Sistem Informasi Bisnis: Pengertian, Jenis, serta Contohnya

Pernahkah Anda membuat keputusan penting hanya berdasarkan laporan penjualan bulan lalu, padahal kondisi pasar sudah berubah drastis minggu ini? Keterlambatan dan ketidakakuratan data adalah masalah serius yang seringkali menghambat pertumbuhan bisnis di Indonesia. Inilah tantangan fundamental yang dirancang untuk dipecahkan oleh sistem informasi bisnis.

Sistem ini pada dasarnya bekerja sebagai jembatan yang menghubungkan semua data mentah dari berbagai departemen, seperti penjualan, stok, dan keuangan. Ia kemudian mengolah data tersebut menjadi informasi yang berguna dan mudah dipahami. Tujuannya adalah untuk memberikan para pengambil keputusan pandangan yang akurat dan real-time terhadap seluruh operasional.

Dengan informasi yang tepat di waktu yang tepat, perusahaan dapat bergerak lebih lincah, efisien, dan kompetitif, yang merupakan fondasi utama keberhasilan transformasi digital. Artikel ini akan membahas tuntas apa itu sistem informasi bisnis, jenis-jenisnya, serta contoh konkret penerapannya di dunia usaha.

Key Takeaways

• Sistem Informasi Bisnis (SIB) adalah sistem terpadu untuk mengumpulkan, mengelola, dan menyebar data guna mendukung keputusan dan operasional bisnis.
• Manfaat utama SIB mencakup pengambilan keputusan berbasis data, respons cepat terhadap pasar, peningkatan daya saing, integrasi proses, serta pengumpulan dan penyimpanan data.
• Contoh SIB mencakup TPS, MIS, DSS, EIS, CRM, ERP, SCM, KWS, dan Expert System, yang masing-masing memiliki fungsi khusus untuk berbagai kebutuhan bisnis.
• Aplikasi ERP ScaleOcean dapat membantu integrasi data, visibilitas menyeluruh, dan efisiensi proses bisnis melalui platform yang fleksibel dan siap disesuaikan dengan berbagai industri.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Sistem Informasi Bisnis?

Sistem informasi bisnis adalah kombinasi sumber daya yang bekerja sama, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan pengguna. Sistem ini bertugas mengumpulkan, mengelola, dan menyebarkan data untuk mendukung proses operasional. Di dalamnya, komponen seperti sistem informasi eksekutif memberikan akses data penting bagi para pemimpin.

Penerapan sistem ini sangat penting untuk meningkatkan daya saing dan efisiensi bisnis Anda. Dengan menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu, perusahaan dapat merespons perubahan pasar lebih cepat dan mendukung pengambilan keputusan strategis yang lebih baik.

2. Komponen Utama Sistem Informasi Bisnis

Sebuah sistem informasi bisnis yang andal tidak hanya terdiri dari perangkat lunak saja. Sistem ini merupakan sebuah ekosistem yang terbentuk dari beberapa komponen utama yang saling bekerja sama untuk mengolah data menjadi informasi berharga. Berikut adalah komponen-komponen kunci yang membentuk sebuah sistem yang fungsional:

a. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras adalah semua komponen fisik yang menjadi fondasi dari sistem Anda. Ini mencakup komputer, server, router, dan perangkat lain yang digunakan untuk menjalankan perangkat lunak. Tanpa hardware yang memadai, sistem tidak akan bisa beroperasi.

Anda harus memastikan perangkat keras yang digunakan memiliki kapasitas yang cukup untuk menangani beban kerja perusahaan. Kinerja server dan komputer pengguna secara langsung akan mempengaruhi kecepatan dan responsivitas dari sistem informasi bisnis secara keseluruhan.

b. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak adalah program dan aplikasi yang diinstal pada perangkat keras. Komponen inilah yang bertugas untuk mengumpulkan, mengelola, dan memproses data sesuai dengan kebutuhan Anda.

Aplikasi ini bisa berupa sistem operasi, program database, atau aplikasi bisnis spesifik seperti ERP atau CRM. Perangkat lunak memberikan instruksi kepada perangkat keras tentang apa yang harus dilakukan dengan data yang ada.

c. Jaringan (Network)

Jaringan adalah infrastruktur komunikasi yang menghubungkan semua perangkat keras dan pengguna. Ini bisa berupa jaringan lokal (LAN) di kantor Anda atau koneksi internet yang lebih luas.

Jaringan yang stabil dan cepat sangat penting agar data dapat mengalir dengan lancar antar perangkat dan pengguna. Komponen ini memastikan bahwa sistem informasi bisnis dapat diakses oleh siapa saja yang berwenang, di mana pun mereka berada.

d. Pengguna Sistem (Users)

Pengguna adalah semua individu yang berinteraksi dengan sistem, mulai dari staf entri data hingga manajer puncak. Merekalah yang memasukkan data, menjalankan laporan, dan menggunakan informasi yang dihasilkan.

Keterlibatan dan pemahaman pengguna terhadap sistem sangatlah krusial. Tanpa pengguna yang kompeten, data yang dimasukkan bisa jadi tidak akurat dan potensi penuh dari sistem tidak akan tercapai.

e. Prosedur (Procedures)

Prosedur adalah serangkaian aturan dan langkah-langkah standar yang mengatur bagaimana sistem harus dioperasikan. Ini mencakup panduan tentang cara memasukkan data, menghasilkan laporan, atau menjaga keamanan informasi.

Prosedur yang jelas memastikan bahwa sistem informasi bisnis digunakan secara konsisten oleh semua pengguna. Hal ini membantu menjaga integritas data dan meminimalkan risiko kesalahan.

f. Data/Informasi

Data adalah komponen paling vital, yaitu fakta-fakta mentah yang dikumpulkan dari aktivitas bisnis sehari-hari. Contohnya termasuk jumlah transaksi penjualan, data stok barang, atau jam kerja karyawan.

Sistem kemudian akan mengolah data mentah ini menjadi informasi yang memiliki konteks dan makna. Informasi inilah yang pada akhirnya digunakan oleh manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan strategis.

3. Manfaat Utama Sistem Informasi Bisnis

Penerapan sistem informasi bisnis adalah langkah strategis untuk memastikan perusahaan dapat beroperasi secara efisien dan responsif. Dengan memanfaatkan data secara optimal, Anda dapat membuka berbagai manfaat signifikan. Berikut adalah manfaat-manfaat utamanya:

a. Mendukung Pengambilan Keputusan

Sistem ini menyediakan data yang akurat dan tepat waktu bagi para pemimpin. Hal ini memungkinkan manajemen perusahaan untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik berdasarkan fakta, bukan asumsi.

Dengan akses ke analisis mendalam, Anda dapat mengidentifikasi peluang, meminimalkan risiko, dan merespons tantangan bisnis secara lebih proaktif. Pengambilan keputusan pun menjadi lebih cepat dan terukur.

b. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Salah satu manfaat utama adalah kemampuan untuk mengoptimalkan proses bisnis. Sistem informasi bisnis mengotomatiskan tugas-tugas rutin, yang secara signifikan mengurangi waktu dan biaya operasional.

Integrasi proses antar departemen juga menghilangkan duplikasi pekerjaan dan menyederhanakan alur kerja yang kompleks. Ini membebaskan tim Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih bernilai tambah.

c. Meningkatkan Daya Saing dan Inovasi

Dengan akses ke data pasar secara real-time, perusahaan dapat beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan. Anda bisa menyesuaikan strategi, meningkatkan kualitas layanan, dan memenuhi kebutuhan konsumen secara lebih efektif.

Sistem ini juga memungkinkan Anda untuk memahami tren pasar dan perilaku pelanggan. Wawasan ini menjadi dasar untuk mendorong inovasi dalam pengembangan produk atau layanan baru.

d. Memperkuat Komunikasi dan Kolaborasi

Sebuah software bisnis online yang terintegrasi dapat memperlancar pertukaran informasi di seluruh organisasi. Sistem ini memecah silo data antar departemen, sehingga semua tim bekerja dengan informasi yang sama.

Kolaborasi menjadi lebih mudah karena data dapat dibagikan dan diproses tanpa hambatan. Hal ini meningkatkan koordinasi dan memastikan semua bagian dari perusahaan bergerak menuju tujuan yang sama.

e. Meningkatkan Akurasi dan Keamanan Data

Peran software ini sangat krusial dalam memastikan data bisnis tercatat dengan baik dan konsisten. Sistem ini mengurangi risiko human error dan menjamin data di seluruh departemen memiliki tingkat akurasi yang tinggi.

Selain itu, data bisnis yang sensitif, termasuk data keuangan, tersimpan aman dalam basis data yang terintegrasi. Kemampuan untuk melakukan analisis VUCA juga sangat bergantung pada data yang akurat dan terlindungi ini.

4. Jenis Sistem Informasi Bisnis

SIB berperan penting dalam mendukung berbagai fungsi operasional perusahaan dengan akses data real-time yang diberikan. Untuk mengoptimalkan penerapannya, terdapat beberapa jenis sistem informasi bisnis yang masing-masingnya dapat membantu mengelola proses bisnis. Berikut penjelasannya!

a. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pertama, SIM berfungsi memberikan laporan dan analisis mendalam yang membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Dengan mengintegrasikan data dari berbagai departemen, sistem informasi berbasis web ini memberikan gambaran menyeluruh tentang operasional perusahaan dalam satu dashboard, sehingga perencanaan dan pengendalian menjadi lebih akurat.

b. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

Selanjutnya, SPK dirancang untuk membantu manajer membuat keputusan strategis dengan menganalisis data yang kompleks, termasuk informasi yang tidak terstruktur. Sistem ini memungkinkan pemecahan masalah yang lebih mendalam dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat dan berbasis data.

c. Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

Berikutnya, SIE menyediakan ringkasan informasi penting bagi eksekutif tingkat atas untuk memantau kinerja organisasi secara keseluruhan. Dengan penyajian data yang mudah dipahami, SIE membantu para pemimpin mengambil keputusan strategis dengan cepat dan berdasarkan informasi yang relevan.

d. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Selain itu, TPS fokus pada otomatisasi transaksi bisnis sehari-hari, seperti penjualan, pembelian, dan manajemen inventaris. Sistem ini memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat dan real-time, mempercepat alur kerja, mengurangi kesalahan, serta menjaga konsistensi data operasional.

e. Sistem Otomatisasi Kantor (OAS)

Terakhir, ada juga OAS yang memudahkan tugas administratif yang mendukung kelancaran operasional kantor, seperti pengolahan dokumen, manajemen surat elektronik, dan pengelolaan tugas sehari-hari. Dengan fitur ini, produktivitas dan efisiensi kerja kantor dapat meningkat secara signifikan..

Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, serta memastikan bahwa produk dihasilkan sesuai dengan standar kualitas dan tepat waktu.

5. Contoh Sistem Informasi Bisnis

Selain terdapat beberapa jenis, sistem ini juga memiliki contoh sistem manajemen bisnis yang dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengelolaan data di perusahaan. Berikut ini beberapa contoh SIB yang umum digunakan di berbagai sektor bisnis, diantranya:

a. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi bisnis yang dirancang untuk menangani transaksi bisnis sehari-hati, seperti penjualan, pembelian, dan pembayaran. Sistem TPS akan memastikan setiap transaksi tercatat dengan tepat dan diproses secara efisien. TPS juga penting untuk menjaga integritas data dan mendukung operasional perusahaan yang berbasis transaksi.

b. Management Information Systems (MIS)

MIS menyediakan data informasi relevan dan terstruktur kepada perusahaan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem ini akan mengolah data yang dikumpulkan dari berbagai departemen, serta menghasilkan laporan bisnis dengan gambaran tentang kinerja perusahaan.

c. Decision Support Systems (DSS)

DSS dirancang untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih kompleks dengan menyediakan analisis data yang mendalam. Sistem akan menggabungkan data internal dan eksternal untuk memberikan wawasan yang membantu manajer dalam membuat keputusan yang lebih terinformasi, terutama dalam situasi yang memerlukan analisis prediktif atau perencanaan jangka panjang.

d. Executive Information Systems (EIS)

EIS menyediakan informasi yang ringkas, relevan, dan mudah dipahami bagi eksekutif perusahaan dengan menyajikan data dalam format yang terintegrasi, memungkinkan eksekutif untuk mendapatkan gambaran umum mengenai kinerja perusahaan. EIS membantu dalam pengambilan keputusan tingkat tinggi dengan fokus pada indikator kinerja utama (KPI) dan tren yang relevan.

e. Customer Relationship Management (CRM)

CRM adalah sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola hubungan dengan pelanggan. Sistem ini dapat mengintegrasikan informasi pelanggan untuk meningkatkan layanan pelanggan, mempermudah penjualan, dan memperkuat komunikasi antara perusahaan dan klien.

f. Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP menjadi sistem penting yang dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, produksi, dan sumber daya manusia, dalam satu platform. ERP mengoptimalkan aliran informasi antar departemen, dan memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan dengan lebih cepat dan tepat.

Faktor keberhasilan implementasi ERP adalah sesuai dengan kebutuhan sistem, sehingga penting untuk meninjau perencanaan bisnis agar penerapan sistem tepat sasaran dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda. Dengan menerapkan sistem ERP yang tepat dan sesuai, sistem dapat memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses operasional perusahaan.

g. Supply Chain Management (SCM)

SCM adalah contoh SIB berikutnya yang dapat mengelola rantai pasokan, dari pemasok hingga konsumen akhir. SCM mencakup pengelolaan pengadaan, pengiriman, dan distribusi barang secara efisien. Sistem ini mendukung perusahaan dalam menjaga keseimbangan antara permintaan dan pasokan, serta meminimalkan biaya dan waktu pengiriman.

h. Knowledge Work System (KWS)

KWS digunakan untuk mengelola pengetahuan dan informasi dalam organisasi. KWS membantu dalam pengolahan data kompleks dan pembuatan konten yang dapat digunakan untuk penelitian dan inovasi. Sistem ini mendukung profesional dalam menghasilkan karya yang berkualitas dan berbasis pengetahuan, meningkatkan kolaborasi antar individu atau tim.

i. Expert System

Experst system biasanya menggunakan teknologi AI untuk memberikan saran dan solusi berdasarkan pengetahuan yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Sistem ini meniru kemampuan pengambilan keputusan seorang ahli dalam suatu bidang tertentu, sehingga berguna dalam memberikan rekomendasi dan solusi untuk masalah yang membutuhkan pengetahuan teknis atau spesifik.

6. Strategi Sistem Informasi Bisnis

Setelah mengetahui dampak sistem informasi bagi organisasi dan perusahaan bisnis, simak penjelasan mengenai bagaimana strategi pengelolaan sistem yang tepat untuk membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan ERP mereka, meminimalkan risiko, dan mencapai tujuan bisnis Anda.

a. Perencanaan Implementasi Sistem ERP

Perencanaan implementasi sistem menjadi strategi pengelolaan sistem informasi yang mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem ini diintegrasikan ke dalam perusahaan dengan sukses dan efisiensi. Anda harus memahami kebutuhan dan tujuan bisnis serta mengidentifikasi masalah dan peluang yang ingin ditangani dengan omnichannel ERP.

Pemilihan vendor ERP juga penting dalam perencanaan implementasi ini. Anda bisa menggunakan sistem ERP Indonesia ScaleOcean yang dapat memberikan fleksibilitas menyeluruh dan visibilitas mendalam untuk seluruh jenis industri bisnis. ScaleOcean dapat terintegrasi dengan selutuh fungsi bisnis dan membuat aliran data menjadi lebih lancar. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk informasi lebih lanjut!

b. Pengembangan Sumber Daya Manusia

Strategi pengelolaan sistem informasi yang efektif melalui pelatihan dan pengembangan manajemen SDM yang melibatkan upaya untuk memastikan bahwa sumber daya manusia perusahaan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengoperasikan dan memanfaatkan sistem dengan efektif.

Dengan karyawan yang kompeten dan terampil dalam penggunaan sistem informasi bisnis, perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan lebih efisien, mengoptimalkan pengambilan keputusan, dan tetap kompetitif dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

c. Pengawasan dan Pemantauan Berkelanjutan

Strategi pengelolaan SIB dengan pengawasan dan pemantauan berkelanjutan dapat melibatkan tindakan dan praktik yang terus-menerus memantau kinerja sistem, mengidentifikasi masalah potensial, dan menjaga sistem tetap relevan.

Manajemen risiko menjadi bagian penting dari strategi ini, sehingga perusahaan perlu memiliki rencana pemulihan bencana dan strategi keamanan yang memadai untuk melindungi data dan operasional bisnis. Hal ini mencakup perencanaan untuk mengatasi masalah potensial, seperti pemadaman listrik atau kerusakan perangkat keras, dan pemulihan data jika terjadi kehilangan data.

d. Penyesuaian dengan Perubahan Bisnis

Penyesuaian terhadap perubahan bisnis adalah esensial dalam menjaga dan mendukung perkembangan perusahaan. Bisnis selalu berubah dan sistem ERP perlu mampu menyesuaikan diri dengan dinamika ini.  Sistem harus memiliki fleksibilitas yang memadai untuk mengakomodasi perubahan dalam operasi bisnis.

Penyesuaian ini dapat mencakup kemampuan untuk menyesuaikan alur kerja, mengubah aturan bisnis, menambahkan modul tambahan, dan mengintegrasikan teknologi baru yang mendukung perkembangan bisnis.

Pengukuran kinerja sistem informasi bisnis sebelum dan sesudah perubahan juga harus diperhatikan dalam pengelolaan sistem ini. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk menilai apakah perubahan tersebut berhasil dan memenuhi tujuan bisnis yang diinginkan. Evaluasi yang cermat ini memungkinkan perusahaan untuk terus melakukan penyesuaian dan perbaikan berdasarkan pengalaman.

7. Kesimpulan

Sistem informasi bisnis adalah ekosistem terpadu yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, data, dan pengguna yang bekerja sama. Tujuannya adalah untuk mengubah data mentah menjadi informasi berharga yang mendukung pengambilan keputusan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan menerapkan sistem yang tepat, perusahaan dapat meraih berbagai manfaat signifikan, seperti peningkatan daya saing, kolaborasi antar tim yang lebih kuat, serta akurasi data yang lebih terjamin. Kunci keberhasilannya terletak pada strategi implementasi yang matang, mulai dari perencanaan, pengembangan SDM, hingga pemantauan berkelanjutan.

Untuk memastikan strategi Anda berjalan sukses, Anda memerlukan mitra teknologi yang tepat. Solusi seperti software ERP ScaleOcean tidak hanya menyediakan platform yang terintegrasi, tetapi juga dukungan ahli untuk memandu Anda. Jika Anda ingin melihat bagaimana sistem ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, jadwalkan sesi demo gratis untuk konsultasi lebih lanjut.