Sistem ERP Berbasis Web: Kelebihan dan Kekurangannya

Sistem ERP memiliki berbagai jenis penerapan, salah satunya sistem ERP berbasis web. Jenis ini menjadi solusi bagi bisnis dalam mengintegrasikan berbagai proses kerja dengan cara yang lebih efisien dan fleksibel. Penggunaan web based ERP sistem ini sangat penting untuk membantu operasional bisnis lebih terorganisir dan efisien.

Solusi web based ERP system dapat membawa banyak keuntungan, terutama bagi perusahaan yang baru memulai bisnis dan ingin mengoptimalkan seluruh proses secara terintegrasi tanpa implementasi yang kompleks. ERP berbasis web menjadi pilihan terbaik bagi Anda. 

Namun, penting untuk dipahami pengertian, kelebihan dan kekurangan, serta contoh dan bagaimana cara memilihnya untuk optimalkan penerapannya di perusahaan Anda. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Sistem ERP berbasis web adalah perangkat lunak yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis melalui internet, dapat diakses via browser tanpa instalasi lokal (SaaS).
• Kelebihan sistem ERP web-based meliputi kemudahan tanpa instalasi, integrasi modular yang fleksibel, aksesibilitas tinggi dari berbagai perangkat, serta keamanan data terjamin dengan backup rutin.
• ScaleOcean adalah solusi ERP berbasis web terbaik, menawarkan integrasi dan kustomisasi tinggi untuk mengelola seluruh operasional bisnis Anda secara optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem ERP Berbasis Web?

Sistem ERP berbasis web adalah perangkat lunak yang menghubungkan berbagai fungsi bisnis melalui internet, sehingga memungkinkan akses melalui browser web. Sistem ini tidak memerlukan instalasi pada server lokal, tetapi melalui hosting oleh penyedia layanan di cloud, yang sering disebut sebagai Software-as-a-Service (SaaS).

Pada dasarnya, semua sistem ERP mempunyai fungsi yang sama, yaitu membantu sumber daya manusia untuk mengelola perusahaan. Namun penggunaannya saja yang kerap berbeda, tergantung pada jenis sistem ERP. Nah, sistem yang sering digunakan oleh perusahaan adalah ERP berbasis web. Sesuai namanya, sistem ini akan dijalankan melalui web browser. Anda pun membutuhkan jaringan internet dalam mengoperasikannya.

Dalam konteks pengembangan sistem ERP berbasis web, software testing menjadi langkah krusial untuk memastikan bahwa aplikasi berjalan dengan baik di berbagai platform dan perangkat.

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan dari Software ERP

2. Kelebihan Sistem ERP Web-Based

Aplikasi ERP berbasis web mempunyai berbagai kelebihan yang bisa dirasakan oleh semua pihak, baik pengguna maupun perusahaan. Salah satu kelebihannya ada pada kemudahan penerapannya. Berikut keunggulan lainnya dari sistem satu ini beserta penjelasan lengkapnya.

a. Aksesibilitas Tinggi

Anda bisa membuka aplikasi ERP berbasis web ini di mana saja dan kapan saja. Bahkan, Anda juga dapat mengaksesnya dari berbagai perangkat mulai dari ponsel, tab, laptop, hingga komputer selama terhubung dengan koneksi internet.

Bahkan ketika Anda belum pernah melakukan akses dari perangkat tersebut sebelumnya. Selain itu, sistem ERP web pun bisa digunakan secara bersamaan dengan pengguna lainnya. Jadi, sistem ini sangat membantu perusahaan dalam mengelola operasional secara fleksibel.

b. Fleksibilitas Tinggi

Jika Anda memerlukan aplikasi ERP untuk menghubungkan berbagai data dari bidang yang berbeda, maka menggunakan sistem ERP berbasis web adalah solusi yang tepat. Penggunaan perangkat ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan berbagai modul ERP sesuai kebutuhan bisnis.

ERP Modular dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem berbasis web, memungkinkan perusahaan untuk memilih dan menyesuaikan modul yang relevan dengan kebutuhan mereka. Hal ini mempermudah kolaborasi antar tim dan memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk terus berkembang seiring waktu.

c. Tidak Perlu Di-Instal

Tidak perlu menginstal software untuk membuat ERP berjalan, karena Anda hanya membutuhkan web untuk mengaksesnya. Dimana mesin pencarian merupakan perangkat bawaan komputer, jadi tidak akan menyulitkan Anda. Bahkan, sistem informasi berbasis web dapat dijalankan di semua jenis operating system. Dengan begitu, implementasi bisa jauh lebih mudah.

d. Keamanan Terjamin

Kemudahan akses tidak menyebabkan berkurangnya tingkat keamanan di sistem ERP web. Anda tidak perlu khawatir karena seluruh dokumen penting akan tersimpan dengan aman. Pasalnya, ERP berbasis web akan melakukan pencadangan data secara rutin untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan dokumen, duplikasi, dan lainnya.

e. Kompatibel dengan Beragam Browser

Program ERP memiliki kemudahan lainnya, yaitu dapat dibuka dari beragam browser di berbagai perangkat. Namun sebaiknya, Anda memilih peramban dengan kinerja yang mumpuni serta tidak lambat untuk memudahkan dalam pengoperasiannya dan mempercepat aksesnya.

3. Kekurangan Software ERP Berbasis Web

Sayangnya selain kelebihan, sistem ERP berbasis web juga mempunyai kelemahan. Dimana kekurangan tersebut berkaitan dengan server dan koneksi internet itu sendiri. Berikut adalah penjelasan tentang kelemahan ERP satu ini:

a. Membutuhkan Internet yang Stabil

Web based ERP system sudah pasti membutuhkan koneksi internet yang stabil setiap saat. Oleh sebab itu, Anda harus memperhatikan kualitas jaringan dan ketersediaan internet. Sedikit saja ada masalah pada koneksi, maka pekerjaan apapun yang berkaitan dengan ERP akan menjadi terganggu, termasuk dalam memperoleh data secara real-time.

Anda bisa menggunakan alternatif open source software yang digunakan dalam ERP memberikan fleksibilitas untuk di-host secara lokal, sehingga perusahaan dapat mengontrol infrastruktur dan jaringan mereka dengan lebih baik, mengurangi ketergantungan pada koneksi internet eksternal.

b. Ancaman Server Down

Software ERP web ini berjalan secara terpusat dan terintegrasi. Memang hal tersebut bisa membawa keuntungan. Namun di sisi lain, Anda bisa mengalami kesulitan dalam mengakses perangkat bahkan tidak bisa dibuka sama sekali, apabila server di pusat sedang down.

c. Kustomisasi Terbatas

Keterbatasan dalam hal kustomisasi adalah kekurangan lain dari sistem ERP berbasis web. Banyak solusi ERP berbasis cloud menawarkan fitur standar yang mungkin tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan bisnis spesifik. Meskipun beberapa vendor menyediakan opsi penyesuaian, namun untuk solusi yang lebih terintegrasi atau sangat khusus, kustomisasi bisa terbatas, menyulitkan perusahaan untuk mengadaptasi sistem sesuai dengan model bisnis mereka.

Baca juga: Custom ERP Software: Arti, Keuntungan, dan Contohnya

4. Contoh Sistem ERP Berbasis Web

Web based ERP system menjadi solusi bagi banyak perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Dengan kemampuan akses melalui internet, sistem ini menawarkan fleksibilitas dan efisiensi yang tinggi tanpa memerlukan instalasi pada server lokal. Berikut beberapa contoh sistem ERP berbasis web, yaitu:

a. ScaleOcean

ScaleOcean adalah rekomendasi terbaik software ERP berbasis web, dengan menawarkan serangkaian fitur dan keunggulan yang tidak hanya membuatnya mudah diakses dan fleksibel, tetapi juga sangat cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan yang terus berkembang.

Dengan model harga yang transparan, tanpa biaya tambahan per pengguna, ScaleOcean memberi keleluasaan bagi perusahaan untuk mengelola lebih banyak pengguna tanpa khawatir tentang biaya tambahan. Ini menjadikan ScaleOcean pilihan ideal untuk perusahaan yang sedang berkembang atau yang memiliki jumlah karyawan yang besar.

ScaleOcean menawarkan pendekatan berbasis modul, yang memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan ERP secara bertahap sesuai dengan prioritas kebutuhan fungsional. Sistem ini fleksibel dan dapat disesuaikan dengan berbagai industri, dari manufaktur, konstruksi, hingga distribusi. Sistem ini juga menawarkan demo gratis dan konsultasi untuk optimalkan penerapannya di bisnis Anda.

b. Odoo

Odoo adalah sistem ERP open-source yang menawarkan fleksibilitas tinggi dan kemampuan kustomisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Aplikasiini mencakup CRM, akuntansi, manajemen inventaris, e-commerce, dan lainnya.

Odoo menyediakan modul-modul yang paling relevan dengan kebutuhan mereka. Karena sifatnya yang open-source, Odoo dapat dengan mudah disesuaikan dan diperluas sesuai dengan pertumbuhan dan perubahan kebutuhan perusahaan. Informasi lebih lengkap seputar sistem ini dapat dilihat di artikel Odoo ERP review.

c. NetSuite

NetSuite adalah sistem SaaS ERP berbasis cloud yang menyediakan berbagai modul untuk mendukung manajemen operasional secara menyeluruh. Sistem ini mencakup fitur untuk manajemen keuangan, inventaris, pemasaran, penjualan, dan hubungan pelanggan.

Web based ERP NetSuite juga dirancang untuk memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih besar terhadap seluruh aspek bisnis, memudahkan perusahaan dalam mengelola alur kerja mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data real-time.

d. SAP Business One

SAP Business One merupakan solusi ERP berbasis cloud yang dirancang khusus untuk perusahaan kecil hingga menengah. Dengan berbagai modul yang mencakup manajemen keuangan, produksi, distribusi, dan hubungan pelanggan, SAP Business One memberikan solusi lengkap untuk mengelola proses bisnis dengan lebih efisien.

Sistem berbasis web ini tidak hanya mendukung pengelolaan sumber daya, tetapi juga menyediakan analisis data yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

5. Cara Memilih Sistem ERP Berbasis Web yang Tepat

Memilih sistem ERP berbasis web yang tepat adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kinerja operasional perusahaan. Banyaknya pilihan yang tersedia, penting untuk mempertimbangkan beberapa faktor kunci sebelum memutuskan sistem mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut tipsnya:

a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam memilih sistem ERP berbasis web adalah memahami dengan jelas kebutuhan bisnis Anda. Tentukan proses bisnis utama yang perlu diintegrasikan, seperti manajemen keuangan, produksi, inventaris, atau sumber daya manusia. Sistem ERP yang tepat harus dapat mengakomodasi semua kebutuhan ini dalam satu platform terintegrasi.

b. Tingkat Kustomisasi dan Fleksibilitas

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, sehingga penting untuk memilih web based ERP yang dapat dikustomisasi sesuai dengan proses bisnis spesifik perusahaan Anda. Cari solusi yang memungkinkan penyesuaian modul atau alur kerja agar dapat disesuaikan dengan cara bisnis Anda berjalan, tanpa perlu perubahan besar pada sistem yang ada.

c. Skalabilitas

Pastikan web based ERP yang dipilih mampu berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Sistem yang skalabel akan memungkinkan perusahaan untuk menambah pengguna, modul, dan fitur baru sesuai dengan perkembangan bisnis tanpa mengalami kendala teknis atau biaya yang tinggi. Pilih sistem yang dapat mendukung ekspansi perusahaan di masa depan.

d. Kemudahan Penggunaan

Faktor penting dalam adopsi ERP berbasis web adalah kemudahan penggunaan sistem. Pilih solusi yang memiliki antarmuka yang intuitif dan mudah dipahami oleh pengguna, bahkan tanpa latar belakang teknis yang kuat. Hal ini dapat meminimalkan waktu pelatihan dan meningkatkan adopsi pengguna dalam waktu yang lebih singkat.

e. Dukungan dan Layanan Purna Jual

Pastikan vendor ERP menawarkan dukungan teknis yang memadai, baik dalam bentuk pelatihan, dokumentasi, maupun layanan bantuan pelanggan. Dukungan yang baik sangat penting untuk memastikan sistem ERP web berjalan dengan lancar dan untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul selama implementasi atau operasional sehari-hari.

f. Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan data adalah hal yang sangat penting, terutama bagi perusahaan yang mengelola informasi sensitif. Pastikan sistem ERP berbasis web yang Anda pilih memiliki protokol keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan perlindungan terhadap serangan siber. Selain itu, pastikan sistem tersebut mematuhi peraturan dan standar industri yang berlaku, seperti GDPR atau standar keuangan yang relevan.

g. Integrasi dengan Sistem Lain

Pilihlah web based ERP yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak atau sistem lain yang sudah ada di perusahaan Anda. Integrasi yang baik akan memastikan data dapat bergerak dengan lancar antara berbagai sistem tanpa duplikasi atau kesalahan input data.

6. Kesimpulan

Sistem ERP berbasis web menawarkan solusi yang efisien dan fleksibel untuk mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu platform terintegrasi. Dengan kemudahan akses melalui internet, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional mereka tanpa perlu khawatir tentang pengelolaan infrastruktur IT.

Pemilihan sistem ERP yang tepat, yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan, sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi. Software ERP ScaleOcean menjadi solusi sistem berbasis web terbaik dengan integrasi dan kustomisasi tinggi, sehingga perusahaan akan mudah dalam mengelola seluruh operasional dengan optimal. Lakukan demo gratisnya sekarang!