Shipping Order Adalah: Mengenal Arti dan Contohnya

Dalam bisnis logistik, setiap pengiriman harus diawali dengan instruksi yang jelas. Instruksi tersebut ada di dalam pesanan pengiriman atau instruksi pengiriman. Dokumen tersebut berisi semua informasi dan instruksi mengenai pergerakan pengiriman dari penjual ke pihak ekspedisi sebelum barang tersebut dimasukkan ke dalam kontainer.

Jika ada kesalahan dalam dokumen ini, pihak ekspedisi mungkin akan terlambat mengantar barang tersebut. Lalu, hal ini juga menambah biaya operasional perusahaan logistik serta menyebabkan miskomunikasi antara pihak pengirim, forwarder, dan pelayaran. Maka dari itu, shipping order harus dibuat dengan benar dan lengkap.

Artikel ini akan menjelaskan apa itu shipping instruction atau shipping order, fungsinya, dan komponen penting yang harus ada agar kegiatan proses pengiriman barang di perusahaan Anda berjalan lancar.

Key Takeaways

• Shipping order adalah perintah tertulis pengiriman barang yang diterbitkan oleh pengirim atau pengangkut sebagai bukti pemesanan pengiriman barang.
• Dokumen shipping order berfungsi sebagai panduan bagi tim logistik untuk menjalankan proses pengiriman dari awal sampai selesai.
• Komponen shipping order form terdiri dari informasi pengirim dan penerima, detail pengangkut, informasi pemesanan, serta detail kapal dan jadwal.
• ScaleOcean Atlas for Logistics membantu perusahaan untuk mengelola kegiatan operasional, koordinasi tim, dan alur pengiriman secara lebih optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Order?

Shipping order atau shipping instruction adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak pengangkut atau agen pengiriman. Dokumen ini dirancang sebagai bukti konfirmasi pesanan ruang muat kepada perusahaan logistik atau pelayaran untuk menerima dan memuat barang yang akan dikirim.

Dokumen ini berisi informasi seperti detail barang, data penerima, tujuan, jadwal keberangkatan, dan lokasi kontainer kosong. Selain itu, dokumen ini juga membantu pihak logistik menangani barang sesuai prosedur melalui instruksi khusus seperti dokumen ekspor, standar keamanan, dan panduan klaim asuransi jika terjadi masalah.

Lebih dari itu, shipping order menjadi pedoman pengiriman agar barang dapat diproses dengan aman dan tepat waktu. Dokumen ini biasanya diterbitkan setelah eksportir menerima booking confirmation dari perusahaan pelayaran. Menurut Fortune Business Insights, pasar logistik e-commerce Asia Pasifik diperkirakan mencapai USD 223,46 miliar pada tahun 2025, yang mencakup layanan transportasi, pergudangan, last-mile delivery, dan pengelolaan pesanan dari toko online.

2. Fungsi Shipping Order dalam Logistik

Pembuatan shipping order bertujuan untuk membantu proses dan koordinasi dalam layanan pengiriman barang. Berikut ini adalah fungsi utama shipping order dalam kegiatan logistik.

a. Konfirmasi Pemesanan

Pertama, shipping order berfungsi sebagai dokumen konfirmasi bahwa ruang pada kapal atau kendaraan untuk pengiriman barang sudah dipesan. Barang yang akan dikirimkan sudah direncanakan untuk diangkut.Konfirmasi dari pemesanan tersebut harus dilakukan untuk memastikan bahwa pengirim dapat membuat rencana lain untuk proses pengiriman barang tanpa khawatir dengan ketersediaan kapasitas transportasi.

b. Detail Pengiriman

Selanjutnya, dokumen ini berperan penting dalam menyimpan informasi terkait pengiriman, seperti nama kapal dan tanggal keberangkatan. Informasi ini menjadi panduan bagi pihak shipping line agar mereka mengetahui rute dan jadwal pengiriman, sehingga proses logistik bisa dilakukan dan selesai tepat waktu.

Selain itu, data tersebut memudahkan pengirim dan penerima dalam menyiapkan dokumen dan sumber daya yang dibutuhkan. Informasi ini juga penting untuk dilaporkan kepada otoritas pelabuhan agar semua pihak terkait memiliki data yang akurat.

c. Koordinasi Logistik dengan Pengangkut

Dokumen ini juga memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pihak dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi antara pengirim dan pengangkut menjadi. Selain itu, komunikasi yang lancar membantu mengurangi risiko adanya hambatan dan memastikan bahwa pengiriman barang sesuai jadwal yang telah disepakati.

Anda dapat memanfaatkan software logistik ScaleOcean yang mengotomasi shipping order dengan fitur unggulan. Software ini mengoptimalkan rute pengiriman dan memberikan pemberitahuan status secara real-time kepada pelanggan, mempercepat proses, serta meminimalkan risiko human error

d. Dasar Pembuatan Dokumen Lain

Ketika Anda sudah memahami apa itu shipping instruction, dokumen ini berfungsi sebagai acuan dalam pembuatan dokumen penting lainnya seperti Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, dan Packing List. Informasi di dalamnya dicantumkan agar dokumen-dokumen tersebut dibuat sesuai dengan detail pengiriman. Dengan demikian, Shipping Instruction mendukung kelancaran administrasi pengiriman dengan lebih rapi dan minim kesalahan.

3. Komponen Penting dalam Shipping Order Form

Dalam shipping order form, setiap informasi harus dicatat lengkap agar proses pengiriman berjalan lancar dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Berikut adalah beberapa komponen utama yang perlu dicantumkan dalam shipping order form:

a. Detail Kargo

Detail kargo terdiri dari sejumlah informasi tentang jenis barang yang diangkut, beratnya, dan jumlah kemasan barang yang akan dikirim. Informasi ini memudahkan pengirim untuk menghitung biaya pengiriman serta membantu proses pemasangan shipping mark di kargo. Hal ini mengurangi potensi terjadinya barang tertukar saat proses pemuatan dan pembongkaran di pelabuhan.

b. Detail Lokasi

Detail lokasi merujuk pada suatu tempat, seperti terminal atau gudang penyimpanan, dimana kontainer diambil sebelum dikirim. Informasi ini wajib dicatat karena nantinya akan mempengaruhi jadwal pengiriman dan pengambilan barang.

c. Detail Kapal dan Jadwal

Detail kapal dan jadwal mencakup nama kapal serta detail nomor perjalanan atau voyage kapal yang akan digunakan untuk pengiriman. Selain itu, jadwal keberangkatan dan perkiraan waktu kedatangan juga harus dicantumkan agar pihak pengirim dan penerima bisa merencanakan secara akurat proses bongkar muat barang.

d. Informasi Pengirim dan Penerima

Informasi pengirim dan penerima terdiri dari nama lengkap, alamat dan informasi kontak pengirim dan penerima barang. Penggunaan informasi ini membuat kedua belah pihak mudah berkomunikasi terutama untuk mengkonfirmasi apakah barang tersebut telah dikirimkan ke alamat yang benar.

e. Detail Pengangkut

Dalam memahami apa itu shipping line, formulir pesanan pengiriman harus berisi informasi tentang perusahaan pelayaran yang akan mengirimkan barang tersebut. Informasi tersebut mencakup nama dari penyedia jasa dan titik kontak yang bisa dihubungi.

Selain itu, ada keterlibatan pihak hukum yang berada di balik proses pengiriman. Melalui informasi tersebut perusahaan akan dapat mengetahui dengan tepat identitas dari perusahaan pelayaran. Hal ini membuat mudah bagi setiap komunikasi dan koordinasi tentang pengiriman barang untuk dilakukan dengan benar.

f. Informasi Pemesanan

Informasi pemesanan merujuk pada catatan detail awal permintaan pengiriman suatu barang. Biasanya, bagian ini meliputi nomor booking, tanggal pemesanan, jadwal keberangkatan, dan pihak yang mengajukan pengiriman, sehingga proses koordinasi menjadi lebih teratur dan mudah dipantau.

g. Instruksi Khusus

Dalam beberapa kasus, pengiriman barang mencakup instruksi khusus mengenai pergerakan barang yang dianggap sensitif atau berbahaya. Instruksi khusus tersebut bisa mencakup dokumen khusus atau persyaratan khusus di port of loading. Maka dari itu, penting untuk memperhatikan pertimbangan khusus ini untuk mencegah terjadinya kesalahan selama pengiriman.

4. Hubungan Shipping Order dengan Dokumen Lain

Dalam proses pengiriman barang, setiap dokumen logistik saling terhubung, termasuk shipping order (SO). Keterkaitan ini dapat membantu semua pihak agar mereka menerima informasi yang sama, sehingga proses pengiriman berjalan lebih terkoordinasi dan akurat.

a. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) merupakan salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini diterbitkan oleh pihak pengangkut sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan akan dikirim ke tujuan yang sudah disepakati. Pada praktiknya, shipping order sering digunakan sebagai acuan awal untuk menerbitkan B/L agar informasi pengirimannya tetap sesuai.

Selain itu, pengirim juga biasanya mengirimkan notifikasi shipping advice kepada importir sebagai pemberitahuan bahwa kargo telah diberangkatkan. Notifikasi ini memudahkan penerima untuk memantau status pengiriman berdasarkan instruksi yang tercantum dalam shipping order.

b. Shipping Instruction (S/I)

Shipping Instruction (S/I) adalah dokumen yang dibuat oleh pengirim untuk memberikan instruksi kepada pihak pengangkut. Dokumen ini berisi informasi penting terkait proses pengiriman, mulai dari data barang, tujuan, hingga instruksi penanganan tertentu. Oleh karena itu, S/I seringkali menjadi dasar dalam pembuatan shipping order agar setiap instruksi tersampaikan dengan jelas dan tepat.

c. Delivery Order (D/O)

Selanjutnya, Delivery Order (D/O) juga berperan penting dalam rangkaian dokumen logistik. Dokumen ini diterbitkan oleh pengangkut atau pihak berwenang sebagai izin bagi penerima untuk mengambil barang di tempat tujuan. Setelah barang tiba, D/O memudahkan penerima untuk mengurus pengambilan barang dari pelabuhan atau gudang.

5. Langkah-Langkah Membuat Shipping Order

Pembuatan shipping order melibatkan pengecekan detail barang, penentuan jadwal, hingga persetujuan dengan pihak terkait. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai langkah-langkah membuat shipping order yang bisa Anda ikuti:

a. Verifikasi Data Pengiriman

Pertama-tama, pastikan semua data pengiriman sudah lengkap dan benar. Periksa kembali informasi pengirim dan penerima, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, serta kontak lain yang dibutuhkan selama proses pengiriman.

Tahap ini harus dilakukan agar tidak terjadi salah alamat, keterlambatan, atau hambatan saat barang diproses. Selain itu, perusahaan juga dapat menyiapkan Advanced shipping notice (ASN) untuk memberi tahu penerima mengenai barang yang akan dikirim.

b. Pemilihan Metode Pengiriman

Setelah informasi pengiriman sudah akurat, pilih cara pengiriman yang sesuai dengan tujuan, jenis barang, dan tingkat urgensi pengiriman. Transportasi darat dapat digunakan untuk pengiriman lokal, sedangkan transportasi laut dapat dimanfaatkan untuk pengiriman internasional dan transportasi udara jika pengiriman perlu sampai lebih cepat.

c. Penentuan Jadwal Pengiriman

Berikutnya, tentukan tanggal dan waktu pengiriman yang sesuai dengan kesepakatan kedua pihak. Pastikan jadwal tersebut realistis, karena penerima juga perlu menyiapkan proses penerimaan barang pada waktu yang sudah ditentukan.

d. Penyusunan Dokumen Shipping Order

Setelah jadwal ditetapkan, susun dokumen shipping order dengan mencantumkan seluruh informasi pengiriman secara jelas. Data tersebut mencakup alamat pengirim dan penerima, rincian barang, metode pengiriman, serta jadwal keberangkatan. Pihak logistik dapat memproses pengiriman dengan mudah jika informasinya lengkap.

e. Konfirmasi dan Persetujuan

Ketika dokumen sudah selesai dibuat, periksa kembali seluruh informasi bersama pihak terkait. Pastikan pengirim dan pihak pengangkut telah menyetujui data yang tercantum di dalamnya. Setelah itu, simpan tanda tangan atau konfirmasi tertulis sebagai bukti bahwa shipping order sudah valid dan siap diproses.

f. Pengiriman dan Pelacakan

Setelah shipping order disetujui, serahkan dokumen tersebut kepada jasa pengiriman untuk memulai proses distribusi. Saat muncul notifikasi shipping order created successfully, artinya dokumen pengiriman berhasil dibuat. Selanjutnya, gunakan nomor resi yang tersedia untuk memantau status pengiriman barang hingga tiba di tujuan dengan aman dan tepat waktu.

Baca juga: Apa itu Container Release Order dan Fungsinya?

6. Contoh Shipping Order

Untuk memahaminya lebih lanjut, perhatikan contoh berikut ini. PT. Indo Keramik adalah produsen keramik terkemuka di Surabaya yang baru saja menyelesaikan kontrak ekspor besar ke Al-Faiz Imports, sebuah distributor besar di Karachi, Pakistan. Mereka bekerja sama dengan Oceanic Freight pada pengiriman ini.

Setelah kesepakatan, pihak 3PL bisnis logistik mengirim SO yang mencakup informasi seperti detail kontak pengirim dan penerima, informasi kapal yang akan digunakan, hingga instruksi khusus tentang penanganan barang sensitif. Berikut contoh shipping order yang dikirimkan.

Dalam contoh ini, PT Indo Keramik mengatur prosedur pengambilan kontainer kosong di lokasi yang sudah ditentukan, yaitu di Terminal Kontainer Tanjung Perak, Surabaya. Setelah keramik dimuat ke dalam kontainer sesuai spesifikasi pada SO, barang siap dikirim menuju Karachi.

Lebih lanjut, dokumen ini juga memuat instruksi khusus agar setiap pihak yang terlibat bisa mengikuti prosedur dengan benar, mulai dari proses bongkar muat hingga klaim asuransi jika terjadi kerusakan. Selain itu, jadwal kapal yang tercatat jelas membantu perusahaan merencanakan logistik secara lebih rapi dan terkontrol.

7. Kesimpulan

Shipping Order (SO) atau Shipping Instruction adalah dokumen dari agen pengiriman atau pihak pengangkut yang memuat instruksi pengiriman barang, seperti detail barang, tujuan, dan pihak terkait. Dokumen ini menjadi acuan bersama agar proses pengiriman terkoordinasi hingga barang tiba dan penerima memperoleh arrival notice.
<p”>Untuk mempercepat proses pembuatan pesanan, ScaleOcean Atlas for Logistics mengintegrasikan semua informasi pengiriman, dokumen dan kolaborasi menjadi satu solusi.

Karena informasi yang selalu diperbarui, tim dapat mengurangi kesalahan saat memasukkan informasi, mempercepat tugas administratif dan memberikan pengiriman berdasarkan instruksi. Jadwalkan konsultasi dengan tim ScaleOcean untuk melihat bagaimana sistem ini dapat disesuaikan dengan alur logistik perusahaan Anda.