Perhatikan 9 Faktor Keberhasilan Implementasi ERP

Bagi banyak perusahaan, implementasi ERP adalah langkah strategis untuk menyatukan data, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi. Sayangnya, tidak sedikit proyek ERP yang tersendat, mengalami pembengkakan biaya, atau bahkan gagal total. Penyebabnya beragam, mulai dari analisis kebutuhan yang tidak matang, kurangnya dukungan manajemen, resistensi pengguna, hingga miskomunikasi dengan vendor.

Keberhasilan implementasi ini tidak hanya didasari pada soal memilih software terbaik, tetapi juga bagaimana perusahaan mempersiapkan diri menghadapi perubahan besar ini. Setiap tahap, dari perencanaan hingga pasca-go-live, memerlukan strategi yang tepat dan perhatian terhadap faktor-faktor penentu sukses.

Dalam artikel ini, kita akan membahas 9 faktor kunci yang terbukti memengaruhi kelancaran dan hasil implementasi ERP, agar investasi besar Anda benar-benar memberikan nilai maksimal bagi bisnis.

Key Takeaways

• Pendekatan implementasi ERP terdiri dari big bang, phased, dan parallel, yang harus dipilih sesuai kesiapan dan kebutuhan bisnis perusahaan.
• Keberhasilan implementasi ERP ditentukan oleh tujuan yang jelas, perencanaan strategis, keterlibatan stakeholder, dan pemilihan sistem yang sesuai.
• Faktor lain seperti pelatihan, strategi pengelolaan perubahan, tim implementasi yang efektif, dan evaluasi berkala sangat memengaruhi hasil implementasi ERP.
• ScaleOcean sebagai aplikasi ERP terbaik menyediakan pendekatan implementasi yang fleksibel dan dukungan menyeluruh agar sistem berjalan sukses dan optimal.

Coba Demo Gratis!

1. Jenis Pendekatan Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP, terdapat tiga pendekatan utama, yaitu big bang, phased, dan parallel. Pendekatan big bang menerapkan semua modul sekaligus di seluruh organisasi pada satu waktu, membuat transisi lebih cepat namun berisiko tinggi jika terjadi masalah.

Sebaliknya, pendekatan phased dilakukan bertahap per modul atau departemen, memungkinkan adaptasi yang lebih bertahap dan kesempatan uji coba, meski memerlukan waktu lebih lama dan potensi sinkronisasi data yang rumit.

Pendekatan parallel menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan selama masa transisi, meminimalkan risiko kegagalan karena sistem lama masih bisa digunakan jika terjadi kendala. Namun, metode ini cenderung lebih mahal, memerlukan sumber daya tambahan, dan rawan ketidaksesuaian data.

Memahami kelebihan, kekurangan, dan karakteristik tiap pendekatan penting agar perusahaan dapat memilih strategi implementasi migrasi data yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapasitasnya.

2. Faktor Keberhasilan Implementasi ERP

Dalam prosesnya, keberhasilan proses implementasi ERP ditentukan oleh berbagai macam faktor yang timbul mulai dari masa perencanaan hingga evaluasi. Berikut adalah penjelasan lengkap tentang faktor-faktor utama keberhasilan implementasi ERP:

a. Keterlibatan dan Dukungan Manajemen Puncak (Stakeholder)

Implementasi ERP tidak hanya melibatkan departemen TI, tetapi juga semua stakeholder di dalam perusahaan, mulai dari manajer puncak hingga pengguna akhir. Dukungan dari manajemen puncak sangat diperlukanuntuk memastikan proyek mendapat prioritas dan sumber daya yang diperlukan.

Selain itu, komunikasi yang baik mengenai keuntungan dan proses implementasi ERP kepada seluruh stakeholder akan memudahkan proses adopsi sistem dan mengurangi resistensi. Keterlibatan aktif semua pihak yang terlibat sangat penting untuk memastikan implementasi berjalan dengan lancar.

b. Tentukan Tujuan Proyek yang Jelas dan Terukur

Menentukan cakupan proyek dan fitur penting sejak awal sangat penting untuk memastikan semua pihak yang terlibat memahami tujuan dan alasan menerapkan ERP. Ini akan membantu dalam pengalokasian sumber daya yang tepat dan menghindari scope creep.

Penerapan sistem ERP untuk B2B juga penting untuk diperhatikan perencanaan implementasi sistem sebaik mungkin agar dapat memastikan bahwa sistem diterapkan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang spesifik.

c. Perencanaan yang Cermat dan Strategis

Implementasi ERP adalah proses yang kompleks dan memerlukan perencanaan yang matang. Sebelum memulai, perusahaan harus memiliki rencana jangka panjang yang strategis yakni mencakup timeline proyek, milestone kunci, alokasi sumber daya, dan strategi pengelolaan risiko.

Rencana ini berfungsi sebagai peta jalan untuk menyelaraskan implementasi dengan tujuan dan strategi bisnis perusahaan. Selain itu, pentingnya demo ERP juga harus dilakukan agar perusahaan memahami bagaimana cara kerja sistem secara menyeluruh. Evaluasi kesiapan tim untuk perubahan juga harus menjadi bagian dari perencanaan strategis ini untuk memastikan sistem ERP memenuhi kebutuhan bisnis yang diperlukan.

d. Pemilihan Sistem ERP yang Tepat

Sebelum memilih ERP, perusahaan perlu melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan spesifik mereka, mengidentifikasi masalah yang ingin diselesaikan, dan memastikan solusi ERP yang dipilih dapat memenuhi tujuan tersebut. Faktor-faktor seperti skalabilitas, integrasi dengan sistem yang ada, total biaya kepemilikan, dan keamanan harus dipertimbangkan dengan matang.

e. Tim Implementasi ERP yang Efektif

Keberhasilan implementasi perangkat lunak ERP terbaik bergantung pada tim yang memiliki kemampuan manajerial dan pengetahuan teknis yang memadai. Tim implementasi harus mencakup anggota yang memiliki pengalaman dengan ERP dan pemahaman mendalam tentang proses bisnis perusahaan. Tim ini juga harus bekerja sama dengan mitra implementasi eksternal yang berpengalaman untuk memberikan panduan, strategi mitigasi risiko, dan solusi terbaik untuk perubahan manajemen.

Berdasarkan artikel dari Indeed, salah satu faktor krusial dalam keberhasilan implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah keterlibatan aktif karyawan. Melibatkan karyawan dalam proses implementasi, mulai dari perencanaan hingga pelatihan, dapat meningkatkan penerimaan terhadap sistem baru dan memastikan transisi yang lebih mulus. 

f. Strategi Pengelolaan Perubahan

Implementasi ERP bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang perubahan proses dan orang. Oleh karena itu, memiliki strategi pengelolaan perubahan yang jelas sangat penting untuk mengatasi resistensi yang mungkin muncul.

Manfaat penerapan sistem ERP dapat memastikan komunikasi yang terbuka dan pelatihan, sehingga setiap karyawan dapat mengadopsi sistem ERP baru dengan lancar. Memastikan adanya dukungan berkelanjutan setelah implementasi juga penting untuk memastikan transisi yang mulus.

g. Pelatihan dan Keterlibatan Pengguna

Sebelum ERP diterapkan, perusahaan perlu memastikan pelatihan yang efektif. Pelatihan yang komprehensif adalah kunci keberhasilan implementasi ERP, mencakup semua aspek dari fitur dasar hingga fungsionalitas tingkat lanjut. Pengguna harus mendapatkan pemahaman yang memadai sebelum sistem go-live, serta dukungan berkelanjutan selama dan setelah implementasi untuk memastikan penggunaan sistem yang optimal.

h. Kualitas Data yang Akurat

Salah satu faktor keberhasilan implementasi ERP yang paling krusial adalah kualitas data. Anda harus memastikan akurasi dan kebersihan data yang akan dimasukkan ke dalam sistem baru. Data yang buruk akan menghasilkan laporan yang tidak andal dan keputusan yang keliru.

Proses pembersihan dan migrasi data harus direncanakan secara cermat sejak awal proyek. Dengan data yang bersih dan valid, sistem ERP dapat berfungsi secara optimal dan memberikan wawasan yang benar-benar akurat untuk mendukung bisnis Anda.

i. Monitoring Berkelanjutan dan Evaluasi Performa

Proses implementasi ERP tidak berhenti setelah go-live. Pemantauan dan evaluasi kinerja sistem setelah implementasi tidak kalah penting untuk memastikan bahwa sistem ERP terus memenuhi kebutuhan bisnis yang berkembang.

Melakukan pengukuran kinerja dengan KPI yang relevan dan mengumpulkan umpan balik dari pengguna akan membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Memiliki prosedur operasional standar (SOP) untuk mengatasi masalah teknis atau ketidaksesuaian data juga membantu menjaga kelancaran operasional setelah implementasi.

3. Contoh Keberhasilan Penerapan ERP

Sebelum menerapkan ERP, banyak perusahaan menghadapi tantangan besar dalam mengelola berbagai aspek operasional mereka, seperti pengelolaan inventaris, pengendalian biaya, dan proses produksi yang tidak efisien.

Tanpa sistem yang terintegrasi, data sering kali tersebar di berbagai departemen, menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan mengurangi efisiensi operasional. Dari sekian banyak perusahaan yang berhasil menerapkan ERP, salah satunya adalah perusahaan Unilever.

Sesudah menerapkan ERP, Unilever berhasil menghubungkan seluruh fungsi bisnis mereka dalam satu sistem terintegrasi yang memberikan visibilitas real-time terhadap semua proses, mulai dari pengadaan hingga distribusi.

Hal ini memungkinkan mereka untuk meningkatkan pengelolaan stok, mengurangi biaya operasional, dan merespons permintaan pasar dengan lebih cepat. Keberhasilan ini membawa perusahaan pada efisiensi yang lebih tinggi, serta memperkuat daya saing mereka di pasar global.

4. Konsultasikan dengan Tim Ahli ScaleOcean untuk Sukseskan Implementasi ERP

Menurut Tech Times, salah satu faktor kunci dalam keberhasilan implementasi ERP adalah kemitraan strategis dengan vendor. Memilih vendor yang tepat dan memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis sangat penting untuk memastikan sistem ERP terintegrasi dengan baik dan berjalan sesuai rencana. Kolaborasi yang erat dengan vendor memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan dukungan teknis yang tepat.

Salah satu vendor yang bisa Anda percaya adalah ScaleOcean ERP. ScaleOcean ERP sendiri adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dengan mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu sistem terpusat. ScaleOcean tidak hanya menyediakan solusi ERP yang efektif, tetapi juga memastikan bahwa implementasi sistem dapat dilakukan dengan lancar.

Untuk memudahkan proses ini, ScaleOcean menawarkan demo gratis sehingga Anda dapat merasakan manfaat langsung dari ERP ini. Dengan dukungan ahli yang akan membantu Anda selama proses implementasi dan layanan pelatihan lengkap, tim Anda dapat dengan cepat beradaptasi dengan sistem ERP yang baru. Berikut ini adalah beberapa layanan tambahan dari ScaleOcean untuk mempermudah proses implementasi ERP di perusahaan Anda:

• Proses Implementasi Cepat: ScaleOcean ERP mudah untuk diimplementasikan, mengurangi waktu pelatihan, dan langsung memberi manfaat pada bisnis.
• Dukungan Kustomisasi Fleksibel: ScaleOcean ERP mudah disesuaikan untuk kebutuhan bisnis, memastikan transisi sistem yang lancar.
• Integrasi Mulus dengan Sistem Lama: ScaleOcean ERP terintegrasi dengan sistem yang ada, meminimalkan gangguan operasional selama transisi.
• Layanan Implementasi Profesional: ScaleOcean menawarkan dukungan ahli untuk implementasi yang cepat dan tepat, mempercepat adopsi ERP.
• Antarmuka User-Friendly & Pelatihan Lengkap: ScaleOcean ERP memiliki antarmuka mudah digunakan dan pelatihan agar staf cepat beradaptasi.

Dengan ScaleOcean ERP, Anda tidak hanya mendapatkan sistem yang dapat diandalkan, tetapi juga dukungan penuh untuk memastikan adopsi yang sukses dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

5. Kesimpulan

Keberhasilan implementasi ERP bergantung pada pemilihan pendekatan yang tepat serta pengelolaan faktor-faktor kunci secara cermat. Perencanaan strategis yang matang, dukungan penuh dari manajemen, dan pelatihan komprehensif bagi pengguna adalah fondasi utama untuk memastikan transisi sistem berjalan lancar dan sesuai tujuan.

Kesuksesan ini tidak hanya ditentukan oleh teknologi, tetapi juga oleh kemitraan strategis dengan vendor ERP yang tepat. Vendor yang berpengalaman akan menjadi mitra yang membantu Anda melewati setiap tahapan, mulai dari perencanaan, kustomisasi, hingga dukungan pasca-implementasi.

Untuk memastikan implementasi Anda berhasil, solusi seperti ScaleOcean ERP menawarkan dukungan penuh dari tim ahli. Jika Anda ingin melihat bagaimana sistem yang fleksibel dan mudah digunakan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat menjadwalkan sesi demo gratis untuk konsultasi lebih lanjut.