16 Pertanyaan Penting Seputar ERP yang Perlu Anda Ketahui

Enterprise resource planning (ERP) adalah teknologi yang dipertimbangkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis ke dalam satu sistem terpusat. Solusi ini menawarkan kemampuan unik untuk meningkatkan akurasi data, efektivitas operasional, dan adaptabilitas bisnis di era modern.

Implementasi ERP tidak hanya sebatas pemasangan perangkat lunak, tetapi juga membutuhkan perencanaan strategis yang matang. Oleh karena itu, memahami dan menjawab pertanyaan-pertanyaan diskusi kunci tentang ERP sangat penting sebelum implementasi dilakukan untuk memastikan hasil yang maksimal.

Key Takeaways

• ERP adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti akuntansi, SDM, dan produksi dalam satu platform terpusat.
• Fitur ERP mencakup integrasi antar departemen, keamanan data, serta kemampuan analisis dan pelaporan yang mendukung keputusan strategis.
• Durasi implementasi ERP tergantung pada ukuran bisnis, tingkat kompleksitas, serta kesiapan organisasi dan sumber daya yang tersedia.
• ScaleOcean sebagai aplikasi ERP terbaik membantu perusahaan menyederhanakan proses, mengurangi risiko, dan meningkatkan efisiensi bisnis secara menyeluruh.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu ERP?

ERP (Enterprise resource planning) adalah sistem informasi manajemen yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis (seperti akuntansi, produksi, dan SDM) dalam satu platform terpusat. Melalui dashboard terpadu ini, sistem membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan kesalahan data.

Sistem ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat karena didukung oleh data real–time. ERP secara umum lebih fleksibel dan dapat disesuaikan untuk berbagai skala bisnis, berbeda dengan SAP yang sering mengutamakan solusi integrasi mendalam untuk kebutuhan perusahaan yang lebih kompleks.

2. Mengapa Perusahaan Perlu Software ERP?

Seiring berkembangnya bisnis, sistem diperlukan untuk menangani volume data yang besar dari berbagai sumber dan proses. ERP memungkinkan perusahaan beralih dari pengerjaan manual ke otomatisasi, sehingga meningkatkan produktivitas dan efektivitas operasional secara menyeluruh.

Integrasi sistem ERP menggabungkan semua aspek operasional ke dalam satu platform terpusat, memastikan data dapat diakses dan dianalisis secara real–time. Hal ini mempercepat alur kerja dan memungkinkan perusahaan melakukan pengambilan keputusan yang jauh lebih cepat dan efisien.

Perusahaan memerlukan software ini untuk merencanakan strategi bisnis yang lebih kompetitif. ERP membantu dalam memahami pola penjualan, tren pasar, dan perilaku konsumen, sehingga perusahaan bisa lebih responsif terhadap perubahan tren, serta menghindari segala dampak dari tiadanya sistem menurut IT Consulting.

3. Bagaimana Langkah Implementasi ERP?

Langkah awal implementasi dimulai dengan perencanaan, meliputi pemetaan kebutuhan bisnis secara detail dan pemilihan vendor yang sesuai. Setelah itu, tim proyek akan melakukan konfigurasi dan kustomisasi software ERP agar selaras dengan proses bisnis yang telah ditetapkan.

Tahapan selanjutnya adalah migrasi data, di mana semua data historis dari sistem lama ditransfer dan diintegrasikan ke platform ERP yang baru. Proses ini diakhiri dengan pengujian menyeluruh, pelatihan pengguna, dan akhirnya, peluncuran sistem secara.

4. Bagaimana ERP Meningkatkan Proses Bisnis?

ERP meningkatkan proses bisnis dengan menyediakan otomatisasi, seperti memperbarui stok inventaris secara otomatis saat produk masuk atau keluar. Otomatisasi ini juga mendukung aktivitas akuntansi dan budgeting dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan dalam operasional harian.

Sistem ini mendukung kolaborasi antar departemen karena semua data tersimpan dalam database terpusat yang dapat diakses oleh semua divisi yang membutuhkan. Peningkatan visibilitas data, seperti ketersediaan bahan baku real–time, membantu identifikasi dan mengatasi masalah secara lebih cepat, yang sekaligus meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.

5. Bagaimana Cara Kerja ERP?

Sistem ERP memulai kerjanya dengan menstandardisasi alur kerja dari setiap transaksi bisnis, memastikan data diinput dan divalidasi dengan cara yang sama di semua divisi. Ketika sebuah transaksi diproses, data tersebut langsung diverifikasi terhadap aturan keuangan dan persediaan yang berlaku secara sistematis.

Validasi data yang ketat ini memastikan akurasi informasi di seluruh organisasi, mengurangi kesalahan manual dan kebutuhan rekonsiliasi data. Dengan demikian, ERP berfungsi sebagai tulang punggung operasional yang memberikan manajer pandangan yang jelas, terstruktur, dan end-to-end mengenai kinerja bisnis secara keseluruhan.

6. Fitur Apa Saja yang Harus Dimiliki ERP?

Fitur ERP disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, namun fitur dasar seperti integrasi sistem wajib tersedia untuk mengoptimalkan kinerja. Integrasi ini harus mampu menyatukan dan mengelola data dari semua departemen dalam satu platform yang terpusat.

Fitur penting berikutnya adalah alat analisis dan pelaporan yang mampu menghasilkan insight strategis dari data terintegrasi. Komponen ini harus mencakup dashboard serta format laporan yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan bisnis.

Keamanan data merupakan fitur yang tidak kalah penting, di mana sistem harus memiliki protokol keamanan siber yang kuat untuk melindungi informasi sensitif. Hal ini juga termasuk fitur backup dan pemulihan data yang mumpuni untuk menghindari risiko kehilangan data dalam kasus darurat.

7. Berapa Lama Proses Implementasi ERP?

Waktu yang diperlukan untuk implementasi sistem ERP sangat bervariasi, tergantung pada ukuran perusahaan, kompleksitas operasional, dan spesifikasi software yang dipilih. Faktor-faktor seperti tingkat kustomisasi, integrasi dengan sistem lama, dan kesiapan tim manajemen juga berperan penting menentukan durasi proyek.

Penting untuk dipahami bahwa implementasi ERP adalah transformasi proses bisnis, bukan sekadar pemasangan software. Proses ini menuntut perubahan dalam alur kerja dan investasi besar pada pelatihan pengguna di seluruh organisasi.

Tahap awal ERP life cycle melibatkan pemetaan kebutuhan bisnis dan perancangan sistem, diikuti konfigurasi dan kustomisasi ERP. Mengutip dari ERP Research, waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem adalah 3 hingga 9 bulan untuk UMKM dan 6 hingga 18 bulan untuk bisnis besar.

8. Berapa Biaya Implementasi Software ERP?

Biaya implementasi ERP sangat bervariasi, dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas perusahaan, serta cakupan fungsionalitas yang dibutuhkan. Pilihan antara solusi on–premise atau berbasis cloud dan tingkat kustomisasi juga menjadi faktor penentu utama besarnya investasi.

Biaya ini tidak hanya mencakup lisensi perangkat lunak, tetapi juga mencakup biaya konsultasi, konfigurasi, integrasi, dan pelatihan pengguna. Selain biaya langsung, perusahaan juga harus memperhitungkan biaya tidak langsung, seperti waktu kerja yang dihabiskan karyawan selama masa transisi ke sistem baru.

9. Bagaimana Cara Memilih Vendor ERP yang Tepat?

Pilihlah vendor ERP yang memiliki pengalaman dan rekam jejak baik dalam menyediakan solusi di industri yang relevan dengan bisnis Anda. Vendor tersebut harus memiliki keahlian yang memadai untuk implementasi ERP dan mampu menawarkan dukungan teknis.

Penting untuk mengevaluasi kompatibilitas sistem ERP yang ditawarkan dengan infrastruktur teknologi yang sudah ada di perusahaan. Pastikan vendor dapat memberikan pelatihan yang memadai bagi pengguna serta menyediakan layanan purna jual yang berkelanjutan.

10. Apa saja Tantangan Terkait Implementasi ERP?

Tantangan paling signifikan adalah gagalnya integrasi, di mana sistem ERP tidak berfungsi dengan proses bisnis dan sistem IT yang sudah ada. Hal ini sering disebabkan oleh kurangnya pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis atau kesalahan fatal selama proses migrasi data.

Tantangan lain adalah melebihi anggaran dan jadwal yang telah ditetapkan, seringkali terjadi karena kurangnya perencanaan yang matang dalam manajemen operasional. Perubahan lingkup pekerjaan yang tidak terduga selama proses implementasi juga dapat menjadi penyebab utama dari overrun ini.

Resistensi dari karyawan merupakan tantangan utama, terutama jika mereka merasa tidak cukup dilibatkan atau kurang menerima pelatihan yang memadai untuk menggunakan sistem baru. Kurangnya adopsi ini dapat menghambat kelancaran operasional dan menyebabkan sistem canggih yang diimplementasikan menjadi tidak optimal.

11. Bagaimana ERP Mendukung Skalabilitas Bisnis?

Salah satu ciri utama sistem ERP adalah memiliki skalabilitas tinggi dalam menyesuaikan pertumbuhan dan kompleksitas operasional perusahaan. Fleksibilitas ini memungkinkan perusahaan menambah atau mengubah kapabilitas sistem tanpa perlu mengganti seluruh infrastruktur software yang sudah ada.

Skalabilitas tersebut didukung oleh struktur modular ERP yang memungkinkan implementasi bertahap sesuai kebutuhan bisnis. Perusahaan dapat memulai dengan modul dasar seperti akuntansi, lalu seiring waktu menambahkan modul lanjutan seperti supply chain management (SCM) atau customer relationship management (CRM).

12. Apa Saja Modul Utama dalam ERP?

Modul kunci ERP mencakup akuntansi, yang mengelola transaksi keuangan dan secara otomatis menghasilkan laporan keuangan. Selain itu, modul manajemen inventaris dan produksi berfungsi memantau tingkat persediaan, mengoptimalkan stok, serta merencanakan proses produksi.

Manajemen SDM mengelola data karyawan, penggajian, dan penilaian kinerja untuk fungsi internal perusahaan. Sementara itu, modul CRM membantu perusahaan mengelola hubungan pelanggan untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas.

Modul SCM memfokuskan pada pengelolaan rantai pasokan secara end–to–end. Cakupannya mulai dari pengadaan bahan baku hingga distribusi produk, memastikan kelancaran operasi dan pengurangan biaya logistik.

13. Apakah ERP cocok untuk Bisnis UMKM?

Sistem ERP cocok dan semakin relevan bagi bisnis UMKM, terutama yang sedang dalam bertumbuh pesat dan mengalami peningkatan volume data. Meskipun ERP tradisional dianggap mahal dan rumit, kini tersedia solusi cloud yang menawarkan biaya awal yang lebih rendah dan implementasi yang lebih cepat.

ERP membantu UMKM mengotomatisasi proses inti seperti akuntansi dan inventaris, yang sangat penting untuk profesionalisasi dan manajemen biaya. Dengan skalabilitas yang baik, UMKM dapat memulai dengan modul dasar dan secara bertahap menambahkan fitur sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan bisnis mereka.

14. Apa yang Menyebabkan Penerapan ERP yang Gagal?

Kegagalan implementasi ERP seringkali disebabkan oleh kurangnya komitmen dan dukungan yang memadai dari manajemen puncak terhadap proyek transformasi ini. Selain itu, definisi ruang lingkup proyek yang tidak jelas dan pemetaan ulang proses bisnis yang tidak memadai dapat menggagalkan perencanaan awal.

Penyebab utama lainnya adalah resistensi dari pengguna akhir, yang terjadi karena pelatihan yang kurang memadai atau kegagalan dalam manajemen perubahan budaya kerja. Secara teknis, kegagalan migrasi data atau pengujian sistem yang tidak menyeluruh dapat menyebabkan ERP tidak dapat berfungsi sesuai kebutuhan operasional.

15. Apakah ERP dapat Meningkatkan Keamanan Data?

Sistem ERP dapat meningkatkan keamanan data secara signifikan karena mampu memusatkan semua informasi perusahaan ke dalam satu lingkungan yang terkontrol. Sentralisasi ini memungkinkan tim IT untuk menerapkan kebijakan keamanan yang seragam dan ketat di seluruh organisasi.

ERP menawarkan kontrol berbasis peran, yang membatasi akses pengguna untuk melihat atau mengubah data yang tidak relevan dengan tugas mereka. Selain itu, sistem menyediakan audit trail yang komprehensif, memungkinkan perusahaan melacak setiap aktivitas data untuk tujuan kepatuhan dan forensik.

16. Apa ROI dari penerapan ERP?

ROI dari penerapan ERP diukur dari perbandingan antara total biaya investasi dan manfaat finansial yang dihasilkan sistem dalam jangka waktu tertentu. Sumber utama pengembalian kuantitatif adalah penurunan biaya operasional, pengurangan stok yang berlebihan, dan peningkatan efisiensi dalam rantai pasokan.

Selain pengembalian finansial, ERP juga memberikan ROI kualitatif yang signifikan melalui peningkatan kualitas data dan kecepatan pengambilan keputusan strategis. Manfaat ini juga mencakup peningkatan kepatuhan regulasi, kepuasan pelanggan yang lebih baik, dan peningkatan kinerja Karyawan secara menyeluruh.

Baca juga: Berikut 11 Perusahaan yang Menggunakan Sistem ERP

17. Kesimpulan

Sangat penting bagi perusahaan untuk memahami beragam pertanyaan dan jawaban tentang ERP sebelum memutuskan implementasi sistem ke operasional sehari-hari. Aspek diskusi ini beragam, mulai dari cara kerja, fitur kunci, hingga risiko yang harus diantisipasi oleh perusahaan.

Dengan pemahaman mendalam ini, perusahaan memiliki acuan kuat dalam mempertimbangkan apakah implementasi software ERP seperti ScaleOcean adalah solusi terbaik. Kesuksesan implementasi juga sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor internal, seperti kesiapan perusahaan, serta juga layanan dari penyedia seperti demo gratis.