Pahami Pengertian serta Perbedaan ETA dan ETD pada Logistik

Kehilangan dan keterlambatan barang sering kali terjadi karena kurangnya transparansi jadwal pengiriman, yang mana hal ini berdampak pada penurunan kepuasan pelanggan. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, Anda perlu memahami ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) beserta cara melacak barang secara akurat.

ETA dan ETD adalah dua istilah yang seringkali terdengar dalam lingkup logistik. Keduanya merujuk pada prakiraan waktu keberangkatan dan kedatangan barang. Memahami kedua istilah ini dengan benar dapat membantu proses pengiriman logistik agar berjalan secara lebih efisien dan barang sampai tepat waktu.

Melalui pemahaman yang jelas tentang waktu keberangkatan dan kedatangan barang, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan pengiriman, dimana hal ini bisa meingkatkan efisiensi dalam kegiatan pengiriman. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu ETA dan ETD serta memberikan cara menghitung beserta contohnya.

Key Takeaways

• Arti ETA dan ETD di jadwal kapal adalah perkiraan waktu kedatangan dan keberangkatan barang yang bertujuan untuk mengoptimalkan proses pengiriman.
• Perbedaan antara ETA dan ETD terletak pada bahwa ETA merupakan perkiraan waktu kedatangan, sementara ETD adalah perkiraan waktu keberangkatan yang diperkirakan.
• Menghitung ETA dan ETD dengan mempertimbangkan jarak, kecepatan dan waktu transfer membantu memberikan estimasi kedatangan dan keberangkatan barang.
• ScaleOcean Logistics Software membantu pelacakan ETA dan ETD secara real-time, memberikan transparansi, meningkatkan efisiensi pengiriman, serta mengurangi risiko keterlambatan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian ETA dan ETD

ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu atau tanggal kedatangan barang atau kendaraan (seperti truk, kapal, atau pesawat) di lokasi tujuan. Informasi ini berguna bagi penerima barang, agar mereka bisa mempersiapkan proses bongkar muat atau kegiatan distribusi berikutnya.

Di sisi lain, ETD (Estimated Time of Departure) merujuk pada perkiraan waktu atau tanggal keberangkatan kendaraan, seperti kargo, berangkat dari lokasi asal. Bagi pengirim, informasi ini dapat membantu mempersiapkan semua dokumen sebelum hari pengiriman yang dijadwalkan.

2. Perbedaan Antara ETA dan ETD

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, istilah ETA dan ETD dalam pelayaran merujuk pada acuan waktu dalam kegitan logistik dan pelayaran. Namun, keduanya memiliki perbedaan, yakni ETA membantu penerima dalam menyiapkan kedatangan barang, sedangkan ETD menjadi acuan serah terima kargo dari gudang pengirim.

Berikut penjelasan lebih detail mengenai perbedaan ETA dan ETD:

• Fokus Operasional dan Lokasi: Pada dasarnya, ETD fokus pada waktu keberangkatan barang dari gudang atau titik awal pengiriman. Artinya, barang sudah siap dikirim dan mulai meninggalkan lokasi asal. Sementara itu, ETA mengacu pada perkiraan waktu kedatangan barang di tujuan, sehingga penerima dapat menyiapkan proses penerimaan sebelum kargo tiba.
• Kesiapan Sumber Daya Lapangan: ETD membantu tim dalam mengatur jadwal armada, tenaga kerja, dan proses pengambilan barang dari gudang. Di sisi lain, ETA dijadikan panduan bagi penerima dalam persiapan pick up barang untuk memeriksa ketersediaan slot gudang, sehingga proses penerimaan barang berjalan lebih lancar.
• Dampak pada Rantai Pasok: ETD yang tidak akurat bisa menyebabkan keterlambatan keberangkatan, dimana hal ini memengaruhi seluruh jadwal pengiriman berikutnya. Sementara itu, ETA yang akurat membantu tim di lokasi tujuan untuk menyiapkan proses penerimaan dengan lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan serta kepuasan pelanggan.
• Penerapan dalam Strategi Penjadwalan: Tim operasional menggunakan ETD sebagai panduan untuk memulai proses pengiriman dan menyesuaikannya pada jadwal armada. Sedangkan ETA memudahkan perencanaan tahap distribusi berikutnya, sehingga manajemen dapat memprediksi kapan barang siap untuk diproses dan dikirim ke tujuan akhir.
• Alur Kerja Berkesinambungan: Singkatnya, ETD menjadi penanda bahwa kargo sudah bisa berangkat dan proses pengiriman telah dimulai. Setelah armada mulai berjalan, tim perlu memantau ETA secara berkala agar perjalanan barang tetap terpantau hingga tiba di tujuan.

3. Faktor yang Mempengaruhi ETA dan ETD

ETA dan ETD bisa berubah karena beberapa hal, baik dari sisi operasional maupun kondisi di lapangan. Faktor seperti cuaca buruk, kemacetan, antrean di pelabuhan, hingga proses kepabeanan dapat memengaruhi ketepatan jadwal pengiriman. Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa faktor yang dapat memengaruhi perubahan ETA dan ETD dalam proses pengiriman:

a. Faktor yang Mempengaruhi ETD (Waktu Keberangkatan)

• Kesiapan Barang/Muatan: Jadwal keberangkatan bisa tertunda ketika barang belum selesai dikemas atau dimuat tepat waktu. Oleh karena itu, tim perlu memastikan agar muatan sudah dipersiapkan sejak awal agar ETD berjalan sesuai rencana.
• Dokumentasi & Administrasi: Jika dokumen penting belum lengkap (seperti izin pengiriman atau dokumen bea cukai) baran yang dikirim akan tertahan.
• Kesiapan Kendaraan: Sebelum berangkat, armada atau kapal harus dalam kondisi prima. Jika kendaraan tersebut tiba-tiba membutuhkan perawatan atau perbaikan, jadwal ETD bisa berubah dan mengganggu alur pengiriman berikutnya.
• Kepadatan Pelabuhan/Jalur: Antrean di pelabuhan, terminal, atau jalur pengiriman juga memengaruhi waktu keberangkatan sebab semakin padat kondisi di lapangan, semakin besar kemungkinan pengiriman membutuhkan waktu lebih lama untuk mulai berjalan.

b. Faktor yang Mempengaruhi ETA (Waktu Kedatangan)

• Cuaca Ekstrem: Cuaca buruk seperti badai atau hujan lebat bisa memperlambat perjalanan yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang.
• Kemacetan Lalu Lintas: Kemacetan di jalan atau kecelakaan di rute pengiriman dapat menambah waktu perjalanan dan menyebabkan keterlambatan kedatangan barang.
• Keterlambatan Perjalanan Sebelumnya: Jika armada atau kapal terlambat dari perjalanan sebelumnya, hal ini akan berdampak pada waktu kedatangan barang yang sedang dalam perjalanan.
• Masalah Teknis: Gangguan teknis pada kendaraan atau kendala dari sisi pengemudi dapat memperlambat perjalanan. Jika tidak segera ditangani, hal ini bisa menyebabkan keterlambatan kedatangan barang.

c. Faktor Eksternal Lainnya

• Peraturan & Pemeriksaan: Proses pemeriksaan keamanan, dokumen, atau kontrol perbatasan yang ketat biasanya memakan waktu yang. Akibatnya, proses pengiriman akan mengalami hambatan, baik sebelum barang diberangkatkan maupun saat sudah mendekati lokasi tujuan.
• Infrastruktur: Kondisi pelabuhan, bandara, terminal, atau jalan yang kurang memadai juga dapat menghambat kelancaran pengiriman. Semakin terbatas fasilitas dan aksesnya, semakin besar kemungkinan waktu perjalanan menjadi lebih panjang.

4. Contoh Penggunaan ETA dan ETD di KMTC

Dalam operasional KMTC (Kalstar Multi Terminal Cirebon), ETA dan ETD seringkali menjadi acuan dalam mengatur proses logistik serta jadwal pelayaran. Untuk penjelasnnya lebih lanjut, berikut adalah contoh penggunaan ETA dan ETD dalam operasional KMTC:

a. Penerapan ETA (Estimated Time of Arrival) di KMTC

Bagi KMTC, ETA adalah informasi yang membantu tim logistik untuk menyiapkan kedatangan kapal di Pelabuhan Cirebon. Dengan informasi yang jelas, tim dapat mengatur penempatan dermaga, menyiapkan crane, hingga membagi tenaga kerja sesuai kebutuhan. Hasilnya, operasional logistik peti kemas bisa berjalan lebih optimal.

Lalu, informasi ETA biasanya dibagikan kepada pihak-pihak terkait (pemilik barang, agen kapal, dan bea cukai) melalui arrival notice. Dengan informasi ini, setiap pihak dapat menyiapkan dokumen, mengatur proses pemeriksaan, dan mengambil barang secara tepat waktu. Selain itu, koordinasi di pelabuhan juga menjadi lebih tertata, terutama saat tim perlu menentukan prioritas bongkar muat ketika beberapa kapal tiba secara bersamaan.

b. Penerapan ETD (Estimated Time of Departure) di KMTC

ETD membantu KMTC dalam mengatur jadwal keberangkatan kapal dan kelanjutan kegiatan logistik setelah bongkar muat selesai. Dengan mengetahui perkiraan waktu kapal meninggalkan Pelabuhan Cirebon, operator pelabuhan dan pihak kapal dapat menyiapkan proses keberangkatan dengan lebih terencana.

Selain itu, ETD juga membantu penyesuaian jadwal kapal dengan aktivitas pelabuhan lainnya, sehingga lalu lintas operasional tetap berjalan lancar. Bagi pemilik barang, informasi ini memudahkan proses pengiriman darat dan distribusi barang hingga sampai ke tujuan akhir setelah kargo dimuat ke kapal.

5. Cara Menghitung ETA dan ETD

Setelah mengetahui apa itu ETA dan ETD dalam pelayaran, ketahui cara menghitungnya. Dalam perhitungan kedua hal ini, Anda perlu mempertimbangkan hal-hal seperti jarak perjalanan, waktu tempuh, kecepatan, hingga kondisi di lapangan seperti lalu lintas, cuaca, dan proses operasional.

a. Cara Menghitung ETA

Untuk mendapatkan perkiraan waktu kedatangan yang lebih akurat, Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut:

• Tentukan Asal dan Tujuan Pengiriman: Pastikan titik asal dan tujuan pengiriman sudah jelas. Dengan begitu, tim dapat menentukan rute yang paling efisien dan juga memetakan setiap tahap perjalanan yang akan dilalui barang.
• Rincikan Rute Pengiriman: Ketahui setiap titik transit, lokasi pindah muatan (transshipment), hingga pergantian moda transportasi logistik yang akan terjadi selama perjalanan.
• Hitung Jarak dan Kecepatan Rata-rata: Hitung jarak seluruh perjalanan antara asal dan tujuan. Kemudian, tentukan kecepatan rata-rata dari jenis transportasi logistik yang digunakan.
• Perkirakan Waktu Transit: Hitung angka waktu tempuh dasar dengan membagi jarak dengan kecepatan rata-rata. Angka ini merujuk pada durasi perjalanan sebelum ditambah variabel lain.
• Tambahkan Waktu Transfer & Penanganan: Jangan lupa masukkan waktu untuk bongkar muat barang di setiap titik transfer, pengecekan bea cukai, serta waktu tunggu di pelabuhan atau terminal.
• Pertimbangkan Potensi Penundaan: Karena proses pengiriman bisa berubah sewaktu-waktu, Anda perlu menyiapkan buffer time sebagai bentuk antisipasi. Langkah ini membantu perusahaan dalam menghadapi kendala tak terduga, seperti cuaca buruk, kemacetan berat, atau hambatan lain di jalur utama.

Setelah semua segmen perjalanan dihitung dan semua waktu transfer, penanganan, dan buffer time ditambahkan, maka Anda bisa menggunakan rumus berikut sebagai cara menghitung waktu tempuh pengiriman secara menyeluruh.

Sebagai contoh, sebuah kapal berangkat dari Pelabuhan A menuju Pelabuhan B dengan jarak 500 km dan kecepatan rata-rata 25 km/jam. Untuk menghitung waktu perjalanan, dibagi jarak dengan kecepatan: 500 km ÷ 25 km/jam, yang menghasilkan waktu perjalanan 20 jam.

Untuk menghitung ETA, tambahkan waktu perjalanan ke waktu keberangkatan. Misalnya, jika kapal berangkat pada pukul 08:00 dan perjalanan memakan waktu 20 jam, maka ETA kapal di Pelabuhan B diperkirakan pada pukul 04:00 keesokan harinya.

b. Cara Menghitung ETD

Setelah memahami cara menghitung ETA (Estimated Time of Arrival), pelajari bagaimana cara hitung ETD (Estimated Time of Departure). Perhitungan ETD bergantung pada kesiapan internal dan jadwal eksternal, dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Jadwal Tetap Moda Transportasi: Jadikan jadwal keberangkatan resmi (seperti jadwal closing kapal, kereta api, atau penerbangan cargo) sebagai acuan dasar perhitungan.
• Waktu Persiapan Operasional: Hitung berapa lama waktu yang dibutuhkan tim gudang untuk memuat barang (loading), memeriksa dokumen keamanan, hingga mengurus administrasi keberangkatan.
• Faktor Lainnya: Sertakan variabel lainnya seperti kondisi cuaca atau antrean di pintu pelabuhan. ETD yang tidak akurat bsa menyebabkan keterlambatan pengembalian kontainer dan menimbulkan biaya tambahan seperti detention.

Contohnya, sebuah perusahaan di Indonesia memesan komponen elektronik dari Jepang. Pihak eksportir menginformasikan bahwa barang akan berangkat dari Pelabuhan Tokyo pada tanggal 1 November pukul 10:00 pagi. Ini adalah ETD-nya.

Baca juga: Apa itu Pengiriman Kargo dan Bedanya dengan Reguler?

6. Permudah Tracking ETA dan ETD dengan Software Freight ScaleOcean

ETA dan ETD memiliki peran penting dalam proses logistik, sehigga keduanya perlu dipantau secara real-time agar staf logistik dapat segera mengetahui perubahan jadwal. Jika tidak melakukan tracking, perusahaan Anda akan mengalami masalah seperti keterlambatan pengiriman, miskomunikasi, hingga membengkaknya biaya operasional.

Untuk membantu mengatasi hal tersebut, ScaleOcean software freight dapat memudahkan perusahaan dalam memantau ETA dan ETD secara real-time. Dengan sistem ini, tim logistik bisa melihat status pengiriman kapan saja dan dari mana saja, sehingga proses pengiriman lebih mudah dikendalikan, tetap sesuai jadwal, dan berjalan lebih efisien.

Lebih lanjut, Anda juga bisa mencoba demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami bagaimana sistem ini bisa diintegrasikan ke dalam proses pengiriman. Fitur-fitur unggulan ScaleOcean yang membantu proses ini meliputi:

• Real-time Tracking: Fitur ini memudahkan perusahaan logistik untuk melacak posisi barang secara real-time melalui GPS.
• Automated Notifications and Alerts: Memberi tahu update kepada pengguna jika ada perubahan pada ETA atau ETD secara otomatis.
• Shipment dashboard: Membantu tim untuk memantau ETA, ETD, status pengiriman, serta informasi kendaraan atau kontainer dengan cepat dalam satu tampilan.
• Integrasi dengan TMS: Memperbarui data ETA dan ETD secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem lain, sehingga informasi pengiriman selalu lebih akurat.

Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean freight software membantu mengurangi risiko keterlambatan sekaligus membuat proses pengiriman menjadi lebih transparan bagi semua mitra bisnis.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

7. Kesimpulan

ETA atau Estimated Time of Arrival adalah perkiraan waktu suatu barang tiba di tujuan. Di lain sisi, ETD atau Estimated Time of Departure adalah jadwal keberangkatan barang dari titik awal pengiriman. Melalui perhitungan ETA yang akurat, penerima barang dapat mempersiapkan proses bongkar, penyimpanan, dan distribusi lanjutan dengan tepat waktu.

Di sisi lain, ETD membantu pengirim untuk mengatur jadwal keberangkatan, armada, tenaga kerja, dan kebutuhan operasional lainnya. jika tidak ada data yang jelas, Perusahaan logistik bisa mengalami keterlambatan, penambahan biaya operasional, hingga ketidakpastian dalam alur pengiriman.

Untuk mengatasi hal tersebut, ScaleOcean software freight mennawarkan fitur pemantauan ETA dan ETD secara real-time dalam satu sistem terintegrasi. Dengan visibilitas pengiriman yang lebih jelas, ScaleOcean membantu tim logistik melalui visibilitas pengiriman yang jelas, sehingga mereka bisa memantau posisi barang dengan mudah, merespons kendala lebih cepat, dan menjaga proses pengiriman tetap lancar. Coba demo gratis sistemnya sekarang untuk tahu lebih lanjut!