau perjalanan barang proses transaksi ekspor impor dalam dan memberikan update kepada consignee mengenai status pengiriman.

11. Pendaftaran Dokumen PIB

Berikutnya, alur impor barang adalah pengajuan dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dilakukan secara elektronik melalui sistem kepabeanan dan menjadi syarat utama sebelum barang diizinkan masuk ke pasar domestik.

Di dalamnya tercantum informasi penting seperti nilai barang, jumlah, dan tarif bea masuk yang dikenakan. Overbrengen container adalah akibat dari dokumen yang terlambat diproses atau tidak lengkap, yang mengharuskan pemindahan barang ke tempat penimbunan sementara. Namun, dalam kondisi tertentu, importir juga diwajibkan melampirkan dokumen pelengkap pabean seperti invoice, packing list, bill of lading, dan certificate of origin.

Jika barang mendapat Jalur Merah, dokumen tersebut harus diserahkan paling lambat pukul 12.00 keesokan harinya, terhitung sejak diterbitkannya Surat Pemberitahuan Jalur Merah (SPJM). Sementara itu, untuk Jalur Hijau, kewajiban ini hanya berlaku jika ada Nota Permintaan Dokumen (NPD), dengan batas waktu penyerahan dokumen yang sama seperti pada Jalur Merah.

12. Audit & Pemeriksaan Lanjutan

Tahap akhir dalam proses impor mencakup audit menyeluruh dan verifikasi data untuk memastikan semua prosedur telah dijalankan sesuai ketentuan. Tim audit akan mengecek nilai barang, kelengkapan dokumen, serta kesesuaian terhadap regulasi non-kepabeanan yang berlaku. Langkah ini penting agar pengiriman berjalan tanpa kendala, sekaligus menjadi kontrol akhir sebelum barang diterima oleh pihak penerima.

Baca juga: 3PL Software: Pengertian, Keunggulan, dan fitur Terbaiknya

Apa Saja Syarat untuk Bisa Melakukan Impor Barang?

Berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai, prosedur impor barang di Indonesia mencakup beberapa tahapan, mulai dari persiapan awal, penyusunan dokumen, pelunasan bea masuk, hingga pengeluaran barang dari kawasan pabean.

Berikut penjelasan prosedur dan syarat utama alur proses impor barang:

1. Terdaftar sebagai Importir Resmi

Untuk dapat melakukan impor, importir harus memiliki legalitas usaha, seperti Nomor Induk Berusaha (NIB) dan Angka Pengenal Importir (API-U atau API-P), sebagai bukti telah memenuhi syarat administratif untuk melakukan kegiatan impor. Selain itu, dokumen ini juga menjadi identitas usaha dalam setiap transaksi ekspor-impor yang diajukan ke pihak terkait.

2. Menyampaikan Dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

Importir wajib menyampaikan PIB melalui sistem yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai dokumen utama dalam proses pengeluaran barang. Untuk PIB Berkala, dokumen pelengkap diserahkan pada saat pengeluaran barang.

3. Membayar Pajak dan Bea Masuk

Importir juga wajib membayar pajak dan bea masuk sesuai dengan peraturan yang berlaku di negara tujuan. Nilai pembayarannya dapat bervariasi tergantung jenis dan nilai barang yang diimpor.

Pembayaran tepat waktu sangat penting untuk memastikan barang dapat masuk ke pasar tanpa hambatan. Keterlambatan atau ketidaksesuaian dalam pembayaran pajak dapat mengakibatkan denda, penyitaan barang, atau masalah hukum lainnya.

4. Memenuhi Ketentuan Larangan dan/atau Pembatasan (Lartas)

Barang impor harus memenuhi persyaratan teknis dan regulasi dari instansi terkait (misalnya Kementerian Kesehatan, Pertanian, atau Perdagangan). Jika barang masuk dalam kategori Lartas, maka perlu izin tambahan atau dokumen khusus.

5. Melampirkan Dokumen Pelengkap Pabean Jika Diperlukan

Tidak hanya itu saja, dokumen seperti invoice, packing list, bill of lading, dan certificate of origin hanya diserahkan jika barang terkena Jalur Merah atau ada permintaan dari pemeriksa dokumen (Jalur Hijau). Batas waktu penyerahan mengikuti aturan layanan kantor pabean (24/7 atau non-24/7).

Bagaimana Tips Mengefisiensikan Proses Impor Barang?

Mengoptimalkan proses impor barang sangat penting bagi freight forwarder untuk memastikan efisiensi, mengurangi biaya logistik, dan meningkatkan kepuasan klien. Salah satu tips yang bisa Anda terapkan adalah melakukan perencanaan yang matang terutama dalam pemilihan vendor, seperti pada penjelasan berikut.

1. Pilih Vendor Logistik yang Terpercaya

Pastikan vendor logistik yang dipilih memiliki rekam kerja yang baik dan pengalaman yang cukup. Vendor yang berpengalaman akan membantu menghindari penundaan dan masalah yang tidak diinginkan selama proses pengiriman.

2. Siapkan Dokumen yang Akurat dan Tepat Waktu

Siapkan dan verifikasi dokumen seperti bill of lading, faktur, packing list, dan sertifikat asal dengan cermat sebelum proses impor barang. Kesalahan dokumen dapat menyebabkan penundaan di bea cukai dan biaya tambahan.

3. Implementasi Teknologi dalam Manajemen Logistik

Teknologi sangat membantu dalam manajemen logistik, mulai dari pemantauan hingga pelaporan. Menggunakan sistem teknologi seperti 3PL software yang tepat dapat mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses.

4. Komunikasi Efektif antara Semua Pihak

Pastikan ada komunikasi yang lancar antara eksportir, importir, agen bea cukai, dan penyedia layanan logistik. Memberikan informasi terbaru tentang status pengiriman dan perubahan jadwal dapat mencegah masalah yang lebih besar.

5. Evaluasi Rutin Proses Impor

Lakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui aspek-aspek mana yang perlu diperbaiki. Dengan evaluasi yang tepat, Anda dapat merumuskan strategi baru untuk meningkatkan efisiensi.

6. Optimalkan Proses dengan Freight Forwarding Software

Gunakan freight forwarding software untuk mengelola seluruh proses impor, mulai dari perencanaan hingga pelaporan. Software ini mengotomatisasi tugas administratif dan meningkatkan akurasi tracking pengiriman, serta memudahkan integrasi dengan bea cukai dan bisnis logistik lainnya.

Anda juga bisa mengoptimalkan alur proses impor barang dengan menggunakan freight forwarding software. Sistem ini dirancang khusus untuk mengelola seluruh aspek, mulai dari perencanaan, pemantauan, hingga pelaporan shipping barang.

Dengan menggunakan freight forwarding software ScaleOcean, Anda dapat mengotomatisasi banyak tugas administratif, mengurangi risiko human error, dan meningkatkan akurasi tracking status pengiriman. Selain itu, juga memungkinkan integrasi yang lebih baik dengan pihak lainnya, seperti bea cukai dan bisnis logistik lainnya.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, proses impor barang mencakup beberapa tahapan penting mulai dari persiapan, perencanaan, hingga barang sampai di tujuan. Dengan mengikuti alur proses impor secara sistematis, importir dapat memastikan kelancaran pengiriman barang dari luar negeri ke Indonesia.

Untuk mendukung alur proses impor berjalan baik, Aplikasi Logistik ScaleOcean dapat mendukung proses impor Anda secara terintegrasi dan real-time. Mulai dari pengelolaan dokumen, pelacakan pengiriman, hingga koordinasi antar pihak, semua dapat diakses dalam satu platform terpadu.

Oleh karena itu, tingkatkan produktivitas bisnis Anda sekarang dengan solusi logistik yang lebih canggih. Anda juga dapat coba demo gratis untuk mencoba fitur lengkapnya dan rasakan manfaatnya langsung.