Staff Logistik: Tugas dan Skill yang Harus Dimiliki

Setiap bisnis, sekecil apa pun skalanya, bergantung pada kelancaran proses logistik agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tepat waktu. Pengiriman barang dapat tiba dengan aman dan sesuai jadwal, karena peran krusial staf logistik yang memastikan seluruh rantai pasok berjalan efisien.

Dikarenakan bisnis menuntut kecepatan dan akurasi, staf logistik diperlukan menjadi bagian strategis yang menentukan keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan pasar. Artikel ini akan menjelaskan lebih dalam mengenai peran staf logistik, tugas dan tanggung jawab mereka, keterampilan penting yang harus dimiliki, serta bagaimana teknologi dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja di bidang ini.

Key Takeaways

• Staff logistik adalah individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan logistik, termasuk distribusi barang dan informasi dalam rantai pasok.
• Tugas staff logistik mencakup perencanaan logistik, pengelolaan inventori, pengiriman dan penerimaan barang, pemrosesan pesanan, dan pemantauan kinerja logistik.
• Staff logistik harus memiliki kemampuan dalam menyusun dan melaksanakan rencana, menata layout gudang logistik, dan manajemen konflik.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Staff Logistik?

Staff logistik adalah karyawan yang bertanggung jawab mengatur dan mengawasi seluruh proses pergerakan barang dalam rantai pasok perusahaan. Mereka memastikan arus masuk dan keluar barang berjalan efisien. Mulai dari perencanaan, pengelolaan gudang dan inventaris, hingga koordinasi pengiriman dan penerimaan.

Selain memastikan barang dikirim tepat waktu dan dalam kondisi baik, staf logistik juga memantau efisiensi biaya, mengoordinasikan kerja sama dengan supplier dan pihak pengiriman, serta menggunakan sistem atau perangkat lunak logistik untuk memantau pergerakan barang.

2. Apa Saja Tugas Staff Logistik?

Salah satu tugas staff logistik adalah mengelola persediaan dan memastikan kelancaran pengiriman serta kualitas barang. Cakupan tanggung jawab mereka berpusat pada koordinasi aliran barang dari pemasok hingga ke konsumen.

Untuk menjalankan tugas tersebut secara efektif, staf logistik perlu menguasai beberapa keterampilan penting, yaitu merancang tata letak gudang yang efisien, memodelkan proses logistik, dan memahami alur kerja pergudangan dengan baik. Berikut adalah tugas staff logistik yang akan dijabarkan secara lebih detail:

a. Perencanaan Logistik

Tugas yang paling utama adalah mengatur proses pengiriman barang logistik, mulai dari memilih cara pengiriman yang paling efektif dengan berbagai moda transportasi logistik, menyusun jadwal pengiriman, hingga menjamin barang sampai tepat waktu dan dalam keadaan aman.

Staff logistik berperan merancang dan melaksanakan strategi pergerakan barang dan informasi secara efisien dalam rantai pasok. Perencanaan rute pengiriman yang efektif dapat mengurangi waktu dan biaya pengangkutan serta mengimplementasikan strategi logistik yang efektif.

b. Pengelolaan Inventaris

Pengelolaan inventaris adalah tugas karyawan perusahaan logistik dalam memantau stok barang di gudang, termasuk memeriksa jumlah dan kondisi barang, serta mencatat setiap transaksi keluar dan masuk.

Tugas staff logistik ini melibatkan manajemen stok yang bertujuan dalam memastikan data inventory logistik tetap akurat dan selalu ter-update dengan menggunakan sistem manajemen inventory yang efisien.

c. Pengiriman dan Penerimaan

Staff logistik juga bertanggung jawab dalam mempersiapkan proses pengiriman dan penerimaan barang, serta memastikan dokumen surat jalan (delivery order) sesuai dengan barang yang akan dikirim.

Selain itu, staff juga harus mempertimbangkan waktu, rute, dan metode pengiriman logistik yang paling efisien agar barang tersebut sampai tepat waktu ke penerima. Hal ini termasuk menentukan rute transportasi terbaik dan cost-effective, serta merencanakan jadwal pengiriman sesuai kebutuhan pelanggan dan persyaratan bisnis.

d. Pemrosesan Pesanan

Staff proses logistik juga bertugas menangani pesanan dari pelanggan, menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk pengiriman logistik, serta memantau status pengiriman agar sampai dengan cepat, akurat, dan tepat waktu.

Selain itu, staff juga harus melakukan penerimaan pesanan dari pelanggan, baik melalui saluran pemesanan online, telepon, atau cara lainnya. Staff harus melakukan verifikasi pesanan.

Verifikasi tersebut dibuat dengan booking confirmation untuk memastikan kelengkapan dan akurasi informasi, termasuk jumlah barang, spesifikasi, dan alamat pengiriman. Mereka juga berkoordinasi dalam proses pengiriman dengan pihak kurir.

e. Pemantauan Kinerja Logistik

Tugas staff logistik lainnya adalah mengawasi dan mengevaluasi kinerja kegiatan logistik, mulai dari mengenai potensi masalah dalam alur logistik yang bisa terjadi, kemudian menyampaikannya kepada manajemen perusahaan logistik.

Staff dapat melakukan pengukuran, evaluasi, dan analisis kinerja seluruh sistem logistik untuk memastikan proses berjalan efisien dan sesuai perencanaan. Untuk memudahkan, perusahaan logistik bisa menggunakan aplikasi logistik terbaik yang dapat mempermudah pengumpulan data dan analisis kinerja secara real-time.

Pemantauan ini penting dilakukan dengan akurat untuk mengestimasi waktu pengiriman dan penerimaan, biaya pengiriman, serta rute transportasi yang efektif. Hal tersebut akan memastikan bahwa proses distribusi berjalan tanpa adanya hambatan.

f. Menyusun Barang

Staff juga bertanggung jawab dalam mengatur, menyusun dan mengelola barang digudang sesuai SOP logistik yang berlaku. Staff harus memperhatikan jenis, ukuran, dan prioritas barang untuk memudahkan akses dan pengambilan barang saat dibutuhkan.

Dengan menyusun barang logistik yang tepat, akan mencegah kerusakan dan memaksimalkan penggunaan ruang gudang dengan efisien.

g. Menandatangani Surat Penerimaan Barang

Tugas lainnya adalah bertanggung jawab memberikan tanda tangan pada dokumen serah terima barang sebagai konfirmasi bahwa barang telah diterima dengan benar.  Proses ini menjadi bagian dari proses quality control dan administrasi.

Hal tersebut bertujuan untuk menjaga akuntabilitas, melindungi perusahaan dari kesalahan atau kerugian, serta memastikan dokumentasi pengiriman lengkap dan valid.

h. Pemeliharaan Alat

Staff juga harus bertanggung jawab atas pemeliharaan rutin alat-alat logistik seperti forklift, hand pallet, dan scanner barcode untuk memastikan kondisinya optimal.

Pemeliharaan ini penting untuk mendukung kelancaran aktivitas logistik, menghindari kerusakan yang dapat menyebabkan keterlambatan, serta menjaga keselamatan kerja bagi seluruh staff yang menggunakan peralatan tersebut.

i. Penggunaan WMS (Warehouse Management System)

Staff proses logistik juga harus mampu menggunakan teknologi canggih seperti Warehouse Management System, agar mempermudah pengelolaan inventory, memantau ketersediaan stok, dan mengetahui lokasi tepat setiap barang.

Selain WMS, staff juga harus dapat menggunakan sistem ERP logistik untuk memantau dan meningkatkan efisiensi alur logistik secara menyeluruh. Sistem dapat menyediakan pemantauan persediaan real-time dengan menggunakan aplikasi GPS tracking untuk optimalkan perjalanan dan pengiriman barang.

j. Koordinasi dengan Departemen Lain

Tugas berikutnya adalah melakukan komunikasi dan kerja sama dengan departemen lain di perusahaan logistik, serta klien-klien terkait guna memastikan kelancaran seluruh alur proses logistik.

Koordinasi yang dilakukan dengan divisi seperti penjualan, keuangan, dan lainnya akan memastikan proses pengiriman dan penerimaan barang berjalan lancar, informasi tersampaikan dengan jelas, serta setiap kendala bisa terselesaikan dengan cepat. Hal ini akan membantu Anda memperkuat sinerja antar tim dan kepuasan pelanggan.

k. Manajemen Rantai Pasok

Tugas staff logistik lainnya mengkoordinasikan aktivitas logistik dengan mitra bisnis, pemasok, dan pelanggan untuk memastikan kelancaran aliran barang dan informasi.

Koordinasi tersebut dilakukan dengan mengevaluasi rantai pasok melalui melalui identifikasi kebutuhan pasokan dan persediaan juga perencanaan kegiatan pengadaan dan distribusi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Staff logistik juga turut berperan dalam penilaian dan pemilihan rantai pasok yang sesuai dengan kebutuhan dan memberikan kualitas terbaik. Mereka juga mengelola hubungan dengan pemasok, termasuk negosiasi harga dan persyaratan kontrak.

l. Manajemen Dokumen

Menyiapkan dan mengelola dokumen pengiriman, termasuk faktur, surat jalan, dan dokumen regulasi lainnya adalah kegiatan dari manajemen dokumen. Pengelolaan dokumen dapat membantu mengetahui aktivitas logistik yang sedang dan sudah berjalan.

Dokumen yang dikelola staff dapat bervariasi tergantung pada jenis industri, ukuran perusahaan, dan peran spesifik dalam rantai pasok. Seorang staf logistik perlu memiliki pemahaman yang baik tentang logistik dan kemampuan untuk bekerja secara efisien dalam lingkungan yang dinamis.

m. Pelaporan dan Analisis

Pelaporan dan analisis adalah aktivitas pembuatan laporan tentang aktivitas logistik dan melakukan analisis untuk mengidentifikasi area yang butuh perbaikan. Tugas staff logistik ini dapat dilakukan dengan bantuan sistem informasi logistik atau perangkat lunak manajemen rantai pasokan.

Hasil dari analisis tersebut dapat digunakan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik, mengoptimalkan operasional, dan meningkatkan efisiensi dalam manajemen logistik.

Baca juga: Peran dan Struktur Organisasi Perusahaan Logistik

3. Keterampilan Staff Logistik yang Harus Dimiliki

Seorang staf logistik dituntut tidak hanya memiliki pemahaman teknis tentang alur distribusi dan manajemen barang, tetapi juga keterampilan praktis yang mendukung kelancaran operasional sehari-hari. Dalam menjalankan tugasnya, mereka harus bekerja secara terorganisir, serta menjaga komunikasi yang efektif dengan berbagai pihak.

Berikut akan dijelaskan lebih lanjut apa saja keterampilan yang diperlukan staf logistik:

a. Keterampilan Organisasi dan Manajemen Waktu

Kemampuan mengatur waktu dan mengoordinasikan berbagai kegiatan logistik sangat penting agar setiap proses, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, berjalan sesuai jadwal. Jobdesk staff logistik adalah mampu menetapkan prioritas, mengelola tenggat waktu, serta memastikan setiap tahapan dilakukan secara efisien.

b. Kemampuan Pemecahan Masalah

Situasi tak terduga seperti keterlambatan pengiriman, kesalahan stok, atau kendala transportasi sering terjadi di logistik. Oleh karena itu, staf logistik perlu berpikir cepat dan memiliki kemampuan analitis untuk menemukan solusi yang efektif dan tepat waktu agar operasional tetap berjalan lancar.

c. Keterampilan Komunikasi

Staff logistik juga perlu menjalin komunikasi yang baik dengan berbagai pihak, mulai dari vendor, pihak transportasi, hingga rekan kerja di gudang dan departemen lain. Komunikasi yang jelas dapat meminimalisir miskomunikasi, mempercepat koordinasi, mempermudah negosiasi logistik serta memastikan setiap informasi tersampaikan dengan akurat.

d. Pengetahuan Teknis

Kemampuan mengoperasikan software logistik dan perangkat lunak perkantoran seperti Microsoft Office menjadi hal wajib. Pengetahuan teknis ini membantu staf logistik dalam memantau stok, mencatat data, serta menyusun laporan dengan lebih efisien dan akurat.

e. Teliti dan Akurat

Dalam pekerjaan logistik, kesalahan kecil dalam pencatatan atau penghitungan stok dapat berdampak besar pada seluruh rantai pasok. Oleh karena itu, tugas staf logistik membutuhkan ketelitian tinggi dalam memeriksa data, dokumen, dan inventaris agar semua informasi yang digunakan perusahaan valid dan dapat dipercaya.

Baca juga: 12 Daftar Perusahaan Logistik Terbesar di Indonesia

4. Contoh Tugas Staff Logistik di Perusahaan

Pekerjaan di bidang logistik mencakup berbagai peran yang penting dalam mengatur dan mengelola aliran barang, informasi, dan sumber daya lainnya. Beberapa pekerjaan utama di bidang ini meliputi:

a. Manajer Logistik

Manajer logistik bertanggung jawab atas pengelolaan keseluruhan operasi logistik suatu organisasi. Mereka merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi aktivitas logistik, dan menjamin efisiensi dan efektivitas dalam pengiriman dan penyimpanan barang.

Mereka juga bertugas untuk mengelola sistem transportasi logistik untuk memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi lain dengan efisien dan dalam waktu yang sesingkat mungkin, memilih metode transportasi yang paling efektif.

b. Spesialis Rantai Pasokan

Spesialis rantai pasokan fokus kepada aspek-aspek yang berkaitan dengan manajemen rantai pasok, seperti pengadaan, manajemen persediaan, atau hubungan pemasok. Mereka bekerja untuk memastikan bahwa semua aspek rantai pasokan beroperasi dengan lancar dan efisien.

Mereka juga menentukan kebutuhan persediaan dan merencanakan produksi untuk memastikan ketersediaan produk serta memperhitungkan risiko dan mengembangkan strategi mitigasi untuk menghadapi ketidakpastian dalam rantai pasokan.

Untuk memudahkan pelaksanaan tugas staff logistik, penggunaan software logistik ScaleOcean dapat mengotomasi manajemen persediaan dan pengadaan, sehingga efisiensi kinerja meningkat di seluruh rantai pasokan.

c. Petugas Regulasi Logistik

Petugas regulasi logistik adalah petugas yang bertanggung jawab atas semua operasi logistik agar aktivitas logistik mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku. Dalam kata lain, mereka harus memastikan bahwa semua kegiatan logistik perusahaan sesuai dengan peraturan pemerintah dan lembaga terkait.

Kegiatan logistik melibatkan pemeriksaan dokumen-dokumen, izin, dan prosedur operasional. Ini termasuk pengelolaan masalah bea cukai, impor-ekspor, dan standar keselamatan.

d. Petugas Logistik Lapangan

Petugas logistik lapangan merupakan individu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan logistik secara langsung di lapangan. Tugas utamanya adalah memastikan bahwa barang atau material yang dibutuhkan untuk suatu kegiatan atau proyek tersedia, terdistribusi dengan baik, dan mencapai tujuan dengan efisien.

e. Manajemen Transportasi

Manajemen transportasi merupakan aktivitas logistik yang fokus pada merencanakan dan melaksanakan aktivitas pengangkutan barang atau orang dari satu lokasi ke lokasi lain.

Dalam konteks logistik, manajemen transportasi memegang peran penting dalam mengoptimalkan aliran barang atau jasa dari pemasok hingga pelanggan. Penggunaan aplikasi trucking dapat membantu mengelola rute pengiriman, memantau kendaraan secara real-time, dan mengoptimalkan penggunaan armada.

Dengan aplikasi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya transportasi, dan memastikan pengiriman tepat waktu, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

f. Petugas Pelayanan Pelanggan Logistik

Petugas pelayanan pelanggan logistik adalah staf yang bertanggung jawab untuk menjaga hubungan yang baik antara perusahaan logistik dan pelanggannya. Tugas staff logistik melibatkan koordinasi dan pengelolaan informasi terkait pengiriman, pemantauan status pengiriman, menanggapi pertanyaan pelanggan, serta menangani masalah atau keluhan yang mungkin timbul selama proses logistik.

5. Gaji Staff Logistik

Gaji staff logistik di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti pengalaman kerja, tingkat pendidikan, tanggung jawab pekerjaan, lokasi, dan sektor industri tempat seseorang bekerja. Pada umumnya, gaji staf logistik berada di kisaran Rp 3.000.000 hingga Rp 15.000.000 per bulan.

Posisi kerja memegang peranan penting. Semakin berpengalaman dan besar tanggung jawabnya, semakin tinggi gaji yang bisa didapatkan. Pengalaman kerja juga berbanding lurus dengan potensi gaji, di mana semakin banyak pengalaman, semakin besar pula potensi pendapatannya.

Tingkat pendidikan yang lebih tinggi juga dapat meningkatkan peluang gaji yang lebih baik. Selain itu, ukuran perusahaan turut memengaruhi, dengan perusahaan besar umumnya menawarkan gaji yang lebih kompetitif dibandingkan perusahaan kecil.

Lokasi kerja juga menjadi pertimbangan, di mana gaji di kota-kota besar seperti Jakarta cenderung lebih tinggi. Terakhir, industri logistik yang sedang berkembang pesat dapat memberikan penawaran gaji yang lebih menarik bagi para profesional di bidang ini.

Untuk mendapatkan informasi mengenai gaji staff logistik yang lebih akurat, disarankan untuk merujuk pada data gaji yang dikeluarkan oleh lembaga survei gaji resmi di Indonesia atau melakukan konsultasi dengan profesional sumber daya manusia di industri tertentu.

6. Kesimpulan

Staf logistik adalah tenaga profesional yang bertugas untuk memastikan seluruh proses rantai pasok berjalan lancar, mulai dari pengadaan, penyimpanan, hingga distribusi barang ke tangan pelanggan. Mereka berfungsi sebagai penghubung utama antara pemasok, gudang, dan konsumen, dengan tujuan memastikan setiap produk sampai tepat waktu, dalam kondisi baik, serta dengan biaya yang efisien.

Untuk memastikan jobdesk staf logistik dijalankan dengan optimal, penggunaan software logistik menjadi langkah strategis. Software logistik ScaleOcean memungkinkan perusahaan mengotomasi manajemen persediaan, pelacakan pengiriman, dan analisis kinerja logistik secara real-time. Dengan sistem ini, proses logistik menjadi lebih terukur, cepat, dan hemat biaya.

Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan kinerja logistik perusahaan, coba demo gratis ScaleOcean dan pelajari lebih lanjut bagaimana solusi ERP logistik modern dapat membantu bisnis Anda beroperasi lebih cerdas dan efisien.