Proforma Invoice: Pengertian, Cara Buat, Fungsi & Contohnya

Pernahkah Anda mendengar istilah proforma invoice? Dalam dunia bisnis, proforma invoice sering digunakan untuk memberikan estimasi harga dan rincian transaksi sebelum pengiriman barang atau pemberian jasa. Dokumen ini memberi gambaran awal tentang harga, biaya pengiriman, dan syarat pembayaran, yang membantu pembeli memahami apa yang akan mereka bayar.

Khususnya dalam transaksi internasional, proforma invoice menjadi penting karena memfasilitasi transparansi antara penjual dan pembeli. Artikel ini akan membahas berbagai aspek terkait proforma invoice, mulai dari fungsinya, perbedaannya dengan invoice, hingga bagaimana cara membuat dan contohnya. Simak informasi lengkapnya di sini!

Key Takeaways

• Proforma invoice adalah dokumen sementara yang memberikan estimasi harga dan rincian transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa, namun bukan permintaan pembayaran resmi.
• Fungsi proforma invoice meliputi memberikan estimasi biaya, memfasilitasi pembiayaan, mencegah kesalahpahaman, mengelola cashflow, memudahkan proses administrasi dan logistik, dan lainnya
• Format proforma invoice mencakup: deskripsi barang, jumlah, harga, syarat pembayaran, serta rincian pengiriman dan pajak.
• Software Akuntansi ScaleOcean menjadi solusi dalam mengelola proforma invoice dengan integrasi modul penjualan dan fitur-fitur unggulannya yang dapat disesuaikan.

Coba Demo Gratis!

Apa Itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah dokumen sementara yang memberikan estimasi biaya dan syarat transaksi sebelum pengiriman barang atau jasa, berfungsi sebagai penawaran harga yang belum mengikat.

Dokumen ini sering digunakan dalam transaksi internasional atau saat pembeli membutuhkan informasi lebih lanjut sebelum melanjutkan pembelian, serta untuk pengajuan pembiayaan atau pinjaman.

Dalam transaksi ekspor-impor, proforma invoice memberikan rincian biaya awal dan konfirmasi harga sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini penting saat meminta uang muka dan memberikan gambaran biaya yang harus dikeluarkan, namun tidak berfungsi sebagai tagihan final.

Proforma invoice membantu penjual dan pembeli memastikan kesepakatan harga dan syarat lainnya sebelum pengiriman barang. Berbeda dengan commercial invoice, proforma invoice hanya perkiraan biaya, sementara commercial invoice adalah tagihan resmi yang diterbitkan setelah pengiriman.

Baca juga: Billing System: Manfaat, Contoh, dan 6 Rekomendasinya

Apa Perbedaan Antara Proforma Invoice dan Invoice?

Proforma invoice adalah faktur sementara yang berfungsi memberikan estimasi biaya sebelum barang atau jasa dikirim, sedangkan invoice adalah tagihan resmi yang diterbitkan setelah pengiriman untuk meminta pembayaran. Berbeda dengan invoice, proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum atau akuntansi.

Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai perbedaan proforma invoice dan invoice (faktur akhir), diantaranya:

• Waktu Penerbitan Dokumen: Proforma invoice dikirim sebelum pengiriman barang atau jasa sebagai estimasi biaya. Invoice final diterbitkan setelah barang diterima atau jasa selesai, dan berfungsi sebagai tagihan resmi untuk pembayaran.
• Fungsi dan Peran dalam Transaksi: Proforma invoice memberikan perkiraan biaya untuk membantu pembeli mempersiapkan pembayaran dan sering digunakan untuk izin impor atau pengajuan kredit. Invoice, di sisi lain, adalah dokumen resmi yang digunakan untuk meminta pembayaran setelah pengiriman selesai.
• Kekuatan Hukum dan Legalitas: Proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum dan tidak bisa digunakan sebagai bukti di pengadilan. Sebaliknya, invoice adalah dokumen hukum yang sah, memberikan perlindungan hukum bagi penjual dalam hal pembayaran.
• Dampak terhadap Pembukuan Perusahaan: Proforma invoice tidak dicatat dalam pembukuan karena tidak melibatkan transaksi keuangan. Invoice, sebagai bagian dari transaksi resmi, dicatat sebagai pendapatan atau utang dalam laporan keuangan perusahaan.
• Tujuan Akhir Pembuatan: Proforma invoice bertujuan untuk menyamakan ekspektasi antara penjual dan pembeli sebelum transaksi dimulai. Invoice, di sisi lain, bertujuan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu untuk menjaga arus kas perusahaan.

Apa Fungsi Proforma Invoice?

Proforma invoice berfungsi sebagai dokumen estimasi yang mencakup rincian barang/jasa, harga, dan syarat transaksi sebelum pembayaran final. Dokumen ini berperan sebagai alat komunikasi resmi antara penjual dan pembeli untuk memastikan kesepahaman sejak awal transaksi.

Berikut beberapa fungsi utama proforma invoice, diantaranya:

1. Memberikan Estimasi Biaya

Proforma invoice menyajikan rincian harga barang atau jasa, jumlah unit, pajak, hingga biaya pengiriman. Informasi ini membantu pembeli memahami estimasi total biaya transaksi sebelum barang atau jasa diterima. Dengan kejelasan tersebut, pembeli dapat menyiapkan dana yang diperlukan lebih tepat waktu.

2. Memfasilitasi Pembiayaan

Dokumen ini sering digunakan oleh pembeli sebagai dasar pengajuan pembiayaan ke bank atau lembaga keuangan. Proforma invoice juga dapat dipakai untuk mengurus izin impor atau bea cukai. Dengan dokumen resmi ini, pembeli memperoleh kemudahan administrasi sekaligus kepercayaan lebih dari pihak ketiga.

3. Membantu Pengelolaan Cash Flow

Proforma invoice memungkinkan penjual memperkirakan pendapatan yang akan diterima, sementara pembeli dapat mengantisipasi pengeluaran. Dengan informasi yang jelas mengenai nilai transaksi, kedua pihak dapat menyusun strategi pengelolaan arus kas secara lebih efektif. Hal ini penting untuk menjaga stabilitas keuangan bisnis.

Berdasarkan riset oleh ScaleOcean, penggunaan sistem akuntansi terintegrasi dapat membantu memantau transaksi secara real-time, seperti yang dialami Dekkson, salah satu klien kami. Hal ini membuat perencanaan dan pelacakan biaya lebih efisien dan akurat.

4. Mencegah Kesalahpahaman

Dengan memberikan gambaran detail mengenai harga, jumlah, dan syarat pembayaran sejak awal, proforma invoice mengurangi potensi salah pengertian antara penjual dan pembeli. Dokumen ini menjadi acuan awal yang jelas, sehingga hubungan bisnis tetap berjalan lancar tanpa adanya konflik mengenai biaya transaksi.

5. Mempermudah Proses Administrasi dan Logistik

Proforma invoice juga digunakan dalam pengajuan perizinan bea cukai atau dokumen lainnya dalam perdagangan internasional. Dikutip dari laman ITA, dalam transaksi ekspor-impor, dokumen ini sering diminta otoritas bea cukai untuk memproses pengiriman barang.

Dengan faktur ini, penjual juga dapat memastikan pembeli memiliki informasi yang dibutuhkan untuk kelancaran administrasi dan logistik, sehingga proses pengiriman berjalan lancar.

6. Meningkatkan Transparansi dan Kepercayaan

Dengan memberikan proforma invoice, penjual memastikan pembeli mendapatkan informasi jelas tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk rincian biaya. Dokumen ini membantu menghindari kesalahpahaman, memberikan gambaran mengenai harga, serta syarat pengiriman atau pembayaran, sehingga kedua pihak bisa membuat keputusan yang lebih tepat.

7. Memfasilitasi Perencanaan Keuangan dan Anggaran

Proforma invoice mencantumkan estimasi biaya yang membantu pembeli merencanakan anggaran dengan lebih tepat, terutama dalam proyek besar atau pembelian barang dalam jumlah banyak. Pembeli dapat memperkirakan total biaya dan memastikan anggaran mencakup semua biaya terkait sebelum melanjutkan transaksi.

Bagaimana Cara Membuat Proforma Invoice?

Membuat proforma invoice melibatkan pencantuman estimasi barang/jasa, harga, dan syarat pengiriman sebelum transaksi final. Proforma invoice dapat dibuat menggunakan template Excel, Word, atau perangkat lunak akuntansi. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti untuk membuat dokumen yang efektif:

1. Cantumkan Judul Dokumen dengan Jelas

Pertama, buat judul “Proforma Invoice” atau “Faktur Proforma” di bagian atas dokumen. Ini penting untuk menandakan bahwa dokumen ini bukan Commercial Invoice (faktur final). Tanpa penandaan yang jelas, pembeli atau tim akuntansi bisa salah mengira dokumen ini sebagai tagihan resmi yang harus segera dibayar.

2. Lengkapi Identitas Penjual dan Pembeli

Kejelasan identitas sangat penting untuk kelancaran administrasi. Pastikan Anda mencantumkan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email baik untuk penjual maupun pembeli. Informasi ini juga sering digunakan oleh otoritas bea cukai dalam transaksi internasional untuk memverifikasi pihak-pihak yang terlibat.

3. Berikan Nomor Referensi dan Tanggal Terbit

Setiap dokumen bisnis perlu dilengkapi dengan sistem pelacakan yang jelas. Berikan nomor unik untuk memudahkan pengarsipan dan referensi di masa mendatang. Selain itu, pastikan untuk mencantumkan tanggal penerbitan agar kedua belah pihak mengetahui kapan proforma invoice ini dibuat dan berlaku.

4. Paparkan Rincian Barang atau Jasa secara Mendalam

Di bagian ini, Anda perlu merinci deskripsi barang, kuantitas, harga satuan, dan subtotal per item. Penjelasan yang mendetail akan mengurangi risiko kesalahan pengiriman atau ketidakpuasan pembeli karena spesifikasi yang tidak sesuai dengan harapan.

5. Hitung Total Biaya dan Instruksi Pembayaran

Setelah merinci barang, hitung total biaya yang harus dibayar, termasuk pajak, biaya pengiriman, dan asuransi. Cantumkan informasi rekening bank atau metode pembayaran yang tersedia, memudahkan pembeli untuk memproses dana, terutama jika Anda memerlukan uang muka (DP). Jangan lupa sertakan nomor invoice yang dapat dijadikan referensi pembayaran.

6. Informasikan Estimasi dan Metode Pengiriman

Jelaskan dengan jelas bagaimana barang akan dikirim dan kapan perkiraan sampai ke pembeli. Dalam transaksi internasional, pastikan untuk menyertakan Incoterms (seperti FOB atau CIF) untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas biaya dan risiko pengiriman.

7. Sertakan Syarat, Ketentuan, dan Masa Berlaku

Mengingat harga pasar dan stok barang dapat berubah, penting untuk mencantumkan masa berlaku proforma invoice, seperti “Berlaku hingga 14 hari.” Selain itu, pastikan untuk menyertakan informasi mengenai kebijakan diskon dan prosedur retur barang, guna melindungi kepentingan kedua belah pihak sebelum transaksi final dilakukan.

Pembuatan proforma invoice dapat dilakukan dengan otomatis jika Anda menggunakan sistem canggih, seperti Software Akuntansi ScaleOcaen. Dengan fitur otomatisasi ini, setiap detail transaksi, mulai dari item yang dijual, harga, jumlah, hingga informasi pelanggan, akan terisi secara otomatis berdasarkan data yang sudah ada dalam sistem.

Selain itu, ScaleOcean memungkinkan Anda untuk menyesuaikan format proforma invoice sesuai kebutuhan bisnis, memastikan bahwa setiap dokumen yang diterbitkan konsisten dengan standar perusahaan.

Sistem ini juga dapat mengintegrasikan dengan modul lain, seperti manajemen stok dan keuangan, sehingga semua informasi terkait transaksi tersedia secara real-time dan siap untuk dipantau. Lakukan demo gratis dengan hubungi tim kami di sini untuk dapatkan solusi canggih ini!

Apa Saja Komponen Proforma Invoice?

Komponen utama dalam proforma invoice mencakup rincian estimasi transaksi, seperti harga barang atau jasa, syarat pengiriman, dan biaya tambahan sebelum pengiriman dilakukan. Elemen-elemen ini penting untuk memastikan bahwa informasi yang diberikan jelas dan lengkap, sehingga kedua belah pihak dapat memahami kesepakatan dengan baik.

1. Nama dan Alamat Penjual dan Pembeli

Pastikan informasi ini tercantum dengan jelas untuk menghindari kebingungannya transaksi. Nama dan alamat penjual serta pembeli adalah elemen dasar yang sangat penting, baik untuk tujuan pengiriman barang atau untuk keperluan administratif lainnya. Tanpa informasi ini, transaksi bisa menjadi sulit untuk dilacak atau diverifikasi.

2. Deskripsi Barang atau Jasa yang Ditawarkan

Cantumkan barang atau jasa yang ditawarkan dengan deskripsi yang jelas dan terperinci. Sebutkan jumlah barang, spesifikasi produk, atau rincian layanan yang diberikan. Deskripsi yang baik akan membantu pembeli memahami dengan tepat apa yang mereka beli, dan ini mengurangi risiko miskomunikasi atau ketidakpuasan di kemudian hari.

3. Jumlah, Harga Satuan, dan Total Harga

Rincian harga sangat penting untuk menghindari kebingungan, seperti yang ditemukan pada invoice, yang memberikan detail biaya yang harus dibayar setelah barang diterima.

Dalam proforma invoice, cantumkan jumlah barang, harga per unit, dan total harga secara jelas. Pastikan angka-angka tersebut mudah dipahami, agar pembeli bisa melakukan evaluasi biaya dengan lebih baik.

4. Syarat Pembayaran dan Pengiriman (Incoterms)

Sertakan syarat pembayaran yang disepakati dan informasi tentang pengiriman, seperti apakah pembayaran menggunakan invoice pembelian atau setelah barang diterima. Jika menggunakan incoterms, sebutkan syarat pengiriman internasional atau domestik, termasuk siapa yang menanggung biaya pengiriman dan asuransi, untuk memastikan transparansi dalam transaksi.

5. Nomor Proforma Invoice dan Tanggal Penerbitan

Setiap proforma invoice harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan referensi dalam transaksi. Nomor ini sangat penting untuk memastikan tidak ada kebingungan antara berbagai transaksi yang dilakukan oleh penjual atau pembeli.

Selain itu, tanggal penerbitan dokumen harus dicantumkan agar kedua belah pihak mengetahui kapan estimasi harga dan syarat-syarat transaksi dibuat.

Baca juga: E-Invoicing: Arti, Manfaat, dan Contohnya dalam Bisnis

Kapan Faktur Proforma Digunakan?

Faktur proforma digunakan dalam berbagai situasi bisnis untuk memberikan estimasi biaya dan memastikan kesepahaman antara penjual dan pembeli. Dokumen ini sering kali berfungsi sebagai langkah awal dalam transaksi, memberikan kejelasan yang diperlukan untuk melanjutkan kesepakatan.

Berikut adalah beberapa kondisi di mana faktur proforma sangat diperlukan, yaitu:

1. Transaksi Internasional

Dalam perdagangan internasional, faktur proforma sering digunakan untuk memenuhi persyaratan bea cukai atau pengajuan pembiayaan ke bank. Dokumen ini menjadi langkah pertama yang diperlukan untuk menyelesaikan transaksi internasional.

Faktur ini menyediakan rincian tentang barang atau jasa yang akan dikirimkan, termasuk harga dan jumlah, yang diperlukan oleh pihak berwenang di negara tujuan untuk memproses izin impor, pajak, atau dokumen terkait lainnya.

2. Pembayaran Uang Muka

Faktur proforma juga sering digunakan ketika penjual memerlukan pembayaran di muka sebelum barang diproduksi atau jasa diberikan. Dalam situasi ini, dokumen tersebut memberikan rincian biaya yang harus dibayar oleh pembeli sebagai uang muka, yang memberikan penjual jaminan bahwa transaksi akan dilanjutkan.

Hal ini sangat berguna dalam bisnis dengan pesanan khusus atau pengadaan barang dalam jumlah besar, di mana pembeli diharapkan untuk membayar sebagian biaya sebelum pengiriman.

3. Tahap Awal Transaksi

Proforma invoice dikeluarkan pada tahap awal transaksi untuk mendapatkan persetujuan dari pembeli sebelum transaksi lebih lanjut dilakukan. Dokumen ini berfungsi sebagai tawaran resmi yang memberikan pembeli gambaran jelas tentang biaya dan ketentuan pembayaran.

Setelah disetujui oleh pembeli, transaksi dapat dilanjutkan, dan faktur final akan diterbitkan. Ini memungkinkan kedua pihak untuk memastikan kesepahaman terhadap syarat transaksi sebelum melanjutkan lebih jauh.

Bagaimana Contoh Proforma Invoice?

Menyediakan template proforma invoice yang sederhana dan mudah disesuaikan dapat mempercepat proses pembuatan dokumen ini. Dengan template yang sudah ada, Anda dapat memastikan dokumen sesuai dengan standar transaksi yang dibutuhkan, tanpa harus membuatnya dari awal setiap kali.

Untuk memudahkan pembuata faktur ini, Anda bisa menggunakan aplikasi invoice untuk membuat template tersebut. Berikut ini adalah contoh proforma invoice yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Buat Proforma Invoice Otomatis dengan Software Akuntansi ScaleOcean

Anda bisa menggunakan software akuntansi ScaleOcean yang menyediakan solusi terintegrasi dan menyeluruh untuk mengelola faktur proforma dan membuatnya dengan otomatis dan sesuia kebutuhan bisnis Anda.

ScaleOcean dapat terintegrasi dengan modul penjualan dan pembelian untuk mengelola seluruh data untuk faktur, seperti harga, pajak, dan diskon dapat diakses di satu platform. Hal ini membuat Anda bisa menghasilkan invoice dengan cepat dan tepat.

Dengan ScaleOcean, format dan desain invoice dapat disesuaikan sesuai kebutuhan bisnis, memastikan hasil yang profesional tanpa repot. ScaleOcean menawarkan unlimited user tanpa tambahan biaya, serta dilengkapi dengan fitur lengkap yang dapat dikustomisasi sesuai spesifikasi perusahaan Anda.

Untuk mendapatkan solusi ini, Anda melakukan demo gratis dan konsultasi dengan tim profesional ScaleOcean. Terdapat beberapa fitur khusus yang ditawarkan software akuntansi ScaleOcean untuk mengoptimalkan penggunana proforma invoice, diantaranya:

• Quotation Management: Membuat penawaran harga yang terperinci dan akurat dengan mudah. Anda bisa memasukkan semua rincian transaksi seperti harga produk, diskon, pajak, dan biaya tambahan lainnya.
• Proforma Invoice Generation: Menghasilkan proforma invoice secara otomatis berdasarkan penawaran harga yang telah dibuat. Semua data dihitung dan ditampilkan dalam format yang profesional dan mudah dibaca.
• Customizable Invoice Layout: Menyesuaikan format proforma invoice sesuai dengan branding perusahaan Anda, tanpa memerlukan keahlian teknis dalam desain.
• Order Management Integration: Menghubungkan proforma invoice langsung dengan proses pemesanan dan pengelolaan stok, memastikan informasi yang terkandung di dalamnya selalu terbaru dan relevan.
• Automated Follow-Up: Menyediakan pembaruan status yang jelas (misalnya: “Draf”, “Disetujui”, atau “Tertagih”) untuk memudahkan pemantauan status proforma invoice dalam proses.

Software akuntansi ScaleOcean mengelola proforma invoice melalui modul penjualan yang terintegrasi dengan fitur-fitur utama lainnya. Hal ini membuat faktur yang dihasilkan cepat, akurat, dan detail, dan memudahkan pengguna untuk memberikan rincian awal mengenai transaksi yang akan datang tanpa mengeluarkan faktur yang final terlebih dahulu.

Kesimpulan

Proforma invoice merupakan faktur sementara yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan. Dokumen ini memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran transaksi dengan memberikan gambaran biaya yang jelas kepada pembeli dan memudahkan pengelolaan administrasi.

Dengan menggunakan proforma invoice, perusahaan dapat menghindari kesalahpahaman, merencanakan cash flow dengan lebih baik, dan memfasilitasi pembiayaan. Anda bisa menggunakan Software Akuntansi ScaleOcean untuk mempermudah pembuatan dan pengelolaan proforma invoice secara otomatis dan akurat.

ScaleOcean memberikan solusi yang efisien, mengintegrasikan setiap langkah transaksi dalam satu platform terpadu, meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan keuangan perusahaan. Lakukan demo gratisnya sekarang untuk dapatkan solusi terbaik ini!