Mengelola aset properti yang kompleks bisa menjadi tantangan besar, apalagi jika Anda masih mengandalkan cara manual. Dengan banyaknya aset yang perlu dikelola, masalah seperti data yang tidak terpusat dan kesulitan dalam mengelola layanan penyewa sering kali muncul. Untuk mengatasi hal ini, penerapan property management system menjadi solusi terbaik.
Software manajemen properti memungkinkan Anda untuk memantau seluruh operasional properti dalam satu platform terintegrasi, memastikan data lebih akurat dan operasional berjalan lancar. Penting untuk memilih software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan karakteristik aset yang Anda kelola.
Untuk itu, di sini akan dibahas 10 rekomendasi property management system (PMS) terbaik, seperti ScaleOcean, Solvera, Alphasoft, IFCA, dan Promis. Informasi ini akan membantu Anda dalam mempertimbangkan sistem mana yang paling sesuai dengan bisnis Anda.
Key Takeaways- Property management system adalah sistem digital yang mengotomatisasi pengelolaan properti untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan.
- Rekomendasi software properti terbaik di Indonesia mencakup ScaleOcean, Solvera, Alphasoft, Promis, dan Booking Ninjas.
- Cara memilih software property terbaik untuk bisnis mencakup proses penyesuain dengan kebutuhan bisnis, pertimbangan kemudahan pengguna, dan evaluasi kemampuan integrasi sistem.
- ScaleOcean adalah all-in-one solution untuk manajemen properti yang efektif dan terintegrasi, membantu mengelola aset, keuangan, serta operasional dengan lebih efisien dan transparan.
Apa itu Property Management System?
Property Management System adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan dan menyederhanakan berbagai aspek operasional bisnis properti, seperti hotel, persewaan liburan, dan properti komersial. Sistem ini memungkinkan pengelolaan properti lebih efisien dan transparan.
Sistem ini berfungsi sebagai pusat pengelolaan terpadu untuk reservasi, jadwal, pembayaran, dan komunikasi tamu, meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Dengan PMS, pengelola dapat memantau status properti, seperti ketersediaan unit dan kondisi pemeliharaan, secara real-time. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan akurasi data
Selain itu, PMS juga menawarkan fitur manajemen keuangan yang terintegrasi. Fitur ini membantu pengelola untuk memonitor pembayaran sewa, pembuatan tagihan otomatis, dan pelaporan keuangan secara efisien, menghemat waktu serta meningkatkan akurasi administrasi.
Apa Manfaat Software Property Management?
Property Management Software (PMS) membantu untuk mengelola reservasi, pengelolaan kamar, penyimpanan data tamu, manajemen pendapatan, komunikasi dengan tamu dan staf, serta penyediaan laporan dan analitik untuk menganalisis kinerja bisnis, meningkatkan pengalaman tamu, dan efisiensi operasional.
Lebih lanjut, berikut manfaat property management software bagi bisnis properti:
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Property Management System (PMS) membantu mengotomatisasi pekerjaan rutin seperti penagihan, pengingat pembayaran, dan pembuatan laporan. Dengan begitu, waktu kerja lebih efisien dan risiko kesalahan manual dapat ditekan. Hal ini memungkinkan manajer untuk fokus pada strategi pengelolaan yang lebih bernilai.
Terlebih survei The Counselor of Real Estate menunjukkan bahwa 31% penyewa lebih memilih mengajukan permintaan pemeliharaan melalui portal digital. Dengan merespons kebutuhan ini secara otomatis dan efisien, pengelola properti dapat meningkatkan kepuasan penyewa, memperkuat loyalitas, dan mendorong retensi jangka panjang.
2. Memfasilitasi Manajemen Keuangan
Fitur akuntansi bawaan memungkinkan pencatatan arus kas, pengeluaran, dan pendapatan dengan lebih akurat. Rekonsiliasi keuangan dapat dilakukan secara otomatis sehingga laporan lebih cepat tersedia. Transparansi ini mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih tepat.
3. Manajemen Penyewaan yang Efisien
Melalui aplikasi atau portal online, komunikasi antara penyewa dan pengelola menjadi lebih mudah dan terorganisir. Informasi terkait pembayaran, kontrak, maupun riwayat penyewa dapat diakses secara cepat. Hal ini meningkatkan kepuasan penyewa sekaligus memperlancar administrasi.
4. Optimalisasi Pemeliharaan Properti
Permintaan perbaikan atau perawatan dapat dilacak dan dijadwalkan langsung melalui property management system. Pengelola bisa memantau status pekerjaan sehingga masalah dapat ditangani tepat waktu. Dengan pemeliharaan yang teratur pada berbagai jenis aset, kondisi properti tetap terjaga dan nilai aset terlindungi.
5. Penyimpanan Data Terpusat
Semua dokumen penting seperti kontrak, bukti pembayaran, dan data penyewa tersimpan dalam satu platform yang aman. Akses informasi menjadi lebih mudah tanpa harus mencari di banyak tempat. Keamanan dan ketersediaan data ini mendukung operasional yang lebih profesional.
Baca juga: Optimasi Pengelolaan Aset dengan Aplikasi Sewa Properti
Industri yang Membutuhkan Property Management System
Industri properti adalah salah satu sektor utama yang membutuhkan Property Management System (PMS). Pengelola properti seperti perumahan, gedung perkantoran, dan kompleks apartemen dapat memanfaatkan PMS untuk mengelola penyewaan, pemeliharaan, serta transaksi keuangan secara efisien.
Selain itu, industri perhotelan juga diuntungkan dengan penggunaan PMS. Hotel, resort, dan penginapan lainnya memanfaatkan sistem ini untuk memantau pemesanan, manajemen kamar, serta meningkatkan pengalaman tamu melalui layanan yang lebih terorganisir dan personal.
Industri komersial dan ritel juga dapat memanfaatkan PMS untuk mengelola gedung dan ruang sewa komersial. Dengan fitur pengelolaan sewa, pemeliharaan, dan laporan keuangan yang terintegrasi, software property Indonesia ini membantu bisnis memaksimalkan potensi pendapatan dari ruang yang disewakan.
Tidak ketinggalan, industri perumahan sewa jangka panjang juga memerlukan PMS. Software property ini mempermudah pengelolaan data penyewa, pembayaran, dan perawatan properti, yang memungkinkan pemilik atau agen untuk menjaga hubungan baik dengan penyewa dan meningkatkan efisiensi operasional.
10 Rekomendasi Property Management System Terbaik di Indonesia
Beragam software manajemen properti kini tersedia untuk membantu pemilik dan pengelola aset mengoptimalkan operasional. Pemilihan sistem yang tepat bergantung pada jenis properti, skala bisnis, serta fitur yang dibutuhkan seperti akuntansi, pemeliharaan, dan otomatisasi proses.
Beberapa pilihan populer antara lain ScaleOcean, IFCA Software, DoorLoop, Buildium, dan TenantCloud untuk fitur yang lebih global dan lengkap. Berikut ini sepuluh rekomendasi Property Management System (PMS) terbaik di Indonesia yang bisa Anda pertimbangkan.
1. Property Management System ScaleOcean
Property Management System ScaleOcean adalah aplikasi manajemen properti yang dirancang untuk membantu pemilik maupun pengelola mengelola aset secara lebih terintegrasi dan efisien. Dengan modul bisnis yang mencakup akuntansi, penjualan, hingga inventaris, sistem ini memastikan seluruh aktivitas tercatat otomatis, rapi, dan dapat dipantau secara real-time dari mana saja.
Sebagai vendor ERP independen asal Indonesia, ScaleOcean memastikan bahwa setiap tahap implementasi hingga dukungan teknis ditangani langsung oleh tim internal, bukan pihak ketiga atau agen. Dengan demikian, proses komunikasi berjalan lebih efektif, dan setiap ada kebutuhan khusus terkait implementasi sistem, ScaleOcean juga dapat menyesuaikannya.
Bagi yang ingin memahami lebih dalam bagaimana sistem ini bekerja, ScaleOcean menyediakan demo gratis yang dapat diakses bersama tim profesional mereka. Melalui demo ini, Anda bisa melihat langsung bagaimana fitur-fitur unggulan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan properti.
Fitur unggulan Software Real-Estate Management ScaleOcean, di antaranya:
- Contract Management, membuat kontrak otomatis serta melacak dan memantau deadline pembayaran, juga update kontrak berkala secara otomatis.
- Facility Management, melacak dan memelihara fasilitas, sehingga dapat mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan dan dijadwalkan dengan otomatis.
- Optimasi Sales & Penyewaan, mempercepat dan melancarkan transaksi, termasuk negosiasi harga, pembuatan kontrak, hingga close deal.
- Revenue Management, penentuan harga optimal untuk setiap unit properti berdasarkan permintaan, musim, hingga persaingan.
- Portal Agent, mengetahui daftar properti yang tersedia untuk dijual atau disewa melalui portal yang mudah diakses.
- Online CRM, peningkatan transaksi meliputi memaksimalkan pemasaran, membuat template brosur, email marketing, hingga materi promosi.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
2. Software Property Management Solvera
Selanjutnya, Solvera aplikasi property management system, yang menjadi sistem untuk pengelolaan operasional aset properti dan analisis investasi. Solvera dapat menjadi opsi bagi Anda untuk mengelola penyewaan, pemeliharaan, dan laporan properti di dalam satu platform. Penerapannya akan membuat aset Anda dikelola dengan efisien.
PMS property management system ini mampu memberikan keunggulan dalam hal pengendalian properti seperti penjadwalan perawatan dan pemantauan kinerja properti secara real-time untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kepuasan penghuni. Sistem ini cocok untuk perusahaan properti dengan bisnis skala menengah.
Fitur Property Management System Solvera:
- Pengelolaan sewa otomatis
- Laporan keuangan real-time
- Jadwal pemeliharaan terintegrasi
- Pengingat pembayaran
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Alphasoft Property Management System
Alphasoft estate management adalah solusi untuk pengelolaan properti. Sistem ini mendukung berbagai fungsi seperti pelacakan pembayaran sewa, pengelolaan kontrak, hingga pemeliharaan properti. Penerapannya kana membantu mengambil keputusan berdasarkan analisis akurat dan efisien.
Software manajemen properti ini juga dapat memberikan integrasi yang kuat, alat analisis yang canggih, dan kemampuan untuk disesuaikan sesuai dengan kebutuhan suatu bisnis. Property management system adalah software yang cocok untuk jenis properti berskala besar, seperti kawasan komersial dan perkantoran.
Fitur Software Property Solvera:
- Pelacakan kontrak penyewa
- Integrasi dengan sistem ERP dan CRM
- Pemantauan pemeliharaan.
- Dasbor keuangan interaktif.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. Software Manajemen Properti IFCA
IFCA building management system indonesia menjadi rekomendasi selanjutnya yang menjadi solusi dengan manajemen tenant, pelaporan keuangan, hingga analisis kinerja properti. Penerapannya akan membantu Anda dalam manajemen properti, manajemen proyek, dan pemasaran properti.
Software ini juga dapat memberikan memberikan visualisasi data melalui dashboard interaktif. Hal ini memudahkan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat, sekaligus meningkatkan transparansi pengelolaan aset Anda. Maka, software ini biasanya digunakan untuk perusahaan properti dengan pengelolaan untuk komersial dan residensial berskala besar.
Fitur Property Management System IFCA:
- Manajemen tenant berbasis cloud
- Pelaporan keuangan otomatis
- Analisis kinerja properti
- Notifikasi pemeliharaan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Aplikasi Manajemen Properti Promis
Rekomendasi berikutnya ada Promis, yang menjadi aplikasi pengelolaan properti platform digital dengan fokus pada operasional harian dan pengelolaan tenant. Promis software ini akan memberikan kemudahan penggunaan serta kemampuan pelaporan yang membantu Anda menjaga profitabilitas properti secara optimal.
Dengan pelacakan penyewa, pemeliharaan properti, dan pelaporan finansial, Promis dapat membantu perusahaan real estate untuk meningkatkan produktivitas, mengelola prospek, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Software ini cocok untuk bisnis properti berskala kecil hingga menengah.
Fitur Property Management System Promis:
- Pengelolaan penyewa dan kontrak
- Laporan keuangan yang dapat diunduh
- Pelacakan jadwal pemeliharaan
- Notifikasi pembayaran otomatis.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. Proman Property Management System
Vendor sistem Proman menjadi rekomendasi property management system software berikutnya yang akan memudahkan pengelolaan real estate. Sistem Proman dapat mengelola properti dengan pengelolaan kontrak, pelacakan pembayaran sewa, dan pemeliharaan aset.
Penerapannya akan membantu mengambil keputusan strategis berdasarkan data akurat, dan menawarkan analisis data yang membantu pemilik properti memaksimalkan Return of Investment (ROI). Dengan fitur canggih dan integrasi luas, Proman dapat membantu pengembang properti, dan bisa digunakan untuk perusahaan properti besar dan developer.
Fitur Property Management System Proman:
- Pengelolaan kontrak multi-tenant
- Analisis ROI properti
- Sistem pelaporan berbasis cloud
- Pemeliharaan dan inspeksi properti
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. Booking Ninjas Property Management System
Rekomendasi berikutnya PMS Property Management System adalah Booking Ninjas yang menjadi solusi berbasis cloud yang dapat mengintegrasikan pengelolaan properti dengan teknologi seperti IoT, dan lain sebagainya. Sistem ini akan memudahkan Anda dalam memberikan pengalaman terbaik bagi penyewa, serta efisiensi operasional melalui otomatisasi proses.
Selain itu, Booking Ninjas PMS system ini dapat membantu dalam pengelolaan inventaris, hingga pelacakan aktivitas penyewa. manajemen reservasi, pemasaran online, dan integrasi dengan platform perhotelan. Maka dari itu, biasanya sistem ini cocok digunakan untuk properti hospitality seperti hotel atau resort.
Fitur Software Property Booking Ninjas:
- Reservasi properti otomatis
- Integrasi dengan IoT dan AI
- Pelacakan aktivitas penyewa
- Laporan keuangan terperinci
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Software Manajemen Property Yardi Breeze
Berdasarakan Yardi Voyager Reviews, Pros and Cons oleh Software Advice, Yardi Breeze adalah software manajemen properti yang dirancang agar mudah digunakan untuk mengelola portofolio properti, baik residential, komersial, maupun segmen lainnya. Platform ini menawarkan dua paket yaitu Breeze standar dan Breeze Premier.
Dengan versi Premier menyediakan fungsionalitas tambahan seperti rekonsiliasi CAM (Common Area Maintenance), pemrosesan faktur (AP), dan keamanan peran (role-based security) untuk pengguna yang lebih kompleks.
Fitur Software Property Yardi Breeze:
- Rent collection (Pengumpulan sewa)
- Asset maintenance management
- Marketing & leasing
- Recovery CAM
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Property Management Software Buildium
Buildium adalah platform manajemen properti yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan portofolio properti, mulai dari properti sewaan residensial, asosiasi pemilik rumah (HOA), hingga properti komersial. Dengan Buildium, Anda dapat melakukan rekonsiliasi bank secara otomatis, membuat laporan keuangan spesifik properti, serta melakukan pembayaran sewa melalui ACH atau kartu kredit.
Menurut SoftwareAdvice, Buildium dinilai cukup mudah dipahami dan digunakan, dengan kemampuan menyederhanakan banyak proses manajemen properti seperti akuntansi, komunikasi dengan penyewa, dan tugas pemeliharaan. Namun, juga disampaikan oleh beberapa pengguna kustomisasi laporan cukup terbatas.
Fitur Software Property Buildium:
- Akuntansi properti
- Pengumpulan sewa dan pembayaran daring
- Manajemen pemeliharaan & operasional
- Listing dan proses sewa daring
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. Appfolio Property Management System
AppFolio adalah platform manajemen properti yang dirancang untuk membantu perusahaan pengelola properti dalam mengotomatisasi berbagai proses, mulai dari akuntansi, pemungutan sewa, pemeliharaan, hingga pemasaran unit. Sistem ini mendukung portofolio seperti properti residensial, komersial, asosiasi perumahan (HOA), dan student housing, melalui antarmuka yang intuitif dan akses mobile.
AppFolio juga menggunakan teknologi AI lewat fiturnya AppFolio Realm, yang membantu mengotomasi tugas-tugas leasing, pemeliharaan, dan akuntansi. Ulasan Capterra menyebutkan bahwa ada biaya minimum per bulan meskipun jumlah unit rendah. Beberapa pengguna juga mengeluhkan dukungan langsung (telepon) yang kurang responsif.
Fitur Property Management System Appfolio:
- Manajemen permintaan pemeliharaan
- Portal khusus bagi penyewa (tenant) dan pemilik (owner)
- Akuntansi properti terintegrasi
- Pemungutan sewa online
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Baca juga: Property Management System: Arti, Jenis, dan Rekomendasinya
Fitur Utama dalam Property Management Software
Sistem manajemen properti dilengkapi berbagai fitur yang dirancang untuk mengoptimalkan pengelolaan aset secara menyeluruh. Fitur-fitur ini mencakup pengaturan reservasi, manajemen saluran penjualan, pemeliharaan aset, hubungan pelanggan (CRM), hingga laporan dan analisis.
Secara rinci, berikut adalah fitur property management system:
1. Manajemen Penyewa (Tenant Management)
Property management system memungkinkan pengelolaan data penyewa dengan mudah, termasuk riwayat sewa, komunikasi, serta akses ke portal untuk pembayaran dan permintaan layanan. Hal ini mempercepat proses administratif dan meningkatkan pengalaman penyewa secara keseluruhan.
2. Reservasi dan Penjualan
Sistem ini mendukung pemesanan online dan pengelolaan inventaris kamar atau unit secara real-time. Selain itu, property management system ini terintegrasi dengan berbagai saluran penjualan seperti OTA (Online Travel Agency) dan situs web perusahaan, meningkatkan visibilitas dan efisiensi penjualan.
3. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Fitur property management system ini menawarkan otomatisasi penagihan dan pelacakan pembayaran, serta rekonsiliasi otomatis. Laporan keuangan yang dihasilkan secara real-time memungkinkan manajer untuk memantau arus kas dan membuat keputusan lebih cepat.
4. Operasi Front Office
Sebagai salah satu fitur penting dalam property management software, fitur ini membantu proses check-in, check-out, serta penugasan unit menjadi lebih terstruktur dan otomatis. Staf operasional dapat bekerja lebih efisien karena seluruh aktivitas tamu tercatat dalam sistem. Hal ini juga membantu menjaga kecepatan dan konsistensi layanan.
5. Manajemen Pemeliharaan dan Aset
Fitur ini membantu dalam pelacakan aset, penjadwalan inspeksi, dan pemeliharaan preventif. Selain itu, pembuatan dan penugasan work order dapat dilakukan dengan mudah, memastikan perawatan properti tetap berjalan tanpa hambatan.
6. Manajemen Tamu dan Keamanan
Software property juga menyediakan fitur manajemen tamu yang terintegrasi dengan sistem keamanan seperti CCTV dan alarm. Dengan demikian, penyewa dan pengelola properti dapat merasa lebih aman, memastikan pengawasan yang lebih baik dan perlindungan maksimal bagi semua pihak terkait.
7. CRM (Customer Relationship Management)
Property management system dilengkapi dengan fitur CRM yang memungkinkan pengelolaan hubungan pelanggan lebih baik. Fitur ini membantu memberikan layanan yang lebih personal, memperkuat interaksi, dan meningkatkan kepuasan serta loyalitas pelanggan secara keseluruhan.
Tips Memilih Software Property Terbaik untuk Bisnis
Penting bagi perusahaan properti untuk memilih software property terbaik agar penerapannya optimal dalam mengelola aset properti Anda. Karena ada banyak vendor, Anda perlu mempertimbangkan dengan cermat fitur, kemudahan penggunaan, dan skalabilitas saat memilih software.
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Anda
Pastikan aplikasi pengelolaan properti yang dipilih memiliki fitur yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti manajemen penyewaan, pelacakan pembayaran, dan pelaporan keuangan.
Jika bisnis Anda mengelola properti residensial dan komersial, pilih software yang mendukung kedua jenis tersebut. Fokus pada kebutuhan spesifik ini akan membantu Anda menemukan solusi yang paling efisien.
2. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan
Software manajemen properti yang kompleks dan dapat menyulitkan pengguna, terutama tim dapat berdampak pada tidak optimalnya penerapan sistem dalam operasional bisnis Anda. Untuk itu, pilih software dengan user interface yang intuitif dan mudah dipahami.
3. Evaluasi Kemampuan Integrasi Property Management System
Periksa apakah software yang Anda pertimbangkan dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah digunakan di perusahaan Anda, atau dengan modul lain yang ingin Anda terapkan. Contohnya seperti sistem akuntansi properti atau CRM. Integrasi yang mulus membantu meningkatkan efisiensi dan menghindari redundansi data.
4. Tinjau Dukungan Pelanggan dan Keamanan Data
Pastikan vendor software properti yang Anda pilih dapat menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan profesional. Selain itu, keamanan data juga harus menjadi prioritas, terutama jika software menyimpan data sensitif seperti informasi penyewa dan keuangan. Periksa apakah software memiliki sertifikasi keamanan data.
5. Bandingkan Harga dan Biaya Tambahan
Cara terakhir yang harus Anda lakukan dalam memilih software management system adalah dengan mengevaluasi total biaya yang mencakup lisensi, biaya berlangganan, dan biaya tambahan untuk fitur tertentu. Penting untuk menghindari software dengan biaya tersembunyi yang dapat membebani keuangan bisnis Anda.
Kesimpulan
Property management system adalah perangkat lunak terpusat yang membantu mengelola aspek operasional dan administratif properti, khususnya di sektor perhotelan seperti hotel, villa, maupun guest house. Sistem ini memudahkan proses reservasi, check-in/check-out, pengelolaan inventaris, hingga pelaporan keuangan secara lebih efisien dan terintegrasi.
Software Properti ScaleOcean adalah solusi komprehensif yang dilengkapi dengan modul-modul unggulan dan sistem terintegrasi. Sehingga dapat membantu Anda mengelola portofolio properti secara lebih real-time, visible, dan berbasis data. Coba demo gratisnya untuk melihat bagaimana sistem ini dapat mengoptimasi proses bisnis Anda.
FAQ:
1. Apa yang dimaksud dengan software properti?
Software properti adalah platform yang mengotomatiskan pengelolaan bisnis properti, termasuk data penyewa, pembayaran, pemeliharaan, dan laporan keuangan, dengan cara yang lebih efisien dan akurat.
2. Apa yang dimaksud dengan manajemen properti?
Manajemen properti mencakup pengawasan dan pengelolaan aset real estate atau residensial, termasuk operasional harian seperti pemeliharaan, pengumpulan sewa, dan penanganan keluhan.
3. Property management kerjanya apa?
Tugas utama manajemen properti adalah memastikan gedung atau estate yang dikelola tetap nyaman, aman, dan terjaga citranya bagi penghuni serta pengunjung.
.png){kind=small}
 PTE LTD..png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
.png){kind=logo}
