Peran dan Cara Kerja Packing Slip dalam Proses Pengiriman Barang

Baik Anda merupakan sebuah penyedia jasa pengiriman barang ataupun juga pemilik bisnis ritel e–commerce, sudah diketahui bahwa proses pengiriman barang adalah suatu tahapan yang penting untuk menjamin barang-barang dikirim dengan aman. Namun, terdapat suatu hal yang cenderung tidak diperhatikan pada proses berikut, yakni, penyertaan sebuah packing slip.

Packing slip atau slip pengepakan adalah sebuah dokumen pernyataan yang berisi tentang informasi mengenai barang-barang yang akan dan/atau telah dikirim. Hal ini penting untuk mengetahui apakah segala permintaan barang yang dipesan sebelumnya telah didistribusi ke pembeli dengan benar, lebih penting lagi apabila dalam konteks CPT terms di mana tanggung jawab pengiriman juga berada di tangan penjual barang.

Maka dari itu, diperlukan juga pendalaman mengenai apa itu packing slip, serta juga dengan fungsi dan cara pencetakannya. Simaklah lebih lanjut artikel berikut untuk mengefisienkan lagi proses pengiriman Anda!

Key Takeaways

• Packing slip adalah dokumen yang memberikan informasi mengenai barang-barang dalam sebuah paket.
• Komponen packing slip: Alamat, nomor pesanan, nomor paket, jumlah pesanan, informasi produk, informasi kontak.
• Cara mencetak packing slip adalah antara dengan sistem ERP, manual atau secara elektronik.
• Software logistik ScaleOcean merupakan sebuah alat yang dapat membantu dalam menjalankan proses logistik yang menggunakan slip pengepakan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa yang Dimaksud dengan Packing Slip?

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, packing slip merupakan sebuah dokumen pelengkap yang disertakan dalam sebuah paket dan berisi tentang informasi barang-barang dalam paket tersebut. Ketika sebuah pesanan atau penyewaan jasa contract logistic telah diterima oleh perusahaan, maka data pesanan tersebut akan dimasukkan ke dalam software manajemen gudang untuk menentukan ketersediaan barang yang diminta.

Tujuan dari pencetakan slip pengepakan adalah untuk memberitahukan kepada pembeli bahwa barang-barang yang ia terima sudah sesuai dengan pesanannya. Namun, hal ini juga dapat membantu pihak pengirim. Secara singkat, packing slip merupakan sebuah alat verifikasi bagi pembeli untuk memastikan kebenaran pengiriman, dan merupakan checklist bagi shipper untuk menentukan barang-barang yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan.

Baca juga: 25 Aplikasi Logistik Terbaik untuk Manajemen Transportasi

2. Apa Fungsi dari Packing Slip?

Telah dinyatakan sebelumnya beberapa keunggulan yang didapatkan dari penerapan slip berikut ke dalam proses logistik. Selain yang telah dinyatakan, terdapat juga beberapa fungsi lain. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai fungsi-fungsi slip pengepakan:

a. Memastikan semua Barang yang Dipesan sudah Diterima Pelanggan

Dengan menerapkan slip pengepakan ke dalam proses logistik, maka Anda dapat menjamin proses pengemasan dan pengiriman yang akurat bagi perusahaan Anda. Walaupun begitu, apabila ada terjadinya kesalahan pengiriman dan/atau kerusakan pada proses, maka hal tersebut dapat diidentifikasi oleh pelanggan dan diarahkan kepada perusahaan untuk penyelesaian.

b. Memastikan semua Barang Dikemas dan Dikirim dengan Benar

Tentunya, sebelum suatu pesanan akan didistribusi kepada pelanggan, detail pesanan akan diserahkan kepada staf gudang dan logistik terlebih dahulu. Data berikut akan digunakan sebagai checklist untuk memastikan ketersediaan barang di gudang dan juga untuk memastikan bahwa semua barang telah dikemas dan disusun dengan sesuai.

c. Memudahkan Verifikasi Data Barang dengan Pelanggan

Ketika pesanannya telah tiba, seorang pembeli akan dengan segera menentukan kondisi dan kebenaran barang-barang yang telah ia pesan. Apabila sebuah paket disertakan dengan packing list, maka sang pembeli dapat dengan mudah membandingkan konten dokumen tersebut dengan isi paketnya.

d. Membantu Menentukan Inventaris Akurat untuk Menyelesaikan Pesanan

Berhubungan dengan pergudangan dan inventaris, slip pengepakan dapat membantu dalam mengidentifikasi apakah barang yang dipesan terdapat dalam penyimpanan. Apabila sebuah pesanan ternyata tidak dapat dikabulkan karena kurangnya ketersediaan barang, perusahaan dapat melakukan kontak dengan pelanggan terlebih dahulu untuk mengabarkan dan mencegah komplikasi saat paket tidak komplit tiba kepada pembeli.

e. Memastikan Pengiriman Penuh

Secara keseluruhan, penyertaan packing slip ke dalam segala tahapan pengiriman dapat menjamin proses pengiriman yang komplit. Dengan memastikan ketersediaan barang terlebih dahulu, kemudian memastikan akurasi pengemasan, dan juga verifikasi sendiri dari pelanggan yang berlaku pada setiap pesanan, perusahaan dapat memastikan proses pengiriman tingkat efisiensi paling tinggi.

3. Apa Data yang Harus ada di Isi Packing Slip?

Karena proses logistik merupakan sebuah proses yang melibatkan banyak jumlah tahapan, dari first mile rantai pasokan hingga pengiriman ke pembeli, maka diperlukan informasi tambahan untuk membantu masing-masing pengerjaan yang terlibat. Selain berisi informasi tentang barang pesanan, terdapat beberapa hal yang tercantum dalam slip pengepakan, yakni:

a. Alamat Penjual dan Penerima

Tentu saja, diperlukan sebuah alamat tujuan pengiriman untuk memungkinkan proses distribusi barang. Alamat penjual disertakan sebagai alat verifikasi bagi penerima untuk mengetahui asal-usul sebuah barang, namun alamat penjual cenderung lebih umum berupa kota dan provinsi. Sedangkan alamat penerima harus detail untuk memastikan barang dikirim ke lokasi yang tepat, hingga meliputi jalan, distrik, kota, provinsi, negara dan kode pos.

b. Nomor Pesanan Penjualan

Nomor berikut berfungsi sebagai alat pelacakan status pengemasan dan/atau pengiriman sebuah pesanan. Dengan adanya nomor berikut, perusahaan dapat melacak jumlah penjualan dan pendapatan, serta memastikan bahwa segala pesanan sedang berlangsung dengan aman.

c. Nomor Paket

Seringkali sebuah bisnis atau seorang penjual barang tidak memiliki fasilitas logistiknya sendiri, sehingga proses pengiriman diserahkan kepada mitra-mitra logistik. Seperti halnya nomor pesanan penjualan, nomor paket membantu perusahaan pengiriman untuk melacak status pengiriman barang.

d. Jumlah Pesanan dan Pengiriman

Jumlah barang pesanan yang tercantum dalam sebuah packing list sesuai dengan spesifikasi permintaan pelanggan. Selain membantu pembeli memverifikasi bahwa jumlah barang yang ia terima sesuai, hal ini juga membantu proses pergudangan dalam mengetahui jumlah barang yang diperlukan untuk sebuah pengiriman / paket.

e. Informasi Produk

Selain dari jumlah barang yang dikirim, disertakan juga informasi terperinci mengenai barang. Informasi berikut berupa nama produk dan model produk, stock keeping unit (SKU) dan berat barang.

f. Informasi Kontak

Apabila terjadi sebuah kendala pada proses pengiriman, maka kontak yang tercantum pada slip pengepakan dapat dikontak. Hal ini dapat dilakukan oleh kedua pihak, yakni contoh paling umum adalah panggilan driver pengiriman kepada pembeli apabila barang telah tiba di alamat yang tercantum atau meminta arahan lebih mengenai destinasi pengirimannya.

g. Dimensi dan Berat Paket

Packing slip harus mencantumkan dimensi dan berat paket agar barang dapat dikirim dengan tepat dan aman. Informasi ini penting dalam merencanakan pengiriman serta memilih metode pengiriman yang sesuai. Selain itu, data ini juga digunakan untuk menghitung biaya pengiriman dan memastikan bahwa paket dapat ditangani dengan baik oleh jasa pengiriman.

h. Unit-unit Terperinci Dalam Paket

Untuk memastikan pengiriman yang tepat, packing slip harus mencakup informasi tentang unit-unit terperinci dalam setiap paket, seperti SKU, kuantitas, berat kotor dan bersih, ukuran kemasan, jenis pengepakan dan jumlah paket. Hal ini memastikan bahwa setiap item di dalam paket tercatat dengan jelas dan dapat diverifikasi baik oleh tim pengemasan maupun oleh penerima.

4. Apa Contoh Template Packing Slip?

Untuk memberikan sebuah gambaran tentang packing list yang benar, maka artikel berikut akan menyertakan template gratis slip pengepakan. Berikut adalah contoh packing slip template yang dimaksud:

Baca juga: Apa itu Transportation Management System serta Fiturnya

5. Bagaimana Cara Cetak Packing Slip?

Untuk mencetak packing slip, berikut adalah strategi umum yang bisa diikuti, tergantung pada sistem atau platform yang digunakan:

a. Penggunaan Software ERP

Sebuah software ERP yang bagus seperti ScaleOcean cenderung dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem lain yang ada di perusahaan, yakni seperti sistem retail dan logistik. Dengan menerapkan sistem ini, perusahaan dapat mencetak packing list secara otomatis ketika pesanan masuk, sehingga tidak memakan waktu pemeriksaan dan pencetakan manual.

b. Pencetakan Manual

Walaupun begitu, masih terdapat beberapa perusahaan yang menggunakan metode manual. Hal ini biasa dilakukan dengan men-input data ke dalam sebuah template slip pengepakan yang terdapat di aplikasi seperti Microsoft Word atau Google Docs, kemudian diganti menjadi file PDF dan dicetak. Tentu saja, proses ini sangat memakan waktu yang dapat dialokasi ke proses bisnis lain.

c. Packing Slip Elektronik

Sesuai dengan namanya, slip pengepakan dengan metode berikut tidak di cetak, melainkan dikirim secara langsung kepada pelanggan dalam bentuk file PDF. Walaupun hal ini lebih menghemat waktu karena tidak memerlukan proses pencetakan, tahapan input data secara manual, terutama pada pesanan yang besar, tetap akan memakan waktu yang banyak.

6. Perbedaan Bill of Lading dan Packing Slip

Bill of Lading (BOL) merupakan sebuah dokumen yang disusun untuk memberikan informasi mengenai spesifikasi sebuah pengiriman. Sedangkan packing slip adalah sebuah dokumen yang berisi tentang informasi mengenai barang-barang pesanan. Walaupun kedua dokumen tersebut tampak serupa dan mencantum informasi mengenai barang yang diangkut, terdapat juga beberapa perbedaan:

• Status Hukum: Dokumen BOL merupakan sebuah dokumen yang wajib diberikan kepada pihak penerima sesuai dengan hukum dagang. Sedangkan slip pengepakan, walaupun memiliki banyak manfaat, tidak bersifat wajib.
• Skala: Bill of Lading cenderung digunakan dalam konteks pengiriman internasional, yakni ekspor-impor, berbolak-balik dengan skala domestik yang dicakup packing list.
• Detail Informasi: BOL memiliki informasi lebih banyak dan jelas mengenai spesifikasi pengiriman, meliputi hal-hal seperti mode dan rute transportasi, serta juga asuransi, melainkan packing list yang lebih berfokus pada spesifikasi barang pengiriman saja.

7. Perbedaan Commercial Invoice dan Packing Slip

Walaupun isi kedua dokumen ini kelihatan mirip, terdapat suatu perbedaan utama. Pertama-tama, commercial invoice merupakan sebuah invoice yang disusun untuk perdagangan internasional, berbeda dengan invoice biasa yang lebih cenderung digunakan secara domestik. Karena skalanya yang internasional, commercial invoice juga memiliki lebih banyak detail dibandingkan dengan invoice biasa.

Seperti yang telah dinyatakan, isi kedua dokumen berikut serupa. Namun, perbedaan utama antara keduanya adalah penggunaannya. Packing slip cenderung digunakan sebagai alat untuk mengetahui spesifikasi pesanan oleh penjual dan mengetahui isi pengiriman oleh pembeli. Sedangkan, commercial invoice juga menyertakan informasi barang dan juga informasi mengenai angka dan cara pembayaran.

8. Optimalkan Pembuatan Packing Slip dengan Software Logistik ScaleOcean

Seperti yang telah dinyatakan sebelumnya, pendataan dan pencetakan slip pengepakan secara manual merupakan sebuah proses yang memakan waktu yang banyak. Dan salah satu alat yang dapat diimplementasi untuk membantu dalam penerapan packing slip adalah penggunaan sistem ERP.

Software logistik ScaleOcean adalah sistem logistik terbaik yang dapat diterapkan untuk mengefisienkan proses pengiriman barang. Hal ini dikarenakan kapabilitas sistem berikut untuk menjamin proses pengiriman yang berjalan dengan lancar, sehingga barang tiba di tangan pelanggan dengan aman.

Tidak hanya itu, software berikut juga memiliki angka unlimited user, sehingga dapat digunakan oleh setiap anggota divisi yang terlibat dalam proses pengiriman barang. Terlebih lagi, ScaleOcean juga dapat diintegrasi dengan sistem-sistem lain yang sedang digunakan oleh perusahaan, meningkatkan visibilitas data dan kesuksesan proses otomasi.

Setiap hal tersebut dapat diakses terlebih dahulu melalui demo gratis yang disediakan oleh ScaleOcean. Jadi, Anda dapat mencoba terlebih dahulu apakah software tersebut cocok untuk perusahaan Anda. Terdapat juga beberapa fitur-fitur spesifik yang dapat membantu dalam menjalankan proses pengiriman dengan packing slip, yakni adalah sebagai berikut:

• Booking Management: Memudahkan customer dalam melakukan booking pengiriman untuk berbagai moda transportasi seperti laut, udara, atau darat. Pengguna dapat memilih kapasitas yang diperlukan dan menentukan spesifikasi layanan dengan mudah.
• Tracking Shipment: Fitur ini memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time dengan memberikan nomor pelacakan unik untuk setiap pengiriman. Pengirim dapat memantau lokasi barang, status transit, estimasi waktu kedatangan, serta menerima pembaruan langsung terkait perubahan dalam perjalanan pengiriman.
• Barcode atau QR Code: Software logistik menyertakan fitur pemindaian barcode atau QR code untuk mencocokkan barang yang dikemas dengan packing slip, meminimalkan kesalahan dan mempercepat proses verifikasi.
• Manajemen Multi-vendor: Mengkoordinasikan pengiriman dari berbagai vendor. Packing slip yang dihasilkan dapat mencakup barang dari beberapa sumber, memudahkan perusahaan untuk melacak pengiriman dari setiap vendor dalam satu dokumen.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software di Indonesia Tahun 2025

9. Kesimpulan

Demikian isi artikel berikut tentang packing slip. Walaupun hal tersebut tidak bersifat wajib, perusahaan sebaiknya mengimplementasi penggunaan slip pengepakan ke dalam proses pengiriman untuk meningkatkan efisiensi operasi dan layanan pelanggan. Namun, diperlukan juga sebuah alat yang dapat membantu dalam mengoptimalkan operasi.

Di sinilah di mana software logistik ScaleOcean menjadi solusi. Dengan menerapkan sistem berikut, maka Anda dapat memastikan bahwa segala pengerjaan logistik dalam bisnis berjalan dengan lancar. Apabila Anda ingin mewujudkan hal tersebut, lakukanlah demo gratis Anda sekarang dan berkembang bersama ScaleOcean!