Apa itu Otomatisasi, Jenis, dan Manfaatnya dalam Bisnis

Seiring perkembangan teknologi, sejarah ERP telah berkembang dari sistem sederhana menjadi solusi kompleks yang mendukung berbagai fungsi bisnis. Tanpa otomatisasi, proses manual menghambat efisiensi operasional dan sering menyebabkan kesalahan serta pemborosan biaya yang seharusnya dapat diminimalkan.

Otomatisasi adalah penggunaan teknologi untuk menggantikan pekerjaan manual yang berulang, meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi. Dengan otomatisasi, perusahaan dapat meminimalkan intervensi manusia dalam proses rutin, memberi ruang bagi tim untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bernilai.

Dalam artikel ini, pembaca dapat menemukan informasi mengenai apa yang dimaksud dengan otomatisasi, manfaat, jenis, dan contohnya yang dapat diterapkan dalam bisnis. Informasi ini bisa menjadi pertimbangan untuk meningkatkan kinerja operasional dan memastikan penggunaan sumber daya yang lebih efisien dalam perusahaan Anda.

Key Takeaways

• Otomatisasi adalah penggunaan teknologi, perangkat lunak, atau robotika untuk menjalankan tugas dan proses secara otomatis dengan sedikit campur tangan manusia.
• Manfaat utama otomatisasi meliputi peningkatan efisiensi, produktivitas, kualitas, dan keselamatan, sambil memungkinkan karyawan fokus pada pekerjaan strategis yang lebih bernilai tinggi.
• Jenis otomatisasi bervariasi dari tingkat dasar untuk tugas rutin, otomatisasi proses untuk alur kerja, hingga otomatisasi cerdas yang menggunakan AI untuk keputusan kompleks.
• Cara kerja otomatisasi menggunakan perangkat lunak atau mesin untuk menjalankan tugas berulang berdasarkan aturan yang ditetapkan, memproses data, dan menghasilkan output otomatis.
• Software ERP ScaleOcean menyediakan platform terpusat untuk mengotomatisasi seluruh proses bisnis, membantu Anda meraih efisiensi, akurasi, dan produktivitas secara maksimal.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Otomatisasi?

Otomatisasi adalah penerapan teknologi, perangkat lunak, atau robotik untuk melaksanakan tugas, proses, dan sistem dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi dengan menggantikan pekerjaan manual yang bersifat repetitif.

Dalam bisnis, otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk mempercepat alur kerja, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan produktivitas. Dengan menggantikan proses manual dengan perangkat otomatis, perusahaan dapat lebih fokus pada aspek strategis yang lebih penting.

Otomatisasi meningkatkan konsistensi dan akurasi dengan mengurangi kesalahan manusia, menghasilkan hasil yang lebih terstandarisasi. Untuk perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasi, otomatisasi melalui alat seperti ERP atau CRM menawarkan solusi jangka panjang yang mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan bisnis.

Otomatisasi industri kini semakin menjadi solusi penting untuk perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dan mempercepat produksi. Dengan menggunakan teknologi otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual dan meminimalkan kesalahan.

2. Manfaat Otomatisasi dalam Bisnis

Otomatisasi bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi dengan mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas repetitif. Hal ini mengurangi biaya operasional, mempercepat proses kerja, meningkatkan konsistensi kualitas, dan memungkinkan karyawan fokus pada tugas strategis yang lebih bernilai.

Berikut adalah lima manfaat utamanya:

a. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Otomatisasi memungkinkan tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu untuk diselesaikan jauh lebih cepat. Sistem dapat bekerja terus-menerus tanpa lelah, sehingga meningkatkan output secara signifikan.

Dengan proses yang berjalan lebih cepat dan dengan sumber daya yang lebih sedikit, produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan meningkat. Tim Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang sama.

b. Pengurangan Biaya dan Kesalahan

Dengan menggantikan atau membantu tenaga kerja manual untuk tugas-tugas tertentu, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional. Penghematan ini datang dari pengurangan waktu kerja dan potensi rekrutmen tambahan.

Selain itu, mesin dan sistem otomatis cenderung tidak melakukan kesalahan manusia seperti salah input atau salah hitung. Hal ini menghilangkan biaya yang timbul akibat perbaikan kesalahan tersebut.

c. Peningkatan Kualitas

Proses otomatis menghasilkan output yang jauh lebih konsisten karena setiap tindakan dilakukan dengan cara yang sama persis setiap saat. Ini adalah kunci untuk menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi secara berkelanjutan.

Dalam proses bisnis, misalnya, pertukaran data elektronik yang terotomatisasi memastikan informasi selalu dikirim dengan format yang benar dan tanpa ada data yang hilang, sehingga menjaga kualitas informasi.

d. Peningkatan Keselamatan

Otomatisasi dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berbahaya atau berisiko tinggi bagi manusia. Ini termasuk tugas-tugas di lingkungan yang ekstrem atau yang melibatkan penanganan bahan berbahaya.

Dengan memindahkan manusia dari tugas-tugas tersebut, Anda secara langsung mengurangi risiko kecelakaan kerja. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dan melindungi pekerja dari potensi bahaya.

e. Fokus pada Pekerjaan Bernilai Tinggi

Salah satu manfaat terbesar adalah mendelegasikan tugas-tugas rutin dan administratif ke sistem. Ini membebaskan karyawan Anda dari pekerjaan yang monoton dan tidak memerlukan pemikiran mendalam.

Hasilnya, tim Anda dapat lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan kreativitas, pemikiran strategis, dan interaksi dengan pelanggan. Hal ini tidak hanya meningkatkan inovasi, tetapi juga kepuasan kerja karyawan.

3. Jenis-jenis Otomatisasi

Otomatisasi telah menjadi elemen kunci dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas di berbagai industri. Dengan kemampuan untuk mengurangi keterlibatan manusia dalam tugas-tugas berulang, otomatisasi memungkinkan perusahaan fokus pada aspek strategis dan inovatif. Ada beberapa jenis otomatisasi yang dapat diterapkan seperti :

a. Otomatisasi Dasar

Otomatisasi dasar mencakup tugas-tugas rutin dan berulang yang memerlukan sedikit intervensi, seperti mendistribusikan materi orientasi kepada karyawan baru, meneruskan dokumen antar departemen, atau mengirimkan faktur kepada klien. Tujuan dari otomatisasi ini adalah untuk mengurangi beban administratif dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

b. Otomatisasi Proses

Otomatisasi proses berfokus pada pengelolaan tugas-tugas yang melibatkan beberapa langkah berurutan yang dapat berlangsung dalam waktu yang lama dan melibatkan pengulangan. Contoh aplikasinya termasuk pengelolaan persediaan yang melibatkan pemantauan stok, pemesanan ulang otomatis, atau pengolahan data yang membutuhkan konfirmasi dan pembaruan informasi secara berkala.

c. Otomatisasi Cerdas (AI-Powered)

Otomatisasi cerdas menggunakan teknologi canggih seperti AI pembentuk data untuk menangani tugas-tugas yang lebih kompleks dan memerlukan kemampuan analisis dan pengambilan keputusan. Misalnya, AI dapat digunakan untuk menganalisis data besar, meramalkan tren, atau membuat keputusan berbasis data untuk strategi bisnis.

4. Bagaimana Otomatisasi Bekerja?

Cara kerja otomatisasi menggunakan perangkat lunak, algoritma, atau mesin untuk menjalankan tugas berulang berdasarkan aturan yang telah ditetapkan, tanpa campur tangan manual. Sistem ini memproses input data menggunakan logika yang sudah ditentukan dan menghasilkan output otomatis, seperti memindahkan data atau mengirim email.

Secara lebih rinci, bagaimana cara kerja otomatisasi adalah sebagai berikut:

a. Penggunaan Teknologi

Prinsip pertama adalah pemanfaatan teknologi untuk melaksanakan tugas secara mandiri. Otomatisasi menggunakan kombinasi perangkat keras seperti robot atau mesin, serta perangkat lunak seperti program komputer.

Teknologi ini kemudian diprogram dengan serangkaian aturan dan logika yang spesifik. Tujuannya adalah untuk menciptakan alur kerja baru yang dapat menggantikan atau membantu proses manual yang sudah ada.

b. Proses yang Berulang

Teknologi otomatisasi diatur untuk melakukan tindakan yang sifatnya berulang dan konsisten. Ini sangat efektif untuk tugas-tugas seperti entri data, proses manufaktur, atau pengujian kualitas.

Dengan menargetkan pekerjaan repetitif ini, sistem dapat menjalankannya secara terus-menerus tanpa memerlukan campur tangan manusia yang konstan. Hasilnya, pekerjaan tersebut dapat diselesaikan lebih cepat dan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi.

c. Pengambilan Keputusan

Otomatisasi modern tidak hanya sekadar menjalankan perintah yang telah diprogram. Sistem otomatis juga dapat memantau dan mengendalikan proses yang sedang berjalan secara aktif.

Berdasarkan parameter atau data yang telah ditentukan, sistem bahkan dapat membuat keputusan sederhana. Misalnya, sistem dapat memutuskan untuk melanjutkan, menghentikan, atau menyesuaikan sebuah tugas tanpa perlu menunggu instruksi dari manusia.

5. Contoh Otomatisasi di Sistem ERP

Otomatisasi juga bisa Anda temukan dalam sistem ERP. Sistem ini mengintegrasikan berbagai fungsi utama dalam ERP dan perusahaan menjadi satu sistem terpusat sehingga diperoleh efisiensi yang maksimal dalam setiap proses bisnis. Berikut ini beberapa contoh otomasi dalam sistem tersebut.

a. Pengelolaan Keuangan & Akuntansi

Contoh otomasi yang dilakukan sistem ERP yaitu pencatatan dan pengelolaan transaksi keuangan. Mulai dari pencatatan jurnal otomatis hingga rekonsiliasi bank, ERP dapat mengurangi human error dan memastikan akurasi data keuangan.

Fitur seperti pembuatan laporan keuangan bisnis real-time dan analisis biaya juga membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat berdasarkan data terkini, meningkatkan transparansi, dan memastikan adanya kepatuhan standar akuntansi yang berlaku.

b. Manajemen Rantai Pasokan

Contoh otomatisasi berikutnya juga bisa ditemukan pada manajemen rantai pasokan. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau inventaris secara real-time, melakukan proses pengadaan secara otomatis ketika suatu kriteria terpenuhi, dan menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran.

Dengan otomatisasi ini, perusahaan dapat lebih cepat merespons perubahan kondisi pasar, seperti fluktuasi permintaan atau gangguan pasokan, dengan menyesuaikan pesanan dan produksi sesuai kebutuhan.

c. Manajemen Sumber Daya Manusia

Sistem ERP juga bisa mengotomatisasi proses manajemen sumber daya manusia. Mulai dari rekrutmen, penggajian, manajemen kinerja, dan kepatuhan terhadap regulasi. Sistem ini membantu departemen human resource untuk mengalokasikan waktu lebih sedikit pada tugas administratif dan lebih banyak pada strategi sumber daya manusia dan pengembangan talenta.

Selain itu, dengan adanya data karyawan yang disimpan terpusat dalam satu sistem, memudahkan akses dan analisis serta meningkatkan pengambilan keputusan dalam manajemen sumber daya manusia.

d. Proses Pembelian & Pembayaran

Contoh otomasi berikutnya dalam sistem ERP yaitu melakukan seluruh siklus permintaan pembelian hingga persetujuan, penerimaan barang, dan akhirnya pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi waktu siklus pembelian, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan, dan mengurangi risiko pembelian yang tidak sah. Dengan integrasi ke modul keuangan, Anda juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik pada arus kas dan laporan bisnis perusahaan.

e. Pemeliharaan & Manajemen Aset

Pemeliharaan dan manajemen aset dalam sistem ERP memudahkan perusahaan untuk memantau dan mengelola aset tetap secara efektif. Dengan mengotomatiskan jadwal pemeliharaan aset, perusahaan dapat memastikan aset dalam kondisi baik dan mengurangi downtime. ERP juga memungkinkan pencatatan nilai aset dan penyusutan yang akurat. Dengan ini, bisa dipastikan nilai buku selaras dengan kondisi fisik aset dan mendukung keputusan investasi untuk masa depan.

6. Ciri Utama Sistem Otomatisasi

Sebagai teknologi masa kini, sistem otomasi memiliki beberapa ciri utama. Karakteristik ini tidak hanya membedakan sistem otomasi dengan teknologi lainnya, tapi juga memberikan perusahaan keuntungan terutama dalam mengefisiensikan proses bisnis. Berikut ciri utama tersebut.

a. Efisiensi Tinggi

Ciri utama sistem otomasi adalah memiliki tingkat efisiensi yang tinggi. Dengan mengurangi intervensi manusia dan memanfaatkan mesin yang mampu beroperasi tanpa henti, sistem otomasi meningkatkan dan mempercepat waktu proses produksi. Seperti robot perakitan otomatis yang dapat bekerja 24/7 dengan kecepatan dan konsistensi yang sama. Dengan ini, perusahaan manufaktur mampu menjalankan produksi tanpa gangguan dan menghasilkan volume produksi yang lebih tinggi dengan waktu yang lebih singkat.

b. Konsistensi dan Akurasi

Konsistensi dan akurasi menjadi ciri utama lainnya dari sistem otomasi. Sistem ini dirancang untuk melakukan tugas-tugas berulang dengan standar yang sama setiap waktu sehingga mengurangi adanya variasi pada produk. Dalam bisnis manufaktur, sistem otomatis akan menghasilkan setiap komponen dengan quality control yang ketat sehingga mengurangi kemungkinan cacat dan meningkatkan kualitas produk akhir.

c. Pengurangan Kebutuhan Tenaga Kerja

Pengurangan tenaga kerja juga menjadi ciri sistem otomasi berikutnya. Hal ini karena sistem dapat mengambil alih tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan oleh manusia. Terutama untuk pekerjaan yang monoton, berulang, atau berisiko. Dengan menggantinya menggunakan sistem otomasi, tenaga kerja bisa dialokasikan ke tugas yang lebih kompleks dan memerlukan keterampilan khusus yang tidak bisa digantikan mesin.

d. Penghematan Biaya

Ciri berikutnya dari sistem otomasi adalah adanya penghematan biaya operasional. Meskipun investasi awal untuk peralatan dan teknologi otomasi cenderung mahal, tapi akan diperoleh penghematan jangka panjang dari pengurangan tenaga kerja, peningkatan efisiensi, dan penurunan limbah produksi.

e. Adaptabilitas dan Fleksibilitas

Adaptabilitas dan fleksibilitas sistem otomasi membantu perusahaan untuk merespons secara cepat terhadap perubahan permintaan pasar. Sistem otomasi modern dapat diprogram dan dikonfigurasi ulang untuk mengakomodasi berbagai tugas atau produk baru tanpa harus merombak seluruh lini produksi.

Menurut tim operasional ScaleOcean, kemampuan sistem otomasi untuk beradaptasi dengan perubahan pasar sangat penting bagi kelangsungan bisnis. Dengan fleksibilitas ini, perusahaan dapat terus berkembang tanpa gangguan besar, memungkinkan mereka untuk mengoptimalkan produksi dan menjaga efisiensi meski menghadapi perubahan permintaan.

7. Kesimpulan

Otomatisasi adalah penerapan teknologi, sistem kontrol, dan perangkat lunak untuk melaksanakan tugas atau proses secara otomatis dengan sedikit campur tangan manusia. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan operasi yang lebih efisien, mengurangi risiko human error, dan fokus pada pengambilan keputusan strategis.

Teknologi ini telah menjadi kunci untuk menghadapi tantangan bisnis yang semakin kompleks di dunia yang serba cepat. Software ERP ScaleOcean menawarkan solusi otomatisasi yang terintegrasi, membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan akurasi. Coba demo gratisnya dan rasakan bagaimana software ScaleOcean dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda secara signifikan.