Proforma Invoice: Pengertian, Cara Buat, Fungsi & Contohnya

Pernahkah Anda mendengar istilah proforma invoice? Dalam dunia bisnis, proforma invoice adalah dokumen yang digunakan oleh penjual untuk memberikan estimasi harga dan rincian transaksi sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa dilakukan.

Dikutip dari Investopedia, Proforma invoice adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa, berisi perkiraan biaya, harga, jumlah, dan syarat pembayaran.

Fungsinya untuk memberikan gambaran awal kepada pembeli mengenai harga barang, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran yang diterapkan. Dokumen ini sangat penting, terutama dalam transaksi internasional, di mana transparansi harga dan ketentuan pembayaran menjadi hal yang krusial.

Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap mengenai aspek ini, mulai dari pengertian, peran utama, perbedaannya dengan invoice, hingga cara membuat dan contohnya. Pahami selengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Proforma invoice adalah dokumen sementara yang memberikan estimasi harga dan rincian transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa, namun bukan permintaan pembayaran resmi.
• Fungsi proforma invoice meliputi: memberikan estimasi biaya, memfasilitasi pembiayaan, mencegah kesalahpahaman, mengelola cashflow, memudahkan proses administrasi dan logistik, dan lainnya
• Format proforma invoice mencakup: deskripsi barang, jumlah, harga, syarat pembayaran, serta rincian pengiriman dan pajak.
• Software Akuntansi ScaleOcean menjadi solusi dalam mengelola proforma invoice dengan integrasi modul penjualan dan fitur-fitur unggulannya yang dapat disesuaikan.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice merupakan faktur sementara atau dokumen penawaran resmi yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan. Dokumen ini berisi rincian biaya dan syarat transaksi, namun belum berfungsi sebagai tagihan akhir maupun bukti transaksi sah.

Umumnya, proforma invoice digunakan sebagai estimasi untuk memastikan harga, jumlah, serta ketentuan pembayaran, terutama dalam transaksi internasional atau kebutuhan pembiayaan.

Dokumen ini umumnya digunakan dalam transaksi internasional atau saat pembeli membutuhkan informasi lebih lanjut sebelum melanjutkan proses pembelian. Biasanya, proforma invoice digunakan untuk tujuan penawaran harga atau untuk keperluan pengajuan pinjaman atau pembiayaan.

Proforma invoice digunakan dalam transaksi ekspor-impor untuk memberikan rincian biaya awal atau konfirmasi harga sebelum pembayaran. Dokumen ini penting saat permintaan pembayaran uang muka, memberi gambaran biaya yang harus dikeluarkan, namun bukan tagihan final.

Ini membantu pembeli dan penjual memastikan kesepakatan harga dan syarat lainnya sebelum pengiriman. Proforma memiliki perbedaan mencolok dengan commercial invoice karena hanya bersifat perkiraan biaya dan bukan bukti transaksi resmi.

Perbedaannya yaitu: Proforma invoice digunakan sebelum pengiriman barang sebagai dokumen penawaran harga untuk memastikan detail pesanan dan syarat pembayaran. Sementara itu, commercial invoice adalah tagihan final yang terbit setelah barang dikirim.

Baca juga: Billing System: Manfaat, Contoh, dan 6 Rekomendasinya

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice (Faktur Akhir)

Dalam dunia bisnis, baik proforma invoice maupun invoice biasa sering digunakan dalam transaksi yang serupa, namun keduanya memiliki perbedaan penting dalam hal fungsi, waktu penerbitan, dan status hukumnya. Berikut beberapa poin perbedaan proforma invoice dan invoice (faktur akhir), diantaranya:

1. Sifat

• Proforma Invoice: Faktur yang hanya bersifat sementara dan tidak memiliki kekuatan hukum sebagai bukti transaksi final. Dokumen ini berfungsi sebagai gambaran awal transaksi.
• Invoice: Faktur resmi yang mengikat secara hukum dan diakui sebagai dasar penagihan serta pencatatan akuntansi perusahaan.

2. Tujuan

• Proforma Invoice: Untuk memberikan estimasi harga, jumlah, dan syarat pembayaran kepada pembeli sebelum transaksi berjalan. Hal ini membantu pembeli memahami perkiraan biaya.
• Invoice: Untuk memberikan permintaan pembayaran final yang sah, mencatat kewajiban pembeli, serta menjadi dokumen rujukan dalam pelaporan pajak.

3. Waktu Pengeluaran

• Proforma Invoice: Biasanya diterbitkan sebelum barang atau jasa dikirimkan kepada pembeli. Dokumen ini digunakan untuk memberikan kepastian terkait rincian transaksi.
• Invoice: Dikeluarkan setelah barang atau jasa diserahkan, sehingga memiliki peran langsung sebagai tagihan resmi yang wajib dibayar oleh pembel

4. Legalitas dan Kepatuhan

• Proforma Invoice: Tidak dapat digunakan untuk tujuan perpajakan maupun pencatatan akuntansi resmi karena tidak memiliki kekuatan hukum. Ini tercantum pada Pasal 1320 KUHPerdata Indonesia tyang mengatur perjanjian sah yang memerlukan kesepatan kedua pihak.
• Invoice: Sah digunakan sebagai dasar pelaporan pajak, audit, dan pencatatan keuangan perusahaan. Ini tercantum sesuai Pasal 1457 KUHPerdata Indonesia.

5. Fungsi Administratif

• Proforma Invoice: Lebih sering digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan pembiayaan, bea cukai, atau persetujuan internal sebelum transaksi dilanjutkan.
• Invoice: Berfungsi sebagai dokumen utama yang menegaskan kewajiban pembayaran pembeli sesuai kesepakatan.

6. Nilai Transaksi

• Proforma Invoice: Jumlahnya bersifat estimasi sehingga masih dapat berubah sesuai kondisi akhir transaksi.
• Invoice: Nilainya bersifat final, sehingga menggambarkan jumlah pasti yang harus dibayarkan oleh pembeli.

7. Penerimaan oleh Pembeli

• Proforma Invoice: Memberi kesempatan bagi pembeli untuk meninjau dan mengonfirmasi detail transaksi sebelum komitmen pembayaran.
• Invoice: Menunjukkan bahwa barang atau jasa telah diberikan, sehingga pembeli wajib melakukan pembayaran sesuai ketentuan.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice memiliki peran penting dalam transaksi bisnis, terutama yang melibatkan perdagangan internasional atau kebutuhan pembiayaan. Dokumen ini berfungsi bukan hanya sebagai perkiraan biaya, tetapi juga sebagai alat komunikasi resmi antara penjual dan pembeli untuk memastikan kesepahaman sejak awal transaksi.

Berikut beberapa fungsi utama proforma invoice, diantaranya:

1. Memberikan Estimasi Biaya

Proforma invoice menyajikan rincian harga barang atau jasa, jumlah unit, pajak, hingga biaya pengiriman. Informasi ini membantu pembeli memahami estimasi total biaya transaksi sebelum barang atau jasa diterima. Dengan kejelasan tersebut, pembeli dapat menyiapkan dana yang diperlukan lebih tepat waktu.

2. Memfasilitasi Pembiayaan

Dokumen ini sering digunakan oleh pembeli sebagai dasar pengajuan pembiayaan ke bank atau lembaga keuangan. Proforma invoice juga dapat dipakai untuk mengurus izin impor atau bea cukai. Dengan dokumen resmi ini, pembeli memperoleh kemudahan administrasi sekaligus kepercayaan lebih dari pihak ketiga.

3. Membantu Pengelolaan Cash Flow

Proforma invoice memungkinkan penjual memperkirakan pendapatan yang akan diterima, sementara pembeli dapat mengantisipasi pengeluaran. Dengan informasi yang jelas mengenai nilai transaksi, kedua pihak dapat menyusun strategi pengelolaan arus kas secara lebih efektif. Hal ini penting untuk menjaga stabilitas keuangan bisnis.

4. Mencegah Kesalahpahaman

Dengan memberikan gambaran detail mengenai harga, jumlah, dan syarat pembayaran sejak awal, proforma invoice mengurangi potensi salah pengertian antara penjual dan pembeli. Dokumen ini menjadi acuan awal yang jelas, sehingga hubungan bisnis tetap berjalan lancar tanpa adanya konflik mengenai biaya transaksi.

5. Mempermudah Proses Administrasi dan Logistik

Proforma invoice juga digunakan dalam pengajuan perizinan bea cukai atau dokumen lainnya dalam perdagangan internasional. Dikutip dari laman ITA, dalam transaksi ekspor-impor, dokumen ini sering diminta otoritas bea cukai untuk memproses pengiriman barang.

Dengan faktur ini, penjual juga dapat memastikan pembeli memiliki informasi yang dibutuhkan untuk kelancaran administrasi dan logistik, sehingga proses pengiriman berjalan lancar.

6. Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan

Dengan memberikan proforma invoice, penjual memastikan pembeli mendapatkan informasi jelas tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk rincian biaya. Dokumen ini membantu menghindari kesalahpahaman, memberikan gambaran mengenai harga, serta syarat pengiriman atau pembayaran, sehingga kedua pihak bisa membuat keputusan yang lebih tepat.

7. Memfasilitasi Perencanaan Keuangan dan Anggaran

Proforma invoice mencantumkan estimasi biaya yang membantu pembeli merencanakan anggaran dengan lebih tepat, terutama dalam proyek besar atau pembelian barang dalam jumlah banyak. Pembeli dapat memperkirakan total biaya dan memastikan anggaran mencakup semua biaya terkait sebelum melanjutkan transaksi.

Cara Membuat Proforma Invoice

Membuat proforma invoice yang jelas dan mudah dipahami sangat penting untuk memastikan kelancaran transaksi antara penjual dan pembeli. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti untuk membuat dokumen yang efektif:

1. Menentukan Format

Langkah pertama adalah menentukan format yang jelas dan mudah dibaca, agar pembeli dapat dengan mudah memahami rincian transaksi. Pastikan mencantumkan nomor invoice yang unik untuk setiap transaksi, sehingga dokumen mudah dilacak dan menghindari kebingungan antara transaksi satu dengan lainnya.

2. Mengisi Informasi Penting

Isi dokumen dengan informasi dasar seperti nama penjual dan pembeli, alamat, serta tanggal pembuatan proforma invoice. Cantumkan rincian produk atau jasa yang ditawarkan, termasuk jumlah barang, harga per unit, dan total harga.

Penting juga untuk memastikan informasi yang tercantum lengkap dan sesuai dengan data yang disepakati, untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

3. Estimasi Harga dan Syarat Pembayaran

Cantumkan harga barang/jasa secara terperinci, serta syarat pembayaran yang berlaku. Ini termasuk apakah pembayaran dilakukan di muka, secara angsuran, atau setelah pengiriman barang. Selain itu, pastikan untuk menjelaskan syarat pengiriman dan apakah ada biaya tambahan untuk pengiriman, yang dapat mempengaruhi harga total.

4. Metode Pengiriman

Proforma invoice juga harus mencakup metode pengiriman dan estimasi waktu pengiriman untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pembeli tentang bagaimana dan kapan barang atau jasa akan diterima.

Informasi dalam faktur proformas ini membantu pembeli merencanakan penerimaan barang dengan lebih baik dan memperjelas proses pengiriman sebelum transaksi dilanjutkan.

Pembuatan proforma invoice dapat dilakukan dengan otomatis jika Anda menggunakan sistem canggih, seperti Software Akuntansi ScaleOcaen. Dengan fitur otomatisasi ini, setiap detail transaksi, mulai dari item yang dijual, harga, jumlah, hingga informasi pelanggan, akan terisi secara otomatis berdasarkan data yang sudah ada dalam sistem.

Selain itu, ScaleOcean memungkinkan Anda untuk menyesuaikan format proforma invoice sesuai kebutuhan bisnis, memastikan bahwa setiap dokumen yang diterbitkan konsisten dengan standar perusahaan.

Sistem ini juga dapat mengintegrasikan dengan modul lain, seperti manajemen stok dan keuangan, sehingga semua informasi terkait transaksi tersedia secara real-time dan siap untuk dipantau. Lakukan demo gratis dengan hubungi tim kami di sini untuk dapatkan solusi canggih ini!

Format Proforma Invoice

Untuk memastikan proforma invoice berfungsi dengan baik sebagai dokumen penawaran atau estimasi harga, ada beberapa elemen penting yang harus selalu ada dalam dokumen ini. Elemen-elemen berikut memastikan bahwa informasi yang diberikan jelas dan memadai, membantu kedua belah pihak memahami kesepakatan yang ada.

1. Nama dan Alamat Penjual dan Pembeli

Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas untuk menghindari kebingungannya transaksi. Nama dan alamat penjual serta pembeli adalah elemen dasar yang sangat penting, baik untuk tujuan pengiriman barang atau untuk keperluan administratif lainnya. Tanpa informasi ini, transaksi bisa menjadi sulit untuk dilacak atau diverifikasi.

2. Deskripsi Barang atau Jasa yang Ditawarkan

Cantumkan barang atau jasa yang ditawarkan dengan deskripsi yang jelas dan terperinci. Sebutkan jumlah barang, spesifikasi produk, atau rincian layanan yang diberikan. Deskripsi yang baik akan membantu pembeli memahami dengan tepat apa yang mereka beli, dan ini mengurangi risiko miskomunikasi atau ketidakpuasan di kemudian hari.

3. Jumlah, Harga Satuan, dan Total Harga

Rincian harga sangat penting untuk menghindari kebingungan, seperti yang ditemukan pada invoice, yang memberikan detail biaya yang harus dibayar setelah barang diterima.

Dalam proforma invoice, cantumkan jumlah barang, harga per unit, dan total harga secara jelas. Pastikan angka-angka tersebut mudah dipahami, agar pembeli bisa melakukan evaluasi biaya dengan lebih baik.

4. Syarat Pembayaran dan Pengiriman (Incoterms)

Sertakan syarat pembayaran yang disepakati dan informasi tentang pengiriman, seperti apakah pembayaran menggunakan invoice pembelian atau setelah barang diterima. Jika menggunakan incoterms, sebutkan syarat pengiriman internasional atau domestik, termasuk siapa yang menanggung biaya pengiriman dan asuransi, untuk memastikan transparansi dalam transaksi.

5. Nomor Proforma Invoice dan Tanggal Penerbitan

Setiap proforma invoice harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan referensi dalam transaksi. Nomor ini sangat penting untuk memastikan tidak ada kebingungan antara berbagai transaksi yang dilakukan oleh penjual atau pembeli.

Selain itu, tanggal penerbitan dokumen harus dicantumkan agar kedua belah pihak mengetahui kapan estimasi harga dan syarat-syarat transaksi dibuat.

Baca juga: E-Invoicing: Arti, Manfaat, dan Contohnya dalam Bisnis

Kapan Faktur Proforma Digunakan

Faktur proforma digunakan dalam berbagai situasi bisnis untuk memberikan estimasi biaya dan memastikan kesepahaman antara penjual dan pembeli. Dokumen ini sering kali berfungsi sebagai langkah awal dalam transaksi, memberikan kejelasan yang diperlukan untuk melanjutkan kesepakatan.

Berikut adalah beberapa kondisi di mana faktur proforma sangat diperlukan, yaitu:

1. Transaksi Internasional

Dalam perdagangan internasional, faktur proforma sering digunakan untuk memenuhi persyaratan bea cukai atau pengajuan pembiayaan ke bank. Dokumen ini menjadi langkah pertama yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi internasional.

Faktur ini menyediakan rincian tentang barang atau jasa yang akan dikirimkan, termasuk harga dan jumlah, yang diperlukan oleh pihak berwenang di negara tujuan untuk memproses izin impor, pajak, atau dokumen terkait lainnya.

2. Pembayaran Uang Muka

Faktur proforma juga sering digunakan ketika penjual memerlukan pembayaran di muka sebelum barang diproduksi atau jasa diberikan. Dalam situasi ini, dokumen tersebut memberikan rincian biaya yang harus dibayar oleh pembeli sebagai uang muka, yang memberikan penjual jaminan bahwa transaksi akan dilanjutkan.

Hal ini sangat berguna dalam bisnis dengan pesanan khusus atau pengadaan barang dalam jumlah besar, di mana pembeli diharapkan untuk membayar sebagian biaya sebelum pengiriman.

3. Tahap Awal Transaksi

Proforma invoice dikeluarkan pada tahap awal transaksi untuk mendapatkan persetujuan dari pembeli sebelum transaksi lebih lanjut dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai tawaran resmi yang memberikan pembeli gambaran jelas tentang biaya dan ketentuan pembayaran.

Setelah disetujui oleh pembeli, transaksi dapat dilanjutkan, dan faktur final akan diterbitkan. Ini memungkinkan kedua pihak untuk memastikan kesepahaman terhadap syarat transaksi sebelum melanjutkan lebih jauh.

Contoh Proforma Invoice

Menyediakan template proforma invoice yang sederhana dan mudah disesuaikan dapat mempercepat proses pembuatan dokumen ini. Dengan template yang sudah ada, Anda dapat memastikan dokumen sesuai dengan standar transaksi yang dibutuhkan, tanpa harus membuatnya dari awal setiap kali.

Untuk memudahkan pembuata faktur ini, Anda bisa menggunakan aplikasi invoice untuk membuat template tersebut. Berikut ini adalah contoh proforma invoice yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Kasus Umum Penggunaan Proforma Invoice

Proforma invoice sering digunakan dalam berbagai situasi bisnis, terutama dalam transaksi internasional atau ketika ada kebutuhan untuk memberikan estimasi biaya kepada pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa.

Dokumen ini memberikan gambaran awal yang jelas mengenai biaya, jumlah, dan ketentuan pembayaran, yang sangat penting untuk merencanakan cash flow dan menghindari kesalahpahaman antara penjual dan pembeli.

Di sini akan diuraikan kasus umum penggunaan proforma invoice dalam skenario bisnis untuk memberikan transparansi dan menetapkan syarat sebelum transaksi final.

Dua kasus paling umum penggunaan contoh invoice dalam bisnis adalah ketika transaksi memerlukan pembayaran di muka dan ketika penjualan diperkirakan akan terjadi meskipun belum ada pembayaran yang dilakukan.

Berikut adalah beberapa kasus umum di mana proforma invoice digunakan, diantaranya:

1. Memerlukan Pembayaran di Muka

Proforma invoice diterbitkan ketika pembayaran di muka diperlukan sebelum barang dikirim atau jasa diberikan. Ini memberikan jaminan pembayaran kepada penjual, mengurangi risiko finansial.

Faktur proforma ini dapat digunakan dalam transaksi internasional atau barang/jasa dengan persiapan biaya awal, serta menetapkan harga dan syarat transaksi secara jelas.

2. Penjualan Memiliki Kemungkinan Besar Akan Terjadi

Proforma invoice digunakan ketika penjual yakin penjualan akan terjadi meskipun pembayaran belum dilakukan. Dokumen ini bertindak sebagai komitmen awal, memastikan kedua belah pihak sepakat tentang rincian transaksi sebelum tahap formal dimulai.

Hal ini memberikan gambaran jelas tentang biaya yang perlu disiapkan pembeli dan membantu penjual mengatur langkah selanjutnya.

Buat Proforma Invoice Otomatis dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Anda bisa menggunakan software akuntansi ScaleOcean yang menyediakan solusi terintegrasi dan menyeluruh untuk mengelola faktur proforma dan membuatnya dengan otomatis dan sesuia kebutuhan bisnis Anda.

ScaleOcean dapat terintegrasi dengan modul penjualan dan pembelian untuk mengelola seluruh data untuk faktur, seperti harga, pajak, dan diskon dapat diakses di satu platform. Hal ini membuat Anda bisa menghasilkan invoice dengan cepat dan tepat.

Dengan ScaleOcean, format dan desain invoice dapat disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis, memastikan hasil yang profesional tanpa repot. ScaleOcean menawarkan unlimited user tanpa tambahan biaya, serta dilengkapi dengan fitur lengkap yang dapat dikustomisasi sesuai spesifikasi perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan solusi ini, Anda melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean. Terdapat beberapa fitur khusus yang ditawarkan software akuntansi ScaleOcean untuk mengoptimalkan penggunana proforma invoice, diantaranya:

• Quotation Management: Membuat penawaran harga yang terperinci dan akurat dengan mudah. Anda bisa memasukkan semua rincian transaksi seperti harga produk, diskon, pajak, dan biaya tambahan lainnya.
• Proforma Invoice Generation: Menghasilkan proforma invoice secara otomatis berdasarkan penawaran harga yang telah dibuat. Semua data dihitung dan ditampilkan dalam format yang profesional dan mudah dibaca.
• Customizable Invoice Layout: Menyesuaikan format proforma invoice sesuai dengan branding perusahaan Anda, tanpa memerlukan keahlian teknis dalam desain.
• Order Management Integration: Menghubungkan proforma invoice langsung dengan proses pemesanan dan pengelolaan stok, memastikan informasi yang terkandung di dalamnya selalu terbaru dan relevan.
• Automated Follow-Up: Menyediakan pembaruan status yang jelas (misalnya: “Draf”, “Disetujui”, atau “Tertagih”) untuk memudahkan pemantauan status proforma invoice dalam proses.

Software akuntansi ScaleOcean mengelola proforma invoice melalui modul penjualan yang terintegrasi dengan fitur-fitur utama lainnya. Hal ini membuat faktur yang dihasilkan cepat, akurat, dan detail, dan memudahkan pengguna untuk memberikan rincian awal mengenai transaksi yang akan datang tanpa mengeluarkan faktur yang final terlebih dahulu.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, proforma invoice memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran transaksi dengan memberikan gambaran biaya yang jelas kepada pembeli dan memudahkan pengelolaan administrasi.

Dengan menggunakan proforma invoice, perusahaan dapat menghindari kesalahpahaman, merencanakan cash flow dengan lebih baik, dan memfasilitasi pembiayaan. Anda bisa menggunakan Software Akuntansi ScaleOcean untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan proforma invoice secara otomatis dan akurat.

ScaleOcean memberikan solusi yang efisien, mengintegrasikan setiap langkah transaksi dalam satu platform terpadu, meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan keuangan perusahaan. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!