Kenali Macam-macam Dokumen untuk Ekspor dan Impor

Menghadapi proses pengiriman logistik internasional dapat menjadi hambatan bagi bisnis, terutama dengan kompleksitas dokumen ekspor impor yang harus dipenuhi. Bahkan kesalahan kecil, seperti kekurangan satu dokumen atau ketidaksesuaian informasi, dapat menunda pengiriman, menambah biaya, dan merusak reputasi perusahaan Anda.

Memahami dan mengelola dokumen ekspor impor dengan benar bukan hanya sekadar kewajiban, tetapi juga merupakan investasi strategis yang dapat memperkuat bisnis Anda. Dengan pengelolaan yang tepat, Anda bisa mencegah hambatan, memastikan perusahaan patuh terhadap regulasi, dan mempercepat proses pengiriman.

Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan keunggulan kompetitif yang signifikan dalam industri logistik. Artikel ini akan jadi panduan Anda dalam menyusun, menyiapkan, dan mengelola berbagai dokumen ekspor impor yang umum dibutuhkan. Kami juga akan membahas manfaat tiap dokumen dan memberikan contohnya.

Apa itu Dokumen Ekspor Impor?

Dokumen ekspor impor adalah berkas esensial yang wajib ada dalam setiap transaksi perdagangan internasional. Dokumen-dokumen berfungsi sebagai bukti sah atas setiap transaksi dan proses pengiriman yang dilakukan perusahaan.

Selain itu, dokumen ini memastikan kepatuhan terhadap berbagai regulasi perdagangan yang berlaku, baik di tingkat nasional maupun internasional. Faktur, daftar kemasan, bill of lading, dan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) adalah beberapa contoh utamanya.

Kelancaran proses ekspor impor sendiri sangat bergantung pada efisiensi di berbagai titik kunci dalam rantai pasok, termasuk di pelabuhan. Memahami jenis port logistik dan fungsinya menjadi penting dalam memastikan alur barang tidak terhambat.

Mengapa Dokumen Ekspor Impor Penting untuk Logistik?

Dokumen impor barang dan ekspor menjadi hal penting yang harus dipersiapkan dan dikelola sebelum pengiriman dilakukan. Salah satu dokumen penting dalam proses impor adalah angka pengenal impor, yang berfungsi sebagai identitas resmi importir dalam pengurusan bea cukai dan pengawasan barang

Ini memastikan transparansi transaksi, perlindungan hukum, dan memudahkan komunikasi antara eksportir, importir, freight forwarder, serta vendor transportasi logistik. Hal ini menjadi dasar pengertian ekspor dan impor di mana proses ini menjadi kegiatan yang penting dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan pasar.

Proses ekspor dan impor yang kompleks memerlukan pengelolaan dokumen yang sesuai regulasi sebagai hal yang sangat penting. Oleh karena itu, perusahaan harus terlebih dahulu memahami jenis dan fungsi dari tiap berkas yang perlu dipersiapkan untuk memastikan kelancaran proses tersebut.

Dengan menggunakan document management system, proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen ekspor-impor menjadi lebih terstruktur dan efisien. Sistem ini juga mengurangi risiko kesalahan serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku di setiap tahapan pengiriman.

Baca juga: 5 Aplikasi Ekspor Impor untuk Proses Logistik

Apa Saja Jenis Dokumen Ekspor Impor?

Dalam proses ekspor-impor, yang melibatkan banyak dokumen logistik, terdapat berbagai jenis berkas yang perlu disiapkan. Persiapan dokumen-dokumen ini penting untuk memastikan kelancaran pengiriman dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Mulai dari faktur penjualan, daftar kemasan barang, bukti pengangkutan, deklarasi kepabeanan, hingga letter of credit dan letter of indemnity, setiap dokumen ini memegang peran penting dalam kelancaran alur logistik global. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Faktur (Invoice)

Invoice berfungsi sebagai tagihan penjualan dari bisnis logistik kepada consignee, merinci deskripsi barang, jumlah, harga per unit, dan total nilai transaksi. Dokumen ini krusial untuk pembayaran internasional dan sebagai bukti penjualan yang diperlukan untuk akuntansi, pajak, serta verifikasi bea cukai.

Ada berbagai jenis faktur yang digunakan dalam proses dokumentasi kegiatan ekspor impor, seperti komersial, sementara, atau konsuler yang melengkapi proses ini. Adapun contoh dokumen ekspor (pengiriman) barang invoice:

2. Daftar Kemas (Packing List)

Packing list adalah dokumen ekspor impor yang merinci barang yang akan dikirim, termasuk jumlah, berat, dimensi, deskripsi, dan cara pengemasannya. Dokumen utama ini memudahkan semua pihak, dari bea cukai hingga penerima, memverifikasi isi kiriman.

Adanya packing list dalam proses ekspor impor sangat membantu pemeriksaan di pelabuhan dan meminimalkan kesalahan barang. Berikut contoh format dokumen ekspor impor packing list:

3. Surat Konosmen (Bill of Lading) atau Surat Muatan Udara (Air Waybill)

Bill of lading (B/L) adalah dokumen ekspor impor yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan dan tanda terima barang, mencakup deskripsi barang, jumlah, tujuan pengiriman, serta kondisi pengangkutan. Surat ini juga menjadi bukti kepemilikan barang.

Penerima sah berhak mengklaim barang di pelabuhan tujuan, dan berperan dalam transaksi letter of credit (L/C), bahkan memungkinkan telex release. Untuk pengiriman udara, dokumen serupa disebut Air Waybill (AWB) sebagai tanda terima barang. Berikut contoh dokumen ekspor impor bill of lading:

4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) merupakan dokumen wajib yang harus diserahkan kepada Bea Cukai sebelum proses ekspor. PEB memuat informasi detail tentang barang yang akan diekspor, memastikan transparansi dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Kelengkapan PEB sangat vital untuk kelancaran customs clearance.

5. Surat Keterangan Asal (SKA) atau Certificate of Origin (CoO)

Berikutnya, Certificate of Origin (CoO) adalah berkas resmi ekspor impor yang menunjukkan asal barang yang diekspor. Dikeluarkan oleh otoritas berwenang, CoO memverifikasi barang memenuhi kriteria asal sesuai peraturan perdagangan internasional.

Dokumen ini juga menentukan tarif bea masuk, karena banyak negara memberikan tarif preferensial. HS code juga digunakan bersama CoO untuk klasifikasi dan perhitungan tarif yang tepat. Ini contoh dokumen ekspor impor certificate of origin:

6. Polis Asuransi (Insurance Certificate)

Insurance certificate adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan asuransi, memuat cakupan asuransi pengiriman, jenis risiko yang ditanggung, nilai barang yang diasuransikan, hingga periode asuransi. Dokumen ini melindungi eksportir dan importir dari kerugian finansial akibat kerusakan atau kehilangan selama pengiriman.

Bank pun sering meminta bukti asuransi dalam transaksi L/C untuk menjamin keamanan barang. Ini dia contoh dokumen impor barang dan ekspor insurance certificate:

7. Customs Declaration

Customs declaration adalah dokumen resmi yang harus diisi eksportir atau importir saat mengirim barang lintas negara, diserahkan kepada bea cukai. Dokumen ini memuat deskripsi, jumlah, nilai, dan negara asal/tujuan barang.

Bea cukai menggunakannya untuk menilai pajak dan bea masuk, serta memastikan kepatuhan regulasi. Kesalahan dalam pengisian datanya dapat menyebabkan denda atau surat keterlambatan pengiriman. Ini contoh dokumen pengiriman barang custom declaration:

8. Manifest Cargo

Dokumen ekspor impor berikutnya adalah manifest cargo, sebuah dokumen resmi yang merinci semua muatan kargo dalam sebuah kapal. Dokumen ini mencakup informasi penting seperti jumlah, deskripsi, tujuan barang, serta identitas pengirim dan penerima.

Tujuannya memudahkan bea cukai dalam inspeksi dan menjamin pengiriman sesuai regulasi perdagangan internasional. Stowage plan juga penting untuk pengaturan muatan yang aman. Berikut contoh dokumen ekspor dan impor manifest cargo:

9. Export/Import Certificate

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang yang dikirim telah memenuhi persyaratan regulasi baik dalam cakupan lokal maupun internasional. Termasuk standar kesehatan, keamanan, dan perlindungan lingkungan.

Untuk beberapa jenis barang tertentu, seperti produk makanan, obat-obatan, dan bahan kimia, dokumen ekspor impor satu ini juga menjadi bukti sah bahwa produk telah lulus inspeksi kualitas dan keamanan. Selain itu, export/import certificate juga penting untuk memperlancar proses kliring bea cukai dan pengiriman barang.

Dengan memiliki dokumen ekspor impor ini, eksportir dan importir dapat membuktikan kepada otoritas bahwa semua tugas dan kewajiban untuk pengiriman barang telah dipenuhi. Jadi, kemungkinan penundaan dapat diminimalisir. Ini contoh dokumen ekspor impor terkait sertifikat:

10. Shipping Instruction

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen ekspor impor yang dikeluarkan oleh eksportir atau pengirim kepada pihak 3PL, berisi detail lengkap pengirim dan penerima, deskripsi barang, jumlah muatan, jenis kemasan, arrival notice, dan destinasi akhir.

SI menjadi panduan bagi 3PL untuk memproses dokumen pengiriman, termasuk bill of lading (B/L). Kesalahan pengisian SI dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman dan potensi biaya tambahan. Berikut contoh shipping instruction yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

11. Letter of Credit (L/C)

Dokumen Letter of Credit (L/C) adalah jaminan pembayaran yang dikeluarkan oleh bank pembeli. L/C memastikan penjual menerima pembayaran setelah memenuhi persyaratan yang disepakati.

Adanya dokumen ini memberikan keamanan bagi kedua belah pihak dalam transaksi internasional, karena menjamin pembayaran meskipun terjadi ketidaksepakatan antara penjual dan pembeli. Berikut ini adalah contoh dokumen Letter of Credit:

12. Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB)

Setelah proses bea cukai selesai dan barang impor dinyatakan layak, Bea Cukai akan menerbitkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB). Dokumen ini berfungsi sebagai izin resmi bagi importir untuk mengeluarkan barangnya dari kawasan pabean atau gudang penyimpanan.

SPPB adalah langkah krusial untuk memastikan barang dapat diambil dan melanjutkan perjalanannya ke lokasi penerima. Berikut ini adalah contoh umum sebuah SPPB:

13. Sertifikat Fitosanitari, Fumigasi, dan Veteriner

Berikutnya ada sertifikat fitosanitari, fumigasi, dan veteriner, yang merupakan dokumen ekspor impor penting untuk produk pertanian dan hewani. Dokumen-dokumen ini memastikan produk yang dikirim bebas dari penyakit atau hama yang dapat mempengaruhi kesehatan di negara tujuan.

Sertifikat ini dikeluarkan oleh lembaga berwenang di negara asal sebagai persyaratan untuk barang tertentu agar masuk tanpa kendala. Berikut ini adalah contoh dokumen sertifikat untuk fitosanitari, Fumigasi, dan Veteriner:

14. Letter of Indemnity (LOI)

Letter of Indemnity (LOI) adalah dokumen hukum yang dikeluarkan oleh satu pihak, seperti eksportir, untuk memberikan jaminan finansial. Dokumen ini ditujukan kepada pihak lain, seperti pengangkut, untuk menanggung kerugian yang mungkin timbul dalam proses pengiriman barang.

Dalam ekspor impor, letter of indemnity sering digunakan ketika dokumen utama seperti Bill of Lading belum lengkap atau tersedia tepat waktu. Dokumen ini penting untuk mitigasi risiko, memastikan pengangkut tetap memproses barang dengan jaminan bahwa kerugian akibat masalah dokumen akan ditanggung pihak penerbit LOI.

Berikut ini adalah contoh dokumen LOI:

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Apa Fungsi Dokumen Ekspor Impor dalam Proses Logistik?

Dokumen ekspor impor penting untuk memastikan kepatuhan regulasi, kelancaran transportasi, pembayaran, klaim asuransi, serta pengendalian barang. Dokumen ini juga mempercepat proses pabean dan bea cukai. Tanpa kelengkapan dan akurasi, pengiriman bisa terhambat oleh keterlambatan atau denda. Ini manfaat utamanya:

1. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi

Dokumen impor barang dan ekspor barang sangat diperlukan untuk memastikan pengiriman atau penerimaan barang mematuhi regulasi negara tujuan. Kepatuhan bea cukai, izin impor, serta standar lainnya penting untuk diperhatikan agar menghindari masalah hukum, denda, atau penahanan barang.

Contoh dokumen ekspor impor juga akan mempermudah pihak berwenang dalam melakukan pemeriksaan barang yang masuk atau keluar dari suatu negara. Anda bisa menggunakan jasa customs broker untuk memudahkan pengelolaan administratif dan dokumentasi impor ekspor secara lengkap dan tepat.

2. Menjamin Kelancaran Proses Transportasi

Mengelola dokumen ekspor impor seperti bill of lading dan dokumen lainnya akan melancarkan alur pengiriman barang antarnegara. Dokumen impor barang dan ekspor barang akan memberikan bukti sah atas pengiriman barang serta informasi yang diperlukan oleh pihak pengirim, penerima, dan penyedia transportasi.

Tanpa dokumen yang tepat, proses pengiriman bisa tertunda atau bahkan terhenti karena ketidaksesuaian data atau kehilangan barang. Salah satu dokumen yang juga penting dalam proses distribusi kontainer adalah dokumen release order.

Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak pelayaran sebagai bukti bahwa kewajiban administrasi telah dipenuhi, memungkinkan kontainer dilepaskan dan diteruskan ke tujuan akhir. Adanya dokumen container release order juga dapat membantu menghindari keterlambatan pengiriman dengan memastikan semua persyaratan administrasi telah terpenuhi.

3. Membantu Proses Pembayaran dan Klaim Asuransi

Eksportir dan importir menggunakan dokumen ekspor-impor sebagai dasar transaksi keuangan. Dokumen tersebut juga penting untuk proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.

Contoh dokumen pengiriman barang seperti invoice, export-import certificate, dan insurance certificate sangat penting untuk memastikan pembayaran tepat waktu. Dokumen-dokumen ini juga memberikan perlindungan terhadap risiko yang mungkin terjadi pada barang selama pengiriman.

4. Memfasilitasi Manajemen Inventaris dan Pengendalian Barang

Manfaat dokumen ekspor import lainnya adalah membantu perusahaan mengelola inventory dan memastikan pengiriman barang sesuai dengan pesanan. Dokumen ekspor-impor seperti CoO, packing list, dan MSDS memberikan informasi terperinci tentang jumlah, jenis, dan kondisi barang yang dikirim.

Dengan adanya dokumen ini, pengendalian logistik menjadi lebih mudah dan memastikan pengiriman barang berjalan dengan lancar. Hal ini juga membantu dalam perencanaan dan pengelolaan stok barang secara lebih efisien.

5. Mempercepat Proses Pabean dan Bea Cukai

Pelaku usaha mempersiapkan dokumen ekspor impor penting untuk memproses barang di perbatasan dan pelabuhan. Dengan berkas yang lengkap dan akurat, barang dapat diproses lebih cepat di bea cukai tanpa penundaan.

Proses ini membantu mempercepat pengiriman barang hingga sampai ke tujuan dengan lebih efisien. Dengan demikian, kelancaran pengiriman barang, operasi bisnis, dan pemenuhan kebutuhan pelanggan tepat waktu dapat terjamin.

Mengingat kompleksitas dan pentingnya pengelolaan dokumen dalam setiap tahap ekspor-impor, solusi inovatif seperti Software Logistik ScaleOcean dapat membantu mengelola dokumentasi dengan lebih efektif. Penggunaan software ini akan mempermudah dan mempercepat seluruh proses dokumentasi ekspor-impor.

Sistem ini membantu mempermudah dan mempercepat persiapan dokumen, meminimalkan kesalahan, dan memfasilitasi koordinasi antarpihak. Hal ini memastikan pengiriman barang berjalan efisien, transparan, dan sesuai regulasi yang berlaku.

Apa Dasar Hukum dalam Menyusun Berkas untuk Ekspor Impor?

Kegiatan ekspor dan impor melibatkan berbagai tahap yang perlu diperhatikan dengan cermat. Hal ini terutama penting dalam pengiriman barang dan persiapan dokumen yang diperlukan untuk kelancaran proses tersebut.

Pada umumnya, dasar hukum yang berlaku di Indonesia terkait dokumen ekspor impor meliputi UU No. 17 Tahun 2008, Peraturan Menteri Perdagangan No. 94 Tahun 2018, dan UU No. 7 Tahun 2014. Berikut adalah penjelasannya lebih lanjut:

1. UU No. 17 Tahun 2008 tentang Perubahan atas UU No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan

UU ini mengatur pengawasan dan administrasi ekspor/impor barang masuk dan keluar wilayah Indonesia. Proses ini mencakup dokumentasi dan prosedur custom clearance di bea cukai, di mana pemilik barang diwajibkan untuk memberikan informasi yang akurat.

Undang-undang ini juga mencakup penetapan penggunaan dokumen seperti PIB, PEB, dan dokumen bea cukai lainnya untuk memenuhi kewajiban perpajakan dan tarif bea cukai. Terdapat pengawasan dan penegakan hukum untuk memastikan kepatuhan ekspor-impor, mencegah penyelundupan, dan memastikan penerimaan pajak serta bea cukai yang tepat.

2. Peraturan Menteri Perdagangan No. 94 Tahun 2018 tentang Ketentuan Penggunaan

Berikutnya ada peraturan menteri perdagangan yang mengatur penggunaan Letter of Credit (L/C) untuk ekspor barang tertentu. L/C adalah metode pembayaran yang sering digunakan dalam transaksi internasional, di mana bank memberikan jaminan pembayaran kepada eksportir setelah memenuhi syarat-syarat tertentu.

Aturan ini membantu mengurangi risiko dalam transaksi internasional bagi eksportir dan importir. Dengan adanya jaminan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah syarat-syarat dalam L/C dipenuhi, kedua belah pihak dapat merasa lebih aman.

3. UU No. 7 Tahun 2014 tentang Perdagangan

Adanya juga undang-undang yang khusus mengatur perdagangan di Indonesia, termasuk perdagangan internasional. UU ini mengatur berbagai aspek perdagangan dalam negeri dan internasional, baik yang melibatkan barang maupun jasa.

Selain itu, di sini juga diatur kebijakan, prosedur, dan fasilitas yang diberikan pemerintah untuk meningkatkan daya saing produk Indonesia. Juga mengatur standar kualitas barang, sertifikasi, dan dokumen ekspor impor yang diperlukan dalam transaksi internasional.

Efisiensikan Pengelolaan Dokumen Ekspor Impor dengan Software Logistik ScaleOcean 

Proses pengelolaan dokumen ekspor impor yang kompleks seringkali menghambat kelancaran pengiriman barang dan berisiko menyebabkan keterlambatan. ScaleOcean Logistics Software hadir sebagai solusi untuk mengotomatisasi pembuatan dokumen secara lengkap dan akurat, mempercepat proses pengiriman.

Kemampuan integrasi canggihnya juga memudahkan dan mempercepat proses customs clearance, sehingga pengelolaan ekspor dan impor dapat berjalan lebih efisien. Dengan demikian, perusahaan 3PL dapat menghemat waktu dan biaya, serta mengurangi risiko kesalahan dalam pengelolaan dokumen.

Untuk memahami lebih lanjut tentang cara sistem ini bekerja secara optimal, Anda dapat mengatur demo gratis dengan tim profesional ScaleOcean. Berikut adalah fitur software logistik ScaleOcean:

• Integrasi dengan CEISA 4.0: Terhubung langsung dengan aplikasi bea cukai pemerintah CEISA 4.0 untuk mengajukan dan melacak dokumen ekspor impor.
• Validasi Data Otomatis: Software ini memeriksa data secara otomatis, memastikan bahwa semua pengiriman barang mematuhi regulasi bea cukai yang berlaku.
• Pelacakan Dokumen Real-Time: Memudahkan pelacakan status dokumen secara real-time, meningkatkan transparansi dan mengurangi risiko kesalahan.
• Meningkatkan Komunikasi Antar Pihak: Platform ini memfasilitasi komunikasi yang lebih efisien antara berbagai pihak terkait, mempercepat proses administrasi dan pengiriman.
• Laporan Kepatuhan dan Efisiensi: Menyediakan laporan yang memantau kinerja dan efisiensi, membantu perusahaan memastikan bahwa semua proses sesuai dengan regulasi yang ditetapkan.

Dengan fitur-fitur tersebut, ScaleOcean tidak hanya mempercepat proses pengiriman dan kepabeanan, tetapi juga mengurangi potensi human error. Sistem yang terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk tetap fokus pada pengembangan bisnis, sementara kepatuhan terhadap regulasi tetap terjaga dengan optimal.

Baca juga: 3PL Software: Pengertian, Keunggulan, dan fitur Terbaiknya

Kesimpulan

Beberapa dokumen ekspor-impor perlu disiapkan untuk memastikan pengiriman lintas negara sesuai peraturan. Setiap dokumen memiliki peran berbeda, seperti memberikan instruksi pengiriman antara eksportir dan 3PL, memastikan bongkar muat barang efektif, serta mempermudah kliring bea cukai.

Oleh karena itu, diperlukan ketelitian dalam menyusun dokumen-dokumen tersebut. Namun, Anda bisa lebih mudah dalam mempersiapkan dokumen dokumen impor barang dan ekspor barang secara lebih mudah dan efisien dengan software freight forwarding ScaleOcean.

Penerapannya akan membantu Anda dalam memantau pengiriman secara real-time, dan memastikan kelancaran proses ekspor dan impor. Lakukan demo dan konsultasi secara gratis dengan ScaleOcean untuk dapatkan rekomendasi modul terbaik untuk bisnis Anda. Hubungi tim kami untuk informasi selanjutnya!