Peran Hybrid ERP dan Perbedaannya dengan On Premise dan Cloud

Perusahaan-perusahaan pada umumnya menerapkan sistem ERP, yakni Enterprise Resource Planning, dalam dua bentuk, on–premise dan cloud. Walaupun begitu, terdapat juga jenis software ERP yang belakangan ini mulai diterapkan oleh bisnis-bisnis di dunia, yaitu Hybrid ERP.

Dikarenakan adanya keterbatasan di atas, hybrid ERP diterapkan oleh bisnis-bisnis dunia dengan harapan untuk menutupi kelemahan sistem on–premise dan cloud. Hal tersebut tidak berarti jenis sistem tersebut sempurna, melainkan memiliki keterbatasannya sendiri. Simak isi artikel berikut dan pelajari lebih lanjut mengenai peranan hybrid ERP dalam usaha Anda!

Key Takeaways

• Hybrid ERP adalah sistem yang merupakan gabungan dari sistem ERP on–premise dan cloud.
• Kelebihan hybrid ERP: Kontrol data, biaya terjangkau, fleksibilitas dan skalabilitas, penerapan bertahap.
• Beberapa tantangan yang sering muncul dalam penerapan adalah integrasi yang kompleks, pemeliharaan ganda, keterbatasan kustomisasi, latensi, keterbatasan offline. konflik online dan offline.
• ScaleOcean adalah salah satu penyedia sistem ERP terbaik di Indonesia yang menawarkan perangkat lunak yang dapat diintegrasi mudah dengan sistem on–premise perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Hybrid ERP?

Hybrid ERP adalah sebuah sistem yang menggabungkan on–premise ERP dengan cloud ERP. Hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk menggunakan sistem yang telah ia bangun, serta memanfaatkan harga dan fleksibilitas sistem berbasis cloud.

Terdapat dua cara penggunaan jenis ERP berikut yang cenderung dilakukan oleh bisnis, yaitu:

a. Two-Tier ERP

Perusahaan yang menggunakan on-premise ERP untuk kantor pusatnya, yakni lokasi di mana fasilitasnya terletak. Sedangkan, cabang-cabangnya menggunakan sistem ERP cloud. Cara kerja jenis ini relatif mudah dimengerti.

Segala hal yang berhubungan dengan operasional inti perusahaan akan dikerjakan oleh sistem on–premise, sedangkan pengerjaan lainnya di cabang-cabang perusahaan dilakukan oleh sistem cloud. Sistem cloud yang diterapkan cenderung dapat diintegrasi dengan ERP terpusat, sehingga data-data yang diperlukan untuk melakukan kegiatan operasional dapat diakses oleh masing-masing cabang bisnis.

b. Cloud Modules for Specific Functions:

Sesuai dengan namanya, perusahaan menerapkan sebuah SaaS untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu. Hal ini biasanya dilakukan karena ERP cloud tersebut dapat mengerjakan proses dengan lebih efisien dibandingkan dengan sistemnya sendiri.

Contoh cara pengerjaannya adalah yakni: Bayangkan sejenak apabila sistem on–premise yang telah Anda miliki awalnya dirancang dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja pengiriman perusahaan, namun tidak memiliki kemampuan kompeten untuk melakukan pemantauan ketersediaan barang. Pada situasi tersebut, pebisnis biasanya akan menerapkan SaaS yang mempan dalam melaksanakan operasi tertentu.

2. Perbedaan Hybrid ERP dengan On-Premise ERP dan Cloud ERP

On–site atau on–premise ERP merupakan sebuah sistem yang diunduh ke dalam server yang ada di kantor perusahaan, biasanya kantor utama atau pusat. Hal ini berarti sistem tersebut berjalan dengan fasilitas in house, sehingga perusahaan memiliki kendali lebih besar pada sistem tersebut dan segala data yang ada di dalamnya.

Jenis ERP ini biasanya hanya diimplementasi oleh bisnis-bisnis berskala besar karena membutuhkan biaya awal yang relatif sulit terjangkau. Biaya tersebut tentu saja mencakup kebutuhan fasilitas berupa jumlah RAM yang sangat besar, namun juga menutupi biaya yang diperlukan melakukan pelatihan atau akuisisi tenaga kerja yang handal dan mahir menggunakan dan mengelola sistem tersebut.

Sesuai dengan namanya, cloud ERP system adalah sebuah sistem yang berbasis cloud dan dikelola oleh pihak ketiga dan dijual kepada bisnis dalam bentuk SaaS. Dikarenakan tidak perlu membangun fasilitas dan melakukan pelatihan pada karyawan, biaya penerapan sistem berikut jauh lebih terjangkau bagi bisnis berskala apapun.

Akan tetapi, hal tersebut berarti segala hal yang berhubungan dengan kerangka sistem ERP tersebut hanya dapat dikendali oleh penyedia, sehingga kustomisasi sulit dilakukan. Terdapat juga perhatian terhadap keamanan data yang sering menjadi suatu hal yang diragukan dalam menerapkan jenis sistem ini.

3. Kelebihan Hybrid ERP

Dapat diketahui bahwa masing-masing dari dua jenis sistem tradisional tersebut memiliki keterbatasannya masing-masing. Tujuan dari penerapan hybrid ERP adalah untuk menangani keterbatasan tersebut dengan memberikan fleksibilitas pada sistem on–premise dan keamanan data lebih tinggi pada ERP cloud. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:

a. Kontrol Data

Segala data yang penting dan kritis untuk menjalankan operasi inti bisnis dapat disimpan ke dalam sistem ERP on–premise yang lebih aman, sedangkan data-data lain yang kurang penting seperti pengajuan pengerjaan dapat diintegrasi dengan sistem cloud. Hal ini memastikan informasi krusial aman tanpa menghambat pengerjaan operasional bisnis.

b. Biaya lebih Terjangkau

Apabila perusahaan memerlukan sebuah fitur, maka akan lebih baik menerapkan sebuah sistem pihak ketiga yang memiliki fitur tersebut daripada membangun dan menerapkannya sendiri. Dengan dilakukannya hal tersebut, maka perusahaan mendapatkan kinerja yang serupa dengan harga yang lebih terjangkau, terutama dibandingkan dengan potensi diperlukannya penambahan fasilitas untuk memungkinkan fitur tersebut.

c. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Perusahaan yang biasanya memiliki sistem in house-nya sendiri cenderung memiliki beberapa anak cabang. Masing-masing dari cabang tersebut tentunya juga memerlukan sebuah sistem untuk mengoptimalkan kinerjanya. Daripada membangung sistem lagi di masing-masing cabang tersebut, lebih baik jika perusahaan menerapkan sistem ERP cloud. Tidak hanya lebih murah, implementasi sistem tersebut dapat memungkinkan penggunaan lebih awal.

d. Penerapan Bertahap

Model hybrid memungkinkan perusahaan untuk melakukan transisi secara bertahap dari sistem on-premise tradisional ke cloud. Hal ini meminimalkan gangguan operasional karena migrasi dilakukan secara terencana dan bertahap, memberikan waktu bagi karyawan untuk beradaptasi dengan teknologi baru tanpa menimbulkan risiko besar pada kelangsungan bisnis.

4. Tantangan dan Kekurangan Hybrid ERP

Meskipun memiliki beberapa keunggulan, model hybrid ini memiliki keterbatasannya sendiri. Dikarenakan jumlah sistem bertambah, maka perusahaan harus memastikan sistem-sistemnya terintegrasi secara optimal. Tidak hanya itu, bisnis juga harus melakukan pengelolaan pada masing-masing sistem. Berikut adalah daftar tantangan dan kekurangannya yang lebih lengkap:

a. Proses Integrasi yang Kompleks

Dikarenakan sifat kedua sistem yang digunakan berbeda, maka diperlukan sebuah middleware yang berfungsi untuk memungkinkan integrasi dan transfer data antara keduanya. Apabila perusahaan memiliki banyak cabang atau menggunakan banyak jumlah sistem pihak ketiga, maka biaya yang dikeluarkan untuk integrasi sistem akan bertambah, serta juga menjadi semakin kompleks.

b. Pemeliharaan Ganda

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, perusahaan akan melakukan perawatan pada kedua sistem tersebut yang berkemungkinan membutuhkan aset dan waktu tambahan. Hal ini dimitigasi dengan perawatan dari pihak penyedia sistem cloud, namun tetap harus dilakukan untuk memastikan integrasi yang sempurna.

c. Keterbatasan Kustomisasi

Sebagian besar penyedia software ERP cloud biasanya memberikan perusahaan untuk melakukan kustomisasi terlebih dahulu pada sistemnya, namun hal ini cenderung terbatas kecuali beberapa penyedia yang handal seperti ScaleOcean. Hal ini berbeda dengan sistem on–premise yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

d. Potensi Latensi

Proses transfer data antara server lokal dan cloud bisa mengalami keterlambatan (latensi), terutama ketika volume data besar atau jaringan internet tidak stabil. Latensi ini dapat mempengaruhi kecepatan pemrosesan dan akses data secara real-time, sehingga berdampak pada kinerja operasional.

e. Keterbatasan Mode Offline

Perusahaan yang beroperasi di lokasi terpencil atau memiliki konektivitas internet terbatas dapat menghadapi kesulitan saat mengakses data secara real time di sistem cloud. Mode offline yang terbatas ini bisa menghambat kelancaran proses bisnis saat jaringan tidak stabil.

f. Potensi Konflik Mode Offline dan Online

Penggunaan bersamaan antara mode online dan offline pada sistem hybrid dapat menimbulkan konflik dalam sinkronisasi data. Jika ada perubahan data yang tidak tercatat atau sinkronisasi yang gagal, hal ini dapat menyebabkan inkonsistensi dan kesalahan data yang berpengaruh pada operasional.

Baca juga: 10 Modul ERP Wajib untuk Bisnis dan Fungsinya

5. Contoh Penerapan Hybrid ERP di Perusahaan

Meskipun begitu, hybrid ERP masih merupakan sebuah pilihan populer di antara kalangan pebisnis. Contoh penerapannya dapat dilihat melalui beberapa hal. Yang pertama adalah perusahaan manufaktur internasional.

Perusahaan ini menerapkan sistem ERP yang diinstal di tempat untuk mengatur proses produksi dengan rinci dan melindungi data produksi yang bersifat sensitif. Di sisi lain, sistem ERP yang berbasis cloud dipakai untuk mengatur distribusi dan penjualan di berbagai tempat secara langsung, yang memungkinkan koordinasi global tanpa harus membangun infrastruktur lokal di setiap area.

Pada perusahaan ritel besar, penggunaan ERP on-premise dilakukan untuk mengatur persediaan di gudang serta toko fisik agar data stok tetap tepat dan terkelola dengan baik. Di sisi lain, ERP cloud digunakan untuk memperkuat platform e–commerce dan layanan pelanggan, memberikan akses yang cepat dan fleksibel dari beragam perangkat dan lokasi.

Dalam bidang keuangan, informasi sensitif seperti data pelanggan dan transaksi krusial disimpan dan dikelola dengan sistem ERP lokal untuk memastikan keamanan yang optimal. Meski demikian, untuk analisis, pelaporan keuangan, dan pengambilan keputusan strategis, perusahaan menggunakan ERP berbasis cloud yang mampu memproses data dalam jumlah besar dengan efisien serta memberikan akses yang mudah bagi pengguna yang memiliki izin.

6. ScaleOcean: Solusi ERP Custom untuk Bisnis Anda

Untuk memaksimalkan suksesnya penerapan hybrid ERP ke dalam bisnis. Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa sistem cloud yang dipilih itu handal untuk memudahkan proses integrasi dan pengelolaan. Salah satu penyedia SaaS terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean.

ScaleOcean merupakan sebuah vendor software ERP terbaik Indonesia yang berasal dari Singapura dan baru belakangan tahun ini hadir di Tanah Air. Segala sistem yang ditawarkannya itu handal, dibangun dari praktik bisnis dan industri terbaik, sehingga mampu mencapai dan menjadi pilihan bisnis-bisnis internasional.

Sistemnya dapat Anda kustomisasi dengan mudah sesuai dengan keinginan untuk menjamin proses integrasi dengan sistem ERP on–premise yang optimal. Software-nya cocok diintegrasi dengan bisnis skala apa saja, sehingga dapat digunakan dalam setting apapun. Terdapat juga modul-modul spesifik seperti keuangan, inventaris, CRM dan lain sebagainya yang mampu memenuhi segala kebutuhan bisnis.

Fitur-fitur dan modulnya berlimpah, yakni lebih dari 1000-an fitur dan 200-an modul yang mampu memenuhi kebutuhan apa saja dalam bisnis Anda, sehingga banyak jumlah perusahaan memilih untuk melakukan demo gratis untuk mencoba terlebih dahulu keunggulannya. Berikut adalah beberapa contoh dari fitur tersebut:

• Otomatisasi Proses Bisnis: Menghubungkan dan mengotomatisasi proses kerja antara berbagai departemen, seperti pengadaan, manufaktur, keuangan, dan penjualan, sehingga kegiatan bisnis dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
• Pelaporan Real-Time: Menyediakan laporan serta analisis data yang dapat diakses kapan saja, memfasilitasi manajemen dalam membuat keputusan strategis yang didasarkan pada data secara tepat.
• Manajemen Persediaan dan Produksi: Mengatur siklus pengelolaan inventaris dan produksi dengan tingkat efisiensi yang tinggi, termasuk pemantauan persediaan, pemesanan otomatis, serta pengawasan kualitas.
• Integrasi dengan Modul Lain: Dapat terhubung dengan berbagai modul bisnis seperti sumber daya manusia, logistik, pengadaan, penjualan, dan lain-lain, untuk menciptakan aliran informasi yang koheren di seluruh organisasi.
• Fleksibilitas dan Kustomisasi: Sistem ini memiliki fleksibilitas dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan, baik untuk skala usaha kecil, menengah, atau besar. Termasuk penyesuaian dashboard serta konfigurasi cerdas untuk setiap departemen.

6. Kesimpulan

Software as a Services (SaaS) merupakan jasa yang sangat optimal dikarenakan menawarkan fitur-fitur tingkat dunia dengan harga yang lebih terjangkau, sehingga lebih terjangkau dan dapat diterapkan oleh bisnis kecil hingga menengah. Perusahaan-perusahaan besar cenderung memiliki sistemnya sendiri yang telah dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, namun tetap perlu menerapkan cloud ERP untuk cabangnya.

Dengan menerapkan hybrid ERP, perusahaan dapat melakukan operasi intinya dengan sistem pusat, sementara cloud ERP dapat membantu menutupi segala hal yang tidak dapat dilakukan sistem on–premise dan diterapkan ke cabang-cabangnya. Untuk memastikan proses integrasi dan pemantauan yang efisien, suatu bisnis tentunya perlu mengidentifikasi sistem ERP terbaik yang beredar dan melakukan demo gratisnya terlebih dahulu.