System Integration: Pengertian, Jenis, Metode, dan Prosesnya

Pernahkah tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menyalin data pelanggan dari sistem CRM ke software akuntansi secara manual? Proses yang berulang ini tidak hanya membuang waktu, tetapi juga sangat rentan terhadap kesalahan input yang bisa merugikan. Inilah masalah inefisiensi yang dapat diselesaikan oleh system integration.

Secara sederhana, integrasi sistem bekerja sebagai jembatan yang menghubungkan berbagai aplikasi perangkat lunak Anda yang tadinya berdiri sendiri. Tujuannya adalah membuat semua sistem tersebut dapat “berbicara” satu sama lain dan berbagi data secara otomatis. Hasilnya, Anda mendapatkan satu ekosistem digital yang bekerja secara harmonis.

Dengan alur kerja yang terhubung, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan mendapatkan pandangan menyeluruh terhadap operasional bisnis. Artikel ini akan membahas tuntas mulai dari arti, jenis, metode, hingga proses penerapan system integration secara efektif.

Key Takeaways

• System integration adalah proses penggabungan berbagai sistem dan komponen yang berbeda untuk bekerja secara harmonis, meningkatkan efisiensi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Manfaat system integration mencakup efisiensi operasional, peningkatan produktivitas, penghematan biaya, serta otomatisasi proses bisnis yang mengurangi duplikasi data dan pekerjaan manual.
• Metode sistem integrasi seperti format data umum, point-to-point, middleware, cloud, vertical, dan horizontal.
• ScaleOcean ERP adalah solusi integrasi sistem yang fleksibel, mengurangi tantangan dalam menyatukan berbagai sistem, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas bisnis secara keseluruhan.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu System Integration?

System integration adalah proses teknis yang menggabungkan berbagai sistem terpisah, seperti perangkat keras dan lunak, menjadi satu kesatuan. Tujuannya adalah agar semua sistem tersebut dapat bekerja sama secara lancar dan berbagi informasi secara efektif.

Integrasi sistem memiliki komponen utama, meliputi penyatuan software, hardware, basis data, dan infrastruktur jaringan lainnya untuk mencapai tujuan seperti peningkatan produktivitas, pengurangan biaya operasional, dan peningkatan kualitas pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi bisnis yang terintegrasi, perusahaan dapat mengotomatiskan alur kerja, meningkatkan efisiensi, serta mengurangi duplikasi data.

2. Apa Manfaat dari System Integration?

Manfaat dari integrasi sistem dapat membuat aliran data yang lebih efisien, peningkatan produktivitas, otomatisasi proses, dan keputusan yang lebih tepat. Proses ini memungkinkan berbagai modul ERP untuk beroperasi secara terpadu. Berikut beberapa manfaat lain system integration:

a. Efisiensi Operasional

Manfaat utama system integration adalah efisiensi operasional, di mana berbagai proses bisnis diotomatisasi dan disinkronisasi. Dengan integrasi sistem, data dari berbagai departemen seperti keuangan, inventaris, dan penjualan dapat diakses secara real-time dan terpusat.

Hal ini memungkinkan otomatisasi proses bisnis yang kompleks, seperti pemrosesan pesanan dan manajemen inventaris melalui EDI, sehingga staf dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis. Selain itu, visibilitas yang ditingkatkan memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan operasional lebih cepat.

Menurut Forbes, lebih dari 80% pemimpin operasional perusahaan menyatakan bahwa integrasi data dan sistem adalah aspek yang sangat krusial bagi kelancaran operasi harian perusahaan. Data ini menunjukkan pentingnya teknologi dalam mendukung kinerja bisnis yang efektif dan efisien.

b. Peningkatan Produktivitas

Peningkatan produktivitas dalam sistem ERP dicapai melalui otomatisasi dan penyederhanaan proses bisnis. Integrasi sistem juga membantu dalam koordinasi yang lebih baik antar tim, memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja selaras menuju tujuan yang sama.

Hasilnya proses bisnis menjadi lebih efisien, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan output secara keseluruhan. Berdasarkan sebuah penelitian dari ResearchGate, signifikansi statistik ERP terhadap performa perusahaan menunjukkan bahwa sekitar 37,8% kinerja perusahaan dapat dijelaskan oleh integrasi sistem.

c. Penghematan Biaya Operasional

Tidak hanya itu, system integration juga bermanfaat untuk menghemat biaya operasional. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat menghilangkan duplikasi data dan pekerjaan, yang sering kali menyebabkan pemborosan waktu dan biaya.

Proses otomatisasi yang ditawarkan proses ini dapat mengurangi kebutuhan akan intervensi manual, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja. Selain itu, akses real-time ke data yang akurat memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan efisien, mengurangi potensi kesalahan yang dapat menyebabkan biaya tambahan.

3. Bagaimana Cara Kerja System Integration?

System integration bekerja dengan menghubungkan berbagai sistem dan aplikasi melalui teknik seperti API (Application Programming Interface) dan middleware. API memungkinkan aplikasi yang berbeda untuk berkomunikasi dan bertukar data secara aman dan terstruktur, menjembatani berbagai platform yang digunakan dalam organisasi.

Middleware berfungsi sebagai perantara yang menyatukan aplikasi dengan sistem yang tidak kompatibel, memungkinkan integrasi antar sistem yang berbeda. Dengan middleware, data dapat dipertukarkan tanpa memerlukan perubahan besar pada infrastruktur yang ada, mengurangi kompleksitas teknis.

Melalui integrasi ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses operasional, mengotomatisasi proses bisnis, dan mempercepat pengambilan keputusan. Pertukaran data yang lebih lancar, baik internal maupun dengan mitra eksternal, memungkinkan aliran informasi yang lebih cepat dan akurat, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

4. Jenis-Jenis System Integration

Jenis system integration meliputi integrasi sistem lama (legacy), integrasi antar aplikasi perusahaan (EAI), integrasi dengan sistem pihak ketiga, serta integrasi antar bisnis (B2B). Berikut penjelasan mengenai beberapa jenis system integration yang membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan daya saingnya:

a. Legacy System Integration

Legacy system integration merupakan proses menghubungkan sistem lama yang sudah ada dengan teknologi baru. Tantangan utamanya adalah mengatasi perbedaan dalam arsitektur dan format data antara sistem lama dan baru, serta mengelola lisensi software ERP yang berbeda.

Solusi umum mencakup penggunaan middleware atau API yang bertindak sebagai perantara, memungkinkan komunikasi antara sistem yang tidak kompatibel. Dengan berhasil mengintegrasikan legacy systems, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan penggantian total sistem, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kontinuitas bisnis.

b. Enterprise Application Integration (EAI)

Dengan EAI, data dapat dipertukarkan secara real-time atau batch antara berbagai sistem, sehingga menghilangkan silo informasi dan meningkatkan visibilitas operasional. Teknik ini menggunakan middleware sebagai platform penghubung, yang mengelola komunikasi dan transfer data antara aplikasi.

EAI membantu mengotomatisasi proses bisnis lintas departemen, meningkatkan efisiensi dan responsivitas. Selain itu, proses ini memungkinkan perusahaan untuk mengadopsi teknologi baru tanpa membuang aplikasi yang sudah ada, sehingga mengurangi biaya dan risiko implementasi ERP.

c. Third-party System Integration

Third-party System Integration merujuk pada proses menghubungkan sistem internal perusahaan dengan aplikasi atau layanan yang dikembangkan oleh pihak ketiga. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan solusi eksternal, seperti SaaS (Software as a Service), alat pembayaran, atau layanan logistik, tanpa perlu membangun fitur tersebut dari awal.

Selain itu, proses integrasi sistem ERP juga biasanya melibatkan penggunaan API (Application Programming Interface) yang memungkinkan komunikasi antara sistem yang berbeda.

d. Business-to-Business Integration

B2B Integration adalah proses menghubungkan sistem dan aplikasi bisnis dari berbagai perusahaan untuk melakukan pertukaran data dan kolaborasi yang efisien. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi dan berbagi informasi secara real-time dengan mitra bisnis.

Mulai dari pemasok, distributor, dan pelanggan, melalui platform teknologi. B2B Integration sering menggunakan EDI atau API untuk transfer data otomatis yang mengurangi kesalahan manual dan mempercepat proses bisnis.

5. Metode dalam System Integration

Metode system integration meliputi format data umum, point-to-point integration, middleware, integrasi berbasis cloud, vertical integration, dan horizontal integration untuk menyatukan sistem agar operasional lebih efisien dan terkoordinasi. Di bawah ini terdapat beberapa metode system integration yang perlu Anda ketahui.

a. Format Data Umum

Format data umum digunakan untuk memastikan integrasi data yang andal, akurat, dan efektif antara berbagai sistem. Dengan mengonversi data dari format umum menjadi format yang lebih spesifik, perusahaan dapat memastikan kompatibilitas data yang dibagikan antar aplikasi.

Teknik ini memungkinkan integrasi yang lebih efisien, mengurangi potensi kesalahan dalam proses pertukaran data antar sistem yang berbeda. Hal ini memastikan bahwa data yang digunakan di seluruh aplikasi tetap optimal dan dapat diproses dengan lancar.

b. Point-to-Point Integration

Point-to-point integration adalah metode system integration yang menghubungkan dua sistem atau aplikasi secara langsung, tanpa perantara. Setiap koneksi dibuat secara khusus untuk memungkinkan komunikasi dan pertukaran data antara dua titik tersebut.

Metode ini sering digunakan karena kesederhanaannya dan kemampuannya untuk memenuhi kebutuhan integrasi yang spesifik dan mendesak. Namun, seiring bertambahnya jumlah sistem yang perlu diintegrasikan, metode ini dapat menjadi sulit dikelola dan dipelihara.

c. Integrasi Berbasis Middleware

Metode ini menggunakan software perantara untuk menghubungkan berbagai sistem dan aplikasi yang berbeda. Middleware akan berperan sebagai jembatan antara aplikasi yang tidak kompatibel dan berbeda platform, sehingga memungkinkan sistem untuk saling terhubung dan berbagi data.

Integrasi sistem dengan metode ini juga membuat perusahaan dapat menghubungkan sistem yang terpisah tanpa harus mengganti software atau hardware yang ada. Hal ini memberikan fleksibilitas dan kemampuan untuk menghubungkan berbagai aplikasi tanpa perlu melakukan perubahan besar pada infrastruktur yang sudah ada.

d. Integrasi Berbasis Cloud

Metode integrasi sistem dengan cloud memanfatkan cloud computing untuk menghubungkan berbagai sistem dan aplikasi di berbagai lokasi. Hal ini memungkinkan integrasi lebih mudah dan fleksibel karena data dan aplikasi dapat diakses melalui internet tanpa bergantung pada infrastruktur lokal.

Dengan metode ini, integrasi dapat menggunakan platform yang memungkinkan penghubungan antar sistem secara real-time, meningkatkan skalabilitas, dan mengurangi biaya pemeliharaan perangkat keras. Ini memudahkan akses data dan aplikasi secara remote, sehingga kolaborasi akan lebih baik antara tim yang berada di lokasi berbeda.

e. Vertical Integration

Sebagai metode system integration yang mengacu pada penyatuan berbagai sistem dan aplikasi, vertical integration digunakan dalam proses bisnis yang berbeda namun saling berhubungan dalam satu perusahaan.

Adanya sistem terintergasi dapat membuat ERP workflow yang lebih optimal dalam menciptakan alur kerja yang mulus dalam perusahaan, sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas operasional.

Integrasi vertikal memungkinkan perusahaan mengontrol lebih baik setiap tahapan dalam rantai pasokan, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan respons terhadap permintaan pasar.

f. Horizontal Integration

Horizontal integration ditujukan untuk memastikan konsistensi data dan proses di seluruh unit bisnis atau departemen yang berbeda, namun memiliki tanggung jawab yang sama. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola operasi secara lebih efisien dengan menghilangkan redundansi dan menyederhanakan alur kerja.

Integrasi ini meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memberikan pelayanan yang seragam dan responsif, mengurangi biaya operasional melalui pengelolaan sumber daya yang lebih baik.

6. Proses System Integration

Proses system integration mencakup analisis kebutuhan dan sistem yang ada, perencanaan arsitektur serta strategi integrasi, pengembangan teknis seperti API dan konfigurasi sistem, pengujian untuk memastikan aliran data berjalan lancar, hingga implementasi penuh yang disertai migrasi data, pelatihan pengguna, dan pemantauan sistem. Berikut prosesnya:

a. Analisis

Proses integration system dimulai dengan analisis yang mendalam terkait kebutuhan dan tujuan bisnis. Pada tahap ini, tim akan mempelajari sistem yang ada dan mengidentifikasi elemen yang perlu diintegrasikan.

Proses analisis ini juga mencakup evaluasi terhadap tantangan yang mungkin muncul selama proses integrasi, seperti masalah kompatibilitas dan kendala teknis. Hasil analisis ini akan menjadi dasar untuk merancang solusi integrasi yang tepat dan efektif.

b. Perencanaan

Setelah analisis, tahap perencanaan dimulai dengan merancang arsitektur sistem yang menggabungkan berbagai elemen teknologi. Perencanaan mencakup pemilihan metode integrasi, perencanaan custom sistem ERP, penentuan waktu pelaksanaan, dan sumber daya yang dibutuhkan.

Dalam pross ini dilakukan penentuan strategi untuk mengatasi tantangan teknis yang telah diidentifikasi. Rencana ini berfungsi sebagai panduan untuk memastikan bahwa semua aspek sistem dapat diintegrasikan dengan lancar dan sesuai dengan tujuan bisnis.

c. Pengembangan

Pada tahap pengembangan, tim akan mengimplementasikan solusi yang telah direncanakan. Ini termasuk mengembangkan perangkat lunak khusus, menulis kode, dan mengonfigurasi sistem agar dapat berkomunikasi satu sama lain.

Proses pengembangan juga melibatkan pembuatan API, pengaturan basis data, dan penerapan middleware untuk menghubungkan berbagai sistem yang ada. Pemanfaatan teknologi dalam ERP ini membutuhkan keterampilan teknis tinggi dan perhatian terhadap detail untuk memastikan bahwa sistem yang diintegrasikan bekerja secara sinergis.

d. Pengujian

Setelah pengembangan, solusi integrasi perlu diuji untuk memastikan bahwa semua sistem berfungsi dengan baik setelah digabungkan. Ini dilakukan untuk memverifikasi apakah data dapat mengalir tanpa hambatan antara sistem yang berbeda, dan apakah integrasi memenuhi kebutuhan fungsional serta teknis.

Pengujian juga meliputi uji coba unit, uji beban, dan uji fungsionalitas untuk mendeteksi masalah yang mungkin tidak terdeteksi sebelumnya. Ini adalah tahap kritis untuk menghindari kesalahan saat implementasi.

e. Implementasi

Setelah pengujian berhasil, solusi integrasi dapat diimplementasikan secara penuh ke dalam lingkungan operasional. Tahap ini mencakup migrasi data, penerapan sistem di seluruh organisasi, dan pelatihan bagi pengguna akhir.

Implementasi juga melibatkan pemantauan pasca-peluncuran untuk memastikan bahwa sistem berfungsi dengan optimal. Selama fase ini, kemungkinan ada penyesuaian lebih lanjut untuk memastikan bahwa integrasi berjalan dengan lancar dan sistem dapat beroperasi sesuai dengan harapan.

Baca juga: Enterprise System: Ketahui Definisi, Fungsi, dan Jenisnya

7. Tantangan System Integration

Tantangan system integration meliputi kompleksitas teknis antar sistem dengan kebutuhan berbeda, perbedaan format data yang memerlukan pemetaan khusus, masalah kompatibilitas antara sistem lama dan teknologi baru, serta biaya integrasi dan pemeliharaan yang tidak sedikit. Berikut beberapa tantangan yang harus diatasi:

a. Kompleksitas Teknis

Proses ini melibatkan berbagai komponen teknologi yang saling berhubungan, yang bisa sangat kompleks. Masing-masing sistem mungkin memiliki kebutuhan teknis yang berbeda, mulai dari arsitektur perangkat keras hingga perangkat lunak.

Menyelaraskan semua elemen ini memerlukan perencanaan yang matang dan keahlian teknis, karena ketidaksesuaian dalam elemen-elemen ini dapat menyebabkan kesalahan atau gangguan yang merugikan.

b. Perbedaan Format Data

Sistem yang berbeda sering kali menyimpan data dalam format yang tidak seragam, yang dapat menyulitkan integrasi. Misalnya, satu sistem mungkin menggunakan format XML sementara yang lain menggunakan JSON atau CSV.

Perbedaan ini memerlukan proses konversi atau pemetaan data yang tepat agar data dapat dibaca dan digunakan oleh sistem lain. Tanpa pemahaman yang jelas tentang struktur data, integrasi dapat menjadi tidak efisien dan rawan kesalahan.

c. Masalah Kompatibilitas

Sistem yang lebih tua mungkin tidak kompatibel dengan teknologi terbaru, dan integrasi antara sistem-sistem ini sering kali memerlukan penyesuaian besar. Masalah kompatibilitas juga bisa muncul antara perangkat keras dan perangkat lunak, atau antar aplikasi yang menggunakan teknologi yang berbeda.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan sering kali perlu menggunakan integrated management system dan middleware atau melakukan pengembangan kustom, yang menambah tingkat kerumitan.

d. Biaya Integrasi

Integrasi sistem sering kali memerlukan investasi yang signifikan, baik dalam hal waktu maupun sumber daya. Biaya terkait bisa mencakup pembelian perangkat keras atau perangkat lunak tambahan, pengembangan khusus, serta biaya tenaga ahli untuk merancang dan mengimplementasikan integrasi.

Selain itu, biaya pemeliharaan dan pembaruan sistem setelah integrasi juga harus dipertimbangkan. Semua ini dapat membebani anggaran perusahaan jika tidak dikelola dengan baik.

Tantangan ini bisa diatasi dengan menggunakan software terbaik ScaleOcean dengan berbagai fitur yang memungkinkan fleksibilitas dan automasi. Penerapan ScaleOcean sebagai vendor aplikasi ERP Indonesia terbaik menyediakan solusi yang lebih seamless dan mengurangi tantangan integrasi yang sering dihadapi perusahaan dalam mengelola berbagai sistem yang tidak terhubung satu sama lain.

8. Contoh System Integration dalam Bisnis

Contoh system integration dalam bisnis meliputi integrasi time reporting, payroll, akuntansi, ERP, Integrasi IT monitoring, CMDB, serta sistem ticketing dan PSA. Berikut penjelasan beberapa contoh penerapan system integration dengan pendekatan yang tepat untuk mendukung kelancaran proses bisnis.

a. Time Reporting

Di banyak negara, karyawan diwajibkan untuk melaporkan waktu kerja mereka. Menggunakan sistem pelaporan waktu yang terintegrasi, perusahaan dapat memantau absensi dan status cuti karyawan dengan lebih efisien, serta menghasilkan laporan yang diperlukan untuk pengelolaan sumber daya manusia secara tepat dan akurat.

b. Sistem Penggajian (Payroll)

System integration antara sistem pelaporan waktu dan sistem penggajian memungkinkan perusahaan untuk menghitung gaji dengan lebih akurat. Data terkait absensi atau jam kerja karyawan yang terintegrasi dalam sistem penggajian mempercepat proses penghitungan gaji dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

c. Akuntansi (Accounting)

System integration antara penggajian dan akuntansi mempermudah perusahaan dalam mengelola pengeluaran kas yang terkait dengan gaji karyawan. Dengan menghubungkan kedua sistem ini, perusahaan dapat memastikan laporan keuangan yang lebih akurat, serta memantau pengeluaran yang diperlukan untuk pengelolaan arus kas.

d. ERP (Enterprise Resource Planning)

System integration dengan ERP memungkinkan perusahaan untuk mengelola berbagai fungsi bisnis dalam satu sistem yang terpadu. Dengan menghubungkan aplikasi lainnya, seperti penggajian dan akuntansi, perusahaan dapat mengoptimalkan alur kerja, mengurangi redundansi data, dan meningkatkan efisiensi operasional di seluruh departemen.

e. IT & Monitoring

Integrasi antara sistem monitoring dan IT memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja perangkat dan aplikasi secara real-time. Hal ini memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap masalah teknis yang terdeteksi, sehingga memastikan kelancaran operasional dan mengurangi risiko downtime yang dapat mengganggu aktivitas bisnis.

f. CMDB (Configuration Management Database)

CMDB dalam system integration membantu mengelola informasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan perusahaan. Integrasi dengan sistem monitoring memungkinkan data perangkat dikumpulkan dan diproses secara otomatis, memberikan pemahaman yang lebih baik tentang kinerja perangkat serta mendukung perencanaan pemeliharaan.

g. Ticketing & PSA

System integration antara sistem ticketing dan PSA (Professional Services Automation) mempermudah perusahaan untuk melacak status pekerjaan dan permintaan layanan. Integrasi ini memastikan pengelolaan proyek yang lebih efisien dan responsif terhadap kebutuhan pelanggan, sekaligus memudahkan perusahaan dalam mengelola sumber daya yang dibutuhkan.

Pendekatan hub-and-spoke dalam system integration memungkinkan seluruh sistem ini terhubung ke satu platform integrasi pusat, yang menyederhanakan komunikasi antar sistem dan memastikan pengelolaan data yang lebih efisien di seluruh organisasi.

9. Kesimpulan

System integration adalah proses menggabungkan berbagai sistem teknologi menjadi satu kesatuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan mempercepat pengambilan keputusan. Dengan integrasi sistem, perusahaan dapat mengotomatiskan proses, mengakses data secara real-time, dan meminimalkan duplikasi informasi antar departemen.

Manfaat utama dari system integration termasuk peningkatan produktivitas, efisiensi operasional, dan penghematan biaya. Dengan menyatukan berbagai sistem dan aplikasi melalui metode integrasi yang tepat, perusahaan dapat memastikan alur kerja yang lebih lancar, mengurangi potensi kesalahan, dan meningkatkan koordinasi antar tim.

Untuk mempermudah proses integrasi sistem, ScaleOcean menyediakan solusi ERP yang terintegrasi secara seamless. Dengan fitur-fitur canggih yang mendukung automasi dan fleksibilitas, ScaleOcean membantu perusahaan mengatasi tantangan integrasi dan meningkatkan efisiensi operasional. Coba demo gratis ScaleOcean sekarang untuk merasakan manfaat dari sistem yang terhubung dan efisien!