Pembuatan dokumen pengiriman barang yang akurat dan lengkap adalah hal yang sangat krusial dalam bisnis logistik. Dokumen ini tidak hanya sebagai bukti pengiriman yang sah, tetapi juga menjadi panduan penting bagi semua pihak yang terlibat, mulai dari pengirim, pihak transportasi, hingga penerima barang. Kesalahan dalam pembuatan dokumen ini bisa menyebabkan berbagai masalah seperti penundaan pengiriman, denda, atau bahkan masalah hukum.

Oleh karena itu, memahami dan menerapkan prosedur yang benar sangatlah penting untuk memastikan kelancaran dan efisiensi proses pengiriman. Pada artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah yang perlu diikuti, serta kesalahan umum yang harus dihindari dalam proses tersebut. Contoh dokumen pengiriman barang juga akan disertakan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bentuk dan isi dari dokumen ini.

1. Proses Buat Dokumen Pengiriman Barang

Membuat dokumen pengiriman barang yang akurat dan lengkap diperlukan agar proses logistik berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti sah tetapi juga menjadi panduan bagi pihak-pihak yang terlibat. Prosedur pembuatan dokumen ini secara berurutan yaitu:

a. Kumpulkan Informasi Menyeluruh

Pertama, mengumpulkan semua informasi yang relevan terkait barang yang akan dikirim. Seperti deskripsi barang, jumlah, berat, dimensi, nilai barang, serta siapa pengirim dan penerima barang. Jika diperlukan, cantumkan juga syarat khusus seperti suhu penyimpanan atau bahan berbahaya. Dengan ini dokumen akan memuat informasi yang akurat sehingga bisa meminimalisir risiko kesalahan dan keterlambatan pengiriman.

b. Buat Dokumen Pengiriman

Pastikan dokumen-dokumen ini dibuat dengan teliti. Gunakan template standar yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pengiriman. Implementasi software ERP logistik yang memiliki fitur document management juga dapat mempermudah dan mempercepat proses ini, serta informasi yang dicantumkan konsisten.

c. Periksa & Validasi Dokumen

Jangan lupa untuk cek ulang semua informasi dalam dokumen untuk memastikan dokumen sudah benar dan konsisten. Pastikan juga dokumen memenuhi semua syarat hukum dan peraturan yang berlaku baik di negara asal maupun tujuan. Dengan melakukan validasi ini, risiko penundaan pengiriman atau denda dari pihak bea cukai dapat dicegah.

d. Pengesahan Dokumen

Jika sudah valid, Anda bisa mengesahkan dokumen tersebut. Setelah itu, distribusikan dokumen ke semua pihak yang terlibat dalam proses logistik. Baik itu penerima, pengirim, atau vendor logistik, agar koordinasi setiap yang terlibat dapat berjalan dengan lancar.

2. Kesalahan Pembuatan Dokumen Pengiriman Barang

Selain memastikan pembuatannya dilakukan secara sistematis, pastikan tidak ada kesalahan yang dapat mengakibatkan penundaan, biaya tambahan, atau bahkan masalah hukum. Beberapa kesalahan umum yang harus dihindari yaitu:

a. Informasi Tidak Lengkap

Kesalahan paling umum adalah informasi yang tidak lengkap. Hal ini bisa terjadi jika data seperti jumlah barang, berat, dimensi, atau informasi pengirim dan penerima tidak diisi dengan benar. Jika dokumen tidak berisi informasi lengkap akan menyebabkan penundaan pengiriman karena dokumen harus direvisi ulang. Bahkan, juga bisa membuat pihak-pihak yang terlibat bingung, yang justru mengganggu keseluruhan proses pengiriman.

Untuk mengatasi masalah ini, mengimplementasikan rekomendasi document management system dapat memastikan bahwa semua informasi tercatat dengan lengkap dan akurat, sehingga memperlancar proses pengiriman.

b. Deskripsi Barang Kurang Jelas

Menuliskan deskripsi barang yang kurang jelas atau tidak spesifik juga sering dilakukan. Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan mempersulit penanganan dan penyimpanan barang. Misalnya, bahan berbahaya atau barang mudah pecah bisa saja rusak jika deskripsinya tidak jelas. Oleh karena itu, penting untuk memberikan deskripsi yang rinci dan akurat tentang barang yang dikirim.

c. Tidak Memenuhi Syarat Bea Cukai

Tidak memenuhi syarat custom clearance juga bisa berakibat serius. Tidak hanya barang ditahan, tapi juga bisa menyebabkan denda. Kesalahan yang mencakup aspek ini seperti tidak melampirkan dokumen yang diperlukan, tidak mencantumkan nilai barang secara benar, serta informasi yang diperlukan untuk proses bea cukai tidak dicantumkan. Oleh karena itu, paham semua persyaratan bea cukai sebelum mengirim barang ke luar negeri menjadi hal wajib bagi bisnis logistik.

d. Mengabaikan Ketentuan Pengiriman Internasional

Setiap negara punya peraturan dan standar yang berbeda terkait pengiriman barang. Bahkan beberapa negara punya batasan untuk barang tertentu. Mengabaikan ketentuan ini bisa menyebabkan berbagai masalah. Mulai dari penolakan barang di perbatasan hingga penalti. Maka dari itu, lakukan riset terlebih dulu berkaitan dengan ketentuan pengiriman internasional yang berlaku di negara tujuan sebelum melakukan pengiriman.

3. Contoh Dokumen Pengiriman Barang

PT. Sejahtera Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi alat elektronik. Pada tanggal 17 Mei 2024, perusahaan menerima pesanan dari Toko Maju Jaya, sebuah toko elektronik di Jakarta, untuk beberapa barang yang akan dijual di tokonya. Budi Santoso, supervisor logistik segera memeriksa daftar pesanan tersebut. Setelah memastikan semua barang tersedia, Budi dan timnya mulai menyiapkan barang-barang tersebut. Barang ini meliputi 5 unit laptop XYZ, 3 unit printer ABC, dan 10 unit mouse Wireless. Setelah semua barang dikemas, Budi mencetak dokumen pengiriman barang dengan nomor SJ-00123.

Sekitar pukul 10.00 WIB, truk berangkat menuju Toko Maju Jaya. Sesampainya di sana, sopir truk dan staf logistik mulai membongkar barang dan menyimpannya di gudang. Setelah barang-barang dibawa masuk, Siti Aminah, selaku penanggung jawab di toko bersama Budi memeriksa barang satu per satu untuk memastikan jumlah dan kondisi barang sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen. Setelah semua barang diperiksa dan tidak ada kerusakan atau ketidaksesuaian, Siti menandatangani dokumen sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan baik. Berikut contoh dokumen pengiriman barang tersebut.

Budi Santoso juga menandatangani dokumen tersebut dan memberikan satu salinan kepada Siti Aminah sebagai arsip Toko Maju Jaya. Salinan lain disimpan oleh PT. Sejahtera Abadi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pihak yang bersangkutan. Dengan adanya konfirmasi pengiriman dan penerimaan barang, PT. Sejahtera Abadi berhasil memenuhi pesanan Toko Maju Jaya dengan baik.

4. Kesimpulan

Dalam pembuatan dokumen pengiriman barang, penting untuk mengikuti langkah-langkah yang terstruktur supaya proses logistik dapat berjalan lancar. Pastikan mengumpulkan informasi secara menyeluruh, membuat dokumen dengan teliti, serta memeriksa dan memvalidasi dokumen sebelum didistribusikan ke pihak bisnis logistik yang terlibat. 

Contoh dokumen pengiriman barang di atas bisa Anda gunakan sebagai referensi dan dimodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Hindari melakukan beberapa kesalahan yang bisa berdampak negatif pada proses pengiriman. Seperti deskripsi barang yang kurang jelas, tidak memenuhi syarat bea cukai, hingga mengabaikan regulasi perdagangan internasional.