Apa itu SaaS ERP, Karakteristik, dan Cara Kerjanya?

Proses bisnis yang terkelola secara terpisah, seperti keuangan, HR, dan manajemen rantai pasok, seringkali menimbulkan masalah. Apalagi proses yang berjalan manual dan rentan mengalami human-error, juga bisa menyebabkan inefisiensi operasional sehingga mempersulit pengambilan keputusan bisnis yang tepat waktu.

SaaS ERP hadir sebagai solusi dengan mengintegrasikan berbagai proses bisnis ke dalam satu sistem yang mudah diakses. Dengan solusi ini, otomatisasi di bidang keuangan, HR, dan rantai pasok bisa berjalan tanpa memerlukan infrastruktur fisik di server perusahaan.

Di artikel ini, kami akan membahas secara detail mengenai pengertian SaaS ERP, karakteristik, manfaat, dan perbedaannya dengan On-Premise ERP. Dengan informasi ini, Anda dapat mempertimbangkan solusi paling tepat untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung pertumbuhan perusahaan Anda.

Key Takeaways

• SaaS ERP adalah sistem manajemen bisnis berbasis cloud yang dapat diakses melalui internet dengan biaya berlangganan, bukan pembelian di awal.
• Perbedaan utama SaaS ERP vs On-Premise terletak pada hosting, biaya, dan cara pengelolaan.
• Tips memilih SaaS ERP meliputi analisis kebutuhan bisnis, perhitungan total biaya (TCO) dan ROI, evaluasi kredibilitas vendor, serta melakukan uji coba sistem.
• Implementasi SaaS ERP sering menghadapi tantangan seperti resistensi karyawan, ketergantungan pada internet, kekhawatiran keamanan data, dan keterbatasan kustomisasi.
• Software ERP ScaleOcean menawarkan solusi SaaS yang scalable dan terintegrasi penuh untuk mengatasi tantangan operasional bisnis dengan biaya yang efisien dan transparan.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu SaaS ERP Software?

SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) adalah sistem ERP berbasis cloud yang disediakan sebagai layanan berlangganan dan dikelola oleh vendor. Dengan akses melalui internet, sistem ini mempermudah otomatisasi proses bisnis seperti keuangan, HR, dan rantai pasok tanpa memerlukan instalasi infrastruktur fisik di server perusahaan.

Selain itu, SaaS ERP juga menawarkan keuntungan seperti memudahkan pembaruan sistem, keamanan data yang terkelola dengan baik, serta biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan solusi ERP tradisional. Dengan model berlangganan, perusahaan tidak perlu khawatir lagi mengeluarkan biaya besar untuk perangkat keras atau pemeliharaan jangka panjang.

2. Perbedaan SaaS ERP vs On-Premise ERP

Perbedaan utama SaaS ERP dan On-Premise ERP ada pada hosting, biaya, dan cara kontrolnya. Umumnya, SaaS ERP berbasis cloud yang akan dikelola oleh vendor dengan biaya langganan dan implementasi yang cepat. Sementara itu, proses instalasi On-Premise akan dilakukan di server internal dengan lisensi beli putus dan kontrol penuh.

Tidak hanya itu, SaaS pun unggul dalam skalabilitas, sementara On-Premise menawarkan keamanan data dan kustomisasi. Secara lebih rinci, berikut poin yang membedakan SaaS ERP dan On-Premise ERP:

a. Model Kepemilikan dan Biaya Awal

Pertama, SaaS ERP beroperasi dengan model berlangganan fleksibel, penggunanya hanya perlu membayar biaya rutin untuk bisa menggunakan sistem yang terintegrasi. Tidak ada lagi investasi besar di awal karena biaya berlangganan sudah mencakup lisensi, pemeliharaan, dan dukungan teknis dari vendor. Sebaliknya, On-Premise ERP memerlukan pembelian lisensi di muka dengan biaya infrastruktur server dan tim IT tambahan.

b. Infrastruktur dan Aksesibilitas Data

SaaS ERP menghosting semua infrastruktur di cloud, sehingga pengguna hanya memerlukan koneksi internet untuk mengaksesnya. Hal ini pun mengurangi kebutuhan instalasi perangkat lunak di setiap komputer. Sedangkan untuk sistem on-premise akan di-hosting dalam server perusahaan. Nantinya, tim IT juga akan bertanggung jawab atas keamanan dan aksesibilitasnya, yang terbatas pada jaringan internal.

c. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Tidak hanya itu saja, implementasi SaaS ERP juga lebih cepat karena pihak vendor sudah menyiapkan infrastruktur, dengan pemeliharaan dan pembaruan sistem yang akan berjalan secara otomatis. Hal ini memastikan user selalu menggunakan versi terbaru. Di sisi lain, implementasi on-premise memerlukan waktu yang lebih lama, termasuk pengadaan hardware dan pemeliharaan yang dilakukan oleh tim internal perusahaan.

d. Kustomisasi dan Kontrol Penuh

Sistem on-premise menawarkan kontrol penuh dan kustomisasi yang mendalam sesuai kebutuhan perusahaan. Hal ini sangat cocok untuk bisnis dengan proses yang kompleks. Namun, SaaS ERP unggul dalam skalabilitas, yang memungkinkan perusahaan menambah atau mengurangi jumlah pengguna serta modul dengan cepat. Beberapa platform SaaS modern menawarkan modul dan API untuk kustomisasi terbatas tanpa perubahan besar pada sistem inti.

Untuk lebih mudah memahaminya, berikut tabel perbedaan SaaS ERP dan on-premise ERP:

Secara keseluruhan, SaaS ERP bisa menjadi pilihan tepat untuk perusahaan yang membutuhkan implementasi cepat, anggaran modal terbatas, atau tidak memiliki tim IT internal besar. Sebaliknya, perusahaan bisa memilih On-Premise ERP jika bisnisnya berada di industri dengan regulasi ketat, memerlukan kustomisasi tinggi, atau membutuhkan kontrol penuh atas infrastruktur dan data perusahaan.

3. Manfaat SaaS ERP Software

SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya infrastruktur IT, dan memberikan akses data real-time berbasis cloud. Dengan solusi ini, perusahaan bisa mengotomatisasi proses, mempercepat implementasi, dan menikmati skalabilitas tinggi tanpa biaya lisensi perangkat lunak yang mahal. Berikut adalah berbagai manfaat utamanya.

a. Biaya yang Lebih Rendah

Pertama-tama, SaaS ERP menawarkan keuntungan finansial besar melalui model berlangganan. Perusahaan pun bisa menghindari investasi besar untuk perangkat keras seperti pada on-premise ERP. Nantinya, pengelolaan serta pemeliharaan server sepenuhnya ditangani vendor sehingga biaya awal akan lebih rendah. Saas ERP menjadi salah satu contoh sistem informasi klinik berbasis web yang digunakan dalam layanan kesehatan. Hal ini dikarenakan sistem memungkinkan alokasi anggaran yang lebih efisien.

b. Aksesibilitas yang Lebih Baik

Manfaat lain penggunaan SaaS ERP adalah aksesibilitas tinggi, yang memungkinkan pengguna mengakses data dari mana saja selama terhubung ke internet. Fleksibilitas ini sangat cocok untuk perusahaan dengan tim di berbagai lokasi atau yang menerapkan kerja jarak jauh. Selain itu, mobile ERP solutions memungkinkan karyawan mengakses sistem ERP langsung dari perangkat mobile, memberikan kebebasan lebih dalam bekerja di luar kantor.

c. Skalabilitas yang Fleksibel

Berikutnya, SaaS ERP Software menawarkan skalabilitas yang mudah sehingga penambahan atau pengurangan pengguna dan fungsionalitas bisa menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Skalabilitas perangkat lunak ERP ini membantu perusahaan untuk tetap lincah dan kompetitif. Sebagai contoh, perusahaan ritel dapat dengan cepat menambah pengguna baru tanpa menunggu pengadaan server fisik.

d. Pemeliharaan yang Dikelola Vendor

Implementasi SaaS ERP juga berlangsung lebih cepat karena vendor telah menyiapkan infrastruktur sehingga perusahaan bisa fokus pada konfigurasi. Untuk pembaruan dan pemeliharaan teknis juga akan dikelola vendor, yang membebaskan tim internal dari tugas TI kompleks. Ini memberi lebih banyak waktu bagi bisnis untuk lebih fokus pada operasional intinya.

e. Keamanan yang Terjamin

Terakhir, keamanan data adalah prioritas utama penyedia SaaS ERP, yang menggunakan infrastruktur canggih untuk melindungi data perusahaan dari ancaman siber. Dengan enkripsi data dan pemantauan keamanan 24/7, penyedia layanan akan memastikan bahwa data bisnis Anda tetap aman tanpa perlu membangunnya sendiri.

Oleh karena itu, Software ERP ScaleOcean menawarkan semua manfaat utama SaaS ERP, seperti akses real-time melalui internet, skalabilitas fleksibel, dan pemeliharaan otomatis. Sistem ini memberikan kemudahan dalam mengelola data dan operasi bisnis, sambil memastikan keamanan dan pembaruan sistem selalu terjaga.

4. Cara Kerja SaaS ERP 

Umumnya, SaaS ERP akan bekerja dengan mengintegrasikan proses bisnis seperti keuangan, SDM, dan operasional dalam satu sistem cloud yang di-host vendor. Pengguna mengaksesnya lewat internet tanpa instalasi lokal, dengan model berlangganan yang mencakup pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan otomatis.

Secara lebih rinci, berikut penjelasan bagaimana cara kerja SaaS ERP Software:

• Akses Berbasis Cloud (Internet): SaaS ERP menghosting aplikasi di server vendor, memungkinkan pengguna untuk mengaksesnya kapan saja dan di mana saja melalui web browser atau aplikasi tanpa instalasi lokal.
• Database Terpusat & Real-Time: Semua data dari berbagai divisi, seperti penjualan dan keuangan, akan tersimpan secara terpusat dan ter-update secara otomatis secara real-time sehingga menjaga akurasi data di seluruh sistem.
• Model Berlangganan (Subscription): Sistem ini juga menggunakan model berlangganan yang mengurangi biaya awal untuk infrastruktur dan server fisik. Perusahaan hanya perlu membayar biaya bulanan atau tahunan saja, bukan membeli lisensi permanen.
• Manajemen oleh Vendor: Vendor SaaS bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan data, dan pembaruan sistem sehingga bisa mengurangi beban tim IT internal dan memastikan sistem selalu diperbarui.
• Skalabilitas Mudah: SaaS ERP juga memungkinkan perusahaan menambah atau mengurangi pengguna, fitur, atau kapasitas penyimpanan dengan mudah, mengikuti pertumbuhan bisnis yang dinamis.

Untuk memahami lebih dalam, kita juga bisa melihat sejarah ERP system yang dimulai dengan pengembangan sistem manajemen material (MRP) pada tahun 1960-an, yang kini telah berkembang menjadi solusi ERP yang lebih kompleks dan terintegrasi.

5. Cara Memilih SaaS ERP yang Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Memilih SaaS ERP yang tepat adalah langkah penting untuk efisiensi jangka panjang perusahaan. Keputusan ini mencakup lebih dari sekadar fitur teknis, tetapi juga kesiapan perusahaan dan anggaran yang menjadi pertimbangan utama. Untuk memastikan investasi berjalan optimal, perhatikan beberapa langkah strategis berikut:

a. Analisis Kebutuhan dan Kesiapan Bisnis

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan. Identifikasi fungsi utama yang perlu dikelola, seperti keuangan, SDM, atau inventaris, dan pastikan sistem dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang. Kemudian, libatkan juga semua departemen untuk mendapatkan masukan secara lengkap tentang tantangan yang dihadapi tim di lapangan.

b. Pertimbangkan Anggaran dan ROI

Selain biaya langganan yang tampak rendah, hitung juga total biaya kepemilikan sistem SaaS ERP, termasuk biaya implementasi dan pelatihan. Analisis biaya secara detail untuk menghindari pembengkakan anggaran. Selain itu, pastikan sistem dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas untuk mendukung ROI yang lebih tinggi.

c. Evaluasi Penyedia dan Platform

Keamanan dan kredibilitas vendor sangat penting untuk dipertimbangkan. Pastikan penyedia memiliki standar keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan kepatuhan terhadap regulasi. Selain itu, pilih platform yang fleksibel dan skalabel agar dapat mendukung pertumbuhan bisnis Anda di masa depan, serta pastikan dukungan purna jual yang memadai.

d. Uji Coba dan Evaluasi

Sebelum membuat komitmen jangka panjang, manfaatkan uji coba atau demo gratis yang tersedia untuk menguji fungsionalitas dan kemudahan penggunaan sistem. Tahapan ini akan membantu dalam memastikan apakah sistem tersebut sudah cocok dengan alur kerja tim. Selain itu, cari ulasan pengguna lain untuk perspektif objektif dan periksa aksesibilitasnya di berbagai perangkat.

6. Tantangan Implementasi Saas ERP yang Harus Anda Ketahui

Implementasi sistem baru di perusahaan tidak selalu berjalan mulus tanpa hambatan. Berbagai tantangan teknis maupun non-teknis sering kali muncul dan berpotensi menghambat kesuksesan proyek transformasi digital ini. Memahami risiko-risiko ini sejak awal membantu Anda menyusun strategi mitigasi yang lebih matang. Berikut beberapa tantangan implementasi Saas ERP yang harus Anda waspadai:

a. Biaya Implementasi yang Tinggi

Masih ada perusahaan yang meremehkan biaya penuh dalam adopsi SaaS ERP, termasuk biaya langganan, kustomisasi, integrasi, dan pelatihan. Perusahaan juga sering menghadapi biaya tak terduga selama proses implementasi. Perencanaan anggaran yang buruk dapat berdampak pada arus kas perusahaan dan menghambat kelancaran proyek.

b. Resistensi terhadap Perubahan

Berikutnya, karyawan sering merasa enggan untuk beralih ke sistem baru, terutama jika mereka sudah terbiasa dengan proses manual yang lama. Penolakan terhadap perubahan ini dapat memperlambat adopsi SaaS ERP di seluruh perusahaan. Manajemen perlu mengambil langkah persuasif dengan mengkomunikasikan manfaat sistem baru dan memberikan pelatihan yang cukup.

c. Kesulitan Integrasi

Mengintegrasikan SaaS ERP dengan sistem lama bisa menjadi tantangan teknis yang kompleks, terutama terkait masalah kompatibilitas dan penghubungan data antar platform. Tanpa perencanaan yang matang, data antar departemen bisa saja terpecah dan tidak terhubung dengan baik. Akibatnya, bisa mengurangi efisiensi operasional yang seharusnya didapat dari sistem ERP.

d. Keamanan dan Kepatuhan Data

Meskipun penyedia SaaS Software mengelola keamanan data, perusahaan tetap bertanggung jawab atas perlindungan informasi sensitif. Pastikan vendor mematuhi standar keamanan dan regulasi industri yang berlaku. Kelalaian dalam aspek ini bisa saja menimbulkan masalah hukum serius. Oleh karena itu, penting untuk memverifikasi protokol keamanan yang diterapkan oleh penyedia.

e. Keterbatasan Sumber Daya Manusia

Perusahaan sering kali menghadapi kekurangan tenaga ahli untuk implementasi ERP. Keterbatasan staf yang berkompeten memperlambat proses teknis dan menyulitkan penyelesaian masalah. Untuk mengatasinya, perusahaan bisa merekrut konsultan eksternal atau tenaga ahli khusus untuk mendukung kelancaran proyek implementasi.

f. Kualitas Data yang Buruk

Tidak hanya itu, migrasi data dari sistem lama bisa terhambat oleh data yang tidak akurat atau tidak lengkap. Pembersihan data yang teliti sebelum migrasi sangat penting untuk memastikan laporan yang akurat. Tanpa pembersihan data, implementasi SaaS ERP tidak akan memberikan hasil yang diinginkan, seperti laporan stok yang akurat dan wawasan bisnis yang tepat.

g. Manajemen Proyek yang Tidak Memadai

Tanpa pemimpin proyek yang jelas, implementasi SaaS ERP bisa kehilangan arah dan mengalami penundaan. Proyek yang kurang terkelola dengan baik juga berisiko melebihi anggaran. Penunjukan pemimpin proyek yang berpengalaman untuk mengoordinasikan tim dan memonitor progres sangat penting agar proyek tetap berjalan sesuai jadwal dan anggaran.

h. Ketergantungan pada Vendor

Terakhir, mengandalkan pihak ketiga untuk sistem inti perusahaan dapat menimbulkan risiko, seperti perubahan struktur biaya atau bahkan kebangkrutan vendor. Penting untuk menilai kredibilitas dan stabilitas vendor serta mempersiapkan rencana kontingensi. Pastikan juga adanya perjanjian tingkat layanan (SLA) yang melindungi bisnis Anda dari potensi masalah.

7. Kesimpulan

SaaS ERP adalah sistem manajemen bisnis berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan mengakses ERP melalui internet tanpa perlu mengelola infrastruktur sendiri. Dalam model ini, vendor sistem akan mengelola perangkat lunak, memelihara server, dan menyediakan pembaruan otomatis dengan model langganan.

Memilih solusi ERP yang tepat sangat penting untuk efisiensi operasional. Software ERP ScaleOcean dirancang untuk bisnis yang ingin tumbuh tanpa batas, dengan menggabungkan kemudahan penggunaan dan fungsionalitas yang kuat. Jadwalkan demo gratis atau konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana kami dapat membantu.

Referensi:

• Bommadevara, N., Miglio, A. D., Jansen, S. 2018. Cloud adoption to accelerate IT modernization. McKinsey.
• Nagle, T., Redman, T. C., Sammon, D. 2017. Only 3% of Companies’ Data Meets Basic Quality Standards. Harvard Business Review.
• Grady, R. 2018. IT budget advice for midmarket organizations. CIO.