Shipping Order Adalah: Mengenal Arti dan Contohnya

Dalam mengelola bisnis logistik, pengiriman barang bisa diibaratkan seperti sebuah perjalanan yang dimulai dari pemesanan tiket. Tiket tersebut dinamakan shipping order atau shipping instruction, yakni dokumen yang berisi perintah pengiriman dari penjual ke pihak ekspedisi sebelum barang masuk ke kontainer.

Jika dokumen ini memuat informasi yang kurang lengkap ataupun salah, pihak ekspedisi mungkin akan terlambat mengantar barang tersebut. Lebih lanjut, hal ini juga menambah biaya operasional perusahaan logistik serta memicu miskomunikasi antara pihak pengirim, forwarder, dan pelayaran. Maka dari itu, shipping order harus dibuat dengan benar dan lengkap.

Artikel ini akan menjelaskan apa itu shipping instruction atau shipping order, fungsinya, dan komponen penting yang harus ada agar kegiatan proses pengiriman barang di perusahaan Anda berjalan ancar.

Key Takeaways

• Shipping order adalah perintah tertulis pengiriman barang yang diterbitkan oleh pengirim atau pengangkut sebagai bukti pemesanan pengiriman barang.
• Dokumen shipping order berfungsi sebagai panduan bagi tim logistik untuk menjalankan proses pengiriman dari awal sampai selesai.
• Komponen shipping order form terdiri dari informasi pengirim dan penerima, detail pengangkut, informasi pemesanan, serta detail kapal dan jadwal.
• Software logistik ScaleOcean membantu perusahaan untuk mengelola kegiatan operasional, koordinasi tim, dan alur pengiriman secara lebih optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Order?

Shipping order atau shipping instruction adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak pengangkut atau agen pengiriman. Dokumen ini dirancang sebagai bukti konfirmasi pesanan ruang muat kepada perusahaan logistik atau pelayaran untuk menerima dan memuat barang yang akan dikirim.

Di dokumen ini, terdapat informasi seperti detail barang, data penerima, tujuan, jadwal keberangkatan, dan lokasi kontainer kosong. Dokumen ini juga membantu pihak logistik menangani barang sesuai prosedur melalui instruksi khusus seperti dokumen ekspor, standar keamanan, dan panduan klaim asuransi jika terjadi masalah.

Lebih dari itu, shipping order juga berfungsi sebagai pedoman pengiriman bagi pengirim agar barang sampai dengan aman dan tepat waktu. Dokumen ini biasanya diterbitkan setelah eksportir mendapatkan booking confirmation dari maskapai pelayaran. Menurut Fortune Business Insights, pasar logistik e-commerce Asia Pasifik diperkirakan mencapai USD 223,46 miliar pada tahun 2025, yang mencakup layanan transportasi, pergudangan, last-mile delivery, dan pengelolaan pesanan dari toko online.

2. Fungsi Shipping Order dalam Logistik

Pembuatan shipping order bertujuan untuk membantu proses dan koordinasi dalam layanan pengiriman barang. Berikut ini adalah fungsi utama shipping order dalam kegiatan logistik.

a. Konfirmasi Pemesanan

Pertama, shippng order berfungsi sebagai bukti konfirmasi bahwa ruang di kapal atau kendaraan telah dipesan untuk pengiriman barang. Barang yang akan dikirim sudah terjadwal untuk diangkut. Konfirmasi pemesanan ini harus dilakukan agar eksportir dapat merencanakan aspek lain dalam proses pengiriman dengan tenang, tanpa memikirkan ketersediaan kapasitas pengangkutan.

b. Detail Pengiriman

Selanjutnya, dokumen ini berperan penting dalam menyimpan informasi terkait pengiriman, seperti nama kapal dan tanggal keberangkatan. Informasi ini menjadi panduan bagi pihak shipping line agar mereka mengetahui rute dan jadwal pengiriman, sehingga proses logistik bisa dilakukan dan selesai tepat waktu.

Selain itu, data tersebut memudahkan pengirim dan penerima dalam menyiapkan dokumen dan sumber daya yang dibutuhkan. Informasi ini juga penting untuk dilaporkan kepada otoritas pelabuhan agar semua pihak terkait memiliki data yang akurat.

c. Koordinasi Logistik dengan Pengangkut

Dokumen ini juga memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pihak dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi antara pengirim dan pengangkut menjadi. Selain itu, komunikasi yang lancar membantu mengurangi risiko adaya hambatan dan memastikan bahwa pengiriman barang sesuai jadwal yang telah disepakati.

Anda dapat memanfaatkan software logistik ScaleOcean yang mengotomasi shipping order dengan fitur unggulan. Software ini mengoptimalkan rute pengiriman dan memberikan pemberitahuan status secara real-time kepada pelanggan, mempercepat proses, serta meminimalkan risiko human error

d. Dasar Pembuatan Dokumen Lain

Ketika Anda sudah memahami apa itu shipping instruction, dokumen ini berfungsi sebagai acuan dalam pembuatan dokumen penting lainnya seperti Bill of Lading (B/L), Commercial Invoice, dan Packing List. Informasi di dalamnya dicantumkan agar dokumen-dokumen tersebut dibuat sesuai dengan detail pengiriman. Dengan demikian, Shipping Instruction mendukung kelancaran administrasi pengiriman dengan lebih rapi dan minim kesalahan.

3. Komponen Penting dalam Shipping Order Form

Dalam shipping order form, setiap informasi harus dicatat lengkap agar proses pengiriman berjalan lancar dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Berikutadalah beberapa komponen utama yang perlu dicantumkan dalam shipping order form:

a. Detail Kargo

Detail kargo adalah kumpulan keterangan terkait jenis, berat, dan jumlah kemasan barang yang akan dikirm. Informasi ini memudahkan pengirim untuk menghitung biaya pengiriman serta membantu proses pemasangan shipping mark di kargo. Hal ini mengurangi potensi terjadinya barang tertukar saat proses pemuatan dan pembongkaran di pelabuhan.

b. Detail Lokasi

Detail lokasi merujuk pada suatu tempat, seperti terminal atau gudang penyimpanan, dimana kontainer diambil sebelum dikirim. Informasi ini wajib dicatat karena nantinya akan mempengaruhi jadwal pengiriman dan pengambilan barang.

c. Detail Kapal dan Jadwal

Detail kapal dan jadwal mencakup nama kapal serta detail nomor perjalanan atau voyage kapal yang akan digunakan untuk pengiriman. Selain itu, jadwal keberangkatan dan perkiraan waktu kedatangan juga harus dicantumkan agar pihak pengirim dan penerima bisa merencanakan secara akurat proses bongkar muat barang.

d. Informasi Pengirim dan Penerima

Informasi pengirim dan penerima terdiri dari nama lengkap, alamat, dan rincian kontak pengirim serta penerima barang. Dengan menyertakan informasi tersebut, komunikasi kedua pihak menjadi lebih mudah, terutama untuk memudahkan pemantauan kalau barang dikirim ke alamat yang tepat.

e. Detail Pengangkut

Dalam memahami apa itu shipping line, shipping order form perlu mencantumkan detail pengangkut yang bertugas mengirim barang, termasuk nama vendor dan kontak utama yang bisa dihubungi. Detail ini juga mencakup pihak hukum yang bertanggung jawab atas proses pengiriman. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan mengetahui pihak pengangkut secara jelas. Dengan begitu, komunikasi terkait pengiriman, penyelesaian kendala, atau kebutuhan koordinasi langsung bisa dilakukan dengan lebih cepat dan tepat.

f. Informasi Pemesanan

Informasi pemesanan merujuk pada catatan detail awal permintaan pengiriman suatu barang. Biasanya, bagian ini meliputi nomor booking, tanggal pemesanan, jadwal keberangkatan, dan pihak yang mengajukan pengiriman, sehingga proses koordinasi menjadi lebih teratur dan mudah dipantau.

g. Instruksi Khusus

Dalam beberapa kasus, shipping order memuat instruksi khusus untuk pengirimn barang yang sensitif atau berbahaya. Instruksi tersebut dapat berupa kebutuhan dokumentasi tambahan atau prosedur khusus di port of loading. Dengan demikian, persyaratan khusus wajib diikuti untuk mencegah terjadinya kesalahan atau kecelakaan selama pengiriman.

4. Hubungan Shipping Order dengan Dokumen Lain

Dalam proses pengiriman barang, setiap dokumen logistik saling terhubung, termasuk shipping order (SO). Keterkaitan ini dapat membantu semua pihak agar mereka menerima informasi yang sama, sehingga proses pengiriman berjalan lebih terkoordinasi dan akurat.

a. Bill of Lading (B/L)

Bill of Lading (B/L) merupakan salah satu dokumen yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini diterbitkan oleh pihak pengangkut sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan akan dikirim ke tujuan yang sudah disepakati. Pada praktiknya, shipping order sering digunakan sebagai acuan awal untuk menerbitkan B/L agar informasi pengirimannya tetap sesuai.

Selain itu, pengirim juga biasanya mengirimkan notifikasi shipping advice kepada importir sebagai pemberitahuan bahwa kargo telah diberangkatkan. Notifikasi ini memudahkan penerima untuk memantau status pengiriman berdasarkan instruksi yang tercantum dalam shipping order.

b. Shipping Instruction (S/I)

Shipping Instruction (S/I) adalah dokumen yang dibuat oleh pengirim untuk memberikan instruksi kepada pihak pengangkut. Dokumen ini berisi informasi penting terkait proses pengiriman, mulai dari data barang, tujuan, hingga instruksi penanganan tertentu. Oleh karena itu, S/I seringkali menjadi dasar dalam pembuatan shipping order agar setiap instruksi tersampaikan dengan jelas dan tepat.

c. Delivery Order (D/O)

Selanjutnya, Delivery Order (D/O) juga berperan penting dalam rangkaian dokumen logistik. Dokumen ini diterbitkan oleh pengangkut atau pihak berwenang sebagai izin bagi penerima untuk mengambil barang di tempat tujuan. Setelah barang tiba, D/O memudahkan penerima untuk mengurus pengambilan barang dari pelabuhan atau gudang.

5. Langkah-Langkah Membuat Shipping Order

Pembatan shipping order melibatkan pengecekan detail barang, penentuan jadwal, hingga persetujuan dengan pihak terkait. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai langkah-langkah membuat shipping order yang bisa Anda ikuti:

a. Verifikasi Data Pengiriman

Pertama-tama, pastikan semua data pengiriman sudah lengkap dan benar. Periksa kembali informasi pengirim dan penerima, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, serta kontak lain yang dibutuhkan selama proses pengiriman.

Tahap ini harus dilakukan agar tidak terjadi salah alamat, keterlambatan, atau hambatan saat barang diproses. Selain itu, perusahaan juga dapat menyiapkan Advanced shipping notice (ASN) untuk memberi tahu penerima mengenai barang yang akan dikirim.

b. Pemilihan Metode Pengiriman

Setelah data pengiriman sudah sesuai, pilih metode pengiriman yang paling tepat berdasarkan tujuan, jenis barang, dan tingkat urgensinya. Anda bisa menggunakan pengiriman darat untuk area domestik, pengiriman laut untuk antarnegara, atau pengiriman udara jika barang perlu sampai lebih cepat.

c. Penentuan Jadwal Pengiriman

Berikutnya, tentukan tanggal dan waktu pengiriman yang sesuai dengan kesepakatan kedua pihak. Pastikan jadwal tersebut realistis, karena penerima juga perlu menyiapkan proses penerimaan barang pada waktu yang sudah ditentukan.

d. Penyusunan Dokumen Shipping Order

Setelah jadwal ditetapkan, susun dokumen shipping order dengan mencantumkan seluruh informasi pengiriman secara jelas. Data tersebut mencakup alamat pengirim dan penerima, rincian barang, metode pengiriman, serta jadwal keberangkatan. Pihak logistik dapat memproses pengiriman dengan mudah jika informasinya lengkap.

e. Konfirmasi dan Persetujuan

Ketika dokumen sudah selesai dibuat, periksa kembali seluruh informasi bersama pihak terkait. Pastikan pengirim dan pihak pengangkut telah menyetujui data yang tercantum di dalamnya. Setelah itu, simpan tanda tangan atau konfirmasi tertulis sebagai bukti bahwa shipping order sudah valid dan siap diproses.

f. Pengiriman dan Pelacakan

Setelah shipping order disetujui, serahkan dokumen tersebut kepada jasa pengiriman untuk memulai proses distribusi. Saat muncul notifikasi shipping order created successfully, artinya dokumen pengiriman berhasil dibuat. Selanjutnya, gunakan nomor resi yang tersedia untuk memantau status pengiriman barang hingga tiba di tujuan dengan aman dan tepat waktu.

Baca juga: Apa itu Container Release Order dan Fungsinya?

6. Contoh Shipping Order

Untuk memahaminya lebih lanjut, perhatikan contoh berikut ini. PT. Indo Keramik adalah produsen keramik terkemuka di Surabaya yang baru saja menyelesaikan kontrak ekspor besar ke Al-Faiz Imports, sebuah distributor besar di Karachi, Pakistan. Mereka bekerja sama dengan Oceanic Freight pada pengiriman ini.

Setelah kesepakatan, pihak 3PL bisnis logistik mengirim SO yang mencakup informasi seperti detail kontak pengirim dan penerima, informasi kapal yang akan digunakan, hingga instruksi khusus tentang penanganan barang sensitif. Berikut contoh shipping order yang dikirimkan.

Dalam contoh ini, PT Indo Keramik mengatur prosedur pengambilan kontainer kosong di lokasi yang sudah ditentukan, yaitu di Terminal Kontainer Tanjung Perak, Surabaya. Setelah keramik dimuat ke dalam kontainer sesuai spesifikasi pada SO, barang siap dikirim menuju Karachi.

Lebih lanjut, dokumen ini juga memuat instruksi khusus agar setiap pihak yang terlibat bisa mengikuti prosedur dengan benar, mulai dari proses bongkar muat hingga klaim asuransi jika terjadi kerusakan. Selain itu, jadwal kapal yang tercatat jelas membantu perusahaan merencanakan logistik secara lebih rapi dan terkontrol.

7. Kesimpulan

Shipping Order (SO) atau Shipping Instruction adalah dokumen yang diterbitkan oleh agen pengiriman atau pihak penangkut. Dokumen ini berisi kumpulan instruksi pengiriman barang serta informasi seperti keterangan barang, alamat tujuan, hingga pihak yang bertanggung jawab dalam prosesnya.

Informasi tersebut perlu diketahui semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, mulai dari pengirim hingga penerima, untuk mengatur dan mengkoordinasikan prosedur pengiriman barang, sampai penerima mendapat arrival notice saat barang tiba di pelabuhan tujuan.

Untuk mempercepat proses pembuatan Shipping Order, penggunaan teknologi seperti software logistics ScaleOcean membantu bisnis Anda mengintegrasikan data shipping order, status pengiriman, dokumen logistik, hingga koordinasi antar pihak dalam satu sistem terpusat. Melalui visibilitas real-time, perusahaan dapat meminimalkan potensi kesalahan input, mempercepat proses administrasi, dan memastikan setiap tahapan pengiriman berjalan sesuai instruksi. Anda bisa ajukan demo gratis software kami dan lihat bagaimana kami bisa menyederhanakan proses pengiriman Anda.