Apa itu Shipping Instruction, Fungsi, Isi, serta Contohnya

Proses ekspor dan impor perlu perencanaan dan dokumentasi yang matang untuk memastikan prosesnya berjalan lancar dari awal hingga akhir. Untuk memastikan hal tersebut, ada salah satu dokumen yang harus disusun dengan jelas oleh pengirim, yaitu shipping instruction.

Dokumen ini berfungsi sebagai panduan rinci bagi freight forwarder yang berkaitan dengan detail pengiriman barang. Dengan adanya shipping instruction yang komprehensif, risiko kesalahan dapat diminimalkan, dan barang dapat dikirim dengan aman dan tepat waktu.

Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut bagaimana format shipping instruction, contoh konkritnya, dan tips efektif yang bisa dipertimbangkan dalam menyusun dokumen ini untuk mendukung kelancaran perdagangan internasional.

Key Takeaways

• Shipping Instruction adalah dokumen yang mencakup petunjuk rinci mengenai pengiriman barang, yang diserahkan oleh pengirim (shipper) kepada pihak pengangkut (carrier atau forwarder).
• Shipping instruction berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, seperti pengirim, perusahaan pengangkutan, agen bea cukai, dan penerima.
• Software Logistik ScaleOcean, solusi otomatisasi proses pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat dan mudah.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Instruction?

Shipping instruction adalah dokumen tertulis yang disiapkan oleh pengirim (eksportir) dan diserahkan kepada pengangkut atau agen ekspedisi, berisi petunjuk rinci mengenai cara pengiriman barang. Dokumen ini bertujuan untuk memastikan proses pengiriman berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan permintaan pengirim.

Shipping instruction menjadi panduan untuk pihak pengangkut untuk menyusun Bill of Lading, yaitu surat tanda terima muatan yang merupakan dokumen dalam aktivitas pengangkutan barang internasional.

Setiap detail pengiriman, termasuk nama dan alamat lengkap pengirim dan penerima, jumlah, jenis, dan berat barang, pelabuhan muat dan bongkar, serta instruksi khusus tentang pengangkutan atau rute pengapalan, tercatat dalam dokumen SI.

Dengan adanya instruksi yang jelas dan lengkap, pengirim dapat mengurangi potensi keterlambatan atau terjadi kesalahan dalam proses pengiriman. Instruksi tersebut dapat mencegah timbulnya biaya tak terduga atau bahkan masalah hukum.

Selain itu, hal ini juga berlaku untuk konteks pengertian ekspedisi kapal laut, di mana ketepatan informasi di SI sangat menentukan kelancaran pengiriman barang via jalur maritim. Kejelasan instruksi yang diberikan akan menghindarkan risiko keterlambatan atau kesalahan pengiriman selama proses transportasi laut.

Baca juga: Dokumen Logistik: Arti, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

2. Apa Fungsi Shipping Instruction (SI) dalam Proses Logistik?

Fungsi shipping instruction adalah memastikan kelancaran pengiriman, memenuhi standar logistik dan hukum, melengkapi dokumen pengiriman, serta meminimalkan potensi kesalahan. Berikut penjelasan lebih rinci beragam fungsi dokumen instruksi pengiriman:

a. Petunjuk Pengiriman

Shipping Instruction (SI) memberikan petunjuk yang jelas terkait pengiriman barang, mencakup informasi seperti cara pengemasan, jenis kontainer, serta instruksi penanganan lainnya. Hal ini membantu memastikan proses pengiriman berjalan sesuai harapan dan kebutuhan pengirim.

b. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)

Fungsi shipping instruction juga sebagai referensi utama dalam pembuatan Bill of Lading (B/L), yang merupakan dokumen kunci dalam pengiriman internasional. B/L mencatat detail pengiriman dan bertindak sebagai bukti kontrak antara pengirim dan penerima barang.

c. Memenuhi Persyaratan Hukum

SI berfungsi untuk memastikan pengiriman sesuai dengan semua persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Hal ini penting untuk menghindari pelanggaran hukum atau masalah di jalur pengiriman yang dapat mengganggu proses.

d. Mengurangi Risiko Kesalahan

Dengan informasi yang jelas dan terstruktur, SI berperan penting dalam mengurangi risiko kesalahan selama proses pengiriman. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat menghambat kelancaran pengiriman barang.

e. Mendukung Perencanaan dan Penjadwalan Logistik

Dokumen ini membantu merencanakan dan menjadwalkan proses pengiriman barang secara efisien. Dengan adanya informasi yang jelas, terutama mengenai waktu dan rute perjalanan, perusahaan logistik dapat menyusun rencana transportasi yang lebih akurat dan meminimalkan potensi keterlambatan.

f. Mempermudah Koordinasi Antar Pihak yang Terlibat

Shipping instruction memfasilitasi komunikasi yang efektif antar pihak yang terlibat dalam pengiriman, termasuk dalam layanan import door to door. Dokumen ini menguraikan instruksi penting, seperti persiapan barang dan detail penerima, untuk memastikan koordinasi yang baik dan kelancaran proses pengiriman.

g. Memuat Instruksi Penanganan Khusus

Shipping instruction (SI) memuat instruksi spesifik untuk penanganan barang sensitif, seperti mudah pecah atau memerlukan suhu tertentu. Detail ini memastikan barang ditangani dengan benar sepanjang perjalanan, dari pengemasan hingga pengangkutan.

h. Membantu Proses Bea Cukai

Informasi krusial untuk bea cukai juga terkandung dalam SI, termasuk deskripsi barang, nilai, dan kode HS. Data ini penting agar perhitungan pajak dan bea masuk akurat, sehingga pengiriman dapat melewati proses kepabeanan dengan lancar.

i. Memfasilitasi Pelacakan (Tracking)

Dokumen shipping instruction juga menyediakan data penting seperti nomor kontainer dan informasi kapal. Data ini memungkinkan semua pihak terkait, baik pengirim maupun penerima, melacak pergerakan barang secara real-time dan memastikan pengiriman berjalan sesuai jadwal.

3. Apa Saja Komponen Format Shipping Instruction?

Komponen shipping instruction mencakup informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang, jenis pengemasan, jumlah dan ukuran kontainer, rute pengiriman, serta instruksi khusus terkait penanganan dan pengiriman barang. Untuk lebih detail, berikut penjelasannya:

a. Informasi Dasar

Informasi dasar mencakup detail pengirim dan penerima, seperti nama, alamat, dan kontak. Selain itu, penting juga untuk mencantumkan tanggal pengiriman atau referensi yang berkaitan dengan pengiriman tersebut. Informasi dasar akan digunakan untuk memudahkan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam pengiriman.

b. Detail Barang yang Dikirim

Berikutnya ada detail barang yang dikirim mencakup deskripsi barang, jumlah, berat, dan dimensi masing-masing item. Selain itu, cantumkan juga kode produk atau nomor seri jika ada.

Detail ini tidak hanya diperlukan oleh jasa forwarder untuk manajemen barang logistik dengan efektif, tapi juga pihak bea cukai saat menentukan pajak dan bea yang berkaitan dengan nilai barang.

c. Instruksi Pengemasan

Instruksi pengemasan sangat penting untuk memastikan barang ditangani dengan benar dan tetap utuh selama pengiriman. Bagian ini mencakup detail tentang jenis kemasan yang digunakan, perlindungan tambahan seperti bantalan atau bubble wrap, serta persyaratan terkait suhu.

d. Instruksi Pengiriman

Informasi mengenai instruksi pengiriman mencakup metode pengiriman yang dipilih, seperti udara, laut, atau darat, serta pelabuhan atau bandara yang dipilih. Anda juga dapat mencantumkan apakah barang bisa dikonsolidasikan dengan pengirim lain untuk mengurangi biaya pengiriman per unit melalui layanan LCL atau LTL.

e. Informasi Kepabeanan & Dokumen Pendukung

Bagian ini mencakup informasi tentang persyaratan bea cukai, seperti deklarasi nilai barang, kode HS, dan dokumen ekspor impor yang diperlukan. Sertifikat atau dokumen pendukung lainnya juga harus disertakan agar barang dapat melewati pemeriksaan bea cukai tanpa hambatan.

f. Detail Asuransi Pengiriman

Jika barang berisiko rusak atau pecah, detail asuransi pengiriman sangat penting. Informasi ini mencakup nilai pertanggungan, polis asuransi yang digunakan, dan kontak penyedia asuransi. Asuransi sangat disarankan untuk melindungi pengirim dan penerima dari kerugian selama pengiriman.

g. Metode Pembayaran

Untuk bagian ini, jelaskan metode pembayaran yang disepakati berdasarkan incoterm. Aturan ini menentukan tanggung jawab, biaya, dan risiko antara penjual dan pembeli selama proses pengiriman barang.

Jelaskan apakah pembayaran dilakukan di muka, melalui letter of credit, atau setelah barang diterima. Pastikan kedua pihak menyetujui metode ini untuk menghindari kesalahpahaman dan transaksi berjalan lancar.

4. Bagaimana Cara Membuat Shipping Instruction?

Untuk membuat shipping instruction (SI), tahap pertama adalah formulir SI dan mengisi data secara rinci. Setelah itu, pastikan semua informasi yang dimasukkan sudah akurat dan lengkap. Berikut adalah cara membuat shipping instruction:

a. Persiapan Formulir SI

Langkah pertama dalam membuat shipping instruction (SI) adalah mempersiapkan formulir SI yang jelas dan mudah dipahami. Anda dapat menggunakan formulir standar atau membuatnya sendiri, asalkan formatnya sesuai dengan kebutuhan.

Setelah itu, kumpulkan semua informasi yang diperlukan, seperti data pengirim dan penerima, deskripsi barang, rute pengiriman, serta persyaratan khusus lainnya. Pastikan semua data ini lengkap untuk memudahkan proses pengisian dan pengiriman.

b. Pembuatan Formulir SI

Isi formulir SI dengan lengkap, mulai dari detail pengirim dan penerima, deskripsi barang, rute pengiriman, hingga instruksi khusus terkait pengemasan atau dokumen tambahan. Tentukan juga metode pembayaran dan jadwal pengiriman yang mencakup tanggal ekspor dan lokasi muat.

c. Verifikasi Data

Setelah semua data terisi, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian. Verifikasi ini sangat penting untuk menghindari masalah yang mungkin muncul selama proses pengiriman dan memastikan semua informasi akurat serta sesuai dengan kebutuhan pengiriman yang telah disepakati.

d. Penyerahan Shipping Instruction

Setelah SI siap, serahkan dokumen tersebut kepada perusahaan pengangkut atau agen ekspedisi yang telah ditunjuk. Selanjutnya, pastikan operator pengangkut menerima SI dan memprosesnya dengan mengikuti informasi yang telah disediakan untuk memastikan kelancaran pengiriman.

e. Sertakan Klausul Syarat & Ketentuan Pengiriman

Pembuatan shipping instruction yang efektif juga melibatkan penambahan syarat dan ketentuan yang relevan. Hal ini bisa mencakup pilihan metode pengiriman, pengaturan asuransi untuk barang, dan prosedur yang harus diikuti jika terjadi insiden seperti kerusakan atau kehilangan.

Pencantuman syarat ini bertujuan untuk melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak. Dengan begitu, risiko yang mungkin terjadi selama proses pengiriman dapat dikurangi dan semua pihak dilindungi.

Untuk meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan, Anda dapat menggunakan Software Logistik ScaleOcean. Solusi ini dirancang untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat, dengan integrasi sistem yang mempermudah pengelolaan data.

5. Contoh Dokumen Shipping Instruction

Contoh dokumen shipping instruction umumnya mencakup informasi mengenai pengirim, penerima, detail barang, informasi pengiriman, serta instruksi khusus. Berikut ini adalah contoh sederhana dari dokumen shipping instruction:

Misalnya, PT Jaya Indonesia, sebuah perusahaan elektronik terkemuka di Jakarta, baru saja menerima pesanan dari ABC Corp di New York, USA. Pesanan tersebut terdiri dari 50 unit Laptop Model XYZ, yang harus dikirimkan secepat mungkin.

Tim logistik pun segera menyusun shipping instruction untuk memastikan pengiriman berjalan lancar. Pengiriman akan dilakukan dari Pelabuhan Tanjung Priok. Untuk memastikan kelancaran proses kepabeanan, dokumen-dokumen seperti invoice, packing list, certificate of origin, dan sertifikat keamanan produk telah disiapkan.

Pembayaran dilakukan menggunakan letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, dengan ketentuan CIF (Cost, Insurance, and Freight). Berikut contoh dokumen shipping instruction dari skenario tersebut.

Dari shipping instruction format word di atas, bisa dilihat bahwa dokumen tersebut sangat berguna dalam perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan panduan yang jelas dan rinci terkait pengiriman barang, mulai dari informasi dasar seperti detail pengirim dan penerima, hingga instruksi khusus mengenai pengemasan dan pengiriman.

Misalnya, pengemasan kotak karton dengan bantalan busa dan bubble wrap, serta pelabelan ‘Fragile’ memastikan barang tiba dalam kondisi baik. Metode pembayaran melalui letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, berdasarkan incoterm CIF, menghindari kesalahan dan memastikan transaksi berjalan sesuai rencana.

Dengan shipping instruction format word yang terstruktur, perusahaan ini dapat memastikan pengiriman berjalan efisien dan tepat waktu, memberikan kepastian dan perlindungan bagi semua pihak yang terlibat.

Untuk mempermudah proses administrasi, penerapan document management system (DMS) memungkinkan perusahaan untuk menyimpan dan mengelola dokumen dengan lebih terorganisir, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan akses yang cepat serta aman terhadap informasi yang diperlukan dalam setiap tahap transaksi.

6. Apa Saja Kesalahan Umum dalam Menyusun Shipping Construction?

Kesalahan umum dalam menyusun shipping instruction meliputi ketidaktepatan informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang yang kurang jelas, serta kesalahan dalam rute pengiriman atau instruksi khusus. Hal ini dapat menghambat kelancaran pengiriman dan menyebabkan masalah logistik.

Untuk itu, dalam pengiriman barang internasional, mengisi shipping instruction dengan tepat, lengkap, dan jelas adalah langkah yang sangat penting. Berikut beberapa kesalahan umum dalam menyusun shipping instruction:

a. Informasi yang Tidak Akurat

Ketidakakuratan data dasar seperti nama pengirim/penerima, alamat, atau detail kontak dapat menghambat pengiriman. Barang mungkin tidak terkirim ke penerima yang benar atau tertahan di bea cukai akibat ketidaksesuaian data, menyebabkan penundaan dan kerugian finansial bagi kedua belah pihak.

b. Penggunaan Kode HS yang Keliru

Kesalahan dalam menentukan atau mencantumkan kode Harmonized System (HS) dapat mempersulit penilaian bea cukai dan proses pengeluaran barang. Kode HS penting untuk klasifikasi barang dan penentuan tarif; kode yang salah bisa berujung pada tarif yang lebih tinggi atau proses klarifikasi yang memakan waktu lama.

c. Deskripsi Barang yang Kurang Jelas

Deskripsi barang yang tidak detail atau terlalu umum menyulitkan bea cukai untuk memverifikasi isi pengiriman dan memastikan kepatuhan regulasi ekspor impor. Ini dapat menyebabkan penundaan, inspeksi tambahan, dan biaya tak terduga. Deskripsi yang spesifik membantu mempercepat pemeriksaan.

d. Ketidakpahaman terhadap Aturan Negara Tujuan

Tidak memahami persyaratan spesifik negara tujuan, seperti regulasi impor, pembatasan jenis barang, atau kebutuhan dokumentasi khusus, bisa berujung pada penolakan barang. Beberapa negara memiliki aturan ketat yang memerlukan sertifikasi tertentu; ketidakpatuhan bisa menyebabkan barang ditolak atau disita.

e. Gagal Menyertakan Dokumen Pendukung Penting

Lupa melampirkan dokumen esensial yang diwajibkan bersama dokumen instruksi pengiriman, seperti faktur komersial, daftar kemasan, atau sertifikat asal, dapat menyebabkan penundaan dalam proses bea cukai. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk validasi nilai, jumlah, dan asal barang.

f. Kurangnya Instruksi Penanganan Barang Khusus

Tidak memberikan detail yang cukup mengenai penanganan khusus untuk barang seperti bahan berbahaya, barang rapuh, atau yang membutuhkan suhu tertentu, justru meningkatkan risiko kerusakan saat transit. Informasi yang jelas tentang kebutuhan penanganan ini penting untuk menjaga kondisi barang sampai tujuan.

7. Apa Dampak dari Kesalahan dalam Menyusun Shipping Instruction?

Kesalahan dalam menyusun shipping instruction dapat membawa konsekuensi negatif yang signifikan bagi operasional bisnis logistik, terutama dalam ranah ekspor impor. Ketidakakuratan pada dokumen instruksi pengiriman ini bisa memperumit alur kerja.

Contohnya, informasi alamat yang keliru, ketidaksesuaian jumlah atau spesifikasi barang, atau syarat pengiriman yang kurang jelas dapat menyebabkan barang salah kirim atau tidak sesuai dengan pesanan.

Situasi ini tidak hanya memperlambat seluruh proses logistik, tetapi juga mengakibatkan pembengkakan biaya pengiriman, seperti biaya retur atau pengiriman ulang. Dampak yang lebih serius adalah tertundanya proses di area bea cukai.

Jika dokumen yang diajukan tidak sesuai dengan kondisi fisik barang yang diangkut, hal tersebut akan memicu pemeriksaan tambahan oleh petugas bea cukai. Pemeriksaan ini tidak hanya memerlukan waktu, tetapi juga dapat berujung pada penahanan barang selama periode tertentu, yang lamanya bervariasi dari beberapa hari hingga minggu tergantung kebijakan lokal.

Selama masa penahanan ini, perusahaan dapat merugi karena kehilangan potensi bisnis dan rusaknya reputasi akibat keterlambatan pengiriman. Lebih jauh lagi, kekeliruan dalam pembuatan shipping instruction berpotensi memicu konflik antar pihak yang terlibat, yang bisa berdampak buruk pada proses negosiasi kontrak di masa mendatang.

Hal ini juga meningkatkan risiko klaim asuransi pengiriman yang tidak diinginkan dan potensi tuntutan hukum, yang tidak hanya merugikan secara finansial tetapi juga mencoreng reputasi perusahaan di panggung global.

8. Bagaimana Tips Efektif dalam Menyusun Shipping Instruction yang Tepat?

Pertama, pastikan menyertakan informasi dasar yang lengkap dan akurat. Hal ini meliputi detail pengirim dan penerima seperti nama, alamat, dan kontak. Kedua, deskripsikan secara rinci barang yang dikirim.

Informasi seperti jenis barang, jumlah, berat, dimensi, dan kode produk harus jelas. Rincian ini diperlukan untuk bisnis logistik agar dapat menangani barang dengan tepat dan meminimalkan risiko kesalahan atau kehilangan.

Selanjutnya, instruksi pengemasan harus ditulis dengan spesifik. Jenis kemasan yang digunakan, perlindungan tambahan seperti bubble wrap, dan label khusus seperti ‘Fragile’ perlu dicantumkan.

Berikutnya, berikan instruksi pengiriman yang jelas. Tentukan shipping services yang dipilih, seperti udara, laut, atau darat. Instruksi ini akan membantu Anda memastikan barang dikirim sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pengirim.

Tidak kalah penting adalah informasi kepabeanan dan dokumen pendukung. Sertakan nilai deklarasi, kode HS, dan dokumen seperti invoice, packing list, dan certificate of origin. Dokumen-dokumen ini diperlukan untuk proses bea cukai dan memastikan barang dapat dikirim ke luar negeri dengan lancar.

Selain itu, pastikan mencantumkan detail asuransi pengiriman. Informasi mengenai nilai pertanggungan, penyedia asuransi, dan nomor polis asuransi sangat penting untuk melindungi pengirim dan penerima dari risiko kerugian selama pengiriman.

Terakhir, tentukan metode pembayaran secara jelas. Ini harus disepakati berdasarkan incoterm yang berlaku, seperti FOB, CIF, atau lainnya. Hal ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan transaksi berjalan lancar.

Dengan menyusun shipping instruction yang komprehensif dan detail, pengirim dapat mengurangi risiko kesalahan, mempercepat proses pengiriman, dan memastikan barang tiba dengan aman dan tepat waktu di tangan penerima.

9. Kesimpulan

Shipping instruction (SI) adalah dokumen yang memuat petunjuk lengkap dari pengirim kepada perusahaan pengangkut terkait detail pengiriman barang. Dokumen ini mencakup berbagai komponen seperti informasi dasar tentang pengirim dan penerima, detail barang yang dikirim, instruksi pengemasan, dan instruksi pengiriman.

Dokumen seperti shipping advice merupakan kelanjutan dari shipping instruction yang memberikan konfirmasi kepada penerima bahwa barang sudah dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi penerimaan barang secara tepat waktu dan efisien. Untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan shipping instruction, pertimbangkan untuk menggunakanSoftware Logistik ScaleOcean.

Dengan fitur terintegrasi, ScaleOcean membantu meminimalkan human error, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi pengiriman barang, memastikan semua data akurat dan terkendali dengan mudah. Oleh karena itu, Anda dapat mencoba demo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat membantu bisnis Anda.