Harga Software ERP Indonesia, Faktor, serta Komponennya

Biaya implementasi ERP yang besar kerap menjadi masalah utama bagi perusahaan enterprise di Indonesia. Anda mungkin mendapat penawaran harga awal yang wajar, namun total biayanya membengkak akibat kustomisasi dan biaya tersembunyi. Memahami komponen harga software ERP secara detail adalah kunci untuk menghindari jebakan anggaran ini.

Total biaya kepemilikan (TCO) sebuah ERP tidak hanya tentang biaya lisensi perangkat lunak awalnya. Faktor-faktor seperti model implementasi (cloud vs on-premise), jumlah pengguna, dan tingkat kustomisasi sangat memengaruhi anggaran akhir. Memilih vendor atau model yang tidak sesuai dapat menyebabkan pemborosan besar.

Artikel ini akan membedah secara lugas faktor-faktor utama yang memengaruhi harga ERP di Indonesia. Kami juga akan merinci komponen biaya yang harus Anda kalkulasi, mulai dari lisensi hingga implementasi. Ini membantu Anda mengambil keputusan investasi teknologi yang tepat sasaran.

Key Takeaways

• Harga software ERP dipengaruhi oleh skala bisnis, kompleksitas modul, model implementasi (cloud atau on-premise), jumlah pengguna, dan kebutuhan kustomisasi.
• Sebelum membeli, pertimbangkan kesesuaian kebutuhan bisnis, total anggaran (TCO), kesiapan internal perusahaan, teknologi lanjutan, dan skalabilitas vendor untuk masa depan.
• Komponen biaya implementasi ERP mencakup biaya lisensi, kustomisasi, infrastruktur (server/cloud), konsultasi, pelatihan, migrasi data, dan dukungan berkelanjutan.
• ScaleOcean ERP dirancang sebagai solusi skalabel yang selaras dengan visi bisnis, memungkinkan penambahan modul untuk mendukung pertumbuhan perusahaan Anda.

Coba Demo Gratis!

1. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Harga Software ERP

Setiap elemen dalam sistem ERP, seperti teknologi dan cara penerapannya, sangat menentukan total harga software ERP yang ditawarkan. Beberapa faktor utama memengaruhi penentuan biaya akhir sistem ini, antara lain:

a. Skala Bisnis

Faktor utama yang menentukan anggaran adalah skala bisnis Anda. Kebutuhan perusahaan enterprise dengan operasional kompleks jelas berbeda dengan usaha menengah.

Sebagai gambaran, perusahaan skala menengah mungkin membutuhkan biaya implementasi dasar antara Rp162,5 juta hingga Rp2,4 miliar. Sementara itu, perusahaan skala besar bisa menghabiskan lebih dari Rp16,25 miliar untuk sistem yang terintegrasi penuh.

b. Kompleksitas Sistem

Semakin banyak modul atau fungsi yang dibutuhkan, semakin tinggi pula biaya investasinya. Kebutuhan fitur yang kompleks tentu akan meningkatkan total biaya.

Biaya untuk mengintegrasikan ERP dengan sistem lain yang sudah ada (seperti CRM atau SCM) juga termasuk dalam faktor kompleksitas ini. Penambahan integrasi ini menambah lapisan pekerjaan yang memengaruhi harga pengembangan.

c. Vendor ERP

Faktor berikutnya adalah reputasi dan lokasi vendor. Vendor yang berpengalaman dan terkenal sering kali memberikan biaya lebih tinggi, namun solusinya telah terbukti di banyak industri.

Lokasi tim pengembang juga dapat memengaruhi biaya. Jika ERP besar seperti SAP terasa terlalu mahal, Anda bisa mempertimbangkan alternatif SAP ERP dengan harga lebih terjangkau dari vendor lain.

d. Model ERP Implementasi

Model implementasi adalah penentu harga yang signifikan. Sistem ERP berbasis cloud umumnya lebih terjangkau di awal karena tidak memerlukan investasi infrastruktur besar. Perusahaan hanya perlu membayar biaya langganan bulanan atau tahunan.

Di sisi lain, implementasi on-premise memerlukan biaya awal yang sangat tinggi. Ini mencakup pembelian perangkat keras dan biaya tim IT internal, meskipun tidak ada biaya langganan berkelanjutan.

e. Jumlah Pengguna

Jumlah pengguna sistem juga sangat menentukan harga akhir. Jika sistem menggunakan model lisensi berbasis pengguna, maka semakin banyak pengguna akan semakin tinggi biayanya.

Untuk perusahaan besar dengan ribuan karyawan, biaya lisensi software ERP ini bisa menjadi sangat signifikan. Beberapa vendor menawarkan model unlimited user yang bisa menekan biaya tambahan seiring pertumbuhan tim.

f. Teknologi

Teknologi yang diterapkan untuk membangun sistem juga menjadi penentu biaya. Sistem yang memanfaatkan teknologi terbaru atau platform perangkat keras khusus biasanya lebih mahal.

Teknologi canggih, seperti integrasi AI atau analitik prediktif, menambah biaya pengembangan. Meskipun teknologi ini menawarkan keuntungan kompetitif, mereka juga meningkatkan kompleksitas harga.

g. Kustomisasi

Kustomisasi sistem untuk menyesuaikan alur kerja unik perusahaan dapat meningkatkan biaya secara signifikan. Penyesuaian yang mendalam memerlukan perubahan besar untuk menyelaraskan proses bisnis.

Sistem yang sangat kustom membutuhkan waktu pengembangan dan pengujian yang lebih lama. Hal ini akan meningkatkan biaya konsultasi, pengembangan, dan pemeliharaan jangka panjang.

2. Hal yang Harus Dipertimbangan Sebelum Membeli ERP

Sebelum memutuskan perangkat lunak ERP yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda, ada beberapa pertimbangan yang dapat digunakan sebagai acuan untuk membeli ERP. Berikut adalah daftar kriteria yang bisa Anda pertimbangkan:

a. Kebutuhan Bisnis

Sebelum mengadopsi sistem ERP, penting untuk menetapkan kebutuhan serta tujuan perusahaan. Pastikan sistem yang dipilih mampu memenuhi sebagian besar dari kebutuhan dan tujuan Anda. Selain itu, penting untuk memilih software yang tepat agar tidak memunculkan masalah baru.

Kepercayaan terhadap vendor menjadi kunci keberhasilan dalam implementasi perangkat ini. Meskipun kesalahan bisa terjadi, uji coba dan pengujian sangat penting untuk mengurangi kekhawatiran yang mungkin muncul. Tidak baik jika Anda memaksakan implementasi ERP tanpa uji coba yang memadai oleh tim internal perusahaan.

b. Anggaran

Biaya merupakan faktor krusial yang perlu dipertimbangkan dalam rencana implementasi. Namun, perlu diingat bahwa biaya, seperti total biaya kepemilikan (TCO) juga memengaruhi kualitas dari software yang dipilih, semakin lengkap fitur dan fungsinya, semakin tinggi pula biaya investasinya.

Namun, saat ini, ada banyak opsi software berbasis cloud yang menawarkan konsep sewa bulanan. Hal ini dapat menjadi solusi bagi mereka yang menginginkan sistem ERP lengkap namun dengan biaya investasi yang lebih terjangkau.

c. Kesiapan

Faktor kesiapan perusahaan dalam mengimplementasikan sistem ERP sangatlah penting. Keberhasilan implementasi memerlukan dukungan dari seluruh pemangku kepentingan. Masalah yang sering terjadi adalah miskomunikasi antara manajemen dan staf, di mana manajemen tidak selalu mempertimbangkan kebutuhan staf lapangan saat memilih sistem ERP.

Hal ini bisa berakibat pada kegagalan implementasi, terutama untuk perusahaan kecil dan menengah yang terkadang memiliki proses bisnis yang kompleks, namun biaya dan skala bisnis menjadi pertimbangan dalam penerapan sistem ERP.

d. Teknologi Lanjutan

Teknologi lanjutan dalam ERP dapat meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Misalnya AI, dapat menciptakan automasi proses bisnis yang meliputi tugas keuangan, manajemen inventaris, dan proses logistik.

Dengan ini Anda bisa membuat prediksi permintaan, pembayaran automatis, dan analisis data yang lebih akurat. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan teknologi lanjutan apa saja yang tersedia pada sistem ERP.

e. Mengurangi Risiko

Penerapan proyek teknologi dan ERP di tingkat perusahaan bisa mengurangi risiko kegiatan operasional bisnis. Oleh karena itu, memilih perangkat lunak ERP yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, bersama dengan sejumlah kriteria lainnya, seperti keberlanjutan vendor, pemilihan mitra yang tepat, perencanaan proyek, biaya, dukungan eksekutif, dapat secara signifikan mengurangi risiko saat melaksanakan implementasi sistem.

f. Skalabilitas

Mengelola cakupan awal saat menerapkan perangkat lunak ERP diperlukan untuk menghindari risiko dan meningkatkan peluang kesuksesan bisnis. Setelah tahap awal implementasi, kemungkinan besar akan ada visi perubahan yang diperlukan di masa mendatang. Ketika mengevaluasi berbagai vendor ERP, penting untuk mempertimbangkan sejauh mana teknologi tersebut dapat berintegrasi dengan strategi bisnis Anda.

Menjawab tantangan tersebut, software ERP ScaleOcean dirancang agar selaras dengan strategi dan visi bisnis jangka panjang Anda. Fleksibilitas platform ScaleOcean memastikan setiap modul dapat diimplementasikan secara efektif sesuai cakupan awal yang dibutuhkan.

Fokus utama perusahaan ERP adalah pada skalabilitas, di mana Anda dapat dengan mudah menambah fitur atau modul baru di kemudian hari. Dengan begitu, sistem ScaleOcean akan selalu relevan dan mampu mendukung setiap tahap pertumbuhan perusahaan Anda tanpa kendala.

3. Komponen Biaya ERP

Memahami biaya yang harus dikalkulasi untuk membangun sistem ERP sangatlah penting. Vendor aplikasi ERP biasanya akan merinci total biaya kepemilikan (TCO) menjadi beberapa komponen utama. Rincian ini memastikan penerapan sistem berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

a. Biaya Pengembangan Perangkat Lunak

Biaya ini mencakup kustomisasi sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Ini sering melibatkan penambahan fitur khusus atau modifikasi modul standar agar selaras dengan proses bisnis unik Anda.

Biaya untuk tim pengembang yang merancang solusi kustom ini bisa sangat bervariasi. Semakin kompleks proses bisnis yang perlu diakomodasi, semakin tinggi biaya pengembangannya.

b. Biaya Infrastruktur

Komponen ini bergantung penuh pada model penerapan yang Anda pilih. Sistem on-premise memerlukan investasi awal untuk pembelian perangkat keras seperti server, jaringan, dan perangkat penyimpanan data.

Sebaliknya, sistem berbasis cloud (SaaS) biasanya memasukkan biaya infrastruktur ke dalam biaya berlangganan bulanan. Model ini membuat investasi awal lebih rendah karena tidak perlu membeli perangkat keras sendiri.

c. Biaya Konsultasi dan Pelatihan

Biaya ini mencakup jasa profesional dari konsultan ERP. Mereka membantu merencanakan, merancang, dan mengkonfigurasi sistem selama masa implementasi.

Pelatihan juga menjadi bagian penting untuk memastikan pengguna akhir dapat beradaptasi. Ini mencakup pelatihan awal untuk tim, serta pelatihan berkelanjutan untuk staf baru atau saat ada pembaruan sistem.

d. Biaya Integrasi

Biaya ini muncul saat sistem ERP perlu dihubungkan dengan aplikasi lain yang sudah Anda gunakan. Perusahaan sering perlu mengintegrasikan ERP dengan sistem CRM, SCM, atau payroll yang sudah ada. Pekerjaan teknis ini memastikan data dapat mengalir mulus antar sistem.

e. Biaya Data Migration

Proses ini melibatkan pemindahan data dari sistem lama ke sistem ERP yang baru. Biaya ini mencakup proses penting untuk membersihkan, mentransformasi, dan memvalidasi data historis Anda.

Ini adalah fase kritis yang memerlukan sumber daya yang cermat. Jika migrasi tidak ditangani dengan benar, perusahaan dapat menghadapi risiko besar seperti kehilangan data yang berdampak finansial.

f. Biaya Lisensi Perangkat Lunak

Ini adalah biaya inti untuk mendapatkan hak penggunaan sistem. Harga software erp ini sangat bervariasi tergantung model yang dipilih oleh vendor.

Model lisensi bisa berupa lisensi perpetual (beli putus) yang memerlukan investasi awal besar. Opsi populer lainnya adalah berlangganan (SaaS) bulanan/tahunan, atau bahkan berbasis konsumsi sesuai jumlah transaksi.

g. Biaya Perawatan dan Dukungan

Setelah sistem berjalan, perusahaan harus menganggarkan biaya berkelanjutan ini. Komponen ini mencakup dukungan teknis, perbaikan bug, dan pembaruan keamanan secara rutin.

Biaya ini memastikan sistem tetap berjalan optimal dan aman. Ini juga bisa mencakup biaya untuk peningkatan (upgrade) ke versi sistem yang lebih baru di masa mendatang.

h. Biaya Proses Penyesuaian

Biaya ini sering terabaikan namun sangat signifikan, mencakup semua biaya internal dan tidak langsung. Ini termasuk biaya internal dari waktu yang dihabiskan tim Anda untuk berpartisipasi dalam proyek implementasi.

Selain itu, ada juga biaya tidak langsung seperti potensi gangguan bisnis atau penurunan produktivitas sementara. Biaya ini juga mencakup aspek manajemen perubahan (change management) untuk membantu karyawan beradaptasi dengan alur kerja baru.

4. Kesimpulan

Secara keseluruhan, harga software ERP sangat bervariasi tergantung pada berbagai faktor dan komponen. Meskipun biaya awal untuk implementasi ERP bisa cukup tinggi, investasi ini dapat memberikan manfaat jangka panjang berupa efisiensi operasional dan pengelolaan bisnis yang lebih baik.

Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan dengan cermat faktor-faktor yang memengaruhi harga ERP, serta memilih software ERP yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan spesifik. Software ERP ScaleOcean menjadi opsi terbaik untuk berbagai skala dan jenis perusahaan, juga biaya flat dan tanpa biaya tambahan menjadi solusi bagi perusahaan. Lakukan demo gratisnya sekarang dengan hubungi tim ScaleOcean kapan pun dan di mana pun!