Pahami Pengertian serta Perbedaan ETA dan ETD pada Logistik

Kehilangan dan keterlambatan barang sering kali terjadi karena kurangnya transparansi jadwal pengiriman, yang mana hal ini berdampak pada penurunan kepuasan pelanggan. Untuk mencegah hal tersebut terjadi, Anda perlu memahami ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) beserta cara melacak barang secara akurat.

ETA dan ETD adalah dua istilah yang seringkali terdengar dalam lingkup logistik. Keduanya merujuk pada prakiraan waktu keberangkatan dan kedatangan barang. Memahami kedua istilah ini dengan benar dapat membantu proses pengiriman logistik agar berjalan secara lebih efisien dan barang sampai tepat waktu.

Melalui pemahaman yang jelas tentang waktu keberangkatan dan kedatangan barang, perusahaan dapat meningkatkan pengelolaan pengiriman, dimana hal ini bisa meingkatkan efisiensi dalam kegiatan pengiriman. Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai apa itu ETA dan ETD serta memberikan cara menghitung beserta contohnya.

Key Takeaways

• ETA dan ETD adalah perkiraan waktu kedatangan dan keberangkatan barang yang bertujuan untuk mengoptimalkan proses pengiriman.
• Perbedaan antara ETA dan ETD terletak pada bahwa ETA merupakan perkiraan waktu kedatangan, sementara ETD adalah perkiraan waktu keberangkatan yang diperkirakan.
• Menghitung ETA dan ETD dengan mempertimbangkan jarak, kecepatan dan waktu transfer membantu memberikan estimasi kedatangan dan keberangkatan barang.
• ScaleOcean Logistics Software membantu pelacakan ETA dan ETD secara real-time, memberikan transparansi, meningkatkan efisiensi pengiriman, serta mengurangi risiko keterlambatan.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian ETA dan ETD

ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu atau tanggal kedatangan barang atau kendaraan (seperti truk, kapal, atau pesawat) di lokasi tujuan. Informasi ini berguna bagi penerima barang, agar mereka bisa mempersiapkan proses bongkar muat atau kegiatan distribusi berikutnya.

Sedangkan, ETD (Estimated Time of Departure) merupakan perkiraan waktu atau tanggal keberangkatan barang atau kendaraan, seperti kargo, dari lokasi asal. Bagi pengirim, informasi ini membantu mereka dalam mempersiapkan semua dokumen secara lengkap sebelum hari pengiriman yang dijadwalkan.

2. Perbedaan Antara ETA dan ETD

Secara sederhana, perbedaan utama ETA dan ETD adalah fokusnya dalam rantai pasok. ETA digunakan sebagai acuan untuk menyiapkan segala hal terkait penerimaan barang. Sementara itu, ETD lebih berkaitan dengan chain of custody, yang memudahkan proses serah terima kargo dari gudang pengirim, sehingga bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.

Berikut penjelasan lebih detail perbedaan ETA dan ETD:

• Fokus Operasional dan Lokasi: Secara mendasar, ETD merupakan tanggal atau waktu di mana suatu barang akan dikirim, di mana barang tersebut meninggalkan gudang dalam keadaan siap kirim. Sebaliknya, ETA lebih menitikberatkan pada waktu kedatangan barang di lokasi tujuan, memastikan semuanya siap sebelum kargo sampai di depan pintu.
• Kesiapan Sumber Daya Lapangan: Dalam praktiknya, ETD menjadi titik awal untuk mengatur jadwal armada, memastikan staf siap untuk mengambil barang dan memulai proses pengiriman. Di sisi lain, ETA menjadi panduan bagi tim penerima untuk mempersiapkan pick up barang untuk memeriksa ketersediaan slot gudang, sehingga proses penerimaan barang berjalan lancar tanpa kendala.
• Dampak pada Rantai Pasok: Ketepatan ETD beperan penting untuk mencegah efek domino akibat keterlambatan pengiriman. Jika keberangkatan terlambat, seluruh jadwal transit biasanya akan ikut terganggu. Sedangkan, akurasi ETA lebih berdampak pada efisiensi waktu tunggu di lokasi tujuan, yang mempengaruhi kualitas layanan dan kepuasan pelanggan.
• Penerapan dalam Strategi Penjadwalan: Tim operasional menggunakan ETD sebagai acuan untuk memulai proses pengiriman dan menyesuaikannya pada jadwal armada. Di sisi lain, ETA membantu perencanaan tahap distribusi berikutnya, sehingga manajemen dapat memprediksi kapan barang siap untuk diproses dan dikirim ke tujuan akhir.
• Alur Kerja Berkesinambungan: Secara sederhana, ETD berfungsi sebagai “tombol start” yang menandakan dimulainya pengiriman kargo. Setelah armada bergerak, perhatian beralih ke pemantauan ETA. Tujuan utamanya adalah memastikan semua pihak, mulai dari pengirim, ekspedisi, hingga penerima tetap terkoordinasi agar barang sampai dengan aman di tujuan.

3. Faktor yang Mempengaruhi ETA dan ETD

Dalam praktiknya, ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) dipengaruhi oleh berbagai faktor eksternal dan internal. Mulai dari hambatan lalu lintas dan cuaca hingga prosedur birokrasi di kepabeanan, faktor-faktor ini kerap menjadi penyebab utama terjadinya deviasi jadwal yang memengaruhi efisiensi rantai pasok secara keseluruhan

Berikut adalah penjelasan mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi ETA dan ETD:

a. Faktor yang Mempengaruhi ETD (Waktu Keberangkatan)

• Kesiapan Barang/Muatan: Jika pengepakan atau pemuatan barang terlambat, waktu keberangkatan (ETD) bisa terhambat karena proses ini sangat mempengaruhi kelancaran pengiriman dari awal.
• Dokumentasi & Administrasi: Pengurusan dokumen seperti izin pengiriman dan dokumen bea cukai yang belum lengkap bisa menyebabkan penundaan keberangkatan, mengingat hal ini penting agar proses pengiriman berjalan lancar.
• Kesiapan Kendaraan: Perawatan atau perbaikan mendadak pada armada atau kapal bisa mengganggu jadwal keberangkatan yang sudah direncanakan, sehingga perlu perhatian ekstra pada kesiapan kendaraan.
• Kepadatan Pelabuhan/Jalur: Antrean kendaraan di pelabuhan atau terminal sering kali menjadi hambatan. Semakin padat jalur pengiriman, semakin lama waktu yang diperlukan untuk mulai berangkat.

b. Faktor yang Mempengaruhi ETA (Waktu Kedatangan)

• Cuaca Ekstrem: Cuaca buruk seperti badai atau hujan lebat bisa memperlambat perjalanan yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang.
• Kemacetan Lalu Lintas: Kemacetan di jalan atau kecelakaan di rute pengiriman dapat menambah waktu perjalanan dan menyebabkan keterlambatan kedatangan barang.
• Keterlambatan Perjalanan Sebelumnya: Jika armada atau kapal terlambat dari perjalanan sebelumnya, hal ini akan berdampak pada waktu kedatangan barang yang sedang dalam perjalanan.
• Masalah Teknis: Kendala teknis atau masalah dengan perilaku pengemudi dapat memperlambat perjalanan, yang berujung pada keterlambatan kedatangan barang.

c. Faktor Eksternal Lainnya

• Peraturan & Pemeriksaan: Proses pemeriksaan keamanan atau kontrol perbatasan yang ketat sering kali memakan waktu lama dan menghambat kelancaran pengiriman, baik di titik keberangkatan maupun kedatangan.
• Infrastruktur: Kondisi pelabuhan, bandara, atau jalan yang kurang memadai dapat mengurangi efisiensi pengiriman dan menambah waktu yang diperlukan untuk sampai ke tujuan.

4. Contoh Penggunaan ETA dan ETD di KMTC

Dalam operasional KMTC (Kalstar Multi Terminal Cirebon), ETA (Estimated Time of Arrival) dan ETD (Estimated Time of Departure) merupakan dua istilah penting yang mendasari manajemen logistik dan pelayaran. Dibawah ini adalah penjelasan mengenai contoh penggunaan ETA dan ETD di KMTC:

a. Penerapan ETA (Estimated Time of Arrival) di KMTC

ETA sangat penting bagi KMTC dalam mempersiapkan kedatangan kapal di Pelabuhan Cirebon. Dengan mengetahui perkiraan waktu kedatangan kapal bermuatan, KMTC dapat segera menyiapkan fasilitas bongkar muat, seperti alokasi dermaga, ketersediaan crane, dan tenaga kerja sesuai kebutuhan logistik peti kemas.

Informasi ETA juga disebarluaskan kepada semua pihak terkait, yakni pemilik barang, agen kapal, dan bea cukai, melalui arrival notice, untuk memastikan persiapan dokumen, pemeriksaan, dan pengambilan barang tepat waktu.

Hal ini memastikan koordinasi operasional yang mulus di pelabuhan, termasuk pengaturan prioritas bongkar muat jika ada beberapa kapal yang tiba bersamaan, sehingga seluruh proses berjalan efisien.

b. Penerapan ETD (Estimated Time of Departure) di KMTC

ETD berperan penting dalam mengelola keberangkatan kapal dan logistik lanjutan di KMTC. Perkiraan waktu keberangkatan kapal dari Pelabuhan Cirebon setelah proses bongkar muat selesai sangat penting bagi operator pelabuhan dan kapal untuk merencanakan keberangkatan.

ETD juga mendukung koordinasi jadwal antar kapal dan aktivitas pelabuhan lainnya, memastikan kelancaran lalu lintas. Selain itu, ETD sangat membantu pemilik barang dalam merencanakan logistik lanjutan, memungkinkan mereka mengatur jadwal pengiriman darat dan distribusi barang hingga mencapai tujuan akhir setelah kargo dimuat ke kapal.

5. Cara Menghitung ETA dan ETD

Perhitungan ETA dan ETD membutuhkan beberapa langkah yang melibatkan faktor-faktor seperti waktu tempuh, jarak, kecepatan, serta kondisi lain seperti lalu lintas, cuaca, dan proses operasional. Berikut aadalah langkah-langkah yang bisa Anda terapkan.

a. Cara Menghitung ETA

Agar mendapatkan estimasi waktu kedatangan yang realistis, Anda bisa mengikuti langkah-langkah sistematis di bawah ini:

• Tentukan Asal dan Tujuan Pengiriman: Ketahui asal pengiriman dan tujuan pengiriman yang jelas untuk menentukan rute paling efisien dan memetakan setiap segmen perjalanan yang akan dilalui.
• Rincikan Rute Pengiriman: Identifikasi setiap titik transit, lokasi pindah muatan (transshipment), hingga pergantian moda transportasi logistik yang mungkin terjadi selama perjalanan.
• Hitung Jarak dan Kecepatan Rata-rata: Hitung jarak untuk setiap segmen perjalanan antara asal dan tujuan. Kemudian, tentukan kecepatan rata-rata dari jenis transportasi logistik yang digunakan.
• Perkirakan Waktu Transit: Hitung angka waktu tempuh dasar dengan membagi jarak dengan kecepatan rata-rata. Angka ini merujuk pada durasi perjalanan sebelum ditambah variabel lain.
• Tambahkan Waktu Transfer & Penanganan: Masukkan juga waktu untuk bongkar muat barang di setiap titik transfer, pengecekan bea cukai, serta waktu tunggu di pelabuhan atau terminal.
• Pertimbangkan Potensi Penundaan: Proses pengiriman tidak selalu berjalan lancar. Oleh karena itu, Anda perlu menambahkan buffer waktu untuk mengantisipasi kendala tak terduga, seperti cuaca buruk atau kemacetan parah di jalur utama.

Setelah semua segmen perjalanan dihitung dan semua waktu transfer, penanganan, dan buffer time ditambahkan, maka Anda bisa menggunakan rumus berikut sebagai cara menghitung waktu tempuh pengiriman secara menyeluruh.

Sebagai contoh, sebuah kapal berangkat dari Pelabuhan A menuju Pelabuhan B dengan jarak 500 km dan kecepatan rata-rata 25 km/jam. Untuk menghitung waktu perjalanan, dibagi jarak dengan kecepatan: 500 km ÷ 25 km/jam, yang menghasilkan waktu perjalanan 20 jam.

Untuk menghitung ETA, tambahkan waktu perjalanan ke waktu keberangkatan. Misalnya, jika kapal berangkat pada pukul 08:00 dan perjalanan memakan waktu 20 jam, maka ETA kapal di Pelabuhan B diperkirakan pada pukul 04:00 keesokan harinya.

b. Cara Menghitung ETD

Setelah memahami cara menghitung ETA (Estimated Time of Arrival), pelajari bagaimana cara hitung ETD (Estimated Time of Departure). Perhitungan ETD sangat bergantung pada kesiapan internal dan jadwal eksternal, dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Jadwal Tetap Moda Transportasi: Jadikan jadwal keberangkatan resmi (seperti jadwal closing kapal, kereta api, atau penerbangan cargo) sebagai panduan dasar perhitungan.
• Waktu Persiapan Operasional: Hitung berapa lama waktu yang dibutuhkan tim gudang untuk memuat barang (loading), memeriksa dokumen keamanan, hingga mengurus administrasi keberangkatan.
• Faktor Lainnya: Sertakan variabel lainnya seperti kondisi cuaca atau antrean di pintu pelabuhan. ETD yang meleset menyebabkan keterlambatan pengembalian kontainer dan menimbulkan biaya tambahan seperti detention.

Contohnya, sebuah perusahaan di Indonesia memesan komponen elektronik dari Jepang. Pihak eksportir menginformasikan bahwa barang akan berangkat dari Pelabuhan Tokyo pada tanggal 1 November pukul 10:00 pagi. Ini adalah ETD-nya.

Baca juga: Apa itu Pengiriman Kargo dan Bedanya dengan Reguler?

6. Permudah Tracking ETA dan ETD dengan Software Freight ScaleOcean

ETA dan ETD punya peran penting dalam proses logistik, sehingga perlu dilakukan tracking yang akurat dan real-time. Jika tidak, Anda akan menghadapi banyak risiko, mulai dari penundaan yang tak terduga hingga biaya operasional yang membengkak.

Software freight ScaleOcean menawarkan solusi yang mempermudah Anda dalam melakukan tracking ETA dan ETD secara real-time, memastikan pengiriman berjalan lancar dan sesuai jadwal, sehingga proses pengembangan produk dapat sukses terlaksana. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau status pengiriman kapan pun dan di mana pun.

ScaleOcean juga menyediakan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami bagaimana sistem ini bisa diintegrasikan ke dalam proses pengiriman. Fitur-fitur unggulan yang membantu proses ini mencakup:

• Real-time Tracking: Fitur ini memungkinkan perusahaan logistik untuk melacak posisi barang secara langsung melalui GPS.
• Automated Notifications and Alerts: Pemberitahuan otomatis memberikan update kepada pengguna jika ada perubahan pada ETA atau ETD.
• Shipment dashboard: Fitur dashboard yang user-friendly untuk melihat ETA, ETD, status pengiriman, dan informasi kendaraan atau kontainer dapat diakses dengan mudah.
• Integrasi dengan TMS:
  Integrasi ini memungkinkan data ETA dan ETD untuk diperbarui secara otomatis dan disinkronkan dengan sistem lain.

Dengan fitur-fitur ini, ScaleOcean freight software tidak hanya mengurangi risiko keterlambatan, tetapi juga meningkatkan transparansi bagi seluruh mitra bisnis.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

7. Kesimpulan

ETA (Estimated Time of Arrival) adalah perkiraan waktu kedatangan barang di tujuan, sementara ETD (Estimated Time of Departure) merujuk pada jadwal keberangkatan barang. Keduanya menjadi acuan penting agar semua pihak yang terlibat mengetahui informasi jelas mengenai jadwal pengiriman.

Dengan perhtungan ETA, penerima barang dapat mempersiapkan kedatangan dengan tepat waktu, sementara ETD memungkinkan pengirim dan pihak terkait merencanakan pengiriman serta penggunaan sumber daya secara efisien. Tanpa informasi yang akurat tentang keduanya, perusahaan logistik berisiko menghadapi penundaan, biaya tambahan, dan ketidakpastian dalam operasional.

Untuk mengatasi permasalahan ini, ScaleOcean software freight mempermudah tracking ETA dan ETD secara real-time, membantu memantau pengiriman dan meningkatkan efisiensi logistik. Dengan fitur-fitur canggihnya, pengiriman menjadi lebih transparan. Coba demo gratis sistemnya sekarang untuk tahu lebih lanjut!