Mengenal Shipping Mark: Arti, Jenis, dan Contohnya

Pernahkah barang Anda terlambat, rusak, atau salah kirim karena kehilangan identitas di perjalanan? Mengabaikan shipping mark yang jelas bisa memicu kesalahan fatal, biaya tak terduga, dan hilangnya kepercayaan pelanggan.

Tanpa label yang akurat sebagai petunjuk, pihak ekspedisi akan kesulitan melacak dan menangani kargo Anda. Pastikan shipping mark Anda dibuat dengan tepat agar barang selalu tertangani dengan aman, tepat sasaran, dan menghindarkan bisnis Anda dari risiko yang tidak perlu

Artikel berikut ini akan membantu Anda untuk memahami lebih lanjut arti dan contoh shipping order, beserta cara efektif dalam membuat dan menggunakannya. Dengan ini, Anda bisa memaksimalkan manfaat shipping mark dalam pengiriman.

1. Pengertian Shipping Mark

Shipping mark adalah tanda atau informasi penting yang ditempel pada kemasan barang untuk mempermudah identifikasi dan penanganan selama proses logistik. Bagi pelaku bisnis logistik seperti freight forwarder, tanda ini memiliki peran penting untuk identifikasi barang secara cepat dan aman saat transit, baik dalam gudang maupun proses pengiriman.

Informasi dalam shipping mark biasanya mencakup nama penerima, nomor pesanan, dan instruksi khusus penanganan, seperti ‘fragile‘ atau ‘keep dry,’ yang membantu staf terkait meminimalisir kerusakan barang dan memperlancar distribusi logistik dari awal hingga tujuan akhir.

2. Tujuan Shipping Mark dalam Logistik

Fungsi shipping mark yang utama adalah mempermudah identifikasi dan pelacakan barang selama proses pengiriman. Tanda ini juga diperlukan untuk memastikan barang sampai di tujuan dalam kondisi yang baik. Berikut penjelasan lebih detail tujuan shipping mark dalam logistik.

a. Membantu Mengidentifikasi Barang Logistik

Service mark memungkinkan tim logistik mengenali barang dengan mudah tanpa perlu membuka kemasan. Dalam proses shipping service, informasi seperti identitas penerima, nomor pesanan, dan kode khusus membuat identifikasi lebih cepat dan akurat, sehingga waktu Anda tidak terbuang untuk mengecek barang.

Menurut rekomendasi United Nations Economic Commission for Europe (UNECE), setiap paket dalam pengiriman internasional sebaiknya memiliki standard shipping mark untuk memudahkan identifikasi selama transportasi lintas negara dan moda. Tanda ini membantu operator logistik mengenali paket tanpa membuka kemasan sehingga distribusi lebih efisien.

b. Memuat Instruksi untuk Penanganan Barang

Kemudian lagi, label tersebut sering kali juga dikombinasikan dengan simbol atau petunjuk penanganan tertentu, contohnya saja ‘Fragile’ dan ‘This Side Up’. Petunjuk-petunjuk penanganan tersebut akan mampu membantu tim logistik agar terhindar dari kesalahan dalam penangan.

c. Efisiensi Proses Clearance Bea Cukai

Shipping mark yang jelas juga harus ada dalam proses clearance. Dengan ada informasi dalam shipping mark ini, bea cukai dapat dengan mudah melakukan verifikasi tanpa perlu melakukan inspeksi yang lain. Ini membantu dalam mencegah terjadinya penundaan, agar barang dapat sampai tepat waktu dan meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap layanan anda.

Menurut analisa kami dari HZ Containers, untuk pengiriman barang berbahaya melalui laut, International Maritime Dangerous Goods (IMDG) Code mewajibkan setiap paket atau kontainer memiliki tanda yang jelas, seperti nomor UN, nama bahan, dan label bahaya. Penandaan ini harus terlihat jelas pada kemasan agar dapat diidentifikasi oleh operator pelabuhan dan kapal selama transportasi.

d. Meningkatkan Akurasi Tracking Pengiriman

Shipping mark adalah tanda atau label yang berfungsi untuk meningkatkan akurasi identifikasi dan tracking pada barang selama proses pengiriman. Dengan adanya tanda ini, pekerja logistik akan dengan mudah mengenali paket dan menjamin bahwa barang tersebut akan dikirimkan melalui rute yang tepat, sehingga status shipping dapat ditracking dengan baik.

e. Mengurangi Risiko Barang Hilang atau Tertukar

Shipping mark bersifat unik pada setiap paket, sehingga risiko barang tertukar atau hilang dapat diminimalisir. Setiap tanda memberikan identitas khusus untuk setiap barang, sehingga memudahkan staf untuk memeriksa dan memastikan bahwa barang yang dikirim telah sesuai.

3. Elemen Penting Shipping Mark

Dalam skala bisnis, shipping mark sangat penting untuk mengurangi risiko kesalahan pengiriman, kerusakan barang, atau kehilangan selama proses distribusi. Untuk itu, shipping mark harus memuat beberapa elemen penting yang bersifat informatif dan mudah dibaca oleh semua pihak yang terlibat. Beberapa hal penting yang harus ada dalam shipping mark antara lain:

a. Informasi Penerima

Setiap shipping mark harus mencantumkan nama dan alamat penerima dengan jelas. Data ini meliputi nama lengkap, alamat tujuan yang detail (termasuk kode pos), serta nomor kontak penerima. Jika ada instruksi khusus, seperti pengiriman ke lantai tertentu atau penerima hanya bisa menerima barang pada jam tertentu, hal tersebut sebaiknya dituliskan juga di bagian ini.

b. Informasi Pengirim

Dalam hal penerima, detail lengkap mengenai pengirim juga diperlukan. Detail tersebut meliputi nama perusahaan atau individu, alamat lengkap dan juga nomor telepon yang bisa dihubungi. Detail tersebut membantu dalam menemukan barang apabila ada kesalahan atau terlambatnya proses pengiriman.

c. Tujuan Akhir Paket

Tujuan akhir dari paket harus ditulis secara detail dan lengkap, termasuk nama kota, nama negara, dan kode pos. Ini perlu dilakukan untuk menghindari masalah dalam proses pengiriman di mana paket akan dikirimkan ke tempat yang tidak tepat. Dengan demikian, resiko terlambatnya pengiriman dapat dihilangkan.

d. Berat Paket

Menyertakan berat total paket pada shipping mark membantu tim logistik dalam menentukan metode pengangkutan yang sesuai. Berat paket juga berperan penting dalam perhitungan ongkos kirim dan memastikan penggunaan alat angkut yang tepat. Dengan data berat yang jelas, penanganan barang menjadi lebih efisien dan mengurangi risiko kerusakan akibat kesalahan penanganan.

e. Barang Berbahaya

Jika paket memiliki bahan-bahan berbahaya atau material yang memerlukan tanggapan spesifik, harus menggunakan label atau peringatan yang tepat. Label ini menginformasikan semua orang dalam rantai distribusi tentang risiko ini sehingga prosedur keamanan yang tepat dapat diterapkan.

f. Instruksi Penanganan Khusus

Terdapat beberapa produk yang memerlukan perlakuan khusus dalam proses pengiriman, khususnya yang mudah retak atau produk dengan persyaratan khusus untuk pengirimannya. Hal ini berarti bahwa shipping mark harus mencantumkan petunjuk seperti “fragile”, “keep upright”, dan “do not stack”.

g. Order Number atau Invoice Number

Nomor pesanan (order number) atau nomor faktur (invoice number) menjadi unsur yang penting bagi pemeriksaan internal dan pengecekan pengiriman barang tersebut. Melalui penulisan informasi ini, tim logistik dan bagian administrasi dapat dengan mudah memastikan konsistensi antara data dan fisik dari barang tersebut.

4. Fungsi Shipping Mark

Shipping mark berperan penting dalam logistik global, khususnya dalam proses pengiriman ekspor dan impor. Tanda ini membantu mengidentifikasi barang dengan jelas, memastikan pengiriman barang berjalan tepat waktu, serta menjaga keamanan produk selama proses distribusi.

Untuk lebih lengkapnya, berikut penjelasan beberapa fungsi utama penggunaan shipping mark pada paket barang yang akan dikirimkan:

a. Mengidentifikasi Barang

Yang pertama adalah shipping mark sebagai sarana identifikasi untuk kargo. Dengan adanya pembeda seperti nomor kontainer ini mempermudah pihak perusahaan shipping line dalam menjamin bahwa setiap barang dikirimkan dengan selamat serta tepat sasaran, sehingga kemungkinan barang salah tujuan bisa dikurangi.

Yang lebih jelas lagi, setiap tanda pengiriman barang memiliki pembeda sendiri-sendiri, misalnya saja kode kontainer pengiriman. Jadi, jasa logistik akan mudah dalam menjamin setiap barang akan dikirimkan dengan selamat dan tepat tujuan.

b. Mengelompokkan Barang

Adanya informasi barang pada tanda pengiriman juga akan memudahkan staff logistik dalam mengelompokkan atau memisahkan barang berdasarkan kriteria tertentu. Hal tersebut meliputi jenis barang, tujuan pengiriman, atau instruksi pengiriman barang tersebut.

Dengan label pengiriman yang jelas dan informatif, proses pengelompokkan barang yang dilakukan oleh petugas logistik akan lebih efisien sehingga pengiriman barang juga dapat cepat diproses.

c. Melacak Barang

Namun demikian, fungsi lain dari mark shipping ini adalah sebagai media untuk mencatat proses pengiriman. Nomor pengiriman atau kontainer tersebut bisa digunakan untuk melacak barang-barang tersebut, mulai dari tempat penyimpanan, tempat transit sampai dengan tujuan yang dituju.

Dengan begitu, dijaminlah bahwa pihak logistik mampu mencatat proses pengiriman dengan baik dan memastikan estimasi kedatangan kepada si penerima atau si pengirim.

d. Mematuhi Regulasi

Dalam banyak kasus, shipping mark juga akan menyertakan informasi penting, mulai dari kode area hingga kode kontainer dan petunjuk khusus terkait pengiriman. Informasi-informasi ini juga akan membantu layanan logistik dalam memenuhi standar hukum yang ada terkait syarat-syarat pengiriman internasional atau pengiriman barang tertentu.

5. Jenis-jenis Shipping Mark

Label pengiriman ini juga dibedakan menjadi beberapa jenis tergantung kebutuhan logistik dan jenis barang yang dikirim. Setiap jenis tersebut memiliki fungsi dan keunggulan tersendiri. Berikut jenis-jenis shipping mark yang umum digunakan dalam pengiriman.

a. Shipping Label

Shipping label adalah jenis shipping mark paling umum yang ditempel pada kemasan barang. Label ini berisi informasi penting seperti nama penerima, alamat tujuan, nomor pelacakan, dan detail pengirim. Shipping label biasanya dicetak secara profesional dan tahan terhadap berbagai kondisi pengiriman, sehingga informasi pada label tetap terbaca dengan baik.

b. Stencil Marking

Selanjutnya, stencil marking adalah metode penandaan yang melibatkan pencatuan melalui stensil di permukaan pembungkus. Dikenakan pada benda yang lebih besar dan berat sehingga sulit untuk menandainya dengan cara konvensional, contohnya drum atau peti kayu.

c. Barcodes

Untuk jenis yang lebih modern, Anda bisa menggunakan barcode. Label satu ini berisi data yang dapat dibaca oleh scanner, seperti nomor pesanan dan informasi lokasi. Penggunaan barcode tidak hanya meningkatkan akurasi pelacakan, tetapi juga mempercepat proses pemindaian di setiap tahap pengiriman.

d. RFID Tags

RFID (Radio Frequency Identification) tags adalah jenis penanda dalam shipping order yang menggunakan teknologi gelombang radio untuk mengidentifikasi dan melacak barang. Berbeda dengan barcode, RFID tidak perlu pemindaian langsung, sehingga lebih efisien dalam proses identifikasi massal. RFID tags cocok untuk barang bernilai tinggi atau yang membutuhkan keamanan ekstra.

6. Komponen dalam Shipping Mark

Agar dapat berfungsi dengan baik, shipping mark memiliki komponen-komponen penting yang tidak boleh diabaikan. Setiap komponen ini berisi informasi khusus yang membantu Anda menangani dan melacak barang secara efisien. Berikut komponen utama tersebut.

• Identitas pengirim dan penerima: Informasi ini mencakup nama dan alamat lengkap pengirim serta penerima. Data ini membantu Anda dalam mengidentifikasi dan memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar.
• Nomor pesanan dan nomor referensi: Setiap pengiriman biasanya memiliki nomor pesanan atau referensi yang unik. Nomor ini digunakan sebagai identifikasi untuk melacak barang.
• Instruksi penanganan khusus: Label ini sering kali menyertakan instruksi seperti yang membantu Anda dalam menangani barang sesuai dengan kebutuhan khususnya, terutama untuk barang yang sensitif terhadap kondisi tertentu.
• Kode tujuan: Kode ini menunjukkan lokasi akhir pengiriman. Ini membantu tim logistik mengarahkan barang dengan benar selama transit, terutama dalam skala internasional.
• Barcode atau QR code: Memudahkan pelacakan digital barang. Dengan bantuan aplikasi logistik, Anda dapat mengakses informasi barang secara cepat dan akurat.

Data ini membantu Anda memastikan barang dikirim ke tujuan yang benar sesuai dengan rincian pada dokumen shipping instruction resmi agar alur distribusi internasional tetap lancar dan akurat.

Baca juga: 35 Istilah di Industri Logistik yang Perlu Anda Ketahui

7. Contoh Shipping Mark dalam Logistik

Misalkan perusahaan freight forwarder PT Logistik Sejahtera akan mengirimkan satu peti elektronik sensitif dari Jakarta ke Singapura untuk PT Elektronik Global. Berikut contoh service mark atau shipping mark yang mempermudah proses pengiriman sekaligus menjadi sarana identifikasi yang efektif.

Dalam praktiknya, pelacakan barang menggunakan shipping mark perlu teknologi canggih. Software freight forwarding ScaleOcean hadir sebagai solusi yang dapat membantu Anda memantau seluruh informasi pada shipping mark secara otomatis. Software ini mampu memberikan real-time tracking, yang memungkinkan Anda dan pelanggan melihat status barang di setiap tahap pengiriman.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda memahami manfaat sistem ini secara langsung. Dalam sesi ini, Anda dapat melihat bagaimana fitur-fitur canggih tersebut mampu mengoptimalkan proses logistik dan meningkatkan akurasi pengiriman.

Dengan dukungan aplikasi logistik ScaleOcean, operasional Anda menjadi lebih efisien, transparan, dan dapat diandalkan. Anda juga dapat mengelola serta melacak pengiriman dengan mudah dan efektif.

8. Tips Membuat Shipping Mark yang Efektif

Label pengiriman yang efektif dapat membantu memastikan barang dikirim dengan aman, tepat tujuan, dan sesuai prosedur. Shipping mark yang jelas dan informatif membantu Anda mengidentifikasi barang dengan cepat dan meminimalisir risiko kesalahan. Berikut beberapa tips untuk membuat label yang lebih efektif.

a. Tampilkan Informasi dengan Jelas

Informasi pengirim dan penerima harus ditampilkan dengan ukuran font yang cukup besar dan di bagian yang mudah terlihat pada kemasan. Detail seperti nama, alamat, dan kontak penerima memudahkan proses verifikasi, terutama di di tujuan akhir. Pastikan barang sampai ke penerima yang tepat tanpa perlu pengecekan tambahan.

Bahkan untuk pengiriman internasional, tercantumnya shipping advice yang terperinci membantu memastikan barang sampai ke penerima yang tepat tanpa perlu pengecekan tambahan, sehingga proses distribusi menjadi lebih efisien.

b. Sertakan Barcode atau QR Code untuk Pelacakan

Menambahkan barcode atau QR code dalam shipping mark adalah langkah strategis untuk meningkatkan akurasi pelacakan barang. Dengan diintegrasikan ke 3PL software, barcodes dapat memindai barang dan mengakses data digital secara real-time.

c. Gunakan Instruksi Penanganan Khusus

Barang yang perlu penanganan spesial sebaiknya dilengkapi dengan simbol atau petunjuk seperti ‘Fragile,’ ‘This Side Up,’ atau ‘Keep Dry.’ Instruksi ini berfungsi sebagai pengingat bentuk visual bagi staf untuk memberikan perlakuan khusus pada barang tersebut. Dengan instruksi yang mudah dipahami, Anda dapat meminimalisir risiko kerusakan selama pengiriman.

d. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Tips yang tidak kalah penting adalah menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas agar mudah dipahami seluruh tim logistik. Hindari penggunaan istilah teknis atau singkatan yang kompleks agar semua pihak yang terlibat dapat memproses informasi secara tepat.

Selain itu, informasi pada shipping mark sebaiknya tetap konsisten dengan dokumen pengiriman dan konfirmasi pemesanan agar tidak menimbulkan kebingungan saat proses pemeriksaan barang. Penggunaan simbol yang diakui secara internasional juga efektif terutama dalam proses pengiriman lintas negara.

Baca juga: Panduan Dokumen Ekspor Impor untuk Pengiriman Logistik

9. Software ERP Logistik ScaleOcean Bantu Kelola Shipping Mark dengan Mudah

Software logistik ScaleOcean menjadi solusi yang dirancang untuk mengelola dan mendata shipping mark secara otomatis dan efisien. Dengan menggunakan ScaleOcean, perusahaan logistik dapat memanfaatkan sistem terintegrasi untuk mendata setiap informasi terkait shipping mark, termasuk label, ukuran, dan status pengiriman, tanpa perlu proses manual.

Dengan cara ini, risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan, dan proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat. ScaleOcean memastikan setiap detail terkait shipping mark tercatat secara otomatis, memungkinkan pelacakan yang lebih mudah dan pengelolaan stok yang lebih efisien.

Untuk membantu Anda memahami lebih dalam vendor ScaleOcean menawarkan layanan konsultasi gratis dengan tim ahli mereka. Modul-modul dalam ScaleOcean mendukung pengelolaan shipping mark secara lebih menyeluruh, mulai dari pencatatan, pelacakan, hingga pengelolaan biaya pengiriman. Berikut beberapa fitur yang dapat membantu proses tersebut:

• Booking Management: Membantu mengatur pemesanan dan jadwal pengiriman secara lebih terstruktur.
• Tracking Shipment: Memudahkan pelacakan status barang dan shipping mark secara real-time.
• LCL, FCL, FTL, dan LTL: Mendukung pengelolaan berbagai jenis muatan sesuai kebutuhan pengiriman.
• Import & Export Management: Membantu mengelola dokumen dan proses pengiriman barang antarnegara.
• Custom Clearance: Mendukung kelancaran proses bea cukai agar pengiriman berjalan lebih tertata.
• Margin Calculation: Membantu menghitung keuntungan pengiriman, termasuk biaya yang berkaitan dengan shipping mark.
• Sistem Terintegrasi: Menghubungkan data pengiriman, label, dokumen, dan status barang dalam satu platform terpusat.

Anda juga dapat melihat gambaran penerapan sistemnya melalui Beumer Group sebagai referensi bagaimana solusi ScaleOcean mendukung operasional bisnis secara lebih terintegrasi.

10. Kesimpulan

Shipping mark adalah label penting yang ditempel pada kemasan barang untuk memudahkan identifikasi, pelacakan, dan penanganan yang tepat selama proses logistik. Bagi freight forwarder dan bisnis logistik, label ini menjadi komponen penting dalam memastikan barang dikirim dengan aman dan efisien.

Label ini juga tercantum dalam dokumen seperti shipping advice dan shipping instruction. Memahami kedua dokumen ini penting karena keduanya berfungsi sebagai pemberitahuan resmi bahwa barang telah dikirim, sehingga koordinasi antar pihak dalam proses pengiriman menjadi lebih lancar.

ScaleOcean hadir sebagai solusi yang memaksimalkan efektivitas shipping mark melalui fitur-fitur canggihnya. Dengan dukungan teknologi ini, Anda dapat memantau pengiriman barang secara otomatis dan memastikan pengiriman tepat waktu. Pahami lebih lanjut cara kerja sistem ini dengan menjadwalkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli kami!