Apa itu SaaS ERP, Karakteristik, dan Manfaatnya bagi Bisnis

SaaS ERP adalah evolusi modern dari sistem ERP tradisional, yang menggabungkan kekuatan integrasi proses bisnis dengan fleksibilitas model Software as a Service (SaaS). Model ini menawarkan solusi terpadu untuk semua operasional yang dapat diakses secara online melalui langganan, tanpa perlu investasi server fisik yang mahal.

Namun, adopsi SaaS ERP juga memunculkan beberapa pain point krusial. Perusahaan seringkali khawatir dengan keamanan data yang tersimpan di cloud, keterbatasan kustomisasi untuk menyesuaikan alur kerja yang unik, serta tantangan integrasi dengan sistem legacy yang mungkin masih digunakan.

Artikel ini akan membahas bagaimana solusi SaaS ERP yang tepat dapat menjawab tantangan tersebut, sekaligus memberikan nilai strategis dan keunggulan kompetitif bagi bisnis modern yang dinamis.

Key Takeaways

• SaaS (Software as a Service) adalah model pengiriman software berbasis cloud, memungkinkan akses aplikasi melalui internet tanpa instalasi lokal atau pemeliharaan infrastruktur.
• Perbedaan utama antara ERP dan SaaS terletak pada biaya, sasaran pengguna, fungsi, integrasi/modularitas, serta penerapan dan kustomisasinya.
• Manfaat software SaaS meliputi biaya lebih rendah, aksesibilitas yang lebih baik, skalabilitas fleksibel, pemeliharaan yang dikelola vendor, dan keamanan yang terjamin.
• ScaleOcean ERP menyediakan aplikasi fleksibilitas dan fitur komprehensi, menjadi solusi SaaS software yang tepat sesuai kebutuhan bisnis Anda,

Coba Demo Gratis

1. Apa itu SaaS ERP Software?

SaaS ERP (Software as a Service Enterprise Resource Planning) adalah model penyediaan di mana sistem di-hosting dan dikelola oleh vendor, lalu diakses oleh bisnis melalui internet. Pada dasarnya, ini adalah solusi ERP yang beroperasi penuh di cloud, bukan di server fisik milik perusahaan sendiri.

Dalam model SaaS ERP, seluruh data dan perangkat lunak disimpan di pusat data milik vendor. Vendor inilah yang sepenuhnya bertanggung jawab atas pemeliharaan, keamanan, dan pembaruan sistem secara berkala.

Dengan demikian, perusahaan Anda tidak perlu lagi berinvestasi pada infrastruktur server atau tim IT internal untuk mengelola perangkat lunak. Sebaliknya, Anda hanya perlu berlangganan layanan dan mengakses sistem ERP secara langsung melalui internet.

Model ini secara signifikan mengurangi total biaya kepemilikan (TCO) dan mempermudah tim untuk mengakses data dari lokasi mana pun. Hal ini memberikan skalabilitas dan fleksibilitas yang besar bagi bisnis untuk tumbuh dan beradaptasi.

Penerapan model SaaS pada sistem ERP menjadi sangat populer karena memberikan akses yang efisien ke teknologi terkini. Perusahaan dapat memanfaatkan fungsionalitas ERP yang canggih tanpa harus mengeluarkan investasi awal yang besar untuk infrastruktur.

2. Perbedaan SaaS ERP vs On-Premise ERP

Memilih jenis platform ERP yang tepat adalah keputusan krusial bagi setiap bisnis. Dua pilihan utama yang sering jadi pertimbangan adalah SaaS ERP dan on-premise ERP. Keduanya menawarkan pendekatan yang sangat berbeda dalam mengelola operasional bisnis Anda, mulai dari biaya hingga cara Anda mengakses dan mengelolanya.

Berikut beberapa perbedaan utama antara SaaS ERP dan on-premise ERP:

a. Model Kepemilikan dan Biaya Awal

Sistem SaaS ERP pada dasarnya beroperasi dengan model berlangganan yang fleksibel untuk membangun suatu integrated management system. Anda membayar biaya rutin, biasanya bulanan atau tahunan, untuk menggunakan perangkat lunak tersebut.

Karena tidak memerlukan investasi besar di awal untuk membeli perangkat keras, biaya awalnya menjadi jauh lebih rendah. Biaya berlangganan ini umumnya sudah mencakup lisensi, pemeliharaan, hingga dukungan teknis dari vendor.

Di sisi lain, on-premise ERP mengharuskan Anda membeli lisensi di muka dengan investasi modal yang signifikan. Anda juga harus menganggarkan biaya tambahan untuk infrastruktur server dan tim yang akan mengelolanya.

b. Infrastruktur dan Aksesibilitas Data

Dengan ERP berbasis cloud atau SaaS, semua infrastruktur perangkat lunak di-hosting dan dikelola sepenuhnya oleh penyedia. Anda dan tim hanya memerlukan koneksi internet untuk mengakses sistem melalui peramban web. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menginstal perangkat lunak secara lokal di setiap komputer.

Sebaliknya, sistem on-premise di-hosting di server fisik milik perusahaan Anda sendiri. Tim IT internal bertanggung jawab penuh atas keamanan dan ketersediaan server tersebut. Aksesibilitasnya lebih terbatas pada jaringan internal, meskipun mobile ERP solutions tetap dapat diimplementasikan dengan konfigurasi teknis tambahan.

c. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem

Implementasi SaaS ERP umumnya jauh lebih cepat karena infrastruktur sudah disiapkan oleh vendor. Pembaruan dan pemeliharaan sistem juga ditangani secara otomatis oleh penyedia. Hal ini memastikan Anda selalu menggunakan versi software ERP terbaik tanpa perlu khawatir tentang pemeliharaan teknis.

Proses implementasi on-premise adalah proyek yang jauh lebih besar dan memakan waktu. Anda harus melalui tahap pengadaan dan penyiapan hardware sebelum instalasi software. Semua pembaruan, perbaikan, dan pemeliharaan rutin menjadi tanggung jawab penuh tim internal perusahaan Anda.

d. Kustomisasi dan Kontrol Penuh

Sistem on-premise menawarkan tingkat kontrol yang tak tertandingi untuk kustomisasi sistem ERP. Anda memiliki akses penuh untuk mengubah sistem secara mendalam sesuai kebutuhan unik perusahaan. Ini cocok untuk bisnis dengan proses yang sangat spesifik dan kompleks.

Di sisi lain, SaaS ERP unggul dalam hal skalabilitas yang mudah. Perusahaan dapat dengan cepat menambah atau mengurangi jumlah pengguna serta modul sesuai fluktuasi kebutuhan bisnis. Ini membuat platform mampu beradaptasi seiring pertumbuhan perusahaan Anda tanpa gangguan berarti.

Meskipun kustomisasinya terbatas pada konfigurasi, banyak platform SaaS modern menawarkan sistem modular dan API yang kuat. Ini memungkinkan Anda membangun sebuah integrated management system yang terhubung dengan aplikasi lain. Dengan begitu, Anda tetap mendapatkan fleksibilitas tanpa harus melakukan perombakan besar pada inti sistem.

Baca juga: 6 Ciri Ciri Software ERP Serta Keuntungannya

3. Manfaat SaaS ERP

SaaS ERP (Software as a Service) semakin populer karena menawarkan berbagai manfaat yang mendukung efisiensi. Dengan model berbasis cloud, sistem ini memungkinkan perusahaan mengelola bisnis secara terintegrasi. Berikut adalah berbagai manfaat utamanya.

a. Biaya yang Lebih Rendah

SaaS ERP memberikan keuntungan finansial yang signifikan melalui model berlangganan. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan investasi besar untuk perangkat keras seperti pada premise ERP. Hal ini secara drastis mengurangi biaya awal dan belanja modal perusahaan Anda.

Semua pengelolaan dan pemeliharaan server ditangani langsung oleh penyedia. Anggaran perusahaan pun dapat dialihkan dari manajemen infrastruktur TI ke kebutuhan operasional lainnya. Ini membuat alokasi sumber daya menjadi jauh lebih efisien.

b. Aksesibilitas yang Lebih Baik

Salah satu keunggulan utama dari SaaS ERP adalah aksesibilitasnya yang tinggi. Sistem ini memungkinkan pengguna mengakses data dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Fleksibilitas ini sangat ideal untuk perusahaan dengan tim di berbagai lokasi atau yang menerapkan kerja jarak jauh.

Akses yang mudah ini membantu meningkatkan produktivitas dan kolaborasi tim secara keseluruhan. Namun, jika kontrol penuh tanpa ketergantungan internet adalah prioritas, alternatif seperti sistem open source dapat dipertimbangkan. Sistem tersebut memungkinkan pengelolaan secara lokal sesuai kebutuhan spesifik.

c. Skalabilitas yang Fleksibel

Skalabilitas menjadi fitur penting lainnya dari SaaS ERP. Sistem ini dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Anda bisa menambah atau mengurangi jumlah pengguna dan fungsionalitas tanpa proses yang rumit.

Kemampuan beradaptasi ini memungkinkan perusahaan untuk tetap lincah dan kompetitif. Sistem Anda dapat tumbuh seiring dengan perubahan kebutuhan operasional. Ini memberikan keunggulan dibandingkan premise ERP yang skalabilitasnya sering kali lebih kaku dan mahal.

d. Pemeliharaan yang Dikelola Vendor

Proses implementasi SaaS ERP jauh lebih cepat dibandingkan sistem tradisional. Vendor telah menyiapkan infrastruktur, sehingga perusahaan bisa langsung fokus pada konfigurasi. Hal ini mempercepat waktu bagi Anda untuk bisa merasakan manfaat dari sistem ERP.

Selain itu, semua pembaruan dan pemeliharaan teknis dikelola sepenuhnya oleh vendor. Ini membebaskan perusahaan dari tugas manajemen TI yang kompleks. Tim Anda pun dapat lebih fokus pada operasional bisnis inti untuk mendorong pertumbuhan.

e. Keamanan yang Terjamin

Keamanan data merupakan prioritas utama bagi penyedia SaaS ERP. Mereka menggunakan infrastruktur keamanan yang canggih untuk melindungi data perusahaan dari ancaman siber. Anda mendapatkan perlindungan tingkat lanjut tanpa harus membangunnya sendiri.

Penyedia layanan secara aktif menerapkan protokol keamanan terbaru dan enkripsi data. Mereka juga melakukan pemantauan keamanan selama 24/7. Hal ini memastikan bahwa data bisnis Anda tetap aman dan terhindar dari potensi kebocoran informasi.

4. Cara Kerja SaaS ERP

SaaS ERP beroperasi dengan model berlangganan untuk mengelola seluruh proses bisnis Anda. Sistem ini dapat diakses secara mudah melalui internet tanpa perlu instalasi di komputer lokal. Penyedia layanan mengelola seluruh infrastruktur pendukung, mulai dari server hingga penyimpanan data.

Seluruh pembaruan sistem, pemeliharaan, dan manajemen keamanan juga dikelola secara terpusat. Hal ini memastikan perusahaan Anda selalu menggunakan versi ERP yang paling aman dan mutakhir. Dengan begitu, tim internal Anda tidak lagi terbebani oleh urusan teknis.

Keunggulan utama model ini adalah implementasi yang lebih cepat dan hemat biaya. Selain itu, SaaS ERP menawarkan skalabilitas perangkat lunak ERP yang tinggi untuk menyesuaikan dengan pertumbuhan bisnis Anda secara fleksibel.

5. Kesimpulan

Memilih solusi ERP yang tepat adalah kunci untuk efisiensi operasional. Pilihan utamanya seringkali antara model ERP tradisional dan SaaS ERP yang modern. Memahami perbedaan keduanya akan membantu Anda mengambil keputusan terbaik.

ERP tradisional menawarkan kontrol penuh dan kustomisasi yang sangat mendalam. Model ini ideal bagi perusahaan dengan proses bisnis yang sangat spesifik dan kompleks. Namun, ini seringkali membutuhkan sumber daya internal yang besar untuk mengelolanya.

Di sisi lain, SaaS ERP, contohnya SaaS ERP ScaleOcean, memberikan fleksibilitas dan aksesibilitas yang luar biasa. Solusi ini menjadi pilihan menarik karena biaya awalnya lebih rendah dan sangat mudah digunakan. Ini cocok untuk bisnis yang memprioritaskan efisiensi biaya dan kecepatan implementasi.

SaaS ERP ScaleOcean dirancang untuk bisnis yang menginginkan pertumbuhan tanpa batas. Kami menggabungkan kemudahan penggunaan dengan fungsionalitas yang kuat untuk mendukung operasional Anda. Jadwalkan demo gratis atau konsultasi dengan tim ahli kami untuk melihat bagaimana kami dapat membantu.