On Premise ERP: Arti, Kelebihan, dan Perbedaannya dengan Cloud

Banyak bisnis di Indonesia, terutama di sektor manufaktur atau perbankan, masih menghadapi tantangan regulasi data yang ketat. Mereka juga sering khawatir operasional terhenti total hanya karena koneksi internet di area pabrik atau kantor cabang tidak stabil. Untuk menjawab kebutuhan akan kendali penuh dan stabilitas operasional inilah, solusi on-premise ERP masih menjadi pilihan utama.

Tidak seperti sistem cloud dimana data disimpan menggunakan akses internet, sistem on-premise melibatkan pembelian server fisik oleh perusahaan itu sendiri. Semua data penting, baik itu informasi keuangan atau informasi pelanggan disimpan dengan aman di tempat perusahaan Anda. Tim IT internal memegang kendali penuh atas keamanan dan kustomisasi sistem tersebut.

Lantas, apa sebenarnya kelebihan dari ERP di server sendiri di era serba cloud ini? Artikel ini akan membahas tuntas pengertian on-premise, keunggulannya, serta perbedaan mendasarnya dengan model cloud. Pemahaman ini sangat penting agar Anda tidak salah dalam memilih fondasi teknologi untuk bisnis Anda.

1. Apa itu On-Premise?

On-premise adalah metode penerapan sistem di mana perusahaan memasang aplikasi pada infrastruktur server miliknya sendiri. Dalam pendekatan ini, perusahaan bertanggung jawab untuk memasang server, database, jaringan, sistem keamanan, dan sistem penyimpanan yang sesuai kebutuhan bisnisnya.

Model ini merupakan kebalikan dari solusi cloud yang bergantung pada vendor eksternal. Dalam model on-premise, bisnis memegang kendali penuh atas semua asetnya. Perusahaan memiliki wewenang mutlak terhadap data sensitif, konfigurasi perangkat lunak, dan perangkat keras yang digunakan.

2. Apa itu On-Premise ERP?

On-premise ERP adalah sistem ERP yang diimplementasikan dan dijalankan di dalam perusahaan pada server perusahaan menggunakan infrastruktur IT perusahaan, bukan di cloud. Artinya, sistem ini berjalan menggunakan server dan perangkat keras yang dimiliki, ditempatkan, dan dikelola sendiri oleh perusahaan di lokasi fisik mereka.

Dengan menaruh sistem ERP langsung di pusat infrastruktur perusahaan, manajemen dapat memastikan bahwa setiap detik pergerakan data hanya berputar di dalam jaringan internal yang aman.

Karena kendali penuh tersebut, perusahaan mendapatkan fleksibilitas kustomisasi yang sangat tinggi. Mereka dapat menyesuaikan perangkat lunak agar benar-benar sesuai dengan proses bisnis yang mereka miliki. Hal ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang beroperasi di lingkungan yang diatur.

Namun, model ini membutuhkan biaya awal yang besar untuk berinvestasi pada perangkat keras dan lisensi perangkat lunak. Perusahaan harus mengambil tanggung jawab penuh atas biaya seperti pemeliharaan, keamanan dan peningkatan sistem. Oleh karena itu, perusahaan yang menerapkan ERP on-premise harus memiliki tim IT internal yang kompeten.

Meskipun biaya awalnya tinggi, model ini berpotensi memberikan penghematan biaya dalam jangka panjang bagi perusahaan skala besar. Tentu saja, ini bukan satu-satunya pilihan di pasar. Ada juga model lain seperti cloud ERP atau solusi gabungan yang disebut hybrid ERP.

3. Karakteristik On-Premise ERP

Setelah memahami definisi dasarnya, kita bisa mengidentifikasi model on-premise melalui beberapa karakteristik seperti kepemilikan infrastruktur dan pengelolaan mandiri. Karakteristik inilah yang menjadi pembeda utama antara on-premise ERP dengan solusi lainnya. Hal-hal ini mencakup segala aspek, mulai dari kepemilikan aset, model biaya, hingga cara pengelolaannya. Dibawah ini adalah penjelasan lebih detailnya:

a. Kepemilikan dan Kontrol Penuh

Salah satu karakteristik utama ERP on-premise adalah kepemilikan penuh atas infrastruktur. Tanggung jawab untuk membeli dan memiliki semua perangkat keras yang dibutuhkan, termasuk server dan solusi penyimpanan data berada di tangan perusahaan. Semua yang dianggap sebagai bagian dari infrastruktur tersebut berada di lokasi perusahaan atau di pusat data internal mereka sendiri.

Dengan memiliki infrastruktur sendiri, perusahaan dapat memiliki kendali lebih besar terhadap sistem TI yang digunakan. Perusahaan dapat mengatur bagaimana data sensitif disimpan, menyesuaikan konfigurasi sistem, serta menerapkan standar keamanan sesuai kebutuhan bisnis. Tim internal juga memiliki kebebasan untuk mengelola dan mengembangkan sistem on-premise agar tetap selaras dengan operasional perusahaan.

b. Model Biaya dan Lisensi

Model on-premise membutuhkan investasi awal atau upfront cost yang terbilang besar. Perusahaan harus mengeluarkan biaya di muka untuk membeli semua lisensi perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan.

Kepemilikan penuh terhadap lisensi software ERP ini memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk menggunakan sistem tanpa batas waktu (perpetual), terlepas dari perubahan kebijakan vendor di masa depan. Ini menjadi pertimbangan utama bagi banyak bisnis dalam memilih model implementasi.

Pembelian lisensi biasanya dilakukan dalam jangka waktu sekali pakai atau seumur hidup. Namun, perusahaan tetap perlu mengalokasikan dana untuk pengeluaran yang berulang. Pengeluaran tersebut biasanya melibatkan pemeliharaan sistem setiap tahun,biaya peningkatan perangkat lunak dan bantuan teknis dari vendor ERP.

c. Kustomisasi Mendalam dan Kepatuhan

Salah satu keunggulan utama on-premise ERP adalah fleksibilitas kustomisasi yang jauh lebih luas. Perusahaan dapat memodifikasi sistem secara mendalam agar benar-benar sesuai dengan alur kerja spesifik yang mereka miliki. Kontrol penuh atas konfigurasi perangkat lunak memungkinkan penyesuaian yang seringkali tidak mungkin dilakukan pada sistem lain.

Kemampuan kustomisasi dan kontrol data penuh membuat model on-site lebih disukai oleh industri yang teregulasi karena adanya peraturan kepatuhan yang ketat .Mereka termasuk sektor kesehatan dan keuangan, dimana informasi pribadi sensitif harus disimpan dan dikelola di bawah yurisdiksi perusahaan tersebut saja.

d. Tanggung Jawab Pengelolaan Internal

Dalam skema on-premise, semua tanggung jawab pengelolaan sistem berada di pundak perusahaan. Tim IT internal bertugas penuh untuk mengelola, memelihara, dan memperbaiki semua sistem jika terjadi masalah. Vendor ERP biasanya hanya menyediakan dukungan untuk perangkat lunaknya saja, bukan infrastrukturnya.

Konsekuensinya, perusahaan wajib memiliki sumber daya manusia atau tim IT yang kompeten. Tim ini harus mampu menangani pemeliharaan server, keamanan jaringan, database, dan backup data. Kesiapan tim internal menjadi faktor penentu suksesnya implementasi ERP on-premise.

e. Tantangan Skalabilitas dan Akses Sistem

Skalabilitas atau kemampuan untuk meningkatkan kapasitas bisa menjadi tantangan jika menggunakan solusi on-premise. Dalam kasus pertumbuhan yang cepat, penambahan kapasitas akan membuat perusahaan untuk mengeluarkan uang untuk membeli perangkat keras baru. Meningkatkan kapasitas juga akan jauh lebih sulit dan membutuhkan waktu.

Biasanya, akses ke sistem ERP dalam model on-premise terbatas pada jaringan perusahaan saja. Artinya, karyawan hanya bisa mengakses sistem tersebut ketika mereka berada di kantor. Akses jarak jauh akan membutuhkan penyiapan solusi jaringan yang rumit seperti VPN (Virtual Private Network).

4. Kelebihan ERP On-Premise

Memilih sistem ERP on-premise yang tepat dapat membantu kelancaran operasional bisnis. Solusi ini menawarkan berbagai keunggulan yang membuatnya cocok bagi perusahaan yang membutuhkan kendali penuh atas data dan infrastruktur teknologi mereka. Berikut adalah beberapa kelebihan utama yang ditawarkan oleh ERP on-premise:

a. Kontrol Penuh Infrastruktur dan Data

Manfaat utama dari ERP berbasis lokasi atau on-premise adalah perusahaan memiliki kendali penuh atas infrastruktur dan data. Dalam sistem seperti ini data perusahaan disimpan di server internal perusahaan. Tim IT internal perusahaan menangani semua sumber daya ini.

Kendali penuh seperti ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengkonfigurasi pengaturan sistem. Perusahaan memastikan akses terhadap data sensitif hanya berada di tangan mereka saja.

b. Keamanan dan Kepatuhan yang Lebih Terjamin

Jenis software ERP berbasis on-premise menawarkan tingkat keamanan yang lebih terjamin. Data disimpan secara internal dan dikelola langsung oleh tim perusahaan, bukan pihak ketiga. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran data sensitif.

Keunggulan ini sangat krusial untuk memenuhi aspek kepatuhan atau compliance. Perusahaan dapat lebih mudah menerapkan protokol keamanan internal agar sesuai dengan regulasi privasi data atau aturan industri tertentu. Industri seperti perbankan dan kesehatan sangat mengutamakan hal ini.

c. Kustomisasi Mendalam

Model on-premise memberikan fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan sistem ERP. Perusahaan dapat memodifikasi perangkat lunak berdasarkan kebutuhan operasional mereka yang unik. Proses ini tidak terkendala batasan dari penyedia layanan cloud.

Fleksibilitas ini memungkinkan setiap fitur dan fungsionalitas disesuaikan dengan alur kerja yang ada. Perusahaan mendapatkan solusi yang jauh lebih tepat sasaran. Pada akhirnya, kustomisasi yang pas akan meningkatkan efisiensi operasional harian.

d. Fleksibilitas Infrastruktur

Sistem ERP berbasis premis menawarkan fleksibilitas penuh dalam menentukan kebutuhan infrastruktur. Sebuah perusahaan dapat memilih sendiri perangkat keras dan penyedia perangkat lunak lainnya berdasarkan anggaran mereka.

Perjanjian lisensi dan layanan dukungan teknis juga bisa dinegosiasikan secara terpisah juga.Ini membuat strategi IT yang lebih tepat dalam jangka panjang.Pengendalian anggaran dan peningkatan sistem secara berkala menjadi lebih mudah untuk dikelola.

e. Potensi Biaya Jangka Panjang yang Lebih Hemat

Potensi biaya jangka panjang ERP on-premise seringkali lebih hemat dibandingkan model langganan. Meskipun biaya awal untuk perangkat keras dan lisensi terbilang tinggi, perusahaan tidak perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan.

Penghematan ini akan sangat terasa jika perusahaan memang sudah memiliki infrastruktur IT yang memadai. Perusahaan juga memiliki fleksibilitas untuk melakukan upgrade atau perubahan sistem sesuai kemampuan anggaran mereka sendiri.

f. Tidak Bergantung pada Vendor Eksternal

Karena semua sistem dikontrol secara internal, perusahaan tidak terikat pada jadwal vendor eksternal. Perusahaan tidak perlu mengikuti jadwal pemeliharaan atau upgrade paksa yang ditentukan oleh penyedia cloud.

Tim IT internal memiliki kebebasan penuh untuk mengelola dan memperbarui software ERP mereka. Perusahaan dapat menyesuaikan sistem kapan pun dibutuhkan. Mereka tidak harus bergantung pada persetujuan atau dukungan teknis vendor untuk setiap perubahan minor.

g. Performa Sistem Lebih Konsisten

Karena sistem akan bekerja berdasarkan infrastruktur internal, maka perusahaan akan dapat menentukan jumlah kapasitas yang akan dimiliki server, jaringan, dan daya komputasi tergantung pada operasi mereka.

Dengan pengaturan yang benar efisiensi ERP akan meningkat, sehingga dapat mengelola lebih banyak transaksi, pengguna, dan beban tanpa harus bergantung pada daya komputasi orang lain yang mungkin juga menggunakan cloud yang sama.

h. Jadwal Pembaruan Sistem Lebih Fleksibel

Pada perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) on-premise, perusahaan diberi fleksibilitas dalam menentukan kapan waktu untuk melakukan pembaruan atau peningkatan sistem.

Misalnya, staf IT bisa memutuskan untuk melakukan pemeliharaan sistem sesuai dengan operasi perusahaan, seperti pada periode aktivitas bisnis yang rendah. Dengan perencanaan yang baik peningkatan sistem akan lebih lancar tanpa mengganggu pekerjaan pengguna.

i. Pengelolaan Backup dan Pemulihan Data Secara Internal

ERP on premise memungkinkan perusahaan untuk memegang kendali penuh atas sistem backup dan pemulihan mereka. Perusahaan akan berada dalam posisi untuk memilih bagaimana cara menyimpan informasi yang telah dibackup, berapa sering proses backup harus dilakukan, berapa lama informasi tersebut harus disimpan dan bahkan bagaimana cara memulihkan data apabila terjadi bencana pada sistem.

Baca juga: Sejarah Enterprise Resource Planning (ERP) dan Masa Depannya

5. Kekurangan On-Premise ERP

Meskipun software ERP on-premise adalah model implementasi yang menawarkan beberapa kelebihan, terdapat juga kekurangan yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan sebelum memilih solusi ini. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai masing-masing kekurangan tersebut.

a. Biaya Awal yang Tinggi

Salah satu kekurangan ERP on-premise adalah biaya awal yang tinggi. Investasi ini mencakup pembelian perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang diperlukan untuk menjalankan software ERP. Selain itu, biaya tambahan mungkin diperlukan untuk instalasi, konfigurasi, dan pelatihan staf. Biaya awal ini bisa menjadi beban signifikan, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki keterbatasan anggaran.

b. Biaya Pemeliharaan

Selain biaya investasi awal yang tinggi, penerapan jenis ERP ini juga harus menanggung biaya pemeliharaan rutin seperti pembaruan sistem, perbaikan teknis, dan penggantian hardware. Biaya dukungan teknis internal dan eksternal juga menjadi beban tambahan, terutama jika terjadi gangguan operasional yang memerlukan perbaikan segera serta sistem cadangan.

c. Keterbatasan Akses

Akses ke sistem on-premise juga hanya bisa dilakukan melalui jaringan internal perusahaan. Proses ini biasanya dapat menyulitkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau mengakses sistem di luar jam kantor, kecuali jika perusahaan mengatur infrastruktur tambahan seperti VPN. Keterbatasan ini bisa menghambat produktivitas di era kerja fleksibel.

d. Skalabilitas Terbatas

Skalabilitas perangkat lunak juga bisa menjadi tantangan saat mengimplementasikan ERP on-premise. Perubahan dalam ukuran atau kebutuhan bisnis seringkali memerlukan tambahan investasi dalam perangkat keras atau perangkat lunak. Proses ini tidak hanya mahal, tetapi juga cukup rumit dan memakan waktu karena perubahan tersebut harus diintegrasikan dengan infrastruktur TI yang ada.

e. Memerlukan IT Internal

Model satu ini membutuhkan tim IT internal yang mampu mengelola dan mengatasi masalah implementasi ERP. Jadi, perusahaan memiliki ketergantungan yang besar pada sumber daya internal. Jika perusahaan tidak memiliki tim IT yang cukup kuat atau berpengalaman, akan menghadapi tantangan dalam mengelola dan mengoptimalkan sistem. Selain itu, kebutuhan untuk staf IT yang terampil juga dapat menambah biaya operasional.

f. Implementasi Sistem Lebih Lama

Kekurangan berikutnya adalah proses implementasi cenderung lebih lama dibandingkan dengan sistem berbasis cloud. Hal ini bisa terjadi karena model software ERP satu ini membutuhkan instalasi fisik dan konfigurasi sistem pengolahan data bisnis, serta penyesuaian dan pengujian perangkat lunak.

Memahami kekurangan yang telah disebutkan di atas penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan implementasi software ERP. Tujuannya agar perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan kemampuan internal.

g. Membutuhkan Strategi Disaster Recovery yang Matang

Jika terjadi bencana pada lokasi on-premise, perusahaan harus menetapkan kebijakan pemulihan bencana untuk memastikan kelangsungan bisnis dalam kasus bencana. Dalam kasus bencana apapun misalnya kebakaran,banjir,masalah perangkat keras atau bahkan pemadaman listrik perusahaanlah yang akan bertanggung jawab atas pemulihan sistem dan data.

Untuk menghindari kehilangan data, perusahaan harus membangun infrastruktur cadangan seperti backup off-site atau server pemulihan. Meskipun ini memastikan ada lebih banyak kontrol atas data tetapi hal ini bisa meningkatkan biaya yang terlibat.

6. Perbandingan Cloud ERP vs On-Premise ERP

Dalam memilih sistem ERP yang tepat, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa saja yang membedakan software ERP cloud vs ERP on-premise dan juga mengetahui karakteristik unik dari kedua sistem tersebut. Untuk itu, di penjelasan ini kita akan membahas secara mendalam apa saja perbedaan utama antara kedua sistem ini.

a. Tempat Penyimpanan Data

Dalam model on-premise ERP, penyimpanan data dilakukan secara lokal di server internal milik perusahaan. Pendekatan ini memberikan kontrol penuh bagi perusahaan terkait pengelolaan dan keamanan data sensitif mereka. Konsekuensinya, perusahaan juga harus bertanggung jawab penuh menangani pemeliharaan infrastruktur dan memperhatikan masalah kapasitas penyimpanan secara manual.

Berbeda halnya dengan cloud ERP, di mana penyimpanan data dilakukan di server cloud dan dikelola sepenuhnya oleh penyedia layanan. Model ini mengurangi beban perusahaan dalam hal pemeliharaan fisik dan kapasitas penyimpanan. Hal ini juga memberikan fleksibilitas untuk menyimpan data dalam jumlah besar tanpa perlu pengelolaan manual dari tim internal.

b. Biaya Awal dan Biaya Berkelanjutan

On-premise ERP memerlukan biaya investasi awal yang tinggi, sebab perusahaan harus membeli sendiri hardware, software, dan infrastruktur pendukung lainnya. Selain biaya awal tersebut, biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem juga diperlukan dan harus dihitung anggarannya setiap tahun.

Sebaliknya, cloud ERP menawarkan biaya investasi yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar untuk hardware dan infrastruktur. Model ini memungkinkan perusahaan hanya membayar biaya bulanan atau tahunan sesuai kebutuhan. Hal ini dapat mengurangi biaya awal secara signifikan, namun tetap ada biaya tambahan lain yang harus diperhitungkan dalam skema langganan tersebut.

c. Kendali dan Kustomisasi

Dalam sistem on-premise ERP, perusahaan dapat mengendalikan penuh pengelolaan data, sistem, dan infrastruktur. Hal ini memungkinkan kustomisasi yang lebih mendalam untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Perusahaan juga bebas untuk mengubah dan menyesuaikan sistem secara fleksibel kapan pun dibutuhkan.

Sebaliknya, kendali pada cloud ERP terkait sistem lebih terbatas. Hal ini disebabkan karena penyimpanan dan manajemen sistem berada di tangan penyedia layanan cloud. Kustomisasi cloud juga terbatas, meskipun beberapa penyedia cloud tetap menawarkan opsi untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sebagai alternatif, beberapa perusahaan memilih jenis sistem lain seperti open source ERP, yang memberikan fleksibilitas lebih besar dalam pengembangan dan modifikasi sistem sesuai kebutuhan spesifik tanpa keterbatasan vendor.

d. Akses dan Mobilitas

On-premise ERP umumnya memiliki akses terbatas pada jaringan internal perusahaan. Hal ini membuatnya lebih sulit bagi karyawan untuk mengakses sistem dari lokasi atau perangkat berbeda tanpa pengaturan tambahan, seperti VPN. Kondisi ini membuat mobilitas dan fleksibilitas menjadi terbatas.

Sebaliknya, cloud ERP memiliki akses kapan saja dan dari mana saja selama koneksi internet terhubung. Hal ini membuatnya cocok untuk perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau membutuhkan akses fleksibel. Sistem ini mendukung mobilitas lebih baik karena menghubungkan web based ERP dalam penerapannya.

Untuk lebih memahami solusi antara keduanya, Anda bisa mengimplementasikan software ERP ScaleOcean yang menawarkan berbagai jenis software, baik on-premise maupun cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

ScaleOcean ERP menawarkan fleksibilitas dalam memilih model yang sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan. Anda bisa menjadwalkan konsultasi untuk optimalkan penerapan sistem di perusahaan.

7. Kesimpulan

Dari pembahasan tersebut, dapat disimpulkan ERP on-premise artinya model implementasi software ERP yang dilakukan secara internal dalam sebuah perusahaan. Dalam model ini, semua komponen sistem, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan data, berlokasi fisik di perusahaan itu sendiri.

Dengan ini, perusahaan dapat mengelola secara langsung seluruh aspek dari software ERP, termasuk instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem. Meski demikian, Anda juga perlu tahu bahwa model tersebut juga memiliki sejumlah kekurangan setiap jenis ERP sebelum melakukan implementasi.

Gunakan ERP software ScaleOcean yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, serta memberikan solusi terintegrasi untuk berbagai sektor bisnis, baik nasional maupun multinasional. Dengan dukungan sistem yang fleksibel dan konfigurasi sesuai proses operasional, Anda dapat mengelola bisnis secara lebih efisien. Jadwalkan konsultasi sekarang bersama tim ScaleOcean untuk menemukan solusi ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.