Apa Itu Hybrid ERP, Cara Kerja dan Keunggulan untuk Bisnis

Hybrid ERP menjadi pilihan bagi perusahaan enterprise yang membutuhkan sistem lebih fleksibel untuk menghadapi perkembangan bisnis. Banyak perusahaan ingin beralih ke teknologi modern, tetapi masih menghadapi masalah ketika memindahkan seluruh data dan proses dari sistem lama ke lingkungan cloud.

Proses migrasi ERP membutuhkan perencanaan matang karena perusahaan harus menjaga operasional tetap berjalan selama perubahan berlangsung. Selain itu, kebutuhan keamanan data, integrasi sistem, dan stabilitas proses bisnis menjadi faktor penting yang perlu diperhatikan.

Di artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai pengertian hybrid ERP, keuntungan, serta perbedaannya dengan sistem on-premise dan cloud. Dengan informasi ini, akan membantu bisnis melakukan transformasi digital secara bertahap tanpa mengganggu aktivitas operasional yang sedang berjalan.

1. Apa itu Hybrid ERP?

Hybrid ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang mengombinasikan penggunaan sistem lokal (on-premises) dan teknologi berbasis cloud dalam satu lingkungan terintegrasi. Pendekatan ini memungkinkan bisnis memanfaatkan keamanan sistem internal serta fleksibilitas cloud untuk mendukung operasional yang lebih optimal.

Berbeda dari ERP tradisional yang berjalan di server internal atau ERP cloud yang sepenuhnya berbasis internet, Hybrid ERP menawarkan keseimbangan antara keduanya. Perusahaan dapat menyimpan data penting secara lokal, sekaligus memakai fitur cloud untuk mendukung kolaborasi dan inovasi operasional.

Penerapan Hybrid ERP menjadi pilihan bagi perusahaan yang ingin melakukan transformasi digital secara bertahap. Dengan sistem ini, bisnis dapat memindahkan proses tertentu ke cloud tanpa mengganti infrastruktur. Hasilnya, perusahaan memperoleh teknologi modern dengan risiko migrasi lebih terukur.

2. Bagaimana Cara Kerja Hybrid ERP?

Hybrid ERP bekerja dengan membagi fungsi bisnis antara sistem on-premise ERP dan cloud sesuai kebutuhan. Data penting seperti keuangan dan produksi akan tetap tersimpan di server internal untuk keamanan. Sementara CRM, analitik, dan operasional cabang akan berjalan di cloud. Keduanya terhubung melalui API agar informasi tetap sinkron dan mudah diakses.

Secara lebih rinci, cara kerja hybrid ERP adalah sebagai berikut:

a. Core ERP Berjalan pada Infrastruktur Internal

Pada Hybrid ERP, core ERP tetap berjalan di infrastruktur internal perusahaan untuk menjaga keamanan data penting. Pendekatan ini sesuai bagi perusahaan dengan kebutuhan compliance tinggi, seperti financial database, production planning, manufacturing operation, serta data pelanggan tertentu.

b. Modul Pendukung Menggunakan Cloud

Selain sistem inti, Hybrid ERP memanfaatkan cloud untuk kebutuhan bisnis yang membutuhkan fleksibilitas tinggi. Modul seperti mobile access, dashboard analytics, collaboration tools, customer portal, dan reporting membantu tim mengakses informasi lebih mudah serta meningkatkan kolaborasi tim.

c. Integrasi Menghubungkan Seluruh Data Bisnis

Berikutnya, integrasi menjadi penghubung utama antara sistem lokal dan cloud dalam Hybrid ERP. Dengan bantuan API dan middleware, pertukaran data dapat berjalan lebih lancar sehingga informasi dari berbagai sumber tetap konsisten. Hal ini membantu setiap departemen bekerja dengan data yang sama dan akurat.

3. Perbedaan Hybrid ERP dengan On-Premise ERP dan Cloud ERP

On-site atau on-premise ERP merupakan sebuah sistem yang diunduh ke dalam server yang ada di kantor perusahaan, biasanya kantor utama atau pusat. Hal ini berarti sistem tersebut berjalan dengan fasilitas in house, sehingga perusahaan memiliki kendali lebih besar pada sistem tersebut dan segala data yang ada di dalamnya.

Jenis ERP ini biasanya hanya diimplementasi oleh bisnis-bisnis berskala besar karena membutuhkan biaya awal yang relatif sulit terjangkau. Biaya tersebut tentu saja mencakup kebutuhan fasilitas berupa jumlah RAM yang sangat besar, namun juga menutupi biaya yang diperlukan melakukan pelatihan atau akuisisi tenaga kerja yang handal dan mahir menggunakan dan mengelola sistem tersebut.

Sesuai dengan namanya, cloud ERP system adalah sebuah sistem yang berbasis cloud dan dikelola oleh pihak ketiga dan dijual kepada bisnis dalam bentuk SaaS. Dikarenakan tidak perlu membangun fasilitas dan melakukan pelatihan pada karyawan, biaya penerapan sistem berikut jauh lebih terjangkau bagi bisnis berskala apapun.

Akan tetapi, hal tersebut berarti segala hal yang berhubungan dengan kerangka sistem ERP tersebut hanya dapat dikendali oleh penyedia, sehingga kustomisasi sulit dilakukan. Terdapat juga perhatian terhadap keamanan data yang sering menjadi suatu hal yang diragukan dalam menerapkan jenis sistem ini.

4. Kelebihan Hybrid ERP

Keunggulan Hybrid ERP adalah menawarkan fleksibilitas dengan menggabungkan kecepatan cloud dan stabilitas sistem lokal. Data sensitif tetap terlindungi di server internal, sementara kebutuhan operasional dapat berjalan melalui cloud. Selain menghemat biaya infrastruktur, model ini juga mendukung kantor pusat dan cabang dengan sistem yang sesuai kebutuhan.

Berikut adalah beberapa keungulan Hybrid ERP:

a. Kontrol Data

Segala data yang penting dan kritis untuk menjalankan operasi inti bisnis dapat disimpan ke dalam sistem ERP on-premise yang lebih aman, sedangkan data-data lain yang kurang penting seperti pengajuan pengerjaan dapat diintegrasi dengan sistem cloud. Hal ini memastikan informasi krusial aman tanpa menghambat pengerjaan operasional bisnis.

b. Biaya lebih Terjangkau

Apabila perusahaan memerlukan sebuah fitur, maka akan lebih baik menerapkan sebuah sistem pihak ketiga yang memiliki fitur tersebut daripada membangun dan menerapkannya sendiri. Dengan dilakukannya hal tersebut, maka perusahaan mendapatkan kinerja yang serupa dengan harga yang lebih terjangkau, terutama dibandingkan dengan potensi diperlukannya penambahan fasilitas untuk memungkinkan fitur tersebut.

Selain itu, model hybrid memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran secara lebih fleksibel antara biaya perawatan sistem lama dan biaya lisensi sistem ERP berbasis langganan untuk modul cloud baru.

c. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Perusahaan yang biasanya memiliki sistem in house-nya sendiri cenderung memiliki beberapa anak cabang. Masing-masing dari cabang tersebut tentunya juga memerlukan sebuah sistem untuk mengoptimalkan kinerjanya. Daripada membangung sistem lagi di masing-masing cabang tersebut, lebih baik jika perusahaan menerapkan sistem ERP cloud. Tidak hanya lebih murah, implementasi sistem tersebut dapat memungkinkan penggunaan lebih awal.

d. Penerapan Bertahap

Model hybrid memungkinkan perusahaan untuk melakukan transisi secara bertahap dari sistem on-premise tradisional ke cloud. Hal ini meminimalkan gangguan operasional karena migrasi dilakukan secara terencana dan bertahap. Selain itu, penerapan ERP workflow membantu bisnis mengatur alur proses, persetujuan, dan koordinasi antarbagian agar tetap berjalan efektif selama perubahan sistem berlangsung.

Sebagai solusi yang mendukung kebutuhan bisnis modern, ScaleOcean Atlas membantu perusahaan menerapkan pendekatan Hybrid ERP dengan fleksibel. Sistem ini memungkinkan integrasi proses cloud dan on-premise secara lebih terstruktur, sehingga bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional tanpa harus mengubah seluruh infrastruktur yang sudah berjalan.

5. Tantangan dan Kekurangan Hybrid ERP

Meskipun memiliki beberapa keunggulan, model hybrid ini memiliki keterbatasannya sendiri. Dikarenakan jumlah sistem bertambah, maka perusahaan harus memastikan sistem-sistemnya terintegrasi secara optimal. Tidak hanya itu, bisnis juga harus melakukan pengelolaan pada masing-masing sistem. Berikut adalah daftar tantangan dan kekurangannya yang lebih lengkap:

a. Proses Integrasi yang Kompleks

Dikarenakan sifat kedua sistem yang digunakan berbeda, maka diperlukan sebuah middleware yang berfungsi untuk memungkinkan integrasi dan transfer data antara keduanya. Apabila perusahaan memiliki banyak cabang atau menggunakan banyak jumlah sistem pihak ketiga, maka biaya yang dikeluarkan untuk integrasi sistem akan bertambah, serta juga menjadi semakin kompleks.

b. Pemeliharaan Ganda

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, perusahaan akan melakukan perawatan pada kedua sistem tersebut yang berkemungkinan membutuhkan aset dan waktu tambahan. Hal ini dimitigasi dengan perawatan dari pihak penyedia sistem cloud, namun tetap harus dilakukan untuk memastikan integrasi yang sempurna.

c. Keterbatasan Kustomisasi

Sebagian besar penyedia software ERP cloud biasanya memberikan perusahaan untuk melakukan kustomisasi terlebih dahulu pada sistemnya, namun hal ini cenderung terbatas kecuali beberapa penyedia yang handal seperti ScaleOcean. Hal ini berbeda dengan sistem on-premise yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

d. Potensi Latensi

Proses transfer data antara server lokal dan cloud bisa mengalami keterlambatan (latensi), terutama ketika volume data besar atau jaringan internet tidak stabil. Latensi ini dapat mempengaruhi kecepatan pemrosesan dan akses data secara real-time, sehingga berdampak pada kinerja operasional.

e. Keterbatasan Mode Offline

Perusahaan yang beroperasi di lokasi terpencil atau memiliki konektivitas internet terbatas dapat menghadapi kesulitan saat mengakses data secara real time di sistem cloud. Mode offline yang terbatas ini bisa menghambat kelancaran proses bisnis saat jaringan tidak stabil.

f. Potensi Konflik Mode Offline dan Online

Penggunaan bersamaan antara mode online dan offline pada sistem hybrid dapat menimbulkan konflik dalam sinkronisasi data. Jika ada perubahan data yang tidak tercatat atau sinkronisasi yang gagal, hal ini dapat menyebabkan inkonsistensi dan kesalahan data yang berpengaruh pada operasional.

6. Contoh Penerapan Hybrid ERP di Perusahaan

Meskipun begitu, hybrid ERP masih merupakan sebuah pilihan populer di antara kalangan pebisnis. Contoh penerapannya dapat dilihat melalui beberapa hal. Yang pertama adalah perusahaan manufaktur internasional.

Perusahaan ini menerapkan sistem ERP yang diinstal di tempat untuk mengatur proses produksi dengan rinci dan melindungi data produksi yang bersifat sensitif. Di sisi lain, sistem ERP yang berbasis cloud dipakai untuk mengatur distribusi dan penjualan di berbagai tempat secara langsung, yang memungkinkan koordinasi global tanpa harus membangun infrastruktur lokal di setiap area.

Pada perusahaan ritel besar, penggunaan ERP on-premise dilakukan untuk mengatur persediaan di gudang serta toko fisik agar data stok tetap tepat dan terkelola dengan baik. Di sisi lain, ERP cloud digunakan untuk memperkuat platform e-commerce dan layanan pelanggan, memberikan akses yang cepat dan fleksibel dari beragam perangkat dan lokasi.

Dalam bidang keuangan, informasi sensitif seperti data pelanggan dan transaksi krusial disimpan dan dikelola dengan sistem ERP lokal untuk memastikan keamanan yang optimal. Meski demikian, untuk analisis, pelaporan keuangan, dan pengambilan keputusan strategis, perusahaan menggunakan ERP berbasis cloud yang mampu memproses data dalam jumlah besar dengan efisien serta memberikan akses yang mudah bagi pengguna yang memiliki izin.

7. ScaleOcean: Solusi ERP Custom untuk Bisnis Anda

 

Untuk memaksimalkan suksesnya penerapan hybrid ERP ke dalam bisnis. Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa sistem cloud yang dipilih itu handal untuk memudahkan proses integrasi dan pengelolaan. Salah satu penyedia SaaS terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean.

ScaleOcean merupakan sebuah vendor software ERP terbaik Indonesia yang berasal dari Singapura dan baru belakangan tahun ini hadir di Tanah Air. Segala sistem yang ditawarkannya itu handal, dibangun dari praktik bisnis dan industri terbaik, sehingga mampu mencapai dan menjadi pilihan bisnis-bisnis internasional.

Sistemnya dapat Anda kustomisasi dengan mudah sesuai dengan keinginan untuk menjamin proses integrasi dengan sistem ERP on-premise yang optimal. Software-nya cocok diintegrasi dengan bisnis skala apa saja, sehingga dapat digunakan dalam setting apapun. Terdapat juga modul-modul spesifik seperti keuangan, inventaris, CRM dan lain sebagainya yang mampu memenuhi segala kebutuhan bisnis.

Fitur-fitur dan modulnya berlimpah, yakni lebih dari 1000-an fitur dan 200-an modul yang mampu memenuhi kebutuhan apa saja dalam bisnis Anda, sehingga banyak jumlah perusahaan memilih untuk melakukan sesi konsultasi untuk mencoba terlebih dahulu keunggulannya. Berikut adalah beberapa contoh dari fitur tersebut:

• Otomatisasi Proses Bisnis: Menghubungkan dan mengotomatisasi proses kerja antara berbagai departemen, seperti pengadaan, manufaktur, keuangan, dan penjualan, sehingga kegiatan bisnis dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
• Pelaporan Real-Time: Menyediakan laporan serta analisis data yang dapat diakses kapan saja, memfasilitasi manajemen dalam membuat keputusan strategis yang didasarkan pada data secara tepat.
• Manajemen Persediaan dan Produksi: Mengatur siklus pengelolaan inventaris dan produksi dengan tingkat efisiensi yang tinggi, termasuk pemantauan persediaan, pemesanan otomatis, serta pengawasan kualitas.
• Integrasi dengan Modul Lain: Dapat terhubung dengan berbagai modul bisnis seperti sumber daya manusia, logistik, pengadaan, penjualan, dan lain-lain, untuk menciptakan aliran informasi yang koheren di seluruh organisasi.
• Fleksibilitas dan Kustomisasi: Sistem ini memiliki fleksibilitas dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan khusus perusahaan, baik untuk skala usaha kecil, menengah, atau besar. Termasuk penyesuaian dashboard serta konfigurasi cerdas untuk setiap departemen.

8. Kesimpulan

Hybrid ERP adalah sistem perencanaan sumber daya perusahaan yang mengintegrasikan infrastruktur lokal (on-premises) dengan teknologi berbasis cloud dalam satu sistem. Pendekatan ini membantu bisnis memanfaatkan keamanan server internal sekaligus memperoleh fleksibilitas cloud untuk mendukung kebutuhan operasional yang terus berkembang.

Optimalkan pengelolaan bisnis melalui ScaleOcean Atlas yang mendukung implementasi Hybrid ERP secara terstruktur dan efisien. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim expert ScaleOcean untuk menemukan solusi yang tepat dalam meningkatkan produktivitas, integrasi proses, dan kesiapan menghadapi perubahan teknologi.