Apa itu Invoice? Fungsi, Jenis, serta Cara Membuatnya

Seringkali bisnis menghadapi kesulitan dalam mencatat transaksi secara rapi dan transparan, terutama ketika volume pesanan dan skema pembayaran berdasarkan termin semakin beragam. Untuk mengatasi hal ini, invoice hadir sebagai solusi praktis yang tidak hanya berfungsi sebagai bukti pembayaran, tetapi juga membantu mengatur jadwal pembayaran, menjaga kelancaran arus kas, serta meningkatkan akurasi laporan keuangan.

Invoice merupakan dokumen resmi yang diterbitkan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang atau jasa. Di dalamnya tercantum informasi penting seperti jumlah, harga, ketentuan pembayaran, termasuk termin yang disepakati, serta identitas pihak yang terlibat. Dokumen ini menjadi dasar penagihan sekaligus catatan akuntansi yang sah.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif mengenai invoice, mulai dari pengertian, fungsi, komponen, cara pembuatan, hingga contoh dan strategi optimal dalam penerapannya.

Key Takeaways

• Invoice adalah dokumen resmi dari penjual kepada pembeli yang merinci barang atau jasa yang dijual, menjadi bukti transaksi, dasar penagihan, dan catatan akuntansi.
• Fungsi utama invoice meliputi bukti transaksi, permintaan pembayaran, pelacakan arus kas, dokumen hukum untuk audit, pencatatan akuntansi, serta pelacakan status pembayaran.
• Jenis invoice seperti faktur penjualan, pembelian, proforma, retur, konsinyasi, dan berkala, masing-masing dengan tujuan penggunaan yang spesifik.
• Software akuntansi terbaik ScaleOcean dapat membantu menyederhanakan proses pembuatan, pencatatan, dan pelacakan faktur secara otomatis, akurat, cepat, dan transparan.

Coba Demo Gratis

1. Apa itu Invoice?

Invoice atau faktur adalah dokumen resmi yang dibuat penjual untuk pembeli, berisi rincian barang atau jasa yang dijual, nilai pembayaran, serta ketentuan pelunasan. Perannya tidak hanya sebagai bukti transaksi, tetapi juga sarana penagihan dan dasar pencatatan akuntansi untuk mengatur keuangan.

Dokumen ini berisi informasi lengkap seperti deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total biaya, hingga syarat pembayaran. Selain itu, faktur juga berfungsi sebagai dasar penagihan sekaligus alat kontrol keuangan dalam bisnis.

Menurut analisa Nikkie Bakker (2024), pasar e–invoicing semakin bertumbuh, dengan valuasi sebesar $4.95 miliar di 2021, dengan proyeksi sekitar $15.5 miliar di 2026 dikarenakan semakin besarnya implementasi oleh pemerintah-pemerintah di dunia. Jadi, dapat disimpulkan bahwa penggunaan faktur dalam era sekarang bukan hanya pilihan, tetapi kewajiban.

Baca juga: 18 Aplikasi Pembukuan Keuangan Terbaik untuk Perusahaan di Indonesia 2025

2. Apa Fungsi Utama Invoice?

Invoice memiliki fungsi penting sebagai alat penagihan yang menjelaskan rincian biaya kepada pelanggan secara jelas. Dokumen ini juga menjadi bukti transaksi yang sah jika terjadi perbedaan atau sengketa di kemudian hari.

Selain itu, juga digunakan sebagai arsip keuangan untuk membantu pencatatan dan pengelolaan arus kas. Dari sisi kepatuhan, faktur digunakan sebagai dokumen pendukung pajak dalam proses pelaporan dan administrasi perpajakan perusahaan.

Berikut penjelasan lengkap mengenai fungsi invoice, yaitu:

a. Sebagai Bukti Transaksi

Invoice mencatat rincian lengkap dari transaksi jual beli seperti nama barang, jumlah, harga, dan tanggal transaksi. Dokumen ini menjadi bukti otentik bahwa telah terjadi kesepakatan antara penjual dan pembeli, dan merupakan arsip penting dalam pelaporan internal maupun eksternal.

Dalam proses audit atau verifikasi, faktur ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung yang sah dan dapat dipercaya.

Untuk mempermudah pengelolaan dan otomatisasi pembuatan faktur, penggunaan billing system dapat sangat membantu dalam memastikan keakuratan dan efisiensi proses penagihan.

b. Permintaan Pembayaran

Faktur berfungsi sebagai permintaan resmi dari penjual kepada pembeli untuk melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Di dalamnya tercantum informasi penting seperti nominal tagihan, tenggat waktu pembayaran, serta metode pembayaran yang disepakati.

Berdasarkan pengamatan dan analisis ScaleOcean, penggunaan faktur yang jelas dan terstruktur membantu mempercepat proses pembayaran serta meminimalkan kesalahpahaman antara penjual dan pembeli. Dengan demikian, proses penagihan menjadi lebih profesional, tertib, dan mudah ditindaklanjuti oleh pihak pembeli.

c. Pelacakan Arus Kas

Dalam pencatatan akuntansi, faktur ini digunakan untuk mencatat pendapatan dan mengelola arus kas masuk secara akurat. Setiap invoice yang diterbitkan menjadi referensi utama dalam pembuatan jurnal, laporan keuangan umum, dan pembukuan.

Tanpa penyusunan faktur yang terorganisir, proses penghitungan laba rugi dan evaluasi keuangan perusahaan akan menjadi tidak akurat.

d. Dokumen Hukum dan Dasar Audit

Invoice dapat dijadikan bukti sah secara hukum ketika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli. Karena memuat informasi kontraktual seperti jumlah pembayaran, rincian transaksi, dan jatuh tempo, dokumen ini dapat digunakan dalam proses penyelesaian sengketa, mediasi, hingga audit hukum.

Selain itu, faktur juga berperan sebagai dasar audit, baik untuk audit internal maupun eksternal, serta pemeriksaan pajak. Dengan catatan transaksi yang rinci dan terverifikasi, faktur membantu memastikan kepatuhan terhadap regulasi keuangan sekaligus melindungi hak dan kewajiban kedua belah pihak.

e. Dokumen Akuntansi

Invoice berfungsi sebagai dokumen resmi dalam pencatatan akuntansi yang sah. Jurnal penghapusan piutang adalah pencatatan yang digunakan untuk mencatat piutang yang sudah tidak dapat dipulihkan, memudahkan proses audit dan pelaporan.

f. Pelacakan Pembayaran

Melalui penyusunan faktur, perusahaan dapat melacak status pembayaran dengan mudah, apakah sudah dibayar, sebagian, atau masih tertunda. Fungsi ini membantu mengurangi risiko keterlambatan, meningkatkan arus kas, dan menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.

Penerapan termin pada faktur juga memungkinkan perusahaan menetapkan jangka waktu pembayaran yang jelas bagi pelanggan. Dengan cara ini, setiap tagihan memiliki batas waktu yang terdefinisi, memudahkan kontrol pembayaran, serta membantu perencanaan arus kas dan strategi penagihan yang lebih efektif.

3. Contoh Invoice Pembayaran

Untuk memahami bagaimana penggunakan faktur di perusahaan dan bagaimana peran dokumen tersebut, di sini akan diuraikan skenario dan contoh invoice perusahaan, yang diambil dari sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi peralatan kantor, PT Contoh Jaya.

Perusahaan ini baru saja melakukan pembelian produk-produk untuk persediaan kantor. Mereka memesan dua unit printer laserjet seharga Rp800.000 per unit dan satu unit kursi kantor seharga Rp1.200.000. Total harga sebelum diskon adalah Rp2.800.000.

Perusahaan menempatkan promosi untuk pembelian dalam jumlah tertentu. Dalam transaksi penjualan ini, mereka mendapatkan diskon sebesar 10% untuk pembelian dengan total di atas Rp2.000.000.

Sehingga, diskon senilai Rp280.000 dicantumkan ke faktur penjualan. Selain itu, sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku, PT Contoh Jaya juga dikenakan pajak sebesar 5% dari total pembelian setelah diskon. Oleh karena itu, pajak sebesar Rp126.000 ditambahkan ke total tagihan.

Dari skenario ini, dibuatlah contoh faktur tagihan tersebut seperti ini.

4. Bagaimana Format Invoice Pembayaran?

Di bagian awal tercantum identitas penjual dan pembeli, meliputi nama serta alamat. Selanjutnya ditampilkan detail transaksi seperti nomor invoice, tanggal penerbitan, rincian barang atau jasa, jumlah, dan harga satuan. Invoice juga memuat total pembayaran yang harus dilunasi, tanggal jatuh tempo, serta informasi metode pembayaran agar proses pelunasan berjalan lancar.

Berikut beberapa komponen penting yang menjadi informasi penting dalam faktur, diantaranya:

a. Nama dan Alamat Perusahaan (Penjual dan Pembeli)

Identitas perusahaan yang terlibat dalam transaksi harus dicantumkan secara jelas. Nama dan alamat penjual serta pembeli memudahkan proses verifikasi, meminimalisir kesalahan pengiriman, dan menjadi bukti tertulis yang sah apabila terjadi perbedaan pendapat terkait transaksi.

b. Tanggal Invoice dan Nomor Unik

Setiap invoice wajib memiliki tanggal penerbitan dan nomor identifikasi unik. Tanggal digunakan untuk menentukan masa pembayaran, sementara nomor identifikasi invoice berfungsi sebagai penanda khusus agar transaksi lebih mudah dilacak, baik oleh penjual maupun pembeli.

c. Deskripsi Detail Barang atau Jasa yang Dibeli

Invoice harus menjelaskan secara rinci barang atau jasa yang diperjualbelikan. Informasi seperti nama produk, jumlah unit, harga per item, serta total per kategori memberikan transparansi. Hal ini juga membantu kedua belah pihak menghindari kesalahpahaman.

d. Total Biaya yang Harus Dibayarkan

Bagian ini menunjukkan jumlah akhir yang wajib dibayarkan oleh pembeli. Perhitungan meliputi subtotal, pajak, biaya tambahan, atau potongan harga. Kejelasan angka ini penting untuk memastikan kesesuaian transaksi dan memudahkan manajemen arus kas perusahaan.

e. Instruksi Pembayaran dan Syarat-Syarat Transaksi

Invoice harus memuat instruksi pembayaran, seperti rekening tujuan, metode transfer, serta batas waktu pelunasan. Selain itu, dicantumkan juga syarat transaksi, termasuk penalti keterlambatan atau diskon pembayaran cepat, guna menjaga kepastian dan disiplin pembayaran.

f. Tanggal Jatuh Tempo

Bagian ini mencantumkan batas waktu yang diberikan kepada pembeli untuk melunasi pembayaran. Informasi ini penting agar kedua pihak memiliki kejelasan kapan kewajiban finansial harus dipenuhi. Selain itu, tanggal jatuh tempo membantu perusahaan menjaga arus kas tetap stabil dan mengurangi risiko piutang tak tertagih.

g. Metode Pembayaran

Invoice juga memuat pilihan cara pembayaran, seperti transfer bank, cek, kartu kredit, atau metode digital lainnya. Dengan adanya informasi ini, pembeli dapat memilih opsi yang paling sesuai. Bagi penjual, kejelasan metode pembayaran mempercepat proses penerimaan dana.

h. Syarat dan Ketentuan

Dalam invoice, bagian syarat dan ketentuan mencakup aturan yang mengikat kedua pihak, seperti penalti keterlambatan atau kebijakan retur. Informasi ini memberi perlindungan hukum sekaligus mengurangi potensi sengketa. Hal ini memastikan transaksi berlangsung adil dan profesional.

Anda bisa membuat faktur secara mudah dengan menggunakan sistem canggih, seperti aplikasi invoice bisnis. ScaleOcean menjadi rekomendasi terbaik aplikasi faktur yang dapat membantu mengotomatiskan pembuatan, pengelolaan, dan pengiriman faktur secara cepat dan akurat.

Dengan integrasi langsung ke dalam sistem keuangan dan manajemen inventaris, aplikasi ini memastikan setiap transaksi tercatat dengan tepat dan memudahkan pelacakan pembayaran.

5. Apa Saja Jenis-jenis Invoice?

Jenis-jenis invoice antara lain invoice penjualan atau invoice standar, proforma invoice, invoice konsinyasi, dan invoice tagihan. Setiap invoice memiliki fungsi dan karakteristiknya. Berikut penjelasan lebih detailnya:

• invoice Penjualan: Dokumen yang diterbitkan penjual kepada pembeli sebagai tagihan atas barang atau jasa yang telah diserahkan.
• Invoice Pembelian: Catatan tagihan yang diterima oleh pembeli dari pemasok sebagai bukti transaksi pengadaan barang untuk bisnis.
• Invoice Proforma: Invoice proforma adalah faktur sementara yang dikirimkan sebelum barang dikirim atau layanan selesai sebagai estimasi biaya.
• Invoice Retur: Dokumen yang dibuat untuk mencatat pengembalian barang dari pembeli karena adanya kerusakan atau ketidaksesuaian pesanan.
• Invoice Konsinyasi: Faktur yang digunakan dalam model penitipan barang, di mana penagihan baru dilakukan setelah barang berhasil terjual oleh pihak kedua.
• Invoice Tagihan: Dokumen formal yang merinci total biaya yang harus dilunasi oleh pelanggan dalam jangka waktu pembayaran tertentu.
• Invoice Berkala: Jenis faktur yang diterbitkan secara rutin dalam jadwal tetap, biasanya digunakan untuk layanan berlangganan atau kontrak jasa jangka panjang.
• Invoice Standar: Format faktur paling umum yang berisi informasi dasar seperti identitas pihak terlibat, daftar produk, harga, dan total pembayaran.
• Commercial Invoice: Commercial invoice adalah dokumen perdagangan internasional yang berfungsi sebagai pernyataan pabean untuk proses ekspor-impor dan penentuan nilai bea cukai.

5. Bagaimana Cara Membuat Invoice?

Cara membuat invoice dimulai dengan mencantumkan identitas penjual dan pembeli secara lengkap. Selanjutnya, tuliskan nomor invoice dan tanggal penerbitan, lalu jelaskan rincian barang atau jasa yang diberikan beserta jumlah dan harga. Setelah itu, hitung total pembayaran yang harus dilunasi. Terakhir, cantumkan tanggal jatuh tempo serta metode pembayaran agar pelanggan mengetahui batas waktu dan cara melakukan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi nota online, Anda dapat membuat faktur yang jelas dan terstruktur dengan mudah. Aplikasi ini memastikan setiap faktur yang dibuat sesuai standar dan membantu memastikan pembayaran diterima tepat waktu serta menjaga hubungan baik dengan klien.

Berikut adalah langkah-langkah detail dan poin-poin penting yang perlu Anda perhatikan dalam membuat invoice:

a. Identifikasi Diri dan Klien

Cantumkan informasi lengkap tentang bisnis Anda dan klien di bagian atas faktur. Termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Jika Anda memiliki logo, tambahkan untuk memberikan kesan profesional.

Pastikan juga informasi (nama, alamat, dan kontak) ditulis dengan benar untuk menghindari kesalahan pengiriman. Informasi yang jelas ini penting untuk verifikasi dan komunikasi yang lancar antara kedua belah pihak. Identifikasi yang akurat menjadi dasar dari validitas dokumen.

b. Berikan Nomor Invoice dan Tanggal

Setiap faktur harus memiliki nomor unik dan tanggal penerbitan. Nomor faktur berfungsi sebagai identifikasi unik untuk melacak transaksi dan mempermudah pencatatan akuntansi. Sistem penomoran yang konsisten, seperti menggunakan format seri (misalnya, INV-2025-001), membantu dalam pengarsipan dan pencarian data.

Tanggal faktur menunjukkan kapan dokumen dibuat, yang menjadi acuan untuk menghitung jatuh tempo pembayaran. Pastikan keduanya tercantum dengan jelas di bagian yang mudah terlihat.

c. Daftar Barang atau Jasa yang Diberikan

Buatlah tabel atau daftar yang berisi deskripsi setiap barang atau jasa yang Anda jual. Sertakan juga jumlah (kuantitas), harga satuan, dan total harga untuk setiap item. Deskripsi harus spesifik dan mudah dipahami oleh klien, misalnya “Jasa Desain Logo” atau “10 unit Produk X”.

Rincian ini memastikan klien mengetahui dengan pasti apa yang mereka bayar, mencegah kebingungan dan sengketa di kemudian hari. Rincian yang jelas menunjukkan transparansi dan akuntabilitas.

d. Hitung Subtotal, Pajak, dan Total Akhir

Setelah merinci semua item, hitung subtotal (jumlah total sebelum pajak). Kemudian, jika berlaku, tambahkan pajak penjualan atau PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dengan persentase yang relevan.

Untuk perusahaan internasional, pastikan untuk mempertimbangkan transfer pricing saat menghitung biaya antar entitas yang berada di negara yang berbeda, untuk mematuhi regulasi perpajakan internasional.

Setelah itu, hitung total akhir yang harus dibayar oleh klien, termasuk subtotal dan pajak. Pastikan semua perhitungan akurat untuk menghindari kesalahan finansial. Cantumkan mata uang yang digunakan agar tidak ada kesalahpahaman. Perhitungan yang transparan menunjukkan profesionalisme.

e. Menentukan S&K Pembayaran

Bagian ini sangat penting untuk memastikan pembayaran diterima tepat waktu. Cantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran (misalnya, “30 hari setelah tanggal faktur”), metode pembayaran yang diterima (transfer bank, kartu kredit, atau tunai), dan informasi rekening bank yang diperlukan.

Jika ada kebijakan denda keterlambatan, sertakan juga dengan jelas. Syarat dan ketentuan yang spesifik melindungi Anda dari pembayaran yang tertunda dan memberikan panduan yang jelas kepada klien tentang cara menyelesaikan tagihan.

Baca juga: Definisi Cloud Accounting, Manfaat, Fitur, dan Cara Kerjanya

6. Mengelola dan Membuat Invoice Otomatis dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Penggunaan software akuntansi ScaleOcean hadir sebagai solusi terbaik untuk mengelola faktur karena menawarkan sistem yang terintegrasi, otomatis, dan fleksibel. Dengan dukungan lebih dari 200 modul khusus dan 1000+ fitur spesifik, termasuk billing system, ScaleOcean memungkinkan pembuatan invoice yang cepat, akurat.

Selain itu, aplikasi invoicing ScaleOcean menyediakan integrasi yang dapat langsung terkoneksi dengan berbagai fungsi bisnis, seperti sales dan purchase order, hingga integrasi perbankan. Penggunaan software ini, dapat memberikan akses unlimited user tanpa biaya tambahan, sehingga perusahaan dapat memperluas tim tanpa hambatan anggaran.

Selain itu, sistem flat pricing membuat pengelolaan invoice menjadi lebih hemat dan transparan, tanpa ada biaya tersembunyi. ScaleOcean juga menyediakan layanan demo gratis, after–sales interaktif, serta kemampuan kustomisasi sesuai alur bisnis, menjadikan ScaleOcean tidak hanya sebagai sistem untuk pengelolaan invoice, tetapi juga akuntansi.

Berikut beberapa fitur khusus yang disediakan ScaleOcean untuk mengoptimalkan pengelolaan dan pembuatan faktur, diantaranya:

• Pembuatan Invoice Otomatis: Faktur dapat dibuat otomatis dari dokumen Sales Order (untuk piutang pelanggan) maupun Purchase Order (untuk hutang ke vendor). Hal ini mengurangi input manual dan kesalahan pencatatan.
• Custom Printout untuk Invoice: Invoice bisa dicetak dengan format yang disesuaikan, misalnya menambahkan logo perusahaan, detail kontak, atau format khusus sesuai kebutuhan bisnis.
• Cetak e-Faktur Langsung dari Sistem: Mendukung pencetakan e-faktur maupun faktur fisik langsung dari sistem, sehingga perusahaan dapat mengirimkanya ke pelanggan di hari yang sama tanpa perlu proses manual tambahan.
• Pelacakan Pembayaran & Rekonsiliasi: Sistem melacak status pembayaran secara real-time dan mencocokkannya dengan data perbankan untuk mengurangi resiko piutang tidak tertagih.

Dengan fitur ini, ScaleOcean dapat memastikan bahwa setiap proses penagihan, mulai dari pembuatan, pengiriman e-faktur, hingga pelacakan pembayaran dapat dilakukan secara lebih efisien, aman, dan sesuai kebutuhan perusahaan.

7. Kesimpulan

Invoice bukan hanya dokumen penagihan, tetapi juga instrumen penting untuk menjaga keteraturan transaksi, arus kas, dan laporan keuangan umum. Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis dapat menghindari kesalahan pencatatan sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.

Untuk mendukung hal ini, penggunaan software akuntansi ScaleOcean menjadi solusi terbaik. Sistem ini membantu membuat, mencatat, dan melacak faktur secara otomatis, sehingga proses keuangan lebih akurat, cepat, dan transparan. Segera lakukan demo gratisnya untuk dapatkan solusi terbaik dan sesuai kebutuhan bisnis Anda!