Contoh Commercial Invoice dan Peran Pentingnya dalam Logistik

Apabila bisnis Anda ingin melakukan perdagangan internasional, tentunya perlu memiliki pemahaman terlebih dahulu mengenai segala dokumen yang terlibat dalam proses ekspor-impor barang. Salah satu dokumen yang sering ditemukan pada proses tersebut adalah commercial invoice.

Commercial invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi tertulis tentang segala barang yang dijual-belikan, serta juga setiap pihak yang terlibat proses jual-beli internasional. Oleh karena itu, hal tersebut merupakan salah satu dokumen paling penting dalam proses ekspor-impor perdagangan global.

Artikel berikut akan membahas lebih rinci tentang dokumen tersebut, serta fungsi dan komponen yang diperlukan suatu dokumen resmi. Suatu contoh juga akan diberikan untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang struktur commercial invoice. Simaklah lebih lanjut!

Key Takeaways

• Commercial invoice adalah sebuah dokumen ekspor-impor yang bertindak sebagai bukti transaksi jual-beli.
• Fungsi commercial invoice: Bukti transaksi, dokumen untuk bea cukai, dasar perhitungan pajak, dasar perhitungan pembayaran, alat klaim asuransi.
• Tahapan yang terlibat dalam pembuatan invoice komersial adalah download template-nya terlebih dahulu, kemudian mengisinya dengan informasi yang sesuai.
• Penyusunan dokumen dapat dilakukan dengan lebih mudah apabila melakukan integrasi software logistik ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Commercial Invoice?

Commercial invoice adalah sebuah dokumen hukum yang disusun oleh pihak eksportir, kemudian diberikan kepada importir dan berfungsi sebagai bukti terjadinya transaksi jual-beli kedua pihak. Dokumen tersebut merupakan salah satu dokumen paling penting dalam perdagangan internasional.

Biasanya, isi dari dokumen komersial tersebut terdiri dari nomor invoice dan tanggal pembuatan. Komponen yang paling inti berupa spesifikasi barang kiriman, yakni nama barang, volume, berat dan harga.

Selain itu, diperlukan juga identitas pihak penjual dan pembeli serta juga nomor pajaknya. Metode penyerahan Incoterm seperti CIF (Cost, Insurance, and Freight) dan CPT (Carriage Paid To) juga wajib disertakan untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang pihak apa yang bertanggung jawab atas tahapan apa dalam logistik internasional.

Berbeda dari dokumen proforma invoice yang hanya memberikan estimasi awal sebelum kesepakatan final, commercial invoice memiliki kekuatan hukum sebagai dokumen transaksi akhir. Inilah yang menjadikannya elemen kunci dalam setiap kegiatan ekspor-impor.

Baca juga: Panduan Dokumen Ekspor Impor untuk Pengiriman Logistik

2. Fungsi Commercial Invoice

Selain dari fungsi umum yang telah disebutkan, commercial invoice juga memiliki beberapa fungsi spesifik yang tidak kalah penting dalam menjamin keberlangsungan proses perdagangan internasional. Berikut adalah fungsi-fungsi tersebut:

a. Sebagai Bukti Transaksi Jual-Beli

Berbeda dengan dokumen logistik lainnya dalam pengiriman internasional seperti dokumen B/L atau Bill of Lading yang bertindak sebagai bukti sah kepemilikan barang, invoice komersial lebih bercondong ke segi akuntansi. Hal ini dikarenakan dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti terjadi dan selesainya sebuah transaksi antara kedua pihak dalam perdagangan internasional.

b. Dokumen Penting untuk Bea Cukai

Dokumen komersial berikut merupakan salah satu hal yang wajib disertakan demi mendapatkan izin dari pemerintah untuk melakukan operasi ekspor-impor. Dokumen lain yang biasanya disertakan termasuk packing list dan certificate of origin.

c. Dasar Perhitungan Pajak

Penyertaan commercial invoice juga berfungsi untuk membantu negara tujuan dalam perhitungan pajak atau tarif impor yang seharusnya berlaku pada suatu pengiriman. Segala nominal yang ada pada dokumen tersebut akan bertindak sebagai dasar perhitungan oleh pihak importir atau pembeli.

d. Dasar Perhitungan Pembayaran

Selain pajak, nominal-nominal tersebut juga membantu importir menghitung biaya yang perlu dibayar kepada penjual. Biaya akhir yang perlu dikeluarkan oleh penerima tidak hanya menutupi harga total barang, tetapi juga biaya lainnya yang perlu dikeluarkan sesuai dengan jenis Incoterm yang digunakan pada proses pengiriman.

e. Alat Klaim Asuransi

Apabila barang-barang yang dikirim disertakan dengan sebuah asuransi, baik dari sang penjual maupun pembeli, jenis invoice ini dapat digunakan sebagai bukti untuk melakukan klaim asuransi. Tanpa adanya sebuah dokumen bukti konkrit, maka ada kemungkinan terjadinya penolakan asuransi yang dapat memunculkan biaya tambahan yang perlu dikeluarkan.

3. Komponen Wajib Dokumen Commercial Invoice

Struktur commercial invoice tidak tetap, melainkan sesuai dengan masing-masing perusahaan. Walaupun begitu, terdapat beberapa komponen yang selalu disertakan dalam template commercial invoice untuk impor apapun. Berikut adalah komponen-komponen tersebut:

• Nomor Dokumen
• Tanggal Dokumen
• Order Number
• Identitas dan Nomor Pajak Penjual
• Identitas dan Nomor Pajak Pembeli
• Identitas Mitra Logistik atau Carrier
• Nomor Vessel
• Spesifikasi Barang Kiriman (Jenis, Jumlah dan volume)
• Harga Keseluruhan Barang
• Mata Uang Transaksi
• Nomor Kargo di Cargo Manifest (Bila Berlaku)
• Jenis Incoterm yang Digunakan

4. Cara Membuat Invoice Komersial

Terdapat beberapa tahapan dalam pembuatan commercial invoice. Tentu saja, tahapan pertama adalah pembuatan atau pengunduhan template dokumen komersial tersebut. Sebuah contoh invoice komersial akan disertakan di bagian bawah artikel berikut. Setelah dilakukannya hal itu, maka Anda tinggal mengisi kolom-kolom kosong pada dokumen tersebut dengan informasi yang sesuai. Berikut adalah panduan lebih lengkapnya:

• Membuat atau Download Template Dokumen
• Menyertakan Nomor dan Tanggal Invoice
• Mengisi Data Penjual
• Mengisi Data Pembeli
• Menyertakan Ketentuan Penjualan
• Menyertakan Ketentuan Pembelian
• Memberitahukan Mata Uang yang akan Digunakan dalam Transaksi
• Mengisi Spesifikasi Barang (Jenis, Jumlah, Volume dan Harga)
• Metode Pengiriman yang Digunakan (Moda Transportasi dan Incoterm)
• Mengisi Data Carrier dan Nomor Kendaraan
• Memberikan Informasi Biaya Lainnya seperti Asuransi
• Tanda Tangan oleh Penjual

5. Contoh Commercial Invoice Template

Download Template Commercial Invoice Word

Template yang disertakan merupakan suatu dokumen pengiriman barang yang sederhana, dan perlu diingat kembali bahwa setiap perusahaan memiliki strukturnya commercial invoice-nya sendiri. Apabila Anda ingin menggunakan template tersebut sebagai landasan awal dokumen bisnis, Anda dapat melakukan download melalui tombol di atas.

6. Perbedaan Commercial Invoice Vs. Bill of Lading

Commercial Invoice dan Bill of Lading merupakan dokumen-dokumen yang sangat penting untuk menjalankan proses perdagangan internasional. Isi dari kedua jenis dokumen tersebut hampir serupa, yakni berisi informasi inti terkait dengan spesifikasi barang. Namun, fungsi dokumen komersial dan B/L berbeda jauh.

Dokumen B/L adalah sebuah dokumen yang juga disusun oleh sang penjual. Pembuatan Bill of Lading dilakukan untuk memberikan sebuah bukti fisik kepemilikan barang pengiriman kepada sang penerima, yang kemudian dapat mereka tunjukkan kepada pihak pelabuhan tujuan untuk melakukan proses penerimaan.

Sedangkan commercial invoice lebih berfungsi sebagai bukti transaksi yang dilakukan oleh kedua pihak dan berisi tentang harga barang, serta juga metode dan mata uang pembayaran. B/L biasanya diberikan kepada sang pembeli dan dokumen komersial diberikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas pembayaran, namun cenderung kali kedua pihak tersebut adalah suatu individu yang sama.

7. Perbedaan Commercial Invoice Vs. Packing List

Seperti halnya pada Bill of Lading, segala hal yang disertakan dalam commercial invoice dan packing list serupa, namun memiliki perbedaan dari segi fungsi. Dikarenakan invoice komersial telah dibahas berulang kali, maka bagian berikut akan melakukan pembahasan lebih spesifik pada packing list.

Fungsi utama dari packing list adalah untuk memberitahukan kondisi fisik barang pengiriman. Dokumen berikut penting dalam penyelesaian masalah apapun yang muncul pada rantai pasokan, bea cukai atau bahkan kesenjangan antara penjual dan pembeli. Dengan adanya packing list, penjual memberitahukan kondisi barang sebelum berlangsungnya pengiriman barang.

8. Perbedaan Commercial Invoice Vs. Consular Invoice

Ketika barang telah tiba di negara tujuan dan commercial invoice sudah disertakan, maka sebuah consular invoice akan disusun oleh pihak kepabeanan negara tersebut. Isi dokumen consular itu hampir serupa dengan invoice komersial, dengan perbedaan minimal seperti informasi asal-usul barang kiriman.

Dokumen tersebut berfungsi sebagai alat verifikasi kebenaran isi commercial document seperti jenis dan jumlah barang yang dikirim. Salah satu hal yang sering menjadi pertimbangan utama dalam proses verifikasi adalah harga barang yang dijual. Hal ini dikarenakan apabila harga barang yang diimpor relatif lebih murah dibandingkan dengan harga barang lokal, maka fenomena dumping berkemungkinan terjadi.

9. Buat dan Kelola Commercial Invoice dengan Software Freight ScaleOcean

Dikarenakan operasi logistik, terutama logistik internasional, merupakan suatu kegiatan yang melibatkan banyak sekali jumlah dokumen, penyusunan dokumen secara fisik cenderung memakan waktu yang lama dan bahkan dapat menyebabkan kebingungan. Maka dari itu, mitra-mitra logistik cenderung beralih ke sebuah software freight forwarding untuk meningkatkan efisiensi proses penyusunan dokumen-dokumen penting.

Salah satu penyedia sistem logistik di Indonesia yang cenderung menjadi pilihan utama mitra lokal maupun internasional adalah ScaleOcean. Perangkat lunaknya selalu melakukan penyusunan dokumen dengan akurasi tinggi sesuai dengan regulasi terbaru yang berlaku, serta juga melakukan perhitungan biaya dan keuntungan pada setiap pesanan.

Software-nya dapat melakukan integrasi dengan sistem-sistem lain yang sedang digunakan oleh perusahaan dan memiliki peran penting dalam pengerjaan logistik seperti aplikasi manajemen gudang. Tidak hanya itu, Anda dapat menerapkan sistemnya pada setiap cabang perusahaan seperti gudang atau lokasi distribusi, sehingga perangkat lunak dan datanya diakses di mana saja oleh pihak berwenang.

ScaleOcean menawarkan demo gratis kepada calon-calon pelanggannya terlebih dahulu agar mereka dapat melakukan uji coba keunggulan sistemnya terlebih dahulu. Ada juga beberapa fitur utama pada software freight forwarding-nya yang dapat mengoptimalkan kinerja operasional logistik secara menyeluruh, yakni:

• Import and Export: Mengelola pengiriman internasional, mencakup dokumen, perizinan, dan kepatuhan regulasi tiap negara untuk kelancaran impor dan ekspor.
• Custom Clearance: Membuat dan mengirim dokumen bea cukai dari satu sistem serta menghitung pajak, bea, dan tarif dengan akurat.
• Integrasi Ceisa 4.0: Terhubung dengan sistem kepabeanan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Indonesia untuk proses clearance cepat dan patuh regulasi terbaru.
• Document Generation and Automation: Mengotomatiskan pembuatan dokumen ekspor impor seperti invoice, B/L, Surat Pemberitahuan Impor Barang (PIB), serta Certificate Of Origin (COO) berdasarkan data transaksi dan pengiriman yang sudah ada dalam sistem.
• Packing List Management: Mengelola dan menghasilkan daftar kemasan barang ekspor impor secara otomatis. Memastikan semua informasi terkait volume, berat, dan jenis kemasan dicatat dengan akurat.
• Compliance Management: Mengelola kepatuhan terhadap peraturan ekspor impor internasional, termasuk pemenuhan pajak, tarif, dan dokumen yang diperlukan. Fitur ini membantu perusahaan untuk selalu mematuhi peraturan yang berlaku di berbagai negara.

Baca juga: 10 Freight Forwarding Software Terbaik di Indonesia Tahun 2025

10. Kesimpulan

Peran commercial invoice dalam perdagangan internasional sangat penting, sehingga harus disusun secara optimal untuk menghindari terjadinya kendala atau sanksi. Pada era digital sekarang, pembuatan dokumen ekspor-impor secara manual tidak efisien, melainkan perusahaan logistik perlu menerapkan sebuah software freight forwarding untuk melakukannya secara otomatis.

Sistem logistik terbaik di Indonesia disediakan oleh ScaleOcean, sebuah mitra yang sudah lama menjadi pilihan favorit mitra-mitra logistik internasional. Mitra-mitra tersebut menyatakan bahwa semenjak mereka melakukan integrasi dengan ScaleOcean, kinerja pengirimannya telah mengalami peningkatan dan secara terus-menerus meningkat juga. Jadi, jangan tertinggal dengan yang lain dan lakukan demo gratis Anda sekarang!