Staff Logistik: Tugas dan Skill yang Harus Dimiliki

Dalam bisnis distribusi, ketepatan waktu pengiriman sangat berpengaruh untuk kepuasan pelanggan. Staff logistik yang mengelola seluruh aliran barang dari penyimpanan hingga ke tangan konsumen.

Sebagai jembatan antar divisi, staff logistik sering berhadapan dengan tantangan yang ada, contohnya keterlambatan pengiriman atau miskomunikasi antar-divisi. Oleh karena itu ketelitian, koordinasi dan respons cepat sangat diperlukan agar alur bisnis tetap lancar.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai staff logistik, mulai dari pengertian, tugas dan tanggung jawab, keterampilan yang perlu dimiliki, hingga contoh peran mereka di perusahaan. Pembahasan ini membantu memahami bagaimana profesi ini menjaga kelancaran operasional logistik.

1. Apa itu Staff Logistik?

Staf logistik adalah bagian penting yang menjaga kelancaran operasional perusahaan. Peran ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan alur barang dari pemasok hingga penyimpanan di gudang.

Selain itu, staf logistik adalah pihak yang memastikan distribusi berjalan tepat waktu sampai ke tangan konsumen. Dengan proses yang terkelola baik, perusahaan dapat menjaga efisiensi biaya dan kualitas pengiriman.

2. Apa Saja Tugas Staff Logistik?

Tugas staff logistik proyek mengelola berbagai kegiatan untuk memastikan kelancaran perusahaan. Tugas ini mencakup koordinasi hingga pengelolaan inventaris. Berikut adalah beberapa tanggung jawab utama yang dimiliki oleh staff logistik:

a. Perencanaan Logistik

Tugas utama staff logistik, memproses pengiriman barang logistik, dari memilih cara pengiriman yang efektif hingga menjamin barang sampai tepat waktu. Mereka berperan juga merancang, melaksanakan, dan memberikan informasi pergerakan barang dalam rantai pasok.

b. Pengelolaan Inventaris

Pengelolaan inventaris memantau stok barang di gudang termasuk memeriksa jumlah, kondisi barang, serta mencacat setiap transaksi. Tugas ini bertujuan untuk memastikan data inventory tetap akurat dan up-to-date.

c. Pengiriman dan Penerimaan

Staff logistik bertanggung jawab mempersiapkan proses pengiriman dan penerimaan serta memastikan dokumen surat jalan. Selain itu, staff perlu mempertimbangkan waktu, rute, dan metode pengiriman yang efisien. Ini juga menentukan rute transportasi dan cost effective, lalu juga merencanakan jadwal pengiriman sesuai kebutuhan.

d. Pemrosesan Pesanan

Staff logistik menangani pesanan dari pelanggan, menyiapkan dokumen dan memantau status pengiriman agar sampai tepat waktu. Selain itu, staff melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan melalui pemesanan online atau cara lainnya. Verifikasi dibuat dengan booking confirmation untuk memastikan kelengkapan informasi.

e. Pemantauan Kinerja Logistik

Mengawasi dan evaluasi kinerja kegiatan logistik memastikan proses berjalan efisien dan sesuai rencana. Pemantauan ini dilakukan dengan akurat untuk mengestimasi waktu pengiriman serta rute transportasi yang efektif.

f. Menyusun Barang

Staff juga mengatur, menyusun, dan mengelola barang sesuai SOP logistik yang berlaku. Penyusunan barang ini mencegah dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang yang efisien.

g. Menandatangani Surat Penerimaan Barang

Selain itu, tugas staf logistik memberikan tanda tangan pada dokumen serah terima barang sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima. Proses ini menjadi bagian dari quality control dan administrasi. Hal ini bertujuan menjaga akuntabilitas, melindungi perusahaan, serta mematiskan dokumentasi pengiriman lengkap dan valid.

h. Pemeliharaan Alat

Kegiatan pemeliharaan alat membantu staf logistik memastikan seluruh peralatan tetap berada dalam kondisi optimal. Proses ini membantu menjaga kelancaran aktivitas operasional, mencegah kerusakan, serta meningkatkan keselamatan kerja.

i. Penggunaan WMS (Warehouse Management System)

Staff proses logistik juga harus mampu menggunakan teknologi canggih seperti Warehouse Management System, agar mempermudah pengelolaan inventory, memantau ketersediaan stok, dan mengetahui lokasi tepat setiap barang.

j. Koordinasi dengan Departemen Lain

Bekerja sama dengan tim lain, seperti admin logistik, staf operasional, dan bagian pengiriman tugas ini memastikan proses logistik berjalan lancar. Selain itu, koordinasi juga dilakukan dengan departement lain serta klien agar seluruh alur operasional terintegrasi. Koordinasi dilakukan untuk memastikan proses pengiriman dan penerimaan berjalan lancar.

k. Manajemen Rantai Pasok

Koordinasi aktivitas logistik dengan mitra bisnis, pemasok, dan pelanggan memastikan kelancaran aliran barang dan informasi. Koordinasi ini mengidentifikasi kebutuhan pasokan dan persediaan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Staff logistik juga berperan dalam penilaian dan pemilihan rantai pasok yang sesuai dengan kebutuhan dan memberikan kualitas terbaik.

l. Manajemen Dokumen

Mengelola dan menyiapkan dokumen pengiriman untuk membantu aktivitas logistik yang sedang atau sudah berjalan. Dokumen yang dikelola sangat bervariasi dalam rantai pasok. Staf perlu memiliki pemahman yang baik tentang logistik dan kemampuan kerja secara efisien dalam lingkungan yang dinamis.

m. Pelaporan dan Analisis

Pelaporan dan analisis merupakan aktivitas penyusuaian laporan atas berbagai kegiatan logistik untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Proses ini didukung oleh sistem informasi atau perangkat lunak, lalu dilaporkan kepada supervisor logistics untuk ditinjau lebih lanjut. hasil ini, menjadi dasar bagi perusahaan dalam mengambil keputusan strategis.

3. Keterampilan Staff Logistik yang Harus Dimiliki

Kualifikasi yang dibutuhkan untuk staf gudang umumnya mencakup kemampuan organisasi, manajemen waktu, komunikasi, pemecahan masalah, serta ketelitian. Berbagai keterampilan tersebut membantu staf logistik bekerja secara teratur, menjaga koordinasi, dan memastikan setiap proses berjalan efektif.

Berikut akan dijelaskan lebih lanjut apa saja keterampilan yang diperlukan staf logistik:

a. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu

Kemampuan mengatur waktu dan koordinasi berbagai kegiatan merupakan soft skills yang sangat penting di setiap proses. Dalam struktur organisasi perusahaan logistik, staff logistik mampu menetapkan prioritas, mengelola waktu, dan memastikan setiap tahapan dilakukan secara efisien.

b. Kemampuan Pemecahan Masalah

Tidak ada situasi yang berjalan mulus, karena kita tidak tahu situasi buruk kapan terjadi. Maka dari itu, staff logistik harus berpikir cepat dan memiliki kemampuan analitik untuk memberikan solusi.

c. Keterampilan Komunikasi

Staff logistik perlu berhubungan dengan seluruh divisi. Komunikasi menjadi hal utama yang diperlukan sebagai staff logistik untuk meminimalisir miskomunikasi, mempercepat koordinasi, mempermudah negosiasi logistik serta memastikan setiap informasi tersampaikan dengan akurat.

d. Pengetahuan Teknis

Selain itu, staf logistik perlu mampu mengoperasikan aplikasi logistik dan perangkat perkantoran seperti Microsoft Office, sistem manajemen gudang seperti Warehouse Management System (WMS), software pencatatan stok, serta mengoperasikan peralatan gudang seperti hand pallet dan forklift sesuai kebutuhan. Keterampilan ini membantu staf memantau stok, mencatat data, dan menyusun laporan dengan lebih efisien.

e. Teliti dan Akurat

Kesalahan kecil dalam pencatatan dan perhitungan stok dapat berdampak besar pada rantai pasok. Maka dari itu, tugas staf logistik perlu memiliki ketelitian tinggi dalam memeriksa data, dokumen, dan inventaris agar semua informasi perusahaan valid dan dapat dipercaya.

Baca juga: 12 Daftar Perusahaan Logistik Terbesar di Indonesia

4. Contoh Tugas Staff Logistik di Perusahaan

Beberapa contoh pekerjaan di bidang logistik yang banyak dicari di Indonesia meliputi posisi operasional gudang, manajemen rantai pasok, hingga pengiriman. Berbagai pekerjaan tersebut memiliki peran penting dalam mengatur dan mengelola aliran barang, informasi, serta sumber daya lainnya.

Beberapa contoh pekerjaan di bidang logistik meliputi, sebagai berikut:

a. Manajer Logistik

Manajer logistik bertanggung jawab dalam pengelolaan keseluruhan operasi suatu perusahaan. Mereka merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi aktivitas logistik, menjamin efisiensi dan efektivitas dalam pengiriman dan penyimpanan barang.

b. Spesialis Rantai Pasokan

Spesialis rantai pasok berfokus pada aspek yang berkaitan dengan manajemen rantai pasok. Mereka bekerja untuk memastikan bahwa semua rantai pasok beroperasi dengan lancar. Mereka juga memperhitungkan risiko dan mengembangkan strategi mitiigasi untuk menghadapi ketidakpastian dalam rantai pasok.

Untuk memudahkan pelaksanaan tugas staff logistik, penggunaan ScaleOcean Atlas Logistics ERP dapat mengotomasi manajemen persediaan dan pengadaan, sehingga efisiensi kinerja meningkat di seluruh rantai pasokan.

c. Petugas Regulasi Logistik

Petugas regulasi logistik bertanggung jawab atas semua operasi agar aktivitas untuk mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku. Dalam kata lain, mereka memastikan bahwa semua kegiatan logistik perusahaan disesuaikan dengan peraturan pemerintah dan lembaga terkait.

d. Petugas Logistik Lapangan

Petugas logitik bertanggung jawab untuk mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan logistik di lapangan. Tugas utamanya, memastikan bahwa barang atau material yang dibutuhkan terdistribusi dengan baik untuk mencapai tujuannya.

e. Manajemen Transportasi

Aktivitas logistik berfokus untuk merencanakan dan melaksanakan aktivitas pengangkutan barang atau orang dari satu lokasi ke lokasi lain. Manajemen transportasi juga mengoptmalkan aliran barang atau jasa dari pemasok hingga pelanggan.

f. Petugas Pelayanan Pelanggan Logistik

Staff bertanggung jawab untuk menjaga hubungan yang baik, melibatkan koordinasi, dan pengelolaan informasi terkait pengiriman, pemantauan, mengganggapi serta menangani masalah atau keluhan yang timbul selama proses logistik.

5. Gaji Staff Logistik

Gaji staff logistik di Indonesia berkisar antara Rp 4,5 juta hingga Rp 7,75 juta per bulan, tergantung pada faktornya. Pengalaman kerja dan tingkat pendidikan berperan penting dalam menentukan gaji yang diterima. Semakin berpengalaman, semakin tinggi potensi pendapatannya.

Selain itu, lokasi dan sektor memengaruhi besaran gaji. Gaji di kota cenderung tinggi dibandingkan di daerah lainnya. Perusahaan besar juga menawarkan lebih banyak peluang dan memberikan gaji yang lebih kompetitif dibandingkan perusahaan kecil.

Industri logistik berkembang pesat dan membuka peluang bagi profesionalnya untuk mendapatkan penawaran gaji yang menarik. Untuk informasi yang akurat, disarankan merujuk pada data gaji resmi atau konsultasi dengan sumber daya manusia di sektor terkait.

6. Kesimpulan

Staf logistik adalah tenaga profesional yang bertugas untuk memastikan seluruh proses rantai pasok berjalan lancar, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi barang ke tangan pelanggan. Mereka berfungsi sebagai penghubung utama antara pemasok, gudang, dan konsumen, dengan tujuan memastikan setiap produk sampai tepat waktu, dalam kondisi baik, serta dengan biaya yang efisien.

Untuk memastikan jobdesk staf logistik dijalankan dengan optimal, penggunaan software logistik menjadi langkah strategis. Logistics ERP by ScaleOcean Atlas memungkinkan perusahaan mengotomasi manajemen persediaan, pelacakan pengiriman, dan analisis kinerja logistik secara real-time. Dengan sistem ini, proses logistik menjadi lebih terukur, cepat, dan hemat biaya.

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan kinerja logistik perusahaan, ajukan permintaan konsultasi gratis bersama tim ScaleOcean dan lihat bagaimana solusi ERP logistik modern dapat membantu bisnis Anda beroperasi lebih cerdas dan efisien.