Apa itu Shipping Instruction, Fungsi, Isi, serta Contohnya

Pernahkah Anda mengalami keterlambatan pengiriman barang ekspor-impor atau salah tujuan hanya karena miskomunikasi dengan pihak freight forwarder? Menyerahkan proses pengiriman tanpa panduan informasi yang detail seringkali memicu kesalahan fatal dan memunculkan biaya tak terduga. Situasi ini menunjukkan betapa pentingnya ketelitian pengirim saat membuat shipping instruction (SI) dalam rantai logistik.

Tanpa adanya dokumen SI yang disusun secara jelas dan akurat, memandu pihak ekspedisi untuk memahami seluruh detail pengiriman bisa sangat memusingkan dan berisiko tinggi. Bisnis Anda mungkin menghabiskan banyak energi hanya untuk membereskan masalah dan memastikan barang tiba tepat waktu.

Melalui artikel ini, kita akan mengupas tuntas format shipping instruction, melihat contoh konkretnya, dan membahas berbagai tips efektif untuk menyusun dokumen ini demi kelancaran bisnis internasional Anda.

Key Takeaways

• Shipping Instruction adalah dokumen yang mencakup petunjuk rinci mengenai pengiriman barang, yang diserahkan oleh pengirim (shipper) kepada pihak pengangkut (carrier atau forwarder).
• Shipping instruction berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, seperti pengirim, perusahaan pengangkutan, agen bea cukai, dan penerima.
• Software Logistik ScaleOcean, solusi otomatisasi proses pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat dan mudah.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Instruction?

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang diberikan shipper kepada carrier atau freight forwarder untuk menjelaskan cara kargo harus dikirim dan ditangani. Dokumen ini biasanya dibuat setelah konfirmasi booking dan memuat arahan penting terkait tujuan pengiriman, detail barang, serta informasi pihak yang dapat dihubungi.

Selain itu, SI menjadi dasar utama dalam pembuatan Bill of Lading (B/L) karena seluruh data pengiriman perlu tercatat dengan akurat. Dengan dokumen ini, pihak logistik dapat memproses pengiriman lebih terarah, mengurangi kesalahan data, dan memastikan kargo ditangani sesuai instruksi.

Baca juga: Dokumen Logistik: Arti, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

2. Apa Fungsi Shipping Instruction (SI) dalam Proses Logistik?

Fungsi shipping instruction memastikan kelancaran pengiriman, memenuhi standar logistik, hukum, melengkapi dokumen pengiriman, serta meminimalkan potensi kesalahan. Bagian ini akan menjelaskan lebih rinci:

a. Petunjuk Pengiriman

Petunjuk ini berisi identitas shipping mark yang memudahkan identifikasi barang dengan mudah selama proses. Petunjuk ini membantu pihak gudang, carrier dan penerima dapat mencocokan data secara cepat.

b. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)

Perusahaan pelayaran juga menggunakan dokumen ini sebagai patokan utama saat menerbitkan Bill of Lading (B/L) untuk pengiriman internasional. Nantinya, B/L ini memuat seluruh rincian pengiriman sekaligus mengikat pengirim dan penerima barang melalui bukti kontrak yang sah.

c. Memenuhi Persyaratan Hukum

Dokumen SI memastikan pengiriman barang tidak menabrak aturan hukum setempat. Keberadaan dokumen ini meminimalkan risiko sanksi legal maupun hambatan teknis di rute pengiriman yang bisa merusak jadwal.

Berdasarkan analisa kami dari DHL, shipping instruction juga berfungsi membantu memenuhi persyaratan dokumen kepabeanan. Dokumen ini memastikan proses pengiriman mengikuti regulasi di tiap negara Asia Tenggara dan Asia Pasifik yang dapat berbeda, termasuk aturan x-ray atau inspeksi dari otoritas setempat.

d. Mengurangi Risiko Kesalahan

Dengan penyerahan informasi dalam bentuk yang struktural, SI beroperasi sebagai petunjuk utama bagi shipping service dalam upaya menghindari kesalahan selama transportasi. Hal ini menyebabkan berbagai kendala logistik dikurangi, memastikan pengiriman berjalan dengan efisien dan tepat waktu.

e. Mendukung Perencanaan dan Penjadwalan Logistik

Dokumen juga dapat membantu dalam merencanakan dan penjadwalan transportasi barang dengan efektif. Informasi yang ada dapat membantu perusahaan shipping line logistik dalam merencanakan dan menentukan waktu pengiriman dengan cepat.

f. Mempermudah Koordinasi Antar Pihak yang Terlibat

Membantu dalam komunikasi saat pengiriman yang meliputi layanan import door to door adalah instruksi shipping. Instruksi ini merangkum semua perintah seperti persiapan barang dan informasi penerimaan.

g. Memuat Instruksi Penanganan Khusus

Shipping instruction berisikan instruksi spesifik untuk penanganan barang seperti mudah pecah atau suhu tertentu. Detail ini membantu staff untuk menangani barang dengan benar sepanjang perjalanan dari pengemasan hingga pengangkutan.

h. Membantu Proses Bea Cukai

Pembayaran pajak dan bea masuk memerlukan pengecekan lebih lanjut terhadap data yang diberikan di shipping instruction. Dengan begitu akan bisa memastikan bahwa pembayaran pajak dan bea masuk dilakukan secara akurat sehingga proses berjalan dengan lancar.

i. Memfasilitasi Pelacakan (Tracking)

Dokumen shipping instruction menyediakan data seperti nomor kontainer dan informasi kapal. Data ini membantu semua pihak untuk melacak informasi status shipping dan memastikan setiap pergerakan kargo terpantau hingga sampai tujuan.

3. Apa Saja Komponen Format Shipping Instruction?

Komponen shipping instruction mencakup informasi pengirim dan penerima serta instruksi khusus terkait penanganan dan pengiriman barang. Untuk lebih detail, berikut penjelasannya:

a. Informasi Dasar

Untuk bagian ini merupakan bagian yang harus menuliskan data pengirim dan penerima sehingga harus mengisi data yang berhubungan dengan nama, alamat, dan nomor telepon dengan benar. Hal lainnya adalah menuliskan tanggal pengiriman agar koordinasi dapat dilakukan dengan mudah.

b. Detail Barang yang Dikirim

Pada uraian ini, Anda wajib menuliskan spesifikasi teknis barang yang dikirim yang mencakup deskripsi, jumlah barang, berat real, hingga dimensi paketnya. Jangan lupa juga untuk menyertakan kode produk atau nomor seri barang yang ada. Penjelasan detail seperti itu akan memudahkan petugas yang bertugas mengidentifikasi kargo lebih cepat.

c. Instruksi Pengemasan

Pada poin ini, mempengaruhi keselamatan dan keamanan penanganan barang Anda selama proses pengiriman. Anda harus memberikan penjelasan mengenai jenis barang yang dipakai, tingkat keamanannya, serta petunjuk lain yang diperlukan.

d. Instruksi Pengiriman

Tentukan sejak awal rute transportasi yang paling tepat sesuai dengan target waktu distribusinya. Untuk lebih menghemat biaya, Anda juga bisa mempertimbangkan groupage atau konsolidasi kargo untuk menekan biaya pengiriman setiap satuan barang.

e. Informasi Kepabeanan & Dokumen Pendukung

Masukkan semua data yang dibutuhkan oleh pihak bea cukai, seperti nilai pabean barang, kode HS, serta dokumen ekspor-impor terkait. Ketika Anda melampirkan berkas pendukung secara lengkap, petugas bea cukai bisa menyelesaikan proses pemeriksaan dengan cepat tanpa perlu menahan barang Anda.

f. Detail Asuransi Pengiriman

Masukkan informasi mengenai nilai pertanggungan, nomor polis, serta kontak penyedia asuransi. Penggunaan asuransi untuk melindungi pihak pengirim dan penerima dari potensi kerugian selama proses pengiriman.

g. Metode Pembayaran

Cantumkan metode pembayaran yang telah disepakati berdasarkan aturan Incoterms. Aturan ini akan menentukan batas tanggung jawab, pembagian biaya, serta risiko antara penjual dan pembeli selama pengiriman barang berlangsung.

4. Bagaimana Cara Membuat Shipping Instruction?

Cara membuat shipping instruction (SI) membuat formulir SI dan mengisi data secara rinci. Setelah itu, pastikan semua informasi yang dimasukkan sudah akurat dan lengkap. selanjutnya akan mebahas lebih detail bagaimana membuat SI:

a. Persiapan Formulir SI

Mulailah dengan menyiapkan draf formulir yang memenuhi standar industri. Anda harus mengumpulkan seluruh data logistik sejak awal agar tidak ada informasi penting yang tercecer di tengah jalan dan mengganggu proses ke depan.

b. Pembuatan Formulir SI

Hal selanjutnya memasukkan nama lengkap pengirim dan penerima, beserta petunjuk khusus bagi pengangkutan benda tersebut. Anda juga harus menyertakan informasi mengenai tanggal pengiriman, tempat muat barang, dan sistem pembayarannya dalam formulir SI.

c. Verifikasi Data

Luangkan waktu untuk melakukan pengecekan kembali atas semua data yang telah diisi. Hal ini menjadi langkah yang efektif untuk mencegah adanya kesalahan data yang bisa menghambat kelancaran arus pengiriman barang.

d. Penyerahan Shipping Instruction

Setelah memastikan semua data akurat, segera serahkan dokumen SI kepada pihak pengangkut (carrier). Pastikan Anda menyelaraskan isi Shipping Instruction ini dengan dokumen Shipping Order (SO) yang diterbitkan agar operator lapangan bisa langsung memproses pemuatan kargo tanpa kendala teknis.

e. Sertakan Klausul Syarat & Ketentuan Pengiriman

Terakhir, cantumkan syarat dan ketentuan umum ke dalam lembar SI. Poin ini wajib menjabarkan metode transportasi, perlindungan asuransi, hingga langkah mitigasi konkret apabila barang mengalami kerusakan atau hilang selama masa transit.

Untuk meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan, Anda dapat menggunakan Software Logistik ScaleOcean. Solusi ini dirancang untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat, dengan integrasi sistem yang mempermudah pengelolaan data.

5. Contoh Dokumen Shipping Instruction

Contoh dokumen shipping instruction mencakup pengirim, penerima, detail barang, informasi pengiriman serta instruksi khusus. Misalnya PT Jaya Indonesia, sebuah perusahaan elektronik terkemuka di Jakarta, baru saja menerima pesanan dari ABC Corp di New York, USA.

Pesanan tersebut terdiri dari 50 unit Laptop Model XYZ, yang harus dikirimkan secepat mungkin. Tim logistik pun segera menyusun shipping instruction untuk memastikan pengiriman berjalan lancar. Pengiriman akan dilakukan dari Pelabuhan Tanjung Priok.

Untuk memastikan kelancaran proses kepabeanan, dokumen-dokumen seperti invoice, packing list, certificate of origin, dan sertifikat keamanan produk telah disiapkan. Pembayaran dilakukan menggunakan letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, dengan ketentuan CIF (Cost, Insurance, and Freight).

Berikut contoh dokumen shipping instruction dari skenario tersebut:

Dari shipping instruction format word di atas, bisa dilihat bahwa dokumen tersebut sangat berguna dalam perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan panduan yang jelas dan rinci terkait pengiriman barang, mulai dari informasi dasar seperti detail pengirim dan penerima, hingga instruksi khusus mengenai pengemasan dan pengiriman.

6. Kesimpulan

Shipping instruction (SI) adalah dokumen yang memuat petunjuk lengkap dari pengirim kepada perusahaan pengangkut terkait detail pengiriman barang. Dokumen ini mencakup berbagai komponen seperti informasi dasar tentang pengirim dan penerima, detail barang yang dikirim, instruksi pengemasan, dan instruksi pengiriman.

Dokumen seperti shipping advice merupakan kelanjutan dari shipping instruction yang memberikan konfirmasi kepada penerima bahwa barang sudah dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi penerimaan barang secara tepat waktu dan efisien. Untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan shipping instruction, pertimbangkan penggunaan Software Logistik ScaleOcean.

Dengan fitur terintegrasi, ScaleOcean membantu meminimalkan human error, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi pengiriman barang, memastikan semua data akurat dan terkendali dengan mudah. Oleh karena itu, Anda dapat mencobademo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat membantu bisnis Anda.