Total Cost of Ownership: Definisi, Komponen, serta Contohnya

Bayangkan Anda membeli mobil dengan harga murah, namun setelah digunakan, biaya perawatan dan bahan bakarnya jauh lebih tinggi dari yang Anda bayangkan. Tanpa perhitungan yang tepat, biaya tersembunyi ini bisa menggerogoti anggaran Anda. Begitu juga dalam bisnis, setiap keputusan investasi baik itu perangkat, sistem, atau software pasti membawa dampak yang sama.

Banyak pemilik bisnis yang terfokus pada biaya awal yang murah, namun lupa mempertimbangkan Total Cost of Ownership (TCO) yang sesungguhnya. Tanpa pemahaman tentang TCO, perusahaan bisa terjebak dalam biaya jangka panjang yang membengkak, mengancam keberlanjutan finansialnya. Oleh karena itu, pemahaman tentang Total Cost of Ownership (TCO) menjadi kunci dalam pengambilan keputusan investasi yang lebih bijak.

Demikian, Artikel ini akan mengajak Anda untuk lebih memahami TCO, termasuk cara menghitungnya dan bagaimana ini dapat membantu dalam membuat keputusan yang lebih cerdas dan strategis. Dengan begitu, Anda akan lebih siap menghadapi tantangan dalam pengelolaan biaya dan memaksimalkan keuntungan dari setiap investasi yang dilakukan.

Key Takeaways

• TCO (Total Cost of Ownership) mencakup seluruh biaya yang diperlukan untuk memiliki dan mengoperasikan suatu sistem atau aset, termasuk pembelian, operasional, pemeliharaan, dan penggantian.
• Komponen-komponen TCO meliputi biaya pembelian awal, biaya operasional, dukungan dan pelatihan, serta biaya penggantian dan peningkatan yang harus diperhitungkan untuk evaluasi investasi.
• ERP ScaleOcean menawarkan solusi dengan fitur unggulan yang membantu perusahaan mengelola biaya operasional dan investasi jangka panjang, sekaligus memastikan TCO yang terjangkau dan efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Total Cost of Ownership (TCO)?

Total Cost Ownership (TCO) atau Total Biaya Kepemilikan adalah seluruh biaya yang berkaitan dengan sebuah aset selama siklus hidupnya. Ini mencakup semua hal, mulai dari pembelian awal, biaya operasional, perawatan, hingga pembuangan atau penggantian akhirnya.

Konsep ini sangat penting karena membantu Anda melihat biaya-biaya tersembunyi di luar harga beli awal. Dengan TCO, Anda mendapatkan gambaran nilai investasi jangka panjang yang komprehensif, bukan hanya fokus pada harga jangka pendeknya. Ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan anggaran dengan lebih efektif dan memastikan investasi yang dilakukan akan memberikan nilai yang optimal.

Dengan memahami total cost of ownership, penerapan ERP di bisnis Indonesia dapat dilakukan dengan optimal, serta perusahaan dapat memilih solusi yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan jangka panjang.

2. Komponen-komponen TCO

Untuk menghitung Total Cost of Ownership (TCO) secara akurat, Anda perlu memahami setiap komponen biayanya. Analisis ini melihat jauh melampaui harga beli awal untuk mendapatkan gambaran total biaya kepemilikan yang sebenarnya. Berikut adalah komponen-komponen utamanya.

a. Biaya Akuisisi (Pembelian)

Ini adalah semua biaya di muka yang Anda keluarkan untuk mendapatkan sebuah aset hingga siap digunakan. Biayanya mencakup harga pembelian itu sendiri, serta biaya tambahan seperti instalasi, konfigurasi, dan pengiriman.

Dalam struktur ERP cost, ini adalah biaya lisensi dan implementasi awal. Biaya akuisisi seringkali menjadi yang paling terlihat saat Anda mengambil keputusan pembelian aset.

b. Biaya Operasional

Biaya operasional adalah pengeluaran rutin yang dibutuhkan untuk menjalankan aset setiap hari. Ini termasuk hal-hal seperti konsumsi energi, biaya lisensi tahunan, atau biaya langganan perangkat lunak.

Meskipun terlihat kecil secara satuan, biaya ini terus terakumulasi sepanjang masa pakai aset. Pengelolaan biaya operasional yang buruk dapat membuat nilai TCO membengkak secara signifikan seiring waktu.

c. Biaya Pemeliharaan dan Dukungan

Komponen ini mencakup seluruh biaya untuk menjaga agar aset tetap berfungsi dengan baik. Ini meliputi biaya perbaikan, perawatan rutin, dukungan teknis dari vendor, serta pelatihan untuk karyawan.

Investasi pada pemeliharaan dan dukungan sangatlah penting. Hal ini bertujuan untuk memastikan efektivitas aset tetap terjaga dan dapat beroperasi secara maksimal selama digunakan.

d. Biaya Lainnya

Kategori ini mencakup biaya-biaya yang seringkali terlewatkan dalam perhitungan awal. Contoh utamanya adalah biaya penghentian atau pembuangan aset di akhir masa pakainya sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Selain itu, Anda juga perlu mempertimbangkan biaya tidak langsung. Ini bisa berupa potensi pendapatan yang hilang saat sistem down atau biaya adaptasi tim terhadap alur kerja yang baru.

3. Manfaat dan Pentingnya TCO bagi Bisnis

Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) bukanlah sekadar latihan akuntansi. Ini adalah alat strategis yang memberikan wawasan mendalam untuk mengelola aset dan investasi Anda secara lebih cerdas. Berikut adalah alasan mengapa TCO sangat penting bagi bisnis.

a. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Analisis TCO membantu Anda membuat keputusan investasi yang jauh lebih cerdas. Anda mendapatkan gambaran finansial yang lengkap untuk setiap opsi, bukan hanya sebagian kecil dari total biayanya.

Hal ini memungkinkan Anda menilai nilai keseluruhan sebuah aset, bukan hanya terpaku pada harga belinya. Anda bisa memilih software ERP terbaik berdasarkan total biaya kepemilikan, bukan hanya biaya lisensi awalnya.

b. Meningkatkan Nilai Jangka Panjang

Dengan memahami total biaya kepemilikan, Anda dapat membandingkan beberapa alternatif secara adil. Anda bisa memilih opsi yang menawarkan total biaya terendah selama masa pakainya.

Pendekatan ini memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik dari setiap investasi yang Anda buat. Anda akan terhindar dari pembelian aset yang murah di awal namun ternyata menjadi beban biaya di kemudian hari.

c. Meningkatkan Efisiensi

Analisis Total Cost of Ownership memberikan wawasan mendalam tentang biaya-biaya yang mungkin tersembunyi. Contohnya seperti biaya konsumsi energi yang tinggi atau kebutuhan perawatan yang lebih sering dari perkiraan.

Dengan data ini, Anda dapat mengoptimalkan proses operasional perusahaan. Anda bisa mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien dan menekan berbagai pengeluaran yang tidak perlu.

4. Contoh Total Cost of Ownership (TCO)

Menghitung TCO juga sangat penting dalam implementasi software ERP. Tujuannya adalah membantu perusahaan memahami seluruh biaya investasi ini. Berikut adalah beberapa komponen biaya yang terkait dengan implementasi ERP:

a. Perangkat IT

Total biaya kepemilikan (TCO) untuk perangkat teknologi informasi seperti komputer atau server, mencakup lebih dari sekadar harga belinya. Biaya tambahan meliputi lisensi perangkat lunak yang diperlukan untuk operasional, perawatan rutin agar perangkat tetap dalam kondisi prima, serta layanan dukungan teknis jika terjadi gangguan sistem.

b. Kendaraan Operasional

TCO untuk kendaraan mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan sejak pembelian hingga akhir masa penggunaan. Selain harga pembelian awal, perusahaan perlu mempertimbangkan konsumsi bahan bakar harian, biaya asuransi kendaraan, servis berkala, serta biaya perbaikan jika terjadi kerusakan.

c. Layanan Cloud

Dalam konteks teknologi modern, layanan cloud menjadi salah satu aset digital dengan TCO yang perlu dianalisis cermat. Biaya utamanya adalah langganan bulanan atau tahunan, namun tidak berhenti di situ. TCO juga mencakup kapasitas penyimpanan data yang digunakan, biaya penggunaan bandwidth internet yang meningkat seiring pertumbuhan data, serta pengeluaran untuk manajemen dan pengawasan sistem cloud oleh tim IT internal atau penyedia layanan pihak ketiga.

d. Properti atau Real Estat

Kepemilikan properti memiliki struktur biaya yang kompleks dalam jangka panjang. Selain harga pembelian, TCO untuk real estat mencakup bunga dari pinjaman hipotek, pajak properti yang dibayarkan secara berkala, serta premi asuransi untuk perlindungan aset.

Tidak hanya itu, biaya pemeliharaan rutin dan kemungkinan renovasi untuk menjaga atau meningkatkan nilai properti juga menjadi bagian dari pengeluaran jangka panjang. Oleh karena itu, pemilik properti perlu memperhitungkan seluruh aspek ini untuk memahami beban finansial yang sebenarnya.

Baca juga: Perhatikan 7 Faktor Keberhasilan Implementasi ERP

5. Cara Menghitung TCO

Mengetahui cara menghitung TCO adalah langkah pertama yang perlu dilakukan untuk mengambil keputusan investasi yang lebih bijak. Berikut adalah cara untuk menghitung TCO dengan lebih mudah:

a. Identifikasi Semua Komponen Biaya

Langkah pertama dalam perhitungan TCO adalah mengidentifikasi semua komponen biaya yang terkait dengan investasi yang dilakukan. Ini termasuk biaya pembelian awal, biaya operasional, biaya pelatihan, hingga biaya pemeliharaan.

b. Estimasi Biaya untuk Setiap Komponen

Setelah komponen biaya teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah melakukan estimasi biaya untuk setiap elemen. Anda bisa menggunakan data historis atau proyeksi biaya yang relevan untuk memperkirakan biaya yang mungkin timbul selama periode pemakaian.

c. Penambahan Semua Biaya

Langkah berikutnya adalah menjumlahkan semua biaya yang telah dihitung untuk setiap komponen. Dengan begitu, Anda akan mendapatkan nilai TCO total yang akan memberikan gambaran lengkap tentang harga software ERP yang harus dikeluarkan sepanjang masa pakai.

d. Analisis dan Evaluasi

Setelah semua biaya dihitung, penting untuk melakukan analisis terhadap hasil TCO. Ini membantu Anda untuk mengevaluasi kelayakan investasi dan apakah biaya tersebut sesuai dengan anggaran dan keuntungan yang diharapkan.

Penting juga untuk memahami kebutuhan dan skala bisnis ketika mengevaluasi kelayakan investasi. Bagi perusahaan kecil dan menengah, Anda bisa menggunakan software ERP untuk UKM dan UMKM yang biasanya menyediakan solusi biaya efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang tidak terlalu kompleks seperti perusahaan besar.

6. Pentingnya Memahami TCO Sebelum Implementasi ERP

Memahami total cost of ownership sebelum mengimplementasikan software ERP sangat penting untuk menghindari biaya tersembunyi yang bisa membengkak. Menghitung TCO value dengan cermat membuat perusahaan dapat memastikan bahwa ROI software ERP yang dihasilkan akan optimal. Selain itu, ini membantu dalam memilih solusi ERP yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan jangka panjang perusahaan.

Baca juga: ERP Cost: Komponen, Faktor Pengaruh, dan Solusi Efektifnya

7. ScaleOcean Sebagai Solusi ERP dengan TCO Terjangkau

Setelah memahami TCO, sekarang saatnya menentukan solusi ERP manakah yang dapat menjadi pilihan terbaik untuk perusahaan. Memilih ERP harus sesuai dengan kebutuhan bisnis serta memastikan bawa ERP dapat bertumbuh bersama bisnis. Lantas, ERP apakah yang tepat untuk dipilih?

Salah satu vendor software HR terpercaya di Indonesia yakni ScaleOcean menyediakan solusi ERP software yang banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Alasan ERP ScaleOcean banyak digunakan adalah karena unlimited user dan tidak ada biaya tambahan per pengguna, sehingga bisnis dapat berkembang tanpa khawatir dengan peningkatan jumlah user. Selain itu, sistemnya yang berbasis cloud sangat fleksibel untuk diakses dari mana saja tanpa memerlukan infrastruktur mahal.

Dengan memahami konsep total cost of ownership, ScaleOcean memastikan bahwa setiap klien dapat menikmati solusi yang terjangkau dan memberikan nilai jangka panjang. Jika tertarik, ScaleOcean menyediakan demo gratis yang bisa dicoba oleh calon klien kapanpun itu untuk merasakan bagaimana software ini beroperasi.

Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari ERP ScaleOcean yang akan membantu perhitungan TCO perusahaan : 

• Automasi Proses Bisnis: Mengintegrasikan dan mengotomatiskan berbagai proses bisnis lintas departemen seperti keuangan, produksi, dan supply chain, sehingga mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual dan menekan biaya operasional.
• Pelaporan & Analisis Real-Time: Menyediakan laporan operasional bisnis yang otomatis serta akurat, memungkinkan perusahaan menghitung biaya operasional dan investasi dengan lebih transparan untuk optimasi pengeluaran jangka panjang.
• Manajemen Keuangan & Akuntansi: Mempermudah pencatatan, perencanaan anggaran, perhitungan depresiasi aset, serta analisis cash flow secara real-time untuk membantu perusahaan memahami biaya kepemilikan total dari setiap aset yang dimiliki.
• Optimasi Manajemen Inventaris & Produksi: Menyediakan fitur Smart MRP dan Warehouse Management yang membantu dalam perencanaan bahan baku, pengelolaan gudang, serta kontrol stok untuk menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan atau kekurangan barang.
• Integrasi Multi-Modul & Skalabilitas: ERP ini dapat diakses oleh unlimited users tanpa biaya tambahan, mendukung perusahaan dalam mengembangkan operasionalnya tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk setiap pengguna baru.
• Keamanan & Keandalan Sistem: Menggunakan sistem berbasis cloud yang menghilangkan kebutuhan investasi infrastruktur server mahal serta menyediakan backup otomatis untuk menjaga keamanan data tanpa biaya tambahan.

8. Kesimpulan

Menghitung Total Cost of Ownership (TCO) adalah langkah penting dalam pengambilan keputusan investasi, terutama dalam implementasi software ERP. Dengan perhitungan TCO yang tepat, perusahaan dapat memastikan investasi yang menguntungkan dan menghindari biaya tersembunyi yang dapat menghambat kinerja keuangan. 

Selain itu, pemilihan ERP yang tepat bukan hanya sekadar biaya awal yang murah tetapi juga tentang efisiensi dalam jangka panjang. Jika Anda mencari solusi ERP yang efisien dan terjangkau, ScaleOcean adalah pilihan yang tepat untuk memaksimalkan ROI perusahaan Anda.