Ketahui Shipping Quotation, Fungsi, serta Isi Umumnya

Di industri logistik yang bergerak cepat, setiap keputusan keuangan harus diambil dengan cermat. Kesalahan kecil dalam estimasi biaya dapat berdampak signifikan terhadap profitabilitas.

Oleh karena itu, shipping quotation atau penawaran pengiriman memegang peranan penting sebagai alat untuk memastikan perencanaan biaya yang akurat dan efisien. Ketepatan perencanaan dan transparansi biaya melalui shipping quotation menjadi kunci sukses dalam rantai pasok internasional.

Ketika perusahaan logistik hendak mengirimkan barang, mereka perlu memahami estimasi tarif, jadwal kedatangan, dan syarat layanan agar proses logistik terlaksana tanpa hambatan. Proses ini mempermudah divisi keuangan dalam merencanakan anggaran, mempercepat pengambilan keputusan, dan meminimalkan risiko klaim asuransi di kemudian hari.

Selain itu, dokumen penawaran tarif ini memungkinkan perbandingan cepat antara berbagai penyedia jasa, memudahkan negosiasi harga dan waktu tempuh, serta membantu tim operasional menyiapkan sumber daya dengan lebih efisien.

Kini, setiap pelaku usaha dapat memanfaatkan shipping quotation sebagai alat strategis untuk meningkatkan daya saing dan keandalan layanan. Seperti apa fungsi dan jenis-jenisnya? Yuk simak penjelasan lengkapnya!

Key Takeaways

• Shipping quotation adalah dokumen berisi rincian estimasi biaya dari penyedia jasa logistik yang disampaikan kepada calon pelanggan.
• Fungsi shipping quotation adalah mengestimasi biaya sebelum transaksi, mempermudah perbandingan penawaran, serta memberikan kepastian biaya dan waktu pengiriman.
• Isi umum shipping quotation adalah informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang yang dikirim, dan jenis transportasi yang digunakan.
• Kelola shipping quotation secara lebih akurat dan efisien dengan ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Quotation?

Shipping quotation, atau kutipan pengiriman, adalah dokumen yang berisi estimasi biaya dan jadwal pengiriman barang dari satu lokasi ke lokasi lain. Dokumen ini menyajikan informasi lengkap mulai dari titik penjemputan dan tujuan pengiriman, jenis serta jumlah barang, moda transportasi yang digunakan, hingga rincian tarif dan perkiraan waktu tiba.

Dengan data seperti nomor referensi, tanggal penawaran, dan masa berlaku tarif, calon pelanggan dapat membandingkan opsi layanan dan merencanakan anggaran sesuai kebutuhan.

Selain itu, shipping quotation membantu mengurangi risiko kesalahan perhitungan biaya serta memastikan transparansi antara penyedia jasa logistik dan pelanggan. Dokumen ini kerap dikaitkan dengan dokumen ekspor impor sebagai acuan tambahan kepatuhan regulasi, pelacakan biaya internal, dan validitas utama penawaran.

Baca juga: Shipping Service: Arti, Jenis, dan Contohnya

2. Fungsi Shipping Quotation

Shipping quotation berperan penting dalam perencanaan pengiriman dengan memberikan gambaran biaya dan syarat layanan sebelum transaksi, sehingga tahapan logistik dapat dipersiapkan dengan matang.

a. Mengestimasi Biaya Sebelum Transaksi

Dokumen ini menyajikan estimasi tarif lengkap berdasarkan rute, jenis kargo, dan moda transportasi. Dengan detail biaya angkutan, handling, dan freight surcharges, termasuk shipping fee, pelanggan dapat memperkirakan anggaran yang dibutuhkan secara lebih menyeluruh.

Estimasi awal ini mencegah adanya tagihan tak terduga setelah pengiriman, sehingga manajemen keuangan perusahaan tetap terkendali dan transparan sejak tahap perencanaan.

b. Mempermudah Perbandingan Penawaran

Shipping quotation memudahkan pelanggan untuk membandingkan penawaran dari berbagai penyedia logistik. Dokumen ini merangkum tarif, jadwal, dan layanan tambahan secara terstruktur. Dengan begitu, pelanggan bisa mengevaluasi opsi yang ada dengan cepat dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan waktu serta anggaran mereka.

c. Memberikan Transparansi Biaya

Dokumen ini memberikan transparansi antara penyedia jasa dan pelanggan terkait biaya serta layanan yang diberikan. Dokumen ini mencantumkan validitas harga, syarat pembayaran, dan estimasi tanggal tiba kargo.

Transparansi ini mempercepat proses negosiasi dan meminimalkan risiko penundaan terkait biaya pengiriman. Anda bisa mengoptimalkan biaya dengan menghitungnya secara akurat menggunakan kalkulator biaya freight, sehingga Anda mendapatkan gambaran jelas tentang estimasi tarif yang harus dikeluarkan.

Pencantuman jadwal kedatangan juga memudahkan koordinasi internal penerima, sehingga seluruh proses logistik berjalan sesuai rencana tanpa kebingungan terkait biaya maupun waktu pengiriman.

d. Sebagai Acuan Keputusan

Salah satu fungsi shipping quotation adalah menjadi panduan yang membantu pelanggan mengambil keputusan. Dengan menyajikan informasi lengkap tentang layanan, biaya, dan jadwal pengiriman dari berbagai penyedia, dokumen ini memungkinkan pelanggan mengevaluasi pilihan secara objektif. Hasilnya, mereka dapat memilih mitra logistik yang paling cocok untuk bisnis mereka.

Baca juga: Apa itu Shipping Instruction, Fungsi, Isi dan Contohnya

3. Isi Umum Shipping Quotation

Shipping quotation pada umumnya memuat komponen utama yang membantu pengirim dan penerima merencanakan proses pengiriman. Dokumen ini menyajikan detail kontak, spesifikasi kargo, metode angkut, rincian biaya, jadwal tiba, serta syarat layanan.

Penyajian ringkas namun informatif memastikan semua pihak memahami cakupan layanan sebelum transaksi dilanjutkan.

a. Informasi Pengirim dan Penerima

Bagian ini menampilkan nama, alamat, nomor telepon, dan email kedua pihak. Data akurat meminimalkan risiko salah muat atau kesalahan alamat. Informasi kontak lengkap juga memudahkan koordinasi jika terdapat perubahan jadwal atau kendala operasional, sehingga proses pengiriman dapat diselesaikan tepat waktu dan sesuai rencana.

b. Deskripsi Barang yang Dikirim

Menjelaskan jenis, jumlah, dimensi, dan berat kotor kargo dengan jelas. Spesifikasi mencakup klasifikasi barang (misalnya barang berbahaya atau mudah rusak) serta informasi kemasan. Detail ini penting untuk menentukan perlakuan khusus, persyaratan penanganan, dan estimasi kapasitas ruang angkut yang dibutuhkan selama transit.

c. Jenis Transportasi yang Digunakan

Mencantumkan moda pengiriman laut, udara, atau darat, serta rute utama yang dilalui. Pilihan moda memengaruhi kecepatan, biaya, dan risiko. Informasi ini membantu pelanggan menilai keandalan layanan serta menyesuaikan harapan waktu tiba. Penetapan moda juga berdampak pada asuransi dan regulasi kepabeanan yang wajib dipenuhi.

d. Rincian Biaya Pengiriman

Bagian ini menguraikan tarif dasar, handling, premi asuransi, dan bea masuk jika berlaku. Tiap komponen dipecah secara transparan agar pelanggan mengerti struktur biaya. Untuk mempelajari lebih dalam komponen tarif, kunjungi halaman biaya freight adalah sebagai referensi tambahan sebelum membuat keputusan.

e. Estimasi Waktu Pengiriman

Menampilkan tanggal penjemputan, masa transit, serta perkiraan tanggal kedatangan. Informasi ini memberi gambaran jadwal operasional dan memudahkan penyesuaian kapasitas gudang. Kejelasan jadwal juga membantu menghindari keterlambatan biaya demurrage atau penalti. Transparansi waktu membuat pelanggan bisa merencanakan penerimaan barang secara efisien.

f. Syarat dan Ketentuan Pengiriman

Memuat batasan berat, dimensi maksimum, kondisi kargo saat diterima, serta kebijakan klaim asuransi. Selain itu, bagian ini merinci proses konfirmasi pemesanan sebelum pengiriman. Ketentuan tersebut menjadi acuan hukum dan operasional, memastikan kedua pihak memahami hak dan kewajiban selama pengiriman berjalan.

4. Mengapa Shipping Quotation Penting?

Shipping quotation berperan penting dalam industri logistik karena membantu mencegah timbulnya biaya tambahan di kemudian hari dengan memberikan estimasi tarif yang transparan sejak awal.

Dokumen ini memungkinkan calon pengirim memilih pilihan layanan logistik yang paling efisien dan hemat biaya, berdasarkan perbandingan penawaran dari berbagai penyedia. Dengan informasi lengkap mengenai tarif dan estimasi waktu tiba, proses pengiriman pun dapat dipercepat, karena pelanggan sudah memiliki kejelasan biaya dan jadwal sebelum transaksi dimulai.

Selain itu, shipping quotation berfungsi sebagai dasar perencanaan anggaran dan manajemen risiko, memastikan bahwa setiap langkah dalam rantai pasok dapat dijalankan sesuai rencana tanpa hambatan finansial maupun operasional. Namun, mengelola semua informasi shipping quotation secara manual sering kali memakan waktu dan rentan terjadi kesalahan.

Karena itu, peran teknologi menjadi sangat penting untuk memastikan akurasi sekaligus efisiensi proses. Dengan penggunaan software logistik ScaleOcean, perusahaan dapat menyusun dan membandingkan quotation secara otomatis, sehingga waktu dapat dihemat dan kinerja operasional meningkat.

ScaleOcean juga membantu menyimpan riwayat quotation secara terpusat, meminimalkan risiko kehilangan data. Fitur ini juga mengintegrasikan data inventaris dan pengiriman, memberikan laporan real-time untuk perencanaan biaya logistik yang lebih akurat.

5. Kesimpulan

Shipping quotation merupakan dokumen untuk memantau proses pengiriman barang agar berjalan mulus dan terukur. Dokumen ini tidak hanya memberikan transparansi biaya dan jadwal, tetapi juga memudahkan evaluasi cepat antarpenyedia, perencanaan anggaran yang akurat, serta mitigasi risiko keterlambatan dan kelebihan biaya.

Dengan memuat detail lengkap mulai dari data pengirim, spesifikasi kargo, hingga syarat layanan, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya operasional, menjaga kepatuhan kontrak, dan meningkatkan keandalan rantai pasok.

Selain itu, kepastian tarif dan estimasi waktu tiba memudahkan koordinasi lintas departemen, dari keuangan hingga gudang, sehingga setiap langkah dapat dipersiapkan dengan lebih efisien. Platform terintegrasi dengan sistem ERP ScaleOcean dan memberikan laporan analisis kinerja pengiriman. Coba demo gratis ScaleOcean untuk melihat langsung manfaatnya.