Apa itu Otomatisasi, Jenis, dan Manfaatnya dalam Bisnis

Pernahkah perusahaan Anda mengalami kerugian akibat kesalahan kecil saat input data faktur atau stok barang secara manual? Tugas-tugas repetitif yang dilakukan dalam skala besar sangat rentan terhadap human error, yang dapat memperlambat seluruh alur kerja. Di sinilah otomatisasi berperan sebagai solusi strategis untuk mengatasi masalah tersebut.

Secara sederhana, otomatisasi menggunakan teknologi untuk menjalankan tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Tujuannya bukan untuk menggantikan peran manusia, melainkan untuk membebaskan mereka dari pekerjaan yang berulang dan membosankan. Dengan begitu, tim Anda dapat lebih fokus pada tugas-tugas yang memerlukan pemikiran kreatif dan strategis.

Dengan menerapkannya secara tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meminimalkan risiko kesalahan secara drastis. Artikel ini akan membahas tuntas pengertian otomatisasi, berbagai jenisnya, manfaat bagi bisnis, serta contoh penerapannya di dunia nyata.

Key Takeaways

• Otomatisasi adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan tugas manusia secara otomatis, dengan tujuan meningkatkan efisiensi, produktivitas, akurasi, dan mengurangi biaya serta kesalahan.
• Cara kerja otomatisasi yaitu dengan menerapkan teknologi pada tugas berulang, bahkan mampu membuat keputusan sederhana berdasarkan parameter yang ditentukan tanpa perlu intervensi manusia.
• Manfaat utama otomatisasi meliputi peningkatan efisiensi, produktivitas, kualitas, dan keselamatan, sambil memungkinkan karyawan fokus pada pekerjaan strategis yang lebih bernilai tinggi.
• Jenis otomatisasi bervariasi dari tingkat dasar untuk tugas rutin, otomatisasi proses untuk alur kerja, hingga otomatisasi cerdas yang menggunakan AI untuk keputusan kompleks.
• Software ERP ScaleOcean menyediakan platform terpusat untuk mengotomatisasi seluruh proses bisnis, membantu Anda meraih efisiensi, akurasi, dan produktivitas secara maksimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Otomatisasi?

Otomatisasi adalah penerapan teknologi, sistem, atau robotika untuk menjalankan tugas dengan intervensi manusia yang minimal. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi. Selain itu, proses ini juga bertujuan mengurangi biaya serta potensi kesalahan manusia dalam berbagai operasi.

Penerapannya sangat luas, mulai dari proses sederhana hingga yang sangat kompleks. Contoh yang paling dikenal adalah otomasi industri pada pabrik perakitan mobil, di mana ratusan robot bekerja secara presisi untuk melakukan tugas yang berulang tanpa henti.

Sistem modern seringkali menjadi lebih pintar dengan menambahkan lapisan kecerdasan buatan. Peran AI pada bisnis adalah memungkinkan sistem otomatis untuk membuat keputusan cerdas, bukan hanya sekadar mengikuti perintah yang telah diprogram secara kaku.

Konsep ini juga telah lama diterapkan pada proses non-fisik di perkantoran. Sejarah ERP menunjukkan bagaimana alur kerja seperti akuntansi dan manajemen inventaris diotomatisasi untuk berjalan secara mandiri dalam satu sistem yang terintegrasi.

2. Bagaimana Otomatisasi Bekerja?

Cara kerja otomatisasi sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan. Prosesnya berpusat pada tiga prinsip dasar, yaitu pemanfaatan teknologi, fokus pada tugas berulang, dan kemampuan mengambil keputusan. Mari kita bedah satu per satu bagaimana ketiga prinsip ini bekerja bersama.

a. Penggunaan Teknologi

Prinsip pertama adalah pemanfaatan teknologi untuk melaksanakan tugas secara mandiri. Otomatisasi menggunakan kombinasi perangkat keras seperti robot atau mesin, serta perangkat lunak seperti program komputer.

Teknologi ini kemudian diprogram dengan serangkaian aturan dan logika yang spesifik. Tujuannya adalah untuk menciptakan alur kerja baru yang dapat menggantikan atau membantu proses manual yang sudah ada.

b. Proses yang Berulang

Teknologi otomatisasi diatur untuk melakukan tindakan yang sifatnya berulang dan konsisten. Ini sangat efektif untuk tugas-tugas seperti entri data, proses manufaktur, atau pengujian kualitas.

Dengan menargetkan pekerjaan repetitif ini, sistem dapat menjalankannya secara terus-menerus tanpa memerlukan campur tangan manusia yang konstan. Hasilnya, pekerjaan tersebut dapat diselesaikan lebih cepat dan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi.

c. Pengambilan Keputusan

Otomatisasi modern tidak hanya sekadar menjalankan perintah yang telah diprogram. Sistem otomatis juga dapat memantau dan mengendalikan proses yang sedang berjalan secara aktif.

Berdasarkan parameter atau data yang telah ditentukan, sistem bahkan dapat membuat keputusan sederhana. Misalnya, sistem dapat memutuskan untuk melanjutkan, menghentikan, atau menyesuaikan sebuah tugas tanpa perlu menunggu instruksi dari manusia.

3. Manfaat Otomatisasi dalam Bisnis

Menerapkan otomatisasi dalam proses bisnis bukan hanya tentang mengikuti tren teknologi. Lebih dari itu, langkah ini memberikan serangkaian manfaat nyata yang dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memperkuat daya saing perusahaan Anda. Berikut adalah lima manfaat utamanya:

a. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Otomatisasi memungkinkan tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu untuk diselesaikan jauh lebih cepat. Sistem dapat bekerja terus-menerus tanpa lelah, sehingga meningkatkan output secara signifikan.

Dengan proses yang berjalan lebih cepat dan dengan sumber daya yang lebih sedikit, produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan meningkat. Tim Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang sama.

b. Pengurangan Biaya dan Kesalahan

Dengan menggantikan atau membantu tenaga kerja manual untuk tugas-tugas tertentu, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional. Penghematan ini datang dari pengurangan waktu kerja dan potensi rekrutmen tambahan.

Selain itu, mesin dan sistem otomatis cenderung tidak melakukan kesalahan manusia seperti salah input atau salah hitung. Hal ini menghilangkan biaya yang timbul akibat perbaikan kesalahan tersebut.

c. Peningkatan Kualitas

Proses otomatis menghasilkan output yang jauh lebih konsisten karena setiap tindakan dilakukan dengan cara yang sama persis setiap saat. Ini adalah kunci untuk menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi secara berkelanjutan.

Dalam proses bisnis, misalnya, pertukaran data elektronik yang terotomatisasi memastikan informasi selalu dikirim dengan format yang benar dan tanpa ada data yang hilang, sehingga menjaga kualitas informasi.

d. Peningkatan Keselamatan

Otomatisasi dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berbahaya atau berisiko tinggi bagi manusia. Ini termasuk tugas-tugas di lingkungan yang ekstrem atau yang melibatkan penanganan bahan berbahaya.

Dengan memindahkan manusia dari tugas-tugas tersebut, Anda secara langsung mengurangi risiko kecelakaan kerja. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan melindungi pekerja dari potensi bahaya.

e. Fokus pada Pekerjaan Bernilai Tinggi

Salah satu manfaat terbesar adalah mendelegasikan tugas-tugas rutin dan administratif ke sistem. Ini membebaskan karyawan Anda dari pekerjaan yang monoton dan tidak memerlukan pemikiran mendalam.

Hasilnya, tim Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan kreativitas, pemikiran strategis, dan interaksi dengan pelanggan. Hal ini tidak hanya meningkatkan inovasi, tetapi juga kepuasan kerja karyawan.

4. Jenis-jenis Otomatisasi

Otomatisasi telah menjadi elemen kunci dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas di berbagai industri. Dengan kemampuan untuk mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas-tugas berulang, otomatisasi memungkinkan perusahaan fokus pada aspek strategis dan inovatif. Ada beberapa jenis otomatisasi yang dapat diterapkan seperti :

a. Otomatisasi Dasar

Otomatisasi dasar mencakup tugas-tugas rutin dan berulang yang memerlukan sedikit intervensi, seperti mendistribusikan materi orientasi kepada karyawan baru, meneruskan dokumen antar departemen, atau mengirimkan faktur kepada klien. Tujuan dari otomatisasi ini adalah untuk mengurangi beban administratif dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

b. Otomatisasi Proses

Otomatisasi proses berfokus pada pengelolaan tugas-tugas yang melibatkan beberapa langkah berurutan yang dapat berlangsung dalam waktu yang lama dan melibatkan pengulangan. Contoh aplikasinya termasuk pengelolaan persediaan yang melibatkan pemantauan stok, pemesanan ulang otomatis, atau pengolahan data yang membutuhkan konfirmasi dan pembaruan informasi secara berkala.

c. Otomatisasi Cerdas (AI-Powered)

Otomatisasi cerdas menggunakan teknologi canggih seperti AI pembentuk data untuk menangani tugas-tugas yang lebih kompleks dan memerlukan kemampuan analisis dan pengambilan keputusan. Misalnya, AI dapat digunakan untuk menganalisis data besar, meramalkan tren, atau membuat keputusan berbasis data untuk strategi bisnis.

Di sektor ERP e-commerce, otomatisasi cerdas semakin banyak digunakan untuk mengoptimalkan pengelolaan stok dan transaksi online dengan memanfaatkan algoritma prediktif yang dapat menyesuaikan harga dan persediaan secara otomatis.

5. Contoh Otomatisasi di Sistem ERP

Otomatisasi juga bisa Anda temukan dalam sistem ERP. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi utama dalam ERP dan perusahaan menjadi satu sistem terpusat sehingga diperoleh efisiensi yang maksimal dalam setiap proses bisnis. Berikut ini beberapa contoh otomasi dalam sistem tersebut.

a. Pengelolaan Keuangan & Akuntansi

Contoh otomasi yang dilakukan sistem ERP yaitu pencatatan dan pengelolaan transaksi keuangan. Mulai dari pencatatan jurnal otomatis hingga rekonsiliasi bank, ERP dapat mengurangi human error dan memastikan akurasi data keuangan.

Fitur seperti pembuatan laporan keuangan bisnis real-time dan analisis biaya juga membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan data terkini, meningkatkan transparansi, dan memastikan adanya kepatuhan standar akuntansi yang berlaku.

b. Manajemen Rantai Pasokan

Contoh otomatisasi berikutnya juga bisa ditemukan pada manajemen rantai pasokan. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau inventaris secara real-time, melakukan proses pengadaan secara otomatis ketika suatu kriteria terpenuhi, dan menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran.

Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat lebih cepat merespons perubahan kondisi pasar, seperti fluktuasi permintaan atau gangguan pasokan, dengan menyesuaikan pesanan dan produksi sesuai kebutuhan.

c. Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem ERP juga bisa mengotomatisasi proses manajemen sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen, penggajian, manajemen kinerja, dan kepatuhan terhadap regulasi. Sistem ini membantu departemen human resource untuk mengalokasikan waktu lebih sedikit pada tugas administratif dan lebih banyak pada strategi sumber daya manusia dan pengembangan talenta.

Selain itu, dengan adanya data karyawan yang disimpan terpusat dalam satu sistem, memudahkan akses dan analisis serta meningkatkan pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia.

d. Proses Pembelian & Pembayaran

Contoh otomasi berikutnya dalam sistem ERP yaitu melakukan seluruh siklus permintaan pembelian hingga persetujuan, penerimaan barang, dan akhirnya pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi waktu siklus pembelian, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan, dan mengurangi risiko pembelian yang tidak sah. Dengan integrasi ke modul keuangan, Anda juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik pada arus kas dan laporan bisnis perusahaan.

e. Pemeliharaan & Manajemen Aset

Pemeliharaan dan manajemen aset dalam sistem ERP memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengelola aset tetap secara efektif. Dengan mengotomatiskan jadwal pemeliharaan aset, perusahaan dapat memastikan aset dalam kondisi baik dan mengurangi downtime. ERP juga memungkinkan pencatatan nilai aset dan penyusutan yang akurat. Dengan ini, bisa dipastikan nilai buku selaras dengan kondisi fisik aset dan mendukung keputusan investasi untuk masa depan.

6. Ciri Utama Sistem Otomatisasi

Sebagai teknologi masa kini, sistem otomasi memiliki beberapa ciri utama. Karakteristik ini tidak hanya membedakan sistem otomasi dengan teknologi lainnya, tapi juga memberikan perusahaan keuntungan terutama dalam mengefisiensikan proses bisnis. Berikut ciri utama tersebut.

a. Efisiensi Tinggi

Ciri utama sistem otomasi adalah memiliki tingkat efisiensi yang tinggi. Dengan mengurangi intervensi manusia dan memanfaatkan mesin yang mampu beroperasi tanpa henti, sistem otomasi meningkatkan dan mempercepat waktu proses produksi. Seperti robot perakitan otomatis yang dapat bekerja 24/7 dengan kecepatan dan konsistensi yang sama. Dengan ini, perusahaan manufaktur mampu menjalankan produksi tanpa gangguan dan menghasilkan volume produksi yang lebih tinggi dengan waktu yang lebih singkat.

b. Konsistensi dan Akurasi

Konsistensi dan akurasi menjadi ciri utama lainnya dari sistem otomasi. Sistem ini dirancang untuk melakukan tugas-tugas berulang dengan standar yang sama setiap waktu sehingga mengurangi adanya variasi pada produk. Dalam bisnis manufaktur, sistem otomatis akan menghasilkan setiap komponen dengan quality control yang ketat sehingga mengurangi kemungkinan cacat dan meningkatkan kualitas produk akhir.

c. Pengurangan Kebutuhan Tenaga Kerja

Pengurangan tenaga kerja juga menjadi ciri sistem otomasi berikutnya. Hal ini karena sistem dapat mengambil alih tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Terutama untuk pekerjaan yang monoton, berulang, atau berisiko. Dengan menggantinya menggunakan sistem otomasi, tenaga kerja bisa dialokasikan ke tugas yang lebih kompleks dan memerlukan keterampilan khusus yang tidak bisa digantikan mesin.

d. Penghematan Biaya

Ciri berikutnya dari sistem otomasi adalah adanya penghematan biaya operasional. Meskipun investasi awal untuk peralatan dan teknologi otomasi cenderung mahal, tapi akan diperoleh penghematan jangka panjang dari pengurangan tenaga kerja, peningkatan efisiensi, dan penurunan limbah produksi.

e. Adaptabilitas dan Fleksibilitas

Adaptabilitas dan fleksibilitas sistem otomasi membantu perusahaan untuk merespons secara cepat terhadap perubahan permintaan pasar. Sistem otomasi modern dapat diprogram dan dikonfigurasi ulang untuk mengakomodasi berbagai tugas atau produk baru tanpa harus merombak seluruh lini produksi.

7. Kesimpulan

Otomatisasi adalah penerapan teknologi untuk menjalankan berbagai tugas operasional dengan intervensi manusia yang minimal. Prinsip kerjanya berpusat pada penggunaan teknologi untuk menangani proses berulang dan bahkan membuat keputusan sederhana secara mandiri. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi, sambil mengurangi biaya serta kesalahan manusia.

Dengan berbagai jenisnya, mulai dari otomatisasi dasar hingga yang ditenagai AI, perusahaan dapat merasakan manfaat yang signifikan. Ini termasuk peningkatan kualitas dan keselamatan kerja, serta membebaskan karyawan dari tugas-tugas rutin. Hasilnya, tim Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan kreativitas dan pemikiran strategis.

Bagi bisnis yang ingin menerapkan otomatisasi secara menyeluruh, sistem terpusat seperti software ERP ScaleOcean adalah langkah yang tepat. Platform ini dirancang untuk mengotomatisasi berbagai alur kerja, mulai dari keuangan hingga manajemen rantai pasokan. Untuk melihat bagaimana otomatisasi dapat menyederhanakan operasional Anda, jadwalkan sesi demo gratis untuk konsultasi lebih lanjut.