Shipping Order Adalah: Mengenal Arti dan Contohnya

Proses pengiriman barang yang efisien dan tanpa hambatan adalah tantangan besar di industri logistik. Salah satu elemen penting untuk memastikan kelancaran ini adalah shipping order, yang berfungsi sebagai konfirmasi pemesanan ruang di kapal.

Tanpa dokumen ini, koordinasi antara perusahaan pelayaran, pengirim, dan pihak terkait lainnya bisa menjadi terhambat. Hal ini berpotensi menyebabkan penundaan dan timbul biaya tambahan.

Dalam pembahasan ini, kami akan membahas secara lebih mendalam apa itu shipping order, fungsi utamanya dalam logistik, dan komponen-komponen penting yang harus ada dalam formulirnya. Memahami dokumen ini dengan baik akan membantu memastikan pengiriman barang berjalan lebih lancar, efisien, dan tepat waktu.

Key Takeaways

• Shipping order adalah dokumen resmi dari carrier atau perusahaan pelayaran yang mengonfirmasi pemesanan pengiriman barang via kapal.
• Dokumen shipping order berfungsi sebagai bukti resmi dari transaksi pengiriman dan instrumen yang membantu pelaksanaan dan koordinasi logistik.
• Komponen shipping order form terdiri dari informasi pengirim dan penerima, detail pengangkut, informasi pemesanan, serta detail kapal dan jadwal.
• Optimalkan operasional dan koordinasi proses logistik pada perusahaan Anda dengan software logistik ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Order?

Shipping order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pengirim atau penjual kepada perusahaan logistik atau pelayaran, yang mengonfirmasi pemesanan pengiriman. Dokumen ini mencakup informasi lengkap mengenai barang, penerima, serta rincian pengiriman seperti tujuan dan waktu pengiriman.

Selain itu, shipping order adalah dokumen yang juga menjadi panduan untuk mengetahui lokasi kontainer yang kosong dan dapat digunakan untuk pengiriman. Bahkan juga mencakup instruksi khusus saat menangani barang. Mulai dari syarat dan ketentuan dokumen ekspor hingga aspek keamanan dan prosedur klaim asuransi pengiriman.

Jadi bisa disimpulkan, shipping order tidak hanya sebagai bukti pemesanan kapal, tetapi juga sebagai pedoman menyeluruh yang mengatur proses pengiriman, memastikan barang sampai dengan aman dan tepat waktu ke tujuan.

Baca juga: Apa itu Shipping Instruction, Fungsi, Isi, serta Contohnya

2. Fungsi Shipping Order dalam Logistik

Shipping order tidak hanya berfungsi sebagai bukti resmi transaksi pengiriman, tetapi juga memainkan peran penting dalam mendukung kelancaran dan koordinasilayanan pengiriman barang.

Dengan memanfaatkan shipping order, proses pengiriman dapat berjalan lebih terorganisir dan efisien. Berikut adalah fungsi shipping order dalam logistik.

a. Konfirmasi Pemesanan

Shipping order diterbitkan oleh vendor logistik sebagai bukti resmi bahwa ruang di kapal atau kendaraan telah dipesan untuk pengiriman barang. Hal ini memastikan bahwa barang akan terjadwal untuk diangkut sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan. Konfirmasi pemesanan ini sangat penting agar eksportir dapat merencanakan aspek lain dalam proses pengiriman dengan tenang, tanpa khawatir tentang ketersediaan kapasitas pengangkutan.

b. Detail Pengiriman

Shipping order juga mencantumkan informasi lengkap terkait pengiriman, seperti nama kapal, nomor voyage, tanggal keberangkatan, serta estimasi waktu tiba. Selain itu, dokumen ini memberikan panduan yang jelas bagi pihak jasa pengiriman mengenai cara dan tujuan pengiriman barang, sehingga proses pengiriman dapat berjalan dengan lebih terorganisir.

Informasi tersebut memudahkan pengirim atau penerima untuk mempersiapkan dokumen dan sumber daya yang diperlukan. Detail ini juga penting untuk melaporkan ke otoritas pelabuhan, memastikan semua pihak terkait memiliki informasi yang akurat.

Dengan demikian, shipping order berperan sebagai alat yang membantu memastikan proses pengiriman berjalan tepat waktu dan terencana, mengurangi risiko keterlambatan pengiriman.

c. Koordinasi Logistik dengan Pengangkut

Melalui dokumen ini, semua pihak dalam bisnis logistik yang terlibat proses pengiriman punya gambaran yang jelas terkait tugas dan tanggung jawab masing-masing. Koordinasi yang baik antara pengirim dan pengangkut pasti meminimalisir risiko masalah logistik dan memastikan pengiriman berjalan lancar sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.

Anda bisa menggunakan software logistik ScaleOcean yang dapat mengotomasi shipping order barang Anda dengan berbagai fitur dan keunggulan terbaiknya. Penerapannya dapat mengoptimasi rute pengiriman, dan memberikan pemberitahuan status real-time pada customser Anda. Software ini mampu mempercepat proses sekaligus meminimalkan risiko kesalahan.

d. Dasar Pembuatan Dokumen Lain

Shipping Instruction menjadi acuan dalam pembuatan dokumen penting lainnya seperti Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, dan Packing List. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan untuk menyusun dokumen-dokumen tersebut dengan akurat.

Hal ini bertujuan untuk meyesuaikan isi dokumen antara pengiriman barang, penerima, dan otoritas yang terkait. Dengan demikian, Shipping Instruction berfungsi sebagai dasar yang memfasilitasi kelancaran seluruh proses administrasi pengiriman.

3. Komponen Penting dalam Shipping Order Form

Shipping order form harus mencakup informasi penting terkait dengan pengiriman barang. Setidaknya ada beberapa komponen utama yang perlu disertakan. Beberapa diantaranya adalah:

a. Detail Kargo

Komponen ini berisi deskripsi lengkap tentang jenis barang yang dikirim, termasuk berat, volume, dan jumlah kemasan atau kontainer. Dengan adanya informasi ini, pihak 3PL bisa merencanakan penanganan, pemuatan, dan penyimpanan barang, serta penentuan biaya pengiriman berdasarkan berat atau dimensi muatan.

b. Detail Lokasi

Jangan lupa untuk menuliskan lokasi pengambilan kontainer pada shipping order form. Detail lokasi ini biasanya bisa berupa terminal atau gudang yang telah disepakati. Mengapa ini diperlukan? Karena nantinya akan mempengaruhi jadwal pengiriman dan pengambilan barang.

c. Detail Kapal dan Jadwal

Komponen ini mencakup nama kapal yang akan digunakan untuk pengiriman, serta detail nomor perjalanan atau voyage kapal tersebut. Jadwal keberangkatan dan perkiraan waktu kedatangan juga harus dicantumkan. Tujuannya supaya pihak pengirim dan penerima bisa merencanakan secara akurat proses bongkar muat barang.

d. Informasi Pengirim dan Penerima

Informasi ini meliputi nama lengkap, alamat, dan rincian kontak pengirim serta penerima barang. Pastikan menulis informasi ini secara akurat dan detail. Dengan menyertakan informasi tersebut, komunikasi kedua pihak menjadi lebih mudah, terutama untuk memastikan kalau barang dikirim ke alamat yang tepat.

e. Detail Pengangkut

Shipping order form juga harus menyertakan informasi tentang carrier yang akan mengirim barang, termasuk nama vendor dan kontak utama yang bisa dihubungi. Ini juga mencakup detail tentang entitas hukum yang bertanggung jawab atas pengiriman. Mengetahui identitas pengangkut tentunya akan mempermudah penyelesaian masalah atau saat membutuhkan komunikasi secara langsung terkait pengiriman.

f. Informasi Pemesanan

Komponen berikutnya dalam shipping order form adalah informasi pemesanan. Ini mencakup nomor booking untuk mengidentifikasi pengiriman dalam sistem pengangkut. Bagian ini juga mencantumkan syarat-syarat khusus yang telah disepakati antara kedua pihak, seperti jenis layanan pengiriman yang digunakan, baik itu layanan standar atau ekspres, serta ketentuan pembayarannya.

g. Instruksi Khusus

Dalam proses bongkar muat barang, seringkali terdapat instruksi khusus yang harus diikuti. Misalnya cara spesifik untuk menangani barang yang sensitif atau berbahaya, kebutuhan dokumentasi tambahan, atau prosedur khusus di port of loading. Dengan demikian, persyaratan khusus bisa dijalankan sesuai instruksi untuk menghindari kesalahan atau kecelakaan selama pengiriman.

4. Hubungan Shipping Order dengan Dokumen Lain

Shipping order (SO) memiliki keterkaitan erat dengan berbagai dokumen penting dalam proses pengiriman barang. Keterkaitan tersebut memastikan setiap langkah dalam proses pengiriman dapat dikoordinasikan dengan baik antar semua pihak yang terlibat. Silahkan perhatikan dokumen-dokumen lain berikut:

a. Bill of Lading (B/L)

Salah satu yang paling utama adalah Bill of Lading (B/L), yaitu dokumen yang diterbitkan oleh pihak pengangkut sebagai bukti penerimaan barang sekaligus janji untuk mengirimkan barang ke tujuan yang telah disepakati. Dalam praktiknya, SO sering menjadi dasar bagi penerbitan B/L tersebut.

b. Shipping Instruction (S/I)

Selain itu, terdapat Shipping Instruction (S/I), sebuah dokumen yang disusun oleh pengirim barang berisi instruksi rinci kepada pengangkut mengenai proses pengiriman. S/I ini kerap menjadi acuan dalam pembuatan shipping order, sehingga memastikan bahwa instruksi pengiriman tersampaikan dengan jelas dan tepat.

c. Delivery Order (D/O)

Dokumen lain yang juga berkaitan adalah Delivery Order (D/O) yang diterbitkan oleh pengangkut atau pihak yang berwenang sebagai izin pengambilan barang di tempat tujuan. D/O ini menjadi dokumen pelengkap setelah barang tiba dan keberadaannya penting agar penerima dapat mengambil barang dari pelabuhan atau gudang dengan lancar.

5. Langkah-Langkah Membuat Shipping Order

Untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar dan sesuai dengan jadwal, pembuatan shipping order perlu dilakukan dengan teliti. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti dalam proses pembuatan shipping order untuk pengiriman barang:

a. Verifikasi Data Pengiriman

Pastikan untuk mengumpulkan dan memeriksa kembali semua data penting terkait pengirim dan penerima, seperti nama lengkap, alamat lengkap, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.

Verifikasi ini penting untuk menghindari kesalahan yang bisa menghambat proses pengiriman atau menyebabkan keterlambatan. Advanced shipping notice (ASN) akan diberikan untuk memberitahukan penerima terlebih dahulu tentang barang yang akan diterima.

b. Pemilihan Metode Pengiriman

Pilih jenis pengiriman yang paling sesuai berdasarkan tujuan dan urgensi pengiriman. Anda bisa memilih pengiriman darat untuk wilayah domestik, pengiriman laut untuk antar negara, atau pengiriman udara untuk pengiriman yang lebih cepat dan efisien.

c. Penentuan Jadwal Pengiriman

Tentukan waktu dan tanggal pengiriman yang sesuai dengan jadwal kedua pihak. Pastikan pengiriman dilakukan sesuai dengan waktu yang telah disepakati, mengingat penerima juga perlu siap menerima barang pada waktu yang tepat.

d. Penyusunan Dokumen Shipping Order

Buat dokumen shipping order yang memuat informasi rinci seperti alamat pengirim dan penerima, rincian barang yang akan dikirim, metode pengiriman yang dipilih, serta tanggal dan waktu pengiriman. Pastikan semua detail tercatat dengan jelas dan lengkap.

e. Konfirmasi dan Persetujuan

Pastikan bahwa semua informasi dalam shipping order sudah dikonfirmasi dan disetujui oleh kedua pihak. Dapatkan tanda tangan atau konfirmasi tertulis sebagai bukti bahwa semua data yang tercantum sudah disetujui dan siap untuk diproses.

f. Pengiriman dan Pelacakan

Setelah dokumen disetujui, serahkan kepada jasa pengiriman dan gunakan nomor resi yang tercantum pada shipping order untuk melacak status pengiriman. Pantau secara berkala untuk memastikan barang sampai dengan aman dan tepat waktu.

6. Contoh Shipping Order

Untuk tahu lebih lanjut contoh shipping order, perhatikan skenario berikut ini. PT. Indo Keramik adalah produsen keramik terkemuka di Surabaya yang baru saja menyelesaikan kontrak ekspor besar ke Al-Faiz Imports, sebuah distributor besar di Karachi, Pakistan. Untuk pengiriman ini, mereka bekerja sama dengan Oceanic Freight.

Setelah semua kesepakatan jelas, pihak 3PL bisnis logistik mengirim SO mencakup informasi lengkap. Mulai dari detail kontak pengirim dan penerima, informasi kapal yang akan digunakan, hingga instruksi khusus tentang penanganan barang pecah belah. Nah, berikut contoh shipping order yang dikirimkan.

Dalam skenario ini, PT. Indo Keramik mengatur pengambilan kontainer kosong yang telah ditentukan lokasinya di Terminal Kontainer Tanjung Perak, Surabaya. Setelah keramik diatur ke dalam kontainer sesuai spesifikasi pada SO, barang pun siap diangkut ke Karachi.

Dicantumkan juga instruksi khusus dalam dokumen ini untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam pengiriman mematuhi prosedurnya, baik saat bongkar muat atau klaim asuransi jika terjadi kerusakan. Jadwal kapal yang ditulis rinci juga diperlukan untuk merencanakan logistik agar berjalan dengan baik.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

7. Kesimpulan

Shipping order adalah dokumen penting yang dikeluarkan oleh carrier atau perusahaan bisnis logistik atau pelayaran sebagai bentuk konfirmasi resmi atas pemesanan ruang untuk pengiriman barang menggunakan kapal. Shipping order form memuat informasi seperti nomor pemesanan, detail kapal yang akan digunakan, serta jadwal keberangkatan kapal.

Informasi tersebut sangat penting bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, mulai dari pengirim hingga penerima, untuk mengatur dan mengkoordinasikan logistik pengiriman dengan efektif. Koordinasi ini berlanjut dengan dokumen-dokumen lain di tahapan selanjutnya, termasuk arrival notice yang diterima saat barang tiba di pelabuhan tujuan.

Shipping order tidak hanya berfungsi sebagai bukti pemesanan kapal, tetapi juga sebagai panduan komprehensif untuk seluruh proses pengiriman. Dokumen ini memuat detail penting seperti lokasi pengambilan kontainer, instruksi penanganan barang, hingga prosedur klaim asuransi. Untuk memahami lebih dalam, ajukan demo gratis software kami dan lihat bagaimana kami bisa menyederhanakan proses pengiriman Anda.