Sistem ERP Berbasis Web: Kelebihan dan Kekurangannya

Tim Anda di kantor cabang Makassar kesulitan mengakses data stok real-time yang ada di gudang Jakarta. Keterbatasan akses ini sering menghambat proses penjualan dan operasional di perusahaan yang tersebar secara geografis. Aplikasi ERP berbasis web dapat menjadi solusi untuk masalah aksesibilitas data yang terfragmentasi ini.

Berbeda dengan sistem on-premise tradisional, ERP berbasis web tidak memerlukan instalasi software di setiap komputer klien. Karyawan Anda di lokasi mana pun dapat mengakses data pusat secara instan hanya melalui peramban (browser) internet. Hal ini memastikan semua tim bekerja menggunakan satu sumber data yang sama dan terbaru.

Model ini menawarkan fleksibilitas yang luar biasa, namun juga memiliki konsekuensi tersendiri, seperti ketergantungan penuh pada koneksi internet. Artikel ini akan mengupas tuntas kelebihan dan kekurangan sistem ERP berbasis web. Ini akan membantu Anda menentukan apakah model ini tepat untuk operasional perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Sistem ERP berbasis web adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis melalui internet, dapat diakses via browser tanpa instalasi lokal (SaaS).
• Kelebihan sistem ERP web-based meliputi kemudahan tanpa instalasi, integrasi modular yang fleksibel, aksesibilitas tinggi dari berbagai perangkat, serta keamanan data terjamin dengan backup rutin.
• ScaleOcean adalah solusi ERP berbasis web terbaik, menawarkan integrasi dan kustomisasi tinggi untuk mengelola seluruh operasional bisnis Anda secara optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem ERP Berbasis Web?

Sistem ERP berbasis web adalah perangkat lunak yang menghubungkan berbagai fungsi bisnis melalui internet, sehingga memungkinkan akses melalui browser web. Sistem ini tidak memerlukan instalasi pada server lokal, tetapi melalui hosting oleh penyedia layanan di cloud, yang sering disebut sebagai Software-as-a-Service (SaaS).

Pada dasarnya, semua sistem ERP mempunyai fungsi yang sama, yaitu membantu sumber daya manusia untuk mengelola perusahaan. Namun penggunaannya saja yang kerap berbeda, tergantung pada jenis sistem ERP.  Sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah ERP berbasis web. Sesuai namanya, sistem ini akan dijalankan melalui web browser. Anda pun membutuhkan jaringan internet dalam mengoperasikannya.

Dalam konteks pengembangan sistem ERP berbasis web, software testing menjadi langkah krusial untuk memastikan bahwa aplikasi berjalan dengan baik di berbagai platform dan perangkat.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan dari Software ERP

2. Kelebihan Sistem ERP Web-Based

Aplikasi ERP berbasis web mempunyai berbagai kelebihan yang bisa dirasakan oleh semua pihak, baik pengguna maupun perusahaan. Salah satu kelebihannya ada pada kemudahan penerapannya. Berikut keunggulan lainnya dari sistem satu ini beserta penjelasan lengkapnya.

a. Aksesibilitas Tinggi

Anda bisa membuka aplikasi ERP berbasis web ini di mana saja dan kapan saja. Bahkan, Anda juga dapat mengaksesnya dari berbagai perangkat mulai dari ponsel, tab, laptop, hingga komputer selama terhubung dengan koneksi internet.

Bahkan ketika Anda belum pernah melakukan akses dari perangkat tersebut sebelumnya. Selain itu, sistem ERP web pun bisa digunakan secara bersamaan dengan pengguna lainnya. Jadi, sistem ini sangat membantu perusahaan dalam mengelola operasional secara fleksibel.

b. Fleksibilitas Tinggi

Jika Anda memerlukan aplikasi ERP untuk menghubungkan berbagai data dari bidang yang berbeda, maka menggunakan sistem ERP berbasis web adalah solusi yang tepat. Penggunaan perangkat ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan berbagai modul ERP sesuai kebutuhan bisnis.

ERP modular dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem berbasis web, memungkinkan perusahaan untuk memilih dan menyesuaikan modul yang relevan dengan kebutuhan mereka. Hal ini mempermudah kolaborasi antar tim dan memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk terus berkembang seiring waktu.

c. Tidak Perlu Di-Install

Tidak perlu menginstal software untuk membuat ERP berjalan, karena Anda hanya membutuhkan web untuk mengaksesnya. Dimana mesin pencarian merupakan perangkat bawaan komputer, jadi tidak akan menyulitkan Anda. Bahkan, sistem informasi berbasis web dapat dijalankan di semua jenis operating system. Dengan begitu, implementasi bisa jauh lebih mudah.

d. Keamanan Terjamin

Kemudahan akses tidak menyebabkan berkurangnya tingkat keamanan di sistem ERP web. Anda tidak perlu khawatir karena seluruh dokumen penting akan tersimpan dengan aman. Pasalnya, ERP berbasis web akan melakukan pencadangan data secara rutin untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan dokumen, duplikasi, dan lainnya.

e. Kompatibel dengan Beragam Browser

Program ERP memiliki kemudahan lainnya, yaitu dapat dibuka dari beragam browser di berbagai perangkat. Namun sebaiknya, Anda memilih peramban dengan kinerja yang mumpuni serta tidak lambat untuk memudahkan dalam pengoperasiannya dan mempercepat aksesnya.

3. Kekurangan Software ERP Berbasis Web

Meskipun menawarkan banyak kelebihan, aplikasi ERP berbasis web juga memiliki beberapa kekurangan. Kelemahan ini umumnya terkait dengan konektivitas dan keamanan data. Berikut adalah tiga kelemahan utama yang perlu dipertimbangkan.

a. Membutuhkan Internet yang Stabil

Sebuah web-based ERP system bergantung penuh pada koneksi internet yang stabil agar dapat beroperasi. Perusahaan harus memastikan kualitas jaringan internet di semua lokasi operasional. Jika koneksi terputus atau lambat, pekerjaan yang bergantung pada sistem akan terganggu.

Ketergantungan ini menjadi risiko di area dengan infrastruktur jaringan yang kurang baik. Alternatif seperti open source software yang di-host secara lokal (on-premise) memang ada. Opsi tersebut memberi perusahaan kontrol penuh atas infrastruktur jaringan mereka sendiri.

b. Risiko Keamanan Data

Saat menggunakan sistem ERP berbasis cloud, perusahaan mempercayakan data sensitifnya kepada pihak ketiga (vendor). Meskipun vendor profesional memiliki langkah keamanan canggih, risiko kebocoran data tetap ada. Ancaman siber seperti peretasan harus dikelola dengan sangat serius.

Perusahaan perlu memastikan vendor memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi dan pembatasan akses. Perusahaan juga harus mengelola hak akses pengguna internal dengan ketat. Kegagalan dalam mengelola risiko ini dapat berdampak fatal pada kerahasiaan data perusahaan.

c. Kustomisasi Terbatas

Banyak solusi ERP berbasis cloud menawarkan fungsionalitas standar yang dirancang untuk digunakan oleh banyak perusahaan (multi-tenant). Hal ini seringkali berarti keterbatasan dalam hal kustomisasi yang mendalam. Kebutuhan bisnis yang sangat unik mungkin sulit untuk diakomodasi.

Meskipun vendor menyediakan opsi konfigurasi, levelnya mungkin tidak sedalam sistem on-premise. Perusahaan harus mengevaluasi apakah proses bisnis standar mereka dapat disesuaikan dengan alur kerja sistem. Jika tidak, adaptasi sistem bisa menjadi tantangan tersendiri.

Baca juga: Custom ERP Software: Arti, Keuntungan, dan Contohnya

4. Contoh Sistem ERP Berbasis Web

Web based ERP system menjadi solusi bagi banyak perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Dengan kemampuan akses melalui internet, sistem ini menawarkan fleksibilitas dan efisiensi yang tinggi tanpa memerlukan instalasi pada server lokal. Berikut beberapa contoh sistem ERP berbasis web.

a. Aplikasi ERP Berbasis Web ScaleOcean

ScaleOcean adalah sebuah aplikasi ERP berbasis web yang dirancang khusus untuk perusahaan skala menengah hingga enterprise di Indonesia. Sistem ini memberikan fleksibilitas penuh bagi tim untuk mengakses data bisnis kapan saja dan di mana saja melalui peramban internet. Platform ini mengkonsolidasikan seluruh operasional, dari hulu ke hilir, ke dalam satu dasbor yang terintegrasi.

Fungsi utamanya adalah untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses bisnis yang kompleks. ScaleOcean memecah silo data antar departemen, seperti keuangan, manufaktur, inventaris, dan penjualan. Hal ini memastikan semua pemangku kepentingan bekerja menggunakan satu sumber data yang akurat dan real-time.

Sebagai web-based ERP system yang komprehensif, ScaleOcean memiliki fitur-fitur penting untuk mendukung siklus hidup produk. Fitur Manajemen Kualitas (QC) memungkinkan tim menetapkan parameter pengujian dan mencatat hasil inspeksi produk secara digital. Ini didukung oleh Manajemen Perintah Kerja (Work Order) yang memungkinkan perusahaan menjalankan batch produksi uji coba secara terkendali.

Untuk pengujian prototipe, fitur Bill of Materials (BOM) dan formula management sangat penting untuk merancang dan menguji berbagai versi resep atau komponen produk baru. Manajemen inventaris yang canggih juga mampu melacak barang gagal uji secara terpisah dari stok reguler. Terakhir, fitur R&D project costing membantu melacak alokasi biaya dan sumber daya yang terkait langsung dengan aktivitas pengujian produk.

Kelebihan utama dari model berbasis web ini adalah biaya total kepemilikan (TCO) yang lebih rendah. Perusahaan tidak perlu berinvestasi pada perangkat keras server yang mahal di awal. Sistem ini juga menawarkan skalabilitas tinggi, memungkinkan perusahaan menambah pengguna atau modul baru dengan mudah seiring pertumbuhan bisnis.

b. Odoo

Odoo adalah sistem ERP open-source yang menawarkan fleksibilitas tinggi dan kemampuan kustomisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Aplikasiini mencakup CRM, akuntansi, manajemen inventaris, e-commerce, dan lainnya.

Odoo menyediakan modul-modul yang paling relevan dengan kebutuhan mereka. Karena sifatnya yang open-source, Odoo dapat dengan mudah disesuaikan dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan perusahaan. Informasi lebih lengkap seputar sistem ini dapat dilihat di artikel Odoo ERP review.

c. NetSuite

NetSuite adalah sistem SaaS ERP berbasis cloud yang menyediakan berbagai modul untuk mendukung manajemen operasional secara menyeluruh. Sistem ini mencakup fitur untuk manajemen keuangan, inventaris, pemasaran, penjualan, dan hubungan pelanggan.

Web based ERP NetSuite juga dirancang untuk memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar terhadap seluruh aspek bisnis, memudahkan perusahaan dalam mengelola alur kerja mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data real-time.

d. SAP Business One

SAP Business One merupakan solusi ERP berbasis cloud yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga menengah. Dengan berbagai modul yang mencakup manajemen keuangan, produksi, distribusi, dan hubungan pelanggan, SAP Business One memberikan solusi lengkap untuk mengelola proses bisnis dengan lebih efisien.

Sistem berbasis web ini tidak hanya mendukung pengelolaan sumber daya, tetapi juga menyediakan analisis data yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

5. Cara Memilih Sistem ERP Berbasis Web yang Tepat

Memilih sistem ERP berbasis web yang tepat adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kinerja operasional perusahaan. Banyaknya pilihan yang tersedia, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor kunci sebelum memutuskan sistem mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut tipsnya:

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam memilih sistem ERP berbasis web adalah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Tentukan proses bisnis utama yang perlu diintegrasikan, seperti manajemen keuangan, produksi, inventaris, atau sumber daya manusia. Sistem ERP yang tepat harus dapat mengakomodasi semua kebutuhan ini dalam satu platform terintegrasi.

b. Tingkat Kustomisasi dan Fleksibilitas

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, sehingga penting untuk memilih web based ERP yang dapat dikustomisasi sesuai dengan proses bisnis spesifik perusahaan Anda. Cari solusi yang memungkinkan penyesuaian modul atau alur kerja agar dapat disesuaikan dengan cara bisnis Anda berjalan, tanpa perlu perubahan besar pada sistem yang ada.

c. Skalabilitas

Pastikan web based ERP yang dipilih mampu berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Sistem yang skalabel akan memungkinkan perusahaan untuk menambah pengguna, modul, dan fitur baru sesuai dengan perkembangan bisnis tanpa mengalami kendala teknis atau biaya yang tinggi. Pilih sistem yang dapat mendukung ekspansi perusahaan di masa depan.

d. Kemudahan Penggunaan

Faktor penting dalam adopsi ERP berbasis web adalah kemudahan penggunaan sistem. Pilih solusi yang memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh pengguna, bahkan tanpa latar belakang teknis yang kuat. Hal ini dapat meminimalkan waktu pelatihan dan meningkatkan adopsi pengguna dalam waktu yang lebih singkat.

e. Dukungan dan Layanan Purna Jual

Pastikan vendor ERP menawarkan dukungan teknis yang memadai, baik dalam bentuk pelatihan, dokumentasi, maupun layanan bantuan pelanggan. Dukungan yang baik sangat penting untuk memastikan sistem ERP web berjalan dengan lancar dan untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul selama implementasi atau operasional sehari-hari.

f. Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan data adalah hal yang sangat penting, terutama bagi perusahaan yang mengelola informasi sensitif. Pastikan sistem ERP berbasis web yang Anda pilih memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap serangan siber. Selain itu, pastikan sistem tersebut mematuhi peraturan dan standar industri yang berlaku, seperti GDPR atau standar keuangan yang relevan.

g. Integrasi dengan Sistem Lain

Pilihlah web based ERP yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak atau sistem lain yang sudah ada di perusahaan Anda. Integrasi yang baik akan memastikan data dapat bergerak dengan lancar antara berbagai sistem tanpa duplikasi atau kesalahan input data.

6. Kesimpulan

Sistem ERP berbasis web menawarkan solusi yang efisien dan fleksibel untuk mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform terintegrasi. Dengan kemudahan akses melalui internet, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka tanpa perlu khawatir tentang pengelolaan infrastruktur IT.

Pemilihan sistem ERP yang tepat, yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan, sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi. Software ERP ScaleOcean menjadi solusi sistem berbasis web terbaik dengan integrasi dan kustomisasi tinggi, sehingga perusahaan akan mudah dalam mengelola seluruh operasional dengan optimal. Lakukan demo gratisnya sekarang!