ETD dan ETA adalah dua istilah penting dalam logistik karena memberikan informasi estimasi kedatangan dan keberangkatan barang. Dengan mengetahui kedua hal ini, proses pengiriman bisa lebih efektif dan sesuai jadwal yang ditentunkan.

Mungkin Anda pernah mengalami penundaan atau bahkan kehilangan barang karena kurangnya transparansi dalam jadwal pengiriman? Atau mungkin mendapat komplain dari pelanggan karena barang tak kunjung diterima? Inilah mengapa paham apa itu ETA dan ETD serta memastikan keduanya dapat dilacak dengan tepat, menjadi sangat penting.

Dengan informasi yang akurat mengenai waktu keberangkatan dan kedatangan, bisnis Anda dapat mengelola pengiriman dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan menjaga kepercayaan pelanggan. Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut pengertian ETA dan ETD serta tips efektif melacaknya.

1. Pengertian ETA

Estimated time of arrival atau ETA adalah istilah yang digunakan untuk memperkirakan kapan sebuah pengiriman akan tiba di lokasi tujuan. Akurasi ETA sangat dipengaruhi oleh faktor seperti cuaca, kondisi lalu lintas, dan kecepatan pengiriman.

Perkiraan ini diperlukan untuk mengantisipasi kedatangan barang serta merancang strategi untuk tahapan logistik berikutnya. Misalnya, dalam persiapan bongkar muat kargo, pihak penerima bisa menyesuaikan jadwal tenaga kerja atau mempersiapkan fasilitas yang dibutuhkan.

2. Fungsi ETA bagi Pengirim

Mengetahui waktu perkiraan kedatangan barang sangat krusial bagi shipper untuk menjalankan proses logistik agar berjalan lancar. Berikut beberapa fungsi ETA untuk pengirim.

a. Perencanaan Pengiriman Lebih Efisien

ETA membantu freight forwarder dalam menyusun jadwal pengiriman dengan lebih akurat. Dengan informasi perkiraan waktu kedatangan yang jelas, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan armada dan rute yang diambil. Dengan ini, Anda juga turut meminimalisir waktu tunggu pengiriman.

b. Koordinasi Logistik Lebih Baik

Proses pengiriman melibatkan koordinasi dengan banyak pihak. Informasi ETA membantu proses koordinasi ini berjalan dengan lebih efisien. Semua pihak yang terlibat juga memiliki ekspektasi yang sama pada waktu pengiriman. Mulai dari pengangkutan, pergudangan, hingga pengantaran akhir. 

c. Meminimalisir Risiko Logistik

Dengan memiliki estimasi yang tepat pada waktu kedatangan, Anda dapat mengantisipasi sekaligus meminimalisir risiko yang menjadi kendala operasional. Informasi ETA membantu dalam menyesuaikan jadwal atau melakukan perubahan agar tidak terjai keterlambatan pengiriman.

3. Fungsi ETA bagi Penerima

ETA tidak hanya penting bagi pengirim, tapi juga penerima. Terutama untuk bisnis yang mengandalkan pengiriman barang secara teratur. Dengan mengetahui informasi ini, mereka bisa merencanakan operasional yang lebih efektif. Berikut adalah beberapa manfaat utama ETA bagi penerima barang.

a. Perencanaan Penerimaan Barang

Mengetahui ETA membantu penerima barang dalam mempersiapkan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk proses penerimaan. Penerima dapat mengatur tenaga kerja yang akan menangani bongkar muat dan memastikan fasilitas seperti gudang siap untuk menampung barang yang akan tiba. 

b. Manajemen Stok yang Lebih Baik

Dengan mengetahui kapan barang tiba, perusahaan juga dapat menyesuaikan persediaan agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan stok. Terlebih bagi perusahaan yang harus menjaga keseimbangan antara permintaan dan persediaan. Dengan tahu ETA, maka manajemen stok berjalan optimal.

c. Memberikan Transparansi Pengiriman

Estimasi kedatangan barang memberikan visibilitas yang lebih baik bagi penerima. Transparansi ini penting untuk menjaga kepercayaan dan hubungan kerja yang baik, karena semua pihak dapat mengetahui status pengiriman dan mengantisipasi kemungkinan adanya keterlambatan.

4. Contoh Penggunaan ETA dalam Logistik

Dalam proses ekspor impor, ETA sangat penting untuk mengoordinasikan berbagai tahap pengiriman barang. Misalnya, sebuah perusahaan di Indonesia mengimpor barang dari China. Pihak eksportir di China memberikan ETA pengiriman akan sampai dalam 7 hari.

Berdasarkan informasi ETA tersebut, perusahaan importir dapat mempersiapkan beberapa kebutuhan penerimaan barang. Mulai dari dokumen bea cukai, jadwal pengangkutan dari pelabuhan ke gudang, serta alokasi tenaga kerja untuk bongkar muat. Semua persiapan ini bergantung pada perkiraan waktu kedatangan.

Bayangkan jika ETA tidak ada, hal ini akan memiliki dampak domino. Mulai dari penundaan pengurusan dokumen bea cukai hingga kenaikan biaya penyimpanan di pelabuhan. Selain itu, jadwal pengangkutan dan bongkar muat tidak bisa diatur dengan efisien, dan menyebabkan kemacetan di pelabuhan.

5. Apa itu ETD?

Sedangkan estimated time of departure atau ETD adalah estimasi waktu keberangkatan suatu barang dari lokasi tertentu. Estimasi ini diperlukan karena membantu perencanaan jadwal pengiriman, manajemen inventaris di gudang, serta memastikan keberangkatan agar tepat waktu.

Informasi ETD juga meningkatkan hubungan Anda dengan pelanggan. Dengan perkiraan ini, pengiriman jadi lebih transparan dan pelanggan merasa memiliki kepastian kapan barang akan diproses, sehingga meminimalisir potensi keterlambatan.

6. Fungsi ETD bagi Pengirim

Dalam proses pengiriman, ETD membantu shipper mengatur jadwal keberangkatan dan berkoordinasi dengan berbagai pihak yang terlibat. Informasi ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga membantu pengirim menjaga reputasi bisnis. Berikut beberapa fungsi utama ETD bagi pengirim.

a. Koordinasi dengan Pihak Pengangkut

Informasi ETD memungkinkan adanya koordinasi yang lebih baik dengan pihak terkait. Dengan adanya informasi ini, pengirim dapat memastikan kendaraan atau kapal yang akan digunakan siap tepat waktu dan sesuai jadwal. Koordinasi ini sangat penting untuk menghindari keterlambatan dalam proses pemuatan barang.

b. Meminimalisir Adanya Delay Pengiriman

Estimasi keberangkatan barang juga meminimalkan risiko delay yang sering terjadi pada tahap awal pengiriman. Jika pengirim memiliki ETD yang akurat, mereka dapat menyesuaikan rencana operasional, mengantisipasi kendala yang mungkin muncul, dan melakukan penyesuaian lebih awal jika ada masalah.

c. Menjaga Reputasi Bisnis

Menepati janji waktu pengiriman juga diperlukan untuk menjaga reputasi bisnis. Dengan menggunakan ETD, pengirim dapat memastikan barang berangkat sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Dalam jangka panjang, informasi ini membantu pengirim mempertahankan citra sebagai mitra bisnis yang andal dan profesional di mata klien.

7. Fungsi ETD bagi Penerima

Informasi ETD membantu penerima dalam memastikan kesiapan pengiriman, merencanakan kegiatan penerimaan, dan menjaga transparansi dalam proses pengiriman. Berikut dijelaskan beberapa fungsi utama ETD bagi penerima barang.

a. Memastikan Kesiapan Barang dari Pihak Pengirim

ETD adalah estimasi yang memberikan kepastian kepada penerima bahwa barang telah siap untuk diberangkatkan oleh pengirim. Ini diperlukan untuk memantau proses persiapan pengiriman barang dan memastikan pengiriman dilakukan tepat waktu.

b. Penjadwalan Kegiatan Penerimaan Barang

Dengan adanya ETD, penerima dapat merencanakan kegiatan penerimaan barang dengan lebih tepat. Misalnya, dalam mengatur tenaga kerja, peralatan bongkar muat, dan gudang yang akan digunakan. Penjadwalan yang tepat juga mengurangi risiko penumpukan barang di fasilitas penerima atau penundaan dalam proses distribusi lebih lanjut.

c. Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan

Dengan informasi estimasi keberangkatan barang, penerima dapat melacak status pengiriman dari awal proses pengiriman, sehingga memungkinkan komunikasi yang lebih terbuka dengan pengirim. Transparansi ini akan meningkatkan kepercayaan, karena penerima tahu kapan barang akan berangkat dan dapat mengantisipasi potensi masalah sebelum barang tiba.

8. Contoh Penggunaan ETD di Logistik

Dalam proses ekspor impor, ETD berfungsi sebagai penentu kapan barang akan berangkat dari lokasi asal. Misalnya, sebuah perusahaan di Indonesia memesan komponen elektronik dari Jepang. Pihak eksportir memberi informasi bahwa barang akan berangkat dari pelabuhan Tokyo pada tanggal 1 November pukul 10:00 pagi.

Dengan ETD ini, importir di Indonesia dapat memastikan mereka siap untuk menerima pembaruan ETA ketika barang mulai berlayar, mengatur dokumen bea cukai lebih awal, serta mengoordinasikan jadwal pengangkutan darat dari pelabuhan ke pabrik.

9. Perbedaan ETA dan ETD dalam Logistik

Dalam logistik, perbedaan umum ETA dan ETD adalah fokus waktu dalam rantai pasokan. ETA mengacu pada estimasi kedatangan pengiriman barang pada lokasi tujuan. Sedangkan, ETD mengacu pada estimasi keberangkatan barang dari titik lokasi awal.

Dengan demikian, ETA adalah proses yang menitikberatkan proses persiapan penerimaan suatu barang. Dan ETD, berkaitan dengan proses pengambilan dan pengiriman barang dari gudang oleh pihak pengirim. Berikut ini perbedaan ETA dan ETD yang lebih detail berdasarkan penggunaan, perhitungan, serta implikasi bisnis.

a. Segi Penggunaan

Perbedaan utama adalah peran keduanya dalam aktivitas logistik. Berdasarkan penggunaanya, ETA digunakan untuk merencanakan proses penerimaan barang, pengaturan jadwal penerimaan, dan mempersiapkan penerimaan barang oleh pelanggan di lokasi tujuan.

Untuk ETD, digunakan sebagai panduan proses persiapan pengiriman barang bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut. Hal itu mencakup perencanaan pengambilan barang, penentuan jadwal produksi, serta pengelolaan persediaan supply chain yang efisien.

b. Segi Perhitungan

Dalam perhitungan waktu pun terdapat perbedaan antara ETA dan ETD. Dalam logistik, ETA dihitung berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhinya, mulai dari jarak tempuh, rute pengiriman, kondisi lalu lintas, hingga estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses penerimaan barang logistik tersebut.

Berbeda dengan ETD, proses yang satu ini akan dihitung berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan proses pengiriman barang logistik dari titik awal, misalnya seperti gudang. Perhitungan ETD dapat membantu pengaturan jadwal produksi, pengambilan barang, dan pengelolaan persediaan logistik.

c. Implikasi Bisnis

Terakhir, arti ETA dan ETD mempunyai implikasi bisnis yang cukup berbeda dalam logistik. Hal tersebut dapat dilihat bahwa Estimate Time of Arrival memiliki implikasi langsung terhadap kepuasan pelanggan karena pada prosesnya, pihak penerima akan diberikan informasi perkiraan waktu kedatangan barang secara akurat. 

Di sisi lain, Estimated Time of Departure memiliki implikasi bisnis yang berkaitan dengan efisiensi operasional dan manajemen rantai pasokan. Hal ini akan memungkinkan perencanaan produksi yang optimal dan pengelolaan inventaris yang tepat.

10. Istilah Lain yang Berkaitan dengan ETA dan ETD

Selain istilah ETD dan ETA, ada beberapa istilah lain yang sering digunakan bersamaan untuk memastikan kelancaran proses pengiriman. Istilah-istilah ini membantu memperjelas status pengiriman dan memudahkan koordinasi antara pengirim, penerima, dan pihak logistik.

• ATA (Actual Time of Arrival): Waktu aktual ketika barang tiba di tujuan. Berbeda dengan ETA yang merupakan perkiraan, ATA menunjukkan waktu kedatangan yang sebenarnya.

• ATD (Actual Time of Departure): Waktu aktual keberangkatan barang dari lokasi asal. Informasi ini memberikan kepastian kapan barang mulai dikirim.

• ETC (Estimated Time of Completion): Perkiraan waktu penyelesaian proses pengiriman, misalnya ketika barang sudah diproses di pelabuhan atau di gudang.

• ETR (Estimated Time of Return): Digunakan untuk memperkirakan waktu kembalinya kendaraan pengangkut setelah menyelesaikan proses pengiriman.

Dengan pemahaman terhadap istilah-istilah ini, perusahaan dapat mengelola dan melacak pengiriman dengan lebih efisien.

11. Permudah Tracking ETA & ETD dengan Software Freight ScaleOcean

ETA dan ETD punya peran penting dalam proses logistik sehingga perlu dilakukan tracking yang akurat dan real-time. Jika tidak, Anda akan menghadapi banyak risiko, mulai dari penundaan yang tak terduga hingga biaya operasional yang membengkak.

Software freight ScaleOcean menawarkan solusi yang mempermudah Anda dalam melakukan tracking ETA dan ETD secara real-time, memastikan pengiriman berjalan lancar dan sesuai jadwal. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau status pengiriman kapan pun dan di mana pun.

ScaleOcean juga menyediakan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami bagaimana sistem ini bisa diintegrasikan ke dalam proses pengiriman. Fitur-fitur unggulan yang membantu proses ini mencakup:

• Real-time Tracking: Fitur ini memungkinkan perusahaan logistik untuk melacak posisi barang secara langsung melalui GPS.

• Automated Notifications and Alerts: Pemberitahuan otomatis memberikan update kepada pengguna jika ada perubahan pada ETA atau ETD.

• Shipment dashboard: Fitur dashboard yang user-friendly untuk melihat ETA, ETD, status pengiriman, dan informasi kendaraan atau kontainer dapat diakses dengan mudah.

• Integrasi dengan TMS:  Integrasi ini memungkinkan data ETA dan ETD untuk diperbarui secara otomatis dan disinkronkan dengan sistem lain.

Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean freight software tidak hanya mengurangi risiko keterlambatan, tetapi juga meningkatkan transparansi bagi seluruh mitra bisnis.

12. Kesimpulan

ETA dan ETD adalah dua istilah dalam proses logistik yang berperan besar memastikan pengiriman berjalan sesuai rencana. Tanpa informasi yang akurat tentang ETD dan ETA, perusahaan logistik bisa menghadapi banyak risiko, seperti penundaan pengiriman, biaya tambahan, dan ketidakpastian operasional.

Untuk mengatasi tantangan ini, ScaleOcean menawarkan solusi software freight yang mempermudah tracking ETA dan ETD secara real-time, membantu memantau pengiriman dan meningkatkan efisiensi logistik. Dengan fitur-fitur canggihnya, pengiriman menjadi lebih transparan. Coba demo gratis sistemnya sekarang untuk tahu lebih lanjut!