Bedanya Perpetual License vs Subscription dalam Lisensi ERP

Saat merencanakan implementasi software ERP, pasti Anda pernah mendengar berbagai jenis lisensi. Salah satunya adalah perpetual license yang menawarkan hak penggunaan tanpa batas waktu, memungkinkan pengelolaan sistem internal sesuai kebutuhan tanpa bergantung pada penyedia eksternal. Selain itu, terdapat juga sistem berbasis subscription, apa perbedaan perpetual license vs subscription?

Memahami komponen biaya dalam perpetual license sangat penting untuk pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Biaya awal yang signifikan sering kali diimbangi dengan penghematan jangka panjang, namun perlu diperhatikan pula biaya tambahan seperti pemeliharaan dan dukungan teknis.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara komprehensif mengenai pengertian perpetual license, komponen biayanya, perbedaan dengan model langganan (Subscription), serta strategi efektif dalam penggunaannya. Informasi ini diharapkan dapat membantu Anda menentukan solusi jangka panjang yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Perbedaannya terdapat pada perpetual license yang mengharuskan pembayaran sekali untuk penggunaan seumur hidup, sedangkan subscription memerlukan pembayaran rutin untuk aksesnya.
• Perpetual license lebih cocok untuk jangka panjang, sementara subscription cocok untuk perusahaan yang membutuhkan biaya awal rendah dan pembaruan terus-menerus.
• Perpetual license memiliki biaya awal tinggi dan memerlukan biaya pemeliharaan, sedangkan subscription dapat menjadi lebih mahal dalam jangka panjang dan tergantung pada pembaruan rutin.
• Sistem ERP sepertiScaleOcean menawarkan opsi lisensi yang fleksibel, baik perpetual maupun subscription, sehingga bisnis dapat memilih model yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggarannya.

Coba Demo Gratis!

1. Apa Perbedaan Perpetual License vs Subscription?

Perbedaan utama antara perpetual license dan subscription terletak pada model pembayaran dan durasi hak pakai. Lisensi perpetual mengharuskan pembayaran sekali di muka untuk penggunaan perangkat lunak selamanya, dengan biaya awal lebih tinggi namun menjadi aset jangka panjang bagi perusahaan.

Di sisi lain, subscription menawarkan biaya awal lebih rendah dengan pembayaran rutin (bulanan atau tahunan) yang mencakup akses berkelanjutan dan pembaruan perangkat lunak. Model ini memungkinkan fleksibilitas anggaran di awal, namun total biaya kumulatif dapat lebih tinggi seiring waktu, tergantung pada durasi langganan.

Berikut penjelasan lebih detail tentang perbedaan kedua jenis lisensi ERP ini:

a. Model Pembayaran (Payment)

Lisensi perpetual menggunakan model pembayaran tunggal yang besar di awal. Anda membayar biaya penuh di muka untuk mendapatkan hak pakai lisensi perangkat lunak tersebut.

Sebaliknya, model subscription menawarkan pembayaran yang lebih kecil dan rutin. Anda membayar biaya secara berkala, misalnya bulanan atau tahunan, untuk menjaga akses tetap aktif.

b. Durasi Pakai (Duration)

Dengan lisensi perpetual, Anda memiliki hak untuk menggunakan perangkat lunak selamanya. Lisensi tersebut berlaku tanpa batas waktu untuk versi spesifik yang Anda beli saat itu.

Akses pada model subscription bersifat sementara. Anda hanya bisa menggunakan perangkat lunak selama masa langganan aktif dan pembayarannya terus berjalan lancar.

c. Pemeliharaan Sistem (Maintenance)

Model perpetual seringkali memerlukan biaya tahunan terpisah untuk pemeliharaan. Biaya ini mencakup dukungan teknis dan pembaruan sistem ke versi yang lebih baru.

Pada model subscription, biaya pemeliharaan dan dukungan biasanya sudah termasuk dalam paket langganan. Memilih ERP consultant yang tepat dapat membantu Anda memaksimalkan dukungan yang diterima.

d. Biaya (Cost)

Biaya awal untuk lisensi perpetual cenderung jauh lebih tinggi. Namun, untuk penggunaan jangka panjang, total biayanya berpotensi menjadi lebih rendah secara keseluruhan.

Subscription memiliki biaya awal yang lebih rendah, membuatnya lebih terjangkau di awal. Akan tetapi, total biaya kumulatifnya bisa menjadi lebih mahal seiring berjalannya waktu saat perusahaan menggunakan ERP.

Menurut Trident Infocorp, untuk perusahaan dengan kebutuhan jangka panjang, total cost of ownership (TCO) pada perpetual license bisa lebih rendah dibanding subscription. Hal ini karena biaya hanya dibayar sekali di awal, ditambah biaya maintenance tahunan, tanpa biaya berulang tak berujung seperti pada model subscription.

e. Fleksibilitas Sistem (Flexibility)

Fleksibilitas model perpetual lebih rendah karena dapat mengikat Anda pada versi perangkat lunak tertentu. Tanpa pembaruan berbayar, perangkat lunak Anda berisiko menjadi usang.

Model subscription jauh lebih fleksibel karena selalu memberikan akses ke versi dan fitur terbaru. Ini sangat mendukung adaptasi bisnis terhadap perkembangan teknologi yang dinamis.

f. Kepemilikan vs Hubungan Berkelanjutan (Ownership vs Relationship)

Lisensi perpetual memberikan rasa kepemilikan dan stabilitas yang kuat. Perangkat lunak tersebut pada dasarnya menjadi aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

Model subscription tidak berfokus pada kepemilikan, melainkan membangun hubungan berkelanjutan. Ini menciptakan kemitraan jangka panjang antara Anda sebagai pelanggan dan vendor penyedia layanan.

Jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang cost-benefit analysis dan skema harga untuk kedua jenis lisensi ERP ini, Anda bisa hubungi tim ahli ScaleOcean untuk diskusi lebih lanjut.

2. Kelebihan Perpetual License vs Subscription

Kelebihan perpetual license terletak pada biaya satu kali pembayaran yang memberikan hak pakai selamanya, sementara pada subscription terdapat keuntungan biaya awal yang lebih rendah dengan akses pembaruan dan dukungan berkelanjutan. Berikut ini penjelasan mengenai kelebihan masing-masing model lisensi:

a. Biaya Jangka Panjang

• Perpetual License: Biaya sekali bayar yang memberikan hak pakai perangkat lunak selamanya. Meskipun biaya awal lebih tinggi, model ini mengurangi biaya berkelanjutan dalam jangka panjang.
• Subscription: Biaya awal lebih rendah dengan pembaruan dan dukungan yang sudah termasuk, cocok untuk perusahaan dengan anggaran terbatas di awal.

b. Pengelolaan Anggaran

• Perpetual License: Memberikan kepastian biaya di awal tanpa biaya bulanan atau tahunan yang tidak terduga. Ini memungkinkan perencanaan anggaran yang lebih mudah.
• Subscription: Pembayaran rutin memudahkan alokasi biaya secara teratur, memberi fleksibilitas dalam pengelolaan anggaran tahunan atau bulanan.

c. Kontrol atas Perangkat Lunak

• Perpetual License: Memberikan kontrol penuh terhadap perangkat lunak yang dimiliki, dengan hak untuk menggunakan dan mengubahnya sesuai kebutuhan.
• Subscription: Memberikan akses ke pembaruan dan fitur terbaru tanpa perlu mengeluarkan biaya ekstra atau melakukan pembaruan manual.

d. Kepemilikan

• Perpetual License: Memberikan rasa kepemilikan terhadap perangkat lunak, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir tentang kehilangan akses jika langganan berakhir.
• Subscription: Meskipun tidak memberi kepemilikan, subscription menciptakan hubungan jangka panjang dengan vendor yang memungkinkan akses ke teknologi terbaru.

Menurut Softwhere, subscription ERP (biasanya SaaS / Cloud ERP) menawarkan biaya awal lebih ringan dibanding perpetual, sehingga cocok untuk perusahaan kecil-menengah atau startup yang ingin menghindari beban CAPEX besar. Model ini juga membantu cash flow dan mempermudah adopsi ERP dengan pengeluaran yang lebih terjangkau di awal.

3. Kekurangan Perpetual License vs Subscription

Kekurangan perpetual license terletak pada biaya awal yang tinggi dan biaya tambahan untuk pembaruan, sementara pada subscription, biaya kumulatif bisa lebih tinggi seiring waktu. Berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai kekurangan dari masing-masing model lisensi yang perlu dipertimbangkan:

a. Biaya Awal

• Perpetual License: Memerlukan investasi awal yang besar, yang mungkin tidak terjangkau bagi perusahaan kecil dengan anggaran terbatas.
• Subscription: Biaya awal lebih rendah, namun total biaya kumulatif bisa lebih tinggi dalam jangka panjang, terutama untuk langganan yang berlangsung bertahun-tahun.

b. Pembatasan Pembaruan

• Perpetual License: Pembaruan dan dukungan teknis biasanya tidak termasuk dalam biaya awal dan dapat memerlukan biaya tahunan tambahan untuk menjaga perangkat lunak tetap terbaru.
• Subscription: Pembaruan dan dukungan sudah termasuk, namun berhenti membayar langganan dapat menyebabkan kehilangan akses ke perangkat lunak.

c. Fleksibilitas

• Perpetual License: Model ini lebih terbatas dalam hal fleksibilitas, karena perangkat lunak yang dibeli tidak dapat diperbarui tanpa biaya tambahan atau pembaruan.
• Subscription: Meskipun fleksibel karena menyediakan akses ke fitur baru, namun ketergantungan pada vendor untuk akses dan pembaruan dapat membatasi kontrol pengguna.

d. Kepemilikan vs Kontinuitas

• Perpetual License: Meskipun memiliki perangkat lunak, tidak ada jaminan dukungan berkelanjutan, sehingga perusahaan harus mengelola pembaruan dan dukungan sendiri setelah periode tertentu.
• Subscription: Tidak ada kepemilikan perangkat lunak, dan jika langganan dihentikan, akses ke perangkat lunak akan hilang, mengharuskan perusahaan untuk terus membayar untuk mempertahankan akses.

Baca juga: Total Cost of Ownership: Definisi, Komponen, dan Kepentingannya

4. Bagaimana Menentukan Pilihan antara Lisensi Perpetual dan Subscription untuk ERP Anda?

Untuk perpetual license, model ini cocok digunakan pada saat Anda menginginkan perangkat lunak sebagai aset tetap milik perusahaan dan memiliki anggaran untuk investasi jangka panjang. Sementara itu, subscription lebih sesuai jika Anda ingin menekan biaya awal dan mengubah biaya perangkat lunak menjadi beban operasional rutin.

Berikut ini panduan lengkap dalam memilih model lisensi yang tepat:

a. Kapan Sebaiknya Anda Pilih Lisensi Perpetual?

Pilih perpertual licence jika Anda lebih suka memiliki perangkat lunak sebagai aset tetap milik perusahaan. Anggaran Anda juga sudah disiapkan untuk investasi jangka panjang yang lebih terprediksi, sehingga membuatnya terasa lebih cost efficient seiring waktu.

Kebutuhan bisnis Anda cenderung stabil dan tidak memerlukan akses konstan ke fitur-fitur paling baru. Dalam beberapa tahap implementasi ERP, model ini lebih cocok untuk perusahaan yang operasionalnya sudah mapan.

b. Kapan Sebaiknya Anda Pilih Lisensi Subscription?

Pilih jenis lisensi subscription jika Anda ingin menekan biaya investasi awal agar jauh lebih rendah dan terjangkau. Anda juga lebih suka mengubah biaya perangkat lunak menjadi beban operasional (OpEx) yang rutin, bukan sebagai belanja modal (CapEx).

Bisnis Anda membutuhkan akses berkelanjutan ke pembaruan sistem dan dukungan teknis tanpa biaya tambahan. Anda bisa mencari penyedia software ERP Indonesia yang menawarkan paket langganan lengkap untuk mendukung dinamika bisnis Anda.

5. Software ERP ScaleOcean Solusi Terbaik Tingkatkan Skalabilitas Bisnis Anda

Software ERP ScaleOcean dirancang untuk memberikan solusi ERP yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, dari pemilihan modul hingga model lisensi. Dengan opsi subscription & license, ScaleOcean memungkinkan perusahaan memilih model lisensi software yang paling relevan, baik melalui investasi awal yang hemat atau kepemilikan penuh.

Proses fast implementation memastikan sistem ini dapat diintegrasikan dengan cepat tanpa mengganggu operasional harian bisnis Anda. Selain itu, ScaleOcean menjamin transparansi penuh tanpa biaya tambahan selama periode implementasi serta menyediakan paket 100% unlimited user tanpa biaya tambahan per pengguna.

Untuk memastikan software ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, ScaleOcean menawarkan demo gratis. Demo ini memberi Anda kesempatan untuk mengeksplorasi bagaimana fitur-fitur canggih di bawah ini dapat mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi kerja bisnis Anda.

• Built-in Business Intelligence (BI): Menyediakan analisis data otomatis untuk pengambilan keputusan strategis berbasis laporan visual dan tren.
• AI-Generated Report: Menghasilkan laporan akurat berbasis kecerdasan buatan untuk membantu evaluasi kinerja bisnis secara efisien.
• Integrate with Other Systems: Memungkinkan integrasi lancar dengan software lain guna meningkatkan efisiensi operasional dan alur data.
• Workflow Automation Tools: Mengotomatiskan proses kerja untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi kesalahan manual dalam operasional harian.
• Data Security & Regulation Compliance: Menjamin perlindungan data sesuai standar keamanan internasional dan mematuhi regulasi bisnis yang berlaku.
• Intuitive & Mobile-Friendly User Interface (UI): Menyediakan antarmuka intuitif dan mendukung akses mudah melalui perangkat mobile untuk efisiensi penggunaan.

6. Kesimpulan

Perbedaan utama antara perpetual license dan subscription terletak pada cara pembayaran dan durasi hak pakai. Perpetual license memberikan hak pakai selamanya dengan biaya awal yang lebih tinggi, sementara subscription menawarkan biaya awal rendah namun mengharuskan pembayaran rutin untuk akses berkelanjutan.

Memahami biaya dan kelebihan kedua model lisensi sangat krusial untuk pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Perpetual license cocok untuk perusahaan yang membutuhkan aset perangkat lunak jangka panjang, sementara subscription lebih sesuai untuk perusahaan yang menginginkan fleksibilitas dan biaya awal yang rendah.

Jika Anda mencari solusi ERP yang fleksibel dengan fitur lengkap untuk mendukung kebutuhan bisnis Anda, Software ERP ScaleOcean hadir sebagai pilihan terbaik. Nikmati kemudahan pengelolaan bisnis dengan modul canggih dan dukungan layanan berkelanjutan. Segera dapatkan demo gratis sekarang juga!