Shipping Advice Adalah: Pengertian dan Proses Buatnya

Kelancaran pengiriman tidak hanya bergantung pada proses pengangkutan, tetapi juga pada kelengkapan dokumen. Salah satunya adalah advice of shipment, yaitu dokumen yang berisi rincian barang dan dikirim sebelum barang tiba di tujuan.

Dikarenakan fungsinya cukup penting, dokumen ini perlu dibuat melalui beberapa tahapan yang harus dikerjakan secara teliti. Artikel ini akan menjelaskan apa itu shipping advice beserta fungsi, komponen utama, hingga proses pembuatan dokumen tersebut. Dengan memiliki pemahaman tersebut, dapat dipastikan proses pengiriman barang berjalan lancar.

Key Takeaways

• Shipping advice adalah dokumen resmi dari penjual kepada pembeli yang menyatakan bahwa pesanan sudah dikirim.
• Dokumen ini terdiri atas informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang, metode pengiriman, nomor kontainer, tanggal pengiriman & estimasi tiba, dan instruksi penerimaan barang.
• Pembuatan shipping advice meliputi pengumpulan data barang, pemilihan metode, pengisian formulir, verifikasi informasi, dan pengiriman dokumen.
• Tingkatkan efisiensi pengelolaan dokumen pengiriman dengan software logistik ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Pengertian Shipping Advice

Shipping advice adalah dokumen penting bagi bisnis logistik yang dibuat pihak 3PL untuk penerima yang memberitahu bahwa barang telah dikirim. Dokumen ini juga dikenal sebagai shipping notification atau shipping confirmation memuat deskripsi barang, jumlah unit, nomor resi, tanggal pengiriman, serta perkiraan waktu kedatangan, yang merupakan bagian dari layanan lengkap shipping service.

Dengan adanya informasi yang lengkap seperti itu, penerima bisa mengawasi status pengiriman dan membuat persiapan penanganannya sesuai jadwal, terutama jika perusahaan menggunakan sistem manajemen gudang yang terintegrasi dengan teknologi terkini

Dalam cakupan yang lebih luas, fungsi shipping advice ini meliputi bantuan koordinasi dan pemantauan proses logistik tersebut. Dengan menggunakan dokumen ini, pihak yang berkecimpung dalam usaha logistik seperti sender, 3PL dan receiver dapat merencanakan proses penerimaannya secara efisien dan juga melakukan proses pengecekan terhadap barang yang diterima tersebut.

2. Komponen Utama dalam Shipping Advice

Dokumen ini mencakup berbagai komponen berupa informasi lengkap pengiriman, agar semua pihak memiliki data yang sama serta prosesnya berjalan lancar. Dibawah ini adalah komponen-komponen utama dalam dokumen advice of shipment.

a. Informasi Pengirim dan Penerima

Bagian yang dimaksud terdiri dari nama, alamat, serta data tentang penerima dan pengirim. Dengan adanya data ini, paket dapat diteruskan ke tempat yang sesuai dan komunikasi antara keduanya menjadi lancar.

Informasi tersebut pun penting dalam hal pelaksanaan langkah-langkah hukum dan kasusnya bila ada permasalahan. Informasi seperti ini umumnya ada pada advanced shipping notice.

b. Deskripsi Barang

Pada bagian ini dijelaskan secara detail mengenai apa saja yang dikirim, mulai dari jenis, jumlah, dan kondisi barang sampai shipping mark yang merupakan tanda visual penting dari barang yang dikirim. Dalam hal ini, deskripsi harus dijelaskan secara detail agar penerima dapat mengetahui dengan jelas, melakukan verifikasi dan klaim asuransi bila terjadi kesalahan dalam pengiriman.

c. Metode Pengiriman

Pada bagian ini akan dijelaskan cara pengiriman barang tersebut, mulai dari jenis transportasi hingga nama vendor logistik yang terlibat. Dengan informasi ini, penerima akan memiliki gambaran tentang cara pengiriman produk, perkiraan waktu sampainya barang, serta potensi resiko yang mungkin timbul saat transit Selain itu, penerima bisa mempersiapkan prosedur penerimaan barang sesuai dengan karakteristik transportasi yang digunakan.

d. Nomor Kontainer atau Nomor Tracking

Nomor ini memudahkan pengirim dan penerima untuk melacak lokasi barang yang sedang diantar secara real-time. Kontainer Number digunakan pada pengiriman via laut, sedangkan Tracking Number digunakan untuk pengiriman udara atau darat. Melalui info lokasi tersebut, pihak penerima dapat mempermudah penentuan waktu kedatangan barang.

e. Tanggal Pengiriman & Estimasi Tiba

Informasi tersebut perlu diketahui agar mereka mengetahui kapan barang dikirim dari tempat pengiriman barang dan kapan diharapkan sampai di port of discharge atau tempat penerimaan barang lainnya. Dengan mengetahui tanggalnya, tentu akan lebih memudahkan kedua belah pihak dalam melakukan persiapan penerimaan barang.

f. Instruksi Khusus Penerimaan Barang

Ini adalah instruksi dengan aturan atau persyaratan khusus yang harus diterapkan ketika menerima benda dan disebut juga shipping instruction agar proses penanganannya sesuai standar.

Misalnya, bisa jadi permintaan untuk langsung melaksanakan inspeksi terhadap benda yang diterima, aturan khusus yang berkaitan dengan penanganan benda yang berbahaya atau rentan rusak, bahkan prosedur keamanan yang harus dijalankan. Hal tersebut harus disertakan pada instruksi tersebut untuk mengurangi risiko kerusakan, kehilangan, atau kesalahan selama proses penerimaan.

3. Manfaat Penggunaan Shipping Advice

Shipping advice memudahkan komunikasi antara pengirim dan penerima mengenai pemberitahuan resmi pengiriman barang, memfasilitasi koordinasi penerimaan, dan memastikan kesiapan semua pihak internal dan eksternal terkait dengan baik dalam proses logistik. Selain itu, dokumen ini memiliki manfaat lain sebagai berikut.

a. Mengkoordinasikan Proses Logistik

Shipping advice berisi detail pengiriman, nomor kontainer, serta detail cargo agar tim logistik dapat mengatur langkah-langkah pengiriman tersebut. Dengan data tersebut, tim dapat melakukan penentuan moda pengiriman selanjutnya, alokasi sumber daya, serta memperkecil jangka waktu tunggu di pelabuhan untuk menjamin kelancaran supply chain. Selain itu, informasi atas status shipping membantu tim dalam menangani perubahan kondisi seperti penundaan cuaca atau jadwal bongkar muat yang bergeser.

b. Mempermudah Persiapan Penerimaan Barang

Dengan adanya estimasi waktu kedatangan dan cara penanganan, shipping advice membantu penerima dalam mempersiapkan proses bongkar muat. Tim gudang dapat menyiapkan area kerja, tenaga operasional, serta peralatan seperti forklift sehingga proses penerimaan barang berlangsung lebih lancar dan sesuai standar operasional.

Selain itu, staf gudang akan semakin mudah dalam melakukan penempatan barang. Adanya shipping order yang jelas juga akan membantu proses koordinasi pengirim, penerima, dan jasa lebih mudah sehingga proses pengiriman dapat dilakukan tanpa hambatan.

c. Memastikan Kepatuhan Kontrak

Sebagai bukti pengiriman sesuai perjanjian, shipping advice biasanya memuat informasi seperti tanggal pengapalan, jumlah barang, serta kondisi kargo saat dikirim. Data ini menjadi acuan penting untuk proses audit, klaim asuransi, maupun verifikasi pembayaran antara pihak yang terlibat dalam transaksi.

Lebih dari itu, informasi tersebut juga membantu tim hukum dan compliance memantau pemenuhan SLA (Service Level Agreement). Dari data ini, perusahaan dapat menilai konsistensi layanan sekaligus mengevaluasi reputasi shipping line dan penyedia jasa logistik yang digunakan.

c. Memastikan Pemenuhan Kontrak

Dalam hal memeriksa apakah pengiriman telah dilakukan sesuai dengan kesepakatan, shipping advice biasanya berisi rincian seperti tanggal pengiriman, jumlah produk, dan kondisi kargo pada saat pengiriman. Informasi ini akan digunakan sebagai dasar untuk melakukan auditing, klaim asuransi, atau validasi pembayaran di antara yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Namun, data tersebut juga akan digunakan oleh departemen hukum dan compliance untuk melacak pemenuhan SLA (Service Level Agreement). Melalui informasi tersebut, perusahaan bisa mengetahui tingkat konsistensi layanan dan mengukur reputasi

4. Fungsi Shipping Advice

Shipping advice berfungsi sebagai pemberitahuan resmi kepada penerima bahwa pesanan telah dikirim dan sedang dalam perjalanan. Pada umumnya, dokumen ini memuat informasi seperti tanggal pengiriman, nomor kontainer, serta estimasi waktu tiba sehingga penerima dapat menyiapkan proses logistik di lokasi tujuan.

Melalui informasi tersebut, tim penerima dapat mempersiapkan area bongkar muat, bekerjasama dengan pekerja, dan menyiapkan peralatan yang dibutuhkan. Selain itu, adanya booking confirmation dalam dokumen ini juga menegaskan bahwa pengiriman ini telah dikonfirmasi oleh pengirim dan shipping line.

Fungsi lainnya dari dokumen ini adalah membantu bagian keuangan untuk memprediksi kondisi pengeluaran dan mempersiapkan arus kas yang berkaitan dengan pengiriman. Pemberitahuan melalui shipping advice membantu mencegah terjadi kesalahan dan keterlambatan pengiriman, sekaligus memastikan semua pihak agar siap menerima barang sesuai jadwal.

5. Proses Pembuatan Shipping Advice

Setelah memahami fungsi shipping advice, langkah berikutnya adalah menyusun shipping advice secara tepat. Setiap tahap perlu dilakukan dengan teliti agar data pengirimannya akurat dan proses distribusi berjalan lancar. Berikut tahapan pembuatan advice of shipment.

a. Pengumpulan Informasi Barang

Pertama, kumpulkan semua informasi yang relevan tentang barang yang akan dikirim. Ini mencakup jenis barang, jumlah, berat, dan dimensinya, serta informasi lain yang diperlukan seperti kode HS untuk keperluan bea cukai. Nah, informasi ini biasanya diperoleh dari dokumen invoice atau packing list yang disertakan pada barang saat diterima di titik pengumpulan barang.

b. Pemilihan Metode Pengiriman

Setelah semua informasi lengkap dan benar, langkah berikutnya adalah memilih metode pengiriman yang paling efektif dan efisien berdasarkan kebutuhan dan prioritas. Banyak faktor yang mempengaruhi pertimbangan ini termasuk biaya freight, kecepatan pengiriman, dan kondisi barang. Misalnya, barang yang mudah rusak mungkin perlu pengiriman yang lebih cepat atau pengemasan khusus. Sementara dalam beberapa kasus, metode LCL atau LTL mungkin dinilai lebih ekonomis.

c. Pengisian Formulir Shipping Advice

Setelah itu, Anda dapat melengkapi form shipping advice. Form tersebut umumnya berisi data pengirim dan penerima, informasi tentang benda yang dikirim, cara pengiriman, dan nomor tracking. Pastikan Anda melengkapi form tersebut dengan teliti karena jika salah, hal tersebut justru akan membuat proses pengiriman menjadi terhambat.

d. Verifikasi Informasi

Sebelum shipping advice dikirimkan ke penerima, lakukan verifikasi pada semua informasi yang sudah tercatat. Libatkan juga beberapa tim terkait seperti tim logistik atau keuangan, untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam detail barang atau informasi pengiriman. Langkah ini juga sering melibatkan pihak ketiga seperti jasa layanan logistik untuk memastikan semua aspek dalam formulir telah sesuai dengan regulasi yang berlaku.

e. Pengiriman Shipping Advice

Setelah semua informasi diverifikasi, Anda bisa mengirimkan dokumen kepada pihak terkait lainnya. Pengiriman ini bisa dilakukan melalui online seperti email atau menggunakan 3PL software yang dapat membantu dalam pengelolaan dokumen pengiriman untuk memastikan penerimaan yang cepat.

Dengan menerima dokumen tersebut, pihak penerima perlu melakukan berbagai persiapan untuk menerima barang dan melakukan pengecekan yang diperlukan sesuai dengan instruksi yang telah diberikan.

Dengan mengikuti tahapan pembuatan advice of shipment di atas, pihak-pihak yang berhubungan dengan dunia logistik dapat menghindari kesalahan dalam proses pengiriman dan berkomunikasi dengan lebih baik satu sama lain, sehingga barang akan sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik.

Dikutip dari DocShipper, banyak perusahaan dan otoritas di Asia dan global mengintegrasikan pengiriman dokumen secara elektronik (EDI/API) untuk pemberitahuan pengiriman yang lebih cepat, yang juga termasuk pengiriman shipping advice digital.

Baca juga: Ketahui Shipping Quotation dan Fungsinya

6. Kesimpulan

Shipping advice adalah dokumen logistik yang dikirimkan oleh pihak 3PL untuk penerima barang sebagai bentuk konfirmasi bahwa barang telah dikirimkan. Dokumen ini terdiri dari berbagai informasi, seperti deskripsi barang, metode pengiriman, hingga estimasi waktu tiba barang. Melalui informasi tersebut, pihak consignee bisa merencanakan jadwal dan tenaga untuk proses penerimaan.

Dokumen ini perlu dibuat dengan mengikuti sejumlah tahapan. Mulai dengan pengumpulan informasi barang secara lengkap dan akurat, hingga verifikasi sebelum disebarluaskan. Pastikan setiap informasi telah ditulis dengan benar agar proses pengiriman dan penerimaan barang dilakukan secara efektif dan efisien.

Untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan dokumen seperti shipping advice, perusahaan logistik dapat memanfaatkan software freight forwarding terbaik yang menyediakan otomatisasi, pelacakan, dan integrasi dokumen secara real-time. Penggunaan software ini meningkatkan akurasi dan efisiensi proses pengiriman.