Dengan meningkatnya volume pengiriman barang, banyak perusahaan logistik kesulitan dalam melacak status pengiriman secara efektif. Tanpa sistem pelacakan status shipping yang tepat, perusahaan berisiko memberikan informasi yang tidak akurat tentang posisi dan kondisi barang, dari awal pesanan hingga barang sampai ke penerima.
Oleh karena itu, penting untuk memahami shipping advice yang berfungsi sebagai pemberitahuan resmi pengiriman barang, sehingga semua pihak dalam rantai pasok dapat melakukan koordinasi dengan tepat. Selain itu, pemantauan yang efektif juga membantu perusahaan untuk segera mengatasi masalah yang terjadi, seperti keterlambatan atau kerusakan barang, sehingga meminimalkan dampak negatif pada bisnis.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam apa itu status shipping, mengapa penting untuk bisnis logistik, berbagai macam status pengiriman yang umum digunakan, serta cara efektif untuk melacak status pengiriman menggunakan sistem ERP logistik. Dengan memahami dan menerapkan konsep-konsep ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Key Takeaways- Status shipping adalah informasi yang menunjukkan posisi dan keadaan paket sepanjang proses pengiriman, mulai dari pengirim hingga diterima oleh penerima.
- Status shipping berperan penting untuk mencegah keterlambatan, meningkatkan kepuasan pelanggan dengan transparansi, dan mengoptimalkan operasional pengiriman.
- Beberapa istilah status shipping meliputi on process, shipped, in transit, out for delivery, dan delivered.
- Lacak status shipping secara efektif dengan software logistik ScaleOcean.
1. Status Shipping Adalah
Status shipping adalah informasi mengenai update posisi atau kondisi paket selama proses pengiriman. Informasi ini menunjukkan lokasi fisik dan status barang dalam siklus pemenuhan pesanan. Setelah pesanan dikirim, pelanggan akan menerima nomor resi untuk melacak pergerakan barang secara real-time.
Pemantauan status ini sangat berguna untuk memeriksa bahwa pengiriman logistik berjalan sesuai rencana. Kejelasan mengenai status paket juga membantu untuk merencanakan langkah selanjutnya, seperti persiapan penerimaan barang, atau mengantisipasi potensi keterlambatan selama proses pengiriman.
Pencantuman shipping mark pada kemasan membantu kurir mengenali dan memverifikasi detail paket selama proses distribusi. Identitas ini juga memudahkan pelacakan, sehingga pelanggan dapat memantau status pengiriman dengan lebih jelas dan merasa lebih yakin terhadap perjalanan barang mereka.
Pemantauan status ini sangat berguna untuk memeriksa bahwa pengiriman logistik berjalan sesuai rencana. Kejelasan mengenai status paket juga membantu untuk merencanakan langkah selanjutnya, seperti persiapan penerimaan barang, atau mengantisipasi potensi keterlambatan selama proses pengiriman.
Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik
2. Fungsi dan Manfaat Informasi Status Shipping
Mengetahui informasi status shipping sangat penting untuk membantu perusahaan shipping line mencegah keterlambatan pengiriman yang dapat merugikan dan memungkinkan penanganan masalah pengiriman secara cepat, terutama pada periode padat seperti mendekati Idulfitri dan Hari Natal.
Penjelasan lebih lanjut mengenai pentingnya pemantauan status shipping adalah sebagai berikut.
a. Memastikan Pengiriman Tepat Waktu
Pemantauan status shipping memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi potensi keterlambatan lebih awal. Dengan informasi real-time, perusahaan dapat mengatur ulang jadwal atau menambah kapasitas transportasi untuk menjaga pengiriman tepat waktu, terutama saat volume pengiriman tinggi.
Kelancaran pembaruan status ini juga bergantung pada ketepatan dokumen shipping instruction yang diberikan kepada pihak pengangkut. Informasi yang akurat memudahkan koordinasi di lapangan sekaligus membantu mengurangi risiko keterlambatan selama proses pengiriman.
b. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan menerima informasi tentang lokasi dan waktu kedatangan barang mereka melalui pelacakan status pengiriman yang transparan. Kepuasan pelanggan meningkat karena mereka merasa lebih terinformasi, yang dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan mereka terhadap perusahaan pengiriman. Dalam model shipping service yang kompetitif, visibilitas ini menjadi nilai tambah dalam menjaga kepuasan pelanggan.
c. Mengoptimalkan Proses Operasional
Tracking status shipping dapat meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya operasional, seperti merencanakan ulang rute atau menetapkan prioritas pengiriman berdasarkan urgensi. Dengan pelacakan yang lebih baik, perusahaan dapat merespons masalah dengan lebih cepat, seperti pengiriman yang tertunda atau paket yang terhalang di pusat distribusi, serta mengambil langkah-langkah untuk mengurangi gangguan dalam proses pengiriman.
Selain itu, penggunaan software seperti Logistics ERP ScaleOcean memungkinkan perusahaan logistik untuk memantau posisi dan kondisi paket secara real-time selama proses pengiriman. Dengan fitur ini, perusahaan tidak hanya dapat mempercepat respons terhadap masalah yang muncul, tetapi juga dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi hambatan dalam pengiriman dan memastikan kelancaran proses secara keseluruhan.
3. Contoh Istilah Status Shipping
Dalam proses pengiriman barang, ada berbagai status yang digunakan untuk menggambarkan tahap yang sedang dilalui barang dari saat pemesanan hingga diterima. Setiap pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu status-status ini.
Pemahaman istilah-istilah ini akan membantu memperjelas komunikasi dan memudahkan koordinasi antar pihak yang terlibat. Berikut penjelasan beberapa istilah status shipping yang umum digunakan.
a. On Process
Status on process dapat diartikan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses oleh tim logistik. Maksudnya bisa berupa sedang dikemas, diperiksa kualitasnya, atau menunggu untuk dikirim. Biasanya ini merupakan langkah awal setelah pesanan dikonfirmasi dan juga menjadi penanda bahwa proses pengiriman telah dimulai.
Lalu, pesanan dikirim dari lokasi sortir 3PL pod artinya apa? Status ini berarti paket Anda sudah selesai dipilah di gudang logistik pihak ketiga (3PL) dan kini sedang dalam perjalanan menuju wilayah Anda. Ini adalah tanda bahwa barang bergerak maju secara aman ke tahap berikutnya.
b. Shipped
Ketika barang telah meninggalkan gudang atau tempat penyiapan, maka status akan berubah menjadi shipped. Pelanggan biasanya akan menerima informasi tracking untuk memantau perjalanan barang mereka dari sini.
c. In Transit
In transit dalam status shipping artinya barang sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Pada tahap ini, barang mungkin berada di truk, pesawat, atau port of loading. Informasi ini penting untuk mengetahui bahwa barang sedang bergerak dan proses pengiriman berjalan sesuai rencana.
Tahap ini biasanya dimulai setelah pengirim mendapatkan surat booking confirmation untuk memastikan ketersediaan ruang muat di sarana transportasi, baik melalui jalur darat, laut, maupun udara.
Dilansir dari Support Easyship, status In Transit menandakan bahwa paket sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Status ini memberi indikasi bahwa barang masih berada dalam proses distribusi, tetapi belum mencapai titik pengantaran akhir. Pada fase ini, paket akan melewati beberapa pusat distribusi sebelum sampai ke alamat penerima.
d. Out for Delivery
Status ini menandakan barang sedang dalam perjalanan menuju alamat penerima. Artinya, kurir sudah mengambil barang dari pusat distribusi terakhir dan akan segera mengantar barang ke penerima. Biasanya barang akan sampai di hari yang sama saat status barang berubah ke out of delivery.
e. Delivered
Delivered dalam status shipping adalah bukti barang telah tiba di alamat penerima dan telah diterima. Biasanya, penerima diminta menandatangani tanda terima sebagai bukti bahwa proses pengiriman telah selesai. Status ini juga menjadi penanda berakhirnya pengiriman dan dianggap berhasil diselesaikan.
f. On Hold
Status on hold biasanya digunakan untuk menunjukkan bahwa pengiriman barang ditunda sementara waktu karena berbagai alasan, seperti masalah pembayaran, permintaan dari pelanggan, atau kendala operasional layanan logistik. Barang tidak akan masuk ke tahap berikutnya hingga faktor penyebab penundaan selesai.
g. Canceled
Pesanan atau pengiriman telah dibatalkan biasanya diberi status canceled. Hal ini bisa terjadi karena dari permintaan pelanggan, adanya masalah dengan stok barang, atau kendala lainnya. Setelah status ini diterapkan, proses pengiriman tidak akan dilanjutkan.
h. Awaiting Pick Up
Status shipping berikutnya adalah awaiting pick up, yaitu barang sudah siap untuk diambil oleh kurir atau oleh pelanggan di lokasi yang telah ditentukan. Status ini biasanya dipakai pada barang yang sengaja akan diambil oleh penerima sendiri di agen logistik tertentu.
Setelah itu, jika muncul status paket anda sudah tiba di hub pengantaran artinya paket Anda sudah sampai di gudang kurir yang paling dekat dengan alamat rumah. Barang tinggal menunggu giliran untuk dibawa oleh kurir dan langsung diantarkan ke tangan Anda hari itu juga.
i. Pending
Pending dalam status shipping artinya pesanan telah diterima tetapi masih menunggu konfirmasi sebelum dapat diproses lebih lanjut. Kondisi status ini bisa terjadi karena berbagai alasan, misalnya menunggu konfirmasi pembayaran, verifikasi stok, atau informasi tambahan dari pelanggan.
j. Returned to Sender
Status returned to sender berarti barang yang dikirimkan tidak dapat diterima oleh penerima atau ada masalah dengan alamat pengiriman, seperti alamat yang salah atau tidak valid. Hal ini dapat terjadi jika penerima tidak ada di lokasi saat pengiriman atau jika informasi alamat yang diberikan tidak jelas atau tidak lengkap.
k. Incomplete Address
Incomplete address menunjukkan bahwa alamat pengiriman yang diberikan tidak lengkap atau terdapat kesalahan dalam penulisannya. Hal ini bisa mencakup informasi seperti nomor rumah yang hilang, nama jalan yang tidak jelas, atau kota yang tidak tepat. Barang tidak dapat dikirimkan sampai alamat yang benar dan lengkap diberikan kepada penyedia jasa pengiriman.
Baca juga: Contoh Dokumen Pengiriman Barang da Prosedur Buatnya
4. Cara Efektif Lacak Status Shipping
Melacak status shipping secara efektif dapat dilakukan menggunakan ERP logistik. Software ini menyediakan solusi terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi sehingga bisnis logistik dapat menggabungkan semua informasi terkait pengiriman dalam satu platform yang mudah diakses.
ERP logistik memungkinkan otomatisasi dan sinkronisasi data dari berbagai sumber, seperti pusat distribusi, gudang, dan armada transportasi. Jadi, bisa dipastikan semua data terkait pengiriman selalu diperbarui secara real-time, sehingga status terlacak dengan akurat.
Software ERP logistik juga menawarkan analisis data yang mendalam untuk meningkatkan efisiensi. Misalnya, untuk mengetahui alasan sering terjadinya keterlambatan atau masalah transportasi, sehingga bisnis logistik dapat fokus pada perbaikan di aspek tersebut.
Dengan insight operasional yang jelas, perusahaan dapat mengambil keputusan logistik yang lebih tepat dan strategis. Integrasi sistem juga memungkinkan pengelolaan formulir shipping order secara digital, sehingga pembaruan status pengiriman kepada pelanggan dapat dilakukan otomatis dan lebih akurat.
Software ini juga mendukung integrasi dengan teknologi lain seperti GPS dan RFID untuk efisiensi pelacakan. Dengan GPS, perusahaan dapat memantau lokasi armada secara real-time, dan RFID memungkinkan identifikasi dan pelacakan barang secara otomatis tanpa intervensi manual. Integrasi ini membuat proses pelacakan status pengiriman lebih efisien dan akurat.
5. Kesimpulan
Status shipping adalah keterangan yang menunjukkan posisi, kondisi, serta tahapan terbaru barang selama proses pengiriman berlangsung. Informasi ini biasanya diperbarui oleh pihak ekspedisi melalui sistem pelacakan resi, sehingga penjual, pembeli, maupun pelaku bisnis logistik dapat memantau perjalanan barang dengan lebih jelas.
Ada berbagai macam jenis status yang tentunya punya makna berbeda-beda. Pihak yang terlibat dalam bisnis logistik perlu tahu setiap status ini agar bisa melacak barang dan memastikan pengiriman dilakukan sesuai jadwal dan ketentuan. Untuk mempermudah proses pemantauan status pengiriman, bisnis logistik bisa mengimplementasikan ERP logistik.
Sistem ini punya kemampuan mengintegrasikan berbagai informasi dari pusat distribusi, gudang, dan vendor pengiriman. Dengan adanya kelebihan ini, data bisa lebih mudah diakses dalam satu platform saja dan jika ada perubahan status dapat secara langsung diperbarui untuk memastikan data tetap up-to-date.
FAQ:
1. Status shipping itu apa?
Status shipping adalah informasi yang menunjukkan lokasi, tahap, atau keadaan barang selama tahap pengiriman. Pembaruan tentang hal ini dilakukan secara langsung sejak barang mulai diproses hingga akhirnya sampai di alamat penerima.
2. Status shipped artinya?
Status “shipped” memiliki arti bahwa pesanan telah secara resmi dikirim oleh penjual dan diberikan kepada jasa pengiriman. Pada tahap ini, paket sedang berada dalam perjalanan menuju alamat tujuan.
3. Apa itu tahap shipping?
Tahap shipping adalah proses awal pemindahan barang dari gudang penjual menuju lokasi distribusi atau tempat transit. Proses ini bertujuan untuk memastikan muatan berpindah dari lokasi asal ke lokasi berikutnya dengan aman dan lancar sesuai alur logistik.
4. Apa bedanya shipping dan delivery?
Shipping adalah fase pertama dari proses pengiriman barang yang dilakukan antara gudang dan pusat transit logistik. Sementara itu, delivery ialah langkah akhir ketika kurir mengantar paket tersebut dari pusat transit ke alamat penerima secara langsung.
5. Apa arti status pesanan diterima?
Status pesanan diterima berarti sistem telah mencatat pembelian dan mengonfirmasi bahwa transaksi berhasil masuk. Selain itu, pada tahap ini barang baru masuk kedalam antrean dan belum menjalani proses fisik seperti pengemasan ataupun pengiriman.
.png){kind=small}