Cloud Accounting: Pengertian, Manfaat, dan Tips Memilihnya

Cloud accounting adalah sistem yang memungkinkan akses oleh banyak pengguna dengan penyimpanan data di server online yang aman. Pengguna mengirimkan semua data mereka ke penyedia cloud, di mana data tersebut diproses dan disimpan dengan aman, kemudian dikembalikan ke pengguna.

Software akuntansi berbasis cloud menawarkan solusi penting bagi bisnis modern, memungkinkan akses data keuangan secara real-time, otomatisasi tugas administratif, dan keamanan data yang lebih baik. Semua ini membantu perusahaan mengelola akuntansi bisnis mereka dengan lebih cepat dan efektif.

Tanpa solusi ini, perusahaan sering dihadapkan pada masalah seperti keterlambatan laporan keuangan dan data yang tersebar di berbagai perangkat atau bahkan dalam file fisik yang sulit diakses. Ini dapat menjadi penghambat saat manajemen memerlukan akses cepat atau saat auditor meminta data keuangan mendetail milik perusahaan Anda.

Jika dibiarkan, masalah ini berpotensi menghambat pengambilan keputusan yang cepat dan akurat, atau bahkan meningkatkan risiko kehilangan data akibat kesalahan manual atau kerusakan perangkat.

Dengan software akuntansi berbasis cloud, bisnis tidak hanya menghindari risiko tersebut, tetapi juga membuka peluang untuk transformasi digital yang lebih menyeluruh. Di sini akan diuraikan secara lengkap mengenai cloud accounting, mulai dari pengertian, fitur, manfaat, hingga cara kerjanya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Cloud accounting adalah sistem akuntansi yang memanfaatkan teknologi cloud untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data keuangan secara online.
• Manfaat akuntansi cloud meliputi aksesibilitas, kolaborasi, skalabilitas, keamanan data, efisiensi biaya, integrasi dengan sistem lain, pembaruan otomatis, penghematan biaya infrastruktur.
• ScaleOcean hadir sebagai solusi manajemen keuangan bisnis yang dapat memantau kondisi keuangan perusahaan.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Cloud Accounting?

Cloud accounting adalah sistem akuntansi yang menyimpan data keuangan di server jarak jauh (cloud) dan dapat diakses melalui internet, berbeda dengan perangkat lunak akuntansi konvensional yang berbasis desktop.

Sistem ini memberikan kemudahan dalam mengakses data kapan saja dan di mana saja, memperbaiki kolaborasi, serta mendukung skalabilitas seiring pertumbuhan bisnis, dengan pembaruan perangkat lunak otomatis. Namun, ada tantangan terkait keamanan data dan adaptasi yang perlu diperhatikan oleh para akuntan.

Kebutuhan akan software akuntansi cloud muncul karena keterbatasan sistem tradisional yang hanya dapat diakses di satu perangkat dan memerlukan banyak pembaharuan manual. Ini menjadikan sistem sebagai solusi bagi perusahaan yang membutuhkan akses cepat dan kolaborasi multi-pengguna dalam manajemen siklus akuntansi perusahaan mereka.

Cara Kerja Cloud Accounting

Cloud accounting mengubah cara perusahaan mengelola dan mengakses data keuangan mereka. Berbeda dengan sistem tradisional, cloud accounting menawarkan akses yang lebih fleksibel, aman, dan efisien. Berikut adalah cara kerja cloud accounting yang memungkinkan bisnis lebih optimal dalam pengelolaan keuangan.

1. Penyimpanan Data

Cloud accounting menyimpan data keuangan di server yang dapat diakses melalui internet, menggantikan penggunaan perangkat penyimpanan lokal. Hal ini memastikan bahwa data selalu terbarui dan tersedia kapan saja, serta dapat mengelola berbagai jenis akuntansi secara lebih efisien.

2. Akses dan Kolaborasi Data

Karena terhubung ke cloud, pengguna dapat mengakses data keuangan dari perangkat apa saja dengan koneksi internet. Hal berikut memungkinkan tim untuk berkolaborasi secara lebih efisien, tanpa batasan ruang dan waktu, serta juga meningkatkan fleksibilitas dikarenakan dapat diterapkan dalam sistem akuntansi apa saja.

3. Otomatisasi

Akuntansi cloud memantau dan mengelola transaksi secara real time, mengurangi tugas manual yang memakan waktu. Contoh kegiatannya berupa penghitungan pajak, pembuatan laporan, dan pencatatan transaksi sesuai dengan standar PSAK, mengurangi risiko kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional.

4. Keamanan dan Pembaruan

Platform cloud dilengkapi dengan sistem keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan otentikasi dua faktor. Selain itu, pembaruan sistem secara otomatis penting untuk memastikan bahwa pengguna selalu mendapatkan versi terbaru dengan fitur dan keamanan yang optimal.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Cloud accounting memungkinkan integrasi yang mudah dengan aplikasi bisnis lainnya, seperti sistem pembayaran atau ERP. Hal ini memastikan data keuangan dapat bersinkronisasi otomatis dengan sistem lain, meningkatkan efisiensi dan keterhubungan dalam proses bisnis.

Manfaat Cloud Accounting

Menurut artikel Balancing Everything, fitur automasi yang ada pada cloud accounting software menghasilkan ROI dalam rentang waktu 6 hingga 18 bulan saja sejak implementasi. Ini menunjukkan bahwa penggunaan software akuntansi berbasis cloud membawa keuntungan finansial yang signifikan dalam jangka menengah.

Penerapan cloud accounting software menawarkan beragam manfaat signifikan bagi bisnis, seperti akses data keuangan real-time, pengurangan risiko kehilangan data, hingga peningkatan efisiensi operasional. Berikut manfaat utama cloud accounting dalam penerapannya di bisnis, diantaranya:

1. Aksesibilitas

Cloud accounting memungkinkan akses data keuangan dari berbagai perangkat dan lokasi, asalkan terhubung dengan internet. Aplikasi pembukuan berbasis cloud ini mendukung kerja jarak jauh dan memberikan fleksibilitas lebih besar bagi karyawan yang bekerja di berbagai lokasi.

Dengan aksesibilitas proses kerja yang mudah dari cloud accounting, proses pengelolaan keuangan dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, meningkatkan efisiensi dalam bisnis.

2. Kolaborasi Tim

Salah satu manfaat utama cloud accounting adalah kemampuannya untuk memungkinkan beberapa pengguna bekerja secara bersamaan pada data yang sama. Fitur ini meningkatkan komunikasi antar tim, sehingga mereka dapat berbagi informasi keuangan secara real-time.

Kolaborasi antar tim di perusahaan yang lancar dan efisien antara tim internal dan klien membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat.

3. Skalabilitas

Cloud accounting memiliki kemampuan untuk menyesuaikan kapasitasnya seiring dengan pertumbuhan bisnis tanpa memerlukan peningkatan infrastruktur perangkat keras yang signifikan.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menambah pengguna dan fungsi sesuai kebutuhan tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk upgrade sistem. Skalabilitas ini memberikan kenyamanan dalam menghadapi ekspansi bisnis.

4. Keamanan Data

Penyedia layanan cloud accounting biasanya memiliki infrastruktur dan langkah-langkah keamanan yang ketat, seperti enkripsi data dan pencadangan rutin, untuk melindungi data sensitif.

Keamanan data untuk laporan keuangan perusahaan juga memastikan bahwa informasi keuangan perusahaan terlindungi dari ancaman eksternal, sehingga meminimalkan risiko kebocoran atau kehilangan data yang penting.

5. Efisiensi Biaya

Cloud accounting juga memberikan manfaat untuk mengurangi biaya operasional karena perusahaan tidak perlu lagi menginvestasikan uang dalam server lokal atau biaya pemeliharaan perangkat lunak.

Dengan model berbasis langganan, perusahaan hanya membayar untuk layanan yang digunakan, yang memungkinkan pengelolaan biaya yang lebih efisien dan mengurangi beban pengeluaran di bidang IT.

6. Pembaruan Otomatis

Sistem cloud accounting secara otomatis memperbarui perangkat lunak dan sistem sesuai dengan versi terbaru dari penyedia layanan. Pembaruan ini termasuk fitur baru dan perubahan terkait kepatuhan peraturan yang memastikan sistem tetap up-to-date.

Dengan menggunakan sistem ini, pengguna tidak perlu khawatir tentang pengelolaan pembaruan, karena semuanya dikelola oleh penyedia layanan, sehingga meningkatkan produktivitas tanpa gangguan.

7. Menyederhanakan Integrasi dengan Sistem Bisnis Lain

Salah satu keunggulan cloud accounting software adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan sistem lain, seperti manajemen inventaris atau payroll. Misalnya, data penjualan dari sistem POS akan otomatis tercatat dalam akun keuangan Anda, tanpa perlu input data manual.

Penggunaan software akuntansi berbasis cloud ini dapat membantu mengurangi kesalahan, mempercepat proses pelaporan, dan memastikan seluruh departemen bekerja dengan data yang akurat dan mutakhir.

8. Menghemat Biaya Infrastruktur IT

Menurut data Finances Online, penerapan software akuntansi berbasis cloud mampu menurunkan biaya operasional hingga 50%. Hal ini karena sistem akuntansi cloud menghilangkan kebutuhan akan server fisik atau perawatan IT yang intensif, yang biasanya dibutuhkan untuk software tradisional.

Dengan begitu, penggunaan software accounting cloud ini tidak hanya dapat merencanakan dan mengalokasikan anggaran untuk infrastruktur, tapi juga dapat memanfaatkannya untuk aspek lain yang lebih produktif.

Apa Perbedaan Cloud Accounting dan Software Accounting Desktop?

Ketika mempertimbangkan pilihan software akuntansi untuk bisnis, Anda mungkin bertanya-tanya mana yang lebih baik: Cloud accounting atau software accounting desktop? Meskipun kedua jenis software akuntansi tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu mempermudah pengelolaan keuangan, ada perbedaan besar dalam cara keduanya bekerja dan manfaat yang ditawarkan.

Mari kita lihat perbedaan-perbedaan kunci antara software akuntansi berbasis cloud  dan software akuntansi traditional berikut ini:

1. Aksesibilitas

• Cloud: Memungkinkan Anda untuk akses data keuangan kapan saja dan di mana saja selama terhubung dengan internet, cukup dengan perangkat seperti laptop atau smartphone.
• Traditional: Hanya bisa diakses di komputer atau server yang terinstal program tersebut. Jika Anda harus bepergian atau bekerja dari lokasi berbeda, software akuntansi berbasis cloud tentu jadi solusi yang lebih praktis.

2. Kolaborasi Multi-Pengguna

• Cloud: eberapa pengguna dapat bekerja secara bersamaan tanpa harus berbagi file secara manual. Ini sangat berguna jika tim keuangan, auditor, dan manajemen perlu melihat data secara real-time.
• Traditional: Umumnya membutuhkan pengaturan akses atau instalasi tambahan agar bisa digunakan bersama, yang sering kali rumit dan memakan waktu.

3. Keamanan Data

• Cloud: Menawarkan enkripsi berlapis dan backup data otomatis
• Traditional: Bergantung pada keamanan perangkat lokal. Jika komputer terkena virus atau rusak, risiko kehilangan data lebih tinggi.

4. Pembaruan Sistem

• Cloud: Diperbarui secara otomatis oleh penyedia layanan dengan risiko downtime yang minimal, sehingga Anda akan selalu menggunakan versi terbaru tanpa perlu repot-repot melakukan update bug atau versi sistem.
• Traditional: Biasanya membutuhkan pembaruan manual yang mungkin mengganggu operasional, dan setiap pembaruan bisa memerlukan biaya tambahan atau dukungan IT.

5. Biaya Infrastruktur IT

• Cloud: Tidak memerlukan server atau pemeliharaan perangkat keras yang mahal, karena semuanya tersimpan di cloud, sehingga bermanfaat bagi bisnis yang ingin menghemat anggaran untuk infrastruktur IT.
• Traditional: Umumnya membutuhkan server fisik dan dukungan IT yang kuat yang bisa meningkatkan biaya operasional.

6. Fleksibilitas Integrasi

• Cloud: Lebih mudah diintegrasikan dengan sistem lain, seperti seperti manajemen inventaris atau CRM, karena berbasis web.
• Traditional: Sering kali sulit diintegrasikan atau memerlukan API tambahan, yang bisa memperlambat alur kerja dan menambah biaya implementasi.

Dengan memahami perbedaan ini, Anda bisa menentukan mana solusi yang lebih sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda. Software akuntansi berbasis cloud menawarkan fleksibilitas dan efisiensi, sedangkan traditional accounting software mungkin masih relevan untuk bisnis yang membutuhkan kontrol penuh terhadap infrastruktur.

Anda bisa menggunakan ScaleOcean sebagai rekomendasi software akuntansi terbaik yang dapat memberikan solusi yang fleksibel dan terintegrasi secara penuh untuk bisnis Anda. ScaleOcean juga memiliki skala yang fleksibel, sehingga cocok untuk perusahaan yang sedang berkembang dan membutuhkan solusi dalam proses pertumbuhannya.

Cobalah akukan demo gratis dengan ScaleOcean sekarang dan lihat bagaimana software kami dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda.

Tips Memilih Cloud Accounting yang Sesuai Kebutuhan Bisnis

Memilih cloud accounting software yang tepat adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi manajemen keuangan bisnis Anda. Namun, dengan berbagai pilihan yang ada, menemukan solusi yang paling sesuai bisa menjadi tantangan tersendiri.

Berikut adalah beberapa tips praktis untuk membantu Anda dalam memilih cloud accounting yang memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda.

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, tergantung pada ukuran, kompleksitas, dan industri. Sebelum memilih software, identifikasi fitur apa saja yang benar-benar Anda butuhkan.

Misalnya, apakah Anda membutuhkan laporan multi-currency untuk bisnis internasional? Atau integrasi dengan software inventaris? Mengetahui kebutuhan ini akan mempermudah Anda dalam memilih software yang sesuai. Sebagai alternatif Zahir Accounting, beberapa solusi menawarkan fitur tambahan yang lebih lengkap untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

2. Cek Kemudahan Penggunaan

Software yang navigasinya rumit bisa menghambat produktivitas tim. Pilih sistem akuntansi cloud dengan antarmuka yang intuitif dan mudah digunakan, terutama jika tim Anda belum terbiasa dengan teknologi baru.

Anda bisa mencoba dan melakukani demo atau uji coba gratis yang disediakan vendor software akuntansi agar Anda bisa menilai apakah software tersebut nyaman dan praktis untuk digunakan sehari-hari.

3. Pastikan Fitur Keamanan yang Handal

Keamanan data adalah prioritas utama dalam manajemen akuntansi bisnis. Pastikan software pilihan Anda dilengkapi dengan enkripsi data, backup otomatis, dan kontrol akses ketat.

Jangan lupa cek apakah penyedia software memiliki sertifikasi keamanan yang diakui. Ingat, data keuangan bisnis adalah hal yang sangat sensitif, dan perlindungan ekstra akan memberikan ketenangan pikiran bagi tim finance dalam mengelola akuntansi bisnis.

4. Pertimbangkan Kemampuan Integrasi dengan Sistem Lain

Bisnis modern biasanya menggunakan beberapa sistem seperti CRM, payroll, atau manajemen proyek. Memilih cloud accounting software yang dapat terintegrasi dengan sistem-sistem tersebut akan menghemat waktu dan memastikan data tersinkronisasi secara otomatis. Ini memudahkan aliran informasi dan mencegah kesalahan akibat entri data ganda.

5. Evaluasi Dukungan Pelanggan yang Disediakan

Software yang baik seharusnya datang dengan dukungan pelanggan yang responsif. Sebelum memutuskan, cari tahu bagaimana kualitas layanan tim dukungan pelanggan vendor sistem ini yang Anda pilih.

Apakah mereka tersedia 24/7? Apakah mereka responsif melalui live chat atau telepon? Dukungan yang responsif akan sangat membantu, terutama saat Anda menghadapi masalah teknis yang membutuhkan solusi cepat.

6. Perhatikan Biaya dan Opsi Pembayaran yang Fleksibel

Sesuaikan biaya langganan software dengan anggaran bisnis Anda. Beberapa penyedia menawarkan berbagai paket dengan fitur dan harga berbeda, jadi pilih yang memberikan nilai terbaik sesuai kebutuhan Anda.

Selain itu, penting bagi Anda untuk mengecek apakah ada biaya tambahan untuk pembaruan atau penambahan pengguna, agar Anda tidak terkejut akibat adanya biaya-biaya tersembunyi.

7. Cari Tahu Tentang Pembaruan dan Pengembangan Fitur

Pastikan penyedia aplikasi akuntansi berbasis cloud yang Anda pilih aktif dalam mengembangkan dan memperbarui fitur software mereka. Software yang terus dikembangkan akan selalu mengikuti tren dan kebutuhan baru, sehingga bisnis Anda tidak ketinggalan teknologi.

Dengan memperhatikan tips-tips di atas, Anda dapat memilih cloud accounting software yang tidak hanya sesuai dengan kebutuhan bisnis saat ini tetapi juga mendukung pertumbuhan dan perubahan di masa depan. Pilihan yang tepat akan membantu bisnis Anda mengelola keuangan lebih mudah, efisien, dan aman.

ScaleOcean Cloud Accounting Fleksibel untuk Seluruh Bisnis

ScaleOcean software accounting menjadi solusi cloud terbaik dengan memberikan integrasi antar-modul yang sangat baik, sehingga memungkinkan pencatatan keuangan yang lebih efisien dan otomatis.

Modul accounting yang ditawarkan dapat terintegrasi langsung dengan sistem ERP lainnya seperti sales, inventory, dan purchasing, yang memungkinkan semua transaksi dari proses pengadaan barang hingga penjualan tercatat secara real-time.

Selain itu, ScaleOcean juga dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik bisnis Anda, sehingga dapat memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan alur kerja bisnis tanpa perlu mengganti sistem yang sudah berjalan. Lakukan demo gratis dan konsultasinya sekarang untuk dapatkan solusi unggulan ini!

Berikut ini fitur-fitur utama cloud accounting software ScaleOcean

1. Account Receivable & Payable: Fitur ini membantu mencatat dan mengelola piutang serta hutang perusahaan, memudahkan penagihan dan pembayaran tepat waktu. Anda bisa memonitor status pembayaran secara real-time untuk menjaga arus kas tetap sehat.
2. Cash Flow Forecasting: Fitur ini memproyeksikan arus kas masa depan berdasarkan data transaksi, membantu Anda dalam pengambilan keputusan finansial dan memastikan kesiapan untuk kebutuhan mendadak.
3. Budget Planning: Dengan fitur ini, Anda dapat merencanakan anggaran dan memantau pengeluaran, sehingga lebih mudah mengontrol biaya dan memastikan alokasi dana sesuai prioritas bisnis.
4. Automatic Tax Calculation: Fitur ini otomatis menghitung pajak berdasarkan transaksi dan peraturan yang berlaku, mengurangi risiko kesalahan perhitungan dan mempercepat pelaporan pajak.
5. Bank Reconciliation: Fitur ini mencocokkan transaksi bank dengan catatan keuangan perusahaan secara otomatis, memastikan data akurat dan mempermudah proses audit.
6. Comprehensive Report: Fitur ini menyediakan laporan keuangan lengkap dan mendalam, membantu Anda memahami kinerja bisnis secara keseluruhan dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

Dengan pendekatan ini, ScaleOcean menawarkan fleksibilitas tinggi dalam mengelola laporan keuangan yang lebih tepat waktu dan transparan, serta memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

Baca juga: Rekomendasi 22 Software Akuntansi Terbaik beserta Fiturnya

Kesimpulan

Cloud accounting membawa berbagai keuntungan dalam hal efisiensi, aksesibilitas, dan kolaborasi, namun juga menghadirkan tantangan terkait keamanan data, adaptasi teknologi, dan biaya berkelanjutan.

Meskipun demikian, dengan software akuntansi berbasis cloud yang tepat, manfaatnya dapat jauh mengungguli tantangan tersebut, terutama dalam mendukung bisnis yang berkembang pesat.

Untuk itu, memilih software cloud accounting yang handal sangat penting. ScaleOcean software cloud accounting menawarkan solusi unggulan yang tepat, fleksibel, dan mudah diakses, mendukung perusahaan dalam mengelola keuangan secara efisien dan terintegrasi.

Dengan fitur yang dapat disesuaikan, ScaleOcean siap membantu bisnis Anda menjalankan operasional akuntansi lebih efektif dan aman. Cobalah demo gratis kami untuk pengalaman langsung!