Mengetahui Status Shipping Artinya dan Contoh di Logistik

Seiring dengan meningkatnya volume pengiriman barang, penting bagi bisnis logistik untuk melacak status shipping secara efektif. Status ini membantu perusahaan memberikan informasi real-time tentang posisi dan kondisi barang dalam setiap tahap pengiriman, mulai dari pesanan diterima hingga barang sampai di tangan penerima.

Karena itu, penting untuk memahami shipping advice yang berfungsi sebagai pemberitahuan resmi pengiriman barang, sehingga semua pihak dalam rantai pasok dapat melakukan koordinasi dengan tepat. Selain itu, pemantauan yang efektif juga membantu perusahaan untuk segera mengatasi masalah yang terjadi, seperti keterlambatan atau kerusakan barang, sehingga meminimalkan dampak negatif pada bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu status shipping, mengapa penting untuk bisnis logistik, berbagai macam status pengiriman yang umum digunakan, serta cara efektif untuk melacak status pengiriman menggunakan sistem ERP logistik. Dengan memahami dan menerapkan konsep-konsep ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Key Takeaways

• Status shipping adalah informasi terkini posisi dan kondisi paket dalam pengiriman.
• Status shipping berperan penting untuk mencegah keterlambatan, meningkatkan kepuasan pelanggan dengan transparansi, dan mengoptimalkan operasional pengiriman.
• Beberapa istilah status shipping meliputi on process, shipped, in transit, out for delivery, dan delivered.
• Lacak status shipping secara efektif dengan software logistik ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Status Shipping Adalah

Pemantauan status ini sangat berguna untuk memeriksa bahwa pengiriman logistik berjalan sesuai rencana. Kejelasan mengenai status paket juga membantu untuk merencanakan langkah selanjutnya, seperti persiapan penerimaan barang, atau mengantisipasi potensi keterlambatan selama proses pengiriman. Dengan sistem pelacakan yang akurat, pelanggan dapat merasa lebih yakin mengenai status pengiriman barang mereka.

Pemantauan status ini sangat berguna untuk memeriksa bahwa pengiriman logistik berjalan sesuai rencana. Kejelasan mengenai status paket juga membantu untuk merencanakan langkah selanjutnya, seperti persiapan penerimaan barang, atau mengantisipasi potensi keterlambatan selama proses pengiriman. Dengan sistem pelacakan yang akurat dan penggunaan nomor waybill untuk tracking, pelanggan dapat merasa lebih yakin mengenai status pengiriman barang mereka.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

2. Informasi yang diberikan Status Shipping

Mengetahui informasi status shipping sangat penting untuk membantu perusahaan mencegah keterlambatan pengiriman yang dapat merugikan dan memungkinkan penanganan masalah pengiriman secara cepat, terutama pada periode padat seperti mendekati Idulfitri dan Hari Natal.

Penjelasan lebih lanjut mengenai pentingnya pemantauan status shipping adalah sebagai berikut.

a. Memastikan Pengiriman Tepat Waktu

Pemantauan status shipping memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi potensi keterlambatan lebih awal. Dengan informasi real-time, perusahaan dapat mengatur ulang jadwal atau menambah kapasitas transportasi untuk menjaga pengiriman tepat waktu, terutama saat volume pengiriman tinggi. Hal ini penting untuk menghindari kerugian yang disebabkan oleh keterlambatan pengiriman.

b. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Pelanggan menerima informasi tentang lokasi dan waktu kedatangan barang mereka melalui pelacakan status pengiriman yang transparan. Kepuasan pelanggan meningkat karena mereka merasa lebih terinformasi, yang dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan mereka terhadap perusahaan pengiriman. Dalam model shipping service yang kompetitif, visibilitas ini menjadi nilai tambah dalam menjaga kepuasan pelanggan.

c. Mengoptimalkan Proses Operasional

Tracking status shipping dapat meningkatkan efisiensi penggunaan sumbe daya operasional, seperti merencanakan ulang rute atau prioritas pengiriman berdasarkan urgensi. Perusahaan dapat merespon masalah dengan lebih cepat, seperti pengiriman yang tertunda atau paket yang terhalang di pusat distribusi, dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengurangi gangguan dalam proses pengiriman.

3. Contoh Istilah Status Shipping

Dalam proses pengiriman barang, ada berbagai status yang digunakan untuk menggambarkan tahap yang sedang dilalui barang dari saat pemesanan hingga diterima. Setiap pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu status-status ini. Sebelum membahas berbagai status shipping yang umum digunakan, penting juga untuk memahami berbagai istilah logistik muatan kapal laut yang sering dijumpai dalam proses pengiriman barang via laut.

Pemahaman istilah-istilah ini akan membantu memperjelas komunikasi dan memudahkan koordinasi antar pihak yang terlibat. Berikut penjelasan beberapa istilah status shipping yang umum digunakan.

a. On Process

Status on process dapat diartikan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses oleh tim logistik. Maksudnya bisa berupa sedang dikemas, diperiksa kualitasnya, atau menunggu untuk dikirim. Biasanya ini merupakan langkah awal setelah pesanan dikonfirmasi dan juga menjadi penanda bahwa proses pengiriman telah dimulai. Jika dalam proses pengiriman terjadi kendala, maka diperlukan surat keterlambatan pengiriman sebagai bukti konfirmasi.

b. Shipped

Ketika barang telah meninggalkan gudang atau tempat penyiapan, maka status akan berubah menjadi shipped. Pelanggan biasanya akan menerima informasi tracking untuk memantau perjalanan barang mereka dari sini.

c. In Transit

In transit dalam status shipping artinya barang sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Pada tahap ini, barang mungkin berada di truk, pesawat, atau port of loading. Informasi ini penting untuk mengetahui bahwa barang sedang bergerak dan proses pengiriman berjalan sesuai rencana.

d. Out for Delivery

Status ini menandakan barang sedang dalam perjalanan menuju alamat penerima. Artinya, kurir sudah mengambil barang dari pusat distribusi terakhir dan akan segera mengantar barang ke penerima. Biasanya barang akan sampai di hari yang sama saat status barang berubah ke out of delivery.

e. Delivered

Delivered dalam status shipping adalah bukti barang telah tiba di alamat penerima dan telah diterima. Biasanya, penerima diminta menandatangani tanda terima sebagai bukti bahwa proses pengiriman telah selesai. Status ini juga menjadi penanda berakhirnya pengiriman dan dianggap berhasil diselesaikan.

f. On Hold

Status on hold biasanya digunakan untuk menunjukkan bahwa pengiriman barang ditunda sementara waktu karena berbagai alasan, seperti masalah pembayaran, permintaan dari pelanggan, atau kendala operasional layanan logistik. Barang tidak akan masuk ke tahap berikutnya hingga faktor penyebab penundaan selesai.

g. Canceled

Pesanan atau pengiriman telah dibatalkan biasanya diberi status canceled. Hal ini bisa terjadi karena dari permintaan pelanggan, adanya masalah dengan stok barang, atau kendala lainnya. Setelah status ini diterapkan, proses pengiriman tidak akan dilanjutkan.

h. Awaiting Pick Up

Status shipping berikutnya adalah awaiting pick up, yaitu barang sudah siap untuk diambil oleh kurir atau oleh pelanggan di lokasi yang telah ditentukan. Status ini biasanya dipakai pada barang yang sengaja akan diambil oleh penerima sendiri di agen logistik tertentu.

i. Pending

Pending dalam status shipping artinya pesanan telah diterima tetapi masih menunggu konfirmasi sebelum dapat diproses lebih lanjut. Kondisi status ini bisa terjadi karena berbagai alasan, misalnya menunggu konfirmasi pembayaran, verifikasi stok, atau informasi tambahan dari pelanggan.

Barang belum mulai diproses atau dikirim pada tahap ini. Setelah status dikonfirmasi, proses selanjutnya biasanya mencakup loading barang ke dalam kendaraan pengiriman, yang harus dilakukan dengan efisien agar pesanan dapat dikirim tepat waktu dan dalam kondisi baik.

j. Returned to Sender

Status returned to sender berarti barang yang dikirimkan tidak dapat diterima oleh penerima atau ada masalah dengan alamat pengiriman, seperti alamat yang salah atau tidak valid. Hal ini dapat terjadi jika penerima tidak ada di lokasi saat pengiriman atau jika informasi alamat yang diberikan tidak jelas atau tidak lengkap.

k. Incomplete Address

Incomplete address menunjukkan bahwa alamat pengiriman yang diberikan tidak lengkap atau terdapat kesalahan dalam penulisannya. Hal ini bisa mencakup informasi seperti nomor rumah yang hilang, nama jalan yang tidak jelas, atau kota yang tidak tepat. Barang tidak dapat dikirimkan sampai alamat yang benar dan lengkap diberikan kepada penyedia jasa pengiriman.

Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang da Prosedur Buatnya

4. Cara Efektif Lacak Status Shipping

Melacak status shipping secara efektif dapat dilakukan menggunakan ERP logistik. Software ini menyediakan solusi terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi sehingga bisnis logistik dapat menggabungkan semua informasi terkait pengiriman dalam satu platform yang mudah diakses. ERP logistik memungkinkan otomatisasi dan sinkronisasi data dari berbagai sumber, seperti pusat distribusi, gudang, dan armada transportasi. Jadi, bisa dipastikan semua data terkait pengiriman selalu diperbarui secara real-time, sehingga status terlacak dengan akurat.

Software ERP logistik juga menawarkan analisis data yang mendalam untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, untuk mengetahui alasan sering terjadinya keterlambatan atau masalah transportasi, sehingga bisnis logistik dapat fokus pada perbaikan di aspek tersebut. Dengan insight yang mendalam seperti ini, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik dan strategis untuk meningkatkan proses logistik.

Software ini juga mendukung integrasi dengan teknologi lain seperti GPS dan RFID untuk efisiensi pelacakan. Dengan GPS, perusahaan dapat memantau lokasi armada secara real-time, dan RFID memungkinkan identifikasi dan pelacakan barang secara otomatis tanpa intervensi manual. Integrasi ini membuat proses pelacakan status pengiriman lebih efisien dan akurat.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa status shipping artinya informasi kondisi atau posisi barang selama pengiriman berlangsung. Ada berbagai macam jenis status yang tentunya punya makna berbeda-beda. Pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu setiap status ini agar bisa melacak barang dan memastikan pengiriman dilakukan sesuai jadwal dan ketentuan.

Untuk mempermudah proses pemantauan status pengiriman, bisnis logistik bisa mengimplementasikan ERP logistik. Sistem ini punya kemampuan mengintegrasikan berbagai informasi dari pusat distribusi, gudang, dan vendor pengiriman. Dengan adanya kelebihan ini, data bisa lebih mudah diakses dalam satu platform saja dan jika ada perubahan status dapat secara langsung diperbarui untuk memastikan data tetap up-to-date.