15 Contoh Invoice Bisnis: Pembelian, Penjualan, Pembayaran

Invoice dalam bisnis adalah dokumen penting yang saling terkait dalam suatu transaksi bisnis. Tanpa pencatatan yang tepat, arus kas bisa menjadi tidak teratur, dan pengelolaan keuangan bisa berantakan.

Namun, mungkin saat ini Anda mulai merasa kewalahan mengelola invoice secara manual. Sebagai contoh invoice yang umum, dokumen ini harus mencakup rincian yang jelas untuk setiap transaksi agar memudahkan pencatatan dan pelacakan pembayaran.

Tidak hanya memakan waktu, cara manual juga rentan terhadap kesalahan. Kondisi ini tentunya berdampak buruk bagi keuangan bisnis Anda. Mulai dari terlambatnya pembayaran, kesalahan dalam jumlah tagihan, hingga kerugian finansial yang tidak sedikit nilainya.

Artikel ini akan membantu Anda untuk mengenal lebih dalam pengertian invoice penjualan dan pembayaran, perannya, serta contoh invoice yang biasa digunakan dalam bisnis untuk berbagai jenis kebutuhan. Diberikan juga saran efektif untuk mengelola dokumen tersebut.

Key Takeaways

• Pentingnya invoice untuk bisnis adalah bukti transaksi resmi yang membantu pencatatan, pengelolaan arus kas, dan kontrol keuangan.
• Komponen invoice mencakup nomor invoice, tanggal, informasi penjual (nama, alamat, kontak), dan informasi pembeli (nama, alamat, kontak).
• Contoh invoice bisnis di antaranya invoice pembelian, invoice penjualan barang, invoice pelunasan, invoice tagihan pembayaran, dan invoice prabayar.
• Software akuntansi ScaleOcean dapat membantu Anda membuat invoice secara otomatis dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Invoice pada Bisnis?

Invoice atau faktur adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi antara penjual dan pembeli, berisi rincian barang atau jasa yang diberikan, jumlah pembayaran, serta informasi pendukung lainnya. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan permintaan pembayaran yang sah, sekaligus diperlukan dalam pembukuan dan audit untuk memastikan setiap kegiatan keuangan perusahaan tercatat secara jelas dan akurat.

Apa Fungsi Invoice Bagi Bisnis?

Invoice diperlukan untuk menjaga arus keuangan perusahaan agar tetap sehat dan terstruktur. Dokumen ini tidak hanya menjadi bukti transaksi resmi, tetapi juga memastikan transparansi antara penjual dan pembeli.

Selain itu, invoice membantu bisnis mengelola piutang, mengurangi risiko kesalahpahaman, serta memperkuat kepercayaan mitra bisnis. Berikut beberapa alasan pentingnya invoice bagi bisnis, diantaranya:

1. Pencatatan Transaksi

Invoice berperan penting sebagai dokumen resmi yang mencatat setiap transaksi yang terjadi. Dengan dokumen ini, Anda memiliki bukti fisik atas barang atau jasa yang dijual atau dibeli, lengkap dengan informasi seperti tanggal transaksi, jumlah barang, harga, serta ketentuan pembayaran. 

Seiring perkembangan teknologi, e-invoicing kini menjadi solusi yang semakin banyak digunakan dalam proses pembuatan dan pengelolaan invoice, mempermudah pencatatan transaksi secara digital dengan efisiensi yang lebih tinggi.

2. Pengelolaan Arus Kas

Dokumen ini juga mempermudah pengelolaan laporan arus kas karena tercantum dengan jelas kapan pembayaran harus diterima atau dibayarkan. Untuk mempermudah proses ini, Anda juga dapat menggunakan invoice online gratis, yang memungkinkan pembuatan dan pengelolaan invoice secara lebih efisien tanpa biaya tambahan.

3. Kontrol Keuangan

Dengan adanya invoice, Anda juga lebih mudah memantau setiap pengeluaran dan pendapatan secara detail, serta membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan. Invoice juga membantu dalam meninjau kembali transaksi, terutama jika terjadi kesalahan dalam jumlah yang dibayarkan atau diterima.

Untuk mendukung hal ini, aplikasi laporan keuangan dapat digunakan guna memastikan semua data tercatat dengan akurat dan memudahkan proses audit keuangan.

Apa Saja Komponen Utama dalam Invoice?

Invoice yang lengkap dan jelas menjadi fondasi penting dalam kelancaran transaksi bisnis. Dokumen ini umumnya memuat informasi utama seperti identitas penjual, pembeli, rincian barang atau jasa, jumlah pembayaran, serta syarat pembayaran.

Dilansir dari Forbes Business Council, invoice yang efektif harus memuat seluruh elemen penting ini agar pembayaran cepat diterima. Dengan adanya komponen ini, proses penagihan menjadi lebih akurat, profesional, dan mudah ditelusuri.

Berikut beberapa komponen utama yang harus ada dalam invoice, diantaranya:

1. Informasi penjualan (penerbit invoice): Berisi nama, alamat, dan kontak penjual atau perusahaan yang menerbitkan invoice sebagai identitas resmi pihak penagih pembayaran.
2. Nomor dan tanggal invoice: Nomor invoice digunakan untuk identifikasi unik, sedangkan tanggal menunjukkan kapan dokumen diterbitkan guna memudahkan pencatatan dan penelusuran transaksi.
3. Informasi pembeli (pelanggan): Memuat nama, alamat, dan kontak pelanggan sebagai pihak yang menerima barang atau jasa serta bertanggung jawab atas pembayaran.
4. Rincian barang dan jasa: Menjelaskan secara rinci jenis, jumlah, harga satuan, dan total biaya dari barang atau jasa yang dijual agar transaksi lebih transparan.
5. Pajak dan diskon: Menunjukkan besaran pajak yang dikenakan dan potongan harga (jika ada), sehingga total tagihan mencerminkan nilai pembayaran akhir yang sebenarnya.
6. Total tagihan: Merupakan jumlah akhir yang harus dibayar pembeli setelah memperhitungkan harga, pajak, dan diskon, sebagai dasar permintaan pembayaran resmi.
7. Syarat dan metode pembayaran: Mencantumkan batas waktu pembayaran, cara pembayaran yang diterima, serta ketentuan tambahan untuk memastikan kelancaran transaksi.
8. Catatan tambahan (Opsional): Bagian ini digunakan untuk menambahkan informasi lain seperti ucapan terima kasih, kebijakan retur, atau pesan khusus kepada pelanggan.

Dalam hal ini, penggunaan aplikasi invoice Indonesia yang terintegrasi memungkinkan pengelolaan catatan dan persyaratan tambahan secara lebih efisien, memastikan semua detail tercatat dengan jelas dan dapat diakses dengan mudah saat dibutuhkan. Hal ini membantu dalam menjaga transparansi dan mengurangi potensi kebingungannya bagi kedua pihak.

Baca juga: Download Template Kwitansi Kosong Format Word, Excel, dan PDF

Contoh Invoice dalam Bisnis

Invoice dalam praktik bisnis biasanya disusun dengan format sederhana namun memuat seluruh informasi penting agar mudah dipahami. Dokumen ini dapat berbeda sesuai jenis usaha, namun tetap mencakup elemen utama seperti identitas penjual, pembeli, rincian transaksi, hingga syarat pembayaran.

Menurut artikel dari Liputan6, membuat invoice dengan benar sangat krusial karena dokumen ini bukan hanya formalitas, tetapi bukti transaksi resmi yang menjadi dasar pembukuan, pelaporan pajak, dan perlindungan hukum.Berikut beberapa contoh invoice bisnis untuk penjualan dan pembayaran:

1. Invoice Pembelian

Invoice pembelian adalah dokumen resmi yang diterima perusahaan dari pemasok sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Dokumen ini mencatat rincian transaksi, jumlah yang harus dibayar, serta berfungsi sebagai dasar penagihan dan pencatatan akuntansi perusahaan. Berikut contoh invoice pembelian.

2. Invoice Penjualan Barang

Invoice penjualan barang adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli untuk mendokumentasikan penjualan barang. Faktur ini merinci barang yang dijual, jumlah, harga per unit, total harga, dan informasi pembayaran. Berikut contoh invoice penjualan barang:

3. Invoice Penjualan Jasa

Invoice penjualan jasa adalah dokumen yang dibuat oleh penyedia jasa kepada kliennya, yang merinci layanan yang telah diberikan, jam kerja atau tarif, dan total biaya yang harus dibayar. Berikut contoh invoice penjualan jasa:

4. Invoice Pembayaran

Invoice pembayaran (seringkali disebut juga sebagai payment invoice atau bill) adalah dokumen yang meminta pembayaran atas barang atau jasa yang telah diterima oleh pihak yang berhutang.

Ini adalah permintaan formal untuk melakukan pembayaran. Invoice ini mirip dengan invoice penjualan, namun fokusnya lebih ke permintaan pembayaran. Berikut contoh invoice pembayaran:

Contoh Sederhana: (Mirip dengan Invoice Penjualan, namun fokusnya adalah permintaan pembayaran)

5. Invoice Tagihan

Invoice penagihan adalah dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran dari pembeli atau klien setelah barang atau jasa telah diberikan. Invoice ini diperlukan untuk menjaga arus kas bisnis agar tetap stabil. Berikut contoh invoice tagihan yang bisa dijadikan referensi.

6. Invoice Cicilan Pembayaran

Invoice cicilan pembayaran adalah dokumen tagihan yang digunakan untuk menagih pembayaran barang atau jasa secara bertahap. Dokumen ini berisi rincian transaksi, termin, jadwal angsuran, dan ketentuan terkait pembayaran. Berikut contoh invoice cicilan pembayaran:

7. Invoice Pelunasan Pembayaran

Invoice pelunasan pembayaran adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual atau penyedia jasa kepada pembeli atau klien sebagai bukti bahwa seluruh jumlah tagihan yang terutang telah dibayarkan secara penuh. Dokumen ini menandakan bahwa transaksi antara kedua belah pihak telah selesai dari sisi pembayaran.

8. Invoice Proyek

Invoice proyek adalah dokumen yang merinci biaya yang terkait dengan penyelesaian sebuah proyek. Ini bisa mencakup biaya tenaga kerja, material, peralatan, atau biaya lain yang timbul selama proyek berlangsung. Invoice ini seringkali diterbitkan berdasarkan milestone proyek atau sesuai kesepakatan kontrak. Ini contohnya:

9. Invoice Donasi

Invoice donasi (atau lebih sering disebut sebagai Surat Tanda Terima Donasi atau Bukti Penerimaan Sumbangan) adalah dokumen yang mengkonfirmasi penerimaan dana atau barang yang disumbangkan oleh donatur.

Dokumen ini penting untuk pencatatan internal organisasi penerima dan dapat digunakan oleh donatur untuk keperluan pelaporan pajak (jika berlaku). Berikut contoh invoice donasi:

10. Invoice Pengiriman Barang

Invoice pengiriman barang adalah dokumen yang diterbitkan perusahaan layanan logistik kepada pelanggan setelah pengiriman barang dilakukan. Dokumen ini berisi informasi detail mengenai seluruh biaya yang harus dibayar pengirim dan penerima barang, meliputi biaya transportasi, biaya penanganan, dan biaya tambahan lainnya. Ini contohnya:

11. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah dokumen sementara yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum transaksi resmi terjadi. Berbeda dengan contoh invoice biasanya, dokumen tersebut tidak berfungsi sebagai permintaan pembayaran final, melainkan sebagai penawaran atau estimasi terkait barang atau jasa yang akan dijual. Berikut contoh invoice proforma.

12. Invoice Debit

Berikutnya terdapat invoice debit yaitu dokumen yang dikeluarkan untuk menambah jumlah yang harus dibayarkan karena adanya biaya tambahan atau update harga terhadap transaksi sebelumnya.

Misalnya, terjadi kesalahan harga, biaya pengiriman tambahan, atau barang/jasa tambahan yang perlu ditagih setelah invoice awal dibuat. Berikut contoh invoice debit.

13. Invoice Kredit

Sebaliknya, terdapat invoice kredit yang dikeluarkan untuk mengurangi jumlah yang harus dibayarkan atau sebagai pengembalian uang atas transaksi sebelumnya. Invoice ini diterbitkan ketika terjadi kesalahan dalam penagihan awal. Berikut contoh invoice kredit yang bisa dijadikan acuan.

14. Invoice Recurring

Jenis invoice pembayaran berikutnya adalah recurring. Dokumen ini diterbitkan secara berkala untuk menagih pembayaran atas layanan atau produk yang digunakan secara terus-menerus, seperti berlangganan atau sewa. Biasanya, invoice ini dikeluarkan dengan interval waktu tetap, seperti bulanan, triwulan, atau tahunan. Berikut contoh invoice recurring.

15. Invoice Prabayar

Contoh invoice berikutnya adalah faktur prabayar, yaitu dokumen yang dikeluarkan untuk meminta pembayaran sebelum barang atau jasa dikirimkan. Biasanya, invoice ini digunakan ketika penjual membutuhkan jaminan pembayaran di muka untuk menutupi biaya produksi, pengiriman, atau layanan khusus. Berikut contoh invoice prabayar.

Gunakan rekomendasi software akuntansi terbaik untuk memudahkan Anda dalam membuat seluruh jenis invoice pembayaran atau penjualan di atas. Dengan fitur-fitur terbaiknya, Anda tidak perlu lagi melakukan semua input secara manual.

Buat Invoice Mudah dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Mengelola invoice dalam bisnis biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan jika dilakukan secara manual. Dengan software akuntansi ScaleOcean, proses tersebut bisa menjadi jauh lebih mudah dan efisien. Sistem ini memungkinkan Anda untuk membuat, memproses, dan mendistribusikan invoice hanya dalam beberapa klik.

Coba demo gratis yang ditawarkan agar Anda tahu bagaimana proses kerja sistem tersebut. Anda akan mendapatkan invoice penjualan atau pembayaran dengan detail produk, harga, dan menghitung pajak secara otomatis dalam hitungan detik.

Tidak hanya untuk mengurus pembuatan contoh invoice, software akuntansi ScaleOcean juga memudahkan manajemen keuangan Anda secara menyeluruh. Fitur software akuntansi antara lain:

1. Auto reconciliation: Sistem otomatis mencocokkan transaksi keuangan yang tercatat di bank dengan pembukuan internal, memastikan keakuratan data​.
2. Multi currency management: Memudahkan perusahaan yang beroperasi di berbagai negara dengan mendukung transaksi berbagai mata uang dan kurs secara real-time.
3. Cash flow reports: Laporan arus kas yang komprehensif membantu memantau pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
4. Forecast budget and profit-loss: Memudahkan perencanaan keuangan di masa depan berdasarkan data historis, membantu Anda mengalokasikan sumber daya secara efisien.

Menggunakan aplikasi nota online terbaik memastikan bahwa setiap rincian transaksi tercatat dengan akurat dan jelas. Dengan fitur-fitur canggih, aplikasi ini membantu perusahaan mencatat data secara lebih terorganisir, mengurangi potensi kesalahan, dan meningkatkan transparansi antara penjual dan pembeli.

Kesimpulan

Invoice penjualan dan pembayaran merupakan dokumen penting dalam setiap transaksi bisnis, membantu mencatat dan mengelola arus kas, serta menjaga transparansi. Kini, Anda bisa mengelola invoice dengan lebih mudah menggunakan software, yang juga menawarkan demo gratis, sehingga Anda bisa mencoba fitur-fitur secara langsung.

Beruntungnya, dengan Software Akuntansi ScaleOcean, proses pembuatan, pengelolaan, dan distribusi invoice menjadi lebih mudah, cepat, dan efisien. Implementasikan sistem ini segera untuk mempermudah pengelolaan invoice dan memaksimalkan efisiensi keuangan bisnis Anda. Dapatkan demo gratisnya sekarang juga!