Web Based ERP: Definisi, Cara Kerja, dan Kelebihan

Bagi banyak pebisnis, mengakses data yang tersebar di berbagai sistem bisa sangat menghambat keputusan yang cepat dan tepat. Aplikasi ERP berbasis web hadir untuk mengatasi masalah tersebut dengan menyatukan data dalam satu platform yang mudah diakses.

Berbeda dengan sistem on-premise tradisional, ERP berbasis web tidak memerlukan instalasi software di setiap komputer klien. Karyawan Anda di lokasi mana pun dapat mengakses data pusat secara instan hanya melalui peramban (browser) internet. Hal ini memastikan semua tim bekerja menggunakan satu sumber data yang sama dan terbaru.

Model ini menawarkan fleksibilitas yang luar biasa, namun juga memiliki konsekuensi tersendiri, seperti ketergantungan penuh pada koneksi internet. Artikel ini akan mengupas tuntas kelebihan dan kekurangan sistem ERP berbasis web. Ini akan membantu Anda menentukan apakah model ini tepat untuk operasional perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Sistem ERP berbasis web adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis melalui internet, dapat diakses via browser tanpa instalasi lokal (SaaS).
• Kelebihan sistem ERP web-based meliputi kemudahan tanpa instalasi, integrasi modular yang fleksibel, aksesibilitas tinggi dari berbagai perangkat, serta keamanan data terjamin dengan backup rutin.
• ScaleOcean adalah solusi ERP berbasis web terbaik, menawarkan integrasi dan kustomisasi tinggi untuk mengelola seluruh operasional bisnis Anda secara optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Web Based ERP?

Web Based ERP adalah perangkat lunak berbasis cloud yang dapat diakses melalui browser, mengintegrasikan fungsi bisnis utama seperti keuangan, SDM, inventaris, dan CRM. Sistem ini menawarkan fleksibilitas, biaya TI lebih rendah, skalabilitas, dan akses jarak jauh, menjadikannya ideal untuk bisnis yang membutuhkan data real-time dan operasi efisien tanpa perangkat keras lokal.

Dikarenakan sistem ini disimpan di server cloud atau pusat data penyedia layanan, hal ini menyebabkan membutuhkan koneksi internet yang stabil dan perhatian khusus terhadap keamanan data.

Sistem ini juga menawarkan pembaruan otomatis, mengurangi beban pemeliharaan, dan memastikan integrasi yang mudah dengan berbagai proses bisnis yang ada. Dalam pengembangan sistem ERP berbasis web, pengujian perangkat lunak menjadi langkah krusial untuk memastikan aplikasi berfungsi dengan baik di berbagai platform dan perangkat.

Menurut Grand View Research, pasar perangkat lunak ERP di Asia-Pasifik diperkirakan tumbuh dari USD 15,6 miliar pada 2024 menjadi sekitar USD 35,6 miliar pada 2030, dengan segmen cloud sebagai yang paling cepat berkembang, mencerminkan peningkatan adopsi ERP berbasis web di wilayah ini.

2. Karateristik Web Based ERP

ERP berbasis web menawarkan akses mudah melalui browser, tanpa instalasi lokal, fleksibilitas, skalabilitas, namun bergantung pada koneksi internet yang stabil untuk kinerja optimal. Berikut adalah beberapa karakteristik utama ERP berbasis web:

a. Akses Mudah Lewat Browser

Sistem ini dapat diakses langsung melalui browser web standar (seperti Chrome atau Firefox) selama terhubung ke internet, tanpa perlu instalasi perangkat lunak di perangkat lokal. Ini memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau berbagai lokasi dengan mudah.

b. Infrastruktur Cloud yang Hemat dan Skalabel

Sistem biasanya di-hosting di server vendor atau cloud pribadi, mengurangi kebutuhan investasi pada perangkat keras server fisik yang mahal. Pemeliharaan, pembaruan perangkat lunak, dan pengelolaan keamanan dilakukan secara otomatis oleh penyedia layanan di pusat data.

c. Integrasi Data Terpusat dan Akurat

Dengan menggabungkan semua departemen dalam satu platform, ERP berbasis web memastikan data yang konsisten dan terhindar dari duplikasi. Semua fungsi bisnis, mulai dari keuangan hingga manufaktur, menggunakan sumber data yang sama, memberikan laporan dan wawasan bisnis yang akurat secara real-time.

Baca juga: Software Testing: Definisi, Tujuan, serta Tahapannya

3. Kelebihan Sistem Web Based ERP

Aplikasi ERP berbasis web mempunyai berbagai kelebihan yang bisa dirasakan oleh semua pihak, baik pengguna maupun perusahaan. Salah satu kelebihannya ada pada kemudahan penerapannya. Berikut keunggulan lainnya dari sistem satu ini beserta penjelasan lengkapnya.

a. Aksesibilitas Tinggi

Aplikasi ERP berbasis web dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui berbagai perangkat, seperti ponsel, tablet, laptop, atau komputer, selama terhubung ke internet. Sistem ini juga memungkinkan penggunaan simultan oleh banyak pengguna, memudahkan perusahaan dalam mengelola operasional secara fleksibel.

b. Fleksibilitas Tinggi

Sistem ERP berbasis web memungkinkan integrasi berbagai data dan modul ERP sesuai kebutuhan bisnis. ERP modular mudah diintegrasikan dengan sistem web, memberi perusahaan fleksibilitas untuk memilih dan menyesuaikan modul yang relevan, serta mendukung kolaborasi antar tim dan perkembangan jangka panjang.

c. Tidak Perlu Di-Install

Tidak perlu menginstal software untuk membuat ERP berjalan, karena Anda hanya membutuhkan web untuk mengaksesnya. Dimana mesin pencarian merupakan perangkat bawaan komputer, jadi tidak akan menyulitkan Anda. Bahkan, sistem informasi berbasis web dapat dijalankan di semua jenis operating system. Dengan begitu, implementasi bisa jauh lebih mudah.

d. Keamanan Terjamin

Kemudahan akses tidak menyebabkan berkurangnya tingkat keamanan di sistem ERP web. Anda tidak perlu khawatir karena seluruh dokumen penting akan tersimpan dengan aman. Pasalnya, ERP berbasis web akan melakukan pencadangan data secara rutin untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan dokumen, duplikasi, dan lainnya.

e. Kompatibel dengan Beragam Browser

Program ERP memiliki kemudahan lainnya, yaitu dapat dibuka dari beragam browser di berbagai perangkat. Namun sebaiknya, Anda memilih peramban dengan kinerja yang mumpuni serta tidak lambat untuk memudahkan dalam pengoperasiannya dan mempercepat aksesnya.

f. Biaya Lebih Rendah

Dengan ERP berbasis web, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan investasi infrastruktur IT yang besar dan biaya pemeliharaan. Semua data disimpan di cloud, yang mengurangi pengeluaran untuk perangkat keras dan memudahkan pengelolaan operasional secara lebih hemat biaya.

g. Skalabilitas Sesuai Bisnis

Sistem ERP berbasis web mudah disesuaikan dengan pertumbuhan dan skala bisnis. Saat perusahaan berkembang, ERP dapat diperbarui dan ditingkatkan tanpa mempengaruhi operasional, sehingga dapat terus mendukung kebutuhan bisnis yang semakin kompleks seiring waktu.

h. Pembaruan Sistem Otomatis

Salah satu keuntungan besar dari ERP berbasis web adalah pembaruan otomatis yang dilakukan oleh penyedia layanan. Perusahaan tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan dan pembaruan sistem, karena ini sudah ditangani oleh penyedia, memastikan sistem selalu berjalan dengan versi terbaru.

Setelah mengetahui berbagai kelebihan dari sistem ERP berbasis web, kini saatnya mempertimbangkan solusi yang tepat untuk bisnis Anda. Salah satu vendor ERP berbasis web yang sudah terpercaya adalah ScaleOcean, yang menawarkan kemudahan akses, fleksibilitas, dan skalabilitas untuk mengoptimalkan operasional perusahaan.

4. Kekurangan Software ERP Berbasis Web

Meskipun menawarkan banyak kelebihan, aplikasi ERP berbasis web juga memiliki beberapa kekurangan. Kelemahan ini umumnya terkait dengan konektivitas dan keamanan data. Berikut adalah tiga kelemahan utama yang perlu dipertimbangkan.

a. Membutuhkan Internet yang Stabil

Sistem ERP berbasis web bergantung pada koneksi internet yang stabil untuk beroperasi. Perusahaan perlu memastikan kualitas jaringan di semua lokasi agar tidak terjadi gangguan. Di area dengan infrastruktur jaringan kurang baik, opsi open source software yang di-host lokal (on-premise) bisa menjadi alternatif, memberi kontrol penuh atas infrastruktur jaringan.

b. Risiko Keamanan Data

Menggunakan sistem ERP berbasis cloud berarti perusahaan mempercayakan data sensitif kepada vendor pihak ketiga. Meskipun vendor menerapkan langkah-langkah keamanan, risiko kebocoran data tetap ada. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa vendor memiliki protokol keamanan yang solid dan mengelola hak akses pengguna dengan ketat untuk menjaga kerahasiaan data.

c. Kustomisasi Terbatas

Banyak solusi ERP berbasis cloud menawarkan fungsionalitas standar untuk banyak perusahaan, namun seringkali terbatas dalam hal kustomisasi mendalam. Meskipun ada opsi konfigurasi, tingkat penyesuaian tidak sebanyak sistem on-premise, sehingga perusahaan perlu mengevaluasi apakah proses bisnis mereka dapat disesuaikan dengan sistem atau menghadapi tantangan adaptasi.

Baca juga: Custom ERP Software: Arti, Keuntungan, dan Contohnya

5. Contoh Sistem ERP Berbasis Web

Web based ERP system menjadi solusi bagi banyak perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Dengan kemampuan akses melalui internet, sistem ini menawarkan fleksibilitas dan efisiensi yang tinggi tanpa memerlukan instalasi pada server lokal. Berikut beberapa contoh web based ERP:

a. Aplikasi ERP Berbasis Web ScaleOcean

ScaleOcean adalah sebuah aplikasi ERP berbasis web yang dirancang khusus untuk perusahaan skala menengah hingga enterprise di Indonesia. Sistem ini memberikan fleksibilitas penuh bagi tim untuk mengakses data bisnis kapan saja dan di mana saja melalui peramban internet. Platform ini mengkonsolidasikan seluruh operasional, dari hulu ke hilir, ke dalam satu dasbor yang terintegrasi.

Fungsi utamanya adalah untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses bisnis yang kompleks. ScaleOcean memecah silo data antar departemen, seperti keuangan, manufaktur, inventaris, dan penjualan. Hal ini memastikan semua pemangku kepentingan bekerja menggunakan satu sumber data yang akurat dan real-time.

Sebagai web-based ERP system yang komprehensif, ScaleOcean memiliki fitur-fitur penting untuk mendukung siklus hidup produk. Fitur Manajemen Kualitas (QC) memungkinkan tim menetapkan parameter pengujian dan mencatat hasil inspeksi produk secara digital. Ini didukung oleh Manajemen Perintah Kerja (Work Order) yang memungkinkan perusahaan menjalankan batch produksi uji coba secara terkendali.

Untuk pengujian prototipe, fitur Bill of Materials (BOM) dan formula management sangat penting untuk merancang dan menguji berbagai versi resep atau komponen produk baru. Manajemen inventaris yang canggih juga mampu melacak barang gagal uji secara terpisah dari stok reguler. Terakhir, fitur R&D project costing membantu melacak alokasi biaya dan sumber daya yang terkait langsung dengan aktivitas pengujian produk.

Kelebihan utama dari model berbasis web ini adalah biaya total kepemilikan (TCO) yang lebih rendah. Perusahaan tidak perlu berinvestasi pada perangkat keras server yang mahal di awal. Sistem ini juga menawarkan skalabilitas tinggi, memungkinkan perusahaan menambah pengguna atau modul baru dengan mudah seiring pertumbuhan bisnis.

b. Odoo

Odoo adalah sistem ERP open-source yang menawarkan fleksibilitas tinggi dan kemampuan kustomisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Aplikasiini mencakup CRM, akuntansi, manajemen inventaris, e-commerce, dan lainnya.

Odoo menyediakan modul-modul yang paling relevan dengan kebutuhan mereka. Karena sifatnya yang open-source, Odoo dapat dengan mudah disesuaikan dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan perusahaan. Informasi lebih lengkap seputar sistem ini dapat dilihat di artikel Odoo ERP review.

c. NetSuite

NetSuite adalah sistem SaaS ERP berbasis cloud yang menyediakan berbagai modul untuk mendukung manajemen operasional secara menyeluruh. Sistem ini mencakup fitur untuk manajemen keuangan, inventaris, pemasaran, penjualan, dan hubungan pelanggan.

Web based ERP NetSuite juga dirancang untuk memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar terhadap seluruh aspek bisnis, memudahkan perusahaan dalam mengelola alur kerja mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data real-time.

d. SAP Business One

SAP Business One merupakan solusi ERP berbasis cloud yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga menengah. Dengan berbagai modul yang mencakup manajemen keuangan, produksi, distribusi, dan hubungan pelanggan, SAP Business One memberikan solusi lengkap untuk mengelola proses bisnis dengan lebih efisien.

Sistem berbasis web ini tidak hanya mendukung pengelolaan sumber daya, tetapi juga menyediakan analisis data yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

6. Cara Memilih Web Based ERP yang Tepat

Memilih sistem ERP berbasis web yang tepat adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kinerja operasional perusahaan. Banyaknya pilihan yang tersedia, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor kunci sebelum memutuskan sistem mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut tipsnya:

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam memilih software ERP berbasis web adalah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Tentukan proses bisnis utama yang perlu diintegrasikan, seperti manajemen keuangan, produksi, inventaris, atau sumber daya manusia. Sistem ERP yang tepat harus dapat mengakomodasi semua kebutuhan ini dalam satu platform terintegrasi.

b. Tingkat Kustomisasi dan Fleksibilitas

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, sehingga penting untuk memilih web based ERP yang dapat dikustomisasi sesuai dengan proses bisnis spesifik perusahaan Anda. Cari solusi yang memungkinkan penyesuaian modul atau alur kerja agar dapat disesuaikan dengan cara bisnis Anda berjalan, tanpa perlu perubahan besar pada sistem yang ada.

c. Skalabilitas

Pastikan web based ERP yang dipilih mampu berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Sistem yang skalabel akan memungkinkan perusahaan untuk menambah pengguna, modul, dan fitur baru sesuai dengan perkembangan bisnis tanpa mengalami kendala teknis atau biaya yang tinggi. Pilih sistem yang dapat mendukung ekspansi perusahaan di masa depan.

d. Kemudahan Penggunaan

Faktor penting dalam adopsi ERP berbasis web adalah kemudahan penggunaan sistem. Pilih solusi yang memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh pengguna, bahkan tanpa latar belakang teknis yang kuat. Hal ini dapat meminimalkan waktu pelatihan dan meningkatkan adopsi pengguna dalam waktu yang lebih singkat.

e. Dukungan dan Layanan Purna Jual

Pastikan vendor ERP menawarkan dukungan teknis yang memadai, baik dalam bentuk pelatihan, dokumentasi, maupun layanan bantuan pelanggan. Dukungan yang baik sangat penting untuk memastikan sistem ERP web berjalan dengan lancar dan untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul selama implementasi atau operasional sehari-hari.

f. Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan data adalah hal yang sangat penting, terutama bagi perusahaan yang mengelola informasi sensitif. Pastikan sistem ERP berbasis web yang Anda pilih memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap serangan siber. Selain itu, pastikan sistem tersebut mematuhi peraturan dan standar industri yang berlaku, seperti GDPR atau standar keuangan yang relevan.

g. Integrasi dengan Sistem Lain

Pilihlah web based ERP yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak atau sistem lain yang sudah ada di perusahaan Anda. Integrasi yang baik akan memastikan data dapat bergerak dengan lancar antara berbagai sistem tanpa duplikasi atau kesalahan input data.

7. Kesimpulan

Sistem ERP berbasis web menawarkan solusi yang efisien dan fleksibel untuk mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform terintegrasi. Dengan kemudahan akses melalui internet, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka tanpa perlu khawatir tentang pengelolaan infrastruktur IT.

Pemilihan sistem ERP yang tepat, yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan, sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi. Software ERP ScaleOcean menjadi solusi sistem berbasis web terbaik dengan integrasi dan kustomisasi tinggi, sehingga perusahaan akan mudah dalam mengelola seluruh operasional dengan optimal. Lakukan demo gratisnya sekarang!