ASN: Pengertian dan Cara Kerjanya dalam Logistik

Bukan merupakan hal asing lagi bahwa operasi logistik internasional membutuhkan banyak sekali dokumen penting untuk menjamin keberhasilan pengiriman barang. Salah satu dari dokumen tersebut adalah dokumen ASN atau advanced shipping notice, yang biasanya dikirim kepada pihak penerima sebelum barang tiba di tujuan.

Dengan adanya dokumen ASN, perusahaan dapat memberikan informasi awal terlebih dahulu mengenai barang-barang yang akan diterima, serta tanggal penerimaan sebelum barang tersebut tiba di tangan importir. Maka dari itu, penyusunan advanced shipping notice harus dilakukan secara optimal untuk meningkatkan efisiensi pengiriman.

Artikel berikut akan membahas secara mendalam tentang ASN, yakni fungsi, komponen dan cara kerjanya, agar pemahaman Anda terhadap hal ini meningkat. Tidak hanya itu, artikel ini akan menyertakan beberapa contoh penerapan dokumen ASN supaya Anda mempunyai gambaran lebih jelas tentang penggunaannya di industri-industri tertentu. Simak lebih lanjut!

Key Takeaways

• Advanced shipping notice (ASN) adalah dokumen elektronik dengan informasi tentang suatu pengiriman yang disusun oleh supplier dan diberikan kepada penerima.
• Fungsi ASN: Meningkatkan transparansi, mencegah terjadinya kendala, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kemudahan penerimaan, mengurangi lead time.
• Cara kerja advanced shipping notice adalah penyusunan dokumen, verifikasi isi dokumen oleh pembeli, verifikasi barang fisik, pembaruan data dan evaluasi kinerja pengiriman.
• Penerapan sistem logistik ScaleOcean yang terintegrasi merupakan salah satu strategi yang dilakukan mitra logistik internasional untuk mengelola pesanan pengiriman dengan lebih baik.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Advanced Shipping Notice (ASN)?

Advanced shipping notice atau pemberitahuan pengiriman lanjutan (ASN) adalah sebuah dokumen atau pemberitahuan elektronik yang disusun oleh supplier atau pemasok dan diberikan kepada penerima sebelum barang tiba. Isi dari dokumen tersebut berisi barang yang dikirim dan tanggal penerimaan.

Dokumen ASN shipping sebenarnya merupakan konsep yang relatif baru di bidang logistik. Hal tersebut lahir dikarenakan rantai pasokan dan perdagangan internasional yang semakin kompleks, sehingga memunculkan sentimen untuk menjaga agar segala informasi yang terkait dengan pengiriman diketahui oleh setiap pihak.

Hal ini berbeda dengan advance delivery yang berarti pengiriman tiba lebih awal daripada tanggal yang telah ditetapkan. Terdapat juga dokumen shipping advice yang memiliki fungsi yang berbolak-balik dengan ASN, yakni memberitahukan bahwa sebuah pengiriman telah selesai dilakukan.

Baca juga: Mengenal Bill of Lading dan Pentingnya untuk Ekspor Impor

2. Fungsi Advanced Shipping Notice dalam Logistik

Tentu saja, penerapan dokumen pemberitahuan membawa banyak dampak positif dalam pengelolaan shipping order. Selain itu, ASN juga merupakan komponen krusial dalam industri produksi yang menerapkan sistem just in time manufacturing karena membantu bisnis mengelola penerimaan bahan baku yang lebih optimal. Berikut adalah beberapa fungsi implementasi ASN dalam pengiriman barang:

a. Meningkatkan Transparansi

Dengan adanya penyertaan advanced shipping notice dalam sebuah proses logistik, pihak penerima akan memiliki gambaran lebih jelas tentang pengirimannya. Yang dimaksud dari hal tersebut adalah pembeli dapat mengetahui dengan rinci barang yang akan dikirim, serta juga mempersiapkan proses penerimaan sesuai dengan tanggal yang ditetapkan pada dokumen pemberitahuan.

b. Mencegah Terjadinya Kendala Pengiriman

Apabila data dan informasi yang disertakan dalam ASN ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi pihak penerima, yakni jenis atau jumlah barang yang salah, maka mereka dapat melaporkan hal tersebut kepada pemasok. Pemasok kemudian akan menyusun ulang pesanan sehingga sesuai dengan permintaan pembeli.

c. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Karena memiliki visualisasi terlebih dahulu tentang pesananannya, pelanggan atau penerima akan merasa lebih nyaman untuk melakukan pesanan dengan seorang penyedia. Hal ini meningkatkan kepercayaannya, sehingga memungkinkan pesanan berulang dari seorang pembeli.

d. Meningkatkan Kemudahan Proses Penerimaan Barang

Seperti yang telah dinyatakan pada poin pertama, perusahaan pembeli dapat mempersiapkan segala hal yang terlibat dalam proses penerimaan barang sesuai ekspektasi tanggal tiba. Hal ini berarti penerima dapat mengelola penggunaan fasilitas, tenaga kerja dan lain sebagainya dengan lebih efisien.

e. Mengurangi Lead Time

Lead time adalah segala waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah operasi dalam bisnis. Dengan adanya proses penerimaan barang yang lebih efisien, maka bisnis dapat mengelola ketersediaan barang produksi atau penjualan dengan lebih baik, sehingga tidak mengalami overstocking atau understocking yang dapat menghambat pengerjaan proyek.

3. Komponen dalam Advanced Shipping Notice

Isi dari sebuah dokumen ASN itu serupa dengan isi dokumen lain dalam logistik internasional, yakni bill of lading atau dokumen B/L, yakni berisi tentang informasi rinci barang yang dikirimkan. Akan tetapi, tentu saja peranannya berbeda, ASN berfungsi sebagai media pemberitahuan, sedangkan B/L digunakan sebagai alat verifikasi pengiriman.

Selain dari informasi tersebut, hal-hal yang lain yang cenderung dicantum dalam advanced shipping notice adalah jumlah, kuantitas dan berat barang, informasi pihak carrier atau mitra logistik, dan estimasi tanggal tibanya barang di tangan penerima. ASN juga cenderung akan diintegrasi dengan packing list, sehingga menjamin isi barang pengiriman yang tepat dan meminimalisir kemungkinan terjadinya kendala.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

4. Bagaimana Cara Kerja Advanced Shipping Notice?

Terdapat beberapa tahapan yang perlu dipahami terlebih dahulu sebelum Anda menyusun sebuah dokumen advanced shipping notice (ASN). Karena bersifat penting, dokumen pemberitahuan tersebut harus disusun dengan optimal untuk mencegah terjadinya permasalahan pada rantai pasokan. Berikut adalah cara kerja ASN:

a. Menerapkan Software Logistik Terbaik

Untuk memaksimalkan efisiensi penyelenggaraan dokumen ASN, bisnis-bisnis cenderung memilih untuk menerapkan sistem ERP logistik. Hal ini dikarenakan software logistik yang terintegrasi dengan transportation management system dapat memantau regulasi yang berlaku, serta menyusun segala dokumen penting secara otomatis.

Salah satu penyedia sistem ERP yang sering dijadikan sasaran adalah ScaleOcean. Dengan jumlah pengguna yang tidak terbatas dan kemampuan untuk integrasi dengan cabang-cabang perusahaan, bisnis dapat menjamin bahwa seluruh pihak yang berwenang di cabang tertentu dapat mengakses data terpusat melalui satu platform. Hal tersebut berpotensi meminimalisir biaya yang dikeluarkan sambil meningkatkan kinerja logistik.

Untuk memberikan asuransi kepada calon pelanggannya, ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa fitur yang dapat Anda temukan di dalam sistemnya:

• Otomatisasi Pembuatan Dokumen: Fitur otomatisasi yang menghasilkan dokumen ASN berdasarkan data booking dan shipment, mengurangi risiko kesalahan manual dan mempercepat proses administrasi.
• Integrasi dengan Ceisa 4.0: Mendukung integrasi dengan sistem informasi kepabeanan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Indonesia untuk pengajuan dokumen ASN dan clearance secara elektronik.
• Custom Clearance Integration: Memfasilitasi pembuatan dokumen bea cukai yang lengkap dan akurat, ASN termasuk di dalamnya, untuk memastikan kelancaran proses clearance.
• Supplier / Vendor Portal: Memungkinkan vendor dan pihak terkait untuk mengakses dokumen ASN secara langsung, meningkatkan transparansi dan kolaborasi dalam rantai pasok.
• Reporting and Analytics: Menyediakan laporan terkait status dokumen ASN, efisiensi pengiriman, dan kepatuhan terhadap jadwal, membantu pengambilan keputusan manajerial.

b. Penyusunan Dokumen ASN

Setelah segala barang pesanan telah dikemas dan diangkut ke dalam moda transportasi, maka supplier perlu menyusun terlebih dahulu advanced shipping notice. Apabila hal tersebut telah dilakukan, maka dokumen dan datanya akan diunggah ke sebuah software logistik yang telah terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris.

Ketahui rekomendasi TMS system terbaik di sini!

c. Verifikasi Dokumen ASN

Ketika dokumen ASN telah diterima, pihak penerima dapat melakukan verifikasi pada segala informasi yang dilampirkan pada dokumen tersebut. Apabila terdapat kesalahan pada hal-hal seperti spesifikasi barang dan lokasi akhir pengiriman, maka pembeli dapat melaporkan hal tersebut kepada supplier untuk diperbaiki dengan segera sebelum barang dilepas dari gudang atau pusat distribusinya.

d. Verifikasi Penerimaan Barang secara Fisik

Barang yang telah tiba di lokasi yang ditetapkan harus diverifikasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenaran situasi nyata dengan informasi di packing slip dan advanced shipping notice (ASN). Kode batang atau RFID biasanya dicantum dalam dokumen ASN dan produk fisik untuk membantu proses evaluasi barang pengiriman yang lebih efisien.

e. Pembaruan Data dan Evaluasi Pengiriman

Data akhir pengiriman akan diunggah ke sistem logistik perusahaan. Data tersebut kemudian dievaluasi apakah kinerjanya sesuai dengan yang disertakan pada ASN dan kendala apa saja yang terjadinya sepanjang berlangsungnya proses pengiriman. Evaluasi itu akan digunakan sebagai bahan pembelajaran untuk menyusun dan mengelola pesanan dengan lebih baik pada pesanan-pesanan berikutnya.

5. Contoh Penerapan Advanced Shipping Notice di Industri

Advanced shipping notice (ASN) dapat digunakan dalam industri apa saja karena masing-masing perusahaan tentunya memiliki rantai pasokannya sendiri. Namun industri-industri yang lebih cenderung melakukan pesanan barang adalah industri manufaktur dan ritel, sehingga akan dijadikan sebagai landasan contoh pada artikel ini.

Sebuah perusahaan manufaktur komponen otomotif melakukan pesanan bahan baku pada suatu penyedia, dan penyedia tersebut kemudian mengirimkan ASN kepada pembeli. Ketika diverifikasi, perusahaan menyatakan bahwa spesifikasi barang di dokumen tersebut sesuai dengan permintaannya. Dengan menggunakan tanggal pada ASN, bisnis dapat mengelola produksi dengan lebih optimal agar ada ketersediaan ruang pada warehouse ASN.

Sebuah toko besar dengan banyak lokasi menerima informasi ASN dari pusat distribusi yang memberikan rincian tentang jadwal pengiriman produk elektronik terbaru. Dengan informasi ASN ini, setiap lokasi dapat mengatur penempatan persediaan, menyiapkan tim penjualan, dan memperbarui sistem inventaris secara langsung. Ini menjamin proses penerimaan barang dan ketersediaan produk di toko berjalan dengan lancar.

Baca juga: Peran dan Cara Kerja Packing Slip dalam Proses Pengiriman Barang

6. Kesimpulan

ASN (advanced shipping notice) merupakan sebuah variabel penting dalam menjamin proses pengiriman dan penerimaan barang yang lebih efisien, terutama dalam konteks perdagangan internasional. Maka dari itu, perlu adanya pemahaman akan istilah tersebut serta cara kerjanya untuk menyusun sebuah dokumen ASN yang optimal.

Supplier dan mitra logistik biasanya menerapkan sebuah software logistik untuk membantu dalam proses verifikasi barang pengiriman. Apabila penerima menyatakan bahwa terdapat sebuah kesalahan pada spesifikasi barang di dokumen ASN, maka bisnis dapat melacak pesanan yang sesuai dan melakukan penyesuaian.