Mengenal Shipping Mark: Arti, Jenis, dan Contohnya

Shipping mark adalah label unik yang dipasang pada setiap barang yang dikirim, berfungsi sebagai identitas dan petunjuk penanganan selama proses pengiriman. Bagi freight forwarder, memahami cara membuatnya secara efisien sangat penting untuk menghindari keterlambatan, kerusakan, atau salah kirim.

Kesalahan kecil dalam shipping mark bisa berujung pada ketidakpuasan pelanggan dan hilangnya kepercayaan. Dengan label pengiriman yang dirancang tepat, Anda memastikan barang dapat dilacak dengan mudah, ditangani sesuai karakteristik barang, dan sampai ke tujuan dengan aman.

Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk memahami lebih lanjut arti dan contoh shipping order, beserta cara efektif dalam membuat dan menggunakannya. Dengan ini, Anda bisa memaksimalkan manfaat shipping mark dalam pengiriman.

Key Takeaways

• Shipping mark merupakan tanda atau label yang dipasang pada kemasan atau kontainer selama proses pengiriman untuk menyampaikan informasi penting terkait pelacakan, penanganan, dan tujuan pengiriman.
• Manfaat shipping mark adalah membantu mengidentifikasi barang logistik, efisiensi proses clearance bea cukai, dan meningkatkan akurasi tracking pengiriman.
• Software ERP logistik ScaleOcean dirancang untuk mengelola dan mendata shipping mark secara otomatis dan efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Shipping Mark

Shipping mark adalah tanda atau informasi penting yang ditempel pada kemasan barang untuk mempermudah identifikasi dan penanganan selama proses logistik. Bagi pelaku bisnis logistik seperti freight forwarder, tanda ini memiliki peran penting untuk identifikasi barang secara cepat dan aman saat transit, baik dalam gudang maupun proses pengiriman.

Informasi dalam shipping mark biasanya mencakup nama penerima, nomor pesanan, dan instruksi khusus penanganan, seperti ‘fragile‘ atau ‘keep dry,’ yang membantu staf terkait meminimalisir kerusakan barang dan memperlancar distribusi logistik dari awal hingga tujuan akhir.

2. Tujuan Shipping Mark dalam Logistik

Fungsi shipping mark yang utama adalah mempermudah identifikasi dan pelacakan barang selama proses pengiriman. Tanda ini juga diperlukan untuk memastikan barang sampai di tujuan dalam kondisi yang baik. Berikut penjelasan lebih detail tujuan shipping mark dalam logistik.

a. Membantu Mengidentifikasi Barang Logistik

Service mark memungkinkan tim logistik mengenali barang dengan mudah tanpa perlu membuka kemasan. Dalam proses layanan kargo, informasi seperti identitas penerima, nomor pesanan, dan kode khusus membuat identifikasi lebih cepat dan akurat, sehingga waktu Anda tidak terbuang untuk mengecek barang.

b. Memuat Instruksi untuk Penanganan Barang

Label ini juga sering kali disertai simbol atau instruksi khusus, seperti ‘Fragile’ atau ‘This Side Up,’ untuk memastikan barang ditangani sesuai karakteristik. Dengan petunjuk penanganan ini, tim logistik dapat menghindari kesalahan yang bisa mengakibatkan kerusakan barang selama transit.

c. Efisiensi Proses Clearance Bea Cukai

Shipping mark yang jelas juga diperlukan dalam proses clearance. Dengan adanya informasi dalam tanda ini, petugas bea cukai bisa dengan mudah memverifikasi barang tanpa perlu inspeksi tambahan. Hal ini membantu mengurangi risiko penundaan, memastikan pengiriman barang berjalan sesuai jadwal, dan menambah kepercayaan pelanggan pada layanan Anda.

d. Meningkatkan Akurasi Tracking Pengiriman

Shipping mark adalah label yang berguna untuk meningkatkan akurasi pelacakan barang selama pengiriman. Biasanya dilengkapi dengan tanda pengenal seperti barcode dan bantuan freight forwarding software, Anda bisa melacak barang secara real-time. Tidak hanya memberikan transparansi kepada pelanggan, langkah ini juga memudahkan Anda memantau dan mengatasi potensi masalah yang mungkin terjadi.

e. Mengurangi Risiko Barang Hilang atau Tertukar

Shipping mark bersifat unik pada setiap paket, sehingga risiko barang tertukar atau hilang dapat diminimalisir. Setiap tanda memberikan identitas khusus untuk setiap barang, sehingga memudahkan staf untuk memeriksa dan memastikan bahwa barang yang dikirim telah sesuai.

Anda bisa menggunakan last mile delivery software untuk mengoptimalkan proses shipping mark di perusahaan logistik. Software dapat mengelola data shipping mark secara otomatis, serta mampu untuk melacak pengiriman dan pemberitahuan real-time untuk setiap pengiriman barang. Penerapan sistem ini juga akan memastikan setiap barang diberi tanda yang akurat dan dapat ditelusuri dengan mudah.

3. Elemen Penting Shipping Mark

Dalam skala bisnis, shipping mark sangat penting untuk mengurangi risiko kesalahan pengiriman, kerusakan barang, atau kehilangan selama proses distribusi. Untuk itu, shipping mark harus memuat beberapa elemen penting yang bersifat informatif dan mudah dibaca oleh semua pihak yang terlibat. Beberapa hal penting yang harus ada dalam shipping mark antara lain:

a. Informasi Penerima

Setiap shipping mark harus mencantumkan nama dan alamat penerima dengan jelas. Data ini meliputi nama lengkap, alamat tujuan yang detail (termasuk kode pos), serta nomor kontak penerima. Jika ada instruksi khusus, seperti pengiriman ke lantai tertentu atau penerima hanya bisa menerima barang pada jam tertentu, hal tersebut sebaiknya dituliskan juga di bagian ini.

b. Informasi Pengirim

Selain penerima, data lengkap tentang pihak pengirim juga harus dicantumkan. Ini meliputi nama perusahaan atau individu, alamat lengkap, serta nomor kontak yang dapat dihubungi. Informasi ini memudahkan pelacakan barang jika terjadi kesalahan, keterlambatan, atau kebutuhan untuk menghubungi pengirim saat proses pengiriman berlangsung.

c. Tujuan Akhir Paket

Informasi tujuan akhir paket harus dicantumkan dengan lengkap dan jelas, mencakup nama kota, negara, dan kode pos. Hal ini penting agar proses pengiriman berjalan lancar tanpa risiko barang salah alamat. Dengan detail tujuan yang akurat, risiko keterlambatan dan kesalahan pengiriman dapat diminimalkan, sehingga kepuasan pelanggan tetap terjaga.

d. Berat Paket

Menyertakan berat total paket pada shipping mark membantu tim logistik dalam menentukan metode pengangkutan yang sesuai. Berat paket juga berperan penting dalam perhitungan ongkos kirim dan memastikan penggunaan alat angkut yang tepat. Dengan data berat yang jelas, penanganan barang menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko kerusakan akibat kesalahan penanganan.

e. Barang Berbahaya

Jika paket mengandung material berbahaya atau bahan yang memerlukan penanganan khusus, wajib mencantumkan simbol atau tanda peringatan yang sesuai. Penandaan ini memastikan bahwa semua pihak dalam rantai pengiriman mengetahui potensi risiko dan dapat menerapkan prosedur keamanan yang tepat. Dengan demikian, keselamatan pekerja dan keamanan barang selama proses distribusi tetap terjaga.

f. Instruksi Penanganan Khusus

Beberapa jenis barang membutuhkan perlakuan khusus selama proses pengiriman, terutama barang yang rapuh, mudah rusak, atau memiliki syarat penyimpanan tertentu. Oleh karena itu, shipping mark sebaiknya juga menyertakan instruksi seperti “fragile” (mudah pecah), “keep upright” (jaga posisi tetap tegak), atau “do not stack” (jangan ditumpuk).

g. Order Number atau Invoice Number

Nomor pesanan (order number) atau nomor faktur (invoice number) adalah elemen penting untuk referensi internal dan pelacakan barang. Dengan mencantumkan informasi ini, tim logistik dan bagian administrasi dapat dengan mudah memverifikasi kesesuaian dokumen dan fisik barang. Hal ini mempercepat proses pengecekan dan meminimalisir kesalahan dalam pencatatan dan pengiriman.

4. Fungsi Shipping Mark

Shipping mark berperan penting dalam logistik global, khususnya dalam proses pengiriman ekspor dan impor. Tanda ini membantu mengidentifikasi barang dengan jelas, memastikan pengiriman barang berjalan tepat waktu, serta menjaga keamanan produk selama proses distribusi.

Untuk lebih lengkapnya, berikut penjelasan beberapa fungsi utama penggunaan shipping mark pada paket barang yang akan dikirimkan.

a. Mengidentifikasi Barang

Pertama, shipping mark berfungsi sebagai alat identifikasi barang. Tercantumnya berbagai informasi mulai dari nama, alamat, hingga nomor pesanan, petugas logistik akan lebih mudah dalam mengidentifikasi dan memproses lebih lanjut barang kiriman Anda.

Apalagi setiap tanda pengiriman barang memiliki pembeda masing-masing, misalnya seperti kode kontainer pengiriman. Dengan demikian, jasa logistik akan mudah dalam memastikan setiap barang akan dikirimkan dengan aman dan sesuai dengan alamat tujuan.

b. Mengelompokkan Barang

Adanya informasi barang pada tanda pengiriman juga akan memudahkan staff logistik dalam mengelompokkan atau memisahkan barang berdasarkan kriteria tertentu. Hal tersebut meliputi jenis barang, tujuan pengiriman, atau instruksi pengiriman barang tersebut.

Dengan label pengiriman yang jelas dan informatif, proses pengelompokkan barang yang dilakukan oleh petugas logistik akan lebih efisien sehingga pengiriman barang juga dapat cepat diproses.

c. Melacak Barang

Tidak hanya itu saja, mark shipping juga berfungsi sebagai alat pelacakan pengiriman barang Anda. Adanya nomor pengiriman atau kontainer, dapat dipakai untuk melacak pergerakan barang mulai dari gudang penyimpanan, hub transit, hingga lokasi tujuan barang tersebut.

Hal tersebut tentunya akan memungkinkan pihak logistik untuk memperbarui status pengiriman sehingga dapat memberikan informasi akurat kepada pihak pengirim atau penerima mengenai estimasi waktu kedatangan barang.

d. Mematuhi Regulasi

Seringkali shipping mark mencantumkan informasi penting, seperti kode area, kode kontainer, hingga instruksi khusus untuk pengiriman barang. Informasi tersebut juga akan membantu jasa logistik dalam mematuhi persyaratan hukum serta regulasi yang berlaku untuk persyaratan pengiriman barang internasional atau aturan pengiriman jenis barang tertentu.

Hal ini diperlukan untuk menghindari adanya potensi terjadinya pelanggaran regulasi yang dapat menimbulkan kerugian bisnis Anda. Software ERP logistik ScaleOcean dirancang untuk mengelola dan mendata shipping mark secara otomatis dan efisien, membantu memastikan kepatuhan regulasi tetap terjaga tanpa mengorbankan efisiensi operasional.

5. Jenis-jenis Shipping Mark

Label pengiriman ini juga dibedakan menjadi beberapa jenis tergantung kebutuhan logistik dan jenis barang yang dikirim. Setiap jenis tersebut memiliki fungsi dan keunggulan tersendiri. Berikut jenis-jenis shipping mark yang umum digunakan dalam pengiriman.

a. Shipping Label

Shipping label adalah jenis shipping mark paling umum yang ditempel pada kemasan barang. Label ini berisi informasi penting seperti nama penerima, alamat tujuan, nomor pelacakan, dan detail pengirim. Shipping label biasanya dicetak secara profesional dan tahan terhadap berbagai kondisi pengiriman, sehingga informasi pada label tetap terbaca dengan baik.

b. Stencil Marking

Berikutnya, stencil marking yaitu teknik menandai barang dengan cara menyemprotkan cat melalui cetakan pada permukaan kemasan. Biasanya digunakan untuk barang-barang besar atau berat yang sulit dilabeli secara konvensional, seperti drum atau peti kayu.

c. Barcodes

Untuk jenis yang lebih modern, Anda bisa menggunakan barcode. Label satu ini berisi data yang dapat dibaca oleh scanner, seperti nomor pesanan dan informasi lokasi. Penggunaan barcode tidak hanya meningkatkan akurasi pelacakan, tetapi juga mempercepat proses pemindaian di setiap tahap pengiriman.

d. RFID Tags

RFID (Radio Frequency Identification) tags adalah jenis penanda dalam shipping order yang menggunakan teknologi gelombang radio untuk mengidentifikasi dan melacak barang. Berbeda dengan barcode, RFID tidak perlu pemindaian langsung, sehingga lebih efisien dalam proses identifikasi massal. RFID tags cocok untuk barang bernilai tinggi atau yang membutuhkan keamanan ekstra.

6. Komponen dalam Shipping Mark

Agar dapat berfungsi dengan baik, shipping mark memiliki komponen-komponen penting yang tidak boleh diabaikan. Setiap komponen ini berisi informasi khusus yang membantu Anda menangani dan melacak barang secara efisien. Berikut komponen utama tersebut.

• Identitas pengirim dan penerima: Informasi ini mencakup nama dan alamat lengkap pengirim serta penerima. Data ini membantu Anda dalam mengidentifikasi dan memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar.
• Nomor pesanan dan nomor referensi: Setiap pengiriman biasanya memiliki nomor pesanan atau referensi yang unik. Nomor ini digunakan sebagai identifikasi untuk melacak barang.
• Instruksi penanganan khusus: Label ini sering kali menyertakan instruksi seperti yang membantu Anda dalam menangani barang sesuai dengan kebutuhan khususnya, terutama untuk barang yang sensitif terhadap kondisi tertentu.
• Kode tujuan: Kode ini menunjukkan lokasi akhir pengiriman. Ini membantu tim logistik mengarahkan barang dengan benar selama transit, terutama dalam skala internasional.
• Barcode atau QR code: Memudahkan pelacakan digital barang. Dengan bantuan aplikasi logistik, Anda dapat mengakses informasi barang secara cepat dan akurat.

Dengan komponen-komponen tersebut, shipping mark adalah label yang diperlukan untuk menjaga alur pengiriman barang agar tetap lancar dan akurat, mendukung pengiriman yang efisien dan mengurangi risiko kesalahan.

Baca juga: 35 Istilah di Industri Logistik yang Perlu Anda Ketahui

7. Contoh Shipping Mark dalam Logistik

Misalkan perusahaan freight forwarder PT Logistik Sejahtera akan mengirimkan satu peti elektronik sensitif dari Jakarta ke Singapura untuk PT Elektronik Global. Berikut contoh service mark atau shipping mark yang mempermudah proses pengiriman sekaligus menjadi sarana identifikasi yang efektif.

Dalam praktiknya, pelacakan barang menggunakan shipping mark perlu teknologi canggih. Software freight forwarding ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dapat membantu Anda memantau seluruh informasi pada shipping mark secara otomatis. Software ini mampu memberikan real-time tracking, yang memungkinkan Anda dan pelanggan melihat status barang di setiap tahap pengiriman.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami manfaat sistem ini secara langsung. Dalam sesi ini, Anda dapat melihat bagaimana fitur-fitur canggih tersebut mampu mengoptimalkan proses logistik dan meningkatkan akurasi pengiriman.

Dengan dukungan aplikasi logistik ScaleOcean, operasional Anda menjadi lebih efisien, transparan, dan dapat diandalkan. Anda juga dapat mengelola serta melacak pengiriman dengan mudah dan efektif.

8. Tips Membuat Shipping Mark yang Efektif

Label pengiriman yang efektif dapat membantu memastikan barang dikirim dengan aman, tepat tujuan, dan sesuai prosedur. Shipping mark yang jelas dan informatif membantu Anda mengidentifikasi barang dengan cepat dan meminimalisir risiko kesalahan. Berikut beberapa tips untuk membuat label yang lebih efektif.

a. Tampilkan Informasi dengan Jelas

Informasi pengirim dan penerima harus ditampilkan dengan ukuran font yang cukup besar dan di bagian yang mudah terlihat pada kemasan. Detail seperti nama, alamat, dan kontak penerima memudahkan proses verifikasi, terutama di di tujuan akhir. Pastikan barang sampai ke penerima yang tepat tanpa perlu pengecekan tambahan.

Bahkan untuk pengiriman internasional, tercantumnya shipping advice yang terperinci membantu memastikan barang sampai ke penerima yang tepat tanpa perlu pengecekan tambahan, sehingga proses distribusi menjadi lebih efisien.

b. Sertakan Barcode atau QR Code untuk Pelacakan

Menambahkan barcode atau QR code dalam shipping mark adalah langkah strategis untuk meningkatkan akurasi pelacakan barang. Dengan diintegrasikan ke 3PL software, barcodes dapat memindai barang dan mengakses data digital secara real-time.

c. Gunakan Instruksi Penanganan Khusus

Barang yang perlu penanganan spesial sebaiknya dilengkapi dengan simbol atau petunjuk seperti ‘Fragile,’ ‘This Side Up,’ atau ‘Keep Dry.’ Instruksi ini berfungsi sebagai pengingat bentuk visual bagi staf untuk memberikan perlakuan khusus pada barang tersebut. Dengan instruksi yang mudah dipahami, Anda dapat meminimalisir risiko kerusakan selama pengiriman.

d. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Tips yang tidak kalah penting adalah menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas agar mudah dipahami seluruh tim logistik. Hindari penggunaan istilah teknis atau singkatan yang kompleks agar semua pihak yang terlibat dapat memproses informasi secara epat. Penggunaan simbol yang diakui secara internasional juga efektif terutama dalam proses pengiriman internasional.

Baca juga: Panduan Dokumen Ekspor Impor untuk Pengiriman Logistik

9. Software ERP Logistik ScaleOcean Bantu Kelola Shipping Mark dengan Mudah

ScaleOcean adalah solusi ERP logistik yang dirancang untuk mengelola dan mendata shipping mark secara otomatis dan efisien. Dengan menggunakan ScaleOcean, perusahaan logistik dapat memanfaatkan sistem terintegrasi untuk mendata setiap informasi terkait shipping mark, termasuk label, ukuran, dan status pengiriman, tanpa perlu proses manual.

Dengan cara ini, risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan, dan proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat. ScaleOcean memastikan setiap detail terkait shipping mark tercatat secara otomatis, memungkinkan pelacakan yang lebih mudah dan pengelolaan stok yang lebih efisien.

Untuk membantu Anda memahami lebih dalam tentang bagaimana ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan shipping mark, vendor ScaleOcean menawarkan layanan konsultasi gratis dengan tim ahli mereka.

Selain itu, Anda juga dapat mengikuti demo gratis untuk melihat langsung bagaimana software ini dapat bekerja untuk bisnis Anda. Dengan konsultasi dan demo tersebut, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan solusi ERP ini.

Modul-modul dalam ScaleOcean sangat mendukung pengelolaan shipping mark secara menyeluruh. Modul booking management memungkinkan pemesanan dan pengaturan pengiriman yang lebih terstruktur. Tracking shipment membantu melacak status barang dan tanda pengiriman secara real-time.

Fitur LCL, FCL, FTL, dan LTL mendukung manajemen pengiriman dengan berbagai jenis muatan, sementara import & export memudahkan pengelolaan barang antar negara. Modul custom clearance memastikan kelancaran proses bea cukai, dan margin calculation membantu menghitung keuntungan dari pengiriman barang, termasuk biaya terkait shipping mark. Dengan integrasi ini, ScaleOcean mempermudah manajemen pengiriman dan memastikan pengelolaan shipping mark yang lebih efisien dan transparan.

10. Kesimpulan

Shipping mark adalah label penting yang ditempel pada kemasan barang untuk memudahkan identifikasi, pelacakan, dan penanganan yang tepat selama proses logistik. Bagi freight forwarder dan bisnis logistik, label ini menjadi komponen penting dalam memastikan barang dikirim dengan aman dan efisien.

Label ini juga tercantum dalam dokumen seperti shipping advice dan shipping instruction. Memahami kedua dokumen ini penting karena keduanya berfungsi sebagai pemberitahuan resmi bahwa barang telah dikirim, sehingga koordinasi antar pihak dalam proses pengiriman menjadi lebih lancar.

ScaleOcean hadir sebagai solusi yang memaksimalkan efektivitas shipping mark melalui fitur-fitur canggihnya. Dengan dukungan teknologi ini, Anda dapat memantau pengiriman barang secara otomatis dan memastikan pengiriman tepat waktu. Pahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dengan menjadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami!