Pahami Pengertian serta Perbedaan ETA dan ETD pada Logistik

Kehilangan barang seringkali terjadi akibat kurangnya transparansi dalam jadwal pengiriman, yang dapat menimbulkan keluhan dari pelanggan. Masalah-masalah ini sebenarnya bisa dihindari dengan pemahaman yang jelas mengenai ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure), serta kemampuan untuk melacaknya dengan akurat.

ETD dan ETA adalah dua istilah yang sering terdengar dalam dunia logistik, yang memberikan gambaran tentang waktu keberangkatan dan kedatangan barang. Pemahaman yang tepat tentang kedua istilah ini sangat penting agar pengiriman dapat dilakukan dengan lebih efisien dan tepat waktu.

Dengan informasi yang jelas tentang waktu keberangkatan dan kedatangan barang, bisnis Anda dapat mengelola pengiriman dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kepuasan pelanggan. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai pengertian ETA dan ETD, serta memberikan tips efektif dalam melacak kedua hal tersebut.

Key Takeaways

• ETA dan ETD adalah estimasi kedatangan dan keberangkatan barang yang penting untuk mengoptimalkan proses pengiriman.
• Perbedaan antara ETA dan ETD terletak pada bahwa ETA merupakan perkiraan waktu kedatangan, sementara ETD adalah perkiraan waktu keberangkatan yang diperkirakan.
• Menghitung ETA dan ETD dengan mempertimbangkan jarak, kecepatan dan waktu transfer membantu memberikan estimasi kedatangan dan keberangkatan barang.
• ScaleOcean menyediakan solusi software freight untuk melacak ETA dan ETD secara real-time, meningkatkan transparansi, efisiensi pengiriman, dan mengurangi risiko keterlambatan dalam proses logistik.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian ETA dan ETD

ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu kedatangan barang atau kendaraan (seperti truk, kapal, atau pesawat) di lokasi tujuan. Misalnya, ETA kapal di pelabuhan menunjukkan waktu perkiraan kapal akan merapat. ETA membantu penerima untuk mempersiapkan penerimaan barang.

Sementara itu, ETD (Estimated Time of Departure) merujuk pada perkiraan waktu keberangkatan barang atau kendaraan, seperti kargo, dari lokasi asal. Sebagai contoh, ETD truk dari gudang adalah waktu perkiraan truk akan mulai mengirimkan barang. ETD penting bagi pengirim dan manajemen inventaris untuk memastikan barang siap sebelum keberangkatan.

2. Perbedaan Antara ETA dan ETD

Dalam logistik, perbedaan umum ETA dan ETD adalah fokus waktu dalam rantai pasokan. ETA adalah proses yang menitikberatkan proses persiapan penerimaan suatu barang. Sedangkan, ETD, berkaitan dengan proses pengambilan dan pengiriman barang dari gudang oleh pihak pengirim. Berikut ini perbedaan ETA dan ETD yang lebih detail.

ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu kedatangan pengiriman di lokasi tujuan akhir. ETA berfokus pada persiapan penerimaan barang, seperti pengaturan tenaga kerja dan fasilitas bongkar muat di gudang atau pelabuhan.

Akurasi ETA membantu mengoptimalkan sumber daya, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Contohnya, perusahaan logistik menggunakan ETA untuk menentukan kapan barang akan tiba di gudang penerima, membantu mengatur jadwal penerimaan dan distribusi selanjutnya.

ETD (Estimated Time of Departure) merupakan perkiraan waktu keberangkatan barang atau kendaraan dari titik asal. ETD berkaitan erat dengan proses pengambilan barang dari gudang oleh pengirim, koordinasi armada, dan penyusunan jadwal operasional di lokasi awal.

Pengelolaan ETD yang baik esensial untuk menghindari penundaan awal dan memastikan sinkronisasi dengan jadwal transit. Contoh penerapannya adalah saat ETD digunakan untuk menginformasikan kapan barang akan meninggalkan gudang asal, menjadi dasar penjadwalan armada dan proses pengiriman awal.

3. Faktor yang Mempengaruhi ETA dan ETD

ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) adalah istilah utama dalam logistik yang mengacu pada perkiraan waktu kedatangan dan keberangkatan barang. Memahami keduanya membantu merencanakan dengan lebih akurat dan mengelola ekspektasi semua pihak terkait.

Berikut adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi ETA dan ETD:

a. Kesiapan Barang dan Proses Pengepakan

Waktu keberangkatan sangat bergantung pada kesiapan fisik barang untuk dikirim, termasuk efisiensi proses pengepakan. Keterlambatan pada tahap ini akan secara langsung menunda ETD.

Proses pengepakan yang buruk atau terlambat dapat memengaruhi tidak hanya waktu keberangkatan, tetapi juga keamanan barang selama pengiriman.

b. Proses Administratif dan Dokumentasi

Penyelesaian dokumen, perizinan, dan prosedur administratif yang relevan (misalnya, kepabeanan) harus dilakukan tepat waktu. Keterlambatan dalam proses ini dapat memengaruhi baik ETD maupun ETA.

Proses administratif yang cepat dan akurat, termasuk kesesuaian shipping mark, juga sangat penting untuk memastikan pengiriman bebas hambatan di titik pemeriksaan dan saat kedatangan.

c. Jenis dan Kecepatan Moda Transportasi

Pemilihan moda transportasi (udara, laut, darat) sangat menentukan durasi transit. Selain itu, kecepatan rata-rata kendaraan atau kapal selama perjalanan merupakan faktor utama dalam menentukan ETA.

Kecepatan moda transportasi tidak hanya mempengaruhi waktu perjalanan, tetapi juga dapat memengaruhi biaya pengiriman dan ketepatan waktu kedatangan.

d. Pemilihan Rute dan Efisiensi Operasional

Pemilihan rute yang optimal dan kondisi jalur pengiriman memiliki dampak signifikan pada ETA. Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi operasional keseluruhan selama proses transportasi, termasuk waktu yang dihabiskan di titik transit atau saat pemuatan dan pembongkaran.

Menghindari rute yang padat atau tidak efisien dapat mengurangi risiko penundaan yang tidak diinginkan. Oleh sebab itu, Anda dapat menerapkan Software Freight Forwarding ScaleOcean mengoptimalkan pengiriman dengan fitur pemesanan otomatis, perhitungan margin akurat, dan pelacakan real-time.

ScaleOcean memastikan efisiensi operasional, mengurangi ketidakpastian, dan meningkatkan transparansi, menjadikannya solusi cerdas untuk mengelola pengiriman secara efisien, tepat waktu, dan menguntungkan bagi bisnis Anda.

e. Koordinasi Antar Pihak Terkait

Efektivitas koordinasi dan komunikasi antar pihak (pengirim, penyedia logistik, penerima, dan otoritas terkait seperti bea cukai) berperan penting dalam proses pengiriman. Kurangnya koordinasi dapat mengakibatkan penundaan di berbagai tahapan proses.

Kolaborasi yang baik antara semua pihak memungkinkan pemecahan masalah yang cepat dan meningkatkan keandalan waktu kedatangan dan keberangkatan barang.

f. Keadaan Darurat

Faktor-faktor tak terduga seperti kondisi cuaca ekstrem, kemacetan lalu lintas yang parah, atau perbaikan jalan adalah kondisi di luar kendali yang dapat menyebabkan penundaan signifikan pada ETA.

Meskipun tidak dapat diprediksi, kesiapan dan respons yang cepat dalam menghadapi keadaan darurat akan meminimalkan dampak negatif terhadap jadwal pengiriman.

4. Contoh Penggunaan ETA dan ETD di KMTC

Dalam operasional KMTC (Kalstar Multi Terminal Cirebon), ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) merupakan dua istilah penting yang mendasari manajemen logistik dan pelayaran. Dibawah ini adalah penjelasan mengenai contoh penggunaan ETA dan ETD di KMTC:

a. Penerapan ETA (Estimated Time of Arrival) di KMTC

ETA sangat penting bagi KMTC dalam mempersiapkan kedatangan kapal di Pelabuhan Cirebon. Dengan mengetahui perkiraan waktu kedatangan kapal bermuatan, KMTC dapat segera menyiapkan fasilitas bongkar muat, seperti alokasi dermaga, ketersediaan crane, dan tenaga kerja.

Informasi ETA juga disebarluaskan kepada semua pihak terkait, yakni pemilik barang, agen kapal, dan bea cukai, melalui arrival notice, untuk memastikan persiapan dokumen, pemeriksaan, dan pengambilan barang tepat waktu.

Hal ini memastikan koordinasi operasional yang mulus di pelabuhan, termasuk pengaturan prioritas bongkar muat jika ada beberapa kapal yang tiba bersamaan, sehingga seluruh proses berjalan efisien.

b. Penerapan ETD (Estimated Time of Departure) di KMTC

ETD berperan penting dalam mengelola keberangkatan kapal dan logistik lanjutan di KMTC. Perkiraan waktu keberangkatan kapal dari Pelabuhan Cirebon setelah proses bongkar muat selesai sangat penting bagi operator pelabuhan dan kapal untuk merencanakan keberangkatan.

ETD juga mendukung koordinasi jadwal antar kapal dan aktivitas pelabuhan lainnya, memastikan kelancaran lalu lintas. Selain itu, ETD sangat membantu pemilik barang dalam merencanakan logistik lanjutan, memungkinkan mereka mengatur jadwal pengiriman darat dan distribusi barang hingga mencapai tujuan akhir setelah kargo dimuat ke kapal.

5. Cara Menghitung ETA dan ETD

Perhitungan ETA dan ETD melibatkan beberapa langkah yang melibatkan faktor-faktor seperti waktu tempuh, jarak, kecepatan, serta kondisi lain seperti lalu lintas, cuaca, dan proses operasional. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda terapkan.

a. Cara Menghitung ETA

Menghitung ETA secara akurat sangat penting untuk efisiensi logistik dan kepuasan pelanggan. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk mendapatkan estimasi waktu kedatangan yang realistis:

• Tentukan Asal dan Tujuan Pengiriman: Ketahui secara jelas asal pengiriman dan tujuan pengiriman (seperti port of discharge atau gudang penerima) untuk memetakan rute optimal dan mengidentifikasi semua segmen perjalanan yang perlu dipertimbangkan dalam perhitungan waktu.
• Rincikan Rute Pengiriman: Buat rincian lengkap mengenai rute yang akan dilalui. Ini melibatkan identifikasi setiap titik transfer, transit, dan pergantian moda transportasi logistik.
• Hitung Jarak dan Kecepatan Rata-rata: Lakukan perhitungan jarak untuk setiap segmen perjalanan antara asal dan tujuan. Kemudian, tentukan kecepatan rata-rata dari jenis transportasi logistik yang digunakan.
• Perkirakan Waktu Transit: Hitung waktu transit untuk setiap segmen perjalanan dengan membagi jarak dengan kecepatan rata-rata. Waktu transit ini adalah estimasi waktu murni perjalanan dan sangat penting untuk perencanaan serta penjadwalan.
• Tambahkan Waktu Transfer & Penanganan: Hitung untuk bongkar muat barang di setiap titik transfer, pengecekan bea cukai, serta waktu tunggu di pelabuhan atau terminal.
• Pertimbangkan Potensi Penundaan: Pengiriman tidak selalu berjalan lancar. Oleh karena itu, Anda perlu menambahkan buffer waktu untuk mengantisipasi potensi penundaan yang tak terduga.

Setelah semua segmen perjalanan dihitung dan semua waktu transfer, penanganan, dan buffer time ditambahkan, maka Anda bisa menggunakan rumus berikut sebagai cara menghitung waktu tempuh pengiriman secara menyeluruh.

Sebagai contoh, sebuah kapal berangkat dari Pelabuhan A menuju Pelabuhan B dengan jarak 500 km dan kecepatan rata-rata 25 km/jam. Untuk menghitung waktu perjalanan, dibagi jarak dengan kecepatan: 500 km ÷ 25 km/jam, yang menghasilkan waktu perjalanan 20 jam.

Untuk menghitung ETA, tambahkan waktu perjalanan ke waktu keberangkatan. Misalnya, jika kapal berangkat pada pukul 08:00 dan perjalanan memakan waktu 20 jam, maka ETA kapal di Pelabuhan B diperkirakan pada pukul 04:00 keesokan harinya.

b. Cara Menghitung ETD

Setelah memahami cara menghitung ETA (Estimated Time of Arrival), pelajari bagaimana cara hitung ETD (Estimated Time of Departure). Penghitungan ETD dilakukan berdasarkan beberapa faktor utama yang memengaruhi jadwal keberangkatan suatu pengiriman, seperti:

• Jadwal Keberangkatan Terencana: Ini adalah jadwal yang sudah ditetapkan sebelumnya, seperti waktu penerbangan pesawat, perjalanan kereta api, atau kapal kontainer yang digunakan sebagai dasar perhitungan ETD.
• Waktu Persiapan Operasional: Perhitungan ETD juga mencakup waktu yang dibutuhkan untuk persiapan sebelum keberangkatan, seperti boarding, pemeriksaan keamanan, atau pemuatan kargo.
• Faktor Lainnya: Faktor eksternal seperti kondisi cuaca, kemacetan, dan kendala teknis perlu dimasukkan. Hal ini bertujuan agar perhitungan ETD lebih akurat, dengan memperhitungkan kemungkinan keterlambatan yang terjadi di luar kontrol operasional.

Contohnya, sebuah perusahaan di Indonesia memesan komponen elektronik dari Jepang. Pihak eksportir menginformasikan bahwa barang akan berangkat dari Pelabuhan Tokyo pada tanggal 1 November pukul 10:00 pagi. Ini adalah ETD-nya.

Baca juga: Apa itu Pengiriman Kargo dan Bedanya dengan Reguler?

6. Permudah Tracking ETA dan ETD dengan Software Freight ScaleOcean

ETA dan ETD punya peran penting dalam proses logistik sehingga perlu dilakukan tracking yang akurat dan real-time. Jika tidak, Anda akan menghadapi banyak risiko, mulai dari penundaan yang tak terduga hingga biaya operasional yang membengkak.

Software freight ScaleOcean menawarkan solusi yang mempermudah Anda dalam melakukan tracking ETA dan ETD secara real-time, memastikan pengiriman berjalan lancar dan sesuai jadwal, sehingga proses pengembangan produk dapat sukses terlaksana. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau status pengiriman kapan pun dan di mana pun.

ScaleOcean juga menyediakan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami bagaimana sistem ini bisa diintegrasikan ke dalam proses pengiriman. Fitur-fitur unggulan yang membantu proses ini mencakup:

• Real-time Tracking: Fitur ini memungkinkan perusahaan logistik untuk melacak posisi barang secara langsung melalui GPS.
• Automated Notifications and Alerts: Pemberitahuan otomatis memberikan update kepada pengguna jika ada perubahan pada ETA atau ETD.
• Shipment dashboard: Fitur dashboard yang user-friendly untuk melihat ETA, ETD, status pengiriman, dan informasi kendaraan atau kontainer dapat diakses dengan mudah.
• Integrasi dengan TMS:
  Integrasi ini memungkinkan data ETA dan ETD untuk diperbarui secara otomatis dan disinkronkan dengan sistem lain.

Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean freight software tidak hanya mengurangi risiko keterlambatan, tetapi juga meningkatkan transparansi bagi seluruh mitra bisnis.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

7. Kesimpulan

ETA dan ETD adalah dua istilah dalam proses logistik yang berperan besar memastikan pengiriman berjalan sesuai rencana. Berdasarkan artikel dari Connecta Network, ETA dan ETD sangat penting untuk mengoptimalkan koordinasi dalam rantai pasokan.

ETA membantu penerima barang mempersiapkan penerimaan dengan tepat waktu, sedangkan ETD memungkinkan pengirim dan pihak terkait merencanakan pengiriman dan sumber daya secara efisien. Tanpa informasi yang akurat tentang ETD dan ETA, perusahaan logistik bisa menghadapi banyak risiko, seperti penundaan pengiriman, biaya tambahan, dan ketidakpastian operasional.

Untuk mengatasi tantangan ini, ScaleOcean menawarkan solusi software freight yang mempermudah tracking ETA dan ETD secara real-time, membantu memantau pengiriman dan meningkatkan efisiensi logistik. Dengan fitur-fitur canggihnya, pengiriman menjadi lebih transparan. Coba demo gratis sistemnya sekarang untuk tahu lebih lanjut!