Apa itu Integrasi ERP, Contoh, Manfaat & Cara Kerja

Integrasi ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan langkah penting dalam memastikan sistem di perusahaan bekerja secara efisien dan menyeluruh. Dalam konteks ini, penting untuk memahami arti terintegrasi dan contohnya, yakni kondisi di mana berbagai sistem atau aplikasi saling terhubung dan bekerja sebagai satu kesatuan.

Contohnya, integrasi antara sistem keuangan, manajemen inventaris, dan penjualan dalam satu platform ERP yang memungkinkan data mengalir otomatis tanpa perlu input manual berulang.

Dengan integrasi ERP yang efektif, alur kerja antar departemen menjadi lebih lancar, otomatisasi meningkat, serta akurasi dan transparansi data pun terjaga. Semua ini berkontribusi pada kolaborasi tim yang lebih baik dan proses bisnis yang lebih adaptif.

Lalu, bagaimana cara kerja integrasi ERP dan apa saja contoh penerapannya dalam bisnis? Artikel ini akan membahas manfaat, tantangan, dan contoh nyata integrasi ERP yang dapat mendorong efisiensi dan pertumbuhan bisnis secara signifikan.

Key Takeaways

• Integrasi ERP menghubungkan berbagai sistem dan aplikasi dalam satu platform untuk memastikan pertukaran data yang efisien, meningkatkan kinerja operasional dan akurasi data.
• Manfaat integrasi ERP meliputi peningkatan efisiensi operasional, akurasi data, transparansi, kolaborasi antar departemen, dan visibilitas bisnis yang lebih baik.
• Tantangan integrasi ERP mencakup biaya tinggi, kompleksitas sistem, keamanan data, dan perubahan organisasi, yang dapat diatasi dengan pemilihan vendor yang tepat dan perencanaan matang.
• Aplikasi ERP terbaik ScaleOcean dapat mengoptimalkan integrasi sistem ERP dengan solusi yang fleksibel, aman, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, memberikan visibilitas dan efisiensi yang maksimal.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Integrasi ERP

Integrasi sistem ERP adalah proses menghubungkan sistem ERP dengan platform lain dalam perusahaan, dengan tujuan untuk memastikan pertukaran data dan memudahkan proses dan operasional lebih efisien. Proses integrasi ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola data lebih efektif di seluruh fungsi bisnis.

Integrasi software ERP melibatkan penghubungan berbagai modul dan sistem perangkat lunak ke platform ERP pusat, sehingga sistem-sistem tersebut dapat berkomunikasi dan mengelola data secara mudah. Pengelolaan data penjualan, inventory, hingga manajemen pelanggan dapat dilakukan di satu platform terpusat.

Hal ini tidak hanya akan memastikan koordinasi yang lebih baik antar departemen, tetapi juga memungkinkan penghubungan dengan Internet of Things (IoT) untuk mendapatkan data secara real-time dari berbagai perangkat yang digunakan dalam bisnis. Proses integrasi juga akan menghasilkan akurasi data, dan mengambil keputusan bisnis yang lebih strategis berdasarkan data akurat.

2. Manfaat Integrasi ERP

Bukti nyata kesuksesan implementasi software ERP dapat dilihat dari PT Astra Otoparts Tbk, yang dilansir dari Media Indonesia telah berhasil menerapkan software ERP untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Hal ini bisa terjadi karena fitur integrasi canggih yang dapat membantu mengelola data secara menyeluruh di satu sistem terpusat.

Dengan proses integrasi, membuat alur kerja lebih terorganisir dan terstruktur. Berikut beberapa manfaat utama integrasi sistem ERP:

a. Peningkatan Efisiensi

Manfaat integrasi ini dapat mengurangi kebutuhan untuk entri data manual, serta mempercepat alur kerja di seluruh proses bisnis. Electronic Data Interchange (EDI) mendukung otomatisasi ini dengan menghubungkan sistem antar departemen, sehingga perusahaan dapat menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas-tugas administratif dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

b. Peningkatan Akurasi

Integrasi EPR juga dapat memastikan data yang digunakan di seluruh data bisnis tetap konsisten dan akurat. Dengan begitu, pengelolaan informasi dan data dapat lebih optimal dan mengurangi input manual, sehingga proses bisnis menjadi lebih andal.

Sistem ERP terintegrasi dapat membantu pembaruan data secara otomatis, mengurangi inkonsistensi antara departemen dan meningkatkan akurasi informasi yang tersedia.

c. Peningkatan Transparansi

Manfaat lainnya juga dapat memudahkan akses real-time oleh seluruh pemangku kepentingan, baik di tingkat manajerial maupun operasional. Integrasi sistem juga dapat meningkatkan visibilitas terhadap semua proses bisnis yang sedang berlangsung, memungkinkan pengawasan yang lebih baik dan meminimalkan potensi penyembunyian informasi.

d. Peningkatan Kolaborasi

Proses penggabungan ini juga dapat menghubungkan berbagai departemen di dalam satu sistem, sehingga memungkinkan kolaborasi yang lebih efektif antar tim. Data yang terintegrasi juga dapat diakses bersama dan tanpa batasan antar departemen, komunikasi dan koordinasi antar tim menjadi lebih lancar.

e. Peningkatan Visibilitas Bisnis

Peningkatan visibilitas bisnis adalah salah satu manfaat utama integrasi sistem ERP. Dengan ERP, semua data operasional terintegrasi dalam satu platform yang mudah diakses. Hal ini memberikan manajer dan pemangku kepentingan pandangan real-time tentang kinerja bisnis, memudahkan identifikasi masalah atau peluang, serta meningkatkan transparansi dalam pengambilan keputusan strategis.

f. Pengurangan Biaya

Integrasi aplikasi ERP membuat perusahaan mampu mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi, sehingga biaya operasional juga dapat berkurang. Pengurangan pekerjaan manual dan perbaikan dalam alur kerja mengarah pada penghematan waktu dan sumber daya.

Anda bisa menggunakan Aplikasi ERP bisnis Indonesia ScaleOcean yang dapat memberikan banyak manfaat dan keuntungan signifikan untuk operasional bisnis. ScaleOcean dapat memberikan visibilitas data terpusat, keamanan data, serta fleksibilitas dan skalabilitas untuk menyatukan berbagai fungsi bisnis ke dalam satu sistem.

3. Metode Integrasi ERP

Proses integrasi sistem ERP menjadi solusi penting bagi perusahaan dalam memastikan sistem yang terhubung dapat berkomunikasi dan berfungsi dengan efisien. Terdapat beberapa metode integrasi sistem ERP yang dapat digunakan untuk mencapai integrasi yang optimal dalam perusahaan, diantaranya:

a. Integrasi Titik-ke-Titik

Integrasi titik ke titik melibatkan penghubungan langsung dua sistem untuk pertukaran data. Metode ini sederhana dan efektif untuk aplikasi dengan sedikit titik integrasi. Akan tetapi, seiring pertumbuhan bisnis dan jumlah bertambahnya sistem yang terhubung, metode ini akan sulit dikelola dan rentan terhadap masalah skalabilitas.

Di sinilah penggunaan jenis hybrid ERP dapat memberikan solusi, dengan menggabungkan kelebihan sistem cloud dan on-premise untuk mendukung skalabilitas yang lebih baik.

b. Enterprise Service Bus (ESB)

Enterprise service bus adalah metode intergasi yang memungkinkan berbagai aplikasi untuk berkomunikasi dengan cara yang terpusat. Metode ESB dapat menghubungkan aplikasi melalui saluran komunikasi standar, sehingga dapat mengurangi ketergantungan langsung antar sistem.

c. Integrasi sebagai Layanan (iPaaS)

Integrasi dengan metode iPaaS adalah metode berbasis cloud yang dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi dan data tanpa memerlukan infrastruktur fisik yang rumit. Metode ini menyediakan interface yang mudah digunakan untuk menyambungkan sistem ERP baik dengan jenis cloud maupun on-premise.

d. Metode AI dengan Hybrid Cloud

Penggunaan metode hybrid cloud dalam integrasi sistem ERP dapat meningkatkan kekuatan kombinasi infrastruktur cloud publik dan privat. Integrasi ini dapat menyimpan data dan aplikasi sensitif di cloud sambil memanfaatkan cloud publik untuk kapasitas yang lebih besar.

Selain itu, teknologi AI juga dapat dimanfaatkan untuk proses dan analisis data real-time. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengintegrasikan AI ke dalam proses bisnis. Sebagai contoh, integrasi ERP dan ChatGPT membantu perusahaan mengoptimalkan interaksi internal dan eksternal.

4. Cara Kerja Integrasi ERP

Integrasi ERP biasanya melibatkan penggunaan antarmuka pemrograman aplikasi (API) untuk menghubungkan sistem ERP dengan aplikasi lainnya yang digunakan di perusahaan. API berfungsi sebagai jembatan komunikasi antara sistem ERP dengan berbagai aplikasi pihak ketiga, sehingga memungkinkan kedua sistem untuk berbagi data dan beroperasi secara sinkron.

Proses ini mendukung Integrated Management System (IMS) untuk mengelola berbagai bagian operasional secara lebih efisien. Begitu sistem ERP dan sistem lainnya terhubung, keduanya dapat saling memperbarui informasi secara otomatis, sehingga dapat memastikan bahwa data di seluruh platfrom tetap konsisten dan up-to-date.

Integrasi juga dapat otomatisasi alur kerja lintas sistem, mengurangi kebutuhan untuk entri data manual, serta meminimalkan kesalahan. Dengan proses ini, integrasi ERP dapat mempercepat proses bisnis, mengurangi waktu pemrosesan, dan meningkatkan efisiensi bisnis secara menyeluruh.

Untuk perusahaan yang menginginkan sistem yang mudah diakses dan lebih fleksibel, jenis software ERP SaaS dapat menjadi solusi ideal karena menawarkan integrasi yang mulus dengan berbagai aplikasi pihak ketiga melalui cloud, meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

5. Tantangan Integrasi ERP dan Solusinya

Proses integrasi ERP dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, tetapi terdapat juga beberapa tantangan yang harus dilalui dalam prosesnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas tantangan utama yang sering dihadapi perusahaan dalam mengintegrasikan sistem ERP.

a. Investasi Awal yang Tinggi

Proses ini memerlukan banyak biaya awal, meliputi biaya pembelian perangkat lunak, pengadaan perangkat keras, pelatihan staf, serta biaya untuk mengonfigurasi dan mengintegrasikan sistem. Investasi ini menjadi tantangan, terutama bagi perusahan yang belum memiliki infrastruktur yang mendukung.

Untuk itu, penting untuk mempertimbangkan jenis software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan anggaran bisnis untuk efisiensi biaya. Salah satu pilihan yang bisa dipertimbangkan adalah aplikasi ERP berbasis web, yang memungkinkan perusahaan menghindari biaya perangkat keras yang besar dan menawarkan fleksibilitas dalam pengelolaan sistem.

Untuk itu, penting untuk merencanakan investasi dan memilih software ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda juga bisa memanfaatkan model pembayaran berlangganan yang memungkinkan biaya lebih terjangkau dalam jangka pendek. Pemilihan ERP yang tepat juga dapat membantu mengurangi biaya implementasi yang tidak perlu.

b. Kompleksitas Teknis

Komponen sistem memiliki proses yang kompleks karena mencakup berbagai modul dan fitur ERP yang saling terhubung dan mendukung berbagai fungsi bisnis. Proses juga terkadang dapat memperumit pengelolaan, membutuhkan pemahaman mendalam mengenai teknologi dan alur kerja perusahaan.

Tantangan ini bisa diatasi dengan melakukan pelatihan yang memadai agar staf dapat mengoperasikan sistem dengan efektif. Tanpa persiapan yang cukup, perusahaan mungkin menghadapi kesulitan dalam mengoptimalkan penggunaan dan integrasi ERP.

c. Keamanan Data

Integrasi data dari berbagai sumber ke dalam satu sistem ERP dapat berakibat terjadinya risiko kebocoran atau serangan siber. Sistem yang menyimpan data sensitif perusahaan memerlukan perlindungan yang kuat, baik dari sisi teknologi maupun kebijakan internal.

Untuk itu penting bagi perusahaan dalam memilih vendor ERP yang dapat memastikan bahwa sistem ERP yang digunakan memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan audit trail.

d. Perubahan Kultur

Proses ini dapat mempengaruhi budaya kerja di perusahaan, terutama penerapan sistem baru yang memerlukan perubahan dalam cara kerja dan proses operasional yang telah berjalan lama. Karyawan mungkin perlu beradaptasi dengan cara baru dalam bekerja, yang dapat menimbulkan resistensi atau kebingungan.

Oleh karena itu, perubahan kultur ini harus didukung oleh manajemen dengan menyediakan pelatihan yang memadai, komunikasi yang jelas, dan dukungan berkelanjutan agar transisi berjalan lancar.

Untuk mengatasi setiap tantangannya, Anda bisa memilih software ERP terbaik, seperti ScaleOcean yang dapat mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan aplikasi yang Anda gunakan secara seamless, aman, dan juga efektif. Biaya yang ditawarkan ScaleOcean juga flat dan tanpa biaya tambahan.

Selain itu, ScaleOcean ERP juga memberikan dukungan pelanggan menyeluruh, mulai dar pelatihan dan pengawasan, demo gratis dan konsultasi tim profesional, hingga layanan customer service dan after sales yang membuat proses implementasi lebih optimal.

5. Contoh Implementasi Integrasi Sistem ERP di Bisnis

Integrasi sistem ERP dapat diterapkan di berbagai bisnis untuk meningkatkan koordinasi antar departemen. Dengan proses ini, perusahaan dapat memanfaatkan data lebih optimal, mempermudah pengambilan keputusan, serta mengurangi risiko kesalahan. Di sini akan diuraikan contoh integrasi sistem ERP dengan berbagai aplikasi yang biasanya digunakan di perusahaan, diantaranya:

a. Integrasi Sistem ERP dan Aplikasi e-Commerce

Contoh integrasi sistem ERP pertama adalah integrasi ERP dengan aplikasi e-Commerce. Integrasi ini memungkinkan manajemen pesanan dan inventory dapat dilakukan real-time, sehingga ketika pelanggan melakukan pembelian melalui platform e-commerce, data pesanan langsung diteruskan ke sistem ERP, yang memperbarui status inventaris dan mengatur pengiriman secara otomatis.

Proses integrasi ini dapat mengurangi risiko kesalahan, meningkatkan akurasi data, dan mempercepat proses pemenuhan pesanan. Selain itu, perusahaan dapat memastikan ketersediaan stok yang tepat waktu dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan.

b. Integrasi ERP dengan CRM

Berikutnya integrasi ERP dengan aplikasi CRM berfungsi untuk meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, di mana proses ini akan memberikan akses data yang lebih lengkap dan terperinci tentang interaksi pelanggan, riwayat pembelian, dan preferensi mereka.

Dengan menggabungkan data dari kedua aplikasi bisnis terbaik ini, perusahaan dapat memberikan layanan yang lebih personal dan responsif. Hal ini juga memungkinkan tim penjualan dan layanan pelanggan untuk berkolaborasi lebih efektif dalam menangani permintaan dan kebutuhan pelanggan, serta meningkatkan retensi pelanggan.

c. Integrasi ERP dengan SCM

Proses integrasi ERP dengan aplikasi SCM dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan rantai pasok. Sistem ERP dapat terhubung dengan sistem SCM untuk memantau persediaan bahan baku, memproses pesanan, hingga pengiriman secara real-time.

Integrasi ini akan membantu mengelola perencanaan dan pengelolaan yang lebih baik, mengurangi kekurangan atau kelebihan stok, serta meningkatkan koordinasi antara pemasok, produsen, dan distributor. Selain itu, perusahaan dapat mengoptimalkan aliran barang dan informasi dalam rantai pasokan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pasar.

d. Integrasi dengan Sistem Akuntansi

Software ERP juga dapat terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk melakukan pelaproran keuangan yang lebih akurat dan efisien. Data transaksi yang tercatat di ERP, seperti pembelian, penjualan, dan pembayaran, akan secara otomatis diproses dalam sistem akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan yang lebih tepat waktu dan bebas dari kesalahan.

e. Integrasi ERP dengan E-Procurement

Integrasi sistem ERP dengan e-procurement dapat memudahkan proses pembelian barang dan layanan secara digital. Melalui integrasi ERP, perusahaan dapat melacak proses pembelian mulai dari permintaan hingga pembayaran, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan transparansi.

f. Integrasi dengan Analitik Bisnis

ERP yang terintegrasi dengan analitik bisnis dapat membantu perusahaan mengakses data operasional secara lebih mendalam. Dengan analisis berbasis data, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam perencanaan produksi, pengelolaan inventaris, dan penetapan harga.

Hal ini juga akan mempercepat proses pengambilan keputusan dan mendukung strategi bisnis yang lebih cerdas.

Selain itu, ERP yang terhubung dengan Internet of Things (IoT) memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data real-time dari perangkat yang terhubung, meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengambilan keputusan.

6. Kesimpulan

Sistem ERP merupakan penggabungan berbagai komponen sistem menjadi satu kesatuan yang saling terhubung, dengan tujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas dalam proses bisnis. Inilah yang dimaksud dengan arti terintegrasi, yaitu kemampuan sistem untuk bekerja secara menyeluruh dan saling mendukung antarbagian, contohnya, integrasi antara manajemen inventaris, keuangan, dan logistik dalam satu platform ERP.

Dengan manfaat integrasi tersebut, perusahaan yang memiliki proses bisnis kompleks dan melibatkan banyak pihak sangat disarankan untuk mengadopsi sistem ERP yang benar-benar terintegrasi.

Untuk memenuhi kebutuhan ini, Anda dapat menggunakan software ERP ScaleOcean, yang menawarkan integrasi menyeluruh dan fleksibilitas tinggi untuk disesuaikan dengan kebutuhan serta perkembangan bisnis Anda. Coba demo gratis ScaleOcean sekarang dan temukan bagaimana sistem ERP terintegrasi dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda secara optimal.