Apa itu Shipping Instruction, Fungsi, Isi, serta Contohnya

Proses impor ekspor diperlukan perencanaan dan dokumentasi untuk memastikan proses berjalan lancar. Memastikan hal ini dengan menyusun dokumen secara rapih oleh pengirim (shipping instruction).

Dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi freight forwarder yang berkaitan dengan detail pengiriman barang. Adanya shipping instruction meminimalkan risiko kesalahan dan barang dikirim tepat waktu.

Dalam artikel ini akan dibahas lebih lanjut bagaimana format shipping instruction, contoh konkritnya, dan tips efektif yang bisa dipertimbangkan dalam menyusun dokumen ini untuk mendukung kelancaran perdagangan internasional.

Key Takeaways

• Shipping Instruction adalah dokumen yang mencakup petunjuk rinci mengenai pengiriman barang, yang diserahkan oleh pengirim (shipper) kepada pihak pengangkut (carrier atau forwarder).
• Shipping instruction berfungsi sebagai panduan bagi semua pihak yang terlibat dalam proses pengiriman, seperti pengirim, perusahaan pengangkutan, agen bea cukai, dan penerima.
• Software Logistik ScaleOcean, solusi otomatisasi proses pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat dan mudah.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Shipping Instruction?

Shipping Instruction (SI) adalah dokumen yang diberikan shipper kepada carrier atau freight forwarder untuk menjelaskan cara kargo harus dikirim dan ditangani. Dokumen ini biasanya dibuat setelah konfirmasi booking dan memuat arahan penting terkait tujuan pengiriman, detail barang, serta informasi pihak yang dapat dihubungi.

Selain itu, SI menjadi dasar utama dalam pembuatan Bill of Lading (B/L) karena seluruh data pengiriman perlu tercatat dengan akurat. Dengan dokumen ini, pihak logistik dapat memproses pengiriman lebih terarah, mengurangi kesalahan data, dan memastikan kargo ditangani sesuai instruksi.

Baca juga: Dokumen Logistik: Arti, Jenis, dan Cara Pengelolaannya

2. Apa Fungsi Shipping Instruction (SI) dalam Proses Logistik?

Fungsi shipping instruction adalah memastikan kelancaran pengiriman, memenuhi standar logistik, hukum, melengkapi dokumen pengiriman, serta meminimalkan potensi kesalahan. Berikut penjelasan lebih rinci beragam fungsi dokumen instruksi pengiriman:

a. Petunjuk Pengiriman

Petunjuk ini berisikan identitas shipping mark untuk memudahkan identifikasi koli barang dengan mudah selama proses. Adanya petunjuk ini, pihak gudang, carrier, dan penerima dapat mencocokan data secara cepat.

b. Dasar Pembuatan Bill of Lading (B/L)

Sebagai refrensi utama dalam pembuatan Bill of Lading (B/L) untuk pengiriman internasional. Pencatatan B/L secara detail pengiriman dan bertindak sebagai bukti kontrak antara pengirim dan penerima barang.

c. Memenuhi Persyaratan Hukum

SI berfungsi memastikan pengiriman sesuai dengan persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Hal ini untuk menghindari pelanggaran hukum atau masalah di jalur pengiriman yang mengganggu proses.

Berdasarkan analisa kami dari DHL, shipping instruction juga berfungsi membantu memenuhi persyaratan dokumen kepabeanan. Dokumen ini memastikan proses pengiriman mengikuti regulasi di tiap negara Asia Tenggara dan Asia Pasifik yang dapat berbeda, termasuk aturan x-ray atau inspeksi dari otoritas setempat.

d. Mengurangi Risiko Kesalahan

Melalui penyampaian informasi yang terstruktur, SI berfungsi sebagai panduan utama untuk mencegah kesalahan selama transit. Hasilnya, berbagai hambatan logistik dapat dieliminasi sehingga proses pengiriman berjalan efisien dan tepat waktu.

e. Mendukung Perencanaan dan Penjadwalan Logistik

Dokumen juga membantu merencanakan dan menjadwalkan proses pengiriman barang secara efisien. Adanya informasi membantu perusahaan shipping line logistik untuk menyusun rencana transportasi yang akurat dan mengurangi risiko keterlambatan.

f. Mempermudah Koordinasi Antar Pihak yang Terlibat

Shipping instruction memfasilitasi komunikasi dalam pengiriman, termasuk layanan import door to door. Dokumen ini menguraikan instruksi seperti persiapan barang dan detail penerima untuk memastikan koordinasi dan kelancaran selama proses pengiriman.

g. Memuat Instruksi Penanganan Khusus

Shipping instruction berisikan instruksi spesifik untuk penanganan barang seperti mudah pecah atau suhu tertentu. Detail ini membantu staff untuk menangani barang dengan benar sepanjang perjalanan dari pengemasan hingga pengangkutan.

h. Membantu Proses Bea Cukai

Informasi dalam shipping instruction membantu bea cukai untuk mengecek data yang lebih detail. Data ini penting agar perhitungan pajak dan bea masuk akurat, sehingga pengiriman dapat melewati proses kepabeanan dengan lancar.

i. Memfasilitasi Pelacakan (Tracking)

Dokumen shipping instruction menyediakan data seperti nomor kontainer dan informasi kapal. Data ini membantu semua pihak untuk melacak informasi status shipping dan memastikan setiap pergerakan kargo terpantau hingga sampai tujuan.

3. Apa Saja Komponen Format Shipping Instruction?

Komponen shipping instruction mencakup informasi pengirim dan penerima serta instruksi khusus terkait penanganan dan pengiriman barang. Untuk lebih detail, berikut penjelasannya:

a. Informasi Dasar

Bagian ini menjadi kontak utama yang diisi dengan nama, alamat, dan detail kontak dari pengirim (shipper) dan penerima (consignee). Pastikan juga tanggal pengiriman tercantum dengan jelas untuk memudahkan koordinasi logistik antar pihak yang terlibat.

b. Detail Barang yang Dikirim

Berisi spesifikasi teknis barang, mencakup deskripsi, jumlah, berat aktual, hingga dimensi kemasan. Jika barang memiliki kode produk spesifik atau nomor seri, cantumkan pula informasi tersebut untuk mempermudah identifikasi kargo selama proses transit.

c. Instruksi Pengemasan

Bagian ini penting untuk menjaga integritas barang. Rincian jenis kemasan, standar perlindungan, hingga persyaratam khusus agar barang tetap utuh sampai di penerimanya.

d. Instruksi Pengiriman

Tentukan metode pengiriman yang digunakan (darat, laut, atau udara) sesuai dengan kebutuhan waktu distribusi. Anda dapat menyertakan opsi konsolidasi kargo untuk efisiensi biaya pengiriman per unit.

e. Informasi Kepabeanan & Dokumen Pendukung

Bagian informasi tentang persyaratan bea cukai ini mencakup deklarasi nilai barang, kode HS, dan dokumen ekspor impor yang diperlukan. Dokumen pendukung lainnya perlu disertakan agar barang dapat diperiksa bea cukai tanpa hambatan.

f. Detail Asuransi Pengiriman

Barang yang berisiko rusak atau pecah perlu diberikan detail asuransi pengiriman. Informasi ini mencakup nilai pertanggungan, polis ansuransi dan kontak penyedia asuransi. Asuransi sangat disarankan untuk melindungi pengirim dan penerima dari kerugian selama pengiriman.

g. Metode Pembayaran

Bagian ini, menjelaskan metode pembayaran yang disepakati berdasarkan incoterm. Aturan ini menentukan tanggung jawab, biaya, dan risiko antara penjual dan pembeli selama proses pengiriman barang.

4. Bagaimana Cara Membuat Shipping Instruction?

Cara membuat shipping instruction (SI) yang pertama adalah formulir SI dan mengisi data secara rinci. Setelah itu, pastikan semua informasi yang dimasukkan sudah akurat dan lengkap. Berikut adalah cara membuat shipping instruction:

a. Persiapan Formulir SI

Pertama, Siapkan template shipping instruction yang sesuai untuk standar industri atau kustomisasi. Kumpulkan seluruh data pendukung sebelum memulai agar proses pengisian tidak terhambat dengan informasi yang terpisah-pisah.

b. Pembuatan Formulir SI

Masukkan detail utama seperti identitas pengirim dan penerima hingga instruksi penanganan khusus. Pastikan pula jadwal ekspor, lokasi muat, serta metode pembayaran sudah terpetakan dengan jelas.

c. Verifikasi Data

Lakukan pengecekan terhadap data yang telah diinput. Langkah ini sangat penting untuk mencegah ketidaksesuaian yang berpotensi menghambat alur pengiriman.

d. Penyerahan Shipping Instruction

Serahkan dokumen kepada perusahaan pengangkut setelah verifikasi selesai. Pastikan detail pada SI sikron dengan dokumen shipping order yang diterbitkan agar operator dapat memproses pemuatan kargo.

e. Sertakan Klausul Syarat & Ketentuan Pengiriman

Integrasikan syarat dan ketentuan ke dalam dokumen. Pastikan cakupan yang meliputi metode pengiriman, perlindungan asuransi, hingga prosedur mitigasi jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama transit.

Untuk meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan, Anda dapat menggunakan Software Logistik ScaleOcean. Solusi ini dirancang untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen pengiriman seperti shipping instruction secara akurat, dengan integrasi sistem yang mempermudah pengelolaan data.

5. Contoh Dokumen Shipping Instruction

Contoh dokumen shipping instruction mencakup pengirim, penerima, detail barang, informasi pengiriman serta instruksi khusus. Misalnya PT Jaya Indonesia, sebuah perusahaan elektronik terkemuka di Jakarta, baru saja menerima pesanan dari ABC Corp di New York, USA.

Pesanan tersebut terdiri dari 50 unit Laptop Model XYZ, yang harus dikirimkan secepat mungkin. Tim logistik pun segera menyusun shipping instruction untuk memastikan pengiriman berjalan lancar. Pengiriman akan dilakukan dari Pelabuhan Tanjung Priok.

Untuk memastikan kelancaran proses kepabeanan, dokumen-dokumen seperti invoice, packing list, certificate of origin, dan sertifikat keamanan produk telah disiapkan. Pembayaran dilakukan menggunakan letter of credit yang diterbitkan oleh Bank Indonesia, dengan ketentuan CIF (Cost, Insurance, and Freight).

Berikut contoh dokumen shipping instruction dari skenario tersebut:

Dari shipping instruction format word di atas, bisa dilihat bahwa dokumen tersebut sangat berguna dalam perdagangan internasional. Dokumen ini memberikan panduan yang jelas dan rinci terkait pengiriman barang, mulai dari informasi dasar seperti detail pengirim dan penerima, hingga instruksi khusus mengenai pengemasan dan pengiriman.

6. Apa Saja Kesalahan Umum dalam Menyusun Shipping Construction?

Kesalahan umum dalam menyusun shipping instruction meliputi ketidaktepatan informasi pengirim dan penerima, deskripsi barang yang kurang jelas, serta kesalahan dalam rute pengiriman atau instruksi khusus. Berikut beberapa kesalahan umum dalam menyusun shipping instruction:

a. Informasi yang Tidak Akurat

Kesalahan pada nama, alamat, atau detail kontak akan menghambat proses pengiriman. Risiko terburuknya, kargo atau barang Anda bisa tertahan di bea cukai atau salah alamat.

b. Penggunaan Kode HS yang Keliru

Kode Harmonized System (HS) yang tidak tepat akan mengacaukan penilaian tarif bea cukai. Akibatnya, barang berisiko terkena tarif yang tinggi atau terjebak dalam proses klasifikasi yang menyita waktu.

c. Deskripsi Barang yang Kurang Jelas

Petugas bea cukai memerlukan detail untuk verifikasi kepatuhan regulasi ekspor-impor. Deskripsi yang terlalu umum sering memicu inspeksi tambahan, penundaan pengiriman hingga munculnya biaya tak terduga.

d. Ketidakpahaman terhadap Aturan Negara Tujuan

Setiap negara memiliki standar serifikasi yang berbeda. Jika tidak memiliki pemahaman aturan negara tujuan dapat berakibat fatal, dari penolakan hingga penyitaan oleh otoritas setempat.

e. Gagal Menyertakan Dokumen Pendukung Penting

Dokumen penting seperti commercial invoice, packing list, dan certificate of origin menjadi kunci utama untuk validasi nilai serta asal barang. Tanpa kelengkapan ini proses customs clearance dipastikan akan tertunda.

f. Kurangnya Instruksi Penanganan Barang Khusus

Jangan biarkan barang rentan rusak selama transit hanya karena kurangnya detail instruksi. Informasi yang jelas mengenai kebutuhan penanganan khusus menjadi hal penting untuk menjaga integritas kondisi fisik barang hingga sampai ke tangan penerima.

7. Apa Dampak dari Kesalahan dalam Menyusun Shipping Instruction?

Membuat shipping instruction (SI) mungkin terkesan seperti urusan administrasi biasa, tetapi sedikit saja kesalahan di dalamnya bisa memicu efek domino yang merugikan proses ekspor-impor. Ketidakakuratan data bisa membuat alur logistik jadi berantakan. Berikut adalah beberapa dampak fatal jika SI tidak disusun dengan teliti:

• Inefisiensi Logistik dan Pembengkakan Biaya: Kesalahan informasi bisa membuat barang dikirim ke alamat yang salah atau tidak sesuai. Ujungnya, perusahaan harus menanggung biaya ekstra untuk retur atau pengiriman ulang.
• Hambatan Customs Clearance: Jika data di dokumen tidak sinkron dengan fisik barang, petugas bea cukai otomatis akan melakukan pemeriksaan tambahan. Barang bisa tertahan berhari-hari hingga berminggu-minggu.
• Pelanggaran SLA dan Penurunan Kredibilitas: Keterlambatan pengiriman pasti membuat klien kecewa. Hal ini bisa memicu konflik antar pihak, merusak kepercayaan, dan menyulitkan negosiasi kontrak di masa depan.
• Risiko Hukum dan Finansial: Dalam skala besar, kesalahan pengiriman rentan memicu klaim asuransi yang rumit hingga tuntutan hukum.

8. Bagaimana Tips Efektif dalam Menyusun Shipping Instruction yang Tepat?

Agar rantai pasok berjalan mulus, Shipping Instruction (SI) harus disusun secara komprehensif. Dokumen yang detail adalah kunci untuk meminimalkan risiko error dan memastikan penanganan kargo yang presisi.

Berikut adalah elemen krusial yang wajib dipastikan keakuratannya dalam penyusunan SI:

• Identitas Pihak Terlibat (Shipper & Consignee): Mencakup nama entitas, alamat lengkap, dan detail kontak aktif. Akurasi data ini adalah fondasi untuk mencegah kegagalan pengantaran.
• Spesifikasi Kargo: Rincikan deskripsi muatan, kuantitas, berat (gross/net), dan dimensi. Informasi ini krusial bagi penyedia jasa logistik untuk mengalokasikan ruang dan menentukan metode penanganan ( handling) yang tepat.
• Instruksi Pengemasan & Penanganan Khusus: Spesifikasikan jenis packaging yang digunakan dan tambahkan instruksi khusus (seperti label “Fragile” atau “Temperature Controlled”) demi keamanan kargo selama transit.
• Moda Transportasi: Tentukan jalur pengiriman (routing) yang dipilih laut, udara, atau darat sesuai dengan target waktu distribusi (lead time) perusahaan.
• Kepatuhan Kepabeanan (Customs Clearance): Kelancaran ekspor-impor sangat bergantung pada kelengkapan dokumen pendukung. Pastikan untuk mencantumkan nilai deklarasi, HS Code, serta melampirkan Commercial Invoice, Packing List, dan Certificate of Origin (COO).
• Mitigasi Risiko (Asuransi): Cantumkan nilai pertanggungan, nama penyedia asuransi, dan nomor polis. Ini adalah langkah preventif wajib untuk melindungi perusahaan dari risiko kerugian finansial akibat kerusakan atau kehilangan.
• Syarat Perdagangan (Incoterms): Tegaskan skema Incoterms yang disepakati. Hal ini secara otomatis memperjelas pembagian biaya, tanggung jawab pengiriman, dan titik perpindahan risiko antara penjual dan pembeli.

9. Kesimpulan

Shipping instruction (SI) adalah dokumen yang memuat petunjuk lengkap dari pengirim kepada perusahaan pengangkut terkait detail pengiriman barang. Dokumen ini mencakup berbagai komponen seperti informasi dasar tentang pengirim dan penerima, detail barang yang dikirim, instruksi pengemasan, dan instruksi pengiriman.

Dokumen seperti shipping advice merupakan kelanjutan dari shipping instruction yang memberikan konfirmasi kepada penerima bahwa barang sudah dalam proses pengiriman, sehingga memudahkan koordinasi penerimaan barang secara tepat waktu dan efisien. Untuk memudahkan pembuatan dan pengelolaan shipping instruction, pertimbangkan penggunaan Software Logistik ScaleOcean.

Dengan fitur terintegrasi, ScaleOcean membantu meminimalkan human error, mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi pengiriman barang, memastikan semua data akurat dan terkendali dengan mudah. Oleh karena itu, Anda dapat mencobademo gratis sekarang untuk melihat bagaimana ScaleOcean dapat membantu bisnis Anda.