Jenis-Jenis Dokumen Pengiriman Barang yang Harus Diketahui

Dokumen pengiriman barang merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam bisnis logistik untuk kegiatan pengiriman. Dokumen ini tidak hanya berperan sebagai bukti pengiriman sah, tetapi juga menjadi panduan penting bagi semua pihak yang terlibat, mulai dari pengirim, pihak transportasi, hingga penerima barang.

Pengiriman barang melibatkan berbagai jenis berkas yang disesuaikan dengan kebutuhan proses kargo. Karena itu, memahami jenis-jenis berkas pengiriman serta prosedur pembuatannya sangat penting untuk memastikan kelancaran dan efisiensi dalam kegiatan pengiriman.

Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai jenis, langkah-langkah yang perlu diikuti, serta kesalahan umum yang harus dihindari dalam proses tersebut. Contoh dokumen pengiriman barang juga akan disertakan untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bentuk dan isi dari dokumen ini.

Key Takeaways

• Dokumen pengiriman barang meliputi delivery order, bill of lading, packing list, commercial invoice, airwaybill, certificate of origin, shipping instruction, dan release order.
• Proses buat dokumen pengiriman barang: pengumpulan informasi, membuat dokumen yang dibutuhkan, validasi, dan pengesahan dokumen.
• Kesalahan dalam dokumen pengiriman barang: informasi tidak lengkap, deskripsi barang tidak jelas, tidak memenuhi syarat bea cukai, dan mengabaikan ketentuan pengiriman internasional.
• ScaleOcean adalah ERP logistik yang memudahkan pembuatan dan pengelolaan dokumen pengiriman barang agar proses pengiriman akurat, efisien, dan sesuai regulasi.

Coba Demo Gratis

Jenis Dokumen Pengiriman Barang

Dalam proses pengiriman barang, terdapat beberapa dokumen kelengkapan logistik penting untuk memastikan kelancaran dan keakuratan pengiriman barang. Setiap jenisnya memiliki fungsi masing-masing yang akan memudahkan komunikasi antar pihak. Berikut beberapa jenis dokumen pengiriman yang penting untuk diperhatikan, yaitu:

1. Delivery Order

Delivery order (DO) adalah surat jalan yang dikeluarkan oleh penjual kepada kurir atau pihak pengantar sebagai instruksi pengiriman barang kepada pembeli. Dokumen delivery order memuat detail barang, seperti nama, alamat, dan jumlah, serta berperan sebagai bukti pengiriman dan dasar hukum jika terjadi sengketa atau klaim.

2. Bill of Lading (B/L)

Bill of lading (B/L) adalah dokumen resmi dalam perdagangan ekspor-impor yang melibatkan pengirim dan pengangkut barang. Dokumen ini mengonfirmasi bahwa barang telah diterima dan dimuat ke dalam sarana transportasi pengirim.

Dokumen B/L mencakup informasi penting untuk memastikan pengiriman barang tepat tujuan dan dalam kondisi baik, seperti alamat tujuan, daftar barang, dan petunjuk penanganan. Selain itu, dokumen ini harus ditandatangani oleh penjual, pengirim, dan pembeli, serta disertakan bersama kiriman barang.

3. Packing List

Packing list adalah daftar rinci barang yang dikemas dalam satu pengiriman, yang mencakup informasi mengenai jumlah, ukuran, dan deskripsi barang yang dikirim. Proses pemeriksaan barang di pelabuhan atau bandara menjadi lebih lancar dan semua barang dapat dimasukkan ke dalam kemasan yang sesuai dengan baik.

4. Commercial Invoice

Commercial invoice merupakan dokumen ekspor impor yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian barang. Dokumen ini mencantumkan informasi lengkap mengenai transaksi, termasuk jumlah barang, harga per unit, total harga, serta ketentuan pembayaran.

5. Airwaybill

Airwaybill (AWB) merupakan dokumen pengiriman kargo udara yang berfungsi sebagai kontrak pengangkutan, tanda terima barang, dan pernyataan kondisi pengiriman. AWB juga berisi detail pengirim, penerima, deskripsi barang, dan rincian penerbangan.

Berdasarkan Peraturan Menteri Perhubungan No. 153 Tahun 2015, pengiriman barang melalui jalur udara domestik wajib dilengkapi dengan dokumen pengiriman yang sah dan sesuai standar untuk mencegah penyusupan barang berbahaya.

6. Certificate of Origin (COO)

Certificate of Origin (COO) adalah sertifikat yang memuat pernyataan bahwa suatu barang atau komoditas berasal dari negara tertentu sebagai tempat ekspornya. Sertifikat ini berperan penting dalam menentukan tarif bea cukai serta prosedur impor.

Dokumen ini menjamin keaslian dan kepatuhan barang dalam perdagangan internasional, mendukung proses ekspor-impor agar sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku.

Dilansir dari Kementerian Perdagangan, eksportir yang mengajukan sertifikat asal (SKA) wajib melengkapi dokumen pendukung dengan hasil pindai dokumen asli. Dokumen tersebut meliputi pemberitahuan ekspor barang, Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB), invoice, dan perhitungan struktur biaya produksi barang ekspor.

7. Shipping Instruction (SI)

Shipping instruction adalah dokumen yang disusun oleh pengirim atau eksportir untuk perusahaan pengangkut atau forwarder, berupa petunjuk lengkap tentang proses pengiriman barang, termasuk instruksi cara mengirim barang.

Ini berisi informasi detail seperti jenis barang, alamat tujuan, metode pengiriman, serta detail lainnya untuk memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan permintaan pengirim, baik itu melalui jalur laut, udara, atau darat.

8. Release Order (RO)

Release order adalah surat perintah resmi yang memberikan izin pelepasan barang dari gudang atau pelabuhan kepada penerima. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh pengirim atau perusahaan pengangkutan, sehingga hanya pihak berwenang yang dapat mengambil barang. Oleh karena itu, dokumen ini sering digunakan di gudang atau terminal untuk menjaga keamanan proses pengeluaran barang.

9. Equipment Interchange Receipt (EIR)

Equipment Interchange Receipt (EIR) adalah dokumen yang mencatat kondisi kontainer atau peralatan pengiriman saat serah terima antara pengirim, penerima, dan pengangkut. Dokumen ini memastikan peralatan dikembalikan dalam kondisi baik tanpa kerusakan selama proses pengiriman.

10. Dokumen Manifest

Terakhir yaitu dokumen manifes, yakni bukti pengiriman massal yang mencatat semua item dalam satu paket besar. Ini memudahkan pengelolaan dan pengawasan barang selama proses bea cukai dan transportasi, dan memastikan distribusi yang jelas dan akurat dalam skala besar.

Baca juga: 5 SOP Pengiriman Barang untuk Meningkatkan Proses Logistik

Proses Membuat Dokumen Pengiriman BarangKetika Anda membuat dokumen pengiriman barang, pastikan isinya akurat dan lengkap diperlukan agar proses logistik berjalan lancar dan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti sah tetapi juga menjadi panduan bagi pihak-pihak yang terlibat. Prosedur pembuatan dokumen ini secara berurutan yaitu:

1. Kumpulkan Informasi Menyeluruh

Pertama, mengumpulkan semua informasi yang relevan terkait barang yang akan dikirim. Seperti deskripsi barang, jumlah, berat, dimensi, nilai barang, serta siapa pengirim dan penerima barang. Cantumkan juga syarat khusus seperti suhu penyimpanan atau bahan berbahaya. Dengan ini dokumen akan memuat informasi yang akurat sehingga bisa meminimalisir risiko kesalahan dan keterlambatan pengiriman.

2. Buat Dokumen Pengiriman

Buat dokumen pengiriman dengan telitl. Anda dapat menggunakan template standar yang sesuai dengan kebutuhan spesifik pengiriman. Selain itu, gunakan template yang sudah teruji dapat sangat membantu, dan sebagai referensi praktis, Anda bisa melihat contoh delivery order template untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

3. Periksa & Validasi Dokumen

Jangan lupa untuk cek ulang semua informasi dalam dokumen untuk memastikan dokumen sudah benar dan konsisten. Chain of custody memastikan bahwa dokumen memenuhi semua syarat hukum dan peraturan yang berlaku baik di negara asal maupun tujuan.

Pastikan juga dokumen memenuhi semua syarat hukum dan peraturan yang berlaku baik di negara asal maupun tujuan. Proses validasi ini dapat mencegah terjadinya penundaan pengiriman atau denda dari pihak bea cukai.

Misalnya dengan mengecek apakah formulir pengiriman barang sudah memuat informasi yang akurat, apakah barang yang disebutkan dalam dokumen sesuai dengan yang akan dikirim, dan pastikan apakah alamat tujuan sudah benar.

4. Pengesahan Dokumen

Jika sudah valid, Anda bisa mengesahkan dokumen tersebut. Setelah itu, distribusikan dokumen ke semua pihak yang terlibat dalam proses logistik. Baik itu penerima, pengirim, atau vendor logistik, agar koordinasi setiap yang terlibat dapat berjalan dengan lancar. Implementasi aplikasi logistik yang memiliki fitur document management juga dapat mempermudah dan mempercepat proses ini, serta informasi yang dicantumkan konsisten.

Aplikasi logistik seperti ScaleOcean ERP menyediakan modul manajemen dokumen yang terintegrasi, sehingga seluruh proses ini dapat berjalan otomatis dan real-time, mendukung kelancaran operasional bisnis logistik Anda.

Kesalahan Pembuatan Dokumen Pengiriman Barang

Selain memastikan pembuatannya dilakukan secara sistematis, pastikan tidak ada kesalahan yang dapat mengakibatkan penundaan, biaya tambahan, atau bahkan masalah hukum. Hindari beberapa kesalahan umum berikut ini:

1. Informasi Tidak Lengkap

Kesalahan paling umum adalah informasi yang tidak lengkap. Kesalahan ini terjadi ketika Anda tidak mengisi data seperti jumlah barang, berat, dimensi, atau informasi pengirim dan penerima dengan benar. Ketika dokumen tidak berisi informasi lengkap, petugas akan menunda pengiriman karena dokumen harus direvisi ulang.

Bahkan, hal tersebut bisa membuat pihak-pihak yang terlibat bingung, yang justru mengganggu keseluruhan proses pengiriman. Untuk mengatasi masalah ini, mengimplementasikan rekomendasi document management system dapat memastikan bahwa semua informasi tercatat dengan lengkap dan akurat, sehingga memperlancar proses pengiriman.

2. Deskripsi Barang Kurang Jelas

Penulisan deskripsi barang yang kurang jelas atau spesifik juga sering dilakukan. Hal ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan mempersulit penanganan dan penyimpanan barang. Misalnya, bahan berbahaya atau barang mudah pecah bisa saja rusak jika deskripsinya tidak jelas.

Sebagai contoh packing list ekspor, setiap item harus dijelaskan dengan rinci, termasuk jenis, jumlah, dan karakteristik khusus barang, untuk memastikan pengiriman yang aman dan sesuai peraturan. Penambahan deskripsi yang akurat dan terperinci dapat mengurangi risiko kerusakan barang dan kesalahan pengiriman.

3. Tidak Memenuhi Syarat Bea Cukai

Syarat custom clearance tidak terpenuhi juga bisa berakibat serius. Petugas tidak hanya menahan barang, tetapi juga bisa mengenakan denda. Kesalahan yang termasuk dalam hal ini meliputi tidak melampirkan dokumen yang diperlukan, mencantumkan nilai barang secara tidak benar, serta tidak menyertakan informasi penting untuk proses bea cukai.

Oleh karena itu, paham semua persyaratan bea cukai sebelum mengirim barang ke luar negeri menjadi hal wajib bagi bisnis logistik.

4. Mengabaikan Ketentuan Pengiriman Internasional

Setiap negara punya peraturan dan standar yang berbeda terkait pengiriman barang. Bahkan beberapa negara punya batasan untuk barang tertentu. Mengabaikan ketentuan ini bisa menyebabkan berbagai masalah.

Mulai dari penolakan barang di perbatasan hingga penalti. Maka dari itu, lakukan riset terlebih dulu berkaitan dengan ketentuan pengiriman internasional yang berlaku di negara tujuan sebelum melakukan pengiriman.

Dengan bantuan software ekspedisi, perusahaan dapat dengan mudah memeriksa dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan pengiriman yang spesifik di setiap negara tujuan. Hal ini tidak hanya meminimalisir risiko pelanggaran, tetapi juga memastikan bahwa pengiriman berjalan lancar tanpa hambatan hukum atau biaya tambahan yang tidak terduga.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

Contoh Dokumen Pengiriman Barang

PT. Sejahtera Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi alat elektronik. Pada tanggal 17 Mei 2024, perusahaan menerima pesanan dari Toko Maju Jaya, sebuah toko elektronik di Jakarta, untuk beberapa barang yang akan dijual di tokonya. Budi Santoso, supervisor logistik segera memeriksa daftar pesanan tersebut.

Setelah memastikan semua barang tersedia, Budi dan timnya mulai menyiapkan barang-barang tersebut. Barang ini meliputi 5 unit laptop XYZ, 3 unit printer ABC, dan 10 unit mouse Wireless. Setelah semua barang dikemas, Budi mencetak dokumen pengiriman barang dengan nomor SJ-00123.

Sekitar pukul 10.00 WIB, truk berangkat menuju Toko Maju Jaya. Sesampainya di sana, sopir truk dan staf logistik mulai membongkar barang dan menyimpannya di gudang. Setelah membawa masuk barang-barang, Siti Aminah bersama Budi memeriksa setiap barang untuk memastikan jumlah dan kondisinya sesuai dengan dokumen.

Setelah memeriksa dan memastikan tidak ada kerusakan atau ketidaksesuaian, Siti menandatangani dokumen sebagai bukti penerimaan barang yang baik. Berikut contoh dokumen pengiriman barang tersebut.

Budi Santoso juga menandatangani dokumen tersebut dan memberikan satu salinan kepada Siti Aminah sebagai arsip Toko Maju Jaya. PT. Sejahtera menyimpan salinan  tersebut sebagai bukti pengiriman dan penerimaan barang oleh pihak yang bersangkutan. Dengan adanya konfirmasi pengiriman dan penerimaan barang, PT. Sejahtera Abadi berhasil memenuhi pesanan Toko Maju Jaya dengan baik.

Permudah Pengelolaan Dokumen Pengiriman Anda dengan ScaleOcean

Penggunaan software logistik ScaleOcean dapat membantu Anda dalam mengatasi permasalahan serta memudahkan pembuatan dan pengelolaan dokumen pengiriman barang. Software logistik ScaleOcean meningkatkan akurasi serta efisiensi dalam proses pegiriman sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Dengan sistem terintegrasi ini, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan dalam pengisian dokumen seperti surat jalan, packing list, atau bill of lading, sekaligus mempercepat proses validasi dan pengesahan dokumen. Kemudian, hal ini tentu akan meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan setiap pengiriman berjalan sesuai jadwal tanpa hambatan.

Semua kebutuhan administrasi pengiriman dapat dilakukan secara digital, sehingga operasional logistik Anda lebih tertata dan mudah diawasi. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, Anda bisa memantau setiap tahap pengiriman secara real-time tanpa harus repot mengelola dokumen manual.

Untuk merasakan kemudahan tersebut, coba demo gratis ScaleOcean Logistics ERP untuk memahami bagaimana software kami dapat meningkatkan akurasi serta kecepatan proses pengiriman barang Anda. Selain itu, sistem ini dilengkapi dengan berbagai fitur unggulan yang dirancang khusus untuk mendukung dan mempermudah setiap aktivitas pengiriman dalam operasional logistik Anda.

• Booking Management Otomatis: Memudahkan pengiriman dengan sistem booking yang terintegrasi untuk berbagai moda transportasi (laut, udara, darat), memastikan kapasitas dan jadwal sesuai kebutuhan.
• Document Management System (DMS): Mengelola semua dokumen pengiriman seperti surat jalan, packing list, bill of lading, dan dokumen bea cukai dalam satu platform digital yang mudah diakses dan diaudit.
• Customs Clearance Integration: Mendukung pembuatan dan pengiriman dokumen kepabeanan secara otomatis sesuai peraturan terbaru, mengurangi risiko penahanan barang dan denda.
• Real-time Shipment Tracking: Memberikan nomor pelacakan unik dan update status pengiriman secara real-time, membantu koordinasi antar pihak dan transparansi informasi.
• Margin Calculation dan Cost Control: Menghitung biaya dan margin keuntungan tiap pengiriman secara otomatis, membantu Anda memaksimalkan profitabilitas sekaligus meminimalkan kesalahan pencatatan biaya.
• Integrasi dengan Sistem Kepabeanan Nasional (CEISA 4.0): Memastikan proses clearance lebih cepat dan sesuai regulasi Indonesia, mempermudah compliance dan pengawasan dokumen pengiriman.

Kesimpulan

Dalam proses pengiriman barang, pembuatan dokumen pengiriman yang tepat dan terstruktur dapat menjamin kelancaran serta keakuratan pengiriman. Berbagai jenis dokumen seperti delivery order, bill of lading, packing list, commercial invoice, dan dokumen pendukung lainnya memiliki fungsi spesifik yang memudahkan komunikasi dan koordinasi antar pihak terkait dalam rantai logistik.

Oleh karena itu, pengumpulan data yang lengkap dan validasi dokumen secara cermat harus dilakukan agar proses pengiriman berjalan sesuai standar dan regulasi yang berlaku. Untuk mengoptimalkan proses tersebut, penggunaan software logistik seperti ScaleOcean dapat sangat membantu.

Software logistik ScaleOcean menawarkan fitur lengkap untuk pembuatan dan pengelolaan dokumen pengiriman barang. Anda dapat mencoba demo gratis untuk merasakan langsung bagaimana sistem ini meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi pengiriman, sekaligus membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan perdagangan dan bea cukai.