Bedanya Perpetual License vs Subscription dalam Lisensi ERP

Saat merencanakan implementasi software ERP, pasti Anda pernah mendengar berbagai jenis lisensi. Salah satunya adalah perpetual license yang menawarkan hak penggunaan tanpa batas waktu, memungkinkan pengelolaan sistem internal sesuai kebutuhan tanpa bergantung pada penyedia eksternal. Selain itu, terdapat juga sistem berbasis subscription, apa perbedaan perpetual license vs subscription?

Memahami komponen biaya dalam perpetual license sangat penting untuk pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Biaya awal yang signifikan sering kali diimbangi dengan penghematan jangka panjang, namun perlu diperhatikan pula biaya tambahan seperti pemeliharaan dan dukungan teknis.

Dalam artikel ini, kami akan membahas secara komprehensif mengenai pengertian perpetual license, komponen biayanya, perbedaan dengan model langganan (Subscription), serta strategi efektif dalam penggunaannya. Informasi ini diharapkan dapat membantu Anda menentukan solusi jangka panjang yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Key Takeaways

• Perpetual license adalah model lisensi sekali bayar yang memberi hak penggunaan perangkat lunak selamanya tanpa biaya bulanan atau tahunan tambahan.
• Subscription adalah sebuah model lisensi yang membutuhkan pembayaran berulang oleh pengguna demi akses terhadap suatu sistem.
• Perbedaan perpetual license vs subscription berada di metode pembayaran, harga sistem, kepemilikan, dukungan teknis.
• Software ERP ScaleOcean merupakan sebuah sistem ERP yang dapat diimplementasi dengan perpetual license atau subscription, sehingga cocok sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Perpetual License?

Perpetual license adalah jenis lisensi perangkat lunak di mana pengguna membayar satu kali di awal untuk mendapatkan hak penggunaan software tersebut secara permanen, tanpa batas waktu. Berbeda dengan model berlangganan yang memerlukan pembayaran rutin, lisensi ini tidak membutuhkan biaya tambahan setelah pembelian awal.

Dalam model ini, pengguna memiliki kontrol penuh atas perangkat lunak tanpa perlu memperpanjang langganan untuk tetap mengaksesnya. Software license ini ideal bagi bisnis yang memprioritaskan kontrol penuh atas software mereka, terutama yang membutuhkan stabilitas operasional tanpa bergantung pada penyedia layanan eksternal.

2. Apa itu Subscription ERP?

Subscription adalah sebuah model lisensi software di mana pengguna melakukan pembayaran berulang, biasanya secara bulanan atau tahunan, untuk mendapatkan akses pada software ERP. Hal ini berarti pengguna hanya memiliki akses kepada sistem dan bukan sistem itu sendiri.

Meskipun begitu, biaya persatuan yang perlu dikeluarkan untuk mendapatkan akses cenderung jauh lebih terjangkau dibandingkan dengan perpetual license. Selain biaya, hal lain yang menjadi daya tarik sistem berbasis subscription adalah sistemnya yang secara terus-menerus diperbarui, sehingga cocok bagi perusahaan yang berkembang dan membutuhkan banyak fitur tambahan.

3. Keuntungan Penggunaan Perpetual License vs Subscription

Setelah memahami arti perpetual, lisensi ini juga menawarkan berbagai keuntungan yang dapat mendukung kebutuhan bisnis jangka panjang. Dengan kontrol penuh dan fleksibilitas tinggi, model lisensi ini menjadi solusi ideal bagi perusahaan yang mengutamakan stabilitas sistem dan efisiensi biaya operasional. Berikut penjelasan selengkapnya:

a. Hak Penggunaan Permanen

Dengan perpetual license, perusahaan mendapatkan hak penggunaan perangkat lunak secara permanen tanpa memerlukan pembayaran tambahan untuk akses dasar. Lisensi ini memungkinkan sistem tetap digunakan meski dukungan atau pembaruan dari penyedia layanan berakhir.

b. Efisiensi Biaya Jangka Panjang

Meskipun memerlukan biaya awal yang besar, perpetual lisensi software menawarkan penghematan jangka panjang bagi perusahaan dengan penggunaan stabil. Biaya berulang dapat diminimalkan, sehingga model ini cocok untuk bisnis yang berorientasi pada efisiensi anggaran.

c. Kontrol Penuh atas Sistem ERP

Kuntungan lain penggunaan perpetual license adalah memberikan kendali penuh atas perangkat lunak, termasuk penyimpanan data dan konfigurasi sistem. Perusahaan dapat mengelola ERP secara internal, membuatnya ideal bagi organisasi dengan kebijakan keamanan yang ketat.

Apa itu ERP? secara singkat ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai fungsi penting dalam sebuah perusahaan, seperti keuangan, pengadaan, manufaktur, dan lainnya.

d. Fleksibilitas dalam Penyesuaian

Terakhir, perpetual lisensi software memungkinkan perusahaan untuk melakukan penyesuaian perangkat lunak sesuai kebutuhan bisnis tanpa batasan kontrak. Hal ini memberikan fleksibilitas untuk mengoptimalkan operasional tanpa biaya tambahan yang biasanya muncul pada model subscription.

Baca juga: Total Cost of Ownership: Definisi, Komponen, dan Kepentingannya

4. Apa Perbedaan Perpetual License vs Subscription?

Lisensi perpetual memberikan Anda hak pakai perangkat lunak selamanya setelah satu kali pembayaran di muka. Biaya awalnya cenderung lebih tinggi, namun lisensi tersebut menjadi aset jangka panjang milik perusahaan Anda. Namun, Anda mungkin perlu membayar biaya tahunan tambahan untuk tetap mendapatkan pembaruan dan dukungan teknis.

Sebaliknya, lisensi subscription memberikan akses sementara dengan biaya berlangganan yang dibayar secara rutin. Biaya awalnya jauh lebih rendah, dan biasanya sudah mencakup akses, pembaruan, serta dukungan dalam satu paket. Model ini menciptakan hubungan berkelanjutan antara Anda sebagai pelanggan dengan vendor penyedia perangkat lunak.

Berikut penjelasan lebih detail tentang perbedaan kedua jenis lisensi ERP ini:

a. Model Pembayaran (Payment)

Lisensi perpetual menggunakan model pembayaran tunggal yang besar di awal. Anda membayar biaya penuh di muka untuk mendapatkan hak pakai lisensi perangkat lunak tersebut.

Sebaliknya, model subscription menawarkan pembayaran yang lebih kecil dan rutin. Anda membayar biaya secara berkala, misalnya bulanan atau tahunan, untuk menjaga akses tetap aktif.

b. Durasi Pakai (Duration)

Dengan lisensi perpetual, Anda memiliki hak untuk menggunakan perangkat lunak selamanya. Lisensi tersebut berlaku tanpa batas waktu untuk versi spesifik yang Anda beli saat itu.

Akses pada model subscription bersifat sementara. Anda hanya bisa menggunakan perangkat lunak selama masa langganan aktif dan pembayarannya terus berjalan lancar.

c. Pemeliharaan Sistem (Maintenance)

Model perpetual seringkali memerlukan biaya tahunan terpisah untuk pemeliharaan. Biaya ini mencakup dukungan teknis dan pembaruan sistem ke versi yang lebih baru.

Pada model subscription, biaya pemeliharaan dan dukungan biasanya sudah termasuk dalam paket langganan. Memilih ERP consultant yang tepat dapat membantu Anda memaksimalkan dukungan yang diterima.

d. Biaya (Cost)

Biaya awal untuk lisensi perpetual cenderung jauh lebih tinggi. Namun, untuk penggunaan jangka panjang, total biayanya berpotensi menjadi lebih rendah secara keseluruhan.

Subscription memiliki biaya awal yang lebih rendah, membuatnya lebih terjangkau di awal. Akan tetapi, total biaya kumulatifnya bisa menjadi lebih mahal seiring berjalannya waktu saat perusahaan menggunakan ERP.

e. Fleksibilitas Sistem (Flexibility)

Fleksibilitas model perpetual lebih rendah karena dapat mengikat Anda pada versi perangkat lunak tertentu. Tanpa pembaruan berbayar, perangkat lunak Anda berisiko menjadi usang.

Model subscription jauh lebih fleksibel karena selalu memberikan akses ke versi dan fitur terbaru. Ini sangat mendukung adaptasi bisnis terhadap perkembangan teknologi yang dinamis.

f. Kepemilikan vs Hubungan Berkelanjutan (Ownership vs Relationship)

Lisensi perpetual memberikan rasa kepemilikan dan stabilitas yang kuat. Perangkat lunak tersebut pada dasarnya menjadi aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan Anda.

Model subscription tidak berfokus pada kepemilikan, melainkan membangun hubungan berkelanjutan. Ini menciptakan kemitraan jangka panjang antara Anda sebagai pelanggan dan vendor penyedia layanan.

Jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang cost-benefit analysis dan skema harga untuk kedua jenis lisensi ERP ini, Anda bisa hubungi tim ahli ScaleOcean untuk diskusi lebih lanjut.

5. Kelebihan dan Kekurangan Masing-Masing Model

Lisensi perpetual menawarkan keuntungan jangka panjang berupa kepemilikan penuh, tanpa biaya langganan berkelanjutan. Model ini cocok bagi perusahaan yang mengandalkan stabilitas sistem dalam jangka waktu panjang. Namun, biaya awal tinggi dan tanggung jawab pembaruan sistem sepenuhnya berada di tangan pengguna.

Sebaliknya, lisensi berlangganan (SaaS) lebih ringan secara biaya awal dan menawarkan kenyamanan dalam hal pemeliharaan karena semuanya ditangani oleh vendor. Namun, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya berkelanjutan dan risiko kehilangan akses jika langganan dihentikan. Anda dapat mendapatkan gambaran pembayaran sistem ERP secara langsung dengan ScaleOcean.

Pada segi kebutuhan, sistem berbasis lisensi perpetual cenderung memiliki fitur dan modul yang lebih lengkap dibandingkan dengan model subscription, sehingga cocok bagi perusahaan berskala besar yang butuh mengoptimalkan banyak jumlah kegiatannya. Sistem subscription lebih cocok bagi bisnis berskala lebih kecil karena harganya yang lebih terjangkau, serta kemampuannya untuk berskala dengan skala perusahaan.

6. Bagaimana Memilih Lisensi ERP yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Setelah memahami perbedaan perpetual licence vs subscription, langkah terakhir adalah memilih model yang paling sesuai untuk bisnis Anda. Pilihan ini sangat bergantung pada prioritas, anggaran, dan strategi jangka panjang perusahaan Anda. Berikut adalah panduan untuk membantu Anda mengambil keputusan.

a. Kapan Sebaiknya Anda Pilih Lisensi Perpetual?

Pilih perpertual licence jika Anda lebih suka memiliki perangkat lunak sebagai aset tetap milik perusahaan. Anggaran Anda juga sudah disiapkan untuk investasi jangka panjang yang lebih terprediksi, sehingga membuatnya terasa lebih cost efficient seiring waktu.

Kebutuhan bisnis Anda cenderung stabil dan tidak memerlukan akses konstan ke fitur-fitur paling baru. Dalam beberapa tahap implementasi ERP, model ini lebih cocok untuk perusahaan yang operasionalnya sudah mapan.

b. Kapan Sebaiknya Anda Pilih Lisensi Subscription?

Pilih jenis lisensi subscription jika Anda ingin menekan biaya investasi awal agar jauh lebih rendah dan terjangkau. Anda juga lebih suka mengubah biaya perangkat lunak menjadi beban operasional (OpEx) yang rutin, bukan sebagai belanja modal (CapEx).

Bisnis Anda membutuhkan akses berkelanjutan ke pembaruan sistem dan dukungan teknis tanpa biaya tambahan. Anda bisa mencari penyedia software ERP Indonesia yang menawarkan paket langganan lengkap untuk mendukung dinamika bisnis Anda.

7. Software ERP ScaleOcean Solusi Terbaik Tingkatkan Skalabilitas Bisnis Anda

Software ERP ScaleOcean dirancang untuk memberikan solusi ERP yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, dari pemilihan modul hingga model lisensi. Dengan opsi subscription & license, ScaleOcean memungkinkan perusahaan memilih model lisensi software yang paling relevan—baik melalui investasi awal yang hemat atau kepemilikan penuh.

Proses fast implementation memastikan sistem ini dapat diintegrasikan dengan cepat tanpa mengganggu operasional harian bisnis Anda. Selain itu, ScaleOcean menjamin transparansi penuh tanpa biaya tambahan selama periode implementasi serta menyediakan paket 100% unlimited user tanpa biaya tambahan per pengguna.

Untuk memastikan software ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, ScaleOcean menawarkan demo gratis. Demo ini memberi Anda kesempatan untuk mengeksplorasi bagaimana fitur-fitur canggih di bawah ini dapat mengoptimalkan produktivitas dan efisiensi kerja bisnis Anda.

• Built-in Business Intelligence (BI): Menyediakan analisis data otomatis untuk pengambilan keputusan strategis berbasis laporan visual dan tren.
• AI-Generated Report: Menghasilkan laporan akurat berbasis kecerdasan buatan untuk membantu evaluasi kinerja bisnis secara efisien.
• Integrate with Other Systems: Memungkinkan integrasi lancar dengan software lain guna meningkatkan efisiensi operasional dan alur data.
• Workflow Automation Tools: Mengotomatiskan proses kerja untuk meningkatkan produktivitas serta mengurangi kesalahan manual dalam operasional harian.
• Data Security & Regulation Compliance: Menjamin perlindungan data sesuai standar keamanan internasional dan mematuhi regulasi bisnis yang berlaku.
• Intuitive & Mobile-Friendly User Interface (UI): Menyediakan antarmuka intuitif dan mendukung akses mudah melalui perangkat mobile untuk efisiensi penggunaan.

8. Kesimpulan

Lisensi perpetual adalah model kepemilikan perangkat lunak di mana pengguna cukup membayar satu kali untuk penggunaan tanpa batas waktu. Model ini menguntungkan bagi mereka yang membutuhkan solusi perangkat lunak jangka panjang dan stabil, karena tidak memerlukan biaya berulang.

Namun, Anda perlu mempertimbangkan investasi awal yang lebih besar serta kemungkinan biaya tambahan jika menginginkan pembaruan atau peningkatan versi di masa depan.

Jika Anda mencari solusi ERP yang fleksibel dengan fitur lengkap untuk mendukung kebutuhan bisnis Anda, Software ERP ScaleOcean hadir sebagai pilihan terbaik. Nikmati kemudahan pengelolaan bisnis dengan modul canggih dan dukungan layanan berkelanjutan. Segera dapatkan demo gratis sekarang juga!