Apa itu SaaS ERP, Karakteristik, dan Manfaatnya bagi Bisnis

SaaS ERP adalah evolusi modern dari sistem ERP tradisional, yang menggabungkan kekuatan integrasi proses bisnis dengan fleksibilitas model Software as a Service (SaaS). Model ini menawarkan solusi terpadu untuk semua operasional yang dapat diakses secara online melalui langganan, tanpa perlu investasi server fisik yang mahal.

Namun, adopsi SaaS ERP juga memunculkan beberapa pain point krusial. Perusahaan seringkali khawatir dengan keamanan data yang tersimpan di cloud, keterbatasan kustomisasi untuk menyesuaikan alur kerja yang unik, serta tantangan integrasi dengan sistem legacy yang mungkin masih digunakan.

Artikel ini akan membahas bagaimana solusi SaaS ERP yang tepat dapat menjawab tantangan tersebut, sekaligus memberikan nilai strategis dan keunggulan kompetitif bagi bisnis modern yang dinamis.

Key Takeaways

• SaaS ERP adalah solusi pengelolaan bisnis berbasis cloud yang di-hosting oleh vendor, mengurangi kebutuhan infrastruktur internal dan biaya awal secara signifikan.
• Perbedaan utama SaaS ERP vs On-Premise terletak pada model biaya berlangganan, aksesibilitas via internet, dan pemeliharaan otomatis oleh vendor penyedia layanan.
• Tips memilih SaaS ERP meliputi analisis kebutuhan bisnis, perhitungan total biaya (TCO) dan ROI, evaluasi kredibilitas vendor, serta melakukan uji coba sistem.
• Tantangan implementasi SaaS ERP mencakup biaya tersembunyi, resistensi perubahan karyawan, kesulitan integrasi sistem lama, serta memastikan keamanan dan kualitas data yang akan dimigrasikan.
• Software ERP ScaleOcean menawarkan solusi SaaS yang scalable dan terintegrasi penuh untuk mengatasi tantangan operasional bisnis dengan biaya yang efisien dan transparan.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu SaaS ERP Software?

SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) adalah model penyediaan di mana sistem di-hosting dan dikelola oleh vendor, lalu diakses oleh bisnis melalui internet. Pada dasarnya, ini adalah solusi ERP yang beroperasi penuh di cloud, bukan di server fisik milik perusahaan sendiri.

Dalam model SaaS ERP, seluruh data dan perangkat lunak disimpan di pusat data milik vendor. Vendor inilah yang sepenuhnya bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan sistem secara berkala.

Dengan demikian, perusahaan Anda tidak perlu lagi berinvestasi pada infrastruktur server atau tim IT internal untuk mengelola perangkat lunak. Sebaliknya, Anda hanya perlu berlangganan layanan dan mengakses sistem ERP secara langsung melalui internet.

Model ini secara signifikan mengurangi total biaya kepemilikan (TCO) dan mempermudah tim untuk mengakses data dari lokasi mana pun. Hal ini memberikan skalabilitas dan fleksibilitas yang besar bagi bisnis untuk tumbuh dan beradaptasi.

Penerapan model SaaS pada sistem ERP menjadi sangat populer karena memberikan akses yang efisien ke teknologi terkini. Perusahaan dapat memanfaatkan fungsionalitas ERP yang canggih tanpa harus mengeluarkan investasi awal yang besar untuk infrastruktur.

2. Perbedaan SaaS ERP vs On-Premise ERP

Memilih jenis platform ERP yang tepat adalah keputusan krusial bagi setiap bisnis. Dua pilihan utama yang sering jadi pertimbangan adalah SaaS ERP dan on-premise ERP. Keduanya menawarkan pendekatan yang sangat berbeda dalam mengelola operasional bisnis Anda, mulai dari biaya hingga cara Anda mengakses dan mengelolanya.

Berikut beberapa perbedaan utama antara SaaS ERP dan on-premise ERP:

a. Model Kepemilikan dan Biaya Awal

Sistem SaaS ERP pada dasarnya beroperasi dengan model berlangganan yang fleksibel untuk membangun suatu integrated management system. Anda membayar biaya rutin, biasanya bulanan atau tahunan, untuk menggunakan perangkat lunak tersebut.

Karena tidak memerlukan investasi besar di awal untuk membeli perangkat keras, biaya awalnya menjadi jauh lebih rendah. Biaya berlangganan ini umumnya sudah mencakup lisensi, pemeliharaan, hingga dukungan teknis dari vendor.

Di sisi lain, on-premise ERP mengharuskan Anda membeli lisensi di muka dengan investasi modal yang signifikan. Anda juga harus menganggarkan biaya tambahan untuk infrastruktur server dan tim yang akan mengelolanya.

b. Infrastruktur dan Aksesibilitas Data

Dengan ERP berbasis cloud atau SaaS, semua infrastruktur perangkat lunak di-hosting dan dikelola sepenuhnya oleh penyedia. Anda dan tim hanya memerlukan koneksi internet untuk mengakses sistem melalui peramban web. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menginstal perangkat lunak secara lokal di setiap komputer.

Sebaliknya, sistem on-premise di-hosting di server fisik milik perusahaan Anda sendiri. Tim IT internal bertanggung jawab penuh atas keamanan dan ketersediaan server tersebut. Aksesibilitasnya lebih terbatas pada jaringan internal, meskipun mobile ERP solutions tetap dapat diimplementasikan dengan konfigurasi teknis tambahan.

c. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Implementasi SaaS ERP umumnya jauh lebih cepat karena infrastruktur sudah disiapkan oleh vendor. Pembaruan dan pemeliharaan sistem juga ditangani secara otomatis oleh penyedia. Hal ini memastikan Anda selalu menggunakan versi software ERP terbaik tanpa perlu khawatir tentang pemeliharaan teknis.

Proses implementasi on-premise adalah proyek yang jauh lebih besar dan memakan waktu. Anda harus melalui tahap pengadaan dan penyiapan hardware sebelum instalasi software. Semua pembaruan, perbaikan, dan pemeliharaan rutin menjadi tanggung jawab penuh tim internal perusahaan Anda.

d. Kustomisasi dan Kontrol Penuh

Sistem on-premise menawarkan tingkat kontrol yang tak tertandingi untuk kustomisasi sistem ERP. Anda memiliki akses penuh untuk mengubah sistem secara mendalam sesuai kebutuhan unik perusahaan. Ini cocok untuk bisnis dengan proses yang sangat spesifik dan kompleks.

Di sisi lain, SaaS ERP unggul dalam hal skalabilitas yang mudah. Perusahaan dapat dengan cepat menambah atau mengurangi jumlah pengguna serta modul sesuai fluktuasi kebutuhan bisnis. Ini membuat platform mampu beradaptasi seiring pertumbuhan perusahaan Anda tanpa gangguan berarti.

Meskipun kustomisasinya terbatas pada konfigurasi, banyak platform SaaS modern menawarkan sistem modular dan API yang kuat. Ini memungkinkan Anda membangun sebuah integrated management system yang terhubung dengan aplikasi lain. Dengan begitu, Anda tetap mendapatkan fleksibilitas tanpa harus melakukan perombakan besar pada inti sistem.

Berikut adalah tabel ringkasan perbedaan antara SaaS ERP dan on-premise ERP berdasarkan penjelasan diatas:

3. Manfaat SaaS ERP

SaaS ERP (Software as a Service) semakin populer karena menawarkan berbagai manfaat yang mendukung efisiensi. Dengan model berbasis cloud, sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola bisnis secara terintegrasi. Berikut adalah berbagai manfaat utamanya.

a. Biaya yang Lebih Rendah

SaaS ERP memberikan keuntungan finansial yang signifikan melalui model berlangganan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan investasi besar untuk perangkat keras seperti pada on-premise ERP. Hal ini secara drastis mengurangi biaya awal dan belanja modal perusahaan Anda.

Semua pengelolaan dan pemeliharaan server ditangani langsung oleh penyedia. Anggaran perusahaan pun dapat dialihkan dari manajemen infrastruktur TI ke kebutuhan operasional lainnya. Ini membuat alokasi sumber daya menjadi jauh lebih efisien.

b. Aksesibilitas yang Lebih Baik

Salah satu keunggulan utama dari SaaS ERP adalah aksesibilitasnya yang tinggi. Sistem ini memungkinkan pengguna mengakses data dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Fleksibilitas ini sangat ideal untuk perusahaan dengan tim di berbagai lokasi atau yang menerapkan kerja jarak jauh.

Akses yang mudah ini membantu meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim secara keseluruhan. Namun, jika kontrol penuh tanpa ketergantungan internet adalah prioritas, alternatif seperti sistem open source dapat dipertimbangkan. Sistem tersebut memungkinkan pengelolaan secara lokal sesuai kebutuhan spesifik.

c. Skalabilitas yang Fleksibel

Skalabilitas menjadi fitur penting lainnya dari SaaS ERP. Sistem ini dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Anda bisa menambah atau mengurangi jumlah pengguna dan fungsionalitas tanpa proses yang rumit.

Kemampuan beradaptasi ini memungkinkan perusahaan untuk tetap lincah dan kompetitif. Sistem Anda dapat tumbuh seiring dengan perubahan kebutuhan operasional.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan ritel yang membuka 50 gerai baru di Indonesia Timur dapat langsung mendaftarkan 200 pengguna baru ke dalam sistem POS dan inventaris berbasis SaaS dalam hitungan jam, tanpa perlu menunggu pengadaan server fisik yang memakan waktu berminggu-minggu. Ini memberikan keunggulan dibandingkan premise ERP yang skalabilitasnya sering kali lebih kaku dan mahal.

d. Pemeliharaan yang Dikelola Vendor

Proses implementasi SaaS ERP jauh lebih cepat dibandingkan sistem tradisional. Vendor telah menyiapkan infrastruktur, sehingga perusahaan bisa langsung fokus pada konfigurasi. Hal ini mempercepat waktu bagi Anda untuk bisa merasakan manfaat dari sistem ERP.

Selain itu, semua pembaruan dan pemeliharaan teknis dikelola sepenuhnya oleh vendor. Ini membebaskan perusahaan dari tugas manajemen TI yang kompleks. Tim Anda pun dapat lebih fokus pada operasional bisnis inti untuk mendorong pertumbuhan.

e. Keamanan yang Terjamin

Keamanan data merupakan prioritas utama bagi penyedia SaaS ERP. Mereka menggunakan infrastruktur keamanan yang canggih untuk melindungi data perusahaan dari ancaman siber. Anda mendapatkan perlindungan tingkat lanjut tanpa harus membangunnya sendiri.

Penyedia layanan secara aktif menerapkan protokol keamanan terbaru dan enkripsi data. Mereka juga melakukan pemantauan keamanan selama 24/7. Hal ini memastikan bahwa data bisnis Anda tetap aman dan terhindar dari potensi kebocoran informasi.

Software ERP ScaleOcean adalah salah satu solusi teknologi bisnis yang dapat memberikan manfaat-manfaat utama SaaS ERP ini. Sistem ini bekerja secara real-time melalui internet, sehingga tim Anda dapat mengakses data krusial dan mengelola pekerjaan dari mana saja tanpa instalasi perangkat keras yang rumit.

Keunggulan utamanya terletak pada skalabilitas yang fleksibel, memungkinkan perusahaan menyesuaikan fitur dan jumlah pengguna seiring pertumbuhan bisnis tanpa biaya investasi awal yang besar. ScaleOcean juga menangani seluruh pemeliharaan dan pembaruan sistem secara otomatis, memastikan Anda selalu menggunakan teknologi terbaru dengan keamanan data yang terjamin.

Baca juga: 6 Ciri Ciri Software ERP Serta Keuntungannya

4. Cara Kerja SaaS ERP

SaaS ERP beroperasi dengan model berlangganan untuk mengelola seluruh proses bisnis Anda. Sistem ini dapat diakses secara mudah melalui internet tanpa perlu instalasi di komputer lokal. Penyedia layanan mengelola seluruh infrastruktur pendukung, mulai dari server hingga penyimpanan data.

Seluruh pembaruan sistem, pemeliharaan, dan manajemen keamanan juga dikelola secara terpusat. Hal ini memastikan perusahaan Anda selalu menggunakan versi ERP yang paling aman dan mutakhir. Dengan begitu, tim internal Anda tidak lagi terbebani oleh urusan teknis.

Keunggulan utama model ini adalah implementasi yang lebih cepat dan hemat biaya. Selain itu, SaaS ERP menawarkan skalabilitas perangkat lunak ERP yang tinggi untuk menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda secara fleksibel.

5. Tips Memilih Saas ERP yang Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Memilih solusi SaaS ERP yang tepat merupakan langkah krusial yang menentukan efisiensi jangka panjang perusahaan Anda. Keputusan ini tidak hanya melibatkan pertimbangan fitur teknis, tetapi juga kesiapan perusahaan dan anggaran. Agar investasi Anda tepat sasaran, perhatikan langkah-langkah strategis berikut ini.

a. Analisis Kebutuhan dan Kesiapan Bisnis

Langkah pertama adalah memahami secara mendalam apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan. Anda harus mengidentifikasi fungsi bisnis utama yang perlu dikelola, seperti keuangan, SDM, atau manajemen inventaris. Pastikan sistem yang Anda pilih mampu mengotomatisasi tugas-tugas berulang untuk mengatasi hambatan operasional.

Proses ini tidak bisa dilakukan sendirian oleh manajemen eksekutif. Anda perlu melibatkan semua departemen untuk mengumpulkan umpan balik yang komprehensif. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan gambaran lengkap tentang tantangan spesifik yang dihadapi setiap tim di lapangan.

b. Pertimbangkan Anggaran dan ROI

Jangan hanya tergiur dengan biaya langganan bulanan yang tampak rendah. Anda wajib menghitung total biaya kepemilikan secara menyeluruh, termasuk biaya implementasi, pelatihan, dan potensi biaya tersembunyi lainnya. Analisis biaya yang detail akan mencegah pembengkakan anggaran di kemudian hari.

Selain biaya, hitung juga potensi laba atas investasi (ROI) dari sistem SaaS ERP tersebut. Pastikan sistem yang Anda pilih mampu meningkatkan efisiensi dan profitabilitas secara nyata. Peningkatan kinerja ini menjadi justifikasi utama untuk biaya investasi yang Anda keluarkan.

c. Evaluasi Penyedia dan Platform

Faktor keamanan dan kredibilitas vendor menjadi hal yang tidak bisa ditawar. Anda harus memeriksa standar keamanan penyedia, termasuk enkripsi data dan kepatuhan terhadap regulasi industri yang relevan. Selain itu, pastikan platform memiliki skalabilitas dan fleksibilitas untuk tumbuh seiring perkembangan bisnis Anda di masa depan.

Penting juga untuk mengecek rekam jejak dan dukungan yang ditawarkan oleh vendor. Pilih penyedia yang stabil dan menawarkan layanan purna jual serta pelatihan yang memadai. Jangan lupa untuk memverifikasi kompatibilitas integrasi agar sistem baru dapat terhubung mulus dengan aplikasi pihak ketiga yang sudah Anda gunakan.

d. Uji Coba dan Evaluasi

Sebelum menandatangani kontrak jangka panjang, manfaatkan kesempatan uji coba atau demo gratis. Gunakan fase ini untuk mengevaluasi fungsionalitas dan kemudahan penggunaan platform secara langsung. Pengujian ini membantu Anda memastikan apakah sistem benar-benar sesuai dengan alur kerja tim Anda.

Selain mencoba sendiri, carilah ulasan dari pengguna lain untuk mendapatkan perspektif yang lebih objektif. Anda juga perlu memeriksa aksesibilitas sistem dari berbagai perangkat. Kemudahan akses ini sangat penting untuk mendukung produktivitas karyawan yang sering bekerja di luar kantor.

6. Tantangan Implementasi Saas ERP yang Harus Anda Ketahui

Implementasi sistem baru di perusahaan tidak selalu berjalan mulus tanpa hambatan. Berbagai tantangan teknis maupun non-teknis sering kali muncul dan berpotensi menghambat kesuksesan proyek transformasi digital ini. Memahami risiko-risiko ini sejak awal membantu Anda menyusun strategi mitigasi yang lebih matang. Berikut beberapa tantangan implementasi Saas ERP yang harus Anda waspadai:

a. Biaya Implementasi yang Tinggi

Banyak perusahaan sering meremehkan total biaya yang terlibat dalam adopsi SaaS ERP. Anda perlu menganggarkan dana tidak hanya untuk langganan, tetapi juga untuk biaya lisensi, kustomisasi, dan integrasi yang kompleks. Biaya pelatihan karyawan juga sering kali membengkak melebihi perkiraan awal.

Selain itu, biaya tak terduga sering muncul di tengah proses berjalan. Manajemen harus menghitung komponen biaya ini dengan cermat agar proyek tidak berhenti karena kekurangan anggaran. Perencanaan finansial yang buruk dapat mengganggu arus kas perusahaan secara signifikan.

b. Resistensi terhadap Perubahan

Karyawan sering kali merasa enggan untuk mengubah cara kerja yang sudah menjadi kebiasaan mereka bertahun-tahun. Mereka mungkin menolak beralih ke sistem baru berbasis cloud karena merasa nyaman dengan proses manual yang lama. Penolakan ini dapat memperlambat tingkat adopsi sistem di seluruh organisasi.

Manajemen perlu melakukan pendekatan persuasif untuk mengatasi hambatan psikologis ini. Anda harus mengkomunikasikan manfaat sistem baru secara jelas kepada seluruh tim. Dukungan dan pelatihan yang memadai akan membantu karyawan merasa lebih percaya diri dalam menggunakan teknologi baru tersebut.

c. Kesulitan Integrasi

Menghubungkan sistem SaaS ERP modern dengan aplikasi lama yang sudah ada merupakan tantangan teknis yang rumit. Tim IT Anda mungkin menghadapi masalah kompatibilitas saat mencoba menyatukan database internal dengan platform baru. Proses ini membutuhkan keahlian teknis yang mendalam agar semua sistem dapat “berbicara” satu sama lain.

Tanpa perencanaan integrasi yang matang, aliran data antar departemen bisa terputus. Perusahaan berisiko memiliki data yang terpecah-pecah atau siloed data. Hal ini tentu akan mengurangi efisiensi operasional yang seharusnya ditawarkan oleh sistem ERP.

d. Keamanan dan Kepatuhan Data

Meskipun data di-hosting oleh penyedia layanan, perusahaan tetap memegang tanggung jawab penuh atas keamanan informasi sensitif. Anda harus memastikan bahwa vendor mematuhi regulasi industri yang berlaku dan standar privasi data yang ketat. Kelalaian dalam aspek ini dapat berujung pada masalah hukum yang serius.

Risiko kebocoran data tetap mengintai meskipun vendor memiliki protokol keamanan canggih. Tim internal harus memverifikasi langkah-langkah enkripsi dan akses yang diterapkan oleh penyedia. Anda perlu mengelola kebijakan keamanan ini dengan disiplin untuk melindungi aset informasi perusahaan.

e. Keterbatasan Sumber Daya Manusia

Kurangnya tenaga ahli yang berpengalaman sering kali menjadi hambatan utama dalam proyek ini. Perusahaan mungkin tidak memiliki staf internal yang cukup kompeten dalam implementasi ERP maupun aspek keuangannya. Keterbatasan ini membuat penyelesaian masalah teknis menjadi lambat dan tidak efektif.

Anda mungkin perlu merekrut konsultan eksternal atau tenaga ahli khusus untuk mengisi kekosongan ini. Kehadiran personel yang tepat sangat krusial untuk memandu proyek agar tetap pada jalurnya. Investasi pada SDM yang berkualitas akan menjamin kelancaran transisi sistem.

f. Kualitas Data yang Buruk

Proses migrasi data dari sistem lama sering kali terhambat oleh kondisi data yang tidak prima. Tim Anda mungkin menemukan banyak data yang tidak akurat, tidak lengkap, atau tidak konsisten saat akan memindahkannya. Data yang buruk ini akan menghasilkan laporan yang tidak valid di dalam sistem SaaS ERP yang baru.

Perusahaan harus melakukan pembersihan data atau data cleansing sebelum migrasi dimulai. Tim harus memverifikasi dan menstandarisasi format data agar sesuai dengan sistem baru.

Bayangkan tantangan migrasi data dari sistem legacy berusia 15 tahun yang memiliki ribuan kode SKU duplikat akibat pencatatan manual di 3 pabrik berbeda. Tanpa pembersihan data awal yang ketat, implementasi SaaS ERP secanggih apa pun akan gagal menyajikan laporan stok yang akurat. Langkah ini memastikan sistem dapat menyajikan wawasan bisnis yang akurat sejak hari pertama penggunaan.

g. Manajemen Proyek yang Tidak Memadai

Kurangnya kepemimpinan yang jelas sering menyebabkan proyek kehilangan arah dan tujuan. Tanpa manajer proyek yang berpengalaman, implementasi ERP rentan mengalami penundaan jadwal yang panjang. Hal ini juga sering kali berdampak langsung pada pembengkakan anggaran yang tidak terkendali.

Perusahaan harus menunjuk pemimpin proyek yang mampu mengoordinasikan seluruh pemangku kepentingan. Pemimpin ini bertugas memantau progres dan menyelesaikan konflik yang muncul selama proses implementasi. Manajemen proyek yang disiplin adalah kunci agar target waktu dan biaya dapat tercapai.

h. Ketergantungan pada Vendor

Mengandalkan pihak ketiga untuk sistem inti perusahaan menimbulkan risiko tersendiri yang perlu diwaspadai. Masalah seperti kebangkrutan vendor atau perubahan struktur biaya yang mendadak dapat mengganggu operasional bisnis Anda. Ketergantungan ini membuat posisi tawar perusahaan menjadi lemah jika terjadi sengketa layanan.

Anda perlu melakukan evaluasi mendalam terhadap kredibilitas dan stabilitas finansial vendor sebelum menjalin kerja sama. Perusahaan sebaiknya menyiapkan rencana kontingensi untuk mengantisipasi skenario terburuk. Memastikan adanya perjanjian tingkat layanan (SLA) yang kuat juga sangat penting untuk melindungi kepentingan bisnis Anda.

7. Kesimpulan

Memilih solusi ERP yang tepat adalah kunci untuk efisiensi operasional. Pilihan utamanya seringkali antara model ERP tradisional dan SaaS ERP yang modern. Memahami perbedaan keduanya akan membantu Anda mengambil keputusan terbaik.

ERP tradisional menawarkan kontrol penuh dan kustomisasi yang sangat mendalam. Model ini ideal bagi perusahaan dengan proses bisnis yang sangat spesifik dan kompleks. Namun, ini seringkali membutuhkan sumber daya internal yang besar untuk mengelolanya.

Di sisi lain, SaaS ERP, contohnya SaaS ERP ScaleOcean, memberikan fleksibilitas dan aksesibilitas yang luar biasa. Solusi ini menjadi pilihan menarik karena biaya awalnya lebih rendah dan sangat mudah digunakan. Ini cocok untuk bisnis yang memprioritaskan efisiensi biaya dan kecepatan implementasi.

SaaS ERP ScaleOcean dirancang untuk bisnis yang menginginkan pertumbuhan tanpa batas. Kami menggabungkan kemudahan penggunaan dengan fungsionalitas yang kuat untuk mendukung operasional Anda. Jadwalkan demo gratis atau konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana kami dapat membantu.

Referensi:

• Bommadevara, N., Miglio, A. D., Jansen, S. 2018. Cloud adoption to accelerate IT modernization. McKinsey.
• Nagle, T., Redman, T. C., Sammon, D. 2017. Only 3% of Companies’ Data Meets Basic Quality Standards. Harvard Business Review.
• Grady, R. 2018. IT budget advice for midmarket organizations. CIO.