Penerapan Sistem ERP pada Perusahaan Unilever

Ketika membahas tentang mitra-mitra FMCG terbesar di dunia, sebuah nama perusahaan yang cenderung muncul adalah Unilever. Perusahaan berbangsa Inggris ini sudah mencakupi seluruh penjuru dunia, termasuk juga Indonesia. Dengan skalanya yang global, pasti tidak mengherankan bahwa Unilever merupakan sebuah perusahaan yang menggunakan ERP.

Produk-produknya seperti Blue Band dan Magnum pasti selalu dipertemukan di toko mana saja dan sudah menjadi staple warga Nusantara. Hal ini pun menjadikannya sebagai salah satu perusahaan FMCG terbesar di Indonesia, meski kinerjanya telah menurun di belakangan tahun ini.

Artikel ini akan memberikan pembahasan tentang beberapa alasan yang mungkin mendorong Unilever Indonesia untuk menerapkan software ERP, serta fitur dan modul yang seharusnya ada pada sistem tersebut. Artikel berikut juga akan memberikan Anda rekomendasi perangkat lunak yang dapat diterapkan ke dalam bisnis FMCG.

Key Takeaways

• Unilever menerapkan sistem ERP untuk meningkatkan kinerja operasionalnya dan meningkatkan daya saing.
• Kendala yang mungkin terjadi pada Unilever tanpa ERP: Fragmentasi sistem, rantai pasokan tidak efisien, menurunnya visibilitas data.
• Fitur dan modul yang sepertinya dimiliki sistem ERP Unilever berupa modul manufaktur, modul logistik, modul akuntansi dan penyusunan laporan masing-masing prosedur.
• Software ERP ScaleOcean tidak hanya memiliki fitur dan modul tersebut, namun juga menawarkan hal-hal khusus seperti jumlah pengguna sistem yang tidak terbatas.

Coba Demo Gratis!

1. Mengapa Penerapan Sistem ERP Penting bagi Perusahaan Unilever?

Tidak perlu dinyatakan lagi bahwa Unilever Indonesia merupakan salah satu anak perusahaan dari Unilever PLC. Sebagai perusahaan konglomerat, yakni perusahaan yang memiliki banyak jumlah cabang, pastinya ada keinginan dari kantor pusat untuk membagi data yang penting dengan cabangnya untuk menjalankan operasi tingkat lokal.

Berdasarkan informasi dari beberapa sumber, Unilever PLC dan Unilever Indonesia masing-masing menerapkan sistem ERP SAP ke dalam operasinya. Hal ini kemungkinan besar dilakukan untuk mempermudah proses integrasi data dari induk ke cabang perusahaan, serta juga meningkatkan efisiensi rantai pasokan global.

Penerapan ERP juga sering dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan daya saing perusahaan dengan proses pengerjaan yang lebih efisien. Namun, hal tersebut sebenarnya hanya berlaku jika performa bersih penjualan, yakni volume, terus mengalami peningkatan atau konsisten.

Baca juga: 3 Jenis Software ERP untuk Perusahaan Anda

2. Kendala yang Mungkin Terjadi Tanpa adanya Sistem ERP pada Unilever

Operasi bisnis cenderung kurang efisien bila dibandingkan dengan adanya penerapan software ERP ke dalam bisnis. Tanpa sistem, terdapat beberapa kendala yang mungkin terjadi, yakni contohnya adalah sebagai berikut:

a. Fragmentasi Sistem ERP di Berbagai Cabang

Sebelum mengintegrasikan keseluruhan sistemnya ke dalam satu platform, Unilever dulunya menggunakan sistem terpisah untuk masing-masing cabangnya di negara-negara dunia. Hal ini bila tidak ditangani berkemungkinan menghambat pertumbuhan bisnis, sehingga perkembangannya terbatas, dan tidak mampu bersaing dengan para kompetitor.

b. Rantai Pasokan yang tidak Efisien

Sebagai perusahaan internasional, Unilever memiliki sebuah rantai pasokan yang ekstensif untuk memungkinkan perdagangan internasional. Sebuah supply chain yang besar berarti proses pengiriman dan distribusi lebih kompleks juga, sehingga memerlukan sistem ERP untuk memastikan terpenuhinya kebutuhan produksi mana saja.

c. Menurunnya Visibilitas Data Global

Segala laporan dan hal lainnya yang berkaitan dengan kinerja penjualan cabang cenderung terintegrasi ke dalam software ERP. Hal ini memberikan pihak pusat kemampuan untuk memantau kondisi keuangan setiap wilayah operasionalnya, sehingga dapat menyusun sebuah laporan komprehensif berisi kinerja keseluruhan.

3. Manfaat Penerapan ERP Pada Perusahaan Unilever

Apabila kita mengambil kasus lokal, implementasi ERP pada PT Indofood merupakan suatu hal yang sangat penting dilakukan di dalam industri FMCG. Maka dari itu, penerapan sistem ERP untuk perusahaan FMCG global seperti Unilever semakin penting lagi. Dengan penerapan ERP Unilever, perusahaan berpotensi mendapatkan manfaat-manfaat seperti:

a. Meningkatkan Efisiensi Setiap Cabang

Konsolidasi data dalam satu sistem memberikan cabang-cabang perusahaan akses terhadap segala informasi yang diperlukan untuk melakukan perdagangan dengan lebih optimal. Hal ini memungkinkan koordinasi yang lebih baik antar cabang dan pusat, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat.

b. Memastikan Ketersediaan Barang

Perusahaan internasional seperti Unilever cenderung melakukan produksinya di negara-negara tertentu kemudian mengirimnya ke wilayah-wilayah operasional. Sistem ERP dapat mengelola proses pengadaan, serta menjadwalkan angka dan tanggal produksi yang sesuai dengan data histori cabang-cabang perusahaan.

c. Kualitas Produk Konsisten

Sistem ERP memiliki kemampuan untuk mengoptimalkan supply chain management (SCM). Vendor list perusahaan akan diisi dengan supplier yang handal dan telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan, sehingga segala barang yang diproduksi berkualitas.

d. Mematuhi Regulasi Internasional

Proses ekspor-impor barang diregulasi dengan banyak jumlah peraturan, baik persetujuan global atau antar negara. Contohnya, negara A memiliki terms of trade dengan negara B dan C yang berbeda. Hal ini berarti persentase pajak ekspor dan impor yang berlaku berbeda juga. Sistem membantu meningkatkan akurasi perhitungan biaya operasional sesuai dengan regulasi terbaru.

4. Fitur dan Modul yang dapat Meningkatkan Efisiensi Bisnis Unilever

Manfaat-manfaat di atas merupakan hasil dari fitur dan modul yang berada pada sistem ERP yang diterapkan. Akan tetapi, masing-masing penyedia sistem menawarkan modul dan fitur yang berbeda, sehingga perusahaan harus memilih penyedia yang handal dan mampu memenuhi kebutuhan bisnis apa saja. Dalam konteks Unilever, fitur dan modul yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhannya adalah:

a. Modul Manufaktur dan Produksi

Salah satu kegiatan inti dalam menjalankan bisnis FMCG adalah proses produksi atau manufaktur. Oleh karena itu, seharusnya Unilever menerapkan sebuah sistem yang dibekali dengan modul manufaktur lengkap dengan fitur-fitur yang dapat meningkatkan efisiensi perakitan.

Beberapa fitur yang cenderung terdapat dalam modul manufaktur adalah:

• Machine and Resource Planning: Menjadwalkan dan memantau penggunaan mesin dan sumber daya produksi agar tidak terjadi bottleneck atau idle time.
• Production Scheduling and Tracking: Menyusun jadwal produksi berdasarkan kapasitas yang tersedia dan memantau progres produksi secara real-time.
• Integrated SCM (Supply Chain Management): Terintegrasi dengan ERP supply chain untuk memastikan bahan baku tersedia tepat waktu, dan produksi berjalan tanpa hambatan.
• Cost Management: Menghitung biaya produksi secara rinci, termasuk bahan baku, tenaga kerja, dan overhead. Sangat membantu dalam menentukan harga pokok produksi dan margin keuntungan.
• Order Management: Mengelola seluruh proses pesanan produksi secara otomatis, mulai dari perencanaan hingga pengiriman produk jadi.

b. Modul Logistik

Tidak kalah pentingnya dengan modul manufaktur, modul logistik juga krusial dimiliki sebuah sistem karena dapat memberikan perusahaan sebuah gambaran lebih jelas terhadap segala proses pasokan dan distribusi produk berskala global. Fitur-fitur yang seharusnya terdapat pada sistem tersebut berupa:

• Vendor Management: Mengelola data vendor transportasi, kontrak, dan kolaborasi pengiriman, baik untuk truk, kapal, atau pesawat.
• Fleet Management: Memantau kondisi, jadwal pemeliharaan, dan penggunaan armada pengiriman untuk memastikan pengiriman selalu tepat waktu dan efisien.
• Import and Export Management: Mengelola proses pengiriman internasional termasuk dokumentasi, perizinan, dan pemenuhan regulasi ekspor/impor.
• Custom Clearance: Menyusun dan mengirim dokumen bea cukai langsung dari sistem, serta menghitung biaya pajak dan bea masuk. Sangat membantu dalam proses ASN (Advanced Shipping Notice) dan compliance.

c. Modul Akuntansi

Laporan keuangan harus disusun secara akurat oleh perusahaan apa saja, termasuk juga Unilever. Sebagai perusahaan internasional, transparansi antara kondisi finansial masing-masing cabangnya penting agar kantor pusat dapat menghitung keseluruhan pendapatannya pada kuartal tertentu. Apalagi terdapat juga para investor yang bergantungan pada laporan keuangan yang jelas untuk menentukan kinerja dan keberlangsungan bisnis.

Untuk memastikan tersusunnya laporan keuangan yang akurat, modul akuntansi sebuah sistem ERP cenderung wajib memiliki fitur-fitur berikut:

• General Ledger (Buku Besar Umum): Mengelola semua transaksi keuangan perusahaan secara otomatis dalam sistem buku besar terpusat, lengkap dengan pencatatan debit-kredit dan laporan posisi keuangan.
• Accounts Payable and Receivable (Hutang dan Piutang): Mencatat semua tagihan dari dan kepada vendor maupun pelanggan, termasuk pengingat jatuh tempo, pelacakan pembayaran, dan otomatisasi faktur.
• Budgeting and Forecasting: Menyusun anggaran keuangan dan melakukan perencanaan keuangan jangka pendek atau panjang berdasarkan data historis dan proyeksi.
• Cost Allocation and Profit Center Tracking: Mendukung pembagian biaya dan analisis profitabilitas per divisi, proyek, atau cabang untuk akuntansi manajerial yang lebih akurat.
• Financial Statement Generator: Membuat laporan keuangan otomatis seperti laporan laba rugi, neraca, arus kas, dan perubahan modal tanpa input manual.

d. Penyusunan Laporan

Laporan yang dimaksud pada bagian mencakup laporan keuangan, serta penyusunan laporan segala prosedur bisnis. Fitur ini penting dimiliki karena dapat menyusun laporan mengenai keuangan, produksi dan pengiriman barang secara otomatis, sehingga perusahaan mampu mengambil keputusan yang lebih strategis sesuai dengan isi laporan-laporan tersebut.

5. Bagaimana Proses Implementasi ERP yang Baik Pada Perusahaan Unilever?

Karena informasi sekitar implementasi ERP dan modul ERP PT Unilever tidak pernah diberitahukan kepada publik, maka visualisasi jelas cara penerapan sistemnya tidak sepenuhinya diketahui. Namun, terdapat beberapa langkah umum yang biasa dilakukan oleh bisnis serupa, yakni adalah:

• Identifikasi Kebutuhan: Menentukan terlebih dahulu kebutuhan apa saja yang ingin dipenuhi dengan sistem. Dalam konteks Unilever, kebutuhan tersebut adalah peningkatan kinerja.
• Analisa Fitur dan Modul: Sebelum menerapkan sebuah sistem, segala fitur dan modul yang ditawarkan oleh sistem tersebut sebaiknya diketahui dulu untuk memastikan terwujudnya tujuan implementasi.
• Memastikan Kemampuan Integrasi: Dikarenakan Unilever memiliki banyak cabang di dunia, sebuah sistem ERP yang akan diterapkan seharusnya dibekali dengan kemampuan integrasi yang tinggi.
• Kustomisasi: Unilever berkemungkinan besar memiliki kebutuhan yang khusus dikarenakan skalanya yang besar, sehingga sistem harus mampu dirancang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
• Reputasi Vendor: Salah satu cara terbaik untuk mengetahui efektivitas pihak penyedia software ERP adalah dengan melakukan riset terhadap testimoni dan tanggapan perusahaan yang telah menerapkan sistemnya. Pelajari penyedia paling handal melalui rekomendasi software ERP.
• Pemantauan Berulang: Apabila proses pemilihan telah mengikuti tahapan-tahapan sebelumnya, kinerja penggunaan sistem harus dipantau secara terus-menerus untuk memastikan keberhasilan implementasi dan terpenuhinya tujuan jangka panjang.

6. Tantangan yang Dihadapi Unilever dalam Proses Implementasi ERP

Meskipun pada akhirnya membawa banyak manfaat, proses implementasi ERP pada perusahaan Unilever tentu tidak berjalan tanpa tantangan. Mengingat skala operasinya yang masif, ada beberapa rintangan besar yang kemungkinan besar mereka hadapi. Berikut adalah empat tantangan utama yang mungkin dihadapi Unilever dalam proses tersebut:

a. Migrasi Data

Salah satu tantangan teknis terbesar adalah proses migrasi data. Unilever harus memindahkan data operasional dari berbagai sistem lama yang tersebar di seluruh dunia ke dalam satu sistem SAP yang baru.

Proses ini sangat rumit dan memerlukan perencanaan yang sangat matang. Tim harus memastikan semua data bersih, konsisten, dan dipindahkan secara akurat agar ERP yang digunakan Unilever dapat berfungsi dengan baik sejak hari pertama.

b. Kompleksitas Sistem

Ukuran dan skala operasi Unilever yang sangat besar secara alami membuat proses integrasi menjadi sangat kompleks. Menyatukan alur kerja dari ratusan merek dan cabang di berbagai negara ke dalam satu platform adalah tugas yang monumental.

Setiap unit bisnis mungkin memiliki proses unik yang harus diakomodasi oleh sistem. Menyesuaikan dan mengonfigurasi ERP untuk menangani semua kompleksitas ini tanpa mengganggu operasional adalah tantangan utamanya.

c. Resistensi terhadap Perubahan

Tantangan tidak hanya datang dari sisi teknis, tetapi juga dari sisi manusia. Karyawan yang sudah terbiasa dengan alur kerja dan sistem lama mungkin akan menolak atau kesulitan beradaptasi dengan perubahan.

Oleh karena itu, penerapan ERP pada perusahaan Unilever membutuhkan strategi manajemen perubahan yang kuat. Perusahaan harus mengkomunikasikan manfaat sistem baru dan memberikan pelatihan yang memadai untuk mengatasi resistensi ini.

d. Biaya dan Waktu

Implementasi sistem ERP berskala besar seperti SAP membutuhkan investasi yang sangat signifikan. Ini tidak hanya mencakup biaya lisensi perangkat lunak, tetapi juga biaya untuk konsultan, kustomisasi, dan infrastruktur pendukung.

Selain biaya, proyek sebesar ini juga memakan waktu yang tidak sedikit, seringkali berjalan selama beberapa tahun. Mengelola proyek agar tetap sesuai jadwal dan anggaran adalah tantangan besar bagi tim manajemen.

7. Faktor yang Berdampak Pada Keberhasilan Implementasi ERP Unilever

Untuk memastikan keberhasilan penerapan ERP pada perusahaan apa saja, cenderung terdapat beberapa faktor yang harus terpenuhi terlebih dahulu. Kemungkinan besar faktor-faktor keberhasilan penerapan ERP pada Unilever meliputi:

a. Komitmen Atasan Global dan Lokal

Seharusnya terdapat sebuah pertemuan terlebih dahulu yang melibatkan pihak manajemen Unilever pusat dengan cabang-cabangnya. Hal ini dilakukan untuk memberitahukan bahwa adanya rencana untuk menyusun sebuah jaringan sistem global yang terintegrasi, sehingga atasan di masing-masing wilayah dapat mempersiapkan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan proses implementasi dan integrasi.

b. Melibatkan Pengguna Akhir

Yang dimaksud dari pengguna akhir adalah setiap anggota tenaga kerja yang berkemungkinan besar melakukan pengerjaannya dengan ERP. Keterlibatan karyawan penting untuk memastikan adanya kemahiran penggunaan sistem dari awal, serta berpotensi mengurangi resistensi dikarenakan adanya perubahan.

c. Pemilihan Vendor yang Tepat

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, pemilihan penyedia software ERP merupakan sebuah proses yang harus dilakukan secara matang. Apabila sistem yang diterapkan gagal meningkatkan kinerja operasional, maka hal tersebut menandakan tidak cocoknya sistem dengan perusahaan.

d. Fleksibilitas dan Skalabilitas Sistem

Sistem ERP yang dipilih harus fleksibel dan scalable, sehingga dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Unilever, sebagai perusahaan global, memerlukan sistem yang dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan pasar yang berbeda-beda dan mendukung ekspansi internasional.

8. Contoh Sistem ERP Terbaik yang dapat Digunakan Pada Perusahaan seperti Unilever

Setelah diketahui segala kebutuhan perusahaan, maka tahapan selanjutnya adalah untuk memilih sistem yang akan diterapkan seperti alternatif SAP ERP. Dengan banyaknya jumlah vendor yang beredar pada era digital ini, proses pemilihan ini cenderung sulit dilakukan terutama bagi bisnis yang belum pernah menerapkan sistem sama sekali. Untuk membantu menyelesaikan permasalahan tersebut, artikel berikut akan memberikan rekomendasi sistem terbaik di Indonesia.

Sistem tersebut adalah sistem ERP ScaleOcean yang dirancang dari praktik bisnis dan industri terbaik di dunia, sehingga menjamin performa paling optimal bagi perusahaan. Dengan fitur-fitur seperti manajemen persediaan multi-gudang, automasi proses distribusi, hingga analisis penjualan berbasis data, ScaleOcean membantu perusahaan mengelola pertumbuhan dengan lebih terstruktur dan terkendali.

Selain itu, vendor tersebut juga terkenal karena fitur-fitur eksklusif yang ditawarkannya. Beberapa contoh dari fitur yang dimaksud adalah:

• Unlimited User: Jumlah pengguna sistemnya tidak terbatas, sehingga cocok bagi perusahaan skala apapun, terutama usaha yang sedang berkembang.
• Integrasi Antar Cabang: Bisnis FMCG biasanya mempunyai banyak cabang perusahaan, baik lokasi distribusi atau gudang. Sistem ERP ScaleOcean dapat diintegrasi ke cabang mana saja, sehingga segala data operasional dapat diakses dari mana dan oleh siapa saja.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Kemampuan ini penting jika perusahaan telah menerapkan sebuah sistem sebelumnya, dan ingin menjamin proses transfer data dan transparansi yang optimal.
• Praktik Bisnis dan Industri Terbaik: Sistem-sistemnya telah dirancang sesuai dengan praktik terbaik di dunia yang meningkatkan efisiensi operasional bisnis secara menyeluruh.
• Integrasi IIoT (Industrial Internet of Things): Hal ini kritis dalam era digitalisasi sekarang karena memungkinkan otomatisasi pengerjaan pabrik, serta mempersiapkan perusahaan untuk menghadapi revolusi industri 4.0.

Melalui demo gratisnya, Anda dapat memiliki akses ke dashboard yang interaktif dan mudah digunakan, serta mempelajari tentang hal-hal unik lain yang ditawarkannya. Dari jumlah user yang tidak terbatas hingga kemampuan berintegrasi dengan sistem lain dan cabang-cabang perusahaan, sistemnya memberikan skalabilitas dan fleksibilitas tinggi yang mendukung ekspansi bisnis FMCG global.

9. Kesimpulan

Penerapan sistem ERP di perusahaan sebesar Unilever merupakan sebuah keharusan strategis untuk mengelola operasional global yang kompleks. Dengan mengintegrasikan berbagai fungsi, terutama rantai pasokan, Unilever berhasil meningkatkan efisiensi, memastikan konsistensi kualitas produk, dan memperkuat daya saingnya di pasar. Studi kasus ini membuktikan bahwa ERP adalah fondasi untuk operasional perusahaan multinasional.

Meskipun demikian, perjalanan implementasi ini penuh dengan tantangan besar, mulai dari biaya dan waktu yang signifikan, kompleksitas migrasi data, hingga resistensi terhadap perubahan. Keberhasilan Unilever bergantung pada faktor-faktor kunci seperti komitmen manajemen, perencanaan yang matang, keterlibatan pengguna, serta pemilihan vendor dan sistem yang tepat.

Bagi perusahaan yang menghadapi tantangan serupa, memilih mitra ERP yang tepat adalah kunci untuk menyederhanakan proses kompleks ini. Solusi seperti ScaleOcean ERP tidak hanya menawarkan fitur yang dapat disesuaikan, tetapi juga dukungan ahli untuk memastikan implementasi berjalan sukses. Untuk melihat bagaimana sistem ini dapat menjawab kebutuhan spesifik bisnis Anda, Anda dapat menjadwalkan demo gratis untuk konsultasi lebih lanjut.