Mengenal Kustomisasi Sistem, Manfaat, Jenis dan Contohnya

Sistem ERP adalah solusi tepat dalam mengelola berbagai aspek bisnis modern. Namun, ada hal yang perlu Anda ketahui, yaitu setiap perusahaan memiliki kebutuhan serta karakteristik yang unik dan berbeda-beda. Disinilah letak pentingnya kustomisasi sistem, dimana perangkat lunak ini akan disesuaikan dengan tuntutan dan tujuan bisnis Anda.

Customization ad​alah strategi dalam mengoptimalkan penggunaan sistem agar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam artikel ini akan dibahas apa itu kustomisasi sistem serta jenis dan berbagai manfaat signifikan yang dapat diperoleh perusahaan dengan mengubah sistem ini sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Kustomisasi sistem adalah proses penyesuaian software ataupun hardware agar sesuai dengan kebutuhan khusus atau preferensi spesifik yang diinginkan pengguna.
• Jenis kustomisasi terbagi dua yaitu perangkat lunak, yang menyesuaikan aplikasi dan alur kerja, serta perangkat keras, yang mengoptimalkan komponen fisik untuk kinerja terbaik.
• Keuntungan kustomisasi meliputi personalisasi untuk pengalaman pengguna yang lebih baik, peningkatan efisiensi melalui otomatisasi, dan penambahan fungsionalitas untuk mendukung kebutuhan bisnis unik.
• ScaleOcean menawarkan solusi custom ERP software yang mendukung perubahan fitur, alur kerja, dan tampilan antarmuka sistem agar operasional Anda efisien dan kinerja bisnis optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Kustomisasi Sistem?

Kustomisasi sistem adalah proses penyesuaian sistem software ataupun hardware agar sesuai dengan kebutuhan khusus atau preferensi spesifik pengguna. Proses ini mencakup perubahan atau penambahan fitur, tampilan, dan fungsi yang tidak tersedia dalam versi standar sistem.

Melalui kustomisasi, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem yang digunakan benar-benar mendukung operasional mereka secara optimal. Salah satu manfaat utamanya adalah peningkatan efisiensi, karena sistem yang sudah disesuaikan akan mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berbagai tugas.

Selain itu, kustomisasi juga membantu pengambilan keputusan yang lebih baik. Hal ini dapat tercapai berkat integrasi data yang lebih tepat sasaran dan relevan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

Aspek yang bisa disesuaikan sangat beragam, mulai dari hal sederhana hingga yang kompleks. Kustomisasi sistem dapat mencakup perubahan tampilan (estetika), penambahan fungsionalitas baru, penyesuaian proses bisnis yang unik, integrasi dengan perangkat lunak lain, hingga adaptasi untuk memenuhi standar regulasi industri tertentu.

Namun, di balik semua keuntungannya, kustomisasi juga membawa risiko. Jika tidak dikelola dengan baik, perubahan yang terlalu banyak bisa menambah kompleksitas, meningkatkan biaya, dan bahkan mempengaruhi kestabilan sistem.

Karena itu, perencanaan dan pengelolaan kustomisasi harus dilakukan dengan hati-hati agar manfaatnya bisa dirasakan secara maksimal, tanpa menimbulkan masalah baru di kemudian hari.

2. Jenis Kustomisasi Sistem

Proses kustomisasi sistem pada perangkat lunak bisa dilakukan dengan berbagai cara, tergantung pada tingkat perubahan yang Anda butuhkan. Ada penyesuaian yang bersifat visual dan sederhana, namun ada juga yang melibatkan perubahan fundamental pada sistem. Berikut adalah empat jenis kustomisasi yang paling umum.

a. Modifikasi pada Kode Sumber

Ini adalah jenis kustomisasi yang paling dalam dan kompleks. Prosesnya melibatkan perubahan langsung pada kode dasar (source code) dari sebuah perangkat lunak.

Karena tingkat kerumitannya yang tinggi, modifikasi ini biasanya memerlukan keahlian khusus dari tim pengembang. Tujuannya adalah untuk mengubah logika inti sistem agar benar-benar sesuai dengan alur kerja perusahaan yang unik.

b. Penambahan Fitur Baru

Jenis kustomisasi ini berfokus pada penambahan fungsi yang tidak tersedia dalam versi standar. Tujuannya adalah untuk memperluas kemampuan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.

Penambahan ini bisa berupa pengembangan modul baru secara keseluruhan dari awal. Selain itu, bisa juga dalam bentuk instalasi dan konfigurasi plugin dari pihak ketiga untuk menambah fungsionalitas tertentu.

c. Integrasi Pihak Ketiga

Kustomisasi sistem ini bertujuan untuk menghubungkan perangkat lunak Anda dengan aplikasi atau layanan eksternal lainnya. Ini sangat penting untuk menciptakan ekosistem digital yang terpadu.

Integrasi ini memastikan aliran data yang lancar antar sistem, misalnya antara ERP dengan platform e-commerce atau CRM. Hal ini menghilangkan kebutuhan entri data manual dan meningkatkan efisiensi.

d. Kustomisasi Tampilan (UI/UX)

Kustomisasi ini berfokus pada penyesuaian elemen visual pada antarmuka pengguna. Ini mencakup perubahan pada tata letak, skema warna, ikon, dan tema visual secara keseluruhan.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengalaman pengguna (UX) dan membuat sistem lebih mudah dioperasikan. Contoh sederhananya adalah mengubah tampilan ke mode gelap atau menyesuaikan dasbor agar sesuai dengan identitas merek perusahaan.

Memahami berbagai jenis kustomisasi sistem adalah langkah awal, namun menemukan platform yang mampu mengakomodasi semuanya adalah tantangan berikutnya. ScaleOcean menawarkan software ERP custom yang dirancang untuk fleksibilitas penuh, mulai dari penambahan fitur, integrasi pihak ketiga, hingga modifikasi pada level kode sumber.

Dengan ScaleOcean, perusahaan tidak hanya mendapatkan perangkat lunak, tetapi juga mitra strategis untuk memastikan setiap penyesuaian benar-benar menjawab kebutuhan bisnis. Untuk melihat bagaimana platform ini dapat disesuaikan secara langsung, calon klien dapat menjadwalkan sesi demo gratis untuk konsultasi lebih lanjut.

3. Keuntungan Kustomisasi Sistem

Kustomisasi sistem, baik dari sisi perangkat lunak maupun perangkat keras, membawa banyak manfaat penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional sekaligus menciptakan solusi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Dengan melakukan penyesuaian ini, perusahaan bisa memaksimalkan pemanfaatan sistem dan memperkuat daya saing di pasar.

Berikut tiga keuntungan utama dari kustomisasi sistem bisnis:

a. Personalisasi

Kustomisasi memberi kesempatan bagi pengguna untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka. Dengan mengatur tampilan, alur kerja, dan fitur yang digunakan, karyawan bisa merasakan pengalaman yang lebih personal dan nyaman saat menggunakan sistem. Hal ini tidak hanya membuat adaptasi terhadap sistem baru jadi lebih cepat, tapi juga meningkatkan efektivitas kerja secara keseluruhan.

b. Efisiensi

Sistem yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu mampu meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara nyata. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan menyesuaikan proses kerja agar lebih relevan, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan bisa berkurang signifikan.

Akibatnya, perusahaan dapat fokus pada aktivitas yang memberikan nilai tambah, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan hasil bisnis secara menyeluruh.

c. Fungsionalitas

Kustomisasi juga membuka peluang untuk menambahkan fitur dan fungsi yang tidak tersedia dalam sistem standar. Dengan menambahkan modul atau alat khusus, perusahaan bisa memastikan sistem ERP yang digunakan benar-benar mendukung kebutuhan operasional yang lebih spesifik.

Penyesuaian ini membuat sistem lebih sesuai dengan tujuan bisnis jangka panjang, sekaligus membantu meningkatkan kinerja dan memaksimalkan pengembalian investasi teknologi.

4. Kapan Kustomisasi Dibutuhkan?

Kustomisasi sistem menjadi sangat diperlukan saat perusahaan menghadapi kebutuhan atau tantangan yang tidak bisa dipenuhi oleh sistem ERP standar. Dengan kustomisasi, sistem bisa diadaptasi agar lebih pas dengan tujuan bisnis dan operasional yang spesifik. Berikut beberapa situasi di mana kustomisasi ERP benar-benar diperlukan:

a. Kebutuhan Khusus

Setiap perusahaan punya cara kerja dan proses bisnis yang unik. Kadang, fitur standar dalam sistem ERP tidak cukup untuk mendukung alur kerja tersebut. Di sinilah kustomisasi berperan, dengan menambahkan fitur atau modul khusus yang membuat sistem ERP bisa bekerja maksimal sesuai kebutuhan dan tujuan bisnis perusahaan.

b. Integrasi dengan Sistem Lain

Perusahaan biasanya menggunakan berbagai aplikasi berbeda, seperti sistem keuangan, CRM, atau manajemen persediaan. Agar semua sistem ini bisa saling terhubung dan berbagi data dengan lancar, kustomisasi diperlukan untuk mengintegrasikan ERP dengan sistem-sistem tersebut. Ini membantu menciptakan aliran informasi yang mulus dan efisien di seluruh bagian perusahaan.

c. Maintenance dan Optimalisasi

Seiring waktu, kebutuhan bisnis dan teknologi terus berubah. Sistem ERP yang awalnya sudah cukup, mungkin mulai menunjukkan keterbatasan atau mengalami masalah teknis. Kustomisasi memungkinkan perusahaan memperbaiki bug, meningkatkan performa, dan mengoptimalkan sistem agar tetap responsif terhadap perubahan kebutuhan, sehingga operasional tetap berjalan lancar.

5. Contoh Kustomisasi Perangkat Lunak

Baik di kustomisasi sistem ERP maupun sistem operasi, keduanya memberikan fleksibilitas penting bagi perusahaan maupun individu agar bisa menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik mereka. Berikut beberapa contoh kustomisasi yang umum diterapkan dalam bisnis:

a. Contoh Kustomisasi dalam Sistem ERP

Dalam ERP, kustomisasi biasanya berfokus pada penyesuaian alur kerja agar proses bisnis perusahaan berjalan lebih lancar dan efisien. Misalnya, modul manajemen persediaan atau produksi bisa diubah agar sesuai dengan cara kerja internal perusahaan.

Selain itu, fitur tambahan seperti laporan yang lebih detail atau pengelolaan proyek yang spesifik juga sering ditambahkan untuk mendukung kebutuhan bisnis. Tidak kalah penting, integrasi ERP dengan sistem lain seperti CRM atau software keuangan juga menjadi bagian dari kustomisasi, supaya data bisa mengalir dengan mulus dan semua bagian bisa bekerja sama dengan baik.

Kustomisasi dalam sistem ERP dapat dilakukan baik selama tahap implementasi maupun setelah Go-live. Pada tahap implementasi, kustomisasi difokuskan pada penyesuaian awal agar sistem dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sementara itu, setelah go-live, kustomisasi dapat terus dilakukan untuk memperbaiki atau menambah fitur pada ERP yang diperlukan seiring dengan perkembangan bisnis.

Untuk mempermudah proses kustomisasi, ScaleOcean menawarkan solusi custom ERP software sehingga perusahaan dapat menerima dukungan teknis dan pembaruan sistem yang lebih terstruktur. Dengan dukungan dari vendor ahli, perusahaan bisa mengubah fitur, alur kerja, dan tampilan antarmuka sistem agar operasional berjalan lebih efisien dan kinerja bisnis semakin optimal.

Selain itu, ScaleOcean rutin memberikan pembaruan agar sistem selalu up-to-date, sekaligus membantu mengelola biaya implementasi dan pemeliharaan secara efektif. Dengan pendekatan ini, perusahaan bisa lebih fokus pada pencapaian tujuan bisnis, sementara vendor menangani semua aspek teknis dan kepatuhan regulasi yang diperlukan

b. Contoh Kustomisasi dalam Sistem Operasi

Sementara di sistem operasi, kustomisasi lebih banyak berkaitan dengan tampilan dan kenyamanan pengguna. Pengguna bisa mengubah tema warna, tata letak desktop, atau ikon agar antarmuka terlihat lebih menarik dan mudah digunakan.

Penambahan widget seperti cuaca, kalender, atau aplikasi produktivitas juga umum dilakukan untuk memudahkan akses informasi penting. Selain itu, pengaturan privasi dan keamanan juga bisa disesuaikan, seperti mengatur aplikasi mana yang boleh mengakses data tertentu atau mengontrol informasi apa saja yang dibagikan.

Selain itu, penerapan Integrated Management System (IMS) dalam kustomisasi sistem memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan dan mengintegrasikan berbagai fungsi manajerial seperti keuangan, SDM, dan produksi dalam satu platform. Dengan IMS, kustomisasi bisa dilakukan untuk menyatukan dan menyederhanakan proses bisnis yang berbeda, meningkatkan efisiensi operasional dan mempermudah pengawasan serta pengambilan keputusan.

c. Aplikasi

Kustomisasi aplikasi memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan tampilan dan fungsi aplikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sebagai contoh, Anda dapat menyusun ulang menu, menyembunyikan fitur yang tidak diperlukan, atau menambahkan fitur khusus yang relevan dengan alur kerja perusahaan. Hal ini meningkatkan kenyamanan pengguna dan efisiensi operasional.

d. Situs Web

Situs web juga dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya, baik dari segi tampilan, tata letak, maupun bahasa. Pengguna dapat memilih preferensi mereka, seperti memilih tema atau bahasa yang diinginkan, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna dan memastikan bahwa situs web lebih mudah diakses dan digunakan oleh berbagai audiens.

6. Kesimpulan

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa kustomisasi sistem adalah proses penyesuaian sistem standar agar sesuai dengan kebutuhan khusus perusahaan, mencakup penambahan fitur, perubahan alur kerja, dan integrasi dengan sistem lain. Namun, perlu diingat bahwa konfigurasi sistem juga berperan penting dalam proses kustomisasi.

Manfaat konfigurasi sistem yaitu memungkinkan penyesuaian parameter dan pengaturan sistem ERP sesuai kebutuhan tanpa mengubah kode sumber, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan fungsi sistem yang ada. Dengan konfigurasi yang tepat, kustomisasi dapat dilakukan dengan lebih efisien, memastikan software ERP lebih sesuai dengan alur kerja dan kebutuhan spesifik perusahaan.

Selain itu, custom development dalam kustomisasi ERP memberikan fleksibilitas lebih besar bagi perusahaan. Dengan custom development, kustomisasi sistem menjadi lebih mendalam dan dapat berkembang sesuai perubahan kebutuhan perusahaan, mendukung kesuksesan jangka panjang dan keunggulan kompetitif.