On Premise ERP: Arti, Kelebihan, serta Bedanya dengan Cloud

Banyak bisnis di Indonesia, terutama di sektor manufaktur atau perbankan, masih menghadapi tantangan regulasi data yang ketat. Mereka juga sering khawatir operasional terhenti total hanya karena koneksi internet di area pabrik atau kantor cabang tidak stabil. Untuk menjawab kebutuhan akan kendali penuh dan stabilitas operasional inilah, solusi on-premise ERP masih menjadi pilihan utama.

Berbeda dengan sistem cloud yang diakses melalui internet, model on-premise berarti perusahaan membeli dan mengelola sendiri server fisiknya. Seluruh data sensitif, mulai dari keuangan hingga data pelanggan, tersimpan aman di dalam lokasi perusahaan Anda. Tim IT internal memegang kendali penuh atas keamanan dan kustomisasi sistem tersebut.

Lantas, apa sebenarnya kelebihan utama memiliki ERP di server sendiri di era serba cloud ini? Artikel ini akan membahas tuntas pengertian on-premise, keunggulannya, serta perbedaan mendasarnya dengan model cloud. Pemahaman ini sangat penting agar Anda tidak salah dalam memilih fondasi teknologi untuk bisnis Anda.

Key Takeaways

• On-premise ERP adalah sistem yang diinstal dan dijalankan di server fisik milik perusahaan, sehingga memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur.
• Karakteristik utama ERP on-premise adalah biaya lisensi awal yang besar, tanggung jawab pengelolaan internal penuh, dan kustomisasi mendalam sesuai kebutuhan spesifik.
• Kelebihan utama ERP on-premise mencakup kontrol penuh atas data, keamanan yang lebih terjamin untuk kepatuhan, dan fleksibilitas kustomisasi sistem secara mendalam.
• Perbedaan on-premise ERP dengan cloud terletak pada biaya awal versus langganan, kepemilikan server internal, dan tingkat fleksibilitas akses serta kustomisasi.
• ScaleOcean ERP menawarkan solusi fleksibel, baik model on-premise maupun cloud, yang dapat dikonsultasikan untuk disesuaikan dengan kebutuhan unik perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu On-Premise?

On-premise adalah model penyediaan infrastruktur TI di mana perusahaan memiliki dan mengelola semuanya sendiri. Perusahaan membeli server, perangkat lunak, dan sistem penyimpanan datanya secara mandiri. Semua aset teknologi ini ditempatkan dan dioperasikan sepenuhnya di fasilitas fisik milik perusahaan, seperti pusat data internal.

Model ini merupakan kebalikan dari solusi cloud yang bergantung pada vendor eksternal. Dalam model on-premise, bisnis memegang kendali penuh atas semua asetnya. Perusahaan memiliki wewenang mutlak terhadap data sensitif, konfigurasi perangkat lunak, dan perangkat keras yang digunakan.

2. Apa itu On-Premise ERP?

On-premise ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang instalasinya dilakukan secara lokal. Artinya, sistem ini berjalan menggunakan server dan perangkat keras yang dimiliki, ditempatkan, dan dikelola sendiri oleh perusahaan di lokasi fisik mereka. Model ini berbeda dengan cloud, karena perusahaan memegang kendali penuh atas data dan infrastruktur sistem.

Karena kendali penuh tersebut, perusahaan mendapatkan fleksibilitas kustomisasi yang sangat tinggi. Mereka dapat menyesuaikan perangkat lunak secara mendalam agar benar-benar sesuai dengan proses bisnis unik yang mereka miliki. Hal ini sering dibutuhkan oleh perusahaan dengan regulasi ketat atau kebutuhan operasional yang sangat spesifik.

Namun, model ini memerlukan investasi awal yang besar untuk pembelian perangkat keras dan lisensi software. Perusahaan juga harus bertanggung jawab penuh atas biaya berkelanjutan, seperti pemeliharaan, keamanan siber, dan pembaruan sistem. Oleh karena itu, perusahaan yang menerapkan on-premise ERP wajib memiliki tim IT internal yang kuat.

Meskipun biaya awalnya tinggi, model ini berpotensi memberikan penghematan biaya jangka panjang bagi perusahaan skala besar. Tentu saja, ini bukan satu-satunya pilihan di pasar. Ada juga model lain seperti cloud ERP atau solusi gabungan yang disebut hybrid ERP.

3. Karakteristik On-Premise ERP

Setelah memahami definisi dasarnya, kita bisa mengidentifikasi model on-premise melalui beberapa karakteristik kunci. Karakteristik inilah yang menjadi pembeda utama antara on-premise ERP dengan solusi lainnya. Hal-hal ini mencakup segala aspek, mulai dari kepemilikan aset, model biaya, hingga cara pengelolaannya. Berikut penjelasan lebih detailnya:

a. Kepemilikan dan Kontrol Penuh

Karakteristik paling jelas dari ERP on-premise adalah kepemilikan infrastruktur secara penuh. Perusahaan bertanggung jawab untuk membeli dan memiliki sendiri semua perangkat keras, seperti server dan sistem penyimpanan data. Semua infrastruktur ini berlokasi secara fisik di fasilitas perusahaan atau pusat data internal mereka.

Kepemilikan ini secara otomatis memberikan perusahaan kendali mutlak atas semua aspek infrastruktur TI mereka. Perusahaan memegang kontrol penuh terhadap data sensitif, konfigurasi sistem, dan yang terpenting, lapisan keamanannya. Tim internal memiliki wewenang penuh untuk mengatur sistem on-premise ini sesuai kebutuhan perusahaan.

b. Model Biaya dan Lisensi

Model on-premise membutuhkan investasi awal atau upfront cost yang terbilang besar. Perusahaan harus mengeluarkan biaya signifikan di muka untuk membeli semua lisensi perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan. Ini menjadi pertimbangan utama bagi banyak bisnis saat memilih model implementasi.

Pembelian lisensi umumnya bersifat satu kali di muka atau perpetual. Meskipun demikian, perusahaan tetap harus menganggarkan biaya berkelanjutan yang jelas. Biaya ini biasanya mencakup pemeliharaan sistem tahunan, biaya pembaruan perangkat lunak, dan dukungan teknis dari vendor ERP.

c. Kustomisasi Mendalam dan Kepatuhan

Salah satu keunggulan utama on-premise ERP adalah fleksibilitas kustomisasi yang jauh lebih luas. Perusahaan dapat memodifikasi sistem secara mendalam agar benar-benar sesuai dengan alur kerja spesifik yang mereka miliki. Kontrol penuh atas konfigurasi perangkat lunak memungkinkan penyesuaian yang seringkali tidak mungkin dilakukan pada sistem lain.

Kemampuan kustomisasi dan kontrol data penuh ini membuat model on-premise sering dipilih oleh industri yang sangat teregulasi. Sektor seperti layanan kesehatan dan keuangan memiliki persyaratan kepatuhan yang ketat. Sistem ini memastikan data sensitif pasien atau nasabah tetap berada di dalam yurisdiksi dan kendali penuh perusahaan.

d. Tanggung Jawab Pengelolaan Internal

Dalam skema on-premise, semua tanggung jawab pengelolaan sistem berada di pundak perusahaan. Tim IT internal bertugas penuh untuk mengelola, memelihara, dan memperbaiki semua sistem jika terjadi masalah. Vendor ERP biasanya hanya menyediakan dukungan untuk perangkat lunaknya saja, bukan infrastrukturnya.

Konsekuensinya, perusahaan wajib memiliki sumber daya manusia atau tim IT yang kompeten. Tim ini harus mampu menangani pemeliharaan server, keamanan jaringan, database, dan backup data. Kesiapan tim internal menjadi faktor penentu suksesnya implementasi ERP on-premise.

e. Tantangan Skalabilitas dan Akses Sistem

Skalabilitas atau kemampuan menambah kapasitas seringkali menjadi tantangan pada model on-premise. Ketika bisnis berkembang pesat, penambahan kapasitas mengharuskan perusahaan berinvestasi membeli perangkat keras baru. Proses pembaruan sistem untuk mendukung kapasitas yang lebih besar juga cenderung lebih kompleks dan membutuhkan waktu.

Secara standar, akses ke sistem on-premise ERP seringkali terbatas hanya pada jaringan internal perusahaan. Karyawan hanya bisa mengakses sistem saat berada di lokasi fisik kantor. Untuk mengaktifkan akses jarak jauh, tim IT perlu mengatur solusi jaringan tambahan yang lebih rumit, seperti penggunaan VPN (Virtual Private Network).

4. Kelebihan ERP On-Premise

Memilih sistem ERP on-premise yang tepat dapat membantu kelancaran operasional bisnis. Solusi ini menawarkan berbagai keunggulan yang membuatnya cocok bagi perusahaan yang membutuhkan kendali penuh atas data dan infrastruktur teknologi mereka. Berikut adalah beberapa kelebihan utama yang ditawarkan oleh ERP on-premise:

a. Kontrol Penuh Infrastruktur dan Data

Keuntungan terbesar dari on-premise ERP adalah perusahaan memegang kendali penuh atas infrastruktur dan data. Dengan sistem ini, data perusahaan tersimpan aman di server internal. Tim IT perusahaan mengelola semua aset ini secara langsung.

Kendali penuh ini memungkinkan perusahaan melakukan penyesuaian konfigurasi sistem yang mendalam. Perusahaan dapat memastikan bahwa akses ke data sensitif tetap berada dalam kendali internal. Hal ini memberikan rasa aman yang tidak didapat dari model lain.

b. Keamanan dan Kepatuhan yang Lebih Terjamin

Jenis software ERP berbasis on-premise menawarkan tingkat keamanan yang lebih terjamin. Data disimpan secara internal dan dikelola langsung oleh tim perusahaan, bukan pihak ketiga. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran data sensitif.

Keunggulan ini sangat krusial untuk memenuhi aspek kepatuhan atau compliance. Perusahaan dapat lebih mudah menerapkan protokol keamanan internal agar sesuai dengan regulasi privasi data atau aturan industri tertentu. Industri seperti perbankan dan kesehatan sangat mengutamakan hal ini.

c. Kustomisasi Mendalam

Model on-premise memberikan fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan sistem ERP. Perusahaan dapat memodifikasi perangkat lunak berdasarkan kebutuhan operasional mereka yang unik. Proses ini tidak terkendala batasan dari penyedia layanan cloud.

Fleksibilitas ini memungkinkan setiap fitur dan fungsionalitas disesuaikan dengan alur kerja yang ada. Perusahaan mendapatkan solusi yang jauh lebih tepat sasaran. Pada akhirnya, kustomisasi yang pas akan meningkatkan efisiensi operasional harian.

d. Fleksibilitas Infrastruktur

Sistem ERP on-premise memberikan kebebasan penuh dalam memilih infrastruktur pendukung. Perusahaan dapat menentukan sendiri vendor perangkat keras dan perangkat lunak tambahan sesuai anggaran. Mereka tidak terikat pada ekosistem teknologi yang dipaksakan oleh vendor cloud.

Perusahaan juga dapat menegosiasikan kontrak lisensi dan dukungan teknis secara terpisah. Ini memungkinkan penyusunan strategi IT jangka panjang yang lebih sesuai. Pengelolaan biaya dan siklus pembaruan sistem menjadi lebih mudah diprediksi.

e. Potensi Biaya Jangka Panjang yang Lebih Hemat

Potensi biaya jangka panjang ERP on-premise seringkali lebih hemat dibandingkan model langganan. Meskipun biaya awal untuk perangkat keras dan lisensi terbilang tinggi, perusahaan tidak perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan.

Penghematan ini akan sangat terasa jika perusahaan memang sudah memiliki infrastruktur IT yang memadai. Perusahaan juga memiliki fleksibilitas untuk melakukan upgrade atau perubahan sistem sesuai kemampuan anggaran mereka sendiri.

f. Tidak Bergantung pada Vendor Eksternal

Karena semua sistem dikontrol secara internal, perusahaan tidak terikat pada jadwal vendor eksternal. Perusahaan tidak perlu mengikuti jadwal pemeliharaan atau upgrade paksa yang ditentukan oleh penyedia cloud.

Tim IT internal memiliki kebebasan penuh untuk mengelola dan memperbarui software ERP mereka. Perusahaan dapat menyesuaikan sistem kapan pun dibutuhkan. Mereka tidak harus bergantung pada persetujuan atau dukungan teknis vendor untuk setiap perubahan minor.

Baca juga: 7 Pertanyaan tentang ERP Sebelum Proses Implementasi

5. Kekurangan On-Premise ERP

Meskipun software ERP on-premise adalah model implementasi yang menawarkan beberapa kelebihan, terdapat juga kekurangan yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan sebelum memilih solusi ini. Berikut penjelasan lebih rinci mengenai masing-masing kekurangan tersebut.

a. Biaya Awal yang Tinggi

Salah satu kekurangan ERP on-premise adalah biaya awal yang tinggi. Investasi ini mencakup pembelian perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang diperlukan untuk menjalankan software ERP. Selain itu, biaya tambahan mungkin diperlukan untuk instalasi, konfigurasi, dan pelatihan staf. Biaya awal ini bisa menjadi beban signifikan, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah yang memiliki keterbatasan anggaran.

b. Biaya Pemeliharaan

Selain biaya investasi awal yang tinggi, penerapan jenis ERP ini juga harus menanggung biaya pemeliharaan rutin seperti pembaruan sistem, perbaikan teknis, dan penggantian hardware. Biaya dukungan teknis internal dan eksternal juga menjadi beban tambahan, terutama jika terjadi gangguan operasional yang memerlukan perbaikan segera serta sistem cadangan.

c. Keterbatasan Akses

Akses ke sistem on-premise juga hanya bisa dilakukan melalui jaringan internal perusahaan. Proses ini biasanya dapat menyulitkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau mengakses sistem di luar jam kantor, kecuali jika perusahaan mengatur infrastruktur tambahan seperti VPN. Keterbatasan ini bisa menghambat produktivitas di era kerja fleksibel.

d. Skalabilitas Terbatas

Skalabilitas perangkat lunak juga bisa menjadi tantangan saat mengimplementasikan ERP on-premise. Perubahan dalam ukuran atau kebutuhan bisnis seringkali memerlukan tambahan investasi dalam perangkat keras atau perangkat lunak. Proses ini tidak hanya mahal, tetapi juga cukup rumit dan memakan waktu karena perubahan tersebut harus diintegrasikan dengan infrastruktur TI yang ada.

e. Memerlukan IT Internal

Model satu ini membutuhkan tim IT internal yang mampu mengelola dan mengatasi masalah implementasi ERP. Jadi, perusahaan memiliki ketergantungan yang besar pada sumber daya internal. Jika perusahaan tidak memiliki tim IT yang cukup kuat atau berpengalaman, akan menghadapi tantangan dalam mengelola dan mengoptimalkan sistem. Selain itu, kebutuhan untuk staf IT yang terampil juga dapat menambah biaya operasional.

f. Implementasi Sistem Lebih Lama

Kekurangan berikutnya adalah proses implementasi cenderung lebih lama dibandingkan dengan sistem berbasis cloud. Hal ini bisa terjadi karena model software ERP satu ini membutuhkan instalasi fisik dan konfigurasi sistem pengolahan data bisnis, serta penyesuaian dan pengujian perangkat lunak.

Memahami kekurangan yang telah disebutkan di atas penting bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan implementasi software ERP. Tujuannya agar perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan kemampuan internal.

6. Perbandingan Cloud ERP vs On-Premise ERP

Dalam memilih sistem ERP yang tepat, Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa saja yang membedakan software ERP cloud vs ERP on-premise dan juga mengetahui karakteristik unik dari kedua sistem tersebut. Untuk itu, di penjelasan ini kita akan membahas secara mendalam apa saja perbedaan utama antara kedua sistem ini.

a. Tempat Penyimpanan Data

Dalam model on-premise ERP, penyimpanan data dilakukan secara lokal di server internal milik perusahaan. Pendekatan ini memberikan kontrol penuh bagi perusahaan terkait pengelolaan dan keamanan data sensitif mereka. Konsekuensinya, perusahaan juga harus bertanggung jawab penuh menangani pemeliharaan infrastruktur dan memperhatikan masalah kapasitas penyimpanan secara manual.

Berbeda halnya dengan cloud ERP, di mana penyimpanan data dilakukan di server cloud dan dikelola sepenuhnya oleh penyedia layanan. Model ini mengurangi beban perusahaan dalam hal pemeliharaan fisik dan kapasitas penyimpanan. Hal ini juga memberikan fleksibilitas untuk menyimpan data dalam jumlah besar tanpa perlu pengelolaan manual dari tim internal.

b. Biaya Awal dan Biaya Berkelanjutan

On-premise ERP memerlukan biaya investasi awal yang tinggi, sebab perusahaan harus membeli sendiri hardware, software, dan infrastruktur pendukung lainnya. Selain biaya awal tersebut, biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem juga diperlukan dan harus dihitung anggarannya setiap tahun.

Sebaliknya, cloud ERP menawarkan biaya investasi yang lebih rendah karena tidak memerlukan investasi besar untuk hardware dan infrastruktur. Model ini memungkinkan perusahaan hanya membayar biaya bulanan atau tahunan sesuai kebutuhan. Hal ini dapat mengurangi biaya awal secara signifikan, namun tetap ada biaya tambahan lain yang harus diperhitungkan dalam skema langganan tersebut.

c. Kendali dan Kustomisasi

Dalam sistem on-premise ERP, perusahaan dapat mengendalikan penuh pengelolaan data, sistem, dan infrastruktur. Hal ini memungkinkan kustomisasi yang lebih mendalam untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik. Perusahaan juga bebas untuk mengubah dan menyesuaikan sistem secara fleksibel kapan pun dibutuhkan.

Sebaliknya, kendali pada cloud ERP terkait sistem lebih terbatas. Hal ini disebabkan karena penyimpanan dan manajemen sistem berada di tangan penyedia layanan cloud. Kustomisasi cloud juga terbatas, meskipun beberapa penyedia cloud tetap menawarkan opsi untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sebagai alternatif, beberapa perusahaan memilih jenis sistem lain seperti open source ERP, yang memberikan fleksibilitas lebih besar dalam pengembangan dan modifikasi sistem sesuai kebutuhan spesifik tanpa keterbatasan vendor.

d. Akses dan Mobilitas

On-premise ERP umumnya memiliki akses terbatas pada jaringan internal perusahaan. Hal ini membuatnya lebih sulit bagi karyawan untuk mengakses sistem dari lokasi atau perangkat berbeda tanpa pengaturan tambahan, seperti VPN. Kondisi ini membuat mobilitas dan fleksibilitas menjadi terbatas.

Sebaliknya, cloud ERP memiliki akses kapan saja dan dari mana saja selama koneksi internet terhubung. Hal ini membuatnya cocok untuk perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau membutuhkan akses fleksibel. Sistem ini mendukung mobilitas lebih baik karena menghubungkan web based ERP dalam penerapannya.

Untuk lebih memahami solusi antara keduanya, Anda bisa mengimplementasikan software ERP ScaleOcean yang menawarkan berbagai jenis software, baik on-premise maupun cloud yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

ScaleOcean ERP menawarkan fleksibilitas dalam memilih model yang sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas perusahaan. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi untuk optimalkan penerapan sistem di perusahaan.

7. Kesimpulan

Dari pembahasan tersebut, dapat disimpulkan ERP on-premise artinya model implementasi software ERP yang dilakukan secara internal dalam sebuah perusahaan. Dalam model ini, semua komponen sistem, termasuk perangkat keras, perangkat lunak, dan data, berlokasi fisik di perusahaan itu sendiri.

Dengan ini, perusahaan dapat mengelola secara langsung seluruh aspek dari software ERP, termasuk instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pembaruan sistem. Meski demikian, Anda juga perlu tahu bahwa model tersebut juga memiliki sejumlah kekurangan setiap jenis ERP sebelum melakukan implementasi.

Gunakan ERP software ScaleOcean yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, serta memberikan solusi terintegrasi untuk seluruh sektor bisnis, baik nasional maupun multinasional. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik bagi bisnis Anda.