Apa itu Lisensi Software ERP, Jenis dan Kepentingannya?

Lisensi perangkat lunak adalah perjanjian yang mengatur hak pengguna terkait dengan penggunaan software ERP. Lisensi ERP ini berfungsi untuk menetapkan batasan penggunaan, termasuk jumlah pengguna, modul yang dapat diakses, dan fitur yang tersedia.

Hal ini juga mencakup persyaratan pemeliharaan, seperti pembaruan perangkat lunak dan dukungan teknis. Lisensi ERP penting dalam memastikan bahwa perusahaan menggunakan perangkat lunak secara legal dan sesuai dengan ketentuan penyedia.

Selain itu, lisensi ini memberikan akses ke fitur-fitur kunci dalam sistem ERP yang membantu meningkatkan efisiensi bisnis, meningkatkan visibilitas bisnis, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Pada artikel ini, kita akan membahas lebih detail mengenai apa itu lisensi software ERP, peran penting, hingga cara memilihnya. Simak sampai akhir!

Key Takeaways

• Lisensi Software ERP adalah perjanjian yang mengatur hak pengguna dalam menggunakan sistem ERP, termasuk fitur, batasan akses, dan pemeliharaan perangkat lunak.
• Jenis-jenis Lisensi ERP termasuk lisensi commercial, non-commercial, trial, open source, freeware, shareware, user-based, transaction-based, dan subscription-based, yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
• Pentingnya Lisensi ERP terletak pada perlindungan hak cipta, penggunaan sah, layanan dukungan, dan pemeliharaan, yang melindungi perusahaan dari risiko hukum dan menjaga kelancaran operasional.
• ScaleOcean ERP menawarkan solusi lisensi fleksibel yang mengoptimalkan pengelolaan bisnis, memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan, dan mendukung integrasi dengan sistem lain.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Lisensi Software ERP?

Pengertian lisensi software adalah hak eksklusif pemilik software ERP atas izin atau hak yang diberikan kepada pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tersebut secara sah. Lisensi tersebut menetapkan hak dan kewajiban pengguna terhadap perangkat lunak ERP, termasuk batasan penggunaan, periode waktu penggunaan, dan harga software ERP tersebut.

Lisensi ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu, yang memungkinkan perusahaan untuk memilih paket dan fitur yang sesuai dengan skala dan jenis operasi bisnisnya. Selain itu, lisensi ERP juga dapat mencakup hak kekayaan intelektual, yang melindungi kode sumber perangkat lunak dari penggunaan yang tidak sah atau pembajakan.

Pengguna perlu mematuhi syarat-syarat lisensi yang ditetapkan oleh penyedia perangkat lunak untuk menghindari sanksi hukum atau kehilangan akses ke dukungan teknis dan pembaruan. Dengan demikian, lisensi perangkat lunak adalah persyaratan bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan dan menggunakan sistem ERP secara efektif.

2. Bagaimana Lisensi Software ERP Bekerja?

Lisensi software ERP bekerja dengan cara menetapkan hak bagi pencipta, penyedia, dan pengguna, serta mengatur cara penggunaan software yang sah. Lisensi ini memastikan bahwa software digunakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan. Beberapa contoh hak yang diberikan oleh lisensi software antara lain:

• Jumlah Unduhan: Menentukan berapa kali software dapat diunduh.
• Biaya Software: Menetapkan harga yang harus dibayar untuk memperoleh lisensi.
• Akses ke Kode Sumber: Mengatur apakah pengguna dapat mengakses dan memodifikasi kode sumber.
• Hak Distribusi: Memberikan hak kepada pengguna untuk mendistribusikan software ke pihak lain.

Lisensi software biasanya dilengkapi dengan product key yang mengidentifikasi versi spesifik dari software tersebut. Product key ini digunakan untuk mengaktifkan software setelah pemasangan. Selain itu, harga lisensi software bervariasi tergantung pada jenis software, cara penyediaan, dan biaya pengembangan yang dikeluarkan.

3. Jenis-jenis Lisensi ERP

Terdapat berbagai jenis lisensi ERP, yaitu lisensi Perpetual, Subscription-based, Open Source, Commercial, Non-commercial, Trial, Freeware, Shareware, User-based, dan Transaction-based. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai masing-masing jenis lisensi ERP:

a. Lisensi Perpetual

Perpetual license adalah jenis lisensi perangkat lunak di mana pengguna membayar satu kali di awal untuk mendapatkan hak penggunaan software tersebut secara permanen, tanpa batas waktu. Berbeda dengan model berlangganan yang memerlukan pembayaran rutin, lisensi ini tidak membutuhkan biaya tambahan setelah pembelian awal.

Dalam model ini, pengguna memiliki kontrol penuh atas perangkat lunak tanpa perlu memperpanjang langganan untuk tetap mengaksesnya. Software license ini ideal bagi bisnis yang memprioritaskan kontrol penuh atas software mereka, terutama yang membutuhkan stabilitas operasional tanpa bergantung pada penyedia layanan eksternal.

Menurut artikel dari Forbes, untuk perusahaan yang lebih memilih kontrol penuh dan kepemilikan sistem, model on premise perpetual bisa lebih cocok karena memberikan kontrol yang lebih besar terhadap data dan infrastruktur internal. Hal ini sering menjadi pertimbangan penting dalam keputusan antara ERP on premise dan cloud ERP.

b. Lisensi Subscription-based

Subscription adalah sebuah model lisensi software di mana pengguna melakukan pembayaran berulang, biasanya secara bulanan atau tahunan, untuk mendapatkan akses pada software ERP. Hal ini berarti pengguna hanya memiliki akses kepada sistem dan bukan sistem itu sendiri.

Lisensi ini sering dilengkapi dengan dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor selama periode langganan berlangsung. Lisensi Subscription-based memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk mengatur biaya lisensi sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.

Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses versi terbaru dari perangkat lunak tanpa biaya tambahan. Di sisi lain, penting juga untuk memahami perbedaan perpetual license vs subscription dalam sistem ERP, karena pilihan model lisensi ini akan mempengaruhi biaya total dan pengelolaan jangka panjang sistem ERP.

Dilansir dari Forbes, solusi SaaS ERP memerlukan pertimbangan terhadap biaya langganan, implementasi, kustomisasi, dan dukungan jangka panjang. Dengan demikian, model subscription tidak selalu lebih murah dalam jangka panjang dibandingkan dengan lisensi tradisional yang mungkin lebih sesuai untuk beberapa perusahaan.

c. Lisensi Open Source

Terdapat juga jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP yang memberikan akses terbuka ke kode sumber perangkat lunak kepada pengguna. Dalam jenis lisensi open source, pengguna memiliki kebebasan untuk menggunakan, memodifikasi, dan mendistribusikan perangkat lunak ERP sesuai kebutuhan tanpa biaya lisensi tetap.

Pengguna dapat menyesuaikan perangkat lunak ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis, melakukan penyesuaian khusus, atau bahkan berkontribusi pada pengembangan dan perbaikan kode sumbernya. Contoh lisensi software ini adalah Linux, Ubuntu, dan notepad.

d. Lisensi Commercial

Selanjutnya, lisensi commercial adalah model lisensi ERP yang umum digunakan oleh perusahaan. Dalam model ini, perusahaan membayar biaya lisensi yang ditentukan vendor berdasarkan jumlah pengguna, modul, atau kapasitas server yang diperlukan. Biaya tersebut memberikan akses penuh ke semua fitur ERP tanpa batasan.

Lisensi commercial sering kali mencakup dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor, memastikan sistem tetap berjalan lancar dan aman. Meskipun biaya awal lebih tinggi, banyak perusahaan memilih lisensi ini karena keandalan dan keamanan yang disediakan oleh vendor, serta dukungan berkelanjutan.

Contoh lisensi Commercial adalah sistem operasi Windows, yang juga diterapkan pada software ERP kustom. Dengan lisensi ini, perusahaan mendapatkan hak penuh untuk menggunakan dan memodifikasi perangkat lunak sesuai kebutuhan tanpa batasan, membuatnya cocok untuk perusahaan besar yang memerlukan solusi stabil dan terintegrasi.

e. Lisensi Non-commercial

Lisensi Non-commercial bisa menjadi alternatif lain dari contoh lisensi software ERP yang ditujukan untuk entitas non-profit atau pengguna individu yang tidak menggunakan perangkat lunak untuk tujuan komersial. Biasanya, pengguna jenis ini tidak diharuskan membayar biaya lisensi atau biayanya lebih rendah dibanding commercial license.

Meskipun demikian, pengguna juga tidak akan mendapatkan dukungan teknis dan harus mematuhi batasan penggunaan yang ditetapkan oleh lisensi, seperti tidak menggunakannya untuk keuntungan komersial atau tidak mengubah kode sumbernya.

f. Lisensi Trial

Lisensi Trial adalah model lisensi yang memungkinkan pengguna mencoba fitur dan fungsionalitas sistem ERP selama periode waktu tertentu, biasanya beberapa minggu atau bulan. Tujuan utamanya adalah memberi pengalaman langsung dengan sistem untuk mengevaluasi apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Selama masa Trial, pengguna biasanya mendapatkan akses ke dukungan teknis dari vendor untuk membantu memahami dan menguji fitur perangkat lunak secara maksimal. Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengevaluasi kinerja sistem tanpa komitmen finansial besar di awal.

Setelah masa Trial berakhir, pengguna dapat memilih untuk meng-upgrade ke versi berbayar atau menghentikan penggunaan jika sistem tidak memenuhi harapan. Lisensi Trial memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan investasi yang lebih terinformasi tanpa biaya lisensi penuh di awal.

g. Lisensi Freeware

Sebagai jenis lisensi software ERP yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tanpa biaya lisensi. Lisensi Freeware disediakan secara gratis oleh vendor ERP tanpa batasan penggunaan atau waktu tertentu, misalnya seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome.

Pengguna dapat mengakses dan memanfaatkan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak ERP tanpa membayar biaya lisensi tetap. Meskipun lisensi Freeware tidak mengharuskan biaya lisensi, pengguna mungkin tetap perlu membayar untuk layanan tambahan, seperti dukungan teknis atau pembaruan perangkat lunak.

h. Lisensi Shareware

Pada lisensi Shareware, pengguna diberikan akses untuk mencoba perangkat lunak secara gratis tanpa harus meminta izin pemegang copyright (hak cipta). Lisensi ini menyediakan fitur-fitur dasar yang dapat digunakan secara gratis dengan jangka waktu tertentu, seperti 30 hari atau 60 hari.

Setelah masa percobaan selesai, pengguna diharuskan untuk membeli lisensi penuh agar dapat terus menggunakan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak. Lisensi Shareware dapat memberikan kesempatan bagi pengguna untuk mengevaluasi kecocokan perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis mereka sebelum melakukan investasi penuh.

i. Lisensi User-based

Lisensi User-based adalah jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP di mana biaya lisensi ditentukan dari jumlah pengguna yang memiliki akses sistem. Dalam model ini, setiap pengguna yang menggunakan perangkat lunak ERP diharuskan untuk memiliki lisensi sendiri.

Biaya lisensi dapat bervariasi tergantung pada jumlah pengguna yang diizinkan dan jenis akses yang mereka miliki ke sistem. Lisensi ini memberikan fleksibilitas karena dapat menyesuaikan jumlah lisensi sesuai dengan kebutuhan saat ini. Namun, model ini juga dapat menjadi mahal jika perusahaan memiliki banyak pengguna dari waktu ke waktu.

j. Lisensi Transaction-based

Terakhir, dalam model transaction-based biaya lisensi ditentukan berdasarkan volume transaksi atau aktivitas yang diproses oleh software ERP serta tergantung pada frekuensi dan kompleksitas transaksi yang diproses oleh perusahaan. Model ini cocok untuk industri dengan volume transaksi tinggi seperti perbankan, ritel, atau manufaktur.

Lisensi Transaction-based memungkinkan perusahaan untuk mengikuti model biaya yang lebih terukur dan proporsional dengan volume bisnis. Namun, perusahaan perlu memperhatikan bahwa biaya lisensi dapat meningkat seiring pertumbuhan bisnis atau aktivitas transaksional.

4. Model-model Lisensi Software dan Contohnya

Terdapat lima model lisensi software yang memiliki pedoman yang berbeda, yaitu Public Domain, GNU Lesser General Public License (LGPL), Permissive License, Copyleft License, dan Proprietary License. Berikut adalah beberapa model lisensi software beserta contohnya:

a. Lisensi Public Domain

Lisensi public domain tidak membatasi penggunaan software. Pembuat software dapat memilih untuk menyumbangkan software tersebut ke domain publik, sehingga siapa saja bisa berbagi, memodifikasi, atau mengkomersialkannya tanpa akibat hukum.

Pengguna dapat membuat produk pribadi dan profesional tanpa membayar royalti kepada pembuatnya. Contohnya yaitu GIMP, software open-source untuk desain grafis yang sepenuhnya gratis untuk pengguna.

b. Lisensi GNU Lesser General Public License (LGPL)

LGPL adalah lisensi open-source yang memungkinkan pengembang untuk menggunakan komponen software yang dirilis dengan LGPL dalam software mereka tanpa harus membuka kode sumber komponen lainnya. Contohnya seperti 7-Zip, software LGPL yang memungkinkan pengguna untuk mengompresi file menjadi satu file yang lebih kecil.

c. Lisensi Permissive

Lisensi permissive adalah tipe lisensi open-source yang paling umum, dengan sedikit pembatasan tentang bagaimana pengguna dapat mengubah atau mendistribusikan software. Lisensi ini biasanya hanya meminta agar informasi hak cipta dilampirkan ketika software didistribusikan.

Contohnya yaitu sistem Apache License 2.0, lisensi yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan dan memodifikasi produk software yang awalnya dikembangkan oleh Apache.

d. Lisensi Copyleft

Lisensi copyleft, atau lisensi timbal balik, memiliki lebih banyak pembatasan daripada lisensi LGPL. Jika pengembang memodifikasi software ini dan mendistribusikan versinya, mereka harus membuatnya tersedia secara bebas bagi pengguna.

Ini memungkinkan pengguna untuk terus menciptakan software gratis. Contoh lisensi ini adalah Audacity, software pengeditan audio digital FOSS yang memungkinkan pengguna menyalin, mendistribusikan, dan mengedit kode sumber software.

e. Lisensi Proprietary

Lisensi proprietary adalah model lisensi yang membatasi penggunaan dan distribusi software. Model ini digunakan oleh pengembang software yang ingin mempertahankan kepemilikan atas karya mereka dan mengontrol siapa yang dapat menggunakannya.

Lisensi ini adalah yang paling restriktif di antara lima jenis lisensi software. Contoh populernya adalah Microsoft Windows, yang tidak mengizinkan pengguna untuk membongkar atau mendistribusikan software tersebut.

Baca juga: On Premise ERP: Arti, Kelebihan, serta Bedanya dengan Cloud

5. Pentingnya Lisensi Software ERP bagi Bisnis

Lisensi software ERP memiliki peran penting dalam memastikan bisnis dapat mengakses fitur-fitur yang mendukung efisiensi operasional dan produktivitas. Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pemilihan lisensi perangkat lunak ERP:

a. Penggunaan yang Sah Sesuai Hukum

Dengan adanya lisensi ERP, perusahaan mendapatkan jaminan bahwa mereka memiliki hak untuk menggunakan perangkat lunak sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati bersama vendor. Ini menghindarkan perusahaan dari risiko hukum yang dapat timbul akibat penggunaan perangkat lunak tanpa izin atau melanggar aturan lisensi yang ada.

b. Pengelolaan Biaya

Memilih lisensi perangkat lunak yang tepat sangat penting dalam membantu perusahaan mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan perencanaan biaya yang matang, perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak terduga, yang sering kali muncul akibat biaya tersembunyi atau pembaruan yang tidak direncanakan.

c. Perlindungan Terhadap Hak Cipta

Lisensi enterprise system memberikan perlindungan terhadap hak cipta vendor perangkat lunak, memastikan bahwa produk mereka tidak digunakan secara ilegal. Hal ini penting untuk menjaga kepemilikan intelektual dan memastikan bahwa perangkat lunak hanya digunakan oleh pihak yang berhak, sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

d. Layanan Dukungan dan Pemeliharaan

Sebagian besar lisensi ERP mencakup akses ke dukungan teknis dan pemeliharaan perangkat lunak. Layanan ini sangat penting untuk membantu pengguna mengatasi masalah yang mungkin muncul selama penggunaan perangkat lunak, serta untuk memastikan bahwa sistem ERP tetap berfungsi dengan baik dan optimal dalam mendukung operasi bisnis.

e. Layanan Dukungan Teknis

Lisensi perangkat lunak sering kali mencakup dukungan teknis yang krusial untuk memastikan sistem ERP berjalan tanpa hambatan. Layanan ini tidak hanya meliputi bantuan dalam menyelesaikan masalah teknis, tetapi juga pembaruan perangkat lunak secara berkala.

Pembaruan ini penting untuk menjaga perangkat lunak tetap up-to-date, mengatasi kerentanannya terhadap ancaman keamanan, dan menambah fitur baru yang dapat meningkatkan efisiensi sistem.

6. Tips Memilih Lisensi Software ERP yang Tepat

Dalam memilih lisensi software ERP yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor yang penting untuk keberhasilan implementasi ERP dan operasi jangka panjang.

Salah satu aspek krusial saat memilih lisensi software adalah fleksibilitas integrasi dengan enterprise system lain, yang memastikan keselarasan antara ERP dan sistem lainnya yang sudah ada. Untuk lebih selektif dalam memilih lisensi yang tepat. Berikut ini beberapa cara tepat untuk memilih lisensi software yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

a. Pahami Skala Bisnis dan Kebutuhan Pengguna

Memilih lisensi perangkat lunak ERP yang tepat melibatkan pertimbangan skala bisnis dan kebutuhan pengguna. Untuk bisnis yang lebih kecil, lisensi per pengguna dapat lebih efisien. Sementara bisnis yang lebih besar, dapat memilih lisensi perusahaan dengan fitur yang luas.

Penggunaan modul untuk bisnis dengan kebutuhan spesifik dapat memilih lisensi modular untuk menghemat biaya. Dengan memahami skala bisnis dan kebutuhan pengguna secara menyeluruh, perusahaan dapat memilih lisensi ERP terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran bisnis.

b. Biaya dan Model Pembayaran

Cara lainnya untuk memilih lisensi perangkat lunak adalah mempertimbangkan biaya dan model pembayaran. Bisnis perlu mempertimbangkan apakah lebih cocok dengan pembayaran satu kali atau langganan berkelanjutan, serta biaya tambahan, seperti biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan teknis.

Model pembayaran dapat bervariasi dari lisensi per pengguna, lisensi per modul, hingga lisensi berlangganan bulanan. Dengan mempertimbangkan biaya total kepemilikan dan kemampuan keuangan perusahaan, pemilihan model pembayaran yang sesuai dapat membantu mengoptimalkan pengeluaran dan menghindari biaya yang tidak terduga.

c. Ketersediaan Fitur dan Modul Tambahan

Ketersediaan fitur dan modul tambahan adalah faktor penting dalam pemilihan lisensi perangkat lunak ERP yang tepat.  Adanya lisensi yang memungkinkan akses ke fitur dan modul tambahan sesuai dengan kebutuhan spesifik, dapat memberikan nilai tambah yang signifikan bagi suatu bisnis.

Selain itu, kemampuan untuk menambahkan modul tambahan di masa depan juga perlu dipertimbangkan untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memerlukan modul tambahan untuk manajemen rantai pasokan atau perencanaan produksi yang kuat.

Sebaliknya, perusahaan layanan mungkin lebih memperhatikan fitur yang mendukung manajemen proyek atau pelaporan keuangan yang mendalam. Dengan memilih lisensi yang menawarkan fitur dan modul tambahan yang sesuai, perusahaan dapat memaksimalkan nilai investasi ERP dan mengoptimalkan operasi sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis.

d. Fleksibilitas Integrasi dengan Sistem Lain

Kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain, seperti CRM atau SCM, memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnis secara menyeluruh. Lisensi ERP yang mendukung integrasi fleksibel membantu menghubungkan data dan operasi dari berbagai departemen.

Dengan demikian, perusahaan dapat memilih lisensi ERP yang memfasilitasi integrasi yang mudah dan berkualitas dengan sistem lain. Ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan ERP dengan kebutuhan bisnis mereka, mengoptimalkan alur kerja, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

7. Kesimpulan

Lisensi perangkat lunak ERP merupakan izin hukum penting dalam memastikan perusahaan menggunakan software ERP secara sah dan efektif. Lisensi ini mengatur hak akses, fitur yang dapat digunakan, dan juga pemeliharaan perangkat lunak, yang penting untuk menjaga kelancaran operasional dan melindungi perusahaan dari risiko hukum.

Memahami jenis-jenis lisensi ERP, seperti perpetual, subscription, dan open source, memungkinkan perusahaan memilih opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka. Setiap model lisensi memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan sesuai dengan skala dan tujuan bisnis.

Untuk itu, Anda memerlukan solusi ERP yang memiliki berbagai opsi lisensi, seperti ScaleOcean, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Cobalah demo gratis ScaleOcean untuk melihat bagaimana sistem ERP fleksibel ini dapat membantu bisnis Anda, dengan berbagai pilihan lisensi yang dapat disesuaikan.