Apa itu Lisensi Software ERP, Jenis dan Kepentingannya?

Lisensi perangkat lunak adalah perjanjian yang mengatur hak pengguna terkait dengan penggunaan software ERP. Lisensi ERP menetapkan batasan penggunaan, termasuk jumlah pengguna, modul yang dapat diakses, dan fitur yang tersedia. Hal ini juga mencakup persyaratan pemeliharaan, seperti pembaruan perangkat lunak dan dukungan teknis. Lisensi ERP penting dalam memastikan bahwa perusahaan menggunakan perangkat lunak secara legal dan sesuai dengan ketentuan penyedia.

Selain itu, lisensi ini memberikan akses ke fitur-fitur kunci dalam sistem ERP yang membantu meningkatkan efisiensi bisnis, meningkatkan visibilitas bisnis, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Pada artikel ini, kita akan membahas lebih detail mengenai apa itu lisensi software ERP, peran penting, hingga cara memilihnya. Simak sampai akhir!

Key Takeaways

• Lisensi Software ERP adalah perjanjian yang mengatur hak pengguna dalam menggunakan sistem ERP, termasuk fitur, batasan akses, dan pemeliharaan perangkat lunak.
• Jenis-jenis Lisensi ERP termasuk lisensi commercial, non-commercial, trial, open source, freeware, shareware, user-based, transaction-based, dan subscription-based, yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
• Pentingnya Lisensi ERP terletak pada perlindungan hak cipta, penggunaan sah, layanan dukungan, dan pemeliharaan, yang melindungi perusahaan dari risiko hukum dan menjaga kelancaran operasional.
• ScaleOcean ERP menawarkan solusi lisensi fleksibel yang mengoptimalkan pengelolaan bisnis, memungkinkan perusahaan menyesuaikan sistem sesuai kebutuhan, dan mendukung integrasi dengan sistem lain.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Lisensi Software ERP?

Pengertian lisensi software adalah hak eksklusif pemilik software ERP atas izin atau hak yang diberikan kepada pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tersebut secara sah. Lisensi tersebut menetapkan hak dan kewajiban pengguna terhadap perangkat lunak ERP, termasuk batasan penggunaan, periode waktu penggunaan, dan harga software ERP tersebut. Lisensi ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu, yang memungkinkan perusahaan untuk memilih paket dan fitur yang sesuai dengan skala dan jenis operasi bisnisnya.

Selain itu, lisensi ERP juga dapat mencakup hak kekayaan intelektual, seperti hak cipta, yang melindungi kode sumber perangkat lunak dari penggunaan yang tidak sah atau pembajakan. Pengguna perlu mematuhi syarat-syarat lisensi yang ditetapkan oleh penyedia perangkat lunak untuk menghindari sanksi hukum atau kehilangan akses ke dukungan teknis dan pembaruan. Dengan demikian, lisensi perangkat lunak adalah persyaratan penting bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan dan menggunakan sistem ERP secara efektif.

2. Jenis-jenis Lisensi ERP

Dalam memilih lisensi perangkat lunak ERP, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai opsi yang tersedia, sesuai dengan kebutuhan dan model bisnis mereka. Berikut ini adalah berbagai jenis lisensi ERP yang dapat dipilih :

a. Lisensi Perpetual

Lisensi perpetual memberikan hak penggunaan perangkat lunak ERP kepada pengguna secara seumur hidup setelah pembayaran satu kali di awal. Dengan model lisensi ini, perusahaan tidak perlu khawatir tentang biaya langganan berulang atau pembaruan tahunan, karena mereka memperoleh akses penuh dan permanen ke perangkat lunak tersebut.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan investasi awal dalam jangka panjang, tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan seiring berjalannya waktu. Model lisensi ini cocok untuk perusahaan yang ingin memiliki kontrol penuh atas perangkat lunak ERP mereka, tanpa terikat pada perubahan biaya atau model langganan yang mungkin diterapkan oleh penyedia perangkat lunak di masa depan.

b. Lisensi Subscription-based

Lisensi Subscription-based adalah jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP di mana perusahaan membayar biaya lisensi secara berkala, seperti bulanan atau tahunan, untuk menggunakan sistem ERP. Dalam model ini, perusahaan tidak membeli lisensi secara permanen, tetapi membayar biaya langganan untuk mengakses perangkat lunak dan layanan yang terkait.

Lisensi ini sering dilengkapi dengan dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor selama periode langganan berlangsung. Lisensi Subscription-based memberikan fleksibilitas kepada perusahaan untuk mengatur biaya lisensi sesuai dengan kebutuhan dan anggaran.

Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses versi terbaru dari perangkat lunak tanpa biaya tambahan, serta memastikan keamanan dan keandalan sistem dengan pembaruan yang teratur. Di sisi lain, penting juga untuk memahami perbedaan perpetual license vs subscription dalam sistem ERP, karena pilihan model lisensi ini akan mempengaruhi biaya total dan pengelolaan jangka panjang sistem ERP.

c. Lisensi Open Source

Terdapat juga jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP yang memberikan akses terbuka ke kode sumber perangkat lunak kepada pengguna. Dalam jenis lisensi open source, pengguna memiliki kebebasan untuk menggunakan, memodifikasi, dan mendistribusikan perangkat lunak ERP sesuai kebutuhan tanpa biaya lisensi tetap.

Pengguna dapat menyesuaikan perangkat lunak ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis, melakukan penyesuaian khusus, atau bahkan berkontribusi pada pengembangan dan perbaikan kode sumbernya. Contoh lisensi software ini adalah Linux, Ubuntu, dan notepad.

d. Lisensi Commercial

Pertama, lisensi Commercial adalah salah satu jenis jenis lisensi software ERP yang umum digunakan oleh perusahaan. Dalam model ini, perusahaan harus membayar biaya lisensi yang telah ditentukan oleh vendor untuk menggunakan perangkat lunak ERP. Biaya tersebut dapat bervariasi berdasarkan jumlah pengguna, modul yang digunakan, atau kapasitas server yang dibutuhkan. Lisensi Commercial memberikan akses penuh kepada perusahaan untuk menggunakan semua fitur dan fungsi yang disediakan tanpa batasan tertentu.

Selain itu, lisensi ini juga sering kali menyertakan dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak dari vendor, sehingga perusahaan dapat memastikan sistem tetap berjalan lancar dan aman. Meskipun biaya lisensi bisa menjadi tinggi, banyak perusahaan yang memilih lisensi Commercial karena keamanan, keandalan, dan dukungan yang disediakan oleh vendor. Contoh lisensi software ini adalah sistem operasi Windows. Hal ini cenderung ditemukan dalam custom erp software.

e. Lisensi Non-commercial

Lisensi Non-commercial bisa menjadi alternatif lain dari contoh lisensi software ERP yang ditujukan untuk entitas non-profit atau pengguna individu yang tidak menggunakan perangkat lunak untuk tujuan komersial. Biasanya, pengguna jenis ini tidak diharuskan membayar biaya lisensi atau biayanya jauh lebih rendah daripada lisensi Commercial.

Meskipun demikian, pengguna juga tidak akan mendapatkan dukungan teknis dan harus mematuhi batasan penggunaan yang ditetapkan oleh lisensi, seperti tidak menggunakannya untuk keuntungan komersial atau tidak mengubah kode sumbernya.

f. Lisensi Trial

Lisensi Trial adalah lisensi software yang memberikan pengguna kesempatan untuk mencoba fitur dan fungsionalitas dari sistem selama masa aktif tertentu, biasanya beberapa minggu atau bulan. Tujuan utamanya untuk memberikan pengguna pengalaman langsung dengan sistem ERP. Biasanya, lisensi Trial disertai dengan akses ke dukungan teknis dari vendor untuk membantu pengguna memahami dan menguji fitur-fitur perangkat lunak dengan lebih baik.

Setelah periode Trial berakhir, pengguna dapat memilih untuk memperbarui lisensi ke versi berbayar atau menghentikan penggunaan sistem jika tidak memenuhi harapan mereka. Lisensi Trial dapat menjadi cara yang efektif bagi perusahaan untuk mengambil keputusan yang terinformasi tentang investasi dalam perangkat lunak ERP tanpa harus mengeluarkan biaya lisensi penuh secara langsung.

g. Lisensi Freeware

Sebagai jenis lisensi software ERP yang memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tanpa biaya lisensi. Lisensi Freeware disediakan secara gratis oleh vendor ERP tanpa batasan penggunaan atau waktu tertentu, misalnya seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome.

Pengguna dapat mengakses dan memanfaatkan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak ERP tanpa membayar biaya lisensi tetap. Meskipun lisensi Freeware tidak mengharuskan biaya lisensi, pengguna mungkin tetap perlu membayar untuk layanan tambahan, seperti dukungan teknis atau pembaruan perangkat lunak.

h. Lisensi Shareware

Pada lisensi Shareware, pengguna diberikan akses untuk mencoba perangkat lunak secara gratis tanpa harus meminta izin pemegang copyright (hak cipta). Lisensi ini menyediakan fitur-fitur dasar yang dapat digunakan secara gratis dengan jangka waktu tertentu, seperti 30 hari atau 60 hari.

Setelah masa percobaan selesai, pengguna diharuskan untuk membeli lisensi penuh agar dapat terus menggunakan semua fitur dan fungsionalitas perangkat lunak. Lisensi Shareware dapat memberikan kesempatan bagi pengguna untuk mengevaluasi kecocokan perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis mereka sebelum melakukan investasi penuh.

i. Lisensi User-based

Lisensi User-based adalah jenis jenis lisensi perangkat lunak ERP di mana biaya lisensi ditentukan dari jumlah pengguna yang memiliki akses sistem. Dalam model ini, setiap pengguna yang menggunakan perangkat lunak ERP diharuskan untuk memiliki lisensi sendiri.

Biaya lisensi dapat bervariasi tergantung pada jumlah pengguna yang diizinkan dan jenis akses yang mereka miliki ke sistem. Lisensi ini memberikan fleksibilitas karena dapat menyesuaikan jumlah lisensi sesuai dengan kebutuhan saat ini. Namun, model ini juga dapat menjadi mahal jika perusahaan memiliki banyak pengguna dari waktu ke waktu.

j. Lisensi Transaction-based

Contoh lisensi software ERP lainnya adalah lisensi Transaction-based. Biaya lisensi ditentukan berdasarkan volume transaksi atau aktivitas yang diproses oleh software ERP serta tergantung pada frekuensi dan kompleksitas transaksi yang diproses oleh perusahaan. Model ini cocok untuk industri dengan volume transaksi tinggi seperti perbankan, ritel, atau manufaktur.

Lisensi Transaction-based memungkinkan perusahaan untuk mengikuti model biaya yang lebih terukur dan proporsional dengan volume bisnis. Namun, perusahaan perlu memperhatikan bahwa biaya lisensi dapat meningkat seiring pertumbuhan bisnis atau aktivitas transaksional.

3. Pentingnya Lisensi Software ERP bagi Bisnis

Lisensi perangkat lunak ERP memiliki signifikansi besar bagi bisnis modern. Dengan  lisensi yang tepat, bisnis dapat mengakses fitur-fitur penting dalam sistem ERP yang membantu meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan dalam pemilihan lisensi perangkat lunak ERP untuk mendukung kelancaran dan keberlanjutan bisnis :

a. Penggunaan yang Sah Sesuai Hukum

Dengan adanya lisensi ERP, perusahaan mendapatkan jaminan bahwa mereka memiliki hak untuk menggunakan perangkat lunak sesuai dengan syarat dan ketentuan yang telah disepakati bersama vendor. Ini menghindarkan perusahaan dari risiko hukum yang dapat timbul akibat penggunaan perangkat lunak tanpa izin atau melanggar aturan lisensi yang ada.

b. Pengelolaan Biaya

Memilih lisensi perangkat lunak yang tepat sangat penting dalam membantu perusahaan mengelola anggaran dengan lebih efektif. Dengan perencanaan biaya yang matang, perusahaan dapat menghindari pengeluaran yang tidak terduga, yang sering kali muncul akibat biaya tersembunyi atau pembaruan yang tidak direncanakan.

c. Perlindungan Terhadap Hak Cipta

Lisensi enterprise system memberikan perlindungan terhadap hak cipta vendor perangkat lunak, memastikan bahwa produk mereka tidak digunakan secara ilegal. Hal ini penting untuk menjaga kepemilikan intelektual dan memastikan bahwa perangkat lunak hanya digunakan oleh pihak yang berhak, sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

d. Layanan Dukungan dan Pemeliharaan

Sebagian besar lisensi ERP mencakup akses ke dukungan teknis dan pemeliharaan perangkat lunak. Layanan ini sangat penting untuk membantu pengguna mengatasi masalah yang mungkin muncul selama penggunaan perangkat lunak, serta untuk memastikan bahwa sistem ERP tetap berfungsi dengan baik dan optimal dalam mendukung operasi bisnis.

e. Layanan Dukungan Teknis

Lisensi perangkat lunak sering kali mencakup dukungan teknis yang krusial untuk memastikan sistem ERP berjalan tanpa hambatan. Layanan ini tidak hanya meliputi bantuan dalam menyelesaikan masalah teknis, tetapi juga pembaruan perangkat lunak secara berkala.

Pembaruan ini penting untuk menjaga perangkat lunak tetap up-to-date, mengatasi kerentanannya terhadap ancaman keamanan, dan menambah fitur baru yang dapat meningkatkan efisiensi sistem.

4. Tips Memilih Lisensi Software ERP yang Tepat

Dalam memilih lisensi software ERP yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor yang penting untuk keberhasilan implementasi ERP dan operasi jangka panjang.

Salah satu aspek krusial dari lisensi software adalah fleksibilitas integrasi dengan enterprise system lain, yang memastikan keselarasan antara ERP dan sistem lainnya yang sudah ada. Untuk lebih selektif dalam memilih lisensi yang tepat, berikut ini beberapa cara tepat untuk memilih lisensi software yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

a. Pahami Skala Bisnis dan Kebutuhan Pengguna

Memilih lisensi perangkat lunak ERP yang tepat melibatkan pertimbangan skala bisnis dan kebutuhan pengguna. Untuk bisnis yang lebih kecil, lisensi per pengguna dapat lebih efisien. Sementara bisnis yang lebih besar, dapat memilih lisensi perusahaan dengan fitur yang luas. Penggunaan modul untuk bisnis dengan kebutuhan spesifik dapat memilih lisensi modular untuk menghemat biaya. Dengan memahami skala bisnis dan kebutuhan pengguna secara menyeluruh, perusahaan dapat memilih lisensi ERP terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran bisnis.

b. Biaya dan Model Pembayaran

Cara lainnya untuk memilih lisensi perangkat lunak adalah mempertimbangkan biaya dan model pembayaran. Bisnis perlu mempertimbangkan apakah lebih cocok dengan pembayaran satu kali atau langganan berkelanjutan, serta biaya tambahan, seperti biaya implementasi, pelatihan, dan dukungan teknis.

Model pembayaran dapat bervariasi dari lisensi per pengguna, lisensi per modul, hingga lisensi berlangganan bulanan. Dengan mempertimbangkan biaya total kepemilikan dan kemampuan keuangan perusahaan, pemilihan model pembayaran yang sesuai dapat membantu mengoptimalkan pengeluaran dan menghindari biaya yang tidak terduga.

c. Ketersediaan Fitur dan Modul Tambahan

Ketersediaan fitur dan modul tambahan adalah faktor penting dalam pemilihan lisensi perangkat lunak ERP yang tepat.  Adanya lisensi yang memungkinkan akses ke fitur dan modul tambahan sesuai dengan kebutuhan spesifik, dapat memberikan nilai tambah yang signifikan bagi suatu bisnis. Selain itu, kemampuan untuk menambahkan modul tambahan di masa depan juga perlu dipertimbangkan untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin memerlukan modul tambahan untuk manajemen rantai pasokan atau perencanaan produksi yang kuat. Sebaliknya, perusahaan layanan mungkin lebih memperhatikan fitur yang mendukung manajemen proyek atau pelaporan keuangan yang mendalam. Dengan memilih lisensi yang menawarkan fitur dan modul tambahan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, perusahaan dapat memaksimalkan nilai investasi ERP dan mengoptimalkan operasi sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis yang ditetapkan.

d. Fleksibilitas Integrasi dengan Sistem Lain

Kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain, seperti Customer Relationship Management (CRM) atau Supply Chain Management (SCM), memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnis secara menyeluruh. Lisensi ERP yang mendukung integrasi yang fleksibel membantu perusahaan untuk menghubungkan data dan operasi dari berbagai departemen atau fungsi bisnis serta meningkatkan visibilitas dan koordinasi lintas departemen. Dengan demikian, perusahaan dapat memilih lisensi ERP yang memfasilitasi integrasi yang mudah dan berkualitas dengan sistem lain sesuai dengan kebutuhan bisnis.

5. Kesimpulan

Itulah pembahasan mengenai apa itu lisensi software ERP dan cara memilihnya. Secara keseluruhan, lisensi software adalah kontrak yang memberikan akses kepada perusahaan untuk menggunakan sistem perangkat lunak ERP. Dalam hal ini, lisensi ditujukan untuk mengamankan akses ke alat bisnis yang diperlukan untuk menjaga daya saing dan kesuksesan jangka panjang. Dengan lisensi yang tepat, perusahaan dapat memanfaatkan fitur-fitur dan modul yang diperlukan untuk mengelola berbagai aspek bisnis dengan efisiensi maksimal.

Melalui evaluasi yang cermat terhadap kebutuhan bisnis dan faktor-faktor tersebut, perusahaan dapat memilih lisensi ERP yang tepat yang akan menjadi fondasi yang kuat untuk keberhasilan operasional. Dengan memahami pengertian dan pentingnya lisensi perangkat lunak ERP, perusahaan juga dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih dan menggunakan sistem ERP untuk mendukung kesuksesan dan pertumbuhan bisnis di masa depan.